Herzlich willkommen zur Informationsveranstaltung Seite 1
Das Projekt SEPA in Ihrem Verein Vereinsheim Seite 2
Das Projekt SEPA in Ihrem Verein heute nutzt Ihr Verein Lastschriften oder Abbuchungsaufträge zum Beitragseinzug Worst Case 2014 Stillstand bei den Abbuchungen Rücklastschriften finanzieller Engpass also Vorsicht vor Aussagen wie SEPA? Interessiert mich nicht! 1. Bis 2014 ist noch lange Zeit 2. Mein Verband geht eh gerade juristisch dagegen vor! 3. Es wird schon alles weiter funktionieren, auch wenn ich nichts tue Seite 3
Mit SEPA hat der Verein viele Fragen zu beantworten Umstellung der Datenformate und ZV- Programme (Zahlungen und Kontoinformationen) IBAN- & BIC-Nutzung (einholen, umrechnen) Anpassung der Beitrittserklärungen, Geschäftsbriefe usw. Mandatsverwaltung Umwidmung bestehender Einzugsermächtigungen in SEPA-Mandate Systematisierung der Mandatsreferenznummern Beantragung der Gläubiger- Identifikationsnummer Vorlauffristen für SEPA-LS + Pre-Notification??? Verein SEPA betrifft hauptsächlich die Mitgliederverwaltung der Vereine, insbesondere den Beitragseinzug bei den Mitgliedern und den weiteren Zahlungsverkehr Seite 4
Agenda 1. Grundlagen zu SEPA Der SEPA-Zeitplan Rechtliches zu SEPA 2. Wesentliche Veränderungen durch SEPA IBAN & BIC / Die SEPA-Überweisung Die Technik Die SEPA-Lastschrift SEPA-Basislastschrift / SEPA-Firmenlastschrift Die Gläubiger-ID Das SEPA-Mandat Die Zukunft der heutigen Einzugsermächtigung 3. Das Projekt SEPA in Ihrem Verein Seite 5
1. Grundlagen zu SEPA Der Weg zum einheitlichen Euro-Zahlungsverkehrsraum einheitliche Basisverfahren im EU-ZV europaweit einheitliche Formate auf XML-Basis einheitlicher Rechtsrahmen* für EU- Zahlverfahren 1. Schritt 2. Schritt SEPA-Überweisung (SEPA Credit Transfer SCT) eingeführt am 28. Januar 2008 SEPA-Lastschrift (SEPA Direct Debit SDD) eingeführt am 01. November 2010 in der Sparkassen-Finanzgruppe 3. Schritt Abschalten des nationalen Clearings am 01.Februar 2014 * EU-Zahlungsdiensterichtlinie (Payment Services Directive PSD), EU-Preisverordnung (924/ 2009) etc. Seite 6
1. Grundlagen zu SEPA Ziele und Vorteile von SEPA sowie der Umstellungstermin SEPA Ziele Schaffung eines einheitlichen Euro- Zahlungsverkehrsraumes Verbesserungen bei grenzüberschreitenden bargeldlosen Euro-Zahlungen nächster Schritt zur Vollendung des gemeinsamen europäischen Binnenmarktes Umstellungstermin Seite 7
Agenda 1. Grundlagen zu SEPA Der SEPA-Zeitplan Rechtliches zu SEPA 2. Wesentliche Veränderungen durch SEPA IBAN & BIC / Die SEPA-Überweisung Die Technik Die SEPA-Lastschrift SEPA-Basislastschrift / SEPA-Firmenlastschrift Die Gläubiger-ID Das SEPA-Mandat Die Zukunft der heutigen Einzugsermächtigung 3. Das Projekt SEPA in Ihrem Verein Seite 8
2. Wesentliche Veränderungen durch SEPA IBAN und BIC = die künftigen Identifikationsmerkmale im Euro-Zahlungsverkehr IBAN International Bank Account Number = internationale Kontonummer In Deutschland setzt sich die IBAN aus Länderkennzeichen, Prüfziffer, Bankleitzahl und Kontonummer zusammen Länderkennzeichen 2-stellige Prüfziffer Bankleitzahl Kontonummer (10-stellig, aufgefüllt mit Vornullen) Beispiel DE 99 78350000 0019003121 Seite 9
2. Wesentliche Veränderungen durch SEPA IBAN und BIC = die künftigen Identifikationsmerkmale im Euro-Zahlungsverkehr BIC Business Identifier Code = internationale Bankleitzahl neben IBAN zweites Identifikationsmerkmal bei SEPA-Zahlungen besteht aus 8 oder 11 Stellen Stelle 1 4 Stelle 5 6 Stelle 7-11 bezeichnet den Namen des Kreditinstitutes bezeichnet das Land bezeichnet die Filiale Der BIC der Sparkasse lautet: BYLA DE M1COB IBAN und BIC sind bereits heute zu sehen auf Kontoauszug im Onlinebanking neuer SparkassenCard Seite 10
2. Wesentliche Veränderungen durch SEPA SEPA-Überweisungen Änderungen bei SEPA-Überweisungen IBAN und BIC (ersetzen Kontonummer und Bankleitzahl) 4 x 35 Zeichen Verwendungszweck Einstellung einer zusätzlichen Referenz möglich z.b. für verbesserten Offene-Posten-Abgleich in der Debitoren- Buchhaltung maximale Laufzeit ab Belastungsbuchung bis zur Gutschrift = 1 Bankarbeitstag einheitlicher Zahlungsverkehr für In- und Ausland Seite 11
2. Wesentliche Veränderungen durch SEPA Die Technik gleiches Datenformat in 32 Ländern aus DTAUS wird XML aus STA wird CAMT keine SEPA-Lastschrift-Belege mehr papierlos! SEPA-Lastschrifteneinreichung nur noch online oder über SEPA-fähiges Zahlungsverkehrsprogramm Unterstützungsleistungen der Sparkasse Prüfung Dateien bei eigenen Zahlungsverkehrssystemen Umstellung aller nationalen Bankverbindungen mit SEPA Account Converter einzelner Bankverbindungen mit IBAN-Rechner SEPA-Zahlungsverkehrsprogramme S-Verein S-Firm SEPA-Lastschriften über das Online-Banking in der Internetfiliale Seite 12
2. Wesentliche Veränderungen durch SEPA Die SEPA-Lastschrift wichtige Merkmale Die Gläubiger-Identifikationsnummer Die Vereinbarung mit der Sparkasse Die Einzugsermächtigung (alt) / Das SEPA-Lastschriftmandat (neu) Die Pre-Notification (Ankündigung der Erstlastschrift) Der Fälligkeitstermin (Due-Date) 24.10.2012 Seite 13
2. Wesentliche Veränderungen durch SEPA Die SEPA-Lastschrift Gläubiger ID Gläubiger ID ISO Ländercode 2-stellige Prüfziffer Geschäftsbereichskennung nationales Identifikationsmerkmal Beispiel DE 99 ZZZ 01234567890 mit Buchstaben ZZZ vorbelegt; kann vom Lastschriftgläubiger beliebig mit alphanummerischen Zeichen versehen werden, z.b. Kennzeichnung einzelner Geschäftsbereiche (Hauptverein / Sparten / Abteilungen etc.) 24.10.2012 Seite 14
2. Wesentliche Veränderungen durch SEPA Die SEPA-Lastschrift Beantragung der Gläubiger-ID Beantragung erfolgt online bei der Deutschen Bundesbank www.glaeubiger-id.bundesbank.de Dauer: ca. 3 Geschäftstage jede rechtlich eigenständige Person benötigt eine eigene Gläubiger-ID Seite 15
2. Wesentliche Veränderungen durch SEPA Die SEPA-Lastschrift Beantragung der Gläubiger-ID folgende Daten werden für die Antragstellung benötigt Name und Anschrift des Vereins Nummer des Vereinsregisterauszugs Ort des Registergerichts bei natürlichen Personen Ausweisnummer sowie ausstellende Behörde und Ort Angaben zu einer Ansprechperson Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse Seite 16
2. Wesentliche Veränderungen durch SEPA Die SEPA-Lastschrift Die Gläubiger-Identifikationsnummer Die Vereinbarung mit der Sparkasse Die Einzugsermächtigung (alt) / Das SEPA-Lastschriftmandat (neu) Die Pre-Notification (Ankündigung der Erstlastschrift) Der Fälligkeitstermin (Due-Date) Seite 17
2. Wesentliche Veränderungen durch SEPA Die SEPA-Lastschrift Vereinbarung mit der Sparkasse neue Vereinbarung zwischen Sparkasse und Verein notwendig für jedes Vereinskonto ist eine eigene Vereinbarung zutreffen Seite 18
2. Wesentliche Veränderungen durch SEPA Die SEPA-Lastschrift Die Gläubiger-Identifikationsnummer Die Vereinbarung mit der Sparkasse Die Einzugsermächtigung (alt) / Das SEPA-Lastschriftmandat (neu) Die Pre-Notification (Ankündigung der Erstlastschrift) Der Fälligkeitstermin (Due-Date) Seite 19
2. Wesentliche Veränderungen durch SEPA Die SEPA-Lastschrift Einzugsermächtigung (alt) vs. Mandat (neu) Umwidmung einer Einzugsermächtigung in ein SEPA-Mandat durch Kontinuitätsregelung in den neuen Lastschriftbedingungen (seit 09.07.2012) möglich Voraussetzungen für die Umwidmung Existenz einer schriftlich erteilten Einzugsermächtigung Vergabe einer eindeutigen Mandatsreferenz vor erstem Lastschrifteinzug muss der Zahlungspflichtige über den Wechsel vom bisherigen Einzugsermächtigungsverfahren auf den Einzug per SEPA-Basis-Lastschriftverfahren unter Angabe von Gläubiger- Identifikationsnummer und Mandatsreferenz in Textform unterrichtet werden wichtig: Mitteilung über Umdeutung ist zusammen mit der schriftlich erteilten Einzugsermächtigung aufzubewahren (mind. bis 14 Monate nach letzter Ausführung) Seite 20
2. Wesentliche Veränderungen durch SEPA Die SEPA-Lastschrift Mandatsreferenz (1/2) Voraussetzung für jeden Forderungseinzug: Existenz eines gültigen, schriftlichen SEPA-Lastschriftmandates regelt rechtliche Beziehung zwischen ❶ Zahlungsempfänger (z.b. Verein), ❷ Zahlungspflichtigen (z.b. Vereinsmitglied) und ❸ Kreditinstitut des Zahlungspflichtigen jedes SEPA-Lastschriftmandat ist mittels Gläubiger-ID und Mandatsreferenz eindeutig identifizierbar Seite 21
2. Wesentliche Veränderungen durch SEPA Die SEPA-Lastschrift Mandatsreferenz (2/2) Mandatsreferenz (kann bis zu 35 Stellen lang sein) wird vom Zahlungsempfänger (Verein) vergeben, z.b. Bezug zu Vereinsmitglied, z.b. Name Mitgliedsnummer Geburtsdatum Abteilung bzw. Sparte des Vereins Zahlerkontonummer fortlaufende, neue Nummer Aufbau einer Mandatsverwaltung nötig (wesentlicher Bestandteil der SEPA- Lastschriftdatei) Erkennung eines verfallenen Mandates nach 36 Monaten Nicht-Nutzung Steuerung des Vorlagemerkmals (einmalig, erstmalig, wiederkehrend, letztmalig) Prüfung auf Doppelvergabe evtl. automatisierte Vergabe anhand definierter Kriterien evtl. elektronische Archivierung von Mandaten zur schnellen und einfachen Vorlage bei Lastschriftrückgaben nach Ablauf der 8-Wochen-Frist Seite 22
2. Wesentliche Veränderungen durch SEPA Die SEPA-Lastschrift Beispiel für ein SEPA-Lastschriftmandat im Aufnahmeantrag Seite 23
2. Wesentliche Veränderungen durch SEPA Die SEPA-Lastschrift Die Gläubiger-Identifikationsnummer Die Vereinbarung mit der Sparkasse Die Einzugsermächtigung (alt) / Das SEPA-Lastschriftmandat (neu) Die Pre-Notification (Ankündigung der Erstlastschrift) Der Fälligkeitstermin (Due-Date) Seite 24
2. Wesentliche Veränderungen durch SEPA Die SEPA-Lastschrift Pre-Notification Mitteilung bei der Erstlastschrift an den Zahlungspflichtigen Betrag Belastungstermin Gläubiger-ID Mandatsreferenz mindestens 14 Tage vorher Frist kann vertraglich vereinbart und verkürzt werden (z.b. im Mandat) jede Mitteilung des Lastschrifteinreichers an den Zahler als Vorabinformation ("Pre-Notification") geeignet, die Belastung mittels SEPA-Lastschrift ankündigt z.b. Rechnung, Police, Vertrag Seite 25
2. Wesentliche Veränderungen durch SEPA Die SEPA-Lastschrift Pre-Notification; Tipps und Hinweise Lastschrift ohne oder verspätete Ankündigung der Umwidmung gilt als nicht autorisiert verlängert Rückgabefrist des Zahlungspflichtigen von 8 Wochen auf 13 Monate alternativ zur schriftlichen Benachrichtigung ist Ankündigung der Erstlastschrift z.b. über Kontoauszug (im Verwendungszweck) zulässig (Beispiel nächste Folie) Seite 26
2. Wesentliche Veränderungen durch SEPA Die SEPA-Lastschrift Pre-Notification; Tipps und Hinweise Seite 27
2. Wesentliche Veränderungen durch SEPA Die SEPA-Lastschrift Einreichungstermine Einreichungstermine für SEPA-Basislastschriften beim Institut des Lastschrifteinreichers Erst-/ Einzel-Lastschrift frühestens 14 Bankarbeitstage vor Fälligkeit (= Due Day) spätestens 6 Bankarbeitstage vor Fälligkeit (= Due Day) bis 14.30 Uhr Folge-Lastschrift frühestens 14 Bankarbeitstage vor Fälligkeit (= Due Day) spätestens 3 Bankarbeitstage vor Fälligkeit (= Due Day) bis 14.30 Uhr Hintergrund Verbraucherschutz Möglichkeit der Rückgabe vor Fälligkeit Disposition / Cash Management Seite 28
Agenda 1. Grundlagen zu SEPA Der SEPA-Zeitplan Rechtliches zu SEPA 2. Wesentliche Veränderungen durch SEPA IBAN & BIC / Die SEPA-Überweisung Die Technik Die SEPA-Lastschrift SEPA-Basislastschrift / SEPA-Firmenlastschrift Die Gläubiger-ID Das SEPA-Mandat Die Zukunft der heutigen Einzugsermächtigung 3. Das Projekt SEPA in Ihrem Verein Seite 29
3. SEPA in Ihrem Verein a) Analyse 1. Benennung von zuständigen Beteiligten und Verantwortlichen 2. Analyse der Mitgliederstruktur 3. Überprüfung a) in welchen Abteilungen/ Sparten/ Bereichen Zahlungen per Lastschrift durchgeführt werden i. Mitgliedsbeiträge ii. Zusatzbeiträge einzelner Abteilungen iii.fördervereine von Abteilungen, etc. b) ob unterschriebene Einzugsermächtigungen der Vereinsmitglieder vorliegen 4. Erstellung eines Zeit- und Umsetzungsplanes für die SEPA-Umstellung 5. Anforderung der Gläubiger-Identifikationsnummer a) online bei der Deutschen Bundesbank b) Hinterlegung im Zahlungsverkehrs-/ Vereinsprogramm 6. neue Inkassovereinbarung über den Einzug von Forderungen durch SEPA-Lastschriften mit der Sparkasse schließen Seite 30
3. SEPA in Ihrem Verein b) Vorbereitung auf SEPA 1. Überprüfung des Vereinsverwaltungsprogrammes auf SEPA-Fähigkeit a) Unterstützung des XML-Datenformates? b) Umrechnung der nationalen Bankverbindungen? c) Hinterlegung der Gläubiger-ID möglich? d) integrierte Mandatsverwaltung? 2. Vergabe von eindeutigen Mandatsreferenzen pro Mandat 3. Entwicklung neuer Beitrittserklärungen mit integriertem SEPA-Mandat 4. Einholung von neuen SEPA-Lastschriftmandaten von den Mitgliedern, bei denen noch keine Einzugsermächtigung vorliegt 5. Archivierung des Mandates oder der jetzigen Einzugsermächtigung im Original Seite 31
3. SEPA in Ihrem Verein c) Umstellung auf SEPA 1. Umstellung des Zahlungsverfahrens a) von beleghaften Sammeleinreichungen sowie Datenträgereinreichungen auf Zahlungsverkehrssoftware oder Online- Banking b) Programm oder Freischaltungen bei der Sparkasse beantragen 2. Umrechnung der nationalen Bankverbindungen (Kontonummer/ Bankleitzahl) in IBAN und BIC 3. Ankündigung der relevanten Informationen für SEPA-Erstlastschrift a) z.b. über Kontoauszug mit Beitragseinzug 2013 b) 4. Vorabinformation des Zahlungspflichtigen vor dem ersten SEPA- Lastschrifteinzug nötig a) spätestens 14 Tage vorher b) Fristverkürzung z.b. im Mandat/ in der Beitrittserklärung möglich 5. Weiterleitung der Daten im XML-Format unter Beachtung der Vorlauffristen Seite 32
Beitragseinzug - Online-Banking - StarMoney / SFirm - oder andere Software Mitgliederverwaltung und Beitragseinzug - Vereinsprogramm S-Verein Gut für Vereine. Die Online-Vereinsverwaltung Seite 33
Vereinsprogramm S-Verein für Vereine mit umfangreicher Mitgliederverwaltung und Beitragseinzug Gut für Vereine. Die Online-Vereinsverwaltung Seite 34
Das Vereinsprogramm S-Verein Kurzbeschreibung Die Internet-(WEB-)Lösung für eine effiziente Vereinsverwaltung Ihr virtuelles Vereinsbüro Es muss keine Software installiert werden, Sie benötigen lediglich Internetzugang Internetbrowser Zugangsberechtigung Schwerpunkte der Vereinsverwaltung Mitgliederverwaltung Beitrags-, Spenden- und Rechnungsverwaltung zentrales Datenarchiv Seite 35
Das Vereinsprogramm S-Verein Nutzen und Vorteile jederzeit von jedem Ort für den Verein arbeiten können einheitlicher Datenbestand für alle berechtigten Benutzer keine Risiken bei personellen Wechseln kein Kümmern um Updates und Datensicherung Weiterentwicklungen/ neueste Versionen automatisch Datenhoheit liegt ausschließlich bei Ihrem Verein Daten und Anwendungen werden über ein zertifiziertes Rechenzentrum bereitgestellt und gesichert Seite 36
Das Vereinsprogramm S-Verein Versionen und Leistungspaket Versionen Basisversion mtl. 9,90 Komfortversion* mtl. 11,90 Leistungen: Vereinsprogramm Mitgliederverwaltung, Beitragseinzug, Rechnungsstellung, Spendenbescheinigungen, Statistiken SEPA-Fähigkeit (bis Ende 2012) automatische Updates / Weiterentwicklungen Wartung Datensicherung Hosting Support (FAQ, E-Mail, Telefon) * zusätzlich E-Mail-Benachrichtigung, E-Mail-Versand, Termin-/ Vereinskalender, Aufgaben-/ Dateimanagement Seite 37
Das Vereinsprogramm S-Verein Live-Präsentation Seite 38 Informationen und Testversion für den Verein: www.sparkasse-co-lif.de/vereine www.s-verein.de
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Seite 39
Fragen? Seite 40