Leistungsbeschreibung ABACUS-Version 2013 Februar 2014 Copyright 2014 ABACUS Business Solutions GmbH, D-80336 München. Alle Rechte vorbehalten. Weitergabe und Vervielfältigung dieser Publikationen oder von Teilen daraus sind, zu welchem Zweck und in welcher Form auch immer, ohne die ausdrückliche Genehmigung durch ABACUS Business Solutions GmbH nicht gestattet. Wer gegen das Urheberrecht verstößt, macht sich gem. 106 ff Urhebergesetz strafbar. In dieser Publikation enthaltene Informationen können ohne vorherige Ankündigung geändert werden.
Inhaltsverzeichnis 1 Allgemeine Informationen... 2 1.1 Verfügbarkeit der Lösung...2 1.2 Technische Beschreibung der Lösung...2 1.3 Anbieter der Lösung...2 2 Einleitung und Übersicht... 3 2.1 Benutzerverwaltung und Abonnements / Rollen...5 2.2 Einrichten und Registrierung von ipads...5 2.3 Berechtigungskonzept...5 2.4 Messaging und Aufgabensystem...6 2.5 Elektronische Ablagen (Dossiers)...6 2.6 Suche und Auswahllisten...7 3 Prozesse und Funktionalitäten... 8 3.1 CRM...8 3.2 Angebotserstellung...9 3.3 Planung... 11 3.4 Zeit- und Leistungserfassung auf Verträgen / Arbeitspaketen... 12 3.5 Rechnungsstellung... 13 3.6 Forderungsmanagement... 15 3.7 Auswertungen... 16 3.8 ipad und... 16 4 Anhang - Glossar... 18 Seite I
Allgemeine Informationen 1 1 Allgemeine Informationen 1.1 Verfügbarkeit der Lösung Die integrierte Business Software ABACUS allprojects ist in Deutschland seit vier Jahren als Lizenzlösung erhältlich. Die Software-as-a-Service Version ist ab September 2013 für den Vertrieb freigegeben. 1.2 Technische Beschreibung der Lösung basiert auf der ERP-Software ABACUS vi (Version Internet) des Schweizer Softwareherstellers ABACUS Research AG, St. Gallen. Die gesamte ABACUS ERP- Suite wurde als Java-Webanwendung programmiert. Für die Lösung werden das Datenbanksystem Pervasive.SQL und die ULC-Technologie (UltraLightClient) eingesetzt. Der Zugriff auf die Installation erfolgt sicher und verschlüsselt über das Internet (SSL- Verbindung). Die Lösung wird in einem Hochsicherheits-Rechenzentrum in der Schweiz gehostet und von ABACUS betrieben. Für die Nutzung der Cloud-Lösung wird lediglich ein Endgerät (PC, Notebook) mit einem aktuell gängigen Betriebssystem (Windows, Mac OS X oder Linux) und ein Internetanschluss plus Browser (IE, Safari, Chrome, Firefox, etc.) benötigt. Die ebenfalls notwendige Java- Laufzeitumgebung (Java Runtime Environment, kurz: JRE) kann kostenlos im Internet herunter geladen werden. Für das ipad steht die App AbaSmart (erhältlich im Apple App Store) zur Verfügung, die häufig genutzte Funktionen unterstützt. Im Rahmen des Anmeldeprozesses werden Benutzer und gegebenenfalls ipads registriert. 1.3 Anbieter der Lösung Anbieter der Lösung ist die ABACUS Business Solutions GmbH, München, ein Tochterunternehmen der ABACUS Research AG, Schweiz. Kontaktadresse: ABACUS Business Solutions GmbH Bavariaring 44 D-80336 München Fon 089 / 189 31 27 0 Informationen zur Lösung finden sich auf der Webseite: www.allprojectscloud.de Videotutorials finden Sie auf dem ABACUS Channel abacus allprojects auf: www.youtube.com Seite 2
Einleitung und Übersicht 2 2 Einleitung und Übersicht, die moderne, webbasierte Unternehmenslösung für Architekten und Ingenieure wird als Mietsoftware (Software-as-a-Service) angeboten. Die Cloud-basierte Lösung deckt zentrale Prozesse im Projektgeschäft ab und verknüpft sie miteinander. Das Ergebnis: transparente und durchgängige Geschäftsabläufe Die Software bildet den gesamten Projektzyklus ab: von der Projektanfrage bis zum Projektabschluss. Die unterstützen Unternehmensprozesse lassen sich in nachfolgende Funktionalitäten gliedern. Das integrierte, leistungsstarke CRM Modul umfasst: Komplette Adressverwaltung Elektronische Ablage von Dokumenten zu Adressen und Personen Such- und Filterfunktionen Aufgabenmanagement Serienbriefe, Adressetiketten Verkaufschancen anlegen, überwachen und auswerten Dubletten-Check Import und Export von Adressen Für eine schnelle, effiziente Angebotserstellung: Erstellen von Angebotsprojekten auf Basis von Kopiervorlagen Zuordnung von Kundenadressinformationen, Klassierungen Ermittlung von Honoraren gemäß HOAI 2013, Brandschutz, Projektsteuerung und anderer frei definerbarer Tabellen RifT und Teilleistungsphasen (HOAI 2013) sind implementiert Kalkulation von Angeboten nach freien Leistungsverzeichnissen Besondere Leistungen (Pauschalen oder Nachweisleistungen) Zu- und Abschläge, Nebenkosten Versionierung von Angebotsverträgen und elektronische Ablage von Angeboten Angebotsdokumente in Form von Wordvorlagen sowie Kalkulationsbeilage Für angelegte Angebote kann eine Planung erfolgen. Seite 3
Einleitung und Übersicht 2 Die Grobplanung auf Stufe Mitarbeitergruppe erlaubt die Planung der errechneten Sollstunden pro Arbeitspaket auf der Zeitachse Ermittlung der kostenmäßigen Planwerte Tabellarische und grafische Darstellung der Arbeitspakete Die angebotenen und vertraglich fixierten Leistungen werden nach Projektbeauftragung in Arbeitspakete gegliedert. Auf diesen Arbeitspaketen erfolgt die Leistungserfassung: Vollzeiterfassung mit voreingestelltem Firmenkalender und den entsprechenden Zeitmodellen der Mitarbeiter Erfassung von produktiven Leistungen auf Kundenprojekte/Arbeitspakete und Abwesenheiten sowie interne Tätigkeiten auf interne Projekte Zeiten können in 1/100 Stunden erfasst werden Geleistete Arbeit wird durch internen und externen Kommentar dokumentiert (Prüffähigkeit der Rechnung) Erfassen von Reisekosten und Reisespesen pro Projekt Erfassen von Leistungen von externen Mitarbeitern Erfassen von Fremdleistungen auf das Projekt / Arbeitspaket Zuordnen von Dokumenten zu den einzelnen Buchungen Pflegen des Fertigstellungsgrades pro Arbeitspaket Einfache, systemgestützte Rechnungsstellung: Einzelrechnungen, Abschlagsrechnungen, Teilschluss- und Schlussrechnungen HOAI-Leistungen gemäß Fertigstellungsgrad Pauschalen und Nachweisleistungen nach Erbringung Frei wählbare Abrechnungszeiträume Automatisches Erstellen konformer Formulare wie Rechnung, Leistungsstand (HOAI) und Leistungsnachweis Korrekturmöglichkeit vor Verbuchen der Rechnung Elektronische Ablage der Rechnungen Das integrierte Forderungsmanagement beinhaltet: Offene Posten Management Übersicht über offene und fällige Rechnungen Erfassung von Zahlungseingängen Mahnwesen mit frei definierbaren Mahnstufen und texten Umfassende Auswertungen geben schnell Auskunft über die Mitarbeiterauslastung (Zeit- und Leistungserfassung), über Verkaufschancen, Aktivitäten, Projektstände oder offene Posten. Viele dieser Standardauswertungen lassen sich durch einfache Parameterwahl vielfältig einsetzen und variieren. Mobile Nutzung: Die ipad App AbaSmart (App Store Apple) ermöglicht die Funktionen: Auswertungen werden in Echtzeit auf dem ipad dargestellt Nachrichten- und Aufgabensystem steht auf ipad zur Verfügung Seite 4
Einleitung und Übersicht 2 Erfassen von Zeiten und Leistungen auf dem ipad Multimediale Kommunikation durch Einbindung von Notizen, Fotos, Videos und Sprachaufzeichnungen Offline Nutzung und automatische Synchronisation mit System bei Verbindungsherstellung 2.1 Benutzerverwaltung und Abonnements / Rollen ist eine rollenbasierte Lösung, d.h. dem Benutzer wird durch die Bereitstellung eines Abonnements eine von mehreren möglichen Rollen zugeteilt: Rolle Mitarbeiter Rolle Mitarbeiter (extern) Rolle Projektleiter Rolle Projektleiter Plus (Geschäftsführer) Jeder Benutzer verfügt über einen eigenen Benutzerzugang (Named User Modell) und erhält eine der oben genannten Rollen. Der Benutzer kann sich dann von einem (beliebigen) Computer auf dem System mit seinem Benutzernamen und Passwort anmelden. 2.2 Einrichten und Registrierung von ipads ipads können auf der Kundeninstallation im Rechenzentrum registriert werden. Bei dieser Authentifizierung wird die eindeutige Kennung des ipads dem dazugehörigen Benutzer zugeordnet. Für die mobile Nutzung ist die Installation der ipad-app AbaSmart erforderlich (erhältlich im Apple App Store). Mit der App lassen sich Auswertungen von der Server-basierten AB- ACUS allprojects Cloud Installation lokal auf dem ipad anzeigen. Für die bidirektionale Synchronisierung des ipads mit dem Serversystem ist die Registrierung eines ipad-abonnements notwendig. Dieses Abonnement (monatliche Verrechnung) kann auf dem Kundenportal registriert werden. 2.3 Berechtigungskonzept Das System verfügt über ein Berechtigungskonzept, welches die Zugriffe der Benutzer mit den genannten Rollen regelt. Die getroffenen Festlegungen sind nachstehend aufgeführt. Die Rolle Mitarbeiter kann: Eigene Leistungen erfassen Auswertungen zu seinen Leistungen einsehen Adressverwaltung nutzen Projektbeteiligtenliste einsehen Die Rolle Mitarbeiter extern kann: Eigene Leistungen erfassen Auswertungen zu seinen Leistungen einsehen Die Rolle Projektleiter kann: Alles, was die Rolle Mitarbeiter kann Kunden und Projekte anlegen Honorarermittlung Seite 5
Einleitung und Übersicht 2 Angebote/Verträge erstellen Nachtragsmanagement Verträge anpassen Verträge abrechnen Fremdleistungen buchen Aktivitäten im CRM anlegen und auswerten Projektauswertungen verwenden Die Rolle Projektleiter Plus hat zusätzlich zur Projektleiterrolle Zugriff auf die Programme des Forderungsmanagement und weitere Programme des CRM: Mahnvorschlag erstellen Zahlungseingänge buchen Auswertungen wie OP- und Fälligkeitsliste Serienbriefe erstellen Gruppierungen anlegen 2.4 Messaging und Aufgabensystem verfügt über ein integriertes Messaging- und Aufgabensystem, das allen Benutzerrollen zur Verfügung steht. Damit können sich Benutzer des Systems gegenseitig Nachrichten oder Aufgaben senden, diese bearbeiten oder zurückweisen. Dieses Benachrichtigungssystem ist kontextsensitiv: wird eine Aufgabe zu einem bestimmten Projekt, einer bestimmten Adresse oder Aktivität erstellt, so wird der entsprechende Link zum Ausgangspunkt mitgesendet. Dadurch kann der Empfänger der Nachricht oder Aufgabe diese auf Knopfdruck auswählen und bearbeiten. 2.5 Elektronische Ablagen (Dossiers) umfasst ein Dokumentenmanagement-System. In der Datenbank können sämtliche Dokumente und E-Mails abgelegt werden. Die Dokumente stehen systemweit zur Verfügung und können sofern das dazu notwendige Anwenderprogramm auf dem lokalen Client zur Verfügung steht geöffnet und bearbeitet werden. Der Zugriff auf die elektronischen Ablagen wird über das Berechtigungskonzept geregelt. Elektronische Ablage Mitarbeiter Mitarbeiter extern Projektleiter Projektleiter Plus Adresse Dokument x x x Adresse Rechnungslogo x x Adressaktivitäten Dokument x x x Projektbuchungen Dokument x x x x Projekt E-Mail x x Projekt Plan x x Projekt Rechnung x x Projekt Vertrag x x Debitoren Rechnungen x Seite 6
Einleitung und Übersicht 2 Die auf diesen elektronischen Ablagen abgelegten Dokumente werden in die tägliche Sicherung mit einbezogen. Der pro Kundeninstallation zur Verfügung stehende Platz ist auf zwei Gigabyte (2 GB) ausgelegt. Weiterer Speicherplatz kann kostenpflichtig hinzugebucht werden. 2.6 Suche und Auswahllisten verfügt über ausgeprägte Suchfunktionalitäten. Neben der Suche in volltextindexierten Dokumenten steht eine Suche über indexierte Felder oder Auswahllisten zur Verfügung. Auswahllisten können sortiert, selektiert und nach Excel exportiert werden. Seite 7
Prozesse und Funktionalitäten 3 3 Prozesse und Funktionalitäten Nachstehend werden die in zur Verfügung stehenden Prozesse und die wesentlichen Funktionalitäten der einzelnen Module beschrieben. Weitergehende Informationen zu Leistungsfähigkeit und Anwendung der Lösung sind in Form von Schulungsunterlagen und Video-Tutorials, die laufend publiziert werden, erhältlich. 3.1 CRM Das integrierte ABACUS CRM Modul erlaubt einerseits ein umfassendes Adress- und Kontaktmanagement, andererseits die Abbildung von typischen Prozessen zur Kundengewinnung und zur Kundenbindung. Adressmanagement Kontaktdaten Selektions- und Filterfunktionen Adressimport und -export Dubletten-Check E-Mail-Integration Aufgaben und Aktivitäten Adressqualifizierung Verkaufschancen Auswertungen Adressmanagement: Das CRM enthält ein komplettes Adressmanagement, in welchem Informationen zu Kunden, Lieferanten, Mitarbeitern und sonstigen Kontaktdaten gepflegt werden. Es können Verbindungen wie abweichende Rechnungs- oder Lieferadressen geführt werden. Für Adressen können beliebig viele Ansprechpartner geführt werden. Über Selektions- und Filterfunktionen lassen sich Adressen selektieren, eingrenzen und sortieren. Adressdaten können über eine standardisierte Aufbereitung aus einem Excel-Format importiert und aus dem System nach Excel exportiert werden. Die integrierte Dubletten-Kontrolle verhindert die unbeabsichtigte Mehrfacherfassung von gleichen Adressdaten. E-Mail-Konten können mittels IMAP- Protokoll mit synchronisiert werden. Auch die elektronische Ablage von Dokumenten und E-Mails zählt zu den Standardfunktionen. Aufgaben und Aktivitäten: Einige Aufgabenarten sind im System bereits voreingestellt: E-Mail (schreiben) Nachfassen Telefonat (führen) Termin Verkaufschance Diese können als zu erledigende Aktivitäten für sich selbst oder für andere Mitarbeiter im Unternehmen erfasst werden. Dabei sind folgende Parameter möglich: Erfassungsdatum der Aktivität Plandatum der Aktivität (bis wann zu erledigen) Kontaktperson (der Adresse) für den die Aktivität durchzuführen ist Mitarbeiter, der mit der Aktivität beauftragt ist Seite 8
Prozesse und Funktionalitäten 3 Statusänderung der Aktivität wenn erledigt mit Datum Erledigung Notizen zur Aktivität Elektronische Ablage für Dokumente zur Aktivität Verkaufschancen: Adressen können mit weiteren Parametern qualifiziert (vervollständigt) werden. Die Verkaufschance als eine spezielle Aufgabenart erlaubt das Pflegen und Verfolgen von Verkaufschancen. Hier können zunächst dieselben Parameter wie bei den oben genannten Aktivitäten erfasst werden. Zur weiteren Qualifizierung bestehen zusätzliche Parameter: Status der Verkaufschance (offen, gewonnen, verloren) Projektstart (Datumsfeld) Honorarwert Wahrscheinlichkeit für Beauftragung in Prozent Auch für die Verkaufschance stehen ein Notizfeld und die elektronische Ablage (Dossier) zur Verfügung. Auswertungen: Für das CRM stehen folgende Auswertungen standardmäßig zur Verfügung: Adresslisten Aktivitäten nach Art und Mitarbeitern Verkaufschancen 3.2 Angebotserstellung Das Erstellen eines Angebotes erfolgt nach dem Regelwerk der HOAI 2013, respektive anderen anwendbaren Honorartabellen oder mit frei kalkulierbaren Leistungsverzeichnissen. Eine vollständige Liste aller bereits integrierten Honorartabellen finden Sie unter: www.allprojectscloud.de. Der Prozess der Angebotserstellung verläuft in folgenden Schritten: Anlegen eines Projektes und Pflege der Projektstammdaten Anlegen von Leistungsbildern (auch HOAI & AHO) Ermittlung des Honorarvolumens Erstellen der Angebotsdokumente Angebote können mit Kopiervorlagen erstellt werden. Kopiervorlagen enthalten bereits firmenspezifische Angaben (Kostensätze, Verrechnungssätze, Leistungsarten, Zugriffsrechte) und werden beim Kopieren für das Angebot übernommen und vorgeschlagen. Das Projekt erhält systemseitig eine fortlaufende Projektnummer, die Projektbezeichnung wird eingetragen. Das erstellte Projekt kann ergänzt werden um Angaben zu: Seite 9
Prozesse und Funktionalitäten 3 Kunde und Kundenkontakte, Projektstandort (Baustellenadresse) Projektleiter, Stellvertreter und bis zu zwei Klassierungsinformationen pro Projekt Projektbeteiligte vom Standard abweichende Verrechnungssätze Angaben zum Projektteam Nach Anlegen des Projektes wird der Vertrag erstellt und eine Vertrags-ID vergeben. Ein Projekt kann eine unbegrenzte Anzahl von Verträgen oder Nachträgen enthalten. In einem Vertrag können: die Leistungsbilder nach den Paragraphen der HOAI und AHO freie Leistungsbilder abgebildet werden. Des weiteren können die Honorartabellen mit RifT- sowie Teilleistungstabellen erweitert werden. Das System ermöglicht es, in einem Vertrag eine unbegrenzte Anzahl von Leistungsbildern anzulegen. Dabei können HOAI-Leistungsbilder und Freie Leistungsbilder beliebig kombiniert werden. HOAI-Leistungsbilder: Neben der Zuordnung von Leistungsbildern zu einem Vertrag sowie deren Anpassung hinsichtlich übernommener Leistungsphasen und anzuwendender Prozentsätze können folgende weitere Positionen erfasst werden: Besondere Leistungen (prozentual, pauschal, auf Nachweis, mit Kostendach, Menge mal Einheit) Zu- und Abschläge (prozentual, pauschal, auf Nachweis) Nebenkosten (prozentual, pauschal, auf Nachweis) Die Abbildung von Sammelobjekten ( 11 HOAI Auftrag für mehrere Objekte) wird ebenfalls unterstützt. Freie Leistungsbilder: Freie Leistungsbilder orientieren sich nicht an der HOAI, sondern sind bezüglich Struktur und Inhalten frei gestaltbar. Es können unter einem Vertrag beliebig viele und unterschiedliche freie Leistungsbilder erstellt werden. Hier stehen folgende Elemente zur Verfügung: Freie Leistung (prozentual, pauschal, auf Nachweis, mit Kostendach, Menge mal Einheit) Zu- Abschläge (prozentual, pauschal, auf Nachweis) Nebenkosten ( prozentual, pauschal, auf Nachweis) Dabei werden bei Nachweisleistungen die Verrechnungssätze der Mitarbeitergruppen herangezogen. Diese sind einmal für das Unternehmen hinterlegt, können aber projektbezogen und auf der Zeitachse angepasst werden. Honorarermittlung: Die Honorarermittlung erfolgt für HOAI-Verträge (wahlweise) nach den Werten: Kostenschätzung, Kostenberechnung, Kostenanschlag, Kostenfeststellung Der Honorarzone Des Honorarsatzes Den übernommenen Leistungsphasen und vereinbarten Prozentsätzen Den erfassten Besonderen Leistungen, Zu- und Abschlägen und Nebenkosten Seite 10
Prozesse und Funktionalitäten 3 Für Verträge mit freien Leistungsverzeichnissen erfolgt die Kalkulation gemäß den verwendeten Parametern (Menge, Verrechnungssätze, Pauschalen). Angebot: Erstellte Angebote können überarbeitet und versioniert werden. Bereits erstellte ältere Versionen können wieder als aktuelle Version zurückgeladen werden. Für das fertig kalkulierte Angebot wird ein übersichtliches Dokument erzeugt, welches das gesamte Honorarvolumen enthält und die Angaben, die zur Ermittlung dieser Werte geführt haben. Detailliert ausgewiesen werden: Ermittelte HOAI-Werte nach Leistungsbildern und Leistungsphasen Zu- und Abschläge Besondere Leistungen Nebenkosten Freie Leistungsbilder mit allen kalkulierten Werten Es besteht die Möglichkeit, ein individuelles Word-Dokument zu erstellen, das automatisch auf bereits ausgewählte Projektstammdaten, wie Adressen oder Projektinformationen zugreift. Für diese Dokumente können Textbausteine hinterlegt und einfach adaptiert werden (Word- Funktionalität). Ein so generiertes Word-Dokument wird automatisch im entsprechenden Projektdossier abgelegt. 3.3 Planung enthält ein Planungsmodul, das die Planung der verschiedenen Arbeitspakete eines Vertrages auf Stufe Mitarbeitergruppe erlaubt. Anzahl verfügbare Stunden (Honorar / Mittelsatz) Mitarbeitergruppe Planung der Arbeitspakete auf der Zeitachse Darstellung in Form von Tabellen oder Gannt-Diagrammen Verfügbare Stunden pro Arbeitspaket: Ist der Vertrag (Angebot) angelegt, ermittelt das System automatisch die pro Arbeitspaket zur Verfügung stehende Anzahl von Stunden. Die Anzahl der Stunden wird ermittelt, indem der Honorarbetrag pro Arbeitspaket durch den mittleren Stundensatz des Büros geteilt wird. Bei angebotenen Nachweisleistungen kann die Menge der Leistungen (Stunden) pro Mitarbeitergruppe auf der Zeitachse geplant werden. Planung Arbeitspakete: Die insgesamt für den Vertrag zur Verfügung stehenden Stunden können nun pro Arbeitspaket auf der Zeitachse verteilt werden. Für Nachweisleistungen können die im System hinterlegten Mitarbeitergruppen Seite 11
Prozesse und Funktionalitäten 3 Geschäftsleitung Projektleiter Projektmitarbeiter Bauzeichner Statiker Konstrukteur Administration Externer Mitarbeiter als Ressource ausgewählt werden. Darstellung der Planung: Die Planung kann in tabellarischer Form oder als Gantt-Diagramm dargestellt werden. Es werden insbesondere folgende Werte angezeigt: Mitarbeitergruppe Leistung von Datum und bis Datum Zur Verfügung stehende Anzahl Stunden Kosten intern Verrechnungssatz extern Fortschritt pro Arbeitspaket 3.4 Zeit- und Leistungserfassung auf Verträgen / Arbeitspaketen Firmenkalender Mitarbeiter- Zeitmodell Sollstunden Leistungserfassung auf Projekte (in-/extern) und Arbeitspakete Abwesenheiten Externe Mitarbeiter Fremdleistungen Reisekostenerfassung Mitarbeiterauswertungen Kundennachweise Leistung auf Projekt und Arbeitspaket Die integrierte Zeit- und Leistungserfassung erlaubt die vollständige Erfassung aller produktiven und unproduktiven Leistungen auf externe Projekte / Arbeitspakete, interne Projekte und die Erfassung von Abwesenheiten, wie Urlaub oder Krankheit. Sollstunden der Mitarbeiter: Im System wird zunächst ein Firmenkalender gepflegt, welcher die im jeweiligen Bundesland geltenden Arbeits- und Feiertage enthält. Für jeden Mitarbeiter wird ein Zeitmodell geführt. Vollzeitarbeitende typisch mit 5 x 8 Stunden pro Woche, Teilzeitarbeitende mit dem individuell vereinbarten Zeitmodell. Die Kombination der Daten des standortabhängigen Firmenkalenders mit dem individuellen Arbeitszeitmodell des Mitarbeiters ergibt dessen Sollstunden. Zeit- und Leistungserfassung: Jeder Mitarbeiter erfasst sämtliche erbrachten Zeiten/Leistungen. Dabei werden produktive Zeiten gebucht auf: Seite 12
Prozesse und Funktionalitäten 3 Kundenprojekte/Arbeitspakete Interne Projekte (die nicht verrechnet werden) Unproduktive Zeiten wie Urlaub, Krankheit oder andere Abwesenheiten werden als solche auf ein vom System bereitgestelltes Administratives Projekt gebucht. Zeiten werden typisch im ¼-Stunden Takt gebucht (0,25 von 1h). Andere Stückelungen in 1/100h sind möglich (z.b. 0,10 von 1h = 6 min). Fremdleistungen: Externe Mitarbeiter können (Voraussetzung ist ein Abonnement als Mitarbeiter extern ) ebenfalls ihre Stunden auf Projekte/Arbeitspakete erfassen. Hier werden aber typischerweise keine Sollstunden geführt, sondern lediglich die produktiven Stunden auf Kundenprojekte/Arbeitspakete erfasst. Auch das Verbuchen von Fremddienstleister-Rechnungen auf einzelne Projekte lässt sich in der Leistungserfassung realisieren. Die Rolle des Projektleiters und ProjektleitersPlus ist mit dieser Funktionalität ausgestattet. Reisekosten: ermöglicht die Erfassung von Reisekosten. Dafür stehen alle in Deutschland üblichen Reisekostenpositionen zur Verfügung. Der Mitarbeiter erfasst die Positionen wie erbracht. Diese Kosten werden zunächst dem Projekt belastet. Eine Weiterverrechnung an den Kunden erfolgt gemäß Vereinbarung (nicht bei pauschalen Neben-kosten). Die vom Mitarbeiter ausgelegten Beträge werden ausgewiesen und können ihm so korrekt ausbezahlt werden. Das Projekt wird dabei ohne Mehrwertsteuer belastet, dem Mitarbeiter werden die ausgelegten Kosten inklusive der bezahlten Mehrwertsteuer erstattet. Auswertungen zur Leistungserfassung: Auswertungen stehen standardmäßig zur Verfügung; Mitarbeiter können ihre eigenen Buchungen immer einsehen. Den Projektleiterrollen stehen außerdem folgende Auswertungen standardmäßig zur Verfügung: Geleistete Mitarbeiterstunden Geleistete Stunden pro Projekt / Arbeitspaket Plan- / Ist-Vergleiche Fertigstellungsgrad-Geleistete Stunden-Vergleich 3.5 Rechnungsstellung Die Rechnungsstellung erfolgt in immer vertragsbezogen. Rechnungsstellung Rechnungsantrag Einzelrechnung Abschlagsrechnung Teilschlussrechnung Schlussrechnung Pauschalen Nachweisleistungen HOAI-Leistungen Reisekosten Rechnung Leistungsnachweis Leistungsstand (HOAI) Seite 13
Prozesse und Funktionalitäten 3 Rechnung: Vor Erstellung einer Rechnung ist im Normalfall bei Arbeitspaketen mit HOAI-Leistungen der Fertigstellungsgrad zu ermitteln und einzutragen. Ist dies geschehen, dann ist der Prozess der Rechnungserstellung sehr einfach und schnell erledigt. Dabei wird zunächst eine Rechnung erstellt, die als Antrag im System stehen bleibt und dann gegebenenfalls von einer weiteren Person definitiv ausgelöst wird. Rechnungsarten: Das System verfügt über folgende Rechnungarten: Einzelrechnung Abschlagsrechnung Teilschlussrechnung Schlussrechnung Mit der Einzelrechnung werden erbrachte Einzelleistungen schnell und konform abgerechnet. Die Formen Abschlags-, Teilschluss- und Schlussrechnung sind die möglichen Abrechnungsarten, wobei sowohl Abschlagsrechnungen als auch Teilschlussrechnungen mehrfach vorkommen können. Abzurechnende Leistungen: Das System rechnet neben den auf Arbeitspaketen erbrachten Leistungen mit festgestelltem Fortschritt auch alle bis zum Rechnungsstellungsdatum erbrachten Nachweisleistungen, Pauschalen und sofern abrechenbar auch die erbrachten Reisespesen ab. Einmal im System erfasste Leistungen gehen nicht mehr verloren und werden zur Abrechnung vorgeschlagen. Rechnungsdokumente: Das System stellt automatisch immer drei Rechnungsdokumente zur Verfügung: Kaufmännisch korrekte Rechnung Leistungsstand (HOAI) bei Grundleistungen für Abschlagsrechnungen Leistungsnachweis für alle Nachweisleistungen Insbesondere der Leistungsnachweis enthält für Nachweisleistungen und Reisekosten alle Angaben zu Projekt, Datum, erbracht durch Mitarbeiter und einen Nachweistext. Für alle anderen Rechnungspositionen der Abschlagsrechnung (Grundleistungen nach Fortschritt) kann im System eine Auswertung erstellt und ebenfalls der Rechnung beigefügt werden. Diese Auswertung dokumentiert alle geleisteten Arbeiten. Rechnungsauslösung: Der Rechnungsstellungsprozess ist so eingestellt, dass die Vorbereitung der Rechnungsstellung durch den Projektleiter erfolgt. In einem weiteren Schritt können die vorbereiteten Rechnungen nochmals durch eine weitere Person überprüft und gegebenenfalls korrigiert werden. Stornieren von Rechnungen: Seite 14
Prozesse und Funktionalitäten 3 Bei Bedarf können Rechnungen in wenigen Schritten wieder gutgeschrieben werden. Anschließend ist es möglich, eine neue, geänderte Rechnung zu erstellen. 3.6 Forderungsmanagement enthält zudem das Modul Forderungsmanagement mit dem Zahlungseingänge erfasst und Offene Posten gemahnt werden können. Rechnungsbelege Zahlungsfristen Debitorenbestände Offene Posten Fälligkeiten Zahlungseingänge Mahnwesen Rechnungsbelege: Erstellte Rechnungen werden automatisch in der elektronischen Ablage (Dossier) hinterlegt und im Modul Forderungsmanagement als Offene Posten geführt. Für Kunden werden zusätzlich zu den Adressdaten relevante Kunden-Stammdaten geführt: Zahlungskonditionen Einstellungen zum Mahnwesen Für die Weitergabe an den Steuerberater steht ein Belegjournal mit Originalbelegen als PDF zur Verfügung. Offene Posten: Offene Posten-Liste stehen, mit Originalbelegen, auf Knopfdruck zur Verfügung, ebenso Auswertungen zu Fälligkeiten der Forderungen. Zahlungseingänge: Zahlungseingänge können manuell gebucht werden, Skontoabzüge werden auf dem Projekt als Erlösminderungen ausgewertet. Mahnwesen: Das integrierte Mahnwesen erlaubt die einfache Mahnung von überfälligen Offenen Posten. Der eingerichtete Mahnprozess ist dreistufig und entspricht kaufmännischen Gepflogenheiten. Es können Kunden vom Mahnprozess standardmäßig oder fallweise ausgenommen werden. Auswertungen: Für eine schnelle Übersicht stehen vielfältige Auswertungen zur Verfügung die jederzeit online abgerufen werden können: Offene Posten, Fälligkeitslisten Beleg- und Zahlungsjournal mit Originalbelegen Kontenauszüge pro Kunde Umsatzlisten Seite 15
Prozesse und Funktionalitäten 3 3.7 Auswertungen Mit stehen diverse Standardauswertungen zur Verfügung, die sich unterscheiden in: CRM Auswertungen Adresslisten Aktivitäten nach Mitarbeitern Übersicht Verkaufschancen Mitarbeiterbezogene Auswertungen: Leistungsnachweis; geleistete Stunden pro Mitarbeiter inklusive Kommentar Auslastung pro Mitarbeiter Urlaubsauswertung alle Mitarbeiter Monatsauswertungen pro Mitarbeiter Projektbezogene Auswertungen: Projektfortschrittsgrafik Leistungsnachweis pro Projekt Geleistete Stunden Statusprofitabilität Abrechnungsstand Auftragsbestand Stundenverbrauch Übersicht Projekt Projektbeteiligtenliste Kundenbezogene Auswertungen: Offene Posten und Fälligkeiten Kontoauszug pro Kunde Belegjournal 3.8 ipad und Für die mobile Nutzung der Lösung kann die ipad-app AbaSmart verwendet werden. Damit stehen zentrale Funktionen immer und überall zur Verfügung. AbaSmart ist komplett in ABA- CUS allprojects eingebunden. Daten stehen On- und Offline zur Verfügung und werden automatisch synchronisiert. Standardauswertungen Grafiken, Hyperlinks, Drilldownfuntkion Aufgaben Nachrichten Zeit- und Leistungserfassung mit Timeline Multimedia, Texteingabe, Sprache, Bilder, Videos Seite 16
Prozesse und Funktionalitäten 3 Auswertungen: Sämtliche im System zu Verfügung stehenden Standardauswertungen können auf dem ipad angezeigt werden. Das ipad ist in das systemweite Aufgaben- und Nachrichtensystem eingebunden. Zeit- und Leistungserfassung via Timeline: Mit AbaSmart ist auch die Erfassung von Zeiten und Leistungen auf Projekten und Arbeitspaketen möglich. Ebenfalls können Reisekosten erfasst und an das zentrale System übergeben werden. Multimedia: Mit dem ipad können standardmäßig Daten unterschiedlicher Formate erfasst werden: Texterfassung Sprach-Memos Fotos Videos Geo-Tags Diese Daten können automatisch mit dem System synchronisiert werden und auf der elektronischen Ablage gespeichert werden. Seite 17
Anhang - Glossar 4 4 Anhang - Glossar AbaSmart Die von ABACUS entwickelte ipad-app. Erhältlich im Apple App Store. Abrechnungstyp Mögliche Abrechnungstypen: Pauschal, Nachweis, Nachweis mit Betrag Kostendach oder Nachweis mit Menge Kostendach. Abschlagsrechnung Abschlagsrechnungen können im Rahmen des Werkvertragsrechts vereinbart werden. Es werden damit geleistete und noch nicht abgerechnete Arbeiten in Rechnung gestellt. Adressgruppierungen Mit Adressgruppierungen werden einer Adresse (oder Kontaktperson) Attribute zugeordnet. (Beispiel: Kontaktperson erhält Newsletter) Adressverbindungen über Adressverbindungen werden Kontaktpersonen zu Adressen zugeordnet (= Mitarbeiter der Firma). Aktivitäten Unterschiedliche Aktivitäten auf Adressen (Nachfassen, Termin, etc.) oder Projektaktivitäten können angelegt, abgearbeitet und überwacht werden. Ansatz intern Der Ansatz intern ist der interne Kostensatz pro Mitarbeiter, dem die Gemeinkosten bereits hinzugerechnet sind. Arbeitspaket Für einen geschlossenen Vertrag werden im ABACUS System Arbeitspakete angelegt. Auf Arbeitspakete werden Leistungen gebucht, Fortschritt festgestellt und (Abschlags-)Rechnungen erstellt. Belegjournal Das Belegjournal ist Bestandteil des Forderungsmanagements und listet alle gestellten Rechnungen u.a. chronologisch auf. Zusammen mit dem zugehörigen Beleg (Rechnung) kann das Belegjournal als PDF exportiert werden und so dem Steuerberater übermittelt werden. Berechnungstyp Der Berechnungstyp beschreibt, ob ein Leistungsbild nach Honorartabelle oder als Pauschalbetrag errechnet wird. Dabei stehen verschiedene Berechnungsmethoden für die Ermittlung der Pauschale zur Verfügung. Besondere Leistungen Die HOAI kennt Besondere Leistungen ( 3, Abs. 3). Die Honorare für Besondere Leistungen können frei vereinbart werden. Datenbank ABACUS verwendet eine SQL-Datenbank zur Speicherung aller Stamm- und Bewegungsdaten. Dossier Der Begriff Dossier steht in ABACUS synonym für Elektronische Ablage. In Dossiers können elektronische Dokumente abgelegt werden. Diese werden in der Datenbank gespeichert. Einzelrechnung Mit dem Typ Einzelrechnung können Nicht-HOAI Einzelrechnungen zu Verträgen abgerechnet werden. Elektronische Ablage Die elektronische Ablage steht an verschiedenen Stellen im System zur Ablage von Emails und Dokumenten jeglicher Art zur Verfügung. Im Programm wird dafür auch der Begriff Dossier verwendet. Die abgelegten Dokumente werden in der Datenbank gespeichert. Fertigstellungsgrad Der Fertigstellungsgrad beschreibt den Fortschritt der Leistungserbringung auf dem Arbeitspaket. Firmenkalender Im ABACUS System ist ein Firmenkalender integriert, in welchem die Arbeits- und Feiertage pro Bundesland hinterlegt sind. Seite 18
Anhang - Glossar 4 Firmenzahlstelle Die im System zu hinterlegende eigene Bankverbindung mit Kontonummer und Bankleitzahl, ab 2014 die IBAN. Forderungsmanagement Das integrierte Forderungsmanagement erlaubt gestellte Rechnungen weiter zu verfolgen und zu mahnen. Eine Übergabe der Offenen Posten als PDF an den Steuerberater mit Originalbelegen ist eingerichtet. Freies Leistungsbild ABACUS ermöglicht individuelle Leistungsbilder zu erstellen, welche keinen direkten Bezug zur HOAI haben. Solche freien Leistungsbilder können Nachweisleistungen als Aufwandsleistungen (Menge x Stundensatz), prozentuale Werte (in Beziehung zu anderen Leistungen) oder als Pauschalen enthalten. Fremdleisterhonorar Teile von Leistungsbildern oder Leistungsphasen können an Fremddienst-leister abgegeben werden. Der eigene Honorarbetrag wird um die vergebenen Anteile gemindert. Gleitzeitsaldo Für jeden Mitarbeiter wird ein Stundenkonto geführt. Werden die Sollzeiten über- oder unterschritten erfolgt eine Anpassung des Gleitzeitsaldos. Grobplanung Mit der Grobplanung werden die zur Verfügung stehenden Stunden (Honorarbetrag geteilt durch mittleren Bürokostenansatz) pro Arbeitspaket auf Stufe Mitarbeitergruppe geplant. Honorarstamm Mit dem Honorarstamm wird das Programm bezeichnet, in welchem Projekte und Verträge angelegt, gepflegt und abgerechnet werden. Kontoauszug Im Rahmen des Forderungsmanagements besteht die Möglichkeit, Kontoauszüge mit Rechnungen, respektive Zahlungen pro Kunde auszuwerten. Kostenart Es stehen (für besondere Leistungen) unterschiedliche Kostenarten zur Verfügung, u.a. Zeitnachweis, Pauschalbetrag, Anzahl x Einheitspreis oder ein Prozentwert auf verschiedene Ausgangswerte (Honorar, anrechenbare Kosten, Honorar der Phase oder Grundhonorar). Kostendach Werden Besondere Leistungen angelegt, kann ein Kostendach nach Menge oder Betrag der zu erbringenden Leistung abgebildet werden. Leistungsart Die im System erfassten Leistungen werden mit unterschiedlichen Leistungsarten erfasst. Produktive Projektleistungen mit der Leistungsart Laufende Arbeiten, Abwesenheiten und Reisespesen mit dafür eingerichteten Leistungsarten. Leistungserfassung Die integrierte Zeit- und Leistungserfassung ermöglicht die Erfassung von Zeitleistungen durch Mitarbeiter und externe Dienstleister. Dabei werden in einer Maske Leistungen, Reisekostenpositionen und Abwesenheiten erfasst. Leistungsnachweis Für alle durch Mitarbeiter und Fremddienstleister erbrachten Leistungen und Reisekosten können Leistungsnachweise automatisch projektbezogen erzeugt werden. Leistungsstand Der nach HOAI erreichte Leistungsstand bei den Grundleistungen für die Abschlagsrechnungen wird durch die je Leistungsstand erreichten Prozentsätze je Leistungsphase /Arbeitspaket bei vollen anrechenbaren Kosten angegeben. Der Leistungsstand wird als zusätzliches Formular zur Abschlagsrechnung erstellt. Mahnprozess Mit dem integrierten Forderungsmanagement können überfällige Rechnungen in einem dreistufigen Mahnprozess erinnert werden. Seite 19