Vorarbeiten zum Jahreswechsel Lohn 2016 / 2017 im Bereich der Unfallversicherung Bau-Lohnbuchhaltung Stand: 2016-12-06
Vorarbeiten zum Jahreswechsel Lohn 2016 / 2017 Wenn Sie möchten, können Sie schon ein bisschen Vorarbeit leisten, um sich später um den eigentlichen Jahreswechsel kümmern zu können. Dazu benötigen Sie eine Version 41.0.671 oder höher. In dieser sind sämtliche Funktionalitäten für die Vorarbeiten enthalten. Der Lohnmonat muss Dezember 2016 sein. Zusätzlich benötigen Sie das aktuelle Anschreiben Ihrer zuständigen Berufsgenossenschaft (BG), in der Ihnen die BG Ihre unternehmensrelevanten Daten, wie die Betriebsnummer Ihres UV-Trägers (BBNRUV), Ihre Mitgliedsnummer und die dazu gehörige PIN mitteilt. Diese Schreiben werden von den BGen ab Ende November versendet. Bei der Bau BG müssten zwei unterschiedliche Einträge für 2016 und 2017 vorhanden sein, da sich Ihre Mitgliedsnummer für 2017 ändert. Dieses Schreiben könnte wie folgt aussehen: - 1 -
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Hintergrund: Für die Meldezeiträume 2016 und 2017 soll der Lohnnachweis zusätzlich zum bestehenden Papierverfahren auch noch auf elektronischem Wege an die Berufsgenossenschaft geschickt werden. Gültig für die Beitragsberechnung bleibt aber weiterhin der Papierlohnnachweis. Um den elektronischen Lohnnachweis im Januar 2017 überhaupt über unser Programm versenden zu können, müssen Sie eine elektronische Anmeldung an die Unfallversicherung senden und diese schickt Ihnen daraufhin eine Rückmeldung mit den für Sie gültigen GTS. Nur diese zurückgemeldeten GTS dürfen später im elektronischen Lohnnachweis auftauchen. Diese Anleitung bezieht sich auf den Standardfall: Ein Unternehmen mit einer Betriebsstätte rechnet selbst den Lohn ab und hat für das Unternehmen nur eine Mitgliedsnummer bei der Unfallversicherung. Sollten Sie noch andere Unternehmen abrechnen (Abrechnungsbüro, Rechenzentrum) oder mehrere Betriebsstätten/Mandanten mit der gleichen Mitgliedsnummern abrechnen, so wenden Sie sich bitte an Ihre zuständige BauSU-Filiale. Mit den Kollegen sollten Sie dann kurz Ihr Vorgehen besprechen. - 3 -
Stammdaten ergänzen für 2016: Im Dialog 1111 auf der Seite 5 tragen Sie die gültig ab Periode in die Datensätze ein. In dem gezeigten Beispiel tragen Sie in die alte BG (hier beispielsweise BV München) die Periode 199901 ein und in die neue BG Bau (14066582) die Periode 201201. Die von der BG mitgeteilte PIN für 2016 tragen Sie nur in den aktuellen Datensatz ein. Stammdaten ergänzen für 2017: In dem Info-Schreiben der BG Bau/BG N müsste ebenfalls ein Eintrag für das Jahr 2017 enthalten sein. Legen Sie hierfür über das Pluszeichen einen neuen Eintrag für die entsprechende BG mit der neuen Mitgliedsnummer an. Tragen Sie dort die gültig ab Periode 201701 und die PIN für das Jahr 2017 ein. - 4 -
In dem Fall, dass Sie Ihr Unternehmen selbst abrechnen, tragen Sie im Dialog 1118 in die beiden Felder die Betriebsnummer Ihrer Firma ein. Sollten Sie noch andere Unternehmen abrechnen (Abrechnungsbüro, Rechenzentrum) oder mehrere Betriebsstätten/Mandanten mit der gleichen Mitgliedsnummern abrechnen, so wenden Sie sich bitte an Ihre zuständige BauSU-Filiale. Mit den Kollegen sollten Sie dann kurz Ihr Vorgehen besprechen. Anmeldung für 2016 erstellen Mit den ergänzten Informationen in den Dialogen 1111 und 1118 können Sie nun im neuen Dialog 1539 die jährliche Anmeldung zur Unfallversicherung erstellen. - 5 -
Als nächstes müssen Sie einen Ansprechpartner für die Entgeltabrechnung hinterlegen. Das Jahr muss mit 2016 vorgeblendet sein. Dann sehen Sie die Daten Ihrer Anmeldung. Prüfen Sie an dieser Stelle die Informationen. Die lfd. Nummer muss bei der ersten Anmeldung zwingend 000 sein. Die Vorgangs-ID besteht aus der Mandantennummer und aus der internen Nummer des Datensatzes. Über die Schaltfläche Ausführen wird die Meldung erstellt. - 6 -
Zum Abschluss bekommen Sie ein Protokoll angezeigt mit dem Hinweis die Anmeldung im Dialog 1531 zu versenden. Anmeldung für 2016 versenden Gehen Sie in Ihren Meldemandanten und rufen Sie den Dialog 1531 auf. Wählen Sie nun auf der ersten Seite den Mandanten aus, für den Sie die Anmeldung erstellt haben. Bei der Art der Meldung wählen Sie nur die UV-Anmeldungen aus. Versenden Sie diese Meldung wie eine normale DEÜV-Meldung. Über die Antwortzeiten auf übersendete Daten gibt es noch keine Erfahrungswerte. Die Antwort sollte laut der Unfallversicherung aber zeitnah erfolgen. BauSU für Windows ruft diese Antworten automatisch ab. Sie werden zwei Rückmeldedateien bekommen. Erstens die Quittungsdatei, die ihre erfolgreiche Anmeldung bei der UV bestätigt und als Zweites bekommen Sie Ihre Stammdaten zur Unfallversicherung zurück. - 7 -
Rückantwort einlesen Wenn Sie eine neue Aufgabe in Ihrem Postfach haben, so können Sie davon ausgehen, dass der Komm-Server Daten bereitgestellt hat. Beim Quittungen-Kommunikations-Server im Dialog 1536 bekommen Sie von der Annahmestelle DGUV drei Datentypen zurück. UVS-, UVU- und UVL-Daten. UVS Rückmeldung/Quittungen für Anmeldungen UVU- Rückmeldung der UV-Stammdaten DSSD mit den GTS UVL Rückmeldung/Quittung auf gesendete elektronische Lohnnachweise Stammdaten pflegen Beim Aufrufen der Dialoge 1111, 1118, 1124, 1320, 1410 und 1538 werden die Daten automatisiert importiert. Bei dieser Aktion wird die von der Unfallversicherung zurückgemeldete lfd. Nummer und der für Ihr Unternehmen geltende Beitragsmaßstab in die Unfallversicherungsdaten der Betriebsstätte automatisch eingetragen. Zusätzlich bekommen Sie auch die von Ihnen zu verwendenden Gefahrentarifstellen zurückgemeldet. Nur diese dürfen Sie beim späteren Versenden des Jahreslohnnachweises benutzen. Anhand der eingetragenen Mitgliedsnummer der Unfallversicherung und der Betriebsnummer der Unfallversicherung können Sie erkennen, dass es sich um einen Datensatz handelt, der über die Rückmeldung eingespielt wurde. Zusätzlich bekommt dieser noch die Gültigkeit von 201601 bis 201612. Findet das Programm in den Mitarbeitern oder in den Rückrechnungsdaten für 2016 einen gleichlautenden GTS, wird der alte Eintrag mit dem neuen für 2016 ersetzt. - 8 -
Beispiel eines solchen Protokolls: <Start des Protokolles> Abruf UV-Daten Bediener : SN Datum : 22.11.2016 um 11:48:42 Version : 41.0/471 Ergebnis Der Vorgang wurde erfolgreich durchgeführt. UV-Rückmeldungen auslesen Es liegen 1 UV-Rückmeldungen zur Verarbeitung vor Für den UV-Träger Betr.Nr. 14066582 mit der Mtgl.-Nr. MM 10.123.234.123 Lfd.Nr. 1 Jahr 2016 liegen 3 Gefahrentarifstellen bereit Die Gefahrentarifstelle 100 wird mit der ID (17) Gültig von 201601 bis 201612 angelegt Die Gefahrentarifstelle 300 wird mit der ID (18) Gültig von 201601 bis 201612 angelegt Die Gefahrentarifstelle 900 wird mit der ID (19) Gültig von 201601 bis 201612 angelegt <Ende des Protokolles> GTS im Dialog 1118 Seite 7.1 vor dem GTS-Import GTS im Dialog 1118 Seite 7.1 nach dem GTS-Import - 9 -
Zurückgelieferte GTS erkennen Sie an den beiden gefüllten Feldern Melde-UV-Träger und Mitgliedsnummer. - 10 -
Während Ihnen die Registerseite 7.1 Ihre GTS anzeigt, können Sie auf den Folge- Registerseiten 7.2 die UV-Steuerung der Stammdaten Ihrer Mitarbeiter und 7.3 die UV- Steuerungen der Kostenstellen, jeweils für die einzelnen Perioden, sehen. Die Registerseite 7.4 zeigt Ihnen die UV-Detail-Werte Ihrer Firma pro Mitarbeiter, Periode, Kostenstelle und GTS. Prüfen Sie nun, ob das Programm die neuen GTS in die Mitarbeiterdaten bzw. in die Kostenstellen (wenn der Haken feste GTS nicht verwendet) korrekt geschrieben hat, ggf. müssen Sie auf der Seite 7.2 bei den Mitarbeiterdaten nachhelfen und die GTS manuell steuern. Anhand der gefüllten Spalte Melde-UV-Träger und Mitgliedsnummer können Sie sehen, ob den Mitarbeitern neue GTS zugeordnet wurden. 1. Datensätze ggf. filtern 2. Datensätze auswählen 3. Datensätze einzeln ändern oder Zuordnung für markierte Zeilen ändern Die Auswahl der GTS ist immer von den in der Auswahl enthaltenen Perioden abhängig. Sollte ein GTS nur bis zum 30.06. eines Jahres gültig sein, bitte auch nur in der Auswahl Datensätze filtern bis 201606. Wählt man die Periode 201607 aus, wird die GTS in der Auswahl nicht mehr angezeigt. - 11 -
Auch bei den Kostenstellen auf der Registerseite 7.3 können/müssen Sie die GTS kontrollieren oder nacharbeiten, wenn Sie Mitarbeiter ohne Haken Feste GTS gesteuert haben (Übersicht 7.2 zeigt Ihnen diese Spalte Feste GTS ). Mit dem Pluszeichen über der Tabelle können Sie die restlichen Perioden für das Jahr 2016 anlegen lassen. So haben Sie die Möglichkeit, auch unterjährig die Steuerungen einer Kostenstelle in Bezug auf die GTS zu ändern. Für die gezielte Auswahl stehen Ihnen auch hier Filter über Mitarbeiter, Perioden oder GTS zur Verfügung. Auf der Registerseite Meldedaten UV-Details können Sie nach fehlerhaften UV-Daten schauen. Diese Daten werden später die Basis für die Meldungen der UV-Jahresmeldung GDA 92 und des Jahreslohnnachweis bilden. Wählen Sie die Mitarbeiter im Bereich von bis aus und die Periode 201601 bis 201612. Über die Schaltfläche UV-Daten anzeigen sehen Sie Ihren bisherigen Datenbestand. - 12 -
Die hier rot markierten beispielhaften Bereiche deuten auf fehlende Werte hin. Das kann an den Steuerungen in Mitarbeitern und/oder Kostenstellen liegen, denen keine GTS zugeordnet wurden oder noch die alten GTS beinhalten (Keine Werte in den beiden Spalten Melde-UV-Träger und Mitgliedsnummer ). Haben Sie auf den Registerseiten 7.2 oder 7.3 Zuordnungen angepasst, bzw. das Programm hat die neuen GTS den Mitarbeitern/Kostenstellen zugeordnet, dann müssen Sie die UV-Daten neu ermitteln lassen, indem Sie die Schaltfläche Ermittlung starten betätigen. Die Ermittlung bezieht sich auf die im Filter ausgewählten Daten. Nach der Neuberechnung sehen Sie die neuen UV-Daten. Wenn diese nun vollständig sind, haben Sie die vorbereitenden Arbeiten erfolgreich abgeschlossen. Der Jahreswechsel kann nun kommen und somit auch die Anmeldung für das Meldejahr 2017. Wir wünschen Ihnen an dieser Stelle eine schöne Weihnachtszeit und ein gutes neues Jahr. Ihr BauSU Team - 13 -