COMPACT Kurz und knapp und schnell gelesen! Dokumenten-Management-System: DATEV-DMS beleglose Dokumentenflüsse effizient gestalten
2 DATEV-DMS classic Verkürzung von Suchzeiten und permanente Verfügbarkeit aller Dokumente Unterstützung von Arbeitsabläufen durch Workflow-Optionen und Wiedervorlage- Funktion Sicherstellung einer jederzeitigen Auskunftsbereitschaft Liebe Leser, mit diesem Booklet zum Thema DATEV-DMS möchten wir Ihnen die Funktionen und Vorteile dieser Büroorganisatioslösung näher bringen und haben die wichtigsten Informationen zusammengefasst. Kurz und knapp und schnell gelesen! Sollten Sie im Anschluß Interesse an weiteren Informationen oder einer Produkt-Vorführung haben, sprechen Sie uns an! Wir stellen Ihnen die Lösung gerne direkt live vor oder laden Sie zu einem unserer nächsten Workshops zum Thema DATEV-DMS ein. Bereits entschieden? Wir führen die Lösung bei Ihnen ein. Von der Planung, Installation, Schulung und Startbegleitung stehen wir Ihnen mit unseren Partnern der Service-Connect-Gruppe fachkundig zur Verfügung. In vielen interessanten Refenrenz-Projekten konnten wir unsere Fachkenntnis unter Beweis stellen. Ihr Team von
3 Beschreibung DMS-Classic-Überblick DATEV DMS classic ist ein Dokumenten-Management-System für den Einsatz in Kanzleien (Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Rechtsanwälte) und Mandantenunternehmen. Das Dokumenten-Management- System gestattet es, alle anfallenden Informationen und Dokumente zu archivieren, zu verwalten und schnell recherchierbar zu machen. Neben sämtlichen elektronischen Informationsträgern (E-Mails, MS- Office-Dokumente, PDF-, ZIP-Dateien, usw.) können mittels einer Scan-Option auch papiergebundene Dokumente schnell und einfach in das Archiv integriert werden. Alle relevanten Datensätze werden somit in einer elektronischen Kundenakte gespeichert. Durch integrierte Workflow- Optionen können die bisher papiergebundenen Prozesse im Postein- und -ausgang sowie in der laufenden Bearbeitung durch DATEV DMS classic optimiert werden (u.a. Reduzierung von Durchlaufzeiten). Das System ist entsprechend den Anforderungen des Nutzers individuell konfigurierbar (DATEV DMS individual). Die digitale Archivierung aller Arten von Informationen und Dokumenten in einem einzigen System reduziert nachhaltig die Suchzeiten, optimiert die Auskunftsbereitschaft gegenüber dem Mandanten oder Kunden und steigert gleichzeitig die Qualität in der laufenden Bearbeitung und Endablage. Das System ist revisionssicher ausgelegt, da jeder Bearbeitungsschritt dokumentiert wird. So entsteht Transparenz, bei der auch die Abbildung von Genehmigungsprozessen und der Aufbau eines Controllings auf Dokumentenebene möglich sind. Die Verknüpfungsmöglichkeit mit dem digitalen Belegbuchen verbindet DATEV DMS classic mit der Welt des Rechnungswesens.
4 Leistungen Überblick der Leistungen Reduzierung des Papieraufkommens Übernahmemöglichkeit von Papierdokumenten mittels Scanner Ergänzbarkeit der eingescannten Dokumente um elektronische Notizzettel, Stempel, Schwärzungen, Markierungen Aufgabenorientierte Gestaltung der Benutzungsoberflächen Zugriffs-Management, bzw. Zugriffsschutz für Dokumente Möglichkeit zur revisionssicheren Archivierung nach GoBS und GDPdU Digitales Belegarchiv für die Anbindung an das digitale Beleg buchen (in Verbindung mit DATEV-Rechnungswesen) Schnittstellen zu DATEV- und Microsoft Office Produkten
DATEV DMS OCR 5 Schnellere Suche durch Volltextrecherche über den gesamten Dokumentenbestand DATEV DMS classic bietet die Option einer Volltextrecherche über selbst erstellte oder importierte Microsoft Office Dokumente. Mit DATEV DMS OCR können darüber hinaus Bilddokumente, wie sie beispielsweise beim Einscannen erzeugt werden, in die Volltextrecherche einbezogen werden. Damit ist eine Recherche über sämtliche in DATEV DMS classic archivierten Dokumente (Microsoft Office, TIF, JPG, PDF) möglich. DATEV DMS OCR ist eine kostenpflichtige Zusatzkomponente zu DATEV DMS classic. DATEV DMS OCR Buchungsassistent Vorbelegung bestimmter Buchungssatz- Felder für gescannte Belege in Kanzlei- Rechnungswesen Das Zusatzmodul DATEV DMS OCR Buchungsassistent stellt für gescannte Belege in Kanzlei-Rechnungswesen eine Vorbelegung bestimmter Felder für den Buchungssatz sicher. Bei weiteren Buchungen werden die Buchungsvorschläge mit Hilfe einer Rechnungshistorie automatisch vorbelegt. Die Software ist eine kostenpflichtige Zusatzkomponente zu DATEV DMS classic. DATEV DMS OCR ist im Funktionsumfang bereits enthalten.
6 DMS Desktopmanager Virtueller Schnellhefter für projekt- bzw. vorgangsbezogene Dokumente mit Vorschau Der DATEV DMS Desktop-Manager ist die funktionserweiterte Nachfolgelösung der DATEV DMS Vorgangsmappe. Über eine Desktop-Benachrichtigung informiert er über neue bzw. zu bearbeitende Dokumente. Die Expertensuche bietet erweiterte Suchmöglichkeiten durch Ausschlusskriterien oder beliebige Wortgruppen. Bei der Vorgangsmappe handelt es sich um eine Art Schnellhefter mit Vorschaufunktion für projekt- bzw. vorgangsbezogene Dokumente. Die Indexübergabe zeigt den Dokumentennamen in der Microsoft Office-Titelzeile an. DATEV DMS Desktop-Manager ist eine kostenpflichtige Zusatzkomponente zu DATEV DMS classic. DMS Mobile Client Erhöhung der Flexibilität durch Zugriff auf und Bearbeitung von DMS classic Dokumenten auf Notebooks außerhalb des Netzwerks Der DATEV DMS Mobile Client ermöglicht auch außerhalb der Kanzlei den Zugriff auf Dokumente aus DATEV DMS classic. Ganz gleich, ob beim Mandanten, in einer Niederlassung oder zu Hause - die Informationen aus DATEV DMS classic sind stets verfügbar. Die veränderten oder auch neu erstellten Dokumente werden nach der Rückkehr in die Kanzlei mit DATEV DMS classic synchronisiert und in das Kanzleisystem rückübertragen. DATEV DMS Mobile Client ist eine kostenpflichtige Zusatzkomponente zu DATEV DMS classic.
7 DMS - Einführung mit Ihrem DATEV-Systempartner kompetent sicher erfahren Sie wollen Ihre Abläufe papierärmer gestalten? Sie wollen mehr Transparenz bezüglich Ihrer Prozesse und Dokumente? Wir unterstützen Sie bei der Wahl des für Sie geeigneten Dokumentenmanagementsystems und bei der Einführung von DATEV DMS. Die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems in einer Kanzlei oder einem Unternehmen ist mehr als nur die Installation der Software und die Anschaffung eines Scanners. Es muss insbesondere geprüft werden, wie die bisherigen Prozesse - gewöhnlich auf dem Papierweg ausgeführt - funktionieren und wie man sie vom Papier befreien bzw. die Papierflut reduzieren kann. Dies erfordert eine gründliche Betrachtung der Gegebenheiten, eine detaillierte Konzeption und eine sorgfältige Planung der Schritte bis zum Ziel. DATEV DMS Check, in einem eintägigen Orientierungs- Workshop DATEV DMS Projekt: Einführung von DATEV DMS in Ihrer Kanzlei Ziele : Analyse der Prozesse mit Papierbeleg Konzeption neuer Prozesse ohne Papier Implementierung des Systems Schulung und Begleitung der Mitarbeiter beim Produktivstart Review und Tuning des Systems DATEV DMS Studie, eine detaillierte Ist-Analyse und Sollkonzeption
8 microplan IT-Systemhaus GmbH Spatzenweg 2 48282 Emsdetten Fon 0 25 72 / 93 65-0 Fax 0 25 72 / 93 65-10 info@microplan.de Ansprechpartner: Thomas Lanzer DATEV-Kundenbetreuung Lanzer@microplan.de