Schweizer Armee Sitzung der Anordnungskoordinatoren Verteidigung AKOV

Transkript

1 Sitzung der Anordnungskoordinatoren Verteidigung AKOV Dienstag, ; Uhr

2 Traktanden 1. Begrüssung / Einleitung 2. - Anpassungen in den Weisungen über Anordnungen der Gruppe V - Befehle 3. Anordnungsprozess mit GEVER Pause 4. Verteiler MILVER: Konsequenzen Neuerungen, Anpassungen, allgemeine Infos 6. Umfrage, Diverses und Termine 2

3 Traktanden 1. Begrüssung / Einleitung 2. - Anpassungen in den Weisungen über Anordnungen der Gruppe V - Befehle 3. Anordnungsprozess mit GEVER Pause 4. Verteiler MILVER: Konsequenzen Neuerungen, Anpassungen, allgemeine Infos 6. Umfrage, Diverses und Termine 3

4 Personelles Aus unserem Gremium scheiden folgende Personen aus: Luftwaffe: Ursula Marti-Traffelet RUAG Aviation: Beat Huber RUAG Defence: Andreas Nussbaum BBL Vertrieb Tanja Dänzer 4

5 Personelles Neu in unserem Gremium sind: Luftwaffe: Natacha Siegenthaler RUAG Aviation: Ruedi Christen BBL Vertrieb Thomas Fraefel 5

6 Der Bereich Printmedien «ZEM Printmedien»

7 Traktanden 1. Begrüssung / Einleitung 2. - Anpassungen in den Weisungen über Anordnungen der Gruppe V - Befehle 3. Anordnungsprozess mit GEVER Pause 4. Verteiler MILVER: Konsequenzen Neuerungen, Anpassungen, allgemeine Infos 6. Umfrage, Diverses und Termine 7

8 Inhalt: Normenhierarchie? W CdA ü Anordnungen vom (neu) Befehle und Weisungen aktuell Aufhebungsbeschluss Info & Erkenntnisse 2014 Fragen/Wünsche 2015 Wichtige Links 8

9 Erstellen Sie die Normenpyramide 9

10 Ordnen Sie die Anordnungstypen ein lang generellabstrakt Gültigkeitsdauer Regelungsgegenstand kurz individuellkonkret 10

11 Normenpyramide Bundesverfassung Internationale Rechtsdokumente Bundesgesetze Eidgenössische Verordnungen (3 Ebenen) Anordnungstypen Weisungen, Reglemente, Dokumentation W C VBS, W Generalsekretär VBS W CdA, W DU CdA, W mil. Kdt Befehle 11

12 lang Gesetze Verordnungen (3) generellabstrakt Gültigkeitsdauer Reglemente Weisungen Dokumentationen Regelungsgegenstand kurz Befehle individuellkonkret 12

13 W CdA ü Anordnungen neu per : Befehle CdA und DU CdA (Verfügbarkeit, Aktualität, Transparenz) VE führen Bf-Listen, stellen nötigen Zugang der Trp/V zu Bf sicher AKOV führen laufend Übersichtsliste der Bf CdA sowie Bf DU CdA welche Armee od. mehrere VE betreffen im gemeinsamen Share ZEM publiziert aktualisierten Bf-Titel im LMS immer am 1. des Monats (sofern Titel nicht klass.) FST A überprüft einmal pro Jahr Gültigkeit Bf CdA Verzicht auf Erfassung Bf mit Form vereinfachtes Verfahren (Aufwandminimierung) MERCI für die Mitarbeit (2. Konsultationen & Differenzbereinigung) 13

14 Befehle CdA und DU CdA (Verfügbarkeit, Aktualität, Transparenz) \\IFC1.IFR.INTRA2.ADMIN.CH\Shares\Projects\LBA-SL-ZEM-BFCDA 14

15 1. Aufhebungsbeschluss 1 & 2/ Weisungen CdA 66 (Stand ) LBA: 3 AStab: 41 FST A: 8 Heer: 7 LW: 2 FUB: 3 HKA: 2 3. W DU CdA bisher keine Sonderregelungsform! 4. Befehle (Stand ) CdA: 15 AStab: 10 LBA: 16 FST A/FUB/Heer LW/HKA 0 zuständige Verfasser zuständige Verfasser 15

16 «Gut zur Ausführung» Publikationsauftrag Kontolle der Publikation! Verteiler Regl./Wsg. ANTRAG für eine Anordnung Empfehlung J7/JDB/Recht an Verfasser Weiterleitung ans ZEM Übersetzungsauftrag Regl./Wsg. Praxis Ausarbeitung ev. in Arbeitsgruppen & Konsultation Unterzeichnung Regl./Wsg. Empfehlung z.h. Unterzeicher J7/JDB/Recht 16

17 Informationen und Erkenntnisse 2014 Aufhebungsbeschluss 1& Datierungen stets auf Ende Jahr Ausgegraute Anordnungen sind aufgehoben Konsultationen für Regl./Dok./Weisungen regelmässig Augenmass halten bei Aufwand und Information Form als Lebenswegformular Qualität i.d.r. gut (vgl. AStab) Publikation im LMS erfolgt Lieber eine Bereinigungssitzung statt drei Konsultationsrunden Geschäftsführung im GEVER - Ablage im MILVER konsequent Befehlstitel CdA/DU CdA via AKOV - verfügbar halten, erfassen 17

18 Ihre Wünsche für 2015? für die Tätigkeit als AKOV an den Anordnungsprozess an den Support durch Recht V, ZEM, DMV, Dritte weitere 18

19 Wichtige Links: MILVER Anordnungsbewirtschaftungssystem DMS Geschäftsverwaltungssystem LMS Informationssystem Ausbildungsmanagement SHARE für die Befehlsmeldungen \\IFC1.IFR.INTRA2.ADMIN.CH\Shares\Projects\LBA-SL-ZEM-BFCDA SR - Systematische Rechtssammlung Bundesrecht W VBS Weisungen Stufe VBS 19

20 Traktanden 1. Begrüssung / Einleitung 2. - Anpassungen in den Weisungen über Anordnungen der Gruppe V - Befehle 3. Anordnungsprozess mit GEVER Pause 4. Verteiler MILVER: Konsequenzen Neuerungen, Anpassungen, allgemeine Infos 6. Umfrage, Diverses und Termine 20

21 Anordnungsprozess mit GEVER GEVER wurde bis anhin nur für die Konsultation und zur elektronischen Archivierung verwendet. GEVER bietet jedoch mehr: Mit GEVER lässt sich auch der Anordnungsprozess abbilden. Zur Zeit läuft ein Versuch mit dem FST A und dem HE um den Anordnungsprozess in elektronischer Form zu testen. Verläuft dieser Versuch erfolgreich, wird eine Schulung für die AKOV organisiert. Zeithorizont 1. Halbjahr Zukunft: Anordnungsprozess soll komplett elektronisch erfolgen. Vorteile: Papierprozess mit Unterschriften entfällt Zentrale Ablage aller Anordnungsprozesse Erhöhung der Transparenz und Nachvollziehbarkeit NOS V-tauglich 21

22 Anordnungsprozess mit GEVER Der Verfasser bestellt beim ZEM die Registratur-Nr. mit Form , Pos. A (wie bisher) Das ZEM erfasst den Anordnungsprozess im GEVER Der der AKOV validiert den Antrag und leitet diesen weiter (Pos. B) Weiter gemäss Anordnungsprozess 22

23 Verlinkung MILVER / GEVER Ab nächstem Release im

24 24

25 Traktanden 1. Begrüssung / Einleitung 2. - Anpassungen in den Weisungen über Anordnungen der Gruppe V - Befehle 3. Anordnungsprozess mit GEVER Pause 4. Verteiler MILVER: Konsequenzen Neuerungen, Anpassungen, allgemeine Infos 6. Umfrage, Diverses und Termine 25

26 Verteiler MILVER: Konsequenzen 2015 Nicht in MILVER hinterlegte Verteiler haben für die jeweiligen Vorschriften folgende Konsequenzen (eine Auswahl): Anordnungen ohne hinterlegten Verteiler erscheinen nicht auf der GARU-Liste Es erfolgt im BBL keine manuelle Adressbeschaffung und somit kein Versand mehr ODER die Verfasser besorgen selbst die Adressdaten bei PISA Bestellungen können nicht automatisch validiert werden Mit der Funktion «Auflageberechnung» kann die Auflagehöhe nicht berechnet werden Versände können nicht nachvollzogen werden. 26

27 Verteiler MILVER: Konsequenzen 2015 BBL-Information vom : wir halten Sie auf dem Laufenden. 27

28 Traktanden 1. Begrüssung / Einleitung 2. - Anpassungen in den Weisungen über Anordnungen der Gruppe V - Befehle 3. Anordnungsprozess mit GEVER Pause 4. Verteiler MILVER: Konsequenzen Neuerungen, Anpassungen, allgemeine Infos 6. Umfrage, Diverses und Termine 28

29 Die Armee-Lagernummer (ALN) GEVER-Auftrag: : «Wird die Armeelagernummer (ALN) auf Weisungen und Militärischen Vorschriften noch benötigt?» Einstimmige Antwort: NEIN Die ALN wird per auf Anordnungen nicht mehr aufgeführt. 29

30 Neues Papier für Militärische Vorschriften In Absprache mit dem BBL haben wir entschieden, die zwei Standardpapiere durch ein einziges Papier zu ersetzen. Folgende Gründe gaben den Anstoss: Einfachere Beschaffung Tiefere Kosten (Preis) Ökologie (100% Recycling, FSC) Gleiches Papier für s/w und cmyk-drucke Weisses Papier für alle Dokumente 30

31 Zahlen und Fakten zu Militärischen Vorschriften Das BBL ist an den Vorbereitungen einer WTO-Ausschreibung. Ziel ist es, Druckereien für eine gewisse Laufzeit für den Druck von Vorschriften zu verpflichten und so Kosten zu senken. 31

32 MILVER, Teil 1 Welche Korrekturen, Änderungen und Verbesserungen sind für 2015 geplant (Auswahl)? Um Verwechselungen vorzubeugen wird die Hintergrundfarbe der Integrationsumgebung pink eingefärbt. Im Suchfilter der Stammdaten soll man nach der SAP-Nummer suchen können. Verfasser und AKOV werden Ausserkraftsetzungen nur noch über den Produktantrag initialisieren können. Aus den Stammdaten soll man direkt das entsprechende GEVER-Geschäft öffnen können. In den Stammdaten wird neu ein Dropdown-Feld mit der «Publikationsart» eingefügt: Druck/Lagerung, Print-on-demand oder nur elektronisch. 32

33 MILVER, Teil 2 Welche Korrekturen, Änderungen und Verbesserungen sind für 2015 geplant (Auswahl)? Unter dem Menüpunkte «Verteiler auflisten» wird man den angezeigten Verteiler ausdrucken können Im Verteiler «Militärpersonal» wird man analog dem «Milizverteiler» auch Kombinationen anlegen können. Beim Anlegen eines Publikationsauftrags erscheint ein Fenster mit der Frage «Wurde der elektronische Verteiler korrekt hinterlegt?». Beim Erstellen von Publikationsaufträgen von gesperrten Anordnungen soll es neu einen Button zum auslösen eines s an das BBL geben mit der Bitte um Aufhebung der Sperre 33

34 Besuch der Deutschen Bundeswehr Vom September 2014 war eine Delegation der Deutschen Bundeswehr im ZEM. Ziel war es, von den Erfahrungen der Schweiz zu profitieren. Die zentralen Themen waren Organisation, Prozesse, IT-Unterstützung, etc. Die Bundeswehr arbeitet an einem Projekt zur Komplettreorganisation des Vorschriftenwesens. Einige Highlights: Deutschland will nur noch 10% aller Vorschriften in gedruckter Form. Die Regelungsflut soll eingedämmt werden. Was muss geregelt werden, was nicht? IT-Verbund: - Erstellung von Vorschriften - Shop-Lösung - Bereitstellung und Lagerung - differenzierte Suche über mehrere Datenbanken 34

35 Nachdruck ohne Änderung Oft werden Publikationsaufträge als «Nachdruck ohne Änderung» erfasst. Nach Erhalt des GzA erfahren die Dokumente oft grössere Änderungen. Dies ist nicht der Sinn, der «Nachdruck ohne Änderung» Bitte an die Verfasser: Das zu druckende Dokument soll VOR dem Erfassen des Publikationsauftrags auf den aktuellen Stand gebracht werden. 35

36 Datenlieferung an das ZEM 1. Anordnung am liebsten als Word-Dokument einreichen. (Korrekturen im InDesign benötigen viel Zeit. Oft muss ein InDesign-Dokument trotz allem neu aufgebaut werden). 2. Original Bilddateien mitliefern (in hoher Auflösung; nicht in Word oder PowerPoint einfügen). 3. Daten am einfachsten mit dem Publikationsauftrag in MILVER einreichen (Upload auf der Seite 1 des Publikationsauftrags).. 36

37 Traktanden 1. Begrüssung / Einleitung 2. - Anpassungen in den Weisungen über Anordnungen der Gruppe V - Befehle 3. Anordnungsprozess mit GEVER Pause 4. Verteiler MILVER: Konsequenzen Neuerungen, Anpassungen, allgemeine Infos 6. Umfrage, Diverses und Termine 37

38 38

39 Nächste Sitzung 1. AKOV-Sitzung: Dienstag, AKOV-Sitzung: Dienstag, jeweils 09: 00 12: 00 Uhr 39

40 40