Lexware: Datenübernahme LOHN Bereich: LOHN - Info für Anwender Nr. 1607 Inhaltsverzeichnis 1. Ziel 2. Vorgehensweise: Personalstammdaten 2.1. Export 2.2. Import 2.3. Nachbearbeitung der Personaldaten 2.4. Nachbearbeitung von Mitarbeitern im Kalender 3. Vorgehensweise: Lohnkontowerte 3.1. Export 3.2. Import 3.3. Nachbearbeitung der Lohnkontowerte 3.4. Start mit Agenda LOHN 4. Details 4.1. Import von Personalnummern mit mehr als 5 Stellen 4.2. Verdienstbescheinigung (SV-Brutto) und Lohnkontowerte 5. Verwandte Themen 2 2 2 3 5 5 6 6 8 9 9 10 10 10 10
Seite 2 1. Ziel Dieses Info beschreibt die Übernahme der Personalstammdaten und Lohnkontowerte aus Lexware Lohn & Gehalt. Die Komplexität der Abrechnungssysteme führt dazu, dass nicht alle Personalstammdaten importiert werden können. Die fehlenden Stammdaten müssen nach dem Import manuell nachgearbeitet werden. Die Agenda-Software bietet vielfältige Möglichkeiten der Übernahme von Stamm- und Bewegungsdaten. Unser Consulting steht Ihnen unverbindlich zur Verfügung. Rufen Sie uns einfach an: 08031 2561-433 2. 2.1. Vorgehensweise: Personalstammdaten Export 1. Lexware Lohn & Gehalt öffnen 1. Lexware Lohn & Gehalt mit gewünschtem Mandanten starten. 2.»Datei Drucken Personalstammblatt«2. Mitarbeiter für Export auswählen 1. Zu exportierende Mitarbeiter auswählen. Wird die Option <Alle Mitarbeiter> getroffen, werden automatisch alle Mitarbeiter exportiert. 2. Auf <Einstellungen> klicken.
Seite 3 3. Exportformat einstellen 1. Option <Export> und <Datei> ( nicht <Excel>!) wählen. 2. Unter Formulare <Personalstammblatt Standard> markieren. 3. <Ausgabe> anklicken. 4. Speicherort und Dateiname vergeben (z. B. Personalstamm.txt). Sinnvoll ist das Verzeichnis auf einem Rechner zu wählen, auf dem Agenda LOHN installiert ist. Anderenfalls verwenden Sie z. B. USB-Stick. 5. Exportdatei speichern. 2.2. Import 1. Mandant in Agenda LOHN anlegen Mandant in Agenda LOHN anlegen. Details hierzu finden Sie im Schnelleinstieg: Nr. 1601 Schnelleinstieg LOHN. Achtung Als Beginn der Abrechnung in Agenda LOHN denjenigen Monat verwenden, ab dem die Abrechnung erfolgen soll. Beispiel: Ende der Abrechnung in Lexware = Oktober Beginn in Agenda LOHN = November!
Seite 4 2. Daten einlesen 1.»Transfer Personaldaten aus Fremdprogramm Import Lexware«. 2. Exportdatei auswählen. 3. <Datei Lesen> anklicken. Oben werden die importierbaren Datensätze angezeigt. Darunter befindet sich das Einleseprotokoll. Geprüft werden die Mussfelder und Plausibilitäten der Personaldaten. Wurde beispielsweise im Fremdprogramm ein Mitarbeiter ohne Hausnummer angelegt, wird dies als Fehler angezeigt, da es sich in LOHN um eine Musseingabe handelt. 4. Protokoll über drucken (für die Nachbearbeitung der Daten). 5. Optionen für den Import festlegen: Option Erläuterung Vorhandene überschreiben Bereits angelegte Datensätze mit der gleichen Nummer (Personalnummer) werden komplett überschrieben. Nur markierte Die markierten Datensätze werden importiert. Markieren: Linksklick auf ersten Datensatz, Umschalttaste gedrückt halten, auf den letzten Datensatz klicken. Keine der beiden Optionen sind gewählt Alle angezeigten Datensätze werden importiert. Datensätze mit gleicher Personalnummer werden nicht überschrieben. Beide Optionen sind gewählt Alle angezeigten Datensätze werden importiert. Datensätze mit gleicher Personalnummer werden überschrieben. 6. <Einlesen starten> anklicken.
Seite 5 2.3. Nachbearbeitung der Personaldaten 1. In Personaldaten wechseln»stammdaten Personaldaten Mitarbeiter öffnen«. 2. Personaldaten nachbearbeiten Personaldaten nachbearbeiten: Allgemein Alle mit einem gelben Warndreieck gekennzeichneten Mitarbeiter mit Doppelklick öffnen. Angezeigt werden alle Mussfelder, die nachzubearbeiten sind. Es müssen die Daten vollständig kontrolliert werden. Meldewesen Liegt das Eintrittsdatum des Mitarbeiters vor dem ersten Abrechnungsmonat mit Agenda LOHN, wird mit der ersten Monatsberechnung automatisch eine Anmeldung mit dem Grund 13»Anmeldung wegen sonstiger Gründe«erstellt. In Lexware Lohn & Gehalt erzeugen Sie eine Abmeldung mit dem Grund 36»Abmeldung wegen Wechsel des Entgeltabrechnungssystems«. Tipp Sie können den Meldegrund 36 wie nachfolgend beschrieben in Lexware erzeugen:»bearbeiten Firmenangaben Lohn + Gehalt Sozialversicherung«erzeugen. Setzen Sie das Häkchen bei <Sozialversicherungsmeldungen bei Wechsel des Abrechnungssystems> und bei dem Unterpunkt <Abmeldungen zum Monatsletzten des aktuellen Abrechnungsmonats>. Krankenversicherung Sollen die Beiträge und Arbeitgeberzuschüsse zur freiwilligen Kranken- und Pflegeversicherung automatisch berechnet werden, aktivieren Sie bitte die Option <Freiwillige KV/PV> in den Personaldaten:»Stammdaten Personaldaten Mitarbeiter öffnen SV Freiwillige KV/PV«2.4. Nachbearbeitung von Mitarbeitern im Kalender»Stammdaten Personaldaten Mitarbeiter öffnen Register: Kalender«Nähere Informationen zu den Einzelfällen finden Sie im Info für Anwender: Nr. 1649 Kalender in Agenda LOHN
Seite 6 3. Vorgehensweise: Lohnkontowerte Durch den Import der Lohnkontowerte in Agenda LOHN können die abgerechneten Jahreswerte in kumulierter Form eingelesen werden. Diese Jahreswerte werden nur bei einem unterjährigen Wechsel des Abrechnungssystems benötigt! 3.1. Export Lohnkontowerte müssen immer im letzten Abrechnungsmonat von Lexware exportiert werden (nach einem Monatswechsel ist ein korrekter Export nicht mehr möglich)! Beispiel: Letzter Monat in Lexware = März erster Monat in Agenda LOHN = April. 1. Lexware Lohn & Gehalt öffnen 1. Lexware Lohn & Gehalt mit gewünschtem Mandanten starten. 2.»Lexware Berichte Lohnkonto«. 2. Mitarbeiter für Export auswählen 1. Zu exportierende Mitarbeiter auswählen. Wird die Option <Alle Mitarbeiter> getroffen, werden automatisch alle Mitarbeiter exportiert. 2. Auf <Einstellungen> klicken.
Seite 7 3. Exportformat einstellen 1. Option <Export> und <MS Excel> ( nicht <Datei>!) wählen. 2. <Ausgabe> anklicken. 4. Als Excel-Datei speichern Es wird automatisch Excel geöffnet. Die Ausgabe der Datei dauert je nach Zahl der Mitarbeiter einige Minuten. Exportdatei als Excel-Datei (*xls mit Dateityp»Excel 97-2003«) speichern. Sinnvoll ist das Verzeichnis auf einem Rechner zu wählen, auf dem Agenda LOHN installiert ist. Anderenfalls verwenden Sie z. B. USB-Stick.
Seite 8 3.2. Import Achtung Lohnkontowerte können nur importiert werden, wenn die Personaldaten in Agenda LOHN angelegt sind. 1. Importschnittstelle öffnen»transfer Import Lohnkontowerte aus Fremdprogrammen Import Lexware«. 2. Einlesevorgang starten 1. Exportdatei auswählen. 2. Einlesevorgang starten. 3. Importbestätigung Eine Meldung informiert über den erfolgreichen Import:
Seite 9 3.3. Nachbearbeitung der Lohnkontowerte Die Lohnkontowerte können nicht mehr verändert werden, wenn in Agenda LOHN ein Monatsabschluss durchgeführt wurde! Bei Arbeitnehmern, die freiwillig oder privat krankenversichert sind, werden von Lexware die Lohnkontowerte zur Krankenversicherung/Pflegeversicherung nicht vollständig ausgegeben. Aus diesem Grund sind die folgenden Werte für die betroffenen Mitarbeiter manuell nachzutragen. LO21 LO22 LO41 KV-Brutto PV-Brutto KV (freiw.) AN-Anteil Gehen Sie wie folgt vor: 1. Importierte Lohnkontowerte ansehen 1. Wechseln Sie in die Stammdaten des betroffenen Mitarbeiters. 2.»Stammdaten Personaldaten Mitarbeiter öffnen Dialog«. Im Dialog werden alle importierten Lohnkontowerte für den Mitarbeiter angezeigt. 2. Fehlende Angaben erfassen Betroffene Sätze mit Doppelklick auswählen und fehlende Angaben erfassen. 3.4. Start mit Agenda LOHN Nähere Informationen zu folgenden Themen: Anmeldung wegen Systemwechsel SV-Vorjahreswerte Lohnkonto-Vorträge Übergang bei voraussichtlicher Beitragsschuld ELStAM finden Sie hier: Nr. 1669 Agenda LOHN: Neues Mandat aus Fremdsoftware übernehmen.
Seite 10 4. 4.1. Details Import von Personalnummern mit mehr als 5 Stellen In Agenda LOHN können Personalnummern im Bereich von 1 bis 99999 vergeben werden. Agenda LOHN erkennt beim Einlesen, wenn in Lexware Lohn & Gehalt Personalnummern über 5 Stellen vergeben wurden. Automatisch wird ein Fenster geöffnet, um die Personalnummern neu zu vergeben. Hier gibt es zwei Vorgehensweisen: Vorgehensweise Erläuterung Automatische Anpassung Mit Klick auf <OK> werden neue Personalnummer beginnend mit der 1 vergeben. Mit Klick auf <Einlesen starten> erfolgt der Datenimport. Manuelle Anpassung Mit Klick auf <Abbrechen> und <Einlesen starten> werden die Personalnummern unverändert importiert. Anschließend sind die (alten) Personalnummern auf die neuen Personalnummern zu kopieren. 4.2. Verdienstbescheinigung (SV-Brutto) und Lohnkontowerte Bei Systemwechsel unterstellt Agenda LOHN, dass mit dem vorhergehenden Abrechnungssystem der Meldegrund 36 (Abmeldung wegen Systemwechsel) erstellt wurde. Agenda LOHN generiert aus diesem Grund im ersten Abrechnungsmonat den Meldegrund 13 (Anmeldung wegen sonstiger Gründe). Diese Meldesystematik wird heute in allen gängigen Abrechnungssystemen praktiziert. 5. Verwandte Themen Nr. 1201 Lexware: Datenübernahme FIBU Nr. 1669 Agenda LOHN: Neues Mandat aus Fremdsoftware übernehmen Nr. 2106 Lexware: Datenübernahme ANLAG Nr. 6071 Lexware: Datenübernahme Adressdaten