Prozessgestaltung und Qualitätsmanagement

Prozessgestaltung und Qualitätsmanagement Alexandra Mohr Stabsstelle der Universität Stuttgart 02.03.2010 Seite 1

Gliederung 1. Qualität > Qualitätsmanagement > Prozesse 2. Das 3PQM-Modell 3. Prozessgestaltung an der Universität Stuttgart 4. Zusammenfassung 02.03.2010 Seite 2

Qualitätsbegriff in der Philosophie Sokrates, Platon & Aristoteles: Qualität lässt sich kategorisieren. [Kategorien von Qualität bei Aristoteles: Verhalten, Vermögen, Sinnliche Qualitäten, Form & Gestalt] Galileo: Es gibt objektive & subjektive Qualität. [objektiv: Figur, Größe etc. / subjektiv: Farben, Töne] Leibniz: Qualität ist die Beschaffenheit der Dinge. [Grad der Ausprägung wird über primäre und sekundäre Qualitäten definiert.] Philosophisch betrachtet ist Qualität wertfrei. 02.03.2010 Seite 3

Qualitätsbegriff in der DIN ISO DIN EN ISO 9000:2000 Qualität ist der Grad, in dem ein Satz inhärenter Merkmale Anforderungen erfüllt. Qualität beschreibt das Ergebnis eines Vergleichs zwischen IST und SOLL. 02.03.2010 Seite 4

Qualitätsbegriff in der DIN ISO DIN EN ISO 9000:2000 Qualitätsmanagement beschreibt die Summe aufeinander abgestimmter Tätigkeiten zum Leiten und Lenken einer Organisation bezüglich Qualität Qualitätsmanagement beschreibt den Prozess zum Erreichen des SOLL-Zustands ausgehend vom IST-Zustand. 02.03.2010 Seite 5

Qualitätsmanagement in der DIN ISO Qualitätsplanung Qualitätslenkung Qualitätsmanagement Qualitätsverbesserung Qualitätsprüfung Qualitätsbewertung Qualitätsdokumentation 02.03.2010 Seite 6

Qualitätsmanagementsystem nach DIN ISO [Kunden] Forderungen Management von Ressourcen Eingabe Verantwortung der Leitung Umsetzung Messung Analyse Verbesserung Ergebnis [Kunden] Zufriedenheit 02.03.2010 Seite 7

PDCA-Zyklus PLAN Ziele definieren Plan zur Zielerreichung ausarbeiten Qualitätsplanung Qualitätslenkung ACT Ergebnisse beurteilen Maßnahmen standardisieren DO Maßnahmen durchführen Qualitätsverbesserung Qualitätsprüfung CHECK Überprüfung der Zielerreichung Qualitätsdokumentation Qualitätsbewertung 02.03.2010 Seite 8

Kontinuierlicher Verbesserungsprozess Ziele definieren Plan zur Zielerreichung ausarbeiten PLAN Maßnahmen durchführen DO Zielerreichung überprüfen CHECK Ergebnisse beurteilen Nein Ziele erreicht Ja Maßnahmen standardisieren ACT 02.03.2010 Seite 9

3PQM [Program-Process-Performance Quality Management] PLAN Ziele festlegen Verbesserungskonzepte ausarbeiten Maßnahmen beurteilen & standardisieren Maßnahmen durchführen Dienst- Weiterbildung DO leistungen & Wiss. der ZV & ZE Nachwuchs Wissens- & Technologie- Transfer ACT Studium & Lehre Forschung Strategieentwicklung CHECK Datenerhebung 02.03.2010 Seite 11

Organigramm Rektor/in Prorektor/in Forschung REKTORAT Prorektor/in Lehre Prorektor/in Struktur Kanzler/in Stabsstellen Rektorat LOM Exzellenzinitiative Internationales Stabsstellen Rektor Pers. Referat Marketing Alumni Fakultät 1 Fakultät 2 Fakultät 3 Fakultät 4 Fakultät 5 Fakultät 6 Fakultät 7 Fakultät 8 Fakultät 9 Fakultät 10 Institute Institute Institute Institute Dezernat I Selbstverwaltung & Struktur Forschung Öffentlichkeitsarbeit EDV Innere Dienste Berichtswesen Institute Dezernat II Hochschulrecht Liegenschaften Institute Institute Zentrale Verwaltung Dezernat III Dezernat IV Studiensekretariat Studienberatung Allg. Studien- Angelegenh. Prüfungsamt Beamte Angestellte Fortbildung Personalentwicklung Dual Career Institute Dezernat V Institute Flächenmanagement Beschaffung Drittmittel Haushalt & KLR Personalhaushalt Finanzbuchhaltung Dezernat VI Kfm. Gebäudemanagement Techn. Gebäudemanagement Fakultätsrat Kommissionen Fakultätsrat Kommissionen Fakultätsrat Kommissionen Fakultätsrat Kommissionen Fakultätsrat Kommissionen Fakultätsrat Kommissionen Fakultätsrat Kommissionen Fakultätsrat Kommissionen Fakultätsrat Kommissionen Fakultätsrat Kommissionen Institute Stabsstellen Kanzler/in Int. Angelegenheiten Gleichstellung Datenschutz Sicherheitswesen Innenrevision Innenrevision Arbeitsmed. Dienst Arbeitsmed. Dienst etc. 02.03.2010 Seite 13

Vorgehensweise Prozess analysieren Prozess strukturieren & abbilden Verbesserungspotential identifizieren & Änderungen vornehmen Zielerreichung überprüfen K ontinuierlicher V erbesserungs- P rozess Ergebnisse analysieren Nein Ziele erreicht Ja Geänderten Prozess als Standard einführen 02.03.2010 Seite 14

Darstellung Verständliche Darstellung Verantwortlichkeiten / Schnittstellen (Wer tut was?) Ansprechpartner (Wer weiß was?) Zeitlicher Ablauf (Was muss zuerst getan werden?) Übersichtliche Darstellung (Gliederungsmöglichkeiten) Dokumenteneinbindung 02.03.2010 Seite 15

Beispielprozess Berufungsverfahren Rollen & Verantwortlichkeiten Zeitlicher Verlauf Einbindung von Dokumenten 02.03.2010 Seite 16

Maßnahmen zur Zielerreichung Ziel: Exzellente Lehre Frühere Einbeziehung des Hochschuldidaktikzentrums (möglichst bereits bei der Abfassung des Widmungstextes) Verpflichtende Lehrprobe Allgemeine Verbesserung Vereinfachung der komplexen Abstimmungsprozesse 02.03.2010 Seite 17

Gliederung 1. Qualität > Qualitätsmanagement > Prozessgestaltung 2. Das 3PQM-Modell 3. Prozessgestaltung an der Universität Stuttgart 4. Zusammenfassung 02.03.2010 Seite 18

Zusammenfassung Prozessanalysen erleichtern die Zielverfolgung Strukturierte Darstellung erleichtert Verständnis durch Zerlegung komplexer Sachverhalte in Einzeltätigkeiten Einordnung einzelner Tätigkeiten in den größeren Kontext Klare Zuordnung von Verantwortlichkeiten Unnötig komplizierte Vorgänge werden offensichtlich Fehlende Informationswege werden deutlich Prozesse sind essentiell für QM-Aktivitäten in komplexen Einrichtungen 02.03.2010 Seite 19

Prozesslandkarte PLAN Leitungsprozesse Fakultätsprozesse ACT Studiengangsprozesse Institutsprozesse CHECK Verwaltungsprozesse DO Prozesse der Studierenden 02.03.2010 Seite 20

Stabstelle Geschwister-Scholl-Str. 24D, 70174 Stuttgart Tel: 0711/ 685-84283, Fax: 0711/ 685-84284 E-Mail: kontakt@qe.uni-stuttgart.de 02.03.2010 Seite 21