ELStAM im IPV-System

ELStAM im IPV-System Inhalt ELStAM im IPV-System 1 0. Allgemeines 3 1. Vorbereitungen 3 1.1 Starttermin 3 1.2 Daten für den elektronischen Abruf der ELStAM 4 1.2.1 Arbeitnehmer 4 1.2.2 Arbeitgeber 4 1.2.3 Ref(erenz)DatumAG 5 1.3 Infotyp Steuerdaten D (IT 0012) 5 1.3.1 Neuer Datensatz 5 1.3.2 Vorbereiten der Stammdaten auf den ELStAM-Start 9 1.4 Anpassung der AdHoc-Query 9 2. Auswertungen für die Prüfung der Stammdaten 10 2.1 Report RPUE2PD0 ELStAM Lohnsteuermerkmale prüfen 10 2.2 Report RPLE2AD0 ELStAM fehlende ID-Nr. prüfen 11 2.3 Report RPCE2LD0 ELStAM Lohnsteuermerkmale anzeigen 12 (Sachbearbeiterliste) 12 2.4 Report RPCE2LD0_TODO Sachbearbeiter Aufgabenliste 13 3. Aktivitäten durch die Abrechnungssachbearbeitung 14 3.1 Start des Verfahrens - Erstanmeldung - 14 3.2 Monatliche An- und Abmeldungen 14 3.2.1 Erstellen von Meldungen 14 3.2.2 Sammeln und Versenden der Meldungen 17 3.3 Rückmeldungen 17 3.4 Änderungsliste 17 3.5 Zuordnen der bereitgestellten ELStAM-Daten 18 Autor: LVwA PS IPV Seite 1

3.6 Aktualisieren der Stammdaten 18 3.7 Report ELStAM-Daten verwalten 19 4. Abweichungen zwischen Steuerdaten 2013 (Lohnkonto) und ELStAM- Datenlieferung 19 5. Information der Arbeitnehmer 20 5.1 Erstinformation 20 5.2 Information bei Änderung der ELStAM 20 6. Besondere Sachverhalte 20 6.1 Erfassung Hinterbliebene 20 6.2 Änderungen im laufenden Beschäftigungsverhältnis 20 6.2.1 Keine Anmeldeberechtigung / keine Abrufberechtigung 20 6.2.2 Besondere Bescheinigung 21 6.3 Löschen einer Personalnummer 21 6.4 Verspätete Eingabe eines Eintritts 21 7. Fehler- / meldungen 22 Autor: LVwA PS IPV Seite 2

0. Allgemeines Ab 01.2013 wird das Steuerabzugsverfahren in der Entgeltabrechnung auf der Grundlage der Elektronischen LohnSteuerAbzugsMerkmale durchgeführt. Die Arbeitgeber können in 2013 sukzessive auf das ELStAM-Verfahren umstellen (Einführungszeitraum). Neben gesetzlichen Regelungen werden mit BMF-Schreiben weitere Regelungen für das ELStAM-Verfahren getroffen: BMF ELStAM Startschreiben (Entwurf vom 02.10.2012) BMF- LStAbzugsmerkmale (Entwurf vom 11.10.2012) Des Weiteren gibt es auf der Internetseite https://www.elster.de/arbeitg_elstam.php verschiedene Dokumente, die beachtet werden sollten. Inhalt dieser Beschreibung sind die Auswirkungen der Einführung des ELStAM- Verfahrens im IPV-System. Die inhaltlichen Auswirkungen der Einführung des ELStAM-Verfahrens auf die Personalbetreuung und die Entgeltabrechnung des Arbeitgebers sind nicht Inhalt dieser Beschreibung! 1. Vorbereitungen 1.1 Starttermin Der Gesetzgeber sieht vor, dass der Arbeitgeber entscheidet, wann er in 2013 mit ELStAM beginnt. Für das elektronische Verfahren ist im IPV-System der Starttermin in einer Tabelle zu hinterlegen. Diese Customizing-Einstellung wird nach Vereinbarung mit der jeweiligen IPV-anwendenden Stelle vom SSC vorgenommen. Mit dem Starttermin werden auch folgende Systemeinstellungen hinterlegt: Bei einem Austritt erfolgt ohne Verzögerung die Abmeldung bei der Clearingstelle. Dieses Systemverhalten kann durch Pflege des IT 0012 im Einzelfall übersteuert werden, s. Tz. 1.3 Infotyp Steuerdaten (IT 0012), Block Angaben zum ELStAM-Verfahren (elektronische Abzugsmerkmale). Im laufenden ELStAM-Verfahren können Meldungen von der Clearingstelle erfolgen, die ab dem Vorjahr gelten. In die Stammdaten werden diese Daten übernommen. Nach Abschluss des Steuerjahrs (s. Merkmal DSTLB Ausga- Autor: LVwA PS IPV Seite 3

bemonat Lohnsteuerbescheinigung) werden diese Daten aber in der Personalabrechnung nicht berücksichtigt. Nach einem Austritt oder der Ablehnung wegen Sperre wird im IT 0012 die Lohnsteuerklasse 6 hinterlegt, aber keine Angaben zur Kirchensteuerpflicht mitgegeben. Die Angaben zur Konfession aus dem Vorgängerdatensatz im IT 0012 werden nicht übernommen. Im Land Berlin beginnt die Senatsverwaltung für Finanzen als Arbeitgeber mit dem ELStAM-Verfahren am 01.01.2013. Nur für diesen Start vor dem 01.01.2013 ist es zulässig, Anmeldungen bereits vor dem eigentlichen Starttermin an die Clearingstelle zu versenden. Abmeldungen werden erst nach dem Starttermin versandt. Der Starttermin für die übrigen IPV-anwendenden Stellen steht noch nicht fest. Für die nach dem 01.01.2013 startenden Arbeitgeber ist es nicht möglich, vor dem Starttermin Anmeldungen zu übersenden. Weitere e werden zu einem späteren Zeitpunkt gegeben. 1.2 Daten für den elektronischen Abruf der ELStAM 1.2.1 Arbeitnehmer Für den Abruf der ELStAM durch den Arbeitgeber sind folgende Informationen des Arbeitnehmers (AN)* relevant: (melderechtliches) Geburtsdatum des AN, steuerliche Identifikationsnummer des AN, Auskunft des AN, ob der Arbeitgeber auch Hauptarbeitgeber (HAG) ist. Im IPV-System sind / werden diese Informationen in den Infotypen Daten zur Person (IT 0002) bzw. Steuerdaten D (IT 0012) hinterlegt. * Es wird der steuerrechtliche Begriff Arbeitnehmer verwendet. Die Ausführungen gelten gleichermaßen für alle Personalfälle im IPV-System. 1.2.2 Arbeitgeber Für die Anmeldung im ELStAM-Verfahren muss der Arbeitgeber eine gültige Elster- Authentifizierung sowie eine (AG-)Steuernummer zur Identifizierung der lohnsteuerlichen Betriebsstätte haben. Diese Daten sind für die IPV-anwendenden Stellen im IPV-System hinterlegt. Autor: LVwA PS IPV Seite 4

In der Regel gelten AG-Steuernummer und Authentifizierung für alle Abrechnungskreise einer IPV-anwendenden Stelle. Die Rückmeldungen der Clearingstelle beinhalten daher ggf. sowohl Rückmeldungen für den Besoldungs- als auch für den Tarifbereich. Für Buchungskreise mit mehr als einer lohnsteuerlichen Betriebesstätte werden zu gegebener Zeit gesonderte e gegeben. 1.2.3 Ref(erenz)DatumAG Dieser Begriff ist in den ELStAM-Verfahrensbeschreibungen häufig vorhanden. Es handelt sich um ein technisches Datum, das durch die SAP-Standardauslieferung zu ELStAM automatisch im Hintergrund generiert wird. 1.3 Infotyp Steuerdaten D (IT 0012) 1.3.1 Neuer Datensatz Nach erfolgter An- bzw. Abmeldung werden die Rückmeldungen der Clearingstelle von der Abrechnungssachbearbeitung abgeholt und zugeordnet. Im IT 0012 wird bei einer erfolgreichen Zuordnung der Rückmeldung von der Abrechnungssachbearbeitung maschinell ab Wirkungsdatum der Rückmeldung ein neuer Datensatz angelegt. Das Dynpro des IT 0012 wurde von SAP ELStAM entsprechend angepasst. Im laufenden Verfahren wird ein Datensatz ggf. auch rückwirkend angelegt und löst dann ggf. automatisch eine Nachberechnung aus. 1.3.1.1 Block Steuerkarte ELStAM Im Block Steuerkarte / ELStAM werden die Daten nach der elektronischen Übermittlung von der Clearingstelle und Aktualisierung des Datensatzes nur angezeigt. Die Felder sind nicht eingabebereit. Autor: LVwA PS IPV Seite 5

Für manuelle Änderungen werden die Felder durch Anklicken der Schaltfläche wieder eingabebereit. Bei einem Eintritt ist die manuelle Pflege des Blocks möglich. 1.3.1.2 Block Angaben zum ELStAM-Verfahren (elektronische Steuerabzugsmerkmale) Der neue Block enthält Felder, über die Dateneingaben zur Steuerung des ELStAM- Verfahrens im Einzelfall möglich bzw. erforderlich sind und die bei der Erstellung von An- und Abmeldungen berücksichtigt werden. Die SAP-Hilfe zu den einzelnen Feldern ist zu beachten. 1.3.1.2.1 Hauptarbeitgeber Das Kennzeichen wird maschinell gesetzt, wenn die Steuerklasse 1 bis 5 eingetragen wurde. Das Entfernen des Hakens ist bei Steuerklasse 1 bis 5 nicht möglich. Ist das Feld gefüllt, erfolgt die Anmeldung als Hauptarbeitgeber (HAG), ist das Feld nicht gefüllt, erfolgt die Anmeldung als Nebenarbeitgeber (NAG). Das manuelle Setzen des Hakens bei Steuerklasse 6 ist möglich. Es wird dann folgende meldung ausgegeben: Die Anmeldung wird trotzdem als Nebenarbeitgeber vorgenommen. Bei der Eingabe eines Eintritts sollte daher der Datensatz im IT 0012 nicht mit Steuerklasse 6 angelegt werden, damit keine Anmeldung als NAG erfolgt: Bei einer Anmeldung als NAG wird die Steuerklasse 6 zurückgemeldet. Die voraussichtlichen ELStAM sollten vom AN erfragt und dann im IT 0012 gepflegt werden. Autor: LVwA PS IPV Seite 6

1.3.1.2.2 Änderung durch ELStAM Das Kennzeichen wird maschinell gesetzt, wenn die Lohnsteuerabzugsmerkmale maschinell im IT 0012 eingespielt wurden. Ist das Kennzeichen gesetzt, ist der gesamte Prozess Erstanmeldung / Rückmeldung der ELStAM abgeschlossen. 1.3.1.2.3 Sperre ELStAM und Grund Wird von der Clearingstelle ein Sperrvermerk gemeldet, wird dies hier angezeigt. Der Grund wird von der Clearingstelle nicht mitgeteilt. Der Grund kann zur Dokumentation vom Sachbearbeiter ermittelt und eingetragen werden: 1.3.1.2.4 Sonderverarbeitung und Grund Im Feld Sonderverarbeitung stehen in der Wertehilfe folgende Werte zur Verfügung: Hierüber kann z. B. ein unbeschränkt steuerpflichtiger Arbeitnehmer vom ELStAM- Verfahren ausgeschlossen werden. Im Feld Grund stehen in der Wertehilfe folgende Werte zur Verfügung: 1. Weitere PerNr zur IdNr nicht teilnehmen Zwei Personalfälle mit derselben IdNr beim Arbeitgeber Sachverhalt ist von der Sachbearbeitung zu klären. 2. Auslandswohnsitz nicht teilnehmen Unbeschränkt steuerpflichtige AN mit Erstwohnsitz im Ausland nehmen derzeit nicht an ELStAM teil. Autor: LVwA PS IPV Seite 7

3. IdNr. nicht mitgeteilt nicht teilnehmen Teilt der AN die IdNr. nicht mit, ist dieser Grund einzutragen. 4. Änderungswunsch Freibetrag Anmeldung mit Abmeldung Vorgängersatz Bei der Anmeldung eines Nebenbeschäftigungsverhältnisses kann der AN einen gewünschten persönlichen Freibetrag angeben. In der Antwort der Clearingstelle wird dieser Freibetrag zurück gemeldet, wenn der AN vorher beim Finanzamt einen Hinzurechnungsbetrag beantragt hat. 5. Ersatzbescheinigung nicht teilnehmen Es wird vom AN eine Papierbescheinigung vorgelegt, die meist zeitlich befristet ist. Der AN nimmt am ELStAM-Verfahren nicht teil. Bei einer Befristung der Bescheinigung muss mit Ablauf der Befristung eine Anmeldung vorgenommen werden. Auch bei folgenden Sachverhalten ist die Pflege des Feldes Sonderverarbeitung erforderlich: Wechsel von HAG zu NAG Anmeldung mit Abmeldung Vorgängersatz Der AN teilt mit, dass das bestehende Hauptarbeitsverhältnis in ein Nebenarbeitsverhältnis umzuwandeln ist. Wechsel von NAG zu HAG Anmeldung mit Abmeldung Vorgängersatz Der AN teilt mit, dass das bestehende Nebenarbeitsverhältnis in ein Hauptarbeitsverhältnis umzuwandeln ist. Wird bei erfolgter Anmeldung die Sonderverarbeitung nicht teilnehmen vorgegeben, erfolgt eine Abmeldung bei ELStAM. Ggf. erfolgt gleichzeitig wieder eine Anmeldung. Dabei kann es vorkommen, dass von der Clearingstelle die Fehlermeldung Erneute Anmeldung nicht möglich Arbeitnehmer ist bereits angemeldet zurückgemeldet wird. Dann ist erst die Rückmeldung Abmeldung erfolgreich abzuwarten und eine erneute Anmeldung mit Sonderverarbeitung Anmeldung erzwingen vorzunehmen. Autor: LVwA PS IPV Seite 8

1.3.1.2.5 Sonderverarbeitung Anmeldung Folgende Ausprägungen sind möglich: Eine Anmeldung wird grundsätzlich durch die Maßnahme Eintritt oder Wiedereintritt ausgelöst. Bei anderen Sachverhalten ist über die Dateneingabe hier die Anmeldung zu erzwingen bzw. zu verhindern. 1.3.1.2.6 Sonderverarbeitung Abmeldung und Datum Abmeldung Folgende Ausprägungen sind möglich: Im IPV-System erfolgt die Abmeldung ohne Verzögerung bei Pflege der Maßnahme Austritt und nachfolgender Aktivität der Abrechnungssachbearbeitung ( Erstellen der An-/Abmeldungen). Durch entsprechende Dateneingabe ist hier im Einzelfall eine abweichende Verarbeitung möglich. 1.3.2 Vorbereiten der Stammdaten auf den ELStAM-Start Mit einem Report werden im IT 0012 Personalnummern ggf. maschinell auf nicht teilnehmen im ELStAM-Verfahren gesetzt. Dies ist der Fall, wenn trotz unbeschränkter Steuerpflicht ein Auslandswohnsitz oder Steuerklasse 6 hinterlegt ist und eine weitere Personalnummer mit gleicher Steuer-ID mit Steuerklasse 1-5 beim selben Arbeitgeber aktiv ist. Da dieser Report nur einmalig für jeden Abrechnungskreis vorgesehen ist, wird das SSC diese Aktivität ausführen. Die Protokolle werden der jeweiligen Anwendungssystembetreuung zur Verfügung gestellt. 1.4 Anpassung der AdHoc-Query Die neuen Felder im IT 0012 stehen ab Transporttermin 05.12.2012 in der AdHoc- Query für eine Auswertung zur Verfügung. Autor: LVwA PS IPV Seite 9

2. Auswertungen für die Prüfung der Stammdaten SAP hat Programme ausgeliefert, mit denen vor dem eigentlichen Start des Verfahrens und im laufenden Verfahren die Stammdaten geprüft werden können. Diese werden in die Bereichsmenüs ZPER, ZVADM und ggf. ZABR eingebunden. Ggf. sind aufgrund der Auswertungsergebnisse Aktivitäten der Sachbearbeitung erforderlich. aufgeru- Die Programmdokumentation ist zu beachten. Sie kann über den Button fen werden. 2.1 Report RPUE2PD0 ELStAM Lohnsteuermerkmale prüfen Rechtzeitig vor dem Start des ELStAM-Verfahrens werden mit diesem Report folgende Sachverhalte geprüft: 1. Kann ein Startdatum für das ELStAM-Verfahren ermittelt werden? Das SSC muss den Starttermin in einer Systemtabelle hinterlegt haben. Ansonsten wird folgende Fehlermeldung ausgegeben: Startdatum für das ELStAM- Verfahren nicht ermittelbar. 2. Lässt sich eine AG-Steuernummer ermitteln? Die AG-Steuernummer ist im IPV-System für die elektronische Lohnsteueranmeldung und Lohnsteuerbescheinigung hinterlegt. 3. Ist beim Mitarbeiter eine Identifikationsnummer (IdNr) im Infotyp Steuerdaten D (0012) hinterlegt? Folgende Fehlermeldung wird ggf. ausgegeben: Keine IdNr vorhanden Die ID-Nr. ist beim AN zu erfragen. 4. Ist die hinterlegte Steuer ID für die AG-Steuernummer eindeutig? Folgende Fehlermeldung wird ggf. ausgegeben: IdNr nicht eindeutig. Die Kombination Steuer-ID und lohnsteuerliche Betriebsstätte darf nur einmal vor- Autor: LVwA PS IPV Seite 10

handen sein. Diese Meldung wird z. B. ausgegeben, wenn eine Steuer-ID mehr als einmal beim selben Arbeitgeber vorhanden ist. Der Sachverhalt ist zu klären. Beispiel: Arbeitnehmer ist mit 2 Personalnummern und davon einmal mit Steuerklasse 1 bis 5 und einmal mit Steuerklasse 6 im Buchungskreis vorhanden. Nur das Hauptbeschäftigungsverhältnis nimmt am ELStAM-Verfahren teil. Das Nebenarbeitsverhältnis ist im IT 0012 auf nicht teilnehmen zu setzen. Der Report ist in den Bereichsmenüs ZPER und ZVADM Infosysteme Auswertungsreports Steuer im (neuen) Knotenpunkt ELStAM eingebunden. Im Bereichsmenü ZABR Infosysteme Auswertungsreports Steuer ist der Report ebenfalls eingebunden. Die Programmdokumentation ist zu beachten. Sie kann über den Button aufgerufen werden. 2.2 Report RPLE2AD0 ELStAM fehlende ID-Nr. prüfen Bei einem Eintritt ist der AN verpflichtet, die Steuer-ID mitzuteilen. Mit diesem Report kann der AG prüfen, ob der AN rechtzeitig die Steuer-ID mitgeteilt hat, damit die Anmeldung sowie die Rückmeldung der ELStAM möglich sind. Ist die vom Gesetzgeber vorgesehene Frist abgelaufen und wurde keine Steuer-ID mitgeteilt, ist die Eingabe der Steuerklasse 6 im IT 0012 vorzunehmen. Der Report ist in den Bereichsmenüs ZPER und ZVADM Infosysteme Auswertungsreports Steuer im (neuen) Knotenpunkt ELStAM eingebunden. Im Bereichsmenü ZABR Infosysteme Auswertungsreports Steuer ist der Report ebenfalls eingebunden. Die Programmdokumentation ist zu beachten. Sie kann über den Button aufgerufen werden. Achtung Eine Anmeldung in ELStAM wird erzeugt, wenn das Eintrittsdatum erreicht ist. Liegen zwischen dem Eintritts- und dem Anmeldedatum mehr als 6 Wochen, werden die ELStAM von der Clearingstelle mit Wirkung ab Anmeldung zurückgemeldet. Steuerrechtlich ist dann im IT 0012 für den Zeitraum Eintritt bis Rückmeldung der ELStAM Steuerklasse 6 zu pflegen! Autor: LVwA PS IPV Seite 11

2.3 Report RPCE2LD0 ELStAM Lohnsteuermerkmale anzeigen (Sachbearbeiterliste) Das ELStAM-Verfahren umfasst drei Prozesse: Anmeldung eines Arbeitnehmers, Abmeldung eines Arbeitnehmers, Änderungsliste pro Betrieb und Monat. Die Ergebnisse werden in entsprechenden Datentabellen systemtechnisch hinterlegt. Der Inhalt dieser Tabellen kann mithilfe des o. g. Reports in der Sachbearbeiterliste angezeigt werden. Insbesondere werden möglicherweise aufgetretene Fehler in der Reportausgabe entsprechend gekennzeichnet. Mit dieser Sachbearbeitliste ist nur die Anzeige, nicht die Bearbeitung möglich. Der Report ist in den Bereichsmenüs ZPER und ZVADM Infosysteme Auswertungsreports Steuer im (neuen) Knotenpunkt ELStAM eingebunden. Im Bereichsmenü ZABR Infosysteme Auswertungsreports Steuer ist der Report ebenfalls eingebunden. Die Programmdokumentation ist zu beachten. Sie kann über den Button aufgerufen werden. Es wird empfohlen, im Block Ausgabeoptionen Kurzprotokoll und Protokoll zu markieren, wenn die Anzeige am Bildschirm erfolgen soll ( keine Markierung bei Ausgabe als Druckliste im Block Druckoptionen). Beispiel: Nach dem Ausführen wird folgendes Bild angeboten: Autor: LVwA PS IPV Seite 12

Durch Öffnen des Knotenpunkts Personen, das Öffnen der weiteren Knotenpunkte und Doppelklick auf wird der Inhalt der Meldung an die Clearingstelle angezeigt: 2.4 Report RPCE2LD0_TODO Sachbearbeiter Aufgabenliste Aus dem ELStAM-Verfahren wird für die Personalsachbearbeitung eine Aufgabenliste erzeugt (s. auch Tz. 3.5 Aktualisieren der Stammdaten). Der Report ist in den Bereichsmenüs ZPER und ZVADM Infosysteme Pflegereports Sachbearbeiterlisten (Meldungsbearbeitung) ELStAM eingebunden. Die Programmdokumentation ist zu beachten. Sie kann über den Button aufgerufen werden. Im Anwenderhandbuch Kapitel VII sind die e im S22 zu beachten. Autor: LVwA PS IPV Seite 13

3. Aktivitäten durch die Abrechnungssachbearbeitung Diese Aktivitäten werden im (neuen) Berichtsbaum Steuer ELStAM eingebunden. Der Transport der neuen Berichtsbäume ist für den 05.02.2013 vorgesehen. Beim Start des ELStAM-Verfahrens für einen Arbeitgeber sind die Aktivitäten direkt von der Abrechnungssachbearbeitung auszuführen. Wenn ausreichend Erfahrung mit dem Gesamtprozess gesammelt wurden, können die Aktivitäten auch per Job eingeplant werden. Dazu wird sich das SSC zu gegebener Zeit äußern. 3.1 Start des Verfahrens - Erstanmeldung - Beim Start des Verfahrens werden alle Bestandsfälle (Status 2 Rentner bzw. 3 aktiv) angemeldet. Die Clearingstelle bestätigt die Anmeldung und meldet die ELStAM für die Bestandsfälle oder einen Fehlercode zurück. Zeitnah ( max. innerhalb von 5 Arbeitstagen) stellt die Clearingstelle die ELStAM zum Abruf bereit. Bei einem unterjährigen Start werden die ELStAM mit dem Wirkungsdatum = Starttermin zurückgemeldet. Es erfolgt keine Rückrechnung für die Zeit ohne die ELStAM. 3.2 Monatliche An- und Abmeldungen 3.2.1 Erstellen von Meldungen Regelmäßig werden von der Abrechnungssachbearbeitung maschinell An- und Abmeldungen erstellt. Über die Pflege im IT 0012 ist für den einzelnen AN eine ggf. erforderliche Sonderverarbeitung zu realisieren. Ausgewertet werden die Infotypen Maßnahmen (IT 0000), Organisatorische Zuordnung (IT 0001) und Steuerdaten D (IT 0012). 3.2.1.1 Anmeldungen Systemseitig generiert werden Anmeldungen bei folgenden Sachverhalten: Eintritt / Wiedereintritt bzw. entsprechende VADM-Maßnahmen Wechsel der Steuerpflicht auf unbeschränkte Steuerpflicht Wechsel der lohnsteuerrechtlichen Betriebsstätte Wechsel des Haupt- und Nebenarbeitgebers Autor: LVwA PS IPV Seite 14

Ggf. bei Zahlungen nach Austritt. Eine Anmeldung wird erst an die Clearingstelle übersandt, wenn das Eintrittsdatum erreicht ist. Beispiel: Der Sachbearbeiter pflegt im ÄD 02.JJJJ einen Eintritt ab 01.03.JJJJ Die Anmeldung wird zwar bei nächster Gelegenheit erstellt und ist in der Sachbearbeiterliste mit dem Status neu vorhanden, die Übersendung an die Clearingstelle erfolgt frühestens am 01.03.JJJJ. Dies bedeutet, dass Neuzugänge ggf. im ersten Abrechnungsmonat mit den Lohnsteuerabzugsmerkmalen versteuert werden, die vom AN mitgeteilt und manuell im IT 0012 gepflegt wurden. Ggf. erfolgt nach Rückmeldung durch die Clearingstelle eine Überrechnung. 3.2.1.1.1 Eintritt Bei Durchführung der Maßnahme Eintritt (M01) wird der IT 0012 zur Pflege angeboten. Die Felder im Block Steuerkarte/ELStAM sind eingabebereit. Bei Eingabe der Steuerklasse 6 erfolgt die Anmeldung als Nebenarbeitgeber, auch wenn im IT 0012 das Feld Hauptarbeitgeber markiert wurde. 3.2.1.1.2 Verschiebung eines Eintritts 3.2.1.1.2.1 Verschiebung nach vorne Wurde die Eintrittsmaßnahme und die Anmeldung an die Clearingstelle durchgeführt sowie die Rückmeldung der ELStAM maschinell im IT 0012 eingespielt, erfolgt nach der Verschiebung des Eintrittsdatums auf einen Termin vor dem ursprünglichen Datum keine erneute (korrigierte) Anmeldung. Die Daten im IT 0012 sind mit den ELStAM-Daten manuell zu ändern. 3.2.1.1.2.2 Verschieben nach hinten Wurde die Eintrittsmaßnahme und die Anmeldung an die Clearingstelle durchgeführt sowie die Rückmeldung der ELStAM maschinell im IT 0012 eingespielt, erfolgt nach der Verschiebung des Eintrittsdatums auf einen Termin nach dem ursprünglichen Autor: LVwA PS IPV Seite 15

Datum eine Abmeldung sowie die erneute Anmeldung zum neuen Beginndatum der Eintrittsmaßnahme. Der Sachverhalt wird maschinell erkannt. 3.2.1.1.3 Zahlung nach Austritt Wird nach dem Austritt eine Einmalzahlung zahlbar gemacht, ist steuerrechtlich eine An- und Abmeldung vorzunehmen. Bei Anmeldung als HAG wird ggf. die gute ELStAM zurückgemeldet. Der neue Arbeitgeber erhält mit der nächsten Änderungsliste die Abmeldung ( Steuerklasse 6). 3.2.1.2 Abmeldungen Systemseitig generiert werden Abmeldungen bei folgenden Sachverhalten: Austritt Wechsel der Steuerpflicht zu beschränkt oder pauschal steuerpflichtig Wechsel der lohnsteuerlichen Betriebsstätte Wechsel des Haupt- und Nebenarbeitgebers. Die Abmeldung wird erst erstellt, wenn das Austrittsdatum erreicht ist. Im IT 0012 kann die Abmeldung zeitlich verschoben werden. Diese Vorgehensweise ist vor allem bei befristeten Arbeitsverträgen zu empfehlen, bei denen zu erwarten ist, dass ein unmittelbarer Anschluss des Beschäftigungsverhältnisses erfolgt. Die Pflege des Feldes ist aber von der Sachbearbeitung zu überwachen und ggf. anzupassen. 3.2.1.2.1 Maßnahme Austritt Bei Durchführung der Maßnahme Austritt (M10) wird der IT 0012 zur Pflege angeboten, damit ggf. der Zeitpunkt der Abmeldung manuell gepflegt werden kann. Die Abmeldung wird erst an die Clearingstelle übersandt, wenn das Austrittsdatum tatsächlich erreicht ist. Der Block Steuerkarte/ELStAM wird erst nach der Rückmeldung, die aufgrund der Abmeldung erfolgt, maschinell von SAP mit Steuerklasse 6 gefüllt. Dieses Vorgehen Autor: LVwA PS IPV Seite 16

stellt sicher, dass ein Personalfall auch nach der ELStAM-Abmeldung noch abrechnungsfähig ist. 3.2.1.2.2 Austritt verschieben / löschen Beim Verschieben des Austrittsdatums bzw. beim Löschen eines Austritts erfolgt eine Anmeldung bei ELStAM, sofern durch den Austritt bereits eine Abmeldung erstellt wurde. Eine Abmeldung wurde dann erstellt, wenn das Verschieben oder das Löschen nach dem Austrittsdatum erfolgte. 3.2.2 Sammeln und Versenden der Meldungen Alle Meldungen mit dem Status neu werden mit einem Report gesammelt (s. aber Tz. 3.2.1.1). Es werden für An- und Abmeldungen separate Dateien erstellt. Für die Ü- bertragung an die Clearingstelle werden Einträge im sog. B2A-Manager angelegt ( nur durch die Abrechnungssachbearbeitung einsehbar). Die Einträge im B2A- Manager haben den Status und den Substatus neu / neu. In einem weiteren Arbeitsschritt werden die Daten komprimiert, verschlüsselt und an die Clearingstelle übersandt. Die Clearingstelle bestätigt den Empfang der Daten, kontrolliert die formelle Korrektheit und liefert für den weiteren Prozess ein Transferticket ( Identifikator der jeweiligen Übertragung). Der Status im B2A-Manager steht jetzt auf In Verarbeitung, der Substatus auf übertragen. Hat die Clearingstelle die Daten angenommen, wird ein Protokoll für den Arbeitgeber über die formelle Korrektheit der Daten erzeugt. Der Status im B2A-Manager steht auf ok, der Substatus auf abgeschlossen. 3.3 Rückmeldungen Nach erfolgreicher Anmeldung erfolgt die Rückmeldung der ELStAM für den AN von der Clearingstelle innerhalb von ca. 5 Arbeitstagen. Bei der erfolgreichen Abmeldung wird die Verbindung des Arbeitgebers zum AN auf der ELStAM-Datenbank getrennt. Der Arbeitgeber erhält keine Änderungen der ELStAM-Daten für den abgemeldeten AN. 3.4 Änderungsliste Die ELStAM werden auf der Datenbank automatisch gebildet. Anstoß für Änderungen der ELStAM können geänderte Meldedaten (ereignisbezogen) oder Eingaben des Finanzamtes (antragsbezogen) sein. Autor: LVwA PS IPV Seite 17

Die monatlichen Änderungslisten werden auf der Basis der zum Stichtag (= letzter Werktag des Monats) vorliegenden Daten gebildet und bis zum 5. Arbeitstag eines Monats bereitgestellt. Sie sind von den Arbeitgebern zwingend abzurufen. Ggf. wird der Abruf angemahnt. Die Änderungslisten werden jeden Monat erzeugt, auch wenn sich keine Lohnsteuerabzugsmerkmale geändert haben. Die Änderungsliste ist dann ohne Inhalt und dient lediglich der Dokumentation. Der Arbeitgeber muss festlegen, wann der Abruf der Änderungsliste erfolgt. Zu beachten ist, dass ggf. Aktivitäten der Personalsachbearbeitung erforderlich werden. Achtung Eine Neuanmeldung mit der Steuerklasse 6 (NAG) löst bei einem Bestandsfall (bei einem anderen Arbeitgeber) keine Änderung der ELStAM aus. Im Gegensatz dazu führt eine Neuanmeldung mit Steuerklasse 1 bis 5 (HAG) bei einem Bestandsfall (bei einem anderen Arbeitgeber) eine Änderung mit Steuerklasse 6 aus! Es wird dann folgender ausgegeben: Besteuerungsmerkmale wurden maschinell auf 6 gesetzt, da anderer Hauptarbeitgeber vorhanden. Ggf. sind weitere Tätigkeiten der Personalsachbearbeitung erforderlich. 3.5 Zuordnen der bereitgestellten ELStAM-Daten Nach dem Abholen der Rückmeldungen bzw. einer Änderungsliste werden in einem weiteren Arbeitsschritt die ELStAM-Daten in einer Systemtabelle gespeichert und anhand der Steuer-ID einem Arbeitnehmer zugeordnet. 3.6 Aktualisieren der Stammdaten Sind die Meldungen zugeordnet, werden in einem weiteren Arbeitsschritt für die selektierten Personalfälle der Infotyp Steuerdaten D (IT 0012) kopiert und ab Gültigkeitsdatum der gelieferten ELStAM mit den neuen Steuerabzugsmerkmalen angelegt. Dateneingaben im Block Angaben zum ELStAM-Verfahren (elektronische Steuerabzugsmerkmale) werden im neuen Datensatz gelöscht und sind ggf. erneut einzupflegen. Autor: LVwA PS IPV Seite 18

Bei der Antwort auf eine Abmeldung wird im neuen IT 0012 die Steuerklasse 6 hinterlegt. Es werden keine Angaben zu Konfessionen aus dem alten Datensatz übernommen. Liegen im IT 0012 mehrere Datensätze ab Gültigkeitsbeginn der Änderung vor, wird nur der erste Datensatz aktualisiert und eine Warnmeldung ausgegeben. War die Aktualisierung der Stammdaten erfolgreich, wird der Status der Meldung auf verarbeitet gesetzt. War die Aktualisierung nicht erfolgreich, wird der Status der Meldung auf fehlerhaft gesetzt. Über die Sachbearbeiter Aufgabenliste (s. Tz. 2.4) sind die Fehlermeldungen von der Personalsachbearbeitung zu klären. Ändert sich ein Abzugsmerkmal, wird ein kompletter Datensatz an den Arbeitgeber übersandt. 3.7 Report ELStAM-Daten verwalten Kann eine ELStAM-Meldung nicht eindeutig einer Personalnummer zugeordnet werden, ist der Sachverhalt von der Personalsachbearbeitung zu prüfen und zu korrigieren. Danach kann mit diesem Report die Zuordnung erneut vorgenommen werden. Ist diese erfolgreich, sind im Anschluss für die Personalnummer die Stammdaten im IT 0012 zu aktualisieren (s. Tz. 3.5). 4. Abweichungen zwischen Steuerdaten 2013 (Lohnkonto) und ELStAM-Datenlieferung Erfahrungen von Pilotanwendern haben gezeigt, dass es ca. 20 Prozent Abweichungen zwischen den im IT 0012 für 2013 vorhandenen Stammdaten und der ELStAM- Datenlieferung gibt. Ursachen für diese Abweichungen können u. a. sein: Änderung der Steuerklasse Änderung der Konfession persönlicher Freibetrag Kinderfreibetrag. Die Klärung der Abweichungen und die Information des AN obliegen dem Arbeitgeber. Autor: LVwA PS IPV Seite 19

5. Information der Arbeitnehmer 5.1 Erstinformation Die Vorschriften zum ELStAM-Verfahren sehen grundsätzlich die Information des AN durch den Arbeitgeber vor. 5.2 Information bei Änderung der ELStAM Werden Änderungen auf der ELStAM-Datenbank dem Arbeitgeber gemeldet (s. Tz. 3.3) und die Stammdaten im IT 0012 aktualisiert, werden die Änderungen in der Personalabrechnung berücksichtigt. Die Information des AN über die geänderte ELStAM erfolgt durch Andruck der Lohnsteuerabzugsmerkmale auf dem Entgeltnachweis. Im IPV-System erfolgt der Andruck nur auf dem Entgeltnachweis des aktuellen Monats. Haben sich die Lohnsteuerabzugsmerkmale rückwirkend geändert, wird über diese Änderung auf dem Nachberechnungsbeleg nicht informiert. Dies ist nach rechtlicher Klärung zurzeit auch nicht erforderlich. 6. Besondere Sachverhalte 6.1 Erfassung Hinterbliebene Es nicht möglich, für den mit der Maßnahme Erfassung Hinterbliebene (M73) eingepflegten Personalfall eine ELStAM-Anmeldung zu erzeugen, da dieser den Status 0 ausgetreten hat. Es wird folgende Fehlermeldung ausgegeben: Fehler bei Bestimmung des Beschäftigungsbeginns laut Arbeitsvertrag. Das SSC klärt, ob ggf. eine Änderung der Systemeinstellungen (z. B. Status 3 aktiv) erforderlich ist. 6.2 Änderungen im laufenden Beschäftigungsverhältnis 6.2.1 Keine Anmeldeberechtigung / keine Abrufberechtigung Bei folgenden Sachverhalten werden die o. g. codes zurückgemeldet: Tod des AN Sperre des Finanzamtes aufgrund fehlerhafter Meldedaten (Besondere Bescheinigung) Beendigung der Meldepflicht wegen Umzug ins Ausland, unbekanntem Wohnsitz oder Abmeldung von Amtswegen Antrag des AN auf Voll-/Teilsperre Autor: LVwA PS IPV Seite 20

Bei der Aktualisierung der Stammdaten wird Steuerklasse 6 gesetzt. Zusätzlich wird eine Warnung ausgegeben. Wurde der neue Sachverhalt bereits manuell im IT 0012 gepflegt, wird dies maschinell erkannt und keine Steuerklasse 6 gesetzt. Der Sachverhalt ist von der Sachbearbeitung zu klären. 6.2.2 Besondere Bescheinigung Stellt das Finanzamt fest, dass ELStAM-Daten für einen AN fehlerhaft sind, kann die Übertragung an den Arbeitgeber gesperrt werden. Gleichzeitig erhält der AN eine Besondere Bescheinigung zur Vorlage beim Arbeitgeber. Die mit dieser Bescheinigung mitgeteilten Lohnsteuerabzugsmerkmale sind manuell im IT 0012 zu pflegen. Achtung Wurde die Sperre vor der Anmeldung gesetzt, erhält der Arbeitgeber keine Information über die Aufhebung der Sperre, da die Anmeldung nicht erfolgreich war. Nach Mitteilung über die Aufhebung der Sperre ist eine (erneute) Anmeldung des AN durch die entsprechende Pflege im IT 0012 zu erzwingen. Wurde die Sperre nach der Anmeldung gesetzt, werden nach Aufhebung der Sperre dem Arbeitgeber die ELStAM per Änderungsliste mitgeteilt. 6.3 Löschen einer Personalnummer Abrechnungsergebnisse sind für das An- bzw. Abmelden eines AN nicht erforderlich. Das Setzen der Sperre für die Personalabrechnung im Infotyp Abrechnungsstatus (IT 0003) verhindert nicht die Anmeldung / Abmeldung bei ELStAM. Das Löschen einer Personalnummer, die noch nicht abgerechnet wurde, ist durch die Personalsachbearbeitung möglich. Das Löschen ist nicht vorzunehmen, wenn bereits eine ELStAM-Anmeldung bei der Clearingstelle erfolgt ist, da ansonsten dauerhafte Fehlermeldungen möglich sind. Bei ELStAM ist die Korrektur via Internet wie z. B. bei der DEÜV bzw. bei der VBL nicht möglich. Zurzeit wird vom SSC geprüft, wie bei diesem Sachverhalt vorzugehen ist. 6.4 Verspätete Eingabe eines Eintritts Liegen zwischen Beschäftigungsbeginn und Anmeldung mehr als sechs Wochen (z. B. bei rückwirkender Eingabe des Eintritts), erhält der Arbeitgeber die ELStAM erst ab Anmeldedatum. Für die Zeit davor ist ggf. Steuerklasse 6 zu pflegen. Autor: LVwA PS IPV Seite 21

7. Fehler- / meldungen Werden im Verlauf der ELStAM-Aktivitäten Fehler- oder meldungen ausgegeben, ist im ersten Schritt zu prüfen, ob es sich um eine inhaltliche Meldung handelt. Eine inhaltliche Meldung ist in der Regel von der Personalsachbearbeitung mit dem AN zu klären. Handelt es sich um eine technische Meldung, ist eine Hotline-Anfrage zu stellen. Autor: LVwA PS IPV Seite 22