esupplier A User Guide for 3M s Vendors Lektion 1...2 Hauptmenue / Home Page...2 Oeffnen eines neuen Fensters...2 Herunterladen nach Excel...3 Vergroessern und Verkleinern des Bildschirms...4 Was ist ein Voucher oder eine Voucher Nummer?...4 Lektion 2: Rechnungen...5 Lektion 3: Zahlungen...10 Lektion 4: Kontostand anschauen...14 Lektion 5: Wareneingaenge...16 Lektion 6: Bestellungen...20 Page 1 of 24 3M 26/10/2007
Lektion 1 Hauptmenue / Home Page In jeder Lektion beginnen wir im Hauptmenue, oder HomePage. Das ist die Seite, die erscheint, nachdem Sie das Anmelden in PeopleSoft beendet haben. Sie koennen sehr einfach zum Hauptmenue / Home Page zurueckkehren, indem Sie auf den Home Link in der rechten oberen Ecke, der sich in jedem PeopleSoft Bildschirm befindet, druecken. Oeffnen eines neuen Fensters Wenn Sie sich Information, so wie eine Rechnung, anschauen, und Sie wuerden gerne nach einem anderen Dokument suchen, ohne die Informationen, die Sie zur Zeit auf dem Bildschirm haben, zu verlieren, druecken Sie auf den New Window Link in der rechten oberen Ecke des Bildschirms. Page 2 of 24 3M 26/10/2007
Herunterladen nach Excel Eine der besten Eigenschaften dieser Software ist die Moeglichkeit, die Informationen, die Sie sich anschauen, in eine Excel Tabelle herunterzuladen. Wo auch immer Sie dieses Symbol sehen, koennen Sie darauf druecken und PeopleSoft wird es automatisch fuer Sie nach Excel herunterladen. Page 3 of 24 3M 26/10/2007
Vergroessern und Verkleinern des Bildschirms Sie koennen das Erscheinungsbild des Menues auf der linken Seite des Bildschirms reduzieren, um mehr Platz fuer die Daten auf dem Bildschirm zu bekommen. Um dies zu tun, druecken Sie auf das - Symbol neben dem Wort Menu. Um das Menue wieder herzustellen, druecken Sie auf das gleiche Symbol. Was ist ein Voucher oder eine Voucher Nummer? Wenn Sie sich Bildschirm Ausdrucke in den Trainingsunterlagen anschauen, warden Sie oft das Wort Voucher sehen. Wenn 3M eine Lieferantenrechnung in unser PeopleSoft System bucht, wird eine interne Referenznummer generiert. Diese Nummer wird Voucher oder Voucher Nummer genannt. Es waere nuetzlich, sich einen Vermerk zu dieser Nummer zu machen und diese Nummer anzugeben, wenn Sie einen 3M Vertreter bzgl. einer Anfrage kontaktieren muessen. Page 4 of 24 3M 26/10/2007
Lektion 2: Rechnungen Im Hauptmenue, wie unten angezeigt, druecken Sie auf Review Payment Information ( Zahlungsinformationen anschauen ). Sie werden nun folgende Optionen sehen. Druecken Sie auf den Invoices ( Rechnungen ) Link: Page 5 of 24 3M 26/10/2007
Die Review Invoices Filter Options ( Rechnungen Anschauen Filter Optionen ) Seite wird nun angezeigt. Wir empfehelen, dass Sie nach Rechnungen suchen, indem Sie folgende Suchkriterien benutzen. From Invoice Number (Von Rechnungsnummer) - To Invoice Number (Bis Rechnungsnummer) From Date (Von Datum) - To Date (Bis Datum) From Amount (Von Betrag) - To Amount (Bis Betrag) Nachdem Sie Ihre Suchkriterien eingegeben haben, druecken Sie bitte auf den Search ( Such ) Knopf. Anmerkung: Wenn Sie ein hohes Bestellvolumen haben, kann es ein bis zwei Minuten dauern, bis das System diese findet. Um die Suche zu beschleunigen, versuchen Sie bitte so spezifisch wie moeglich mit Ihren Kriterien zu sein. Versuchen Sie z.b. die Datum Auswahl (Von Datum Bis Datum Felder) auf einen Zeitraum von 3 oder 4 Kalender Monaten zu begrenzen. Anhand des Beispieles aus dem Bildschirm Ausdruck oben, sucht der Benutzer nach einer Rechnung, die zwischen dem 01/03/2007 und 01/08/2007 datiert ist. Nach dem Druecken auf den Such Knopf, wird die Rechnungsliste Seite angezeigt. Page 6 of 24 3M 26/10/2007
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Die Rechnungsliste Seite ermoeglicht es Ihnen allgemeine Rechnungsinformationen anzuschauen und Details zu einer spezifischen Rechnung zu finden. Sie koennen detailierte Information zu einer bestimmten Rechnung sehen indem Sie auf die Rechnungsnummer in der Spalte mit dem Namen Invoice Number ( Rechnungsnummer ) druecken. Die Invoice Details ( Rechnungsdetail ) Seite wird nun angezeigt. Gehen Sie auf der Seite nach unten indem Sie die Bildlaufleiste rechts benutzen und weitere Informationen werden angezeigt, siehe Beispiel unten: Auf der o.g. Seite koennen Sie folgende Details anschauen, indem Sie auf den Link oder das Symbol druecken, dass neben der Feld Beschreibung auftaucht: Individuelle Positionsartikel, die die Rechnung ausmachen Liste der Zahlungen, die zu dieser Rechnung faellig sind Page 8 of 24 3M 26/10/2007
Details jeglicher Zahlungen, die bereits zu dieser Rechnung erfolgt sind Bestellungen, die 3M geschickt hat, die fuer diese Rechnung relevant sind. Anmerkungen: 1) Der Approval Status ( Gehnemigungsstatus ) ist entweder Zur Zahlung genehmigt, Abgelehnt oder Ausstehend. Der Payment Status ( Zahlstatus ) ist Zur Zahlung bereit, komplett Bezahlt oder zur Zahlung genehmigt. 2) Mit dieser PeopleSoft Version sind Links zu Wareneingaengen ueber die Rechnungssuche Seite nicht durchweg verfuegbar. Falls Sie also die Wareneingangsdaten sehen muessen, sehen Sie bitte Lektion 5 Wareneingaenge fuer die Anleitung. Page 9 of 24 3M 26/10/2007
Lektion 3: Zahlungen Im Hauptmenue, wie unten angezeigt, druecken Sie auf Review Payment Information ( Zahlungsinformation anschauen ). Sie sehen nun die folgenden Optionen. Druecken Sie auf den Payments ( Zahlungen ) Link: Dies bringt Sie zu der Revies Payment Filter Options ( Zahlungen anschauen Filter Optionen ) Seite: Page 10 of 24 3M 26/10/2007
Die Filter Optionen Seite ermoeglicht es Ihnen nach Zahlungen zu suchen. Geben Sie Ihre Kriterien ein, und druecken Sie auf den Search ( Such ) Knopf. Um die Suche zu beschleunigen empfehlen wir, dass Sie nach Zahlungen ueber die folgenden Optionen suchen: Rechnungsnummer From Payment Date (Vom Zahldatum) To Payment Date (Bis Zahldatum) In dem Beispiel unten sucht der Benutzer nach Zahlungen zwischen dem 01/05/2007 und 01/08/2007: Page 11 of 24 3M 26/10/2007
Die Payments Made ( Getaetigte Zahlungen ) Seite wird angezeigt: Diese Seite ermoeglicht es Ihnen eine Liste mit Zahlungsinformationen zu sehen, die Ihren Suchkriterien entsprechen. Page 12 of 24 3M 26/10/2007
Sie koennen Details zu bestimmten Zahlungen anschauen, indem Sie auf die Referenznummer in der Spalte mit dem Namen Reference drucken. Dieses bringt Sie auf die Payment Details ( Zahlungsdetail ) Seite: Druecken Sie auf die Bildlaufleiste auf der rechten Seite des Bildschirms, um nach unten zu gehen und den Rest der Informationen zu sehen: Anmerkung: Falls mehr als eine Rechnung in der Zahlung enthalten war, werden die Rechnungsnummer im unteren Teil des Bildschirms unter dem Abschnitt mit dem Namen Payment Advice ( Zahlungsavis ) aufgelistet. Page 13 of 24 3M 26/10/2007
Lektion 4: Kontostand anschauen Im Hauptmenue, wie unten angezeigt, druecken Sie auf den Review Payment Information ( Zahlungsinformationen anschauen ) Link: Sie sehen nun die folgenden Optionen. Druecken Sie auf den Account Balances ( Kontostand ) Link: Die Invoice List ( Rechnungsliste ) Seite wird angezeigt, und zeigt alle Rechnungen, die zur Zahlung faellig sind, an. Page 14 of 24 3M 26/10/2007
Um detailierte Informationen zu jeder Rechnung zu sehen, kann der Benutzer auf den Rechnungsnummer Link druecken, der in der Spalte mit dem Namen Invoice Number ( Rechnungsnummer ) enthalten ist. Die Invoice Details ( Rechnungsdetail ) Seite wird nun angezeigt. In diesem Bildschirm kann der Benutzer die Rechnungspositionen mit der Artikel ID, Beschreibung, Stueckpreis und Warenwert anschauen. Das Payment Schedule ( Zahlungsuebersicht ) Feld zeigt an, wann die Rechnung zur Zahlung faellig wird. Page 15 of 24 3M 26/10/2007
Lektion 5: Wareneingaenge Im Hauptmenue, wie unten angezeigt, druecken Sie auf den Manage Orders ( Bestellungen bearbeiten ) Link. Sie werden nun die folgenden Optionen sehen. Druecken Sie auf den View Receipts ( Wareneingaenge anschauen ) Link: Die Review Receipts Filter Options ( Wareingaenge anschauen Filter Optionen ) Seite wird nun angezeigt, die Ihnen ermoeglich, nach 3M Wareneingaengen zu suchen und diese anzuschauen. Page 16 of 24 3M 26/10/2007
Um die Suche zu beschleunigen empfehlen wir, dass Sie nach einem Wareneingang suchen, indem Sie folgende Suchkriterien benutzen und das Feld Receipt Status ( Wareneingang Status ) frei lassen. From Receipt Date (Von Wareneingang Datum) To Receipt Date (Bis Wareneingang Datum) From PO ID (Von Bestell ID) To PO ID (Bis Bestell ID) (Bitte beachten Sie, dass es nicht moeglich ist, nach Lieferanten Artikel ID zu suchen.) Im Beispiel unten sucht der Benutzer anhand des Wareneingangsdatum: Der Benutzer gibt das Datum vom 01/07/2007 bis 31/07/2007 ein und drueckt auf den Search ( Suchen ) Knopf. Die Receipt Lines ( Wareneingang Positionen ) Seite wird nun angezeigt. Diese Seite ermoeglicht es dem Benutzer Wareneingang Informationen anzusehen und Details zu Wareneingangspositionen auszuwaehlen. Page 17 of 24 3M 26/10/2007
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Um weitere Details anzuschauen, druecken Sie auf den Warenempfaenger ID Link in der Spalte mit dem namen Received ID. Die Receipt Details ( Wareneingang Positionen ) Seite wird nun zu dem ausgewaehlten Wareneingang angezeigt Druecken Sie auf die Bildlaufleiste auf der rechten Seite des Bildschirms um die ganze Seite zu sehen, die jegliche Bestellungen und Rechnungsinformationen listet, die gegen diesen Wareneingang gebucht sind. Page 19 of 24 3M 26/10/2007
Lektion 6: Bestellungen Im Hauptmenue, wie unten angezeigt, druecken Sie auf den Manage Orders ( Bestellungen Bearbeiten ) Link. Sie warden nun folgende Optionen sehen. Druecken Sie auf den Purchase Orders ( Bestellungen ) Link. Page 20 of 24 3M 26/10/2007
Die Purchase Orders Filter Options ( Bestellung Filter Optionen ) Seite erscheint nun, die Ihnen ermoeglicht, nach 3M Bestellungen zu suchen. Um Ihre Suche zu beschleunigen empfehlen wir das PO s Waiting for Acknowledgement ( Bestellungen, die auf Bestaetigung warten ) Kaestchen nicht anzukreuzen, und dass Sie nach Bestellungen unter Benutzung der folgenden Suchkriterien suchen: From PO ID (Von PO ID) To PO ID (Bis PO ID) From Date (Von Datum) To Date (Bis Datum ) (Bitte beachten Sie das eine Suche nach vendor item ID (Lieferanten Artikel ID) nicht moeglich ist.) Nachdem Sie Ihre Suchkriterein eingegeben haben, druecken Sie auf den Search ( Such ) Knopf. Anmerkung: Wenn Sie ein hohes Bestellvolumen haben, kann es ein bis zwei Minuten dauern, bis das System diese findet. Um die Suche zu beschleunigen, versuchen Sie bitte so spezifisch wie moeglich mit Ihren Kriterien zu sein und begrenzen Sie die Auswahl auf einen Zeitraum von 3 Monaten. Page 21 of 24 3M 26/10/2007
In dem u.g. Beispiel sucht der Benutzer ueber eine Bestellnummer. Bitte beachten Sie, dass der Benutzer eine Auswahl von Bestellnummern spezifiziert hat: From PO ID (Von PO ID) 1210034123 To PO ID (Bis PO ID) 1210034125 Die Ergebnisse werden im Purchase Order List ( Bestelliste ) Bildschirm angezeigt, und bieten Ihnen eine Zusammenfassung des Bestellstatus und des Gesamtbetrages an. Page 22 of 24 3M 26/10/2007
Indem Sie auf den Header Details ( Kopfzeilen Details ) Link druecken, koennen Sie sehen, welcher 3M Geschaeftsbereich diese Bestellung erstellt hat und den Einkaeufer Namen. Dieses ist besonders dann hilfreich, wenn Sie mehr als an eine 3M Niederlassung Rechnungen stellen. Um detailierte Informationen ueber eine bestimmte Bestellnummer zu sehen, druecken Sie auf den Bestellnummern Link in der Spalte mit dem Namen Purchase Order ( Bestellung ). Der Purchase Order Details ( Bestelluebersicht ) Bildschirm wird angezeigt. Rechnungen, die gegen diese Bestellungen gebucht wurden, werden im unteren Bereich des Bildschirms mit dem namen Invoice List ( Rechnungsliste ) angezeigt. Page 23 of 24 3M 26/10/2007
Sie koennen Rechnungsinformationen sehen, indem Sie auf den Invoice ( Rechnungen ) Link druecken. (Fuer mehr Informationen ueber das Suchen von Rechnungen, sehen Sie bitte Lektion 2 Rechnungen.) Page 24 of 24 3M 26/10/2007