Intelligentes Prozessmanagement

Transkript

1 Intelligentes Prozessmanagement Optimierung mit Kommunikation und IT Benno Bender Business Consulting 6. November 2012

2 Referent Benno Bender Business Consultant Schwerpunkt Prozessanalyse und optimierung Wirtschaftsinformatiker MODUS Consult AG James-Watt-Straße Gütersloh Phone: Fax: Mobil: Mail: Website: benno.bender@modusconsult.de

3 MODUS Consult AG Inhabergeführtes Unternehmen durch die Vorstände Martin Schildmacher, Gerd Elbrächter und Klaus Wagner Gründung: 1995 Umsatz 2011: 25 Mio. Mitarbeiter: Niederlassungen: Kerngeschäft: Kundenportfolio: Übergreifende Kompetenzen in den Bereichen: 180 Mitarbeiter Gütersloh (Hauptsitz), Erlangen, Bremen, Kassel, Stuttgart Microsoft Dynamics NAV und AX» TOP Partner von Microsoft Über Kunden aus 60 Branchen, seit 2006 auch internationale Projekte Kunden aus Mittelstand und gehobenem Mittelstand Vertrieb, Einkauf, Forschung und Entwicklung, Arbeitsvorbereitung, Produktion, Montage, Lagerlogistik - aus unterschiedlichsten Branchen

4 Unternehmen im Wandel Wettbewerb Schnell gewachsene Organisationsstrukturen Lieferanten Hoher Overhead bei Abläufen Kunden Hohe Prozessintransparenz Gesetzgeber Banken Steigende Anforderungen an Koordination und Kommunikation Shareholder Ausbaufähige Integration zwischen Abläufen und IT Systemen» Leistungsfähigkeit gegenüber dem Wettbewerb steigern!

5 Unternehmen im Wandel Studie LeanOffice % 55% Arbeitszeitverschwendung Potenzial durch Prozessmanagement 27 Prozent der reinen Arbeitszeit so schätzen die Unternehmen beträgt der durchschnittliche Anteil an Verschwendung. Das größte Optimierungspotenzial liegt mit einem Anteil von 55 Prozent in der Verbesserung von schlecht abgestimmten Prozessen. Durch die Optimierung der Prozesse konnte eine Produktivitätssteigerungen von 9% in der Administration und 15 % in der Produktion binnen 2 Jahren erreicht werden.

6 Was ist Prozessmanagement? Analyse + Reduzierte Kosten + Erhöhte Flexibilität Steuerung & Messung Geschäftsprozess Gestaltung & Optimierung + Erhöhte Effizienz + Erhöhte Transparenz Umsetzung + Bessere Qualität

7 Anwendungsgebiete Zielführende IT-Einführungen umsetzen Prozessanalyse und - optimierung IT Systemauswahl /- einführung / -update Umsetzung Mehr Leistungsstärke durch Organisationsoptimierung Geschäftsführung Vision Strategie Veränderung Management Ziele & Kennzahlen Mitarbeiter Organisation & Prozesse Umsetzung durch angepasste und optimierte Prozesse

8 Was ist Prozessmanagement?» Gute Ideen Schlechte Umsetzung

9 Optimales Zusammenspiel zwischen Mitarbeitern, Prozessen und IT-Systemen Mitarbeiter Klarer Informations- und Kommunikationsfluss Schlanke und transparente Prozesse Effizienz & Effektivität IT-Systeme Prozesse Abbildung der relevanten Prozesse im IT System

10 Durchführung von Prozessmanagement Erstellung der Prozesslandkarte

11 Durchführung von Prozessmanagement Prozessanalyse und -optimierung OMEGA-Methode Objektorientierte Methode zur Geschäftsprozessmodellierung und -analyse Grundbausteine Bestandsaufnahme Prozessaufnahme Strukturierte Interviews Dokumentensichtung Sichtung der IT Systeme Aktivitäten Prozessschritte Schnittstellen IT Systeme Anforderungen Potenziale Verbesserungsvorschläge Positive Faktoren

12 Durchführung von Prozessmanagement Prozessanalyse und -optimierung Ein Beispiel der OMEGA Methode» Wer macht was wann wie und warum?

13 Durchführung von Prozessmanagement Quantitative Ursachen-Wirkungs-Analyse Potenziale heben und Werte bewahren Ursachen Aufnahme der Ist-Prozesse Identifizierung der Potenziale 1. Ursachen identifizieren 2. Ursachen beheben (Maßnahmenkatalog) 3. Symptome eliminieren Symptome

14 Durchführung von Prozessmanagement Vorgehen und Mehrwerte OMEGA Methode Steigerung der Produktivität Aufnahme der Ist-Prozesse Prozesskostensenkung Quantitative Ursachen-Wirkungs-Analyse Reduzierung der Durchlaufzeit Definition von Soll-Prozessen Umsetzung + Kennzahlensystem Verschlankung der Organisationsstrukturen Erhöhung der Prozessqualität und -transparenz» Mittel- und langfristige Mehrwerte schaffen

15 Durchführung von Prozessmanagement Beispielprojekt Problemstellung: Reibungsverluste und Optimierungsmöglichkeiten identifizieren Vertrieb Einkauf AV Lückenlose Betrachtung der Prozesse und Schnittstellen Aufnahme von Potenzialen Analyse von Ursachen und Wirkungen Erarbeitung eines Maßnahmenkatalogs

16 Durchführung von Prozessmanagement Beispielprojekt» Die Produktionsdurchlaufzeiten werden nicht eingehalten Vertrieb - Langwierige Reaktionszeiten bei Anfragen Unsichere / suboptimale Termintreue Unnötiger Overhead Einkauf AV - - Zu späte Artikelbestellung Keine Basis für Planung beim Lieferanten Fehlende Termintreue Keine Einkaufsoptimierung Unnötiger Overhead Unnötiger Overhead

17 Durchführung von Prozessmanagement Beispielprojekt» Klare Regelung des Umgangs mit den Produktionsdurchlaufzeiten Vertrieb + Schnellere Reaktionszeit bei Anfragen Höhere Termintreue gegenüber Kunden Weniger Overhead Einkauf AV + + Rechtzeitige Artikelbestellung Robustere Planung beim Lieferanten Höhere interne Termintreue Mehr Einkaufsoptimierung Weniger Overhead Weniger Overhead

18 8 Tipps für ein gutes Prozessmanagement Tipp 1: Tipp 2: Tipp 3: Tipp 4: Tipp 5: Tipp 6: Tipp 7: Tipp 8: Klare Ziele und Verantwortungen definieren Prozessmanagement an der Unternehmensstrategie orientieren Heutige Abläufe kritisch hinterfragen Wer macht was wann wie und warum? Mitarbeiter, Prozesse und IT-Systeme aufeinander abstimmen Prozesse messbar machen Ursachen erkennen und beheben Mitarbeiter involvieren und motivieren

19 Konzept für ein erfolgreiches Prozessmanagement im Unternehmen Organisatorische Anforderungen Kommunikationsförderung IST- Prozessanalyse SOLL- Prozesskonzeption Prozessuale und funktionale Umsetzung Funktionale Anforderungen

20 Nachhaltiger Erfolg Intelligentes Prozessmanagement Optimierung mit Kommunikation und IT + Sicherstellung des Projekterfolgs + Optimierte Prozesse und motivierte Mitarbeiter + Steigerung der Leistungsfähigkeit + Optimales Zusammenspiel zwischen Mitarbeitern, Prozessen und IT-Systemen

21 Intelligentes Prozessmanagement Optimierung mit Kommunikation und IT Anhang

22 Beispiel aus einem Kundenprojekt Ausschnitt aus einem optimierten Vertriebsprozess Einkauf Kunde Rückmeldung Preisnachfrage Preisanfrage mit Bezug zum Angebot Angebot Anfrage erfassen Preisanfrage mit Bezug zum Angebot Angebot / Kalkulation erstellen ERP Konfigurierter Artikel Arbeitsplan Stückliste Kapazitäten Materialverfügbarkeit Groben Liefertermin ermitteln ERP PPS Angebot Angebot versenden ERP / DMS Basisartikel Archivierung Belege + Kalkulation Grober Liefertermin Auftragseingabe Vertrieb Vertrieb Vertrieb Der Vertrieb wählt im ERP System den passenden Basisartikel in Bezug zur Kundenanfrage aus und passt die entsprechenden Sachmerkmale (Material, Bearbeitungsdauern, etc.) an. Aus den Kalkulationsdaten werden die Einstandspreise und Verkaufspreise in das Angebot übernommen. Preisanfragen an den Lieferanten werden in die Kalkulation übernommen. Der Einkauf erhält über das System eine entsprechende Aufgabe. Der Vertrieb prüft im ERP System die Materialverfügbarkeit, die Lagerbestände und die geplanten Zugänge. Anhand vom PPS System besteht die Möglichkeit, die Kapazitäten zu betrachten. Das Resultat ist der früheste Liefertermin, wenn der Kunde heute bestellen würde. Verwendung von systemgestützten Aussagen bzgl. des Liefertermins anstatt groben Produktionsdurchlaufzeiten, die auf einem Bauchgefühl basieren. Das erstellte Angebot wird per Mail oder per Fax an den Kunden versendet. Die erzeugten Belege und die Kalkulation werden im ERP System mit Referenz ins Dokumentmanagement (DMS) archiviert. Ablage der Dokumente zentral im ERP / DMS System. à Reduzierung des Papieraufkommens à Direkter Zugriff auf die notwendigen Belege aus dem führenden ERP System heraus. Abbildung der n-stufigen Stücklisten im ERP System. Auf deren Basis erfolgt eine systemgestützte Kalkulation. Durch Verwendung eines Basisartikels ist die manuelle Erstellung eines neuen Artikels nicht mehr notwendig. Der Vertrieb richtet keine Anfragen mehr an den Lieferanten. Diese werden nun zentral vom Einkauf delegiert. Bessere Aussagekraft gegenüber dem Kunden. Bessere Einplanung für nachgelagerte Schritte.

23 Beispiel aus einem Kundenprojekt Zusammenfassung der Potenziale aus den IST-Prozessen zu Potenzialgruppen Aufnahme von IST-Prozessen und Ausarbeitung von 146 Potenzialen Informationsqualität; 12 Potenziale Termineinhaltung; 12 Potenziale Systemfunktionalität; 44 Potenziale Prozessdefinition; 32 Potenziale Systemfunktionalität Integration zwischen Prozessen und IT Abgrenzung der Tätigkeitsfelder Überflüssige / redundante Tätigkeiten Prozessdefinition Termineinhaltung Informationsqualität Integration zwischen Prozessen und IT; 16 Potenziale Überflüssige / redundante Tätigkeiten; 18 Potenziale Abgrenzung der Tätigkeitsfelder; 12 Potenziale

24 Beispiel aus einem Kundenprojekt Ergebnis der Ursachen-Wirkungs-Analyse Unterscheidung zwischen Ursachen und Symptomen Ursachen 1,20 1,00 Aktivsumme 0,80 0,60 0,40 0,20 Systemfunktionalität Integration zwischen Prozessen und IT Abgrenzung der Tätigkeitsfelder Überflüssige / redundante Tätigkeiten Prozessdefinition Termineinhaltung Informationsqualität 0,00-0,20 0,00 0,20 0,40 0,60 0,80 1,00 1,20 Passivsumme -0,20 Symptome

25 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!