Einführung von ERP-Systemen

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1 Kapitel 1 von ERP-Systemen Titelbild:

2 Gliederung Kapitel 1 von ERP-Systemen Ziele und Inhalte Generelle Fragen - Strategien Implementation IMG der SAP Out-of-the-box- slösungen am Beispiel Vorlesung Integrierte Informationsverarbeitung WS 2015/2016, Prof. Dr. Johannes Ruhland - Kapitel 8 2

3 Ziele Integration verschiedener Geschäftsprozesse im Unternehmen Best Practice in den Abläufen Wegfall von Schnittstellenverlusten Integration verschiedener Unternehmensteile Informatorische Verknüpfung mit den Partnern Umfassende Online-Information Gesamt und im Detail Sicherheit in der Datenhaltung Möglichkeit der Rollenzuordnung Weitestgehende Prozessautomation Workflows ERP mobil (siehe z.b. ) (Vgl. Leistungsversprechen von ERP-Systemen) ist sehr großes, erfolgskritisches, also strategisches Projekt Vorlesung Integrierte Informationsverarbeitung WS 2015/2016, Prof. Dr. Johannes Ruhland - Kapitel 8 3

4 Aufbau des Kapitels - schematisch Rahmen- s Vorlesung Integrierte Informationsverarbeitung WS 2015/2016, Prof. Dr. Johannes Ruhland - Kapitel 8 4

5 Generelle für Projekte Projektrahmen klare Erwartungen, Zeitpläne Vorbereitungsphase ( blueprint ) ist zentral bedeutsam adäquat mit Ressourcen alimentieren ausreichende Stärke und Qualifikationsmix häufig mit externen Beratern empowered dedicated team with top management support räumliche Nähe Hauptaufgabe approved schedule with milestones Messziffern des Erfolgs und Projektfortschritts s - Projektleitung Hauptfokus des Projektleiters ist die Kommunikation Fokus auf mission critical tasks limit the scope creep = Festschreiben der Projektziele leave resolved issues alone Vorlesung Integrierte Informationsverarbeitung WS 2015/2016, Prof. Dr. Johannes Ruhland - Kapitel 8 5

6 Inhalte der von ERP-Systemen (1) Hardware und Software installieren Entwicklungs-(Test), Qualitätssicherungs- und Produktivsystem (2) Software anpassen Customizing Prozesse und Eigenheiten des Unternehmens in der Software abbilden oder die Prozesse des Unternehmens anpassen Change Management formalisierte Abbildung der eigenen (Soll)-Prozesse best of breed -Prozesse versus Referenzprozesse Unterschiedlich starke Eingriffe in das System Bildschirmmasken / Reports anpassen Parameter/ Durchlaufsvarianten in Standardprozessen festlegen (Kontenplan, Bedarfsanforderung, Produktionsplanung) Prozesse um eigene ergänzen neue Transaktionen programmieren Einbindung von legacy systemen Bapi s (zb und s ) Vorlesung Integrierte Informationsverarbeitung WS 2015/2016, Prof. Dr. Johannes Ruhland - Kapitel 8 6

7 Inhalte der von ERP-Systemen (2) (3) Benutzer schulen (1) langfristig anzulegende Aufgabe (2) mit ihrerseits erheblichem finanziellen, Zeit- und Personalaufwand (3) mit erheblichem Vorlauf (4) bedeutsam auch, um Ängste abzubauen Change Management s - (4) Qualitätssicherung (1) in den unternehmensspezifischen Änderungen (2) in den Prozessen (3) in den Schulungen (4) Halte neben dem Produktivsystem ein Entwicklungs- und ein Qualitätssicherungssystem! (5) Fortgesetze Anpassung an neue Releases der Software / neue Herausforderungen im Unternehmen planen (6) Übergangsprozess planen: rollout Systems fail for people and processes not software. Zeitplanung zentral Vorlesung Integrierte Informationsverarbeitung WS 2015/2016, Prof. Dr. Johannes Ruhland - Kapitel 8 7

8 Empirie Pannen / lessons learned mit SAP und anderen ERP-Projekten s - Vorlesung Integrierte Informationsverarbeitung WS 2015/2016, Prof. Dr. Johannes Ruhland - Kapitel 8 8

9 Einbindung von externen Beratern: Entgeltmodelle Verbreitung von Preismodellen in der Beratungspraxis Quelle: s - Vorlesung Integrierte Informationsverarbeitung WS 2015/2016, Prof. Dr. Johannes Ruhland - Kapitel 8 9

10 Einbindung von externen Beratern: Entgeltmodelle s - Vorlesung Integrierte Informationsverarbeitung WS 2015/2016, Prof. Dr. Johannes Ruhland - Kapitel 8 10

11 Strategien der großer Software- Projekte Big Bang Vorteile kurze szeiten wenig Schnittstellen für die Übergangszeit Übergang zu best practice solutions möglich bereichsübergreifende Lösungen möglich Nachteile hohes Projektrisiko straffes und professionelles Projektmanagement Umfangreiche Tests und Qualitätssicherung Personalbedarf mit starken Spitzen Step by Step spiegelbildliches Vor-/Nachteilsprofil Lernen des Teams im Laufe der Zeit in der Summe vielleicht geringere Änderungswiderstände größeres Risiko des Einschlafens des Projekts Risiko des Schaffens von Insellösungen auf Dauer kein singulärer Zeitpunkt des Scheiterns s - Vorlesung Integrierte Informationsverarbeitung WS 2015/2016, Prof. Dr. Johannes Ruhland - Kapitel 8 11

12 von SAP Hat sich ein Unternehmen für die eines SAP-Systems entschlossen, muss es die Software an seine spezifischen betriebswirtschaftlichen Anforderungen anpassen. Customizing Customizing wird im SAP-System über den sleitfaden (IMG) vorgenommen. Customizing des SAP-Systems bei: Erweiterung Release-Wechsel System-Upgrade s - Vorlesung Integrierte Informationsverarbeitung WS 2015/2016, Prof. Dr. Johannes Ruhland - Kapitel 8 12

13 SAP Implementation (IMG) sleitfaden (englisch: IMplementation ) Werkzeug zur Anpassung des SAP-Systems an die Anforderungen eines Unternehmens Customizing strukturieren und organisieren der des SAP- Systems im Unternehmen s - Vorlesung Integrierte Informationsverarbeitung WS 2015/2016, Prof. Dr. Johannes Ruhland - Kapitel 8 13

14 SAP Implementation (IMG) Drei Varianten eines sleitfadens: SAP-Referenz-IMG = umfassender sleitfaden (Dokumentation der Arbeitsschritte für alle Anwendungen) Projekt-IMG = Reduktion der Komplexität des Referenz- IMG durch auf einen Teil benötigter Funktionen z.b. Beschränkung auf bestimmte Länder oder Anwendungskomponenten IMG zu einer Projektsicht z.b. Strukturierung in Muss- Aktivitäten und Kann-Aktivitäten s - Vorlesung Integrierte Informationsverarbeitung WS 2015/2016, Prof. Dr. Johannes Ruhland - Kapitel 8 14

15 SAP-Referenz-IMG Vorlage für einen eigenen Projekt IMG Mehrere Projekt IMGs in einem System erstellbar Aktivitätsauswahl je nach Art des Projekts s - Vorlesung Integrierte Informationsverarbeitung WS 2015/2016, Prof. Dr. Johannes Ruhland - Kapitel 8 15

16 AcceleratedSAP (ASAP) ASAP besteht aus verschiedenen Werkzeugen, deren Zusammenspiel die schnelle und effiziente der SAP-Software unterstützt: Implementation Assistant Question & Answer-Datenbank (Q&A-DB) unterstützt Auswahl des Projektumfangs und der Festlegung des Sollkonzeptes (Business Blueprint). ASAP Roadmap methodischer Rahmen bildet die Projektstruktur ab Big Bang Strategie s - Vorlesung Integrierte Informationsverarbeitung WS 2015/2016, Prof. Dr. Johannes Ruhland - Kapitel 8 16

17 Empirie erfolgreicher Projekte (insbes. SAP) enger und fester scope wichtig erkanntes Verbesserungspotential in Phase 2 schieben keine proprietären Systemerweiterungen Aufspaltung in kleine Projekte sichert Verlässlichkeit der Zeit- und Kostenschätzungen Probleme frühzeitig erkennen und angehen Issues database von Step 1 Im Issue Management System erfassen und überwachen Sie offene Punkte, die im Verlauf des Projektes auftreten und das Projektziel beeinträchtigen könnten SAP Hilfe s - Vorlesung Integrierte Informationsverarbeitung WS 2015/2016, Prof. Dr. Johannes Ruhland - Kapitel 8 17

18 SAP Solution Manager Mit der des ERP-Systems nur der erste Schritt getan Was kommt nach dem Big Bang? Technische Upgrades Updates durch die SAP - Patches Austausch Hardware Einbindung neuer Betriebsbereiche Zusammenführung mehrerer SAP-Systeme Zukauf weiterer Funktionen Migration von weiteren Daten aus Legacy-Systemen Geschäftsprozesse ändern sich während der Nutzung Neue Customizing-Aufgaben Neuorientierung wieder hin zu Sollprozessen notwendig Analyse des genutzten Systems s - Vorlesung Integrierte Informationsverarbeitung WS 2015/2016, Prof. Dr. Johannes Ruhland - Kapitel 8 18

19 SAP Solution Manager Zentrale Systemadministration Upgrade-Projekte, Systemnutzungsdokumentation und Analyse aus einer einzelnen Software heraus s - Vorlesung Integrierte Informationsverarbeitung WS 2015/2016, Prof. Dr. Johannes Ruhland - Kapitel 8 19

20 Modell eines Projektablaufs im Mittelstand s - Noch stärkere Orientierung am Soll- statt am Ist- Prozess Rolle eines rasch lauffähigen 70% Prototypen... dessen Fertigstellung den Start der overlapping phases definiert (Weiterentwicklung, Endnutzerschulung in allen Modulen und roll-out Vorbereitung parallel) an dem auch die key user lernen Große Rolle der key users (im Mittelstand oft gut zu identifizieren) Steeb = SAP-Tochtergesellschaft Vorlesung Integrierte Informationsverarbeitung WS 2015/2016, Prof. Dr. Johannes Ruhland - Kapitel 8 20

21 Steeb AcceleratedSAP (ASAP) - Roadmap s - Vorlesung Integrierte Informationsverarbeitung WS 2015/2016, Prof. Dr. Johannes Ruhland - Kapitel 8 21

22 Steeb AcceleratedSAP (ASAP) - Roadmap Vorlesung Integrierte Informationsverarbeitung WS 2015/2016, Prof. Dr. Johannes Ruhland - Kapitel 8 22

23 Zusammenfassung ist eine sehr kritische Phase sind u.a.: systematisch planen (Blueprint Phase sehr wichtig) Ausreichend mit zeitlichen, finanziellen und personellen Mitteln alimentieren Berater oft unvermeidlich Reale Prozesse anpassen oft sinnvoller als umgekehrt (reengineering) Erfolgskonzepte, die für alle Großprojekte sinnvoll sind, gelten auch hier, insbesondere Versionierung Vermeidung des creeping scope big bang style oft besser als tiptoes Übergangsformen existieren (z.b. verzögerte Einbindung von Auslandsgesellschaften) ASAP und Verwandte können beschleunigen, sind aber weder vom Konzept, noch den Möglichkeiten her revolutionär Laufende Anpassungen sind unvermeidlich und sollten ebenfalls systematisch erfolgen, Werkzeuge stellt u. a. der SAP Solution-Manager bereit Vorlesung Integrierte Informationsverarbeitung WS 2015/2016, Prof. Dr. Johannes Ruhland - Kapitel 8 23

24 Projektmanagement Rahmenwerke formalisierte und standardisierte Herangehensweise an Projekte Projektplanungsprobleme RCPSP (Resource Constrained Project Scheduling Problem) als Kategorie von OR Verfahren geringer praktischer Einsatz Projektmanagementsysteme = Handlungsanleitungen für den Prozess oder best practice Handreichungen DIN Project Management Body of Knowledge IPMA Competence Baseline (ICB) PRINCE2 (Projects in Controlled Environments) V-Modell PSI 1 Project Management Maturity Model (PMMM) IEC Project Risk Management SCRUM s - Vorlesung Integrierte Informationsverarbeitung WS 2015/2016, Prof. Dr. Johannes Ruhland - Kapitel 8 24

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