Produktbeschreibung Lohnverrechnung campus 21 - Businesspark Wien Süd Europaring A03/6/01 2345 Brunn am Gebirge Tel: +43-2236-3080-0 Fax: +43-2236-3080-3333 e-mail: office@igel.at Internet:http://www.igel.at IGEL Software & Unternehmensberatung, 2003 Die vollständige oder auszugsweise Wiedergabe des Inhaltes dieses Dokumentes bedarf der schriftlichen Zustimmung der Firma IGEL Software & Unternehmensberatung GmbH. IGEL Software & Unternehmensberatung GmbH behält sich das Recht vor, Änderungen dieses Dokumentes ohne Vorankündigung vorzunehmen.
Inhalt Produktübersicht...3 Funktionalität unter Forms 6...4 Allgemein...6 Menü-Hauptübersicht...8 Menü-Übersicht Lohnverrechnung...9 Stammdaten Lohnverrechnung...9 Dienstnehmerstamm...10 Fixlohnarten...11 Stundensätze...11 Lohnartenautomatik...12 Schnittdefinition...12 Bruttoerfassung...13 Nettoabrechnung...13 Nettoabrechnung mit Monatswechsel...13 Nettosimulation...14 Lohnkonto ansehen...14 Auswertungen für die Krankenkassen...15 Lohnartenkontierung...15 Lohnartenwartung...16 Rückstellungen...16 Anspruchsverwaltung...16 Auswertungen und Ausdrucke...17 Überleitung in die IGEL-Finanzbuchhaltung...17 Auswertungen...18 Seite: 2 von 18
Produktübersicht IGEL Finanzbuchhaltung IGEL INFO Management IGEL Lohnverrechnung IGEL Real IGEL Lohnverrechnung IGEL Basismodul ORACLE RDBMS, ORACLE Forms WNT, UNIX Das IGEL Software Programm beruht auf der Oracle Datenbank, einer relationalen Datenbank. Daher müssen Stammdaten nur einmal erfasst werden und stehen dann in allen Paketen zur Verfügung. Im Rahmen des IGEL Programms können Sie den IGEL nur auf einem Arbeitsplatz installieren. Wir bieten Ihnen jedoch selbstverständlich auch Unternehmenslösungen an. Bei einer Unternehmenslösung liegt die Datenbank zentral auf einem Server. Dieser ist mit Hilfe eines LANs mit allen Arbeitsplätzen in Ihrem Unternehmen verbunden. So können alle Informationen jederzeit überall abgerufen und bearbeitet werden. Seite: 3 von 18
Funktionalität unter Forms 6 Durch folgende Neuerungen kann eine noch höhere Funktionalität als bisher angeboten werden: Neue Menüstruktur - Übersichtlicher Aufbau - Maus und Keyboard Navigation - Menüführung wie Microsoft Outlook - Mehrere Masken sind gleichzeitig bearbeitbar Hilfefunktion - Volltext- und Indexsuche - Übersichtlicher Aufbau - HTML basierend Druck - Abarbeitung des Druckjobs am Server - Druckvorschau am Bildschirm - Nachvollziehbarkeit der Druckparameter - Standardisiertes internationales Format (pdf) Berichtswesen - Durch den Einsatz eines neuen graphischen Berichtstools (Business Objects) wird die Zusammenstellung von komplexen Auswertungen unkompliziert möglich. - Die wichtigsten Berichte sind vordefiniert - Ausgabe in verschiedenen Formaten (pdf,html, doc, xls, etc.) - Individuelle Gestaltbarkeit für den interessierten Benutzer (optional) - Sämtliche Listen können im pdf-format ausgegeben und per e-mail versandt werden Nutzung von Webtechnologie Die neuen Möglichkeiten des Internet bieten sowohl Flexibiltät für den Arbeitseinsatz, als auch bestmögliche Unterstützung der Benutzer: - Ortsunabhängiges Arbeiten möglich (Heimarbeitsplätze) - Umgebung der klassischen Installation ähnlich - Gleiche Bedienung - Gleiche Funktionalitäten - Einfache Handhabung - Klientenanbindung möglich - Favoritenfunktionalität (häufig benutzte Programme/ Masken können in einer Kurzwahlliste - Menüstruktur (Baum-Menü - bekannt vom Internet Explorer bzw. Outlook) - Gleichzeitig können mehrere Fenster geöffnet werden (einfaches Wechseln zwischen den Masken) - Optimierte Bildschirmauflösung 1024 x 768 (durch Experten, EU-konform, geprüft) - Arbeiten in mehreren Datenbanken (gleichzeitige Informationsgewinnung aus verschiedenen Datenbanken möglich) Seite: 4 von 18
Technische Neuerungen Auf Performance, Stabilität und Sicherheit wurde das größte Augenmerk gelegt: Reorganisation der Datenbank Durch den Einsatz eines Reorganisations-Programms wird der Fragmentierung der Datenbank vorgebeugt und der Speicherplatz optimal genutzt. Monitoring Mittels eines Intelligent Agents verfügt Igel unter Forms 6 über ein Frühwarnsystem, das die Datenbank durchforstet und auftretende Fehler schon im Vorfeld via Mail an den EDV- Verantwortlichen meldet. Datensicherheit Durch Archive Logging werden die Daten permanent gesichert und es kommt bei einem etwaigen Ausfall zu keinen Datenverlusten. Mehr Performance Durch den Einsatz von Forms 6 erhöht sich die Leistungsfähigkeit und Geschwindigkeit des IGEL. Plattformen und technische Umgebung Bei der Auswahl der Plattformen und der Bereitstellung der technische Umgebung ist jede, für den Kunden optimale Lösung möglich: Mögliche Architektur - Client Server - Terminal Server (unter Windows 2000 oder Citrix) - Web Anbindung - Heimarbeitsplätze - Klientenanbindung via Browser (Internet Explorer 5.0 oder höher) - Datenbank - Oracle 8.1.7. Die Leistungsfähigkeit wird durch eine Reorganisation der Datenbank im Zuge der Datenbank- Neuinstallation gesteigert - Apache (Application Server) - Druck (am Server) Mögliche Betriebssysteme - Windows 2000/ NT - Unix - Linux Sicherheit - SSL Secure Socket Layer - Protokoll für Web-Einsatz, 128bit Verschlüsselung - Datenbank Monitoring; Frühwarnsystem - Archive Logging; Permanente Datensicherung Seite: 5 von 18
Allgemein Die IGEL-Lohnverrechnung ist ein ausgereiftes Softwarepaket auf Datenbankbasis speziell für Klein- und Mittelunternehmen. Die IGEL-Lohnverrechnung ist besonders auf die Bedürfnisse von Steuerberatungs- und Realkanzleien ausgerichtet, ist aber auch in Klein- und Mittelbetrieben in fast allen Branchen auch als Einplatzlösung individuell einsetzbar. Der Leistungsumfang der IGEL-Lohnverrechnung umfasst im wesentlichen folgende Funktionen und Leistungen: Standardfunktionen Mandantenfähigkeit Übersichtliche Mandanten- Dienstnehmerstammdaten Fixlohnarten Aufteilung der Abrechnungen samt Lohn- und Gehaltsnebenkosten auf Kostenstellen pro Dienstnehmer oder pro Lohnart Einfache Überleitung der Fixbezüge in die Bruttoerfassung Mehrmalige Nettoabrechnung möglich Kontierung der Lohnarten beim Kanzleiklienten Individuelle Kontierung einzelner Lohnarten beim Klienten Überleitung in die Igel-Finanzbuchhaltung Einheitliche Auswertungen, auch für Vorperioden und Jahre jederzeit möglich Übermittlung der L16 Formulare mittels Datakom Übermittlung der Datensätze an die Gebietskrankenkassen mittels Elda Lohnartenautmatik für Sonderzahlungen mit Aliquotierung bei Eintritt Nettosimulation mit Lohnnebenkostenberechnung und Überleitung in die Bruttoerfassung Individuelle Anlage und Wartung von Lohnarten Durchschnittsberechnung für verschiedene Lohnarten Automatisches Erzeugen von Folgelohnarten Berechnung von Urlausbszuschuss und Weihnachtsremuneration Vorauseilende Abrechnung von Ersatzleistungen Altersteilzeit Krankenscheindruck Berechnung von Gewerkschaftsbeiträgen und Betriebsratsumlagen Verwaltung der geringfügig beschäftigten Dienstnehmer Aufrollung von Dienstnehmerstammdaten und Abrechnungen Dienstnehmer- und Abgabenüberweisungen als Datei für Telebanking Eurofähigkeit Steuerrechtliche und Finanzmathematische Abfertigungsrückstellung Urlaubsrückstellung Abfertigungsrückstellung, steuerrechtlich und handelsrechtlich Auswertungen in jeder beliebigen Währung Übersichtlicher Aufbau der Masken Komfortable Bedienung Seite: 6 von 18
Funktionen, speziell für Realkanzleien Aufteilung der Lohnarten samt Lohn- und Gehaltsnebenkosten auf verschiedene Objekte Abrechnung von Fiktiven Dienstnehmern Automatik für Anforderung Dienstnehmerbeitrag der Krankenkasse trägt Dienstgeber Überleitung in die Igel-Finanzbuchhaltung pro Objekt Automatische Berechnung der Urlaubs- und Krankenvertretung beim Hausbesorger Verwaltung der Lohnarten Heizlohn (Winterperiode), Gartenbetreuung (Sommerperiode) Richtige Aufteilung der Lohn- und Gehaltskosten auf verschiedene Konten (z.b. Betriebskosten, Aufzug oder Heizung) Automatische Berechnung des Materialkostenzuschlages Durch Definition von Sammelklienten können mehrere Objekte zu Sammelauswertungen zusammengezogen werden. Zentrale Änderung der Sätze für Hausbesorgerentgelt in einem Schritt für alle abzurechnenden Hausbesorger Seite: 7 von 18
Menü-Hauptübersicht Auf der linken Seite ist die Menühauptübersicht, ähnlich dem Explorer oder Outlook abgebildet. Die einzelnen Menüpunkte können mittels Maus oder Funktionstasten ausgewählt werden. Ähnlich dem Internet-Explorer können Favoriten, das sind in diesem Fall die am häufigsten verwendeten Menüpunkte, hinzugefügt und direkt ausgewählt werden. Auswahlmöglichkeit mittels Funktionstasten im Feld Auswahl durch Eingabe von Paket und Menüpunkt Auswahlmöglichkeit der einzelnen Menüpunkte durch anklicken mit der Maus. Die einzelnen Menüpunkte sind durch das Symbol Ausdruckoder Eingabe gekennzeichnet. Der Aufbau der Menüstruktur ist übersichtlich. Vor jedem Menüpunkt steht ein Icon, wodurch leicht ersichtlich ist, ob es sich um eine Eingabemaske oder eine Maske für Ausdrucke handelt. Es können mehrer Masken in verschiedenen Paketen geöffnet werden. Seite: 8 von 18
Menü-Übersicht Lohnverrechnung Stammdaten Lohnverrechnung Die mandantenspezifischen Stammdaten werden in der Maske 200 erfasst. Die hier eingegebenen Stammdaten beziehen sich immer auf den Mandanten und werden bei der Anlage der Dienstnehmer vorgeschlagen. Die Werte können in der Dienstnehmermaske übersteuert werden. Sollen mehrere Klienten zu bestimmten Sammelauswertungen zusammengefasst werden, kann dies über die Felder Sammelkanzlei und Sammelklient erfolgen. Seite: 9 von 18
Dienstnehmerstamm Alle Dienstnehmer sind in der Maske 210 anzulegen. Über das Blockmenü sind die wichtigsten Funktionen, die bei Neuanlage eines Dienstnehmers notwendig sind erreichbar (z. B. Anmeldung, Fixlohnarten oder Angehörige für den Krankenscheindruck). Die Maske 210 besteht aus zwei Seiten: 1. Seite: An- und Abmeldungen bei der GKK können hier erfasst und ausgedruckt, oder als Datei für Elda erzeugt werden Blockmenü Daten aus Maske 190 Status des Dienstnehmers Beschäftigungsart steuert die Pflichtigkeit in der Krankenkasse Freibetrag laut Bescheid 2. Seite: Eintrittsdatum für Personal- Rückstellung, falls Vordienstzeiten zu berücksichtigen sind Seite: 10 von 18
Fixlohnarten Ist der Dienstnehmer in der Maske 210 angelegt, gelangt man über das Blockmenü in die Maske 220 Fixlohnarten. Hier sind alle Lohnarten, die monatlich gleich bleiben, zu erfassen. Lohnart Blockmenü Nettosimulation Wird in Überstundenbemessung mit eingerechnet Einschränkung falls Erhöhung vereinbart Stundensätze Wird der Dienstnehmer nach Stunden entlohnt, sind in der Maske 230 die vereinbarten Stundensätze einzugeben. Damit der richtige Stundensatz auch gerechnet wird, ist die Nummer des Stundensatzes bei der Lohnart Stundenlohn zu hinterlegen. Die in den Fixlohnarten erfassten Werte können für alle Mandanten durch Starten des Menüpunktes Übernahme der Fixbezüge monatlich in einem Arbeitsschritt in die Maske Bruttoerfassung übernommen werden. Seite: 11 von 18
Lohnartenautomatik Sind in der Maske 482 (Schnittdefinition) die Schnitte richtig angelegt, besteht die Möglichkeit, die Sonderzahlungen automatisch zu berechnen und in die entsprechenden Monate in die Maske 310 (Bruttoerfassung) hineinzustellen. Bei unterjährigem Eintritt werden die Werte aliquotiert. Lohnarten Auszahlungsmonate lt. Kollektivvertrag Schnittdefinition Sollen bestimmte Lohnarten errechnet werden, sind diese in den Schnittdefinitionen vorerst zu definieren. Die Schnitte werden bei der gewünschten Lohnart hinterlegt. Wird die Lohnart angesprochen, wird das Ergebnis errechnet. Seite: 12 von 18
Bruttoerfassung Hier werden alle Bezüge erfasst, die monatlich abweichen, z. B. Überstunden, Krankenscheingebühren, Kilometergelder, Prämien und dergleichen. Sind Änderungen im Dienstnehmerstamm erforderlich, kommt man über das Blockmenü bequem in die Dienstnehmerstammmaske. Blockmenü Dienstnehmerstamm Bruttobeträge Summe der Bruttoerfassung Nettoabrechnung Sind alle Daten in der Maske 310 eingegeben, wird der Menüpunkt 320 (Nettoabrechnung) gestartet. Ist es erforderlich dass Daten nacherfasst oder korrigiert werden, kann die Nettoabrechnung mehrmals gestartet werden. Jetzt sind die Daten auf dem Lohnkonto festgeschrieben. Die Nettolohnausweise können ausgedruckt werden. Weiters können alle Monatsauswertungen angesehen, bzw. gedruckt werden. Nettoabrechnung mit Monatswechsel Dieser Menüpunkt wird erst gestartet, wenn alle Monatsauswertungen kontrolliert und für richtig befunden wurden. Ist der Monatswechsel gestartet, stehen Klient und Dienstnehmer automatisch im Folgemonat. Seite: 13 von 18
Nettosimulation Ist mit einem Dienstnehmer ein Nettolohn vereinbart, kann man in der Nettosimulation von Nettoauf Brutto umrechnen. Die errechneten Werte können in die Bruttoerfassung übernommen werden. Weiters werden die Gesamtkosten pro Monat angezeigt. Gewünschter Nettobezug Errechneter Bruttobezug Lohnnebenkosten pro Monat Gesamtosten Monat pro Lohnkonto ansehen Ist der Dienstnehmer mit der Maske 320 (Nettoabrechnung) abgerechnet, kann die Abrechnung am Bildschirm angesehen werden. Dies ist auch für Vormonate möglich. Seite: 14 von 18
Auswertungen für die Krankenkassen Die Auswertungen für die Krankenkassen sind im Menüpunkt 6 enthalten. Alle Formulare können ausgedruckt oder mittels Elda an die Krankenkassen elektronisch übermittelt werden. Lohnartenkontierung Soll die Lohnverrechnung automatisch in die IGEL-Finanzbuchhaltung übergeleitet werden, müssen alle Lohnarten kontiert sein. Damit nicht bei allen Klienten die Kontierung hineingestellt werden muss, sind die Lohnarten beim Kanzleiklienten zu kontieren. Diese Kontierung steht allen Klienten der Kanzlei zur Verfügung. Sind bei einem Klienten für bestimmte Lohnarten andere Konten in der Fibu vorgesehen, muss die Kontierung lediglich für diese eine Lohnart beim Klienten selbst hineingestellt werden. Kanzleiklient Kontonummer Gehälter in der Finanzbuchhaltung Seite: 15 von 18
Lohnartenwartung Es wird eine Fülle von Lohnarten ausgeliefert. Es besteht jedoch die Möglichkeit neue Lohnarten selbst anzulegen. Hier ist zu beachten, dass die richtigen Pflichtigkeiten hinterlegt sind. Die Lohnarten können selbst gewartet werden. Ändert der Gesetzgeber eine Pflichtigkeit, wird die entsprechende Lohnart einfach manuell abgeändert. 100 heißt immer zu 100 % pflichtig Als Hilfestellung wird in der Fußzeile für jedes einzelne Feld als Text angezeigt, welcher Paragraph gemeint ist. Rückstellungen Die wichtigsten Rückstellungen, wie Abfertigungsrückstellung, Urlaubsrückstellung und Jubiläumsgeldrückstellung können steuerrechtlich abgedeckt werden. Eine monatliche Berechnung der Rückstellungen ist möglich. Die Abfertigungsrückstellung kann auch finanzmathematisch berechnet werden. Besteht die Anforderung der versicherungsmathematischen Berechnung von Abfertigungs-, Jubiläumsgeld- oder Pensionsrückstellungen, können die zur Berechnung notwendigen Daten aus der IGEL-Lohnverrechnung ausgelesen und in den VIRTUAR eingelesen werden. Mittels e-mail wird das Gutachten angefordert und beglaubigt zugesandt. Anspruchsverwaltung In der Anspruchsverwaltung können Urlaube und Krankenstände erfasst werden. Verschiedene Listen stehen als Ausdruck zur Verfügung. Seite: 16 von 18
Auswertungen und Ausdrucke Alle Auswertungen und Ausdrucke stehen auch für bereits abgeschlossene Monate oder Jahre ohne Rücksicherung von Daten jederzeit zur Verfügung und können problemlos im nachhinein ausgedruckt werden. Alle Ausdrucke können auf Bildschirm angesehen werden. Überleitung in die IGEL-Finanzbuchhaltung Sind alle Monatsauswertungen kontrolliert und für richtig befunden, kann in die Igel- Finanzbuchhaltung übergeleitet werden. Bei Auswahl der Parameter besteht die Möglichkeit auch mehrere Mandanten in einem Schritt zu bearbeiten. Dies ist vor allem für Real-Kanzleien eine sehr wichtige Funktion, da alle Kosten für Hausbesorger sofort den einzelnen Objekten zugeordnet werden und in die Betriebskostenabrechnung einfließen. Die Buchungen stehen nun in der IGEL-Finanzbuchhaltung in der Maske Buchungsdialog und können hier nochmals kontrolliert und bei Notwendigkeit auch abgeändert werden. Seite: 17 von 18
Auswertungen Dienstnehmerstammdaten, Personalstand Dienstzettel Arbeitsbescheinigung Krankenkassenmeldungen und Beitragsnachweis (auch in elektronischer Form zur Übertragung an die Gebietskrankenkasse) L16-Formulare (auch in elektronischer Form zu Übertragung z.b. an Finanz-Online) Krankenscheindruck und Evidenzliste Verschiedene Nettolohnausweise Barauszahlungslisten Überweisungslisten, Erlagscheine Abgabenüberweisungen Lohnkonten pro Dienstnehmer, Dienstgeber Abgabenlisten Lohnnebenkosten Lohnjournal Jahreslisten (aller monatlich druckbaren Listen) Auswertung der Rückstellungsdaten Alle Auswertungen können pro Dienstnehmer, Kostenstelle, Niederlassung, Dienstnehmergruppe etc. gedruckt werden. Seite: 18 von 18