Dokumenten- und prozessorientierte Vorgangsbearbeitung

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1 Dokumenten- und prozessorientierte Vorgangsbearbeitung Digitale Kollaboration mit DigEplan Dokumente direkt und intuitiv bearbeiten. Prozesse automatisiert auslösen. Zusammenarbeit digital erleben. 1

2 Kennen Sie das? Geschäftsbriefe, Rechnungen, Lieferscheine, Arbeitsanweisungen oder Dokumentationen - alle werden manuell per Hand oder indirekt per DMS oder ECM* bearbeitet. Anmerkungen, Kommentare, Freigaben oder Stempel werden händisch an den Papierdokumenten angebracht und später manuell digital registriert, weitergeleitet und -verarbeitet. Es entstehen verschiedenste Versionen, unkontrollierbare handgeschriebene Notizzettel, lange Prozesszeiten, Intransparenz und Durcheinander. Wäre es nicht schön Dokumente wie früher mit Textmarker, Post it s und Stempeln, nur digital zu bearbeiten, ohne die Informationen separat eingeben, registrieren und archivieren zu müssen? * Enterprise Content Management 2

3 Die Lösung: Digitale Kollaboration mit DigEplan DigEplan ist der Standard-Viewer für Office und PDF Dokumente, 2D CAD und 3D CAD sowie EDA/ ECAD-Zeichnungen. ersetzt und vereint zahlreiche kostenlose sowie kostenpflichtige Viewer. bietet über 400 Dateiformate sowie sämtliche Funktionalitäten im Standard. macht papierloses Arbeiten und Zusammenarbeiten noch effizienter, kostengünstiger und umweltfreundlicher. ist z. B. im Maschinen- und Anlagenbau, in der Elektrotechnik, in öffentlichen Verwaltungen, in Anwaltskanzleien, Banken und Bauunternehmen erfolgreich im Einsatz. 3

4 Manuell Papierdokument Händische Bearbeitung mit Post-It s, handschriftlichen Notizen, Stempeln, etc. Manuelle Datenübertragung in das ERP Mit ECM Digitales PDF-Dokument Bearbeitung über separates Fenster/ Dialog Teil- oder vollautomatisierte Datenübertragung in das ERP Mit DigEplan Digitales Originaldokument Bearbeitung direkt am Dokument im Originalformat Datenabgleich und - austausch mit ERP Drill Down und Anzeige weiterer verknüpfter Informationen (Hotspotting) 4

5 Bsp. Rechnung Annotationen/ Notizen und Markierungen Notizen Intelligente Stempel 5

6 Bsp. Geschäftsbrief Annotationen/ Notizen Intelligente Stempel Markierungen 6

7 Markierungen 7

8 Vollintegration in ECM, z. B. MyCorsa Nxt 8

9 Vollintegration in ECM, z. B. MyCorsa 9

10 Was macht die digitale Kollaboration? Anzeige Bearbeiten Kollaboration Standard-Viewer Vollständige Integration in DMS-/ ECM-Systeme Ansicht hunderter verschiedener Formate Anzeige immer im Originalformat inkl. aller relevanten/ berechtigten Informationen Keine Konvertierung von CAD-Zeichnungen nötig Multi-Annotationen direkt auf Dokumenten/ Zeichnungen Digitales Stempeln von Dokumenten/ Zeichnungen Automatische Positionierung Individuelle selbst erstellbare Stempel Intelligente Stempel kommunizieren mit Daten aus dem ECM Digitale Unterschriften Mobile Anwendung Gemeinsam mit autorisierten Personen intern und extern arbeiten Bündeln von Dokumenten/ Zeichnungen für Genehmigungen Automatisches Auslösen von Prozessen, z. B. starten ausgefüllte Stempel oder digitale Freigaben Work-Flows für Weiterbearbeitung, etc. 10

11 Was macht die digitale Kollaboration? Speichern Multi-Annotationen, Markierungen und intelligente Stempel werden als eigenständige Dateien im ECM gespeichert und automatisch mit dem Öffnen aufgerufen - bei voller Zugriffskontrolle Originaldatei bleibt unverändert Office Dokumente sowie CAD- Zeichnungen werden direkt im ECM gespeichert und automatisch versioniert Bearbeitungsverlauf der Dokumente nachvollziehen Keine unnötigen Kopien bzw. Versionen eines Dokuments/ einer Zeichnung Aufruf und Kommunikation Einfaches Finden: Direkte Verknüpfungen, z. B. Stichworte, Inhalte, Schlagwörter, etc. - auch innerhalb von Multi-Annotationen, Markierungen und intelligenten Stempeln Drill Down: Navigation durch hierarchische Daten und Verknüpfungen der Dokumente Vergleichen und Matchen von CAD- Dokumenten Verbindung zwischen GIS und einem ECM Upload von Dokumenten und Daten ins PIP Kommunikationsschicht zwischen ipad und ECM/ Workflow 11

12 Digitale, individuelle und intelligente Stempel Stempel Designer für DigEplan Digitaler Stempel Zugriff auf Informationen angeschlossener Systeme Anzeige individuell relevanter Felder Durchsuchbare Inhalte Steuerung von Workflows Position und Zugriff automatisierbar Automatischer Abglich mit Daten aus dem ECM/ ERP 12

13 Wie funktioniert digitale Kollaboration technisch? Volle Integration und Anbindung Office- und Fachanwendungen wie z. B. Office Dokumente, PDF 2D CAD, 3D/ CAD EDA/ ECAD (Entwurfsautomatisierung elektronischer Systeme) Gängige DMS-, ECM- und ERP-Systeme Oracle, SAP, Microsoft Share Point, BCT Corsa, uvm. Gewohnte Arbeitsumgebung der Prozesse und Programme bleibt erhalten Mehr Akzeptanz und Mehrwert für die Anwender: Dokumentbearbeitung direkt z. B. in Office Umgebung, AutoCAD, etc. Dokumentansicht direkt im DMS/ ECM, in Projekt- und Maschinenakten, FiBu, etc. 13

14 Ihr Nutzen digitaler Kollaboration mit DigEplan Formatunabhängig: Hunderte verschiedene Formatansichten (Originalformat). Unveränderliche Originaldokumente: Dokumente/ Zeichnungen bleiben bei Annotationen, Stempeln, etc. unverändert, da diese gesondert in transparenten Schichten auf das Dokument gelegt und separat im ECM gespeichert werden. Rollenbasierter Zugriff: Auf Dokumente/ Zeichnungen, Annotationen, Stempel, etc. Kollaborationsfähig: Es können mehrere Personen gleichzeitig an einem Dokument arbeiten, unternehmensintern und -extern. Automatische Work-Flows: Stempel, Freigaben, etc. lösen Bearbeitungsprozesse aus. Automatischer Datenabgleich: z. B. Stempelinhalte werden auf ECM-Daten geprüft Hotspotting (Drill-Down): Anhand in den Dokumenten/ Zeichnungen eingebetteter Codes können weitere Informationen und Verknüpfungen angezeigt werden. 14

15 Interesse? Bei allen Fragen zur digitalen Kollaboration mit DigEplan sowie zur Vereinbarung eines unverbindlichen Kennenlerntermins erreichen Sie unser Business Tranformation Team unter: StratOz - Strategic Organizations Hauptsitz in Schwerte/ Ruhr Lohbachstr. 12, Schwerte Telefon: Fax: Web Wir freuen uns auf Sie! 15

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