Erasmus+ Leitaktion 2: Strategische Partnerschaften im Hochschulbereich

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1 Erasmus+ Leitaktion 2: Strategische Partnerschaften im Hochschulbereich Version 1.12 vom Diese Handreichung dient als Hilfestellung zum Ausfüllen des Formulars zur Beantragung einer Strategischen Partnerschaft (Leitaktion 2), Schwerpunkt Hochschulbildung

2 Einführung Vor der eigentlichen Beantragung: Um die Antragsformulare für die einzelnen Schlüsselaktionen in Erasmus+ ausfüllen zu können, benötigt die koordinierende Einrichtung und die Partnereinrichtungen eine sogenannte PIC* (Personal Identification Code). Hierbei handelt es sich um eine neunstellige Identifikationsnummer, die für die gesamte Organisation einmalig bei der Europäischen Kommission beantragt wird. Eine Hochschule sollte in der Regel bereits über eine PIC verfügen, da das International Office diese Identifikationsnummer bei der Beantragung der ECHE vorweisen muss. * Die Europäische Kommission hat für teilnehmende Institutionen an EU- Programmen ein Registrierungsportal namens URF/Participant Portal eingerichtet: Eine Handreichung zur Erstellung einer PIC finden Sie unter folgendem Link: Allgemeine Hinweise zum Ausfüllen des Antragformulars: Um das Antragsformular öffnen können, speichern Sie es zuerst auf Ihrem Rechner abspeichern. Öffnen Sie nun das PDF- Dokument auf Ihrem Rechner mit dem passenden Adobe Reader (empfohlene Version , kostenfreier Download unter Hiermit können Sie das Formular problemlos ausfüllen. Die verschiedenen Schreibfelder sind auf maximal Zeichen beschränkt. Bei den rot unterlegten Feldern handelt es sich um Pflichtfelder. Speichern Sie Ihre Angaben regelmäßig ab und achten Sie auf eine intakte Internetverbindung. 2

3 Inhaltsverzeichnis Einführung... 2 Teil A. Allgemeine Informationen... 4 Teil B. Kontext... 4 Teil C. Prioritäten... 6 Teil D. Teilnehmende Einrichtung(en)... 7 Teil E. Projektbeschreibung Teil F. Vorbereitung Teil G. Umsetzung des Projekts Teil H. Projektablauf Teil I. Budget Teil J. Zusammenfassung des Projekts Teil K. Checkliste Teil L. Datenschutz Teil M. Declaration of Honour Teil N. Anhänge Teil O. Einreichung des Antrags

4 Ist der richtige Bildungsbereich ausgewählt? Projektlaufzeit zwischen 24 und 35 Monaten: Ihr Projekt muss zwischen dem und dem starten Projektlaufzeit von 36 Monaten: Ihr Projekt muss am starten und am enden (Siehe S. 112 Programme Guide). Sobald Sie das Start date eingetragen und die Dauer des Projektes ausgewählt haben, füllt sich das Feld End date automatisch aus. Durch das Anklicken den Button Validate speichern Sie das Formular nicht ab, sondern überprüfen, ob alle Angaben korrekt eingetragen worden sind. Falls Angaben fehlen/formal falsch eingetragen wurden, führt die eform Sie auf das betroffene Feld/die betroffene Seite. 4

5 Wählen Sie aus dem Dropdown Menü die Nationale Agentur aus, bei der Sie Ihren Antrag einreichen möchten. Als deutscher Projektkoordinator (Projektschwerpunkt Hochschulbildung) wählen Sie DE01 Kürzel der NA DAAD. 5

6 Klicken Sie auf das Pluszeichen, um ggf. weitere Prioritäten hinzuzufügen. Die horizontalen und sektorspezifischen Prioritäten sind auf den Seiten des Erasmus+ Programme Guides genannt. 6

7 Die PIC (Personal Identification Code) ist eine neunstellige Identifikationsnummer, die für die Organisation einmalig bei der Europäischen Kommission über die URF-Plattform beantragt wird. Nachdem Sie die PIC der koordinierenden Einrichtung eingetragen haben, klicken Sie auf check PIC. Alle weiteren Daten werden automatisch ausgefüllt. Füllen Sie nachträglich die noch freien Felder aus. Wenn Ihre Einrichtung über eine ECHE (Erasmus Charter for Higher Education) verfügt, wird diese im Formular automatisch erscheinen. Wählen Sie aus dem Dropdown Menü den passenden Organisationstypen aus. 7

8 Wenn die Partnereinrichtung bereits an einem EU-Projekt teilgenommen hat, wählen Sie bitte yes aus der Dropdown-Option. In einem weiteren Schritt listen Sie hier nur die wichtigsten Projekte auf, die für Ihre Antragstellung relevant sein könnten. Der Legal Representative ist der gesetzliche Vertreter der koordinierenden Einrichtung. Wichtig: Der hier angegebene Legal Representative muss die Declaration of Honour unterzeichnen und die Mandates der Partnereinrichtung gegenzeichnen. 8

9 Geben Sie hier für jede Partnereinrichtung die PIC (Personal Identification Code) ein. Nachdem Sie die PIC eingepflegt haben, klicken Sie auf check PIC. Alle weiteren Daten werden automatisch ausgefüllt. Füllen Sie nachträglich die noch nicht ausgefüllten Felder aus. Wenn die Partnereinrichtung über eine ECHE (Erasmus Charter for Higher Education) verfügt, wird diese im Formular automatisch erscheinen. Wählen Sie aus dem Dropdown Menü den passenden Organisationstypen aus. 9

10 Wenn die Partnereinrichtung bereits an einem EU-Projekt teilgenommen hat, wählen Sie bitte yes aus der Dropdown-Option. In einem weiteren Schritt listen Sie hier nur die wichtigsten Projekte auf, die für Ihre Antragstellung relevant sein könnten. Der Legal Representative ist der gesetzliche Vertreter der Partnereinrichtung. Wichtig: Der hier angegebene Legal Representative muss das Mandate der Partnereinrichtung unterzeichnen. 10

11 Wenn Sie weitere Partnereinrichtungen dem Konsortium hinzufügen möchten, klicken Sie bitte auf Add Partner. Hinweis: Es können max. 9 Partnereinrichtungen + die koordinierende Einrichtung vollfinanziert werden. Hier stehen Ihnen bis zu Zeichen zur Verfügung. Hier können Sie weitere Einrichtungen als assoziierte Partner einzutragen, die Sie ebenfalls in Ihrem Projektvorhaben unterstützen werden, jedoch nicht offiziell zum Projektkonsortium gehören und keine Förderung erhalten. 11

12 Sie können aus dem Dropdown Menü max. 3 Themen auswählen. 12

13 Wenn Sie aus dem Dropdown Menü yes auswählen, erscheinen automatisch drei weitere Felder. 13

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16 Die Erstellung von Intellectual Outputs ist optional und abhängig von den Projektinhalten. Bitte wählen Sie den Namen der Partnereinrichtung aus, die das Output federführend koordiniert. In einem nächsten Schritt wählen Sie bitte die Namen der Partnereinrichtungen aus, die an dem Output mitwirken werden. Um ein weiteres Intellectual Output anzulegen, klicken Sie auf Add Output. 16

17 Die Organisation von Multiplikatorenveranstaltungen ist optional und abhängig von den Projektinhalten. Hier stehen Ihnen bis zu Zeichen zur Verfügung! Wählen Sie die Intellectual Outputs aus, die Sie während dieser Multiplikatorenveranstaltung verbreiten möchten. Wählen Sie die Partnereinrichtung aus, die diese Multiplikatorenveranstaltung ausrichten wird. Wenn Sie eine weitere Multiplikatorenveranstaltung hinzufügen möchten, klicken Sie auf Add Event. 17

18 Wenn Sie Mobilitätsaktivitäten planen, wählen Sie aus dem Dropdown Menü yes aus. Die Rubrik Learning/Teaching/Training Activities ist optional und bezieht sich auf Kurz- und Langzeitlernaufenthalte von Lehrkräften, Bildungspersonal und/oder Studierenden im Land einer Partnereinrichtung. Steht eine dieser Aktivitäten nicht im direkten Zusammenhang mit den Projektzielen, werden dafür beantragte Mittel nicht bewilligt. Wählen Sie den passenden Bildungsbereich aus, für den Sie eine Mobilitätsaktivität organisieren. Wählen Sie die passende Mobilitätsaktivität aus. Wählen Sie bitte die Einrichtungen aus, die an der Mobilitätsaktivität teilnehmen werden. Wenn Sie eine weitere Mobilitätsaktivität planen, so klicken Sie bitte auf Add Activity. Hinweise: - Mobilitätsaktivitäten können nur in am Projekt teilnehmenden Programmländern stattfinden und/oder Brüssel, Frankfurt, Luxemburg, Straßburg, Den Haag. - Studierende aus Partnerländern erhalten keine finanzielle Förderung für Mobilitätsaktivitäten im Rahmen von Erasmus+. - Accompanying Persons = Begleitperson von Teilnehmern mit Behinderung - ISP for teaching staff = Personen des Konsortiums, die während eines ISP for students unterrichten. - Invited teachers = Personen außerhalb des Konsortiums, die während eines ISP for students unterrichten 18

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21 Allgemeine Projektverwaltung, Planung, Koordination (Management + Administration), Information, Promotion und Verbreitung kleinerer Produkte (Broschüren, Leaflets, Webinformationen usw.) Das Feld Projektmanagement und durchführung wird automatisch vom Antragsformular generiert. Hinweis: Es können Mittel für max. 9 Partnereinrichtungen und für den Koordinator bewilligt werden. Wählen Sie aus dem Dropdown Menü die PIC der reisenden Einrichtung aus. Total No. of Participants = (Total)Anzahl der reisenden Teilnehmer Ort: nur am Standort der am Projekt teilnehmenden Einrichtungen und/oder Brüssel, Frankfurt, Luxemburg, Straßburg, Den Haag. Nutzen Sie den Distance Calculator der EU-KOMM und wählen die entsprechende Entfernungsspanne (one way) aus dem Dropdown Menü. Wenn eine Einrichtung zu Meeting 1 zwischen km reist, zu Meeting 2 jedoch >2000 km reist, so klicken Sie bitte auf das Pluszeichen und legen ein neues Meeting mit einem differenzierten Distance Band an. 21

22 (Personal-)Stückkostensätze, die für die Erstellung von Intellectual Outputs anhand der erbrachten Tätigkeit abgerechnet werden. Wählen Sie aus dem Dropdown Menü die PIC der passenden Einrichtung aus. Anschließend wählen Sie das Output aus, an dem die besagte Einrichtung beteiligt ist. Wählen Sie aus dem Dropdown Menü die passende Personalkategorie aus. Hinweis: Kosten für manager und administrative staff sind aus dem Finanzmodul Projektmanagement und -durchführung zu decken (s. Programme Guide, S. 133) Anzahl der Arbeitstage pro Personalkategorie für das Land des Zuschussempfängers wird multipliziert mit dem Zuschuss je Einheit. Die Organisation einer Veranstaltung, einer Konferenz oder eines Seminars zur Verbreitung der Intellectual Outputs. Wählen Sie aus dem Dropdown Menü die PIC der Einrichtung aus, die die Multiplikatorenveranstaltung organisiert. Anschließend wählen Sie die passende Veranstaltung aus, die die besagte Einrichtung organisieren wird. Anzahl der inländischen Teilnehmer (außerhalb des Konsortiums) Anzahl der ausländischen Teilnehmer max ,- / Projekt 22

23 Die Teilnehmerzahl muss mit der bereits angegebenen Zahl in G.3. übereinstimmen Wählen Sie aus dem Dropdown Menü die PIC der Einrichtung aus, die an einer Mobilitätsaktivität beteiligt ist. Wählen Sie anschließend die passende Lern-, Lehr- oder Schulungsaktivität aus. Nutzen Sie den Distance Calculator der EU-KOMM und wählen die entsprechende Entfernungsspanne (one way) aus dem Dropdown Menü. Gesamtzahl der Teilnehmer wird multipliziert mit dem auf die Entfernungskategorie anwendbaren Zuschuss je Einheit. 23

24 Accompanying Persons = Begleitpersonen von Teilnehmern mit Behinderung (KEINE Dozenten, die während eines ISP for students unterrichten) Die Dauer der Aktivität und die Teilnehmerzahlen müssen mit der bereits angegebenen Zahl in G.3. übereinstimmen. Aufenthaltsdauer: min. 5 Tage Schulungsaktivität für Studierende + zusätzlich einen An- und Abreisetag. Anzahl der Tage/Monate x Teilnehmer wird multipliziert mit dem im jeweiligen Zielland anwendbaren Zuschuss je Einheit. 24

25 Wählen Sie aus dem Dropdown Menü die PIC der Einrichtung aus, die in äußerste Randlage oder in einem überseeischen Gebiet liegt und für die Aktivität außerordentliche Reisekosten benötigt. Wählen Sie anschließend die passende Lern-, Lehroder Schulungsaktivität aus. Personenbezogene Unterstützung bei besonderem Bedarf (Teilnehmer mit Behinderung) an jeglicher projektbezogenen Aktivität: Mehrbedarf, der über die regulären Stückkostensätze in der entsprechenden Budgetkalkulation hinausgeht und nicht über den Sozialversicherungsträger des Teilnehmers gedeckt werden kann. 25

26 Zuschuss zu den tatsächlichen Kosten der Beschäftigung von Unterauftragnehmern oder der Beschaffung von Waren und Leistungen (hierbei bedarf es einer ausführlichen Erklärung). Beispiel: Unbedingt notwendige fachspezifische Übersetzung (keine normale Büroausstattung, keine Beamer, keine Laptops). Bitte beachten Sie, dass ohne hinreichende Begründung eine Bewilligung ausgeschlossen ist! Voraussetzung für die Vergabe von Unteraufträgen ist, dass die betreffenden Leistungen in Zusammenhang mit den Projektaktivitäten stehen müssen und nicht von den teilnehmenden Organisationen selbst erbracht werden können. Bitte beachten: Es werden keine Mittel für Standard-Bürogeräte und einrichtung gewährt, die die teilnehmenden Organisationen ohnehin bei ihrer täglichen Arbeit nutzen würden. Bitte geben Sie hier die beantragte Ihnen stehen Zeichen für eine detaillierte Begründung zur Verfügung! Fördersumme (75% der tatsächlichen Kosten) ein. Bitte nutzen Sie dieses Feld, um weitere Erläuterungen vorzunehmen. 26

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28 Hier wird vom Antragsformular automatisch die Zusammensetzung des Konsortiums aufgelistet. 28

29 Die Zusammenfassung der beantragten Fördersummen/ Budgetkategorie/ Einrichtung wird automatisch vom Antragsformular generiert. Max /Projekt Hinweis: Es können maximal 9 Partnereinrichtungen und die koordinierende Einrichtung mit dem vollen Pauschalsatz bezuschusst werden. 75% der tatsächlichen Kosten Max /Projekt 29

30 Antragsfrist: 21. März :00:00 Uhr mittags Brüsseler Zeit Bitte achten Sie nochmals auf die hier aufgelisteten Zulassungskriterien und die Dokumente, die Sie im nächsten Schritt in der Rubrik N. Annexes hochladen müssen. 30

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32 Declaration of Honour : - ausdrucken (2 Seiten) - ausfüllen - Unterschrift und Datum von Ihrem Legal Representative (siehe Punkt D.1.3./1.4. des Antragsformulars) - unterschriebenes Dokument scannen - gescanntes Dokument in der Rubrik N. Annexes hochladen Bei dem Legal Representative handelt es sich um den gesetzlichen Vertreter der koordinierenden Einrichtung bspw. den Hochschulbevollmächtigten (Rektor, Kanzler, Präsident, Geschäftsführer). 32

33 Maximal 10 Anhänge - Gesamtgröße kb - Akzeptierte Formate: PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, JPG, TXT, ODT, ODS, CDOC, DDOC, BDOC - Declaration of Honour und Proof of financial capacity (letzteres nur bei privaten Einrichtungen, deren beantragte Fördersumme über liegt) drucken, scannen, als ein Dokument hochladen - Timetable of activities (Gantt Cart) hochladen - Mandates (Partnerschaftsvereinbarungen) müssen alle Legal Representatives der teilnehmenden Partnereinrichtungen ausfüllen, unterzeichnen, koordinierender Legal Representative muss gegenzeichnen - Falls notwendig, mehrere Dokumente als 1 großes Dokument hochladen Hinweis: Stellen Sie sicher, dass alle beteiligten Einrichtungen die Legal Entity Form / Rechtsträgerformular auf dem Participant Portal hochgeladen haben. 33

34 SCHRITT 1: Bitte validieren Sie zunächst Ihr Antragsformular, um sicher zu gehen, dass Sie alle Pflichtfelder ordnungsgemäß ausgefüllt haben. Sie werden automatisch mit einer Hinweismeldung vom Antragsformular auf die Felder weitergeleitet, die unvollständig oder fehlerhaft sind. Wenn Ihr Antragsformular fehlerfrei ist, erscheint die Meldung The form is valid. SCHRITT 2: Reichen Sie die finale Version Ihres Antragsformulars elektronisch ein, indem Sie auf submit online klicken. SCHRITT 3: Wenn Sie Ihr Antragsformular erfolgreich abgeschickt haben, erscheint folgendes Fenster: Submission Status OK Möchten Sie das Antragsformular nach der erfolgreichen Submission ergänzen und zum 2. Mal hochladen, dann speichern Sie es bitte zuerst und schließen. Öffnen Sie es erneut, validieren und laden es hoch. Deadline: :00:00 Uhr Brüsseler Zeit 34

35 Bitte wenden Sie sich bei Fragen jederzeit an uns! Referat EU03 in der NA DAAD Inhaltliche Fragen Technische und administrative Fragen Beate Körner Mirjam Horn Tel.: 0228/ Tel.: 0228/ Britta Schmidt Anita Kucznierz-Jäger Tel.: 0228/ Tel.: 0228/ Carina Fazius Nathalie Baum Tel.: 0228/ Tel: 0228/8974 Sandra Eiringhaus Tel.: 0228/ Internet: Wichtige Links: Erasmus+ Programme Guide Technical guidelines for completing the eform Guide for experts Template for the timetable of activities Mandate Legal Entity Form s_en.cfm 35