4.1 Aufbau und Eingabe von Formeln

4.1 Aufbau und Eingabe von Formeln Grundlagen zu Formeln Formeln sind Berechnungen, die in eine Zelle oder in die Bearbeitungsleiste eingetragen werden können. Standardmässig zeigt Excel in der Bearbeitungsleiste die Formel und in der Zelle das Ergebnis an. Nach jeder Veränderung in der Tabelle werden automatisch alle Formeln neu berechnet und die aktuellen Ergebnisse angezeigt. Formel und Formelergebnis Bestandteile einer einfachen Formel Kennzeichnung als Formel Operator Multiplikation Operator Division Zellbezüge Konstante Variable Werte Einfache Formeln Gleichheitszeichen Die Eingabe der Formel wird immer mit einem Gleichheitszeichen (=) eingeleitet. Zellbezüge Konstanten Mathematische Operatoren Klammern Zellbezüge sind Koordinaten von Zellen, mit deren Inhalt gerechnet wird, beispielsweise A1, B3, F5 für einzelne Zellen. Verschiedene Zellbezüge werden von Excel während der Formeleingabe automatisch in verschiedenen Farben dargestellt. Bei Funktionen, die eine besondere Form von Formeln darstellen, können Sie Zellbezüge auch für Zellbereiche angeben, z. B. A1:A10, C1:G1. Konstanten sind vorgegebene feste Werte, die sich nicht aus einer Berechnung ergeben. Konstante Werte können nur innerhalb der Formel selbst eingegeben oder geändert werden. Beispiele für Konstanten sind Zahlen (z. B. 500, 75%, CHF 1'200 ) oder Texte (z. B. "Auswertung", "1999"). Folgende mathematische Operatoren stehen für Berechnungen zur Verfügung: + (Addition) / (Division) - (Subtraktion) ^ (Potenz) * (Multiplikation) Mithilfe von Klammern () kann die Reihenfolge der Berechnung beeinflusst werden. Klammern können dabei auch geschachtelt werden. Um die Übersichtlichkeit zu erhöhen, werden die jeweils zusammengehörenden Klammern während der Eingabe und der Bearbeitung von Formeln automatisch fett hervorgehoben. In Formeln gilt die übliche mathematische Regel der Punkt- vor Strichrechnung. 38 Erste Schritte mit Microsoft Office Excel 2007 by PC-Broker Mäder

Aufbau und Eingabe von Formeln 4.1 Formel direkt eingeben Markieren Sie die Zelle, in der das Ergebnis der Formel angezeigt werden soll. Geben Sie ein Gleichheitszeichen (=) ein. Geben Sie anschliessend die Formel ein. Schliessen Sie die Eingabe mit der RETURN -Taste ab. Formel-AutoKorrektur Excel erkennt die häufigsten Fehler bei der Eingabe einer Formel und bietet in einem Dialogfenster einen Korrekturvorschlag an. Hinweis der Formel-AutoKorrektur Die folgende Tabelle zeigt Beispiele für häufige Fehler bei der Eingabe von Daten und Formeln: Fehlerbeschreibung Beispiel Korrekturvorschlag Sie haben zwei Operatoren hintereinander eingegeben. =A1+*B1 =A1+B1 Sie haben einen Zellbezug mit einem Leerzeichen eingetragen. =A 1/B1 =A1/B1 Sie haben zwischen den Ziffern einer Zahl ein Leerzeichen eingegeben. =B4*2 7 =B4*27 Erste Schritte mit Microsoft Office Excel 2007 by PC-Broker Mäder 39

4.2 Die Funktion SUMME Was ist die Funktion SUMME? Die Funktion SUMME ist eine spezielle vorgefertigte Formel, mit der Sie schnell Zeilen- und Spaltensummen erzeugen können. Summenberechnung mit dem Operator "+" Summenberechnung mit der Funktion SUMME Wenn Sie das Symbol (Register START, Gruppe BEARBEITEN) anklicken, fügt Excel die Funktion SUMME in die aktive Zelle und in die Bearbeitungsleiste ein. Dabei interpretiert Excel standardmässig den zusammenhängenden gefüllten Zellbereich, der direkt an die aktive Zelle anschliesst, als Summenbereich. Dieser Bereich wird als Koordinatenvorschlag in die Summenfunktion eingefügt und innerhalb der Tabelle durch einen Laufrahmen hervorgehoben. Durch Ziehen des Laufrahmens in die gewünschte Richtung oder Markieren eines anderen Zellbereichs kann der Summenbereich verändert werden. Die Zellbezüge werden von Excel entsprechend in der Summenfunktion angepasst. Funktion SUMME mit dem Symbol AUTOSUMME einfügen Markieren Sie die Zelle, in der das Ergebnis der Summenberechnung stehen soll. Klicken Sie im Register START in der Gruppe BEARBEITEN auf das Symbol. Excel blendet eine Infobox mit der Beschreibung des Funktionsaufbaus ein und schlägt einen Summenbereich vor. Bestätigen Sie den Vorschlag mit der RETURN -Taste. oder Markieren Sie den gewünschten Zellbereich, und bestätigen Sie die Eingabe mit RETURN. Die Funktion SUMME einfügen Laufrahmen für Summenbildung Vorgeschlagener Summenbereich Excel erkennt einen zusammenhängenden Summenbereich nur, wenn keine Leerzellen vorhanden sind. Daher müssen Sie vor der Summenbildung leere Zellen mit Nullen versehen oder während der Summenbildung den Laufrahmen durch Ziehen verändern. Fügen Sie nachträglich neue Zellen in den Summenbereich ein, werden diese automatisch mit in den Summenbereich übernommen. Die neue Summe wird sofort berechnet. Leere Zellen bei der Funktion SUMME 40 Erste Schritte mit Microsoft Office Excel 2007 by PC-Broker Mäder

Die Funktion SUMME 4.2 Durch Anklicken des Hyperlinks Funktionsname innerhalb der Infobox erhalten Sie zusätzliche Informationen aus der Excel- Hilfe über die betreffende Funktion. Sie können die Funktion SUMME auch durch Betätigen der Schaltfläche AUTOSUMME (Register FORMELN, Gruppe FUNKTIONSBIBLIOTHEK) einfügen. Schnell Spalten- und Zeilensummen erzeugen In Excel lassen sich gleichzeitig Spalten- und Zeilensummen erzeugen. Markieren Sie hierzu den gewünschten Summenbereich und die angrenzenden leeren Zellen. Aktivieren Sie das Symbol. Spalten- und Zeilensummen erzeugen Erste Schritte mit Microsoft Office Excel 2007 by PC-Broker Mäder 41

4.3 Zellbezüge durch Zeigen in Formeln einfügen Zellbezüge in Formeln verwenden Eine Zelle Ein Zellbezug wird durch den Spaltenbuchstaben und die Zeilennummer angegeben. Zellbereiche Beispiele: C5, F9, A3, H38 Der Zellbezug eines Zellbereichs wird durch die erste und letzte Zelle, getrennt durch einen Doppelpunkt, dargestellt. Zellbereiche werden für Funktionen benötigt, beispielsweise zur Berechnung von Summen. Beispiele für mehrere Zellen einer Spalte: Beispiele für mehrere Zellen einer Zeile: Beispiele für Zellen mehrerer Zeilen und Spalten: A1:A4, C5:C9 A3:C3, C7:H7 A1:B4, B2:C5 Zellbereich A1:A4 Verschiedene Zellbereiche Zellbereich A3:C3 Zellbereich A1:B4 Zellbezüge durch Zeigen eingeben Bei der direkten Eingabe der Zellbezüge in Formeln besteht die Gefahr, dass eine Formel durch Tippfehler falsche Spaltenbuchstaben bzw. Zeilennummern enthält. Excel bietet deshalb eine sicherere Methode zur Eingabe der Zellbezüge: Sie können Zellbezüge durch Zeigen mit der Maus festlegen, statt hierfür die Tastatur zu verwenden. Beginnen Sie die Formeleingabe wie gewohnt. Klicken Sie mit der linken Maustaste die Zelle an, deren Zellbezug Sie in der Formel verwenden möchten. Excel setzt automatisch die Koordinaten der entsprechenden Zelle in die Formel ein. Die Zelle wird in der Tabelle durch einen Laufrahmen gekennzeichnet. Zellbezug und zugehöriger Laufrahmen werden von Excel durch die Zuweisung einer Farbe hervorgehoben. Um einen Bezug auf einen Zellbereich in die Formel aufzunehmen, ziehen Sie den Mauszeiger bei gedrückter linker Maustaste über mehrere Zellen. oder Möchten Sie Zellbezüge auf mehrere unabhängige Zellen in die Formel einfügen, betätigen Sie beim Anklicken der jeweiligen Zellen zusätzlich die CTRL -Taste. Vervollständigen Sie die Formel durch Eingabe der benötigten Operatoren und durch Zeigen weiterer Zellen. Bezug auf eine Zelle Bezug auf einen Zellbereich Bezug auf unabhängige Zellen Zellbezüge mit den Pfeiltasten zeigen Wenn Sie eine Formel direkt in die Zelle eingeben, können Sie zum Zeigen der Zellbezüge auch die Pfeiltasten verwenden. Das kann z. B. sinnvoll sein, wenn sich die entsprechenden Zellen nahe der Formelzelle befinden. Fehlerhaftes Zeigen korrigieren Wenn Sie einen falschen Zellbezug markiert haben, können Sie mit der KORREKTUR -Taste die entsprechenden Zellbezüge wieder aus der Formel entfernen. 42 Erste Schritte mit Microsoft Office Excel 2007 by PC-Broker Mäder

Formeln bearbeiten 4.4 Formeln ändern Klicken Sie doppelt auf die Zelle mit der Formel, die Sie bearbeiten möchten. oder Markieren Sie die betreffende Zelle, und betätigen Sie die Taste F2. Ändern Sie die Formel. Zellbezüge schnell mit der Maus ändern Grösse eines Zellbereichs ändern Zeigen Sie mit der Maus auf einen Anfasser ( ) an der Ecke des entsprechenden farbigen Rahmens. Der Mauszeiger ändert seine Form ( ). Ziehen Sie den Rahmen auf die gewünschte Grösse. Vorhandene Zellbezüge ersetzen Markieren Sie in der Formel den Bezug, den Sie ändern möchten. Klicken Sie auf die Zelle, zu der Sie den neuen Bezug herstellen möchten. oder Zeigen Sie auf den farbigen Rahmen des Bezugs, den Sie ändern möchten. Der Mauszeiger ändert seine Form ( ). Ziehen Sie den Rahmen auf die Zelle, zu der Sie einen neuen Bezug herstellen möchten. Excel korrigiert die Zellbezüge automatisch an der entsprechenden Stelle der Formel. Erste Schritte mit Microsoft Office Excel 2007 by PC-Broker Mäder 43

4.5 Schnellübersicht: Mit Formeln arbeiten Schnellübersicht Sie möchten einfache Formeln eingeben Gleichheitszeichen (=) einfügen, Zellbezüge mit den gewünschten mathematischen Operatoren eingeben, RETURN mit der Summenfunktion addieren Register START, Gruppe BEARBEITEN, Zellbezüge zeigen eine Formel ändern Zellbezüge während der Formeleingabe mit der Maus durch Zeigen (Anklicken der Zelle bzw. Markieren des Zellbereichs) bestimmen Doppelklick in die Zelle oder bei markierter Zelle F2 betätigen, Änderungen vornehmen, RETURN 44 Erste Schritte mit Microsoft Office Excel 2007 by PC-Broker Mäder