Lexware lohn + gehalt pro 2012 Werner Seeger 1. Ausgabe, März 2012 LW-LG2012
1 Lexware lohn + gehalt pro 2012 1 Lexware lohn + gehalt pro 2012 In diesem Kapitel erfahren Sie welche Kenntnisse dieses neue Schulungshandbuch vermitteln möchte wie Sie sich auf die Arbeit mit dem Programm vorbereiten sollten Voraussetzungen Grundkenntnisse der Lohn- und Gehaltsabrechnung Grundlegende PC-Kenntnisse und eine installierte Version des entsprechenden Lexware-Programms 1.1 Vorwort Dieses Schulungshandbuch wurde geschrieben, um dem Anwender von Lexware lohn + gehalt pro 2012 die praxisorientierte Lohn- und Gehaltsabrechnung mit diesem Programm zu vermitteln. Mit Übungen aus dem Tagesgeschäft einer Lohnbuchhaltung wird gezeigt, wie diese mit dem Programm umgesetzt werden können. Ziel ist es, sowohl Neuanwender als auch Anwender mit Vorkenntnissen oder Nutzer anderer Lexware-Programme mit Lexware lohn + gehalt pro 2012 vertraut zu machen. Dieses Buch wurde mit dem Programm Lexware financial office pro 2012 erstellt. Es enthält die gleiche Funktionalität wie Lexware lohn + gehalt pro 2012. Als Betriebssystem war Windows 7 installiert. Sollten Sie mit einem anderen Betriebssystem arbeite, hat dies keine Auswirkung auf die Programmfunktionen bzw. deren Beschreibungen. Vereinzelt kann es jedoch Abweichungen z. B. bei Screenshots geben. Um die einzelnen Programmfunktionen so realistisch wie möglich darzustellen, haben wir eine Übungsfirma eingerichtet. Es handelt sich um die fiktive Firma Unger GmbH Baustoffhandel. Ihr Geschäftszweck besteht in dem Handel mit Baustoffen und Arbeitsgeräten für die Bauindustrie. Die Firma beginnt am 01.10.2011 ihre gesamte Lohn- und Gehaltsabrechnung mit Lexware lohn + gehalt pro 2012 durchzuführen. Ebenfalls wurde zum 01.10.2011 auch der Lexware buchhalter 2012 installiert. Damit sind die Voraussetzungen geschaffen, in einem integrierten System auch den Datentransfer zwischen Lohnbuchhaltung und Buchhaltung maschinell zu gewährleisten. Dies bedeutet eine erhebliche Arbeitsersparnis und verkürzt die Verarbeitungsdauer. In der Übungsfirma werden die monatlichen Lohndaten erfasst und die Abrechnung der Mitarbeiter sowie die erforderlichen Beitragsnachweise und Bescheinigungen erstellt. Weiterhin werden die Lohnsteuer- und Sozialversicherungsbeiträge ermittelt und die erforderlichen Meldungen erstellt. 4 HERDT-Verlag
Lexware lohn + gehalt pro 2012 1 Eine PDF-Datei mit den Lösungen der Lernzielkontrolle können Sie im Internet auf der Website des HERDT-Verlages unter http://www.herdt.com kostenlos herunterladen. Sie finden die entsprechenden Dateien, indem Sie über das Suchfeld nach lw-lg2012 suchen und in der Trefferliste den Titel des Buches wählen. Starten Sie den Download, indem Sie auf der anschließend angezeigten Webseite den Link anklicken. Den Datenbestand zum kostenlosen Download finden Sie unter http://www.herdt.de/lexware. 1.2 Vorbereitende Arbeiten Vor dem Beginn Ihrer Arbeiten mit Lexware lohn + gehalt pro 2012 sollten Sie einige nützliche Vorarbeiten erledigen. Da Sie mit dem Anlegen einer neuen Firma beginnen, ist es sinnvoll, alle erforderlichen Informationen vorab zu erfragen bzw. aufzubereiten. 1. Existieren für das Unternehmen Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen? 2. Liegen für jeden Mitarbeiter alle Daten (Arbeitsvertrag, Steuerdaten, Bankverbindung etc.) vor? 3. Gibt es Regelungen z. B. für Altersteilzeit, geringfügig Beschäftigte, Schichtbetrieb, Kfz-Nutzung, Reisekostenabrechnung etc.? 4. Mit welchem Geschäftsjahr und Monat wollen Sie die Abrechnung beginnen? 5. Mit welchem Kontenrahmen für die Übergabe der Lohn- und Gehaltsabrechnung an die Buchhaltung soll gearbeitet werden? 6. Liegen alle Stammdaten (Bankverbindungen, Steuerdaten etc.) vor, die Sie für die Neuanlage einer Firma benötigen? 7. Sollen externe Programme (z. B. Datev) mit Daten versorgt werden? 8. Wie soll das Programm installiert werden (Einplatz oder Mehrplatz)? 9. Wie wird die Datensicherung organisiert? (Eine regelmäßige Datensicherung auf ein externes Medium ist zwingend erforderlich; eine Sicherung auf der Festplatte ist keinesfalls ausreichend.) Schauen Sie sich die einzelnen Betriebsbereiche an. Machen Sie sich mit den Abläufen vertraut. Achten Sie auf Besonderheiten und evtl. Sonderregelungen. Je besser Sie das Unternehmen kennen, umso leichter fällt es Ihnen, die Informationen richtig einzuordnen und richtig abzurechnen. Gesetzliche Neuerungen 2012 Die bislang in Papierform von den Gemeinden ausgehändigte Lohnsteuerkarte wird nicht wie geplant im Jahr 2012, sondern aufgrund von Umstellungsproblemen erst im Jahr 2013 durch ein elektronisches Verfahren abgelöst. Die Lohnsteuerkarte 2010 behält deshalb auch in 2012 ihre Gültigkeit. Für Änderungen der Lohnsteuerkarte sind seit 2011 nicht mehr die Gemeinden, sondern die Finanzämter zuständig. Am 02.12.2012 wurde das Gesetz zur Aufhebung von Vorschriften zum Verfahren des elektronischen Entgeltnachweises (ELENA) im Bundesgesetzblatt verkündet und trat damit am 3. Dezember 2011 in Kraft. Ab diesem Zeitpunkt entfällt die Pflicht des Arbeitgebers, monatliche Meldungen zu Entgeltdaten im ELENA-Verfahren an die Zentrale Speicherstelle zu erstatten. HERDT-Verlag 5
1 Lexware lohn + gehalt pro 2012 Obwohl wir in diesem Buch mit der Abrechnung im Oktober 2011 beginnen, werden wir die ELENA-Meldungen für die Monate Oktober 2011 und November 2011 nicht mehr erstellen. In Lexware lohn + gehalt pro 2012 ist dieses Verfahren ebenfalls nicht mehr enthalten. Der Sozialausgleich entfällt auch für das Jahr 2012, da der durchschnittliche Zusatzbeitrag nach 242a SGB V auch für 2012 null beträgt. Mit Wirkung ab 01.12.2011 wurde ein neuer Tätigkeitsschlüssel eingeführt. Für monatliche Meldungen ab dem 01.12.2011 und Jahresmeldungen für 2011 ist der neue Schlüssel zu verwenden. Die Insolvenzgeldumlage wird zum 01.01.2012 auf 0,04 % festgelegt. Die bestehenden Freibeträge und Bemessungsgrenzen wurden auch für das Jahr 2012 wieder geändert. Der Beitragssatz für die gesetzlichen Krankenkassen beträgt unverändert 15,5 %. Der ermäßigte Beitragssatz bleibt ebenfalls bei 14,9 %. Einige Krankenkassen erheben bei ihren Mitgliedern Zusatzbeiträge, die jedoch von den Versicherten privat bezahlt werden müssen. Sie werden in der Lohn- und Gehaltsabrechnung nicht berücksichtigt. Der Arbeitgeber übernimmt davon keinen Anteil. Wichtige Neuerungen bei Lexware lohn + gehalt pro 2012 Die Änderungen aufgrund des neuen Tätigkeitsschlüssels wurden im Programm berücksichtigt. Für die Überleitung vom alten zum neuen Schlüssel steht ein Assistent zur Verfügung. Die Funktionen zur Erstellung der ELENA-Meldung wurden aus dem Programm entfernt. Im Zusammenhang mit der Einführung des Sozialausgleichs ab 2012 wurde der Datensatz für die Beitragsnachweise überarbeitet. Das Lexware Service Center wurde um noch mehr Informationen und Fachwissen erweitert. Symbolerläuterungen Wichtige Grundinformation Praxistipp Warnhinweis 6 HERDT-Verlag
9 Lexware lohn + gehalt pro 2012 9 Die erste Lohnabrechnung In diesem Kapitel erfahren Sie wie die Abrechnung durchgeführt wird wie evtl. Korrekturen durchgeführt werden Voraussetzungen Grundkenntnisse der Lohn- und Gehaltsabrechnung Kenntnisse der bisher behandelten Kapitel 9.1 Grundlagen Nachdem alle Lohndaten erfasst und geprüft sind und eine Datensicherung erstellt wurde, kann der erste Abrechnungslauf gestartet werden. Bei der Übernahme der Abrechnung vom Steuerberater bietet es sich an, erst einmal ein oder zwei Monate parallel abzurechnen und die Zahlen abzustimmen. Das hilft, Fehler zu erkennen, und gibt mehr Sicherheit. Sollten Sie einen bereits abgerechneten Monat korrigieren müssen, steht Ihnen der Korrekturmodus zur Verfügung (über BEARBEITEN Korrekturmodus). Hier öffnet sich der Assistent zur Durchführung einer Korrektur eines bereits abgerechneten Monats. Im Falle einer Korrekturabrechnung müssen alle Abrechnungslisten und -belege neu gedruckt und bereits erfolgte Zahlungen gegebenenfalls manuell korrigiert werden. 88 HERDT-Verlag
Die erste Lohnabrechnung 9 9.2 Erstellung der Lohnabrechnung Zur monatlichen Abrechnung gelangen Sie über die Startseite und den Menüpfad EXTRAS Abrechnungsund Beitragsnachweis-Assistent oder über den Programmbereich Beitragsnachweise und anschließend einen Klick auf Beitragsnachweise erstellen. Der folgende Assistent führt Sie systematisch durch die gesamte Abrechnung. 9.3 Schätzung der Beitragsnachweise Bevor mit der Abrechnung der Mitarbeiter begonnen werden kann, muss eine Schätzung für die Beiträge zur Sozialversicherung erstellt werden. Seit 2006 sind die Beiträge zur Sozialversicherung bereits zum drittletzten Banktag des Abrechnungsmonats fällig. Dies bedeutet, dass die Beitragsnachweise bereits vorher erstellt und an die Krankenkassen übermittelt werden müssen. Erfolgt eine Entgeltabrechnung für den Monat nach dem Stichtag, so ist die voraussichtliche Beitragsschuld auf der Basis des Vormonats so genau wie möglich zu schätzen. Falls Veränderungen in dem Monat vorhersehbar sind, müssen diese bekannten Veränderungen dann angegeben werden. Dies können u. a. sein: Veränderungen der Arbeitstage bzw. Arbeitsstunden Einmalzahlungen (beachten Sie die Behandlung von Einmalzahlungen in der SV) Änderungen bei Gehältern, Stundenlöhnen und Zuschlägen etc. Veränderung in der Anzahl von Beschäftigten Ab Januar 2007 ist auch ein vereinfachtes Schätzverfahren möglich. Wenn Sie die Voraussetzungen hierfür erfüllen, setzen Sie im Firmenstamm über den Pfad Lohn+Gehalt Sozialversicherung das Häkchen bei Die Voraussetzungen für das vereinfachte Schätzverfahren werden erfüllt. HERDT-Verlag 89
9 Lexware lohn + gehalt pro 2012 In der Eingabemaske Einstieg beginnen Sie daher mit der Alternative: Beitragsnachweise erstellen. Bestätigen Sie mit. Es wird wiederum ein Assistent zur Durchführung der Schätzung geöffnet. Nachdem Sie die Information gelesen haben, bestätigen Sie mit. In der folgenden Eingabemaske können Sie Änderungen für jeden Mitarbeiter vornehmen. 90 HERDT-Verlag
Die erste Lohnabrechnung 9 Lohnabrechnung bearbeiten: Über diese Schaltfläche gelangen Sie zur Erfassung der Abrechnungsdaten und können die Werte direkt verändern. Stundenerfassung bearbeiten: Wenn Sie für die Abrechnung die Stundenerfassung nutzen, können Sie die abzurechnenden Stunden ändern. Vorschau Lohnabrechnung: Die Auswirkungen Ihrer Änderungen können Sie anschließend in einer Vorschau der Abrechnung kontrollieren. Da uns bei Eingabe der Abrechnungsdaten bereits die endgültigen Werte vorlagen, müssen keine Korrekturen vorgenommen werden. Wechseln Sie mit zur nächsten Maske. Beginnen Sie mit einem Klick auf Beitragsnachweise kontrollieren. HERDT-Verlag 91
9 Lexware lohn + gehalt pro 2012 Zur Kontrolle erhalten Sie je Krankenkasse den folgenden Beitragsnachweis als Vorschau: 92 HERDT-Verlag
Die erste Lohnabrechnung 9 D Kontrollieren Sie die Vorschau und drucken Sie sie anschließend aus. Danach wird die Vorschau der Beitragsabrechnung erstellt. Seite 1 Seite 2 HERDT-Verlag 93
9 Lexware lohn + gehalt pro 2012 Seite 3 Nachdem alles kontrolliert wurde, können Sie anschließend die Beitragsnachweise erstellen. D Setzen Sie vor dem Ausdruck beider Formulare das Häkchen für mit der Abrechnungserstellung fortfahren und klicken Sie auf 94. HERDT-Verlag
Die erste Lohnabrechnung 9 Nach dieser Zwischenarbeit gelangen Sie wieder zurück in den Abrechnungsassistenten. Es folgt die Eingabemaske Mitarbeiter. Empfehlenswert ist, die Abrechnung für alle Mitarbeiter gleichzeitig durchzuführen. Klicken Sie auf und Sie gelangen zur Registerkarte Bezüge. Falls noch Korrekturen der Lohndaten erforderlich sind, haben Sie hier die Möglichkeit, die Abrechnung zu öffnen. Bestätigen Sie mit. HERDT-Verlag 95
9 Lexware lohn + gehalt pro 2012 Es folgt die Druckauswahl. Markieren Sie alle Ausdrucke, die nach der Abrechnung automatisch gedruckt werden sollen. Sollten Sie mehrere Kopien benötigen, können Sie dies über die Anzahl Ausdrucke eingeben. Nach einem Klick auf Ausdrucke. erhalten Sie eine Übersicht über die ausgewählten Bestätigen Sie mit. 96 HERDT-Verlag
Die erste Lohnabrechnung 9 Hier starten Sie den Ausdruck der Auswertungen. Setzen Sie diese Markierung, wenn Sie anschließend die elektronische Übermittlung der Lohnsteuer starten wollen. Wenn Sie die Ausdrucke nicht erstellen wollen, schließen Sie die Maske durch einen Klick auf. 9.4 Korrektur der laufenden Abrechnung Wird eine Korrektur der Abrechnung für den laufenden Monat notwendig (der Monatswechsel darf noch nicht durchgeführt sein), erfolgt diese über die normale Abrechnung. Bereits gedruckte Abrechnungslisten und Auswertungen müssen nach einer Korrektur der Abrechnung neu gedruckt werden, bereits erfolgte Zahlungen sind manuell zu korrigieren. Eine Korrektur bereits abgeschlossener Monate erfolgt im Korrekturmodus. Bei der Eingabe der Abrechnungsdaten wurde übersehen, dass Frau Feller einen VWL- Vertrag abgeschlossen hat. Für den Vertrag bezahlt Frau Feller monatlich 52,00 ein. Der Arbeitgeber übernimmt davon 26,00. HERDT-Verlag 97
9 Lexware lohn + gehalt pro 2012 Öffnen Sie zur Erfassung dieser Daten die Jahresübersicht über DATEI Jahresübersicht öffnen Frau Feller. Mit einem Doppelklick in dieses Feld wird die VWL- Erfassungsmaske geöffnet. Öffnen Sie durch einen Doppelklick in das Feld Oktober/VWL die VWL-Erfassungsmaske und geben Sie in die folgende Maske die Daten gemäß Abbildung ein. Für jeden Mitarbeiter können bis zu drei Verträge erfasst werden. Schließen Sie diese Erfassungsmaske, um wieder in die Jahresübersicht zu gelangen. 98 HERDT-Verlag
Die erste Lohnabrechnung 9 Arbeitgeberanteil an den VWL In der Jahresübersicht erscheint nun der Arbeitgeberanteil an den VWL, und das Gesamt- Brutto wurde neu ermittelt. Schließen Sie die Übersicht. Aufgrund dieser Änderung ist es zwingend erforderlich, die Abrechnung noch einmal zu wiederholen. Wenn Sie die erneute Abrechnung diesmal über das Register Lohnabrechnung aufrufen und nur für den geänderten Mitarbeiter durchführen, denken Sie daran, nicht nur einen geänderten Lohnbeleg für den betroffenen Mitarbeiter zu drucken. Sie müssen auch die anderen Berichte, wie Lohnjournal, Buchungsbeleg, Lohnsteueranmeldung, Krankenkassenbeiträge usw., neu drucken, da sich hier ebenfalls Änderungen ergeben. Lernzielkontrolle 1. Was ist vor jeder Abrechnung zu tun? Warum ist das so wichtig? 2. Was ist der Unterschied zwischen der Korrektur einer Abrechnung und einer Abrechnung im Korrekturmodus? 3. Wie wird eine Abrechnung für den aktuellen Monat korrigiert? 4. Wie oft kann eine solche Korrekturabrechnung durchgeführt werden? 5. Welche Daten sind für einen VWL-Vertrag zu erfassen? 6. Erläutern Sie den Unterschied zwischen Beitragsnachweis und Beitragsabrechnung. HERDT-Verlag 99