Leitaktion 2 Strategische Partnerschaften im Hochschulbereich

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1 Seite 1 von 36 Leitaktion 2 Strategische Partnerschaften im Hochschulbereich Version 1.8 vom Diese Handreichung dient als Hilfestellung beim Ausfüllen des Antragformulars einer Strategischen Partnerschaft (Leitaktion 2) mit dem Schwerpunkt Hochschulbildung.

2 Seite 2 von 36 Einführung Vor der eigentlichen Beantragung: Um die Antragsformulare für die einzelnen Schlüsselaktionen in Erasmus+ ausfüllen zu können, benötigen sowohl die koordinierende Einrichtung als auch und die Partnereinrichtungen eine sogenannte PIC* (Personal Identification Code). Hierbei handelt es sich um eine neunstellige Identifikationsnummer, die einmalig bei der Europäischen Kommission beantragt wird. Eine Hochschule müsste bereits über eine PIC verfügen, da das International Office diese Identifikationsnummer bei der Beantragung einer ECHE vorweisen muss. * Die Europäische Kommission hat für teilnehmende Institutionen an EU- Programmen ein Registrierungsportal namens URF/Participant Portal eingerichtet: Eine Handreichung zur Erstellung einer PIC finden Sie unter folgendem Link: Allgemeine Hinweise zum Ausfüllen des Antragformulars: Damit Sie das Antragsformular öffnen können, müssen Sie die eform zunächst auf Ihrem Rechner abspeichern. Wenn Sie nun das PDF-Dokument von Ihrem Rechner mit dem passenden Adobe Reader (Version 15.9., kostenfreier Download unter aufrufen, können Sie das Formular problemlos ausfüllen. Die verschiedenen Felder sind auf maximal Zeichen beschränkt. Bei den rot unterlegten Feldern handelt es sich um Pflichtfelder. Speichern Sie Ihre Angaben regelmäßig ab und achten Sie auf eine intakte Internetverbindung.

3 Seite 3 von 36 Inhaltsverzeichnis Einführung. 2 Teil A. Allgemeine Informationen... 4 Teil B. Kontext.. 4 Teil C. Prioritäten.. 6 Teil D. Teilnehmende Einrichtung(en).. 7 Teil E. Projektbeschreibung. 13 Teil F. Vorbereitung Teil G. Umsetzung des Projekts Teil H. Projektablauf.. 19 Teil I. Budget Teil J. Zusammenfassung des Projects Teil K. Checkliste Teil L. Datenschutz Teil M. Declaration of Honour Teil N. Anhänge.. 32 Teil O. Einreichung des Antrags.. 33 ACHTUNG: In der Version 3.06 des Antragsformulars gibt es einen Programmierungsfehler. Aus diesem Grund hat die Kommission eine korrigierte eform (Version 3.07) veröffentlicht. Wenn Sie dennoch die Version 3.06 verwenden möchten, so beachten Sie bitte folgendes: Auch wenn Sie keine learning/teaching/training activites vorgesehen haben, erscheint bei der Validierung der eform Version 3.06 eine Fehlermeldung. Bitte beantworten Sie in diesem Fall die Frage Do you plan to include transnational LTTactivities? zunächst mit yes und anschließend mit no. Speichern Sie das Formular erneut ab und klicken Sie abschließend auf validate.

4 Seite 4 von 36 Sind Sie im richtigen Bildungsbereich? Projektlaufzeit zwischen 24 und 35 Monaten: Sie müssen zwischen dem und dem starten Projektlaufzeit von 36 Monaten: Sie müssen am starten und am enden. (Siehe S. 113 Programme Guide) Sobald Sie das Start date eingetragen und die Dauer des Projektes ausgewählt haben, füllt sich das Feld End date automatisch aus. Durch das Anklicken des Validierungsknopfes speichern Sie das Formular nicht ab, sondern überprüfen, ob alle Angaben korrekt eingetragen worden sind. Falls Angaben fehlen/formal falsch eingetragen wurden, führt die eform Sie auf das betroffene Feld/die betroffene Seite.

5 Wählen Sie aus dem Dropdown Menü die Nationale Agentur aus, bei der Sie Ihren Antrag einreichen möchten. Als deutscher Projektkoordinator (Projektschwerpunkt Hochschulbildung) wählen Sie DE01. Seite 5 von 36

6 Seite 6 von 36 Klicken Sie auf das Pluszeichen um weitere Prioritäten hinzuzufügen. Die horizontalen und sektorspezifischen Prioritäten sind auf den Seiten des Erasmus+ Programme Guides zu finden.

7 Bitte tragen Sie in Teil D die Angaben des Projektkoordinators und der Partnereinrichtungen ein. Es können max. 9 Partnereinrichtungen (und der Koordinator) vollfinanziert werden. Seite 7 von 36 Die PIC (Personal Identification Code) ist eine neunstellige Identifikationsnummer, die einmalig bei der Europäischen Kommission über die URF-Plattform beantragt wird. Nachdem Sie die PIC der koordinierenden Einrichtung eingepflegt haben, klicken Sie auf check PIC. Alle weiteren Daten werden automatisch ausgefüllt. Füllen Sie nachträglich die noch nicht ausgefüllten Felder aus. Wenn Ihre Einrichtung über eine ECHE (Erasmus Charter for Higher Education) verfügt, wird diese im Formular automatisch erscheinen. Wählen Sie aus dem Dropdown Menü den passenden Organisationstypen aus.

8 Seite 8 von 36 Wenn die Partnereinrichtung bereits an einem EU-Projekt teilgenommen hat, wählen Sie bitte yes aus der Dropdown-Option. In einem weiteren Schritt listen Sie hier nur die wichtigsten Projekte auf, die für Ihre Antragstellung relevant sein könnten. Bei dem Legal Representative handelt es sich um den gesetzlichen Vertreter der koordinierenden Einrichtung. Wichtig: Der hier angegebene Legal Representative muss die Declaration of Honour unterzeichnen und die Mandates der Partnereinrichtung gegenzeichnen.

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10 Das Konsortium einer Strategischen Partnerschaft muss aus mind. 3 Einrichtungen aus drei unterschiedlichen Programmländern bestehen. Seite 10 von 36 Geben Sie hier für jede Partnereinrichtung die PIC (Personal Identification Code) ein. Nachdem Sie die PIC eingepflegt haben, klicken Sie auf check PIC. Alle weiteren Daten werden automatisch ausgefüllt. Füllen Sie nachträglich die noch nicht ausgefüllten Felder aus. Wenn die Partnereinrichtung über eine ECHE (Erasmus Charter for Higher Education) verfügt, wird diese im Formular automatisch erscheinen. Wählen Sie aus dem Dropdown Menü den passenden Organisationstypen aus.

11 Seite 11 von 36 Wenn die Partnereinrichtung bereits an einem EU-Projekt teilgenommen hat, wählen Sie bitte yes aus der Dropdown-Option. In einem weiteren Schritt listen Sie hier nur die wichtigsten Projekte auf, die für Ihre Antragstellung relevant sein könnten. Bei dem Legal Representative handelt es sich um den gesetzlichen Vertreter der Partnereinrichtung. Wichtig: Der hier angegebene Legal Representative muss das Mandate der Partnereinrichtung unterzeichnen.

12 Seite 12 von 36 Wenn Sie weitere Partnereinrichtungen dem Konsortium hinzufügen möchten, klicken Sie bitte auf Add Partner. Hinweis: Es können max. 9 Partnereinrichtungen (und die koordinierende Einrichtung) vollfinanziert werden haben Sie die Möglichkeit, weitere Einrichtungen als assoziierte Partner einzutragen, die Sie ebenfalls in Ihrem Projektvorhaben unterstützen werden, jedoch nicht offiziell zum Konsortium gehören. In diesem Feld stehen Ihnen bis zu Zeichen zur Verfügung.

13 Seite 13 von 36 Die Projektbeschreibung soll idealerweise im Konsortium entstehen. Sie können aus dem Dropdown Menü max. 3 Themen auswählen.

14 Seite 14 von 36 Wenn Sie aus dem Dropdown Menü yes auswählen, erscheinen automatisch drei weitere Felder.

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16 Seite 16 von 36 Die Erstellung eines Intellectual Outputs ist optional und abhängig vom jeweiligen Projekt. Bitte wählen Sie hier den Namen der Einrichtung aus, die das Output federführend koordiniert. Um ein weiteres Intellectual Output anzulegen, klicken Sie auf Add Output. In einem nächsten Schritt wählen Sie bitte die Namen der Einrichtungen aus, die an dem Output mitwirken werden.

17 Seite 17 von 36 Die Organisation von Multiplier Events ist optional und abhängig vom jeweiligen Projekt. Hier stehen Ihnen bis zu Zeichen zur Verfügung! Hinweis zum Veranstaltungsort: Nur in einem der am Projekt teilnehmenden Programmländer! Falls in einem Partnerland, in dem die Zuschussempfänger ihre Sitze haben, muss der daraus resultierende Mehrwert deutlich erläutert werden! Wählen Sie die passenden Intellectual Outputs aus, welche Sie während der Multiplikatorenveranstaltung verbreiten möchten. Wählen Sie die Einrichtung aus, die die Multiplikatorenveranstaltung ausrichten wird. Wenn Sie eine weitere Multiplikatorenveranstaltung hinzufügen möchten, klicken Sie auf Add Event.

18 Seite 18 von 36 Wenn Sie Mobilitätsaktivitäten planen, wählen Sie aus dem Dropdown Menü yes aus. Die Rubrik Learning/Teaching/Training Activities ist optional und bezieht sich auf Kurz- und Langzeitlernaufenthalte von Lehrkräften, Bildungspersonal und/oder Studierenden im Land einer Partnereinrichtung. Steht eine der Aktivitäten nicht im direkten Zusammenhang mit den Projektzielen, werden dafür beantragte Mittel nicht bewilligt. Wählen Sie den passenden Bildungsbereich aus, für den Sie eine Mobilitätsaktivität organisieren. Wählen Sie die passende Mobilitätsaktivität aus. Wählen Sie bitte die Einrichtungen aus, die an der Mobilitätsaktivität teilnehmen werden. Wenn Sie eine weitere Mobilitätsaktivität planen, so klicken Sie bitte auf Add Activity. Hinweise: - Mobilitätsaktivitäten können nur in am Projekt teilnehmenden Programmländern stattfinden. - Studierende aus Partnerländern erhalten keine finanzielle Förderung für Mobilitätsaktivitäten im Rahmen von Erasmus+. - Accompanying Persons = Begleitperson von Teilnehmern mit Behinderung - ISP for teaching staff = Personen des Konsortiums, die während eines ISP for students lehren. - Invited teachers = Personen außerhalb des Konsortiums, die während eines ISP for students lehren

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21 Seite 21 von 36 Allgemeine Projektverwaltung, Planung, Koordination (Management + Administration), Information, Promotion und Verbreitung kleinerer Produkte (Broschüren, Leaflets, Webinformationen usw.) Das Feld Projektmanagemend und durchführung wird automatisch vom Antragsformular ausgefüllt. Hinweis: Es können max. 9 Partnereinrichtungen (und der Koordinator) vollfinanziert werden. Zuschuss zu Reise- und Aufenthaltskosten für kürzere Planungstreffen, die der Projektorganisation dienen. Wählen Sie aus dem Dropdown Menü die PIC der reisenden Einrichtung aus. Total No. of Meetings = Anzahl der Projekttreffen, zu denen die besagte Einrichtung anreisen muss (min. 100km) Total No. of Participants = (Total)Anzahl der reisenden Teilnehmer Nutzen Sie den Distance Calculator der EU KOMM und wählen die entsprechende Entfernungsspanne (one way) aus dem Dropdown Menü. Wenn eine Einrichtung zu Meeting 1 zwischen km reist, zu Meeting 2 jedoch >2000 km reist, so klicken Sie bitte auf das Pluszeichen und legen ein neues Meeting mit einem differenzierten Distance Band an.

22 Seite 22 von 36 (Personal-) Kosten, die für die Erstellung von Intellectual Outputs anhand der erbrachten Tätigkeit abgerechnet werden können. Wählen Sie aus dem Dropdown Menü die PIC der passenden Einrichtung aus. Anschließend wählen Sie das Output aus, an dem die besagte Einrichtung beteiligt ist. Wählen Sie aus dem Dropdown Menü die passende Personalkategorie aus. Hinweis: Kosten für manager und administrative staff sind aus dem Finanzmodul Projektmanagement und -durchführung zu decken (s. Programme Guide, S. 118) Anzahl der Arbeitstage pro Personalkategorie für das Land des Zuschussempfängers wird multipliziert mit dem Zuschuss je Einheit. Die Organisation einer Veranstaltung, einer Konferenz oder eines Seminars zur Verbreitung der Intellectual Outputs. Wählen Sie aus dem Dropdown Menü die PIC der Einrichtung aus, die die Multiplikatorenveranstaltung organisiert. Anschließend wählen Sie die passende Veranstaltung aus, die die besagte Einrichtung organisieren wird. Anzahl der inländischen Teilnehmer (Nicht Konsortium) Anzahl der ausländischen Teilnehmer max ,- / Projekt

23 Seite 23 von 36 Die Teilnehmerzahl muss mit der bereits angegebenen Zahl in G.3. übereinstimmen Nutzen Sie den Distance Calculator der EU KOMM und wählen die entsprechende Entfernungsspanne (one way) aus dem Dropdown Menü. Wählen Sie aus dem Dropdown Menü die PIC der Einrichtung aus, die an einer Mobilitätsaktivität beteiligt ist. Wählen Sie anschließend die passende Lern-, Lehr- oder Schulungsaktivität aus. Gesamtzahl der Teilnehmer wird multipliziert mit dem auf die Entfernungskategorie anwendbaren Zuschuss je Einheit. Accompanying Persons = Begleitpersonen von Teilnehmern mit Behinderung (KEINE Dozenten, die während eines ISP for students lehren) Die Dauer der Aktivität und die Teilnehmerzahlen müssen mit der bereits angegebenen Zahl in G.3. übereinstimmen. Aufenthaltsdauer: min. 5 Tage Schulungsaktivität für Studierende + zusätzlich einen An- und Abreisetag Anzahl der Tage/Monate x Teilnehmer wird multipliziert mit dem im jeweiligen Zielland anwendbaren Zuschuss je Einheit.

24 Seite 24 von 36!Neu 2016! Außerordentliche Reisekosten für Teilnehmer aus Regionen in äußerster Randlage und überseeischen Gebieten. Bis zu 80% des tatsächlichen Mehrbedarfs, der über dem regulären Stückkostensatz liegt. Voraussetzung: Nachweis, dass der Stückkostensatz der EU KOMM 70% der tatsächlichen Reisekosten nicht decken kann. Wählen Sie aus dem Dropdown Menü die PIC der Einrichtung aus, die in äußerste Randlage oder in einem überseeischen Gebiet liegt und für die Aktivität außerordentliche Reisekosten benötigt. Wählen Sie anschließend die passende Lern-, Lehr- oder Schulungsaktivität aus. Unterstützung bei besonderem Bedarf (Teilnehmer mit Behinderung): Mehrbedarf, der über die regulären Stückkostensätze in der Budgetkalkulation hinausgeht und nicht über den Sozialversicherungsträger des Teilnehmers gedeckt werden kann Zuschuss zu den tatsächlichen Kosten der Beschäftigung von Unterauftragnehmern oder der Beschaffung von Waren und Leistungen (hierbei bedarf es einer ausführlichen Erklärung). Beispiel: Unbedingt notwendige fachspezifische Übersetzung (keine normale Büroausstattung, keine Beamer, keine Laptops). Voraussetzung: die Vergabe von Unteraufträgen muss mit Leistungen in Zusammenhang stehen, die von den teilnehmenden Organisationen aus berechtigten Gründen nicht selbst erbracht werden können. Es werden keine Mittel für Standard- Bürogeräte und einrichtungen gewährt, die die teilnehmenden Organisationen ohnehin bei ihrer täglichen Arbeit nutzen würden. Bitte geben Sie hier die beantragte Fördersumme (75% der tatsächlichen Kosten) ein. Max /Projekt Ihnen stehen Zeichen für eine detaillierte Begründung zur Verfügung!

25 Bitte nutzen Sie dieses Feld, um weitere Erläuterungen vorzunehmen. Seite 25 von 36

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27 Hier gibt das Antragsformular automatisch die Zusammensetzung des Konsortiums wieder. Seite 27 von 36

28 Seite 28 von 36 Zusammenfassung der beantragten Fördersummen/ Budgetkategorie/ Einrichtung. Wird automatisch vom Antragsformular befüllt. Max /Projekt Max /Jahr Hinweis: Es können max. 9 Partnereinrichtungen (und die koordinierende Einrichtung) vollfinanziert werden. 75% der tatsächlichen Kosten Max /Projekt

29 Seite 29 von 36 Antragsfrist: 31. März :00 Uhr mittags Brüsseler Zeit Bitte achten Sie nochmals auf die hier aufgelisteten Zulassungskriterien und die Dokumente, die Sie im nächsten Schritt in der Rubrik N. Annexes hochladen müssen.

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31 Seite 31 von 36 Declaration of Honour : - 2 Seiten ausdrucken - ausfüllen - Unterschrift von Ihrem Legal Representative (siehe Punkt D.1.3. des Antragsformulars) - unterschriebenes Dokument scannen - gescanntes Dokument in der Rubrik N. Annexes hochladen Bei dem Legal Representative handelt es sich um den gesetzlichen Vertreter der koordinierenden Einrichtung bspw. den Hochschulbevollmächtigten (Rektor, Kanzler oder Präsident).

32 Seite 32 von 36 Maximal 10 Anhänge - Gesamtgröße kb - Akzeptierte Formate: PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, JPG, TXT, ODT, ODS - Declaration of Honour und Proof of financial capacity (letzteres nur bei privaten Einrichtungen, deren beantragte Fördersumme über liegt) drucken, scannen, als ein Dokument hochladen - Timetable of activities hochladen - Mandates (Partnerschaftsvereinbarungen) müssen alle Legal Representatives der teilnehmenden Partnereinrichtungen ausfüllen, unterzeichnen, koordinierender Legal Representative muss gegenzeichnen - Sicherstellen, dass alle beteiligten Einrichtungen die Legal Entity Form / Rechtsträgerformular auf dem Participant Portal hochgeladen haben. al_entities_en.cfm - Falls notwendig, mehrere Dokumente drucken, scannen und als 1 großes Dokument hochladen

33 Seite 33 von 36 SCHRITT 1: Bitte validieren Sie zunächst Ihr Antragsformular, um sicher zu gehen, dass Sie alle Pflichtfelder ordnungsgemäß ausgefüllt haben. Sie werden automatisch mit einer Hinweismeldung vom Antragsformular auf die Felder weitergeleitet, die unvollständig oder fehlerhaft sind. Wenn Ihr Antragsformular fehlerfrei ist, erscheint die Meldung The form is valid. ACHTUNG: In der Version 3.06 des Antragsformulars gibt es einen Programmierungsfehler. Aus diesem Grund hat die Kommission eine korrigierte eform (Version 3.07) veröffentlicht. Wenn Sie dennoch die Version 3.06 verwenden möchten, so beachten Sie bitte folgendes: Auch wenn Sie keine learning/teaching/training activites vorgesehen haben, erscheint bei der Validierung der eform Version 3.06 eine Fehlermeldung. Bitte beantworten Sie in diesem Fall die Frage Do you plan to include transnational LTTactivities? zunächst mit yes und anschließend mit no. Speichern Sie das Formular nicht, sondern klicken Sie abschließend auf validate. SCHRITT 2: Reichen Sie die finale Version Ihres Antragsformulars elektronisch ein, indem Sie auf submit online klicken. Deadline: :00 Uhr Brüsseler Zeit SCHRITT 3: Wenn Sie Ihr Antragsformular erfolgreich abgeschickt haben, erscheint folgendes Fenster: Submission Status OK Möchten Sie das Antragsformular nach der erfolgreichen Submission ergänzen und zum 2. Mal hochladen, dann speichern Sie es bitte zuerst und schließen. Öffnen Sie es erneut, validieren und laden es hoch.

34 Seite 34 von 36 Referat EU03 in der NA-DAAD Referatsleiterin: Beate Körner, Britta Schmidt, ; Lena Pankert, Anita Kucznierz-Jäger, Sandra Eiringhaus, Wichtige Links: Erasmus+ Programme Guide 2016 und das entsprechende Corrigendum Technical guidelines for completing the eform Guide for experts Template for the timetable of activities Mandate Legal Entity Form _entities_en.cfm

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