Was ist ein Audit Herkunft: audire = (lat.) hören, zuhören Audit = (engl.) (Rechnungs- /B Buch-)Prüfung h)p Definition nach DIN EN ISO 9000: Systematische ti und objektive Untersuchung zur Ermittlung des Erfüllungsgrades von vereinbarten Anforderungen Wird von einer oder mehreren unabhängigen gg Person/en durchgeführt Abb. 1
Audit, Definition nach DIN EN ISO 9000 Systematischer, unabhängiger und dokumentierter Prozess zur Erlangung von Auditnachweisen und zu deren objektiver Auswertung, um zu ermitteln, inwieweit Auditkriterien erfüllt sind " (DIN EN ISO 9000, 3.9.1) Abb. 2
Auditarten Internes Qualitätsaudit (1st Party) Externes Qualitätsaudit Lieferanten- Audit (2nd Party) Auditarten Zertifizierungs- Audit (3rd Party) Produkt-/ Dienstleistungs- audit Prozessaudit Systemaudit Tendenzen: Complianceaudit Performanceaudit Abb. 3
Verknüpfungen der Auditarten QMH Prozessbeschreibung Prozessaudit Spezifikationen, Formulare, Prüfanweisungen. Produkt-/ Dienstleistungsaudit Aufzeichnungen Abb. 4
Anforderungen an Audits nach DIN EN ISO 9001 Audits müssen planmäßig durchgeführt werden Ziel ist die Überprüfung des QMS auf Konformität mit den Anforderungen der Norm Kriterien, Umfang, Häufigkeit und Methoden müssen in einem Auditprogramm dokumentiert sein Verantwortungen zur Planung und Durchführung müssen geregelt sein Ergebnisse müssen dokumentiert werden Folgemaßnahmen müssen kontrolliert und deren Durchführung überwacht werden Abb. 5
Sägezahnkurve Audits erhöhen das Qualitätsniveau Qualitätsniveau Reibungsloser Ablauf Audit Audit Audit Verlauf bei kontinuierlicher Überprüfung Rep. des Produktes Rückruf des Prod. Ersatz des Produktes Verlust des Kunden Reparatur Rückruf Ersatz Verlust des Kunden Verlauf ohne kontinuierliche Überprüfung Zeit Abb. 6
Auditablauf Vorbereitung Durchführung Nachbereitung Auswahl von Auditoren nach Kenntnissen, Erfahrung und Unabhängigkeit Planung des Ablaufs Terminplanung und Bekanntgabe Erstellung von Fragelisten Sichtung von Dokumenten z.b. Management-Review) Einführungsgespräch Interviews,, Beobachtungen und Erfassung von Auditnachweisen Auswertungsgespräch Erstellung von Auditund Abweichungsberichten ggf. Planung und Vorbereitung eines Nachaudits Abb. 7
Auditvorbereitung Auditziele festlegen Systemnormabgleich Ansätze für Effizienzsteigerungen g Risiken identifizieren und vermindern Umfang des Audits festlegen Einsatzgebiete Prozesse Zeiträume Festlegung der Mittel Wer führt das Audit durch? Wer nimmt daran teil? Autorisierung Stimmt Auftrageber zu? Befugnisse des Auditors geklärt? Auditgrundlagen feststellen Gesetze, Normen Verfahrensanweisungen Prozessbeschreibungen Pläne, Handbücher/Spezifikationen etc. Absprachen treffen Vorbehalte abbauen Transparenz schaffen Checklisten erstellen Aufgaben strukturieren Anforderungen berücksichtigen sachkundigen Dialog führen Daten ordnen Termine einhalten Vorgeschichte berücksichtigen Ergebnisse der vorangegangenen Audits einbinden Kenntnisse über das Auditgebiet Fachkenntnisse aneignen ggf. Fach-Auditor hinzuziehen Abb. 8
Auditdurchführung (1) Einführungsgespräch Audituntersuchung Auditfeststellung Schlussgespräch Auditbericht Abb. 9
Auditdurchführung (2) Phase Inhalt Teilnehmer Besprechung von Ziel, Umfang, Ablauf, Teilnehmern und Terminen Klärung offener Fragen Befragung Prüfung von Unterlagen Beobachtung von Tätigkeiten Auditor Verantwortlicher / Mitarbeiter des zu auditierenden Bereiches Auditor Verantwortlicher / Mitarbeiter des zu auditierenden Bereiches Auditziel erreicht? Abweichungen festhalten Verbesserungspotentiale aufzeigen Maßnahmen festlegen Gemeinsame Bewertung der Feststellungen Gewichtung der Feststellungen Auditor Verantwortlicher / Mitarbeiter des zu auditierenden Bereiches Auditor Verantwortlicher / Mitarbeiter des zu auditierenden Bereiches Einführungs- Gespräch Audit- Untersuchung Audit- Feststellung Schluss- Gespräch Audit- Bericht Dokumentation o der Ergebnisse Auditor Abb. 10
Auditnachbereitung Auswertung der Auditergebnisse Soll-Ist - Vergleich ggf. Ausarbeitung von Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen Erstellung von Berichten Bewertung der Auditergebnisse durch Niederlassungs-/Werkleitung und QB Bewertung der Abweichungen bzw. Verbesserungspotentiale Folgemaßnahmen Einleitung von Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen ggf. Überprüfungs- bzw. Nachaudit Archivierung der Auditdokumente Abb. 11
Lieferantenaudit ve ranlasst Audit b e i Kunde Unternehm en A Lieferant Unternehm en B Lieferantenliste Audit o.k.? nein Ablehnung Lieferant ja Zulassung des Lieferanten Abb. 12
Checkliste Lieferantenaudit Beschreibung 1 2 3 Werden Produktionseinrichtungen einschließlich der zugehörigen Messgeräte gewartet / überprüft? Wie werden Fertigungs- und Montagearbeitsgänge bzw. Abwicklungsschritte geplant und festgelegt? Wie wird sichergestellt, dass Fertigungsverfahren / Abwicklungsschritte und deren Ergebnisse, die nicht ohne weiteres durch Prüfungen der Produkte feststellbar sind, unter beherrschten / kontrollierten Bedingungen ablaufen? Angaben zum QM-System Gibt es einen Beauftragten der Unternehmensleitung, der sicherstellt, dass die Vorgaben des Regelwerkes beachtet werden und welcher Leitungsebene ist er zugeordnet? Werden Wareneingangs-, Zwischen- und Endprüfungen nach schriftlichen Festlegungen vorgenommen? Abb. 13
Motive für Aufbau und Zertifizierung von MS Eigener Antrieb (Qualitätsverbesserung, Kostensenkung, Abbau von Handelsbarrieren, Rechtssicherheit) Kundenanforderung Anforderung des Gesetzgebers Kriterium in Ausschreibungen Wettbewerbsvorteile (bzw. bereits zertifizierte Wettbewerber) Forderung der Muttergesellschaft Marketingaspekte, Imagesteigerung Vertrauen nach Außen schaffen (z.b. gegenüber g Banken, Versicherungen, Behörden, Reduzierung von Kundenaudits) Abb. 14
Phasen der Zertifizierung 1. Phase 2. Phase 3. Phase 4. Phase Zertifizierungs-Audit i Abschluss Vorbereitung Zertifizierungsaudit Fragenkatalog Selbstbeurteilung Voraudit/Vorabbeurteilung möglich Übergabe der QM- Unterlagen Theoretische Prüfung des QM- Systems Praktische Prüfung des QM-Systems Auditstufe 1 Auditstufe 2 Erteilung des Zertifikats Abb. 15
Von der Zertifizierung zum TQM Ziel Total Quality Management Etappenziel Zertifizierung Ständige Verbesserung des QM-Systems, unterstützt durch regelmäßige externe Überprüfung Abb. 16
Überwachungssystematik Zertifzierungsaudit 1 Jahr Überwachungsaudit 1 Vertragszeitraum Überwachungsaudit 2 Wiederholungsaudit Weitere Überwachungsaudits Abb. 17