Buchführung mit DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro Erstellen einer Monatsbuchhaltung (Modul 2)

Herausgeber: DATEV eg, 90329 Nürnberg Alle in dieser Unterlage verwendeten personen- und unternehmensbezogenen Bezeichnungen und Anschriften sind speziell für diese Unterlage erstellt. Sollten dennoch Ähnlichkeiten mit Personen und/oder Unternehmen bestehen, sind diese rein zufällig. Die in dieser Unterlage abgebildeten Formulare wurden z. T. digital nachgebildet. Abweichungen vom Original in Größe und Farbgebung sind daher wahrscheinlich. Inhaltliche Änderungen wurden nicht vorgenommen. Wir behalten uns vor, dass die in der Unterlage verwendeten Bildschirmmasken Versionsnummern enthalten können, die gegenüber Ihrer Programmversion abweichen. Die abgebildeten Masken sind für mehrere Programmversionen gültig. Copyright DATEV eg: Alle Rechte, auch die des Nachdrucks, der Herstellung von Kopien und der Übersetzung, vorbehalten. Windows ist ein eingetragenes Warenzeichen der Microsoft Corporation, USA. Microsoft ist ein eingetragenes Warenzeichen der Microsoft Corporation, USA. Angaben ohne Gewähr 77061-2013/10-01

Inhaltsübersicht Buchführung mit DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro Erstellen einer Monatsbuchhaltung (Modul 2) Seite 1. Organisatorische Tätigkeiten 6 2. Das Buchen in Buchungsstapeln 8 3. Buchungserfassung 14 4. Hausaufgabe 37 1

Ihre Referenten Buchführung mit DATEV Kanzlei- Rechnungswesen pro Erstellen einer Monatsbuchhaltung (Modul 2) Dipl.-Wirtschaftsjuristin Sandra Zeis Steuerberaterin Inhalte 1. Organisatorische Tätigkeiten 2. Das Buchen in Buchungsstapeln 3. Buchungserfassung 4. Hausaufgabe Christian Wielgoß Kanzleimitarbeiter 3 DATEV eg; alle Rechte vorbehalten

Modulübersicht und Kurzbeschreibung aktuelles Modul Neuanwenderausbildung online Buchführung mit DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro Modul 1: Grundlagen der DATEV-Finanzbuchführung Modul 2: Erstellen einer Monatsbuchhaltung Modul 3: Auswertungen Modul 4: Abschließende Tätigkeiten & Mandantenverwaltung 4

Voraussetzungen aktuelles Modul Für dieses Modul Erstellen einer Monatsbuchhaltung (Modul 2) sollten Sie folgende Vorkenntnisse besitzen: Theoretische Buchführungskenntnisse Grundlagen der DATEV-Finanzbuchführung (Modul 1): Der DATEV-Arbeitsplatz pro Überblick über die Hilfe- und Informationssysteme Vorbereitende Tätigkeiten Das Buchen im DATEV-System 5

Buchführung mit DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro Erstellen einer Monatsbuchhaltung (Modul 2) Inhalt 1. Organisatorische Tätigkeiten 2. Das Buchen in Buchungsstapeln 3. Buchungserfassung 4. Hausaufgabe 6

1. Organisatorische Tätigkeiten Belegsortierung und Kontierung Für ein rationelles und GoB-konformes Arbeiten sollten die Belege nach Buchungskreisen und Buchungsperiode sortiert und grundsätzlich kontiert werden (Ausnahmen für die Kontierung bei elektronischen Belegen, vgl. Lexinform/Info-DB Dokument Nr. 5233800) 7

2. Das Buchen in Buchungsstapeln (1/5) Die Belegkreise werden beim Buchen als Buchungsstapel abgebildet. Vorgehensweise: 1. Doppelklick auf 2. Neuen Buchungsstapel anlegen, Stapeldaten erfassen ODER bereits angelegten Buchungsstapel markieren und öffnen. Hinweis Tragen Sie die jeweilige Monatsziffer (1 für Januar, 9 für September, etc.) in die Felder Datum von und bis ein; das Programm ergänzt automatisch das vollständige Datum. 9

2. Das Buchen in Buchungsstapeln (2/5) Stapelinformationen Primanotaansicht Detailansicht Buchungszeile Salden der aktuell bebuchten Konten 10

2. Das Buchen in Buchungsstapeln (3/5) Hier kann die Ansicht im Arbeitsbereich gewechselt werden zwischen: Primanota-, FiBu-Konto-, OPOS-Konto-Ansicht. 11

2. Das Buchen in Buchungsstapeln (4/5) Eine ausführliche Übersicht über alle Tastenbelegungen finden Sie in der Hilfe über die Suchfunktion: Auswahl prominenter Tastenbelegungen: Strg + F2 : Shift + F3 : (im Feld BU Gegenkonto o. BU) F5 F7 F9 Strg + Shift + Z Strg + Shift+ R Alt + F7 Anlegen bzw. Ändern der Kontenbeschriftung Öffnen des Fensters Steuer-/Berichtigungsschlüssel auswählen Löschen eines Buchungssatzes Kopieren eines Buchungsfeldes Bearbeiten eines Buchungssatzes Zahlungen buchen starten oder beenden Rechnungen buchen starten oder beenden Aufteilung des Buchungsbetrags starten oder beenden 12

2. Das Buchen in Buchungsstapeln (5/5) Während des Buchens erhalten Sie im Zusatzbereich (unter Ansicht Hilfe) auf der rechten Seite kontextbezogene Hilfen auf schnellstem Wege: 13

Buchführung mit DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro Erstellen einer Monatsbuchhaltung (Modul 2) Inhalt 1. Organisatorische Tätigkeiten 2. Das Buchen in Buchungsstapeln 3. Buchungserfassung 3.1 Das Buchen der Kassenbelege 3.2 Das Buchen der Ein- und Ausgangsrechnungen 3.3 Das Buchen der Bank OPOS-Ausgleich Debitoren 3.4 Das Buchen der Bank OPOS-Ausgleich Kreditoren 3.5 Das Buchen der Bank Buchen elektronischer Bankkontoumsätze 3.6 Wiederkehrende Buchungen 3.7 Das Kontextmenü der Primanotaansicht im Belege buchen 4. Hausaufgabe 14

3.1 Das Buchen der Kassenbelege Empfohlene Voreinstellungen im Belege buchen Eigenschaften Hinweis Je nachdem, aus welchem Belegkreis Belege eingegeben werden, sollten die Einstellungen in den Eigenschaften angepasst werden. 15

3.1 Das Buchen der Kassenbelege Eingabe der Abstimmsumme und setzen einer Gruppensumme Die Abstimmsumme (hier: Bestand der Kasse vor Eingabe der ersten Buchung) wird in der Primanota erfasst. Sie ist ein rechnerisches Kontrollinstrument und saldiert Soll- und Habenbuchungen. Nach Eingabe aller Buchungen kann eine Gruppensumme gesetzt werden. Abstimm-und Gruppensumme können bei der Prüfung der erfassten Daten auf Vollständigkeit und Richtigkeit helfen. Nach Eingabe der Kassenbelege können Bestand lt. Kassenbuch und Abstimmsumme miteinander verglichen werden und sollten übereinstimmen. In der Buchungsansicht mit der rechten Maustaste das Kontextmenü aufrufen und Abstimmsumme neu auswählen; z. B. letzten Kassenbestand eingeben 16

3.1 Das Buchen der Kassenbelege Die Kassenminusprüfung Aktivierung der Kassenminusprüfung im geöffneten Buchungsstapel über: Bearbeiten Kassenminusprüfung Auswahl des Kontos 1. 2. Anzeige der aktivierten Kassenminusprüfung 3. 17

3.2 Das Buchen der Ein- und Ausgangsrechnungen OPOS-Erfassung Im Buchungsmodus Rechnungen buchen öffnet sich das Dialogfenster OPOS-Suche, in dem Sie bequem nach Kontonummern oder Rechnungsnummern oder Geschäftspartnerbezeichnungen suchen können: Hinweis Anstelle der Kontonummer kann auch ein Teil der Kontobeschriftung in das Suchfeld geschrieben werden oder mit einem Klick auf das Dialogfenster Konto auswählen geöffnet werden. Das ausgewählte Konto wird ins Feld Gegenkonto der Buchungszeile übernommen (und in der Buchungsansicht sind die offenen Posten des Geschäftspartners sichtbar). 18

3.2 Das Buchen der Ein- und Ausgangsrechnungen Soforterfassung Anlagenbuchführung Beim Buchen von Vermögensgegenständen des Anlagevermögens kann parallel eine entsprechende Bewegung im Programm Anlagenbuchführung pro angelegt werden: aus dem Buchungssatz kann ein neues Inventar angelegt oder einem bereits bestehenden Inventar kann eine neue Bewegung zugeordnet werden. Die Soforterfassung kann im geöffneten Belege buchen unter Eigenschaften Buchungssatz Buchungserfassung aktiviert werden 2. 1. 19

3.2 Das Buchen der Ein- und Ausgangsrechnungen Buchungsbetrag aufteilen Mit Hilfe der Aufteilungsfunktion lassen sich effektiv Buchungen erfassen, die sich aus mehreren Positionen zu verschiedenen Sachkonten oder Steuersätzen zusammensetzen. Die Einzelbuchungen des aufzuteilenden Betrages können mit Netto- oder Bruttowerten erfasst werden. 1. 2. Es kann nur eines der beiden Konto als fixes Konto definiert werden. Nach dem Starten der Aufteilung wird die Buchungszeile grün 3. Die Software prüft, ob der Buchungsbetrag vollständig aufgeteilt wurde. Nach Bestätigung mit ok befindet man sich wieder in der (gelben) Standard- Buchungszeile, in deren Buchungsansicht die einzelnen Teilbuchungen sichtbar sind. 4. 20

3.2 Das Buchen der Ein- und Ausgangsrechnungen Fremdwährungsrechnungen Fremdwährungen können im Feld WKZ (Währungskennzeichen) in der Buchungszeile erfasst und vom Programm automatisch anhand eines (hinterlegten) Umrechnungskurses umgerechnet werden Nach Übernahme der Daten der Buchungszeile öffnet sich das Dialogfenster Währungsumrechnung Eingabe des Buchungsbetrages in der Fremdwährung Der Fremdwährungsbetrag wird in die Basiswährung (EUR) umgerechnet. Der Kurs kann manuell eingegeben oder über den Auswahlpfeil importiert, exportiert und aus dem Rechenzentrum geholt werden. Hinweis Bei der nächsten Buchung ist immer noch das zuletzt gewählte WKZ aktiv! 21

3.3 Das Buchen der Bank OPOS-Ausgleich Debitoren OPOS-Ausgleich (1/2) Im Buchungsmodus Zahlungen buchen öffnet sich das Dialogfenster Konto auswählen, in dem das entsprechende Geldkonto ausgewählt wird: Nach der Auswahl öffnet sich das Dialogfenster OPOS- Suche, in dem bequem nach Kontonummern oder Rechnungsnummern oder Geschäftspartnerbezeichnungen oder dem offenen Betrag gesucht werden kann und das Datum eingegeben wird: 22

3.3 Das Buchen der Bank OPOS-Ausgleich Debitoren OPOS-Ausgleich (2/2) Das ausgewählte Konto wird ins Feld Gegenkonto der Buchungszeile übernommen, und es öffnet sich das Dialogfenster Zahlung bearbeiten. Hier kann der offene Rechnungsbetrag ausgewählt und in die Buchungsmaske übernommen werden. Hinweis Werden mehrere offene Posten des OPOS-Kontos ausgeglichen, ist eine Mehrfachselektion möglich; wird nur ein passender OP gefunden, wird dieser direkt in die Buchungszeile übernommen. 23

3.3 Das Buchen der Bank OPOS-Ausgleich Debitoren Sammelzahlungen Debitoren (1/2) Zahlungsvorgänge, bei denen mehrere Rechnungen in einem Betrag beglichen werden, können mittels der Sammelzahlung komfortabel erfasst werden (vgl. Zahlungen buchen ): 1. Link Zahlungen buchen 2. Auswahl des Geldkontos 3. Eingabe des Datums und des Personenkontos im Dialogfenster Zahlungen buchen (OPOS- Suche) 4. Markieren der betreffenden Rechnungen im Dialogfenster Zahlung bearbeiten oder Eingabe der Rechnungsnummern im Feld Rechnungs-Nr. oberhalb der Liste 24

3.3 Das Buchen der Bank OPOS-Ausgleich Debitoren Sammelzahlungen Debitoren (2/2) 5. Vergleich des auf dem Bankkonto gebuchten Betrags mit dem Betrag der Selektierten Rechnungen 6. Schließen des Dialogfensters Zahlung bearbeiten mit OK 7. Schließen des Dialogfensters Sammelzahlung beenden mit OK 25

3.4 Das Buchen der Bank OPOS-Ausgleich Kreditoren Sammelzahlungen Kreditoren (1/2) Zahlungsvorgänge, bei denen mehrere Rechnungen in einem Betrag beglichen werden, können mittels der Sammelzahlung komfortabel auf verschiedenen Konten erfasst werden (vgl. Zahlungen buchen ): 1. Link Zahlungen buchen 2. Auswahl des Geldkontos 3. Eingabe nur des Datums im Dialogfenster Zahlungen buchen (OPOS-Suche) 4. Zahlbetrag aufteilen wählen 5. Das Dialogfenster Sammelzahlung starten öffnet sich 6. Eingabe des gesamten Zahlbetrages und Setzen des S/H-Kennzeichens 26

3.4 Das Buchen der Bank OPOS-Ausgleich Kreditoren Sammelzahlungen Kreditoren (2/2) 7. Schließen des Dialogfensters Sammelzahlung starten mit OK, das Dialogfenster Zahlungen buchen (OPOS-Suche) öffnet sich 8. Eingabe des ersten Personenkontos der Sammelzahlung 9. Markieren der bezahlten Rechnung(en) 10. Auswahl mit OK bestätigen und Buchungsbetrag in der Buchungszeile bestätigen 11. Eingabe des zweiten Personenkontos der Sammelzahlung im Dialogfenster Zahlungen buchen (OPOS-Suche) usw. 12. Nach Eingabe aller Zahlbeträge Sammelzahlungen beenden 27

3.4 Das Buchen der Bank OPOS-Ausgleich Kreditoren Zahlungen mit Skonto buchen (1/2) 1. Buchungsmodus Zahlungen buchen (vgl. OPOS-Ausgleich ); der gewählte Posten wurde in die Buchungszeile übernommen 2. Eintragen des tatsächlichen Zahlbetrags in das Umsatzfeld 3. Aktivieren der Skontoprüfung mit F2; das entsprechende Dialogfenster öffnet sich: 28

3.4 Das Buchen der Bank OPOS-Ausgleich Kreditoren Zahlungen mit Skonto buchen (2/2) 4. Bestätigen mit Skonto übernehmen; das Programm errechnet den Skontobetrag und erfasst ihn im Feld Skonto 29

3.4 Das Buchen der Bank OPOS-Ausgleich Kreditoren Skontoabzug bei Sammelzahlungen 2. 1. Buchungsmodus Zahlungen buchen (vgl. Zahlungen buchen ) Zahlbetrag aufteilen 2. Eintragen des tatsächlichen Zahlbetrages im Dialogfenster Sammelzahlung starten, mit S/H und ok bestätigen. 3. Im Dialogfenster Zahlungen buchen (OPOS-Suche) erstes Personenkonto eintragen. 4. Im Fenster Zahlung bearbeiten selektieren der bezahlten Rechnungen aus der Liste. 5. Rechts den anteiligen Zahlbetrag eintragen und mit S/H bestätigen. 6. Haken setzen bei als Skonto übernehmen 7. Mit OK bestätigen 8. Schritte 3 bis 7 wiederholen mit weiterer Zahlung 9. Das Dialogfenster Sammelzahlung beenden mit OK schließen 4. 6. 5. 30

3.5 Das Buchen der Bank Buchen elektronischer Bankkontoumsätze Buchen elektronischer Bankkontoumsätze (1/2) Möglichkeit, Bankkontoumsätze elektronisch in Kanzlei Rechnungswese pro einzulesen und mit von der Software erzeugten Buchungsvorschlägen zu arbeiten, die z. B. anhand von Rechnungsnummern im Verwendungszweck automatisch generiert werden. Über Lerndateien können Regeln zur Behandlung sich regelmäßig wiederholender Positionen festgelegt werden, so dass das Programm auch diese zuordnen kann. Vorgehensweise: 1. Einlesen/Einspielen der Bankkontoumsätze (z. B. via Rechenzentrum, DATEV- Zahlungsverkehr) in Kanzlei Rechnungswesen pro 2. Generieren von Buchungsvorschlägen durch die Software über Buchungsvorschläge erzeugen 31

3.5 Das Buchen der Bank Buchen elektronischer Bankkontoumsätze Buchen elektronischer Bankkontoumsätze (2/2) 3. Kontrollieren und ergänzen der Buchungsvorschläge Legende: Programm kann Buchung sicher zuordnen Programm ist relativ sicher, die Buchung richtig zugeordnet zu haben Programm kann die Buchung nicht zuordnen Buchungsvorschlag in die Buchungszeile mit übernehmen, ergänzen/korrigieren und bestätigen; nächsten sicheren Buchungssatz mit in die Buchungsszeile holen 32

3.5 Das Buchen der Bank Buchen elektronischer Bankkontoumsätze Anlegen von Lerndateieinträgen Für sich wiederholende Buchungen, z. B. Miete, Abschlagszahlungen Strom und Gas, kann das Programm keine Zuordnung in den Buchungsvorschlägen treffen. Hier können in Lerndateien die Buchungen definiert werden: rechter Mausklick auf den nicht zuordenbaren wiederkehrenden Eintrag. Lerndateieintrag neu: die Maske mit den notwendigen Informationen (Gegenkonto, ggf. Buchungsschlüssel, sich ändernde Zeichen im Verwendungszweck, z. B. das Datum durch * ersetzen) und Häkchen versehen, die auch in den Folgebuchungen wieder erscheinen werden 33

3.6 Wiederkehrende Buchungen Wiederkehrende Buchungen anlegen Buchungen, die sich in regelmäßigen Abständen wiederholen, z. B. die Privatnutzung Pkw im Einzelunternehmen, anteilige Rückstellungen, Rechnungsabgrenzungen oder Zinsen, können einmalig erfasst und dann stichtagsbezogen beliebig oft verarbeitet werden. Schlüssel für die Rechnungsnummer in Belegfeld 1 Hinweis Intervall für die Häufigkeit der Verarbeitung Wiederkehrende Buchungen können auch im Belege buchen angelegt werden: Markieren des entsprechenden Buchungssatzes in der Primanotaansicht und über das Kontextmenü wiederkehrende Buchungen anlegen aufrufen. 34

3.6 Wiederkehrende Buchungen Wiederkehrende Buchungen verarbeiten 1. 2. 3. 4. Bestehenden Buchungsstapel auswählen oder neuen Buchungsstapel anlegen 35

3.7 Das Kontextmenü der Primanotaansicht im Belege buchen In der Primanotaansicht im Belege buchen ist ein Schnellzugriff auf viele Bearbeitungsfunktionen der Buchungssätze möglich. Auswahl des betreffenden Buchungssatzes/der betreffenden Buchungssätze und Klick mit der rechten Maustaste: 36

4. Hausaufgabe Im Downloadbereich finden Sie die Aufgabenstellung der Hausaufgabe zum Modul. Im Abruf wird Ihnen zur Überprüfung Ihrer Ergebnisse die Lösung mit vollständigem Handlungsablauf gezeigt. 38

Abschließende Modulübersicht mit Artikelnummern zur Bestellung Neuanwenderausbildung online Buchführung mit DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro Modul 1: Grundlagen der DATEV-Finanzbuchführung Art.-Nr. Dialogseminar online live + auf Abruf 77060 auf Abruf 77700 Modul 2: Erstellen einer Monatsbuchhaltung Art.-Nr. Dialogseminar online live + auf Abruf 77061 auf Abruf 77701 Modul 3: Auswertungen Art.-Nr. Dialogseminar online live + auf Abruf 77062 auf Abruf 77702 Modul 4: Abschließende Tätigkeiten & Mandantenverwaltung Art.-Nr. Dialogseminar online live + auf Abruf 77063 auf Abruf 77703 39