Excel/CSV: Datenübernahme FIBU

Excel/CSV: Datenübernahme FIBU Bereich: FIBU - Info für Anwender Nr. 1154 Inhaltsverzeichnis 1. Ziel 2. Voraussetzungen 3. Vorgehensweise 3.1. Sachkonten einlesen 3.2. Personenkonten einlesen 3.3. Buchungen einlesen 4. Details 4.1. Spaltenzuordnung vornehmen 4.2. Fehlerprotokoll bearbeiten 4.3. Protokollierung 5. Wichtige Informationen 2 2 3 3 5 7 9 9 11 14 14

Seite 2 1. Ziel Dieses Info beschreibt die Übernahme von Dateien im CSV-Format: Sachkonten Personenkonten Buchungen Buchungen können zusätzlich im Excel-Format (.xls bzw..xlsx) übernommen werden. Agenda-Software bietet vielfältige Möglichkeiten der Übernahme von Stamm- und Bewegungsdaten. Unser Consulting steht Ihnen unverbindlich zur Verfügung: 08031 2561-433 2. Voraussetzungen 1. Anforderung an die Importdatei Die Importdatei muss folgende Voraussetzungen erfüllen: 1. Alle Daten müssen sich auf dem ersten Tabellenblatt der Excel-Datei befinden. 2. Alle Daten müssen sich in der richtigen Spalte befinden (z. B. der Umsatz in der Spalte»Umsatz«). 3. Alle Spaltenüberschriften müssen vorhanden sein. 4. Wenn es Leerzeilen am Tabellenanfang gibt, merken Sie sich die Anzahl der Leerzeilen, die beim Einlesen ignoriert werden müssen. Diese Anforderungen erfüllen Sie, wenn Sie sich eine sogenannte Importvorlage erstellen 7. 2. Reihenfolge des Imports 1. Sachkonten 3 2. Personenkonten 5 3. Buchungen 7

Seite 3 3. 3.1. Vorgehensweise Sachkonten einlesen 1. Importvorlage erstellen Zum Einlesen der Sachkonten müssen die Daten in der richtigen Spaltenreihenfolge und mit den richtigen Spaltenüberschriften vorliegen. Erstellen Sie dazu eine Importvorlage, wenn ein Nachbearbeiten der Importdatei notwendig ist: 1.»Bestand Mandanten-Auswahl«. 2. Mandant und Wirtschaftsjahr öffnen. 3.»Transfer Daten auslesen Auslesen Sachkonten«. 4. Option <ASCII-Format> wählen. 5. Dateinamen und Speicherort festlegen. 6. <Starten>. 2. Importdatei bearbeiten 1. Importvorlage und Importdatei öffnen. 2. Daten aus der Importdatei in die Importvorlage importieren. Dabei auf die richtige Zuordnung der Spalten achten.

Seite 4 3. Sachkonten einlesen 1.»Bestand Mandanten-Auswahl«. 2. Mandant und Wirtschaftsjahr öffnen. 3.»Transfer Daten einlesen Einlesen Sachkonten«. 4. Importdatei über auswählen. 5. Optionen einstellen. Nur neue Konten anlegen Aus der Importdatei werden alle Sachkonten hinzugefügt, die nicht in Agenda FIBU vorhanden sind. Es werden keine Konten überschrieben. Vorhandene Konten überschreiben Alle, außer den individuell geänderten Konten werden mit Bezeichnung und Funktionen überschrieben. Auch individuelle Konten überschreiben Alle, auch die individuellen geänderten Konten werden mit Bezeichnung und Funktionen überschrieben (Kennzeichen»Individuell«). Vorhandene Kontenbeschriftungen überschreiben Alle Kontenbezeichnungen, nicht aber die standardmäßigen Kontenfunktionen werden überschrieben. Aktivkennzeichen setzen Wenn die Option gesetzt ist, wird das Konto im Aktivfilter berücksichtigt. Individualkennzeichen setzen Wenn die Option gesetzt ist, werden die individuell vorgenommen Änderungen am Konto nicht durch die Aktualisierung der Stammdaten überschrieben. 6. <Starten>.

Seite 5 3.2. Personenkonten einlesen Wenn Sie in Agenda FIBU nicht den Zahlungsverkehr und das Mahnwesen nutzen, müssen Sie nur die Kontennummern und Kontenbezeichnungen importieren! 1. Personenkonten Zum Einlesen der Personenkonten müssen die Daten in der richtigen Spaltenreihenfolge und mit den richtigen Spaltenüberschriften vorliegen. Erstellen Sie dazu eine Importvorlage, wenn ein Nachbearbeiten der Importdatei notwendig ist: 1.»Bestand Mandanten-Auswahl«. 2. Mandant und Wirtschaftsjahr öffnen. 3. Wenn keine Personenkonten vorhanden sind, erfassen Sie ein Personenkonto als Muster (z. B. Nr. 10000 Mustermann):»Stammdaten Buchungserfassung Debitoren«. 4.»Transfer Daten auslesen Auslesen Personenkonten«. 5. Option <ASCII-Format> wählen. 6. Dateinamen und Speicherort festlegen. 7. <Starten>. 2. Importdatei bearbeiten 1. Importvorlage und Importdatei öffnen. 2. Daten aus der Importdatei in die Importvorlage importieren. Dabei auf die richtige Zuordnung der Spalten achten.

Seite 6 3. Personenkonten einlesen 1.»Bestand Mandanten-Auswahl«. 2. Mandant und Wirtschaftsjahr öffnen. 3.»Transfer Daten einlesen Einlesen Personenkonten«. 4. Importdatei über auswählen. 5. Optionen einstellen: Nur neue Konten anlegen Aus der Importdatei werden alle Personenkonten hinzugefügt, die nicht in Agenda FIBU vorhanden sind. Es werden keine in Agenda bestehenden Personenkonten überschrieben. Vorhandene Konten überschreiben Alle in Agenda bestehenden Personenkonten werden mit den Konten aus der Importdatei überschrieben. Bestehende Konten löschen Alle bestehenden Personenkonten werden gelöscht. Anschließend wird der komplette Bestand aus der Datei neu eingelesen. Aktivkennzeichen setzen Wenn die Option gesetzt ist, wird das Konto im Aktivfilter berücksichtigt.

Seite 7 3.3. Buchungen einlesen 1. Importvorlage öffnen und bearbeiten 1.»\Agenda\Winfibu\Prog\Importbuchung.xls«: Importvorlage über <Strg+C> kopieren und an einem anderen Speicherort über <Strg+V> einfügen. 2. Die Musterdatei ist so aufgebaut, dass beim Einlesen keine Spaltenzuordnung mehr erfolgen muss. Spaltenreihenfolgen und Spaltenüberschriften dürfen nicht geändert werden! 3. Importdatei öffnen und Daten spaltenweise in die Importvorlage kopieren. Achtung Die rot gekennzeichneten Spalten müssen unbedingt mit Daten gefüllt werden! Wenn Sie mit der Maus auf die Spaltenüberschrift zeigen, erhalten Sie einen text mit weiteren Informationen. 4. Speichern.

Seite 8 2. Buchungen einlesen 1.»Bestand Mandanten-Auswahl«. 2. Mandant und Wirtschaftsjahr öffnen. 3.»Transfer Daten einlesen Einlesen Buchungen (Freies Format)«. 4. Importdatei über auswählen. 5. Optionsbereich öffnen (Klick auf Symbol): <Windows-Umlaute> und <Definitionsdatei aufrufen>. 6. Abrechnungsnummer und Buchungskreis wählen. Wenn Sie keinen Buchungskreis wählen, ordnet die Anwendung den Buchungskreis automatisch anhand der Kontenfunktionen zu. 7. <Starten>. 8. Spaltenzuordnung vornehmen 9. Fenster über schließen. Wenn die zu importierende Datei»Importbuchung.xls«lautet, öffnet sich die Definitionsdatei nicht. Die Spaltenzuordnung kann nicht geändert werden. 9. <Starten>.

Seite 9 10. Wenn beim Einlesen Fehler auftreten, erscheint folgende Abfrage: Wenn Sie mit <Ja> bestätigen, werden alle Buchungen eingelesen. Die fehlerhaften Buchungen 11 werden in der Buchungserfassung lila markiert und müssen nachträglich korrigiert werden. Wenn Sie den Einlesevorgang wiederholen, werden die Buchungen ein weiteres Mal hinzugefügt. Die ursprünglichen Buchungen werden nicht überschrieben. 4. 4.1. Details Spaltenzuordnung vornehmen Wenn die Spaltenzuordnung nicht korrekt ist, öffnet die Anwendung beim Einlesen folgendes Fenster:

Seite 10 Feld <Mit Kopfzeile> Beschreibung Datentabelle enthält Überschrift (Kopfzeile). Zeilen überlesen Anzahl der Zeilen erfassen, die zu Beginn der Datentabelle ignoriert werden sollen. Auch Leerzeilen sind anzugeben! Spaltenbezeichnung der Importdatei Zuordnen als Hier werden die Spaltenüberschriften (Kopfzeilen) der Importdatei angezeigt. Über die Auswahlfelder erfolgt die Zuordnung zwischen den Spalten der Importdatei und den Datenfeldern in Agenda FIBU (orientieren Sie sich an der Buchungserfassungszeile). Inhalt der Importdatei Vorschau auf den Inhalt der zugeordneten Datenfelder. Mit und können Sie durch die Datenzeilen (Spalten/Felder) blättern. Speichern Mit Klick auf Einstellungen speichern. Fenster schließen Mit Klick auf schließen Sie das Fenster und starten den Einlesevorgang.

Seite 11 4.2. Fehlerprotokoll bearbeiten Fehlerhafte Buchungen werden nach dem Import in einem Protokoll aufgeführt. Das Protokoll informiert über die betroffenen Buchungen mit Abrechnungsnummern, Buchungskreisen und laufenden 13 Nummern. Zusätzlich erhalten Sie einen auf die Fehlerart wie»fehler 201 : Das Konto ist nicht angelegt«. Die fehlerhaften Buchungen sind in der Buchungserfassung mit der Farbe Lila gekennzeichnet. Die fehlerhaften Buchungen sind in der Buchungserfassung zu korrigieren. Fehlerprotokoll erneut erzeugen/fehlerbehebung prüfen Führen Sie eine Periodenverarbeitung mit Prüflauf durch. 1.»Bearbeitung Periodenverarbeitung«. 2. Option <Verarbeitung mit Prüflauf> anhaken. 3. <Alle Perioden neu berechnen> oder <F7>. Lila Markierung entfernen Es gibt Fälle, in denen korrigierte Buchungen lila gekennzeichnet bleiben. Markierung entfernen Die Markierungen verschwinden, wenn die Buchung in der Buchungserfassung durchbestätigt wird, die Farbe manuell auf Weiß geändert wird (über den Menüpunkt»Bearbeiten«) Alle Markierungen in einem Schritt entfernen 1.»Bearbeitung Auskunft Buchungen suchen«. 2. Register»Zusatzfelder«anklicken. 3. Im Feld»Farbe«den Eintrag»Lila«wählen. Auf die Schaltfläche <Suchen> klicken. 4. Alle gefundenen Buchungen über die Tastenkombination <Strg+A> markieren. 5. Über den Eintrag»Bearbeiten«als Farbe Weiß wählen.

Seite 12 Fehler 231: Das Feld Gegenkonto ist zu lang: XXX! Lösung 1 Definitionsdatei ist falsch definiert: 1. Definitionsdatei aufrufen. Siehe»Spaltenzuordnung vornehmen«9. 2. Wenn in der Spalte»Gegenkonto«der Steuerschlüssel und das Gegenkonto aufgeführt ist (siehe Bild), muss die Spalte dem Feld»BUGkto«zugeordnet werden. Lösung 2 Ändern Sie die Importdatei ab: 1. Eine zusätzliche Spalte für den Steuerschlüssel anlegen. 2. Die Steuerschlüssel in die neue Spalte einfügen. Die Steuerschlüssel aus der bisherigen Spalte entfernen. 3. In der Definitionsdatei Gegenkonto und Steuerschlüssel einzeln zuordnen.

Seite 13 Fehler 203: Das Konto XXX ist gesperrt! Es wurde ein reserviertes Sachkonto angesprochen. Das Konto ist aus internen Gründen gesperrt und kann nicht bebucht werden. Kontensperre vorübergehend löschen 1.»Stammdaten Buchungserfassung Sachkonten-Erfassung«. Konto mit Doppelklick öffnen. 2. Register:»Funktionen«und Funktion»Kontensperre«löschen. 3. Hauptfunktion kurzzeitig auf <ohne Hauptfunktion> setzen und <Speichern>. 4. Periodenverarbeitung mit Prüflauf durchführen:»fibu Bearbeitung Periodenverarbeitung«. 5. Buchungen korrigieren, die reservierte Konten betreffen. 6. Kontensperre und bisherige Hauptfunktion bei den reservierten Konten wiederherstellen. Die reservierten Konten sind aus internen Gründen gesperrt. Setzen Sie daher die Konten unbedingt wieder auf»kontensperre«! Fehler 201: Das Gkto ist nicht angelegt: 8400! Die Fehlermeldung erscheint, obwohl es sich um ein Standardkonto handelt. Dieser Fehler tritt auf, wenn in der Excel/CSV-Datei das Datum fehlt. Ergänzen Sie das Datum und lesen Sie die Datei erneut ein.

Seite 14 4.3. Protokollierung»Auswertungen GoBD-Protokolle Import«Jeder Import wird in einem Protokoll gespeichert: Buchungen Sachkonten Personenkonten Kostenstellen Kost-Buchungen Kontoauszüge/BANK ONLINE KASSENBUCH ONLINE Weitere Informationen: Nr. 1250 GoBD in Agenda FIBU 5. Wichtige Informationen Nr. 1103 Import von Daten im Rechnungswesen Nr. 1195 DATEV pro: Datenübernahme FIBU zu Aufbewahrung und Datenzugriff bei Systemwechsel (GoBD) Beachten Sie die Randziffern 142 144 im Kapitel 9.4»Auslagerung von Daten aus dem Produktivsystem und Systemwechsel«des Infos Nr. 1269 BMF-Schreiben vom 14.11.2014, IV A 4 - S 0316/13/10003.