Anwendungsbeschreibung. Informations- und Kontaktmanager zur SelectLine Warenwirtschaft

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1 Anwendungsbeschreibung Informations- und Kontaktmanager zur SelectLine Warenwirtschaft ProTRONIC Business Software GmbH, 2010

2 Inhaltsverzeichnis Grundsätzliches 3 Grundlagen 8 Die Grundmaske 8 Linke obere Bildschirmhälfte: Kunden, Lieferanten, Interessenten 11 Rechte obere Bildschirmhälfte: Ansprechpartner (optional 13 Lieferadressen) Die untere Bildschirmhälfte: Kontakte 15 Rechte Bildschirmseite - Funktionsleiste 19 Das Menü 22 Menüpunkt Datei + Bearbeiten 22 Menüpunkt Hauptmenü 23 Menüpunkt Favoriten 29 Menüpunkt Einstellungen 30 Menüpunkt Auswertungen 34 Menüpunkt Eigene Daten 36 Menüpunkt Extras 41 Menüpunkt Schnittstellen 44 Menüpunkt Fragezeichen 45 Systemkonfiguration 46 Addins Outlook und Tobit 47 Outlook Addin 47 Tobit Addin 51 Zusatzbeschreibungen 54 Modul Serien- 54 Modul Ticket-System 57 Modul Zeitabrechnung 62 Beschreibung Textmarken 66 Tastenkürzel 68 Tabellenbeschreibung 70 Änderungsprotokoll 73 Version Version Version SP2 75 Version Version Version Version Version Seite 2

3 ProKONTAKT Informations- und Kontaktmanager zur SelectLine Warenwirtschaft Anwendungsbeschreibung Aktuelle Programmversionen: SQL Mit SelectLine 11 wurden gravierende Änderungen an der Tabellenstruktur vorgenommen. Deshalb ist es zwingend notwendig bevor Sie auf SelectLine 11 updaten auf ProKONTAKT upzudaten (jeden Mandanten öffnen und reorganisieren lassen), dann auf SelectLine 11 (ebenfalls jeden Mandant reorganisieren) und dann auf ProKONTAKT 11. Die Version bereitet die Daten für das SelectLine 11 Update auf. Voraussetzungen Installierte SelectLine Warenwirtschaft ab Installierter MS SQL Server 2005 oder 2008 Hardwarevoraussetzungen gemäß SelectLine, MS SQL Server 2005/2008 Betriebssysteme: Windows XP, Vista, 2003 Server, 2008 Server, Windows 7 Kontaktanlage auf Ansprechpartnerebene (Anlage direkt beim Kunden, Interessenten, Lieferanten nicht möglich) Anbindung für MS Outlook ab Version /Fax Anbindung für Tobit David ab 8.10 Wordbriefe ab MS Word 2003 / Open Office ab Version 2.0 Export Excel ab MS Excel 2003 / Open Office ab Version 2.0 Da es sich um ein Zusatzprogramm handelt, das nur in Verbindung mit der SelectLine W arenwirtschaft funktioniert und wir die Bedienung auch an die SelectLine angelehnt haben, setzen wir SelectLine Grundkenntnisse für die Bedienung von ProKONTAKT voraus. Support: prokontakt@protronic.de Tabellenbeschreibung, Tastenkürzel und Textmarkenbeschreibung finden Sie unter Zusatzbeschreibungen oder auf auf Installation Download aktuelle Version: Exe-Datei ausführen, dem Assistent folgen (SelectLine, ProKONTAKT und Outlook müssen geschlossen sein) (Die Mandantendaten müssen reorganisiert sein, sprich mit der SelectLine geöffnet worden sein) Seite 3

4 Führen Sie die Setup EXE Datei aus und beachten Sie beim Schritt Ziel-Ordner wählen folgende Punkte. Einzelplatz-Installation W ählen Sie hier Ihre lokale SelectLine Installation aus. Netzwerkinstallationen Server: W ählen Sie Ihr SelectLine Serverinstallation aus Netzwerkinstallationen Arbeitsplatz: Bei den Arbeitsplatzinstallationen müssen Sie in diesem Schritt die SelectLine Serverinstallation auswählen (Es werden auch UNC Pfadangaben unterstützt). Einzelplatz-Installation W ählen Sie die Option Server/Einzelplatz Installation aus Netzwerkinstallationen Server: W ählen Sie die Option Server/Einzelplatz Installation aus Netzwerkinstallationen Arbeitsplatz: W ählen Sie die Option Arbeitsplatz Installation aus. Es werden anschliessend auf diesem Arbeitsplatz die Verknüpfungen und Registrierungseinträge erstellt. Seite 4

5 Deinstallation Aus Windows Systemsteuerung Bestehende ProKONTAKT Tabellen in SelectLine können mittels Managementstudio in der Mandantendatenbank entfernt werden. Lizenz / Demoversion Die Lizenzierung erfolgt über die Datei PKLizenz.liz im ProKONTAKT Ordner im SelectLine- Verzeichnis. Wenn Sie ProKONTAKT installiert haben ist hier die Demolizenz gespeichert. Die Demoversion ist auf 5 Kontakt-Datensätze pro Ansprechpartner beschränkt. Kopieren Sie die Lizenzdatei, die Sie durch den Erwerb des Nutzungsrechts erhalten haben in den ProKONTAKT Ordner im SelectLine-Verzeichnis oder geben Sie den Pfad zur Lizenzdatei unter? / Programmversion / Lizenz an. Nach Neustart haben Sie die Funktionalität gemäß Ihrer Lizenz. Der Lizenznehmer wird in ProKONTAKT am oberen Bildschirmende und unter? / Programmversion / Lizenz angezeigt. Sollte hier nicht Ihre Firmierung stehen, wurde die Software nicht korrekt erworben bzw. lizenziert. Seite 5

6 Erster Start ProKONTAKT_sql.EXE ausführen (zur Erinnerung: Die Mandantendaten müssen reorganisiert sein, sprich mit der SelectLine geöffnet worden sein) Das Datenverzeichnis auswählen (auf dem Server, z.b. S:\SelectLineSQL\Daten) SQL Server auswählen, falls dieser nicht angezeigt wird in die unterste Zeile reinschreiben, siehe auch Eintrag in der Fakt.ini der SelectLine Der Administrator kann sich über Aktivierung von sa-login anmelden, ansonsten erfolgt die Anmeldung mittels Windowsauthentifizierung (muss zuvor im SQL Server angelegt werden). Die SQL Server Informationen werden in der ProKONTAKT(local).ini gespeichert. ProKONTAKT wird geschlossen Nach Neustart wird automatisch ein Benutzer XX angelegt mit dem Sie ohne Passwort ProKONTAKT starten können. Es wird empfohlen zum späteren Zeitpunkt diesen Benutzer zu löschen oder mit Passwort zu versehen (siehe Kapitel Extras / Konfiguration / Passwörter ) Anschließend erfolgt die Mandantenauswahl aus den bestehenden SelectLinemandanten mit anschließender automatischer Anlage der ProKONTAKT Tabellen in der Datenbank Danach werden Sie in die Programmeinstellungen geführt um den Dokumentenspeicherpfad auszuwählen. Die hier möglichen Programm- und Benutzereinstellungen werden später im Kapitel Einstellungen beschrieben Verknüpfung aus SelectLine Warenwirtschaft Das ProKONTAKT Setup installiert in den Ordner Makro ein eigenes Makro EXEPKADR.qdf mit dem aus dem Kunden, Interessenten und Lieferantenstamm von SelectLine direkt auf den entsprechenden Eintrag in ProKONTAKT zugegriffen werden kann. Seite 6

7 -o- Um das Makro für den Aufruf in ProKONTAKT in die Hauptsymbolleiste von SelectLine zu installieren gehen Sie wie folgt vor. Info: Funktion erst ab SelectLine Diamond verfügbar - Makros bzw. Eigene Daten/Makro Assistent aufrufen -Rechte Maustaste auf dem Makro ProKONTAKT - Toolbutton/Auf Schalter X Die Verknüpfung kann nun von den Kunden, Interessenten und Lieferantenstammdaten genutzt werden. Seite 7

8 Grundlagen Die Grundmaske Die ProKONTAKT Grundmaske mag auf den ersten Blick überladen wirken. Ziel war es jedoch alle möglichst relevanten Daten zur Adresse auf den Bildschirm zu bekommen. Applikationsmenü Hier gelangen Sie zu verschiedenen Menüpunkten. Über Erweitere Einstellungen autorisieren Sie sich für administrative Einstellungen. Wenn Sie diesen Menüpunkt zum ersten mal auswählen, werden Sie aufgefordert ein Passwort zu vergeben. Wenn Sie diesen Menüpunkt bestätigen haben Sie unter Extras den Punkt Konfiguration der an dieser Stelle beschrieben wird. Dort sollten Sie auch ein eigenes Kennwort festlegen. Seite 8

9 Menüleiste Die einzelnen Menüpunkte sind themenbezogen angeordnet. Ist unter der Beschreibung noch ein Pfeil nach unten dargestellt, kann darüber ein weiteres Untermenü aufgerufen werden. Menüleiste verkleinern: Über das Kontextmenü und aktivierter Option "Das Menü verkleinern" haben Sie die Möglichkeit das Menü zu verkleinern. Nach der Auswahl einer Programmfunktion wird das Menü automatisch ausgeblendet. Veränderungen am Menü werden benutzerbezogen abgespeichert. Das Menü kann z.b. ausgeblendet werden, die Schnellzugriffsleiste kann oberhalb oder unterhalb des Menüs angeordnet werden. Sie können die Menü- und Schnellzugriffsleiste anpassen und erweitern sowie eigene Symbolleisten erzeugen. Anpassen von Menü- und Schnellzugriffsleiste Das Menü mit seinen Unterfunktionen sowie die Schnellzugriffsleiste können entsprechend den Benutzerwünschen angepasst werden. Dazu zählt das Hinzufügen oder Entfernen von Menübereichen (Symbolleisten) und Funktionen (Symbolen) im Hauptmenü und der Schnellzugriffsleiste. Über die Schnellzugriffsleiste erreichen Sie wichtige Programmpunkte über zusätzliche Schalter direkt im Hauptfenster. Weiterhin kann man eigene zusätzliche Symbolleisten erzeugen und diese nach eigenen Vorstellungen mit Symbolen (Funktionen) belegen. Über das Kontextmenü ist es möglich, die Funktion "Anpassen..." aufzurufen. Je nach Platzierung des Mauszeigers beim Aufruf des Kontextmenüs (Hauptmenü, Schnellzugriffsleiste) sind im Kontextmenü weitere Funktionen verfügbar. Sobald man sich im Anpassen-Modus befindet, können ganze Symbolleisten deaktiviert bzw. wieder aktiviert werden. Über den Schalter "Neu..." können Sie eigene Symbolleisten erstellen. Diese Symbolleisten befinden sich außerhalb des Hauptmenüs und können deshalb frei positioniert werden. So könnte eine eigene Leiste nicht nur oben, sondern auch seitlich (links oder rechts), unten oder frei positioniert werden. Sollen aus dem Hauptmenü ganze Symbolleisten ausgeblendet werden, deaktivieren Sie diese im Karteireiter "Symbolleisten". Der "Zurücksetzen..."- Schalter macht alle individuellen Veränderungen an der aktuell Seite 9

10 markierten Symbolleiste wieder rückgängig. Im Karteireiter "Befehle" hat man Zugriff auf Funktionen und Funktionsgruppen. Die Kategorien entsprechen den Bestandteilen des Hauptmenüs. Unter Befehle finden Sie die Symbole der einzelnen Funktionen aufgelistet. Durch "Drag & Drop" können Sie ein Symbol aus den "Befehlen" in die Schnellzugriffsleiste, in die Menüleiste oder in eine selbsterzeugte Symbolleiste einfügen. Über das Kontextmenü können Sie auch einen Gruppentrenner vor dem markierten Symbol einfügen und den angezeigten Namen ändern. Für die Schnellzugriffsleiste steht die Funktion "Gruppentrenner" nicht zur Verfügung. Auf dem Karteireiter "Optionen" haben Sie die Möglichkeit verschiedene Einstellungen zu personalisierten Menüs und Menüanimationen vorzunehmen. Mit dem "Schließen" des Anpassen-Modus sind die zum Menü hinzugefügten Funktionen dann fixiert und benutzbar. Die Änderungen an den Standardmenüeinstellungen werden beim Schließen der Programme abgespeichert. Unter Einstellungen/Benutzereinstellungen/Optik/Standardmenü wiederherstellen können Sie alle Änderungen am Menü auf den Standard zurücksetzen. Spalteneditor Den Aufruf des Spalteneditors finden Sie im Kontextmenü (rechte Maustaste) von Tabellen. Im Spalteneditor können Sie mit den Optionsfeldern oder den Schaltern festlegen, welche Spalten der Tabelle gezeigt werden sollen. Sie können auch die Reihenfolge der Spalten ändern. Nutzen Sie dazu entweder Drag & Drop oder die Schalter Auf bzw. Ab. Sie können die Ansicht umschalten, dann zeigt es je Feld eine Zeile mit Feldinfos inkl. Angabe des Inhalts des jeweils aktuellen Datensatzes. -o- Seite 10

11 Linke obere Bildschirmhälfte: Kunden, Lieferanten, Interessenten Hier werden die (Haupt-)Adressen der Stammdaten angezeigt. Es kann zwischen Kunden, Lieferanten und Interessenten gewählt werden. Auf der linken Seite kann man in die Optionen und Freie Felder gelangen. Kontoauszug, Rabattgruppe, Statistik, Notizen sind nur sichtbar, wenn die Anzeige in den Passwortoptionen erlaubt ist. Dateianhänge bei Notizen können mit rechter Maustaste OLE Inhalt anzeigen geöffnet werden. Optional die Anzeige des Langtext und Memotext falls aktiviert in den Benutzereinstellungen (siehe auch Einstellungen / Benutzereinstellungen / Texte ). Hier können auch Textbausteine der SelectLine eingefügt werden. Über die Symbolleiste kann mittels den Pfeiltasten zwischen einzelnen Adressen gewechselt werden, die letzten Adressen angezeigt, Adressen aktualisiert, angelegt, bearbeitet (Com-Interface der SelectLine) und gespeichert werden (Erklärung auf den Icons, wenn man mit der Maus darauf zeigt). Über die Symbole bei den Mail-, www- und Telefonfelder kann die entsprechende Anwendung gestartet werden, wobei keine Speicherung als Kontakt erfolgt, da dies nur bei den Ansprechpartnern vorgesehen ist. Über das Auswahlfeld im Feld Nummer (F4) kann in den aktiven Stammdaten (hier Kunden) gesucht werden. Die Suche erfolgt durch Klick auf das entsprechende Feld (rot mit Pfeilsymbol) und dann schreiben. Hier steht rechts unten auch ein Quickfilter zur Verfügung. Es ist auch möglich bei aktiviertem Quickfilter nur ein Teil der Adressen zu laden. Im Feld Nummer kann auch einfach die Kundennummer reingeschrieben werden. Ist als aktive Adressart Interessent gewählt wird in der Symbolleiste eine weiteres Icon in einen Kunden wandeln angezeigt. Hier wird aus dem Interessent ein Kunde generiert. Dabei werden alle Daten zum Kunden mit umgezogen (Ansprechpartner, Kontakte, Angebote). Die Angebote Interessent werden in Angebote Kunden übernommen. Zur Vermeidung doppelter Belegnummern wird an die Nummer ein Punkt gehängt. Beim Einsatz von ProKONTAKT sollten in der Warenwirtschaft keine Interessenten gewandelt werden, da hier u.a. die Kontakte nicht mitgewandelt werden. Das Kontextmenü auf der rechten Maustaste im Feld Nummer: Seite 11

12 Neben selbst erklärenden Möglichkeiten finden Sie hier: Ansprechpartner aktualisieren: auf nochmalige Nachfrage werden die Adressdaten der Hauptadressen in den Ansprechpartner übernommen bzw. aktualisiert. Dies kann notwendig sein, wenn die (Haupt-)Adresse geändert wurde. Outlook Kontakt hinzufügen: Es erfolgt eine Übergabe an den Kontaktordner in MS Outlook. -o- Seite 12

13 Rechte obere Bildschirmhälfte: Ansprechpartner Hier werden die zugehörigen Ansprechpartner zur links gewählten Adresse angezeigt. Über die Auswahl links kann man in Bearbeiten und Erweitert wechseln, Stichwörter zuordnen und Extrafelder ansehen oder bearbeiten. Über die Symbolleiste kann mittels den Pfeiltasten zwischen einzelnen Ansprechpartnern gewechselt werden, Adressen aktualisiert, angelegt, kopiert, bearbeitet, gespeichert und gelöscht werden (Erklärung auf den Icons, wenn man mit der Maus darauf zeigt). Der Infotext kann hier angelegt und bearbeitet werden. Unter Einstellungen / Benutzereinstellungen / Texte kann definiert werden, ob dieser Infotext auch als Pop-Up angezeigt werden soll. Im Menü Bearbeiten können die Daten des Ansprechpartners (die Daten der SelectLine) geändert werden. Über die Symbole bei den Mail-, www- und Telefonfelder kann die entsprechende Anwendung gestartet werden. Außerdem werden entsprechende Kontakterfassungsmasken geöffnet und es erfolgt eine Speicherung des Datensatzes bei den Kontakten. Im Menü Erweitert können zusätzliche Daten zum Ansprechpartner erfasst werden und ein Bild hinterlegt werden. Das sind reine ProKONTAKT Daten, diese gibt es nicht in SelectLine Im Menü Stichwörter können jedem Ansprechpartner beliebig viele, frei definierbare Stichwörter zugeordnet werden. Dies kann für einen einzelnen Ansprechpartner oder für alle Ansprechpartner der Adresse geschehen. Nach diesen Stichwörtern können Ansprechpartner später selektiert werden, z.b. für einen Serienbrief. Mit gedrückter Strg-Taste und Mausklick können Stichwörter markiert und einem Ansprechpartner gleich mehrere Stichwörter zugeordnet werden. W ie eingangs erwähnt werden alle Kontaktdatensätze in ProKONTAKT am Ansprechpartner gespeichert. Es gibt deshalb die Möglichkeit Ansprechpartner automatisiert anlegen zu lassen. Siehe Einstellungen / Programmeinstellungen / Erweitert. Unter Einstellungen / Programmeinstellungen / Ansprechpartner legen Sie die hierfür anzulegenden Felder fest. Das Kontextmenü auf der rechten Maustaste und Icon Funktionen im Bereich der Ansprechpartner: Seite 13

14 Es besteht die Möglichkeit verschiedene Kontakte anzulegen die im Kapitel Hauptmenü erläutert werden. Darüber hinaus können die Daten des gewählten Ansprechpartners an den Kontaktordner von MS Outlook übergeben werden. Außerdem ist es möglich eine Serien- (Zusatzmodul) an die Ansprechpartner des Kunden zu senden. -o- Seite 14

15 Die untere Bildschirmhälfte: Kontakte Hier werden die gespeicherten Kontakte zu den Ansprechpartnern angezeigt. Die Spalten können durch Klick auf die Überschrift auf- oder absteigend sortiert werden. Einfacher Klick auf das Feld Langtext zeigt diesen in einem separaten Fenster an. Über die Auswahl links kann aus der Tabellenansicht (Darstellung hier) in die anderen Ansichten und Bereiche gewechselt werden. Menü Bearbeiten Die Bezeichnung des Kontaktes der den Inhalt möglichst treffend wiedergibt. Z.B. der Betreff einer oder eines Briefes. Die Zuordnung zu einen ProKONTAKT Projekt oder zu einem SelectLine Projekt. Projekte dienen in ProKONTAKT zur Zusammenfassung verschiedener Kontakte (auch unterschiedlicher Ansprechpartner) zu einer Einheit. Bei der Projektauswahl können über das Symbol Adressbezogen anzeigen alle Projekte der Adresse angezeigt werden, die vorher über das Symbol Aktives Projekt einer Hauptadresse zuordnen zugeordnet wurden. Über entsprechende Filter (siehe eigene Daten / Filter ) oder den Quickfilter können Kontakte mit dem gleichen Projekt anzeigt werden. Weiterhin stehen unter Menüpunkt Auswertungen Ausdrucke zu Projekten zur Verfügung. Der Status soll in dem Kontakt einen bestimmten Zustand beschreiben z.b. offen, erledigt. Die Anlage der Stati erfolgt unter Extras / Tabellen anzeigen / Status. Im Feld Tätigkeiten kann dem Kontakt eine frei definierbare Tätigkeit zugeordnet werden, z. B. Reklamation, Beratung, Supportfall. Die Anlage erfolgt unter Extras / Tabellen anzeigen / Tätigkeiten. Die Kontaktart wird über die Anlage des Kontaktes bei den Systemkontaktarten vorgegeben. Die Kontaktarten werden im Kapitel Hauptmenü beschrieben. Die Anlage erfolgt unter Einstellungen / Programmeinstellungen / Erweitert. Im Feld Mitarbeiter steht der Benutzer der den Datensatz angelegt hat. Im Feld zuständig Seite 15

16 steht vorerst derselbe Benutzer. Gedacht ist dieses Feld um den Kontakt in die Zuständigkeit eines anderen Benutzers zu geben. Dieser kann z.b. über einen Filter seine Datensätze selektieren. Aus dem Feld Belegnummer kann man einen SelectLine-Beleg anlegen und dieser ist dann mit dem Kontakt verknüpft. Dies erfolgt über das entsprechende Auswahlfeld. Bestehende Belegnummern können unter dem Icon Funktionen zugeordnet bzw. geändert werden. Jeder Datensatz hat ein editierbares Datumsfeld, wobei es zusätzlich die Felder angelegtam und bearbeitetam in der Tabelle gibt die nicht editierbar sind. Die Dauer in Minuten wird bei der Systemart Zeiterfassung befüllt und soll die Möglichkeit geben eine erbrachte Zeit für den Kontakt zu erfassen. Mit Termin und "Uhrzeit" ist es möglich, den Kontakt auf Wiedervorlage zu nehmen. Der Status des Kontakts darf dabei nicht "offen" sein. Die Wiedervorlageliste wird automatisch beim Start mitgestartet. Die fälligen Wiedervorlagen werden als Liste auf der rechten Seite angezeigt. Von dortaus gelangt man mittels Doppelklick in den entsprechenden Datensatz. Am unteren rechten Bildschirmrand erscheint eine Erinnerungsfunktion über offene W iedervorlagen. Die Erinnerungsfunktion kann über "Einstellungen/Benutzereinstellungen/ Erweitert II" abgestellt werden. Über Vorlage erledigt wird die eingetragene Wiedervorlage außer Kraft und gesetzt. Mit Beleg erledigt werden die Kontakte gekennzeichnet, die einer Belegnummer zugeordnet sind, und die Belege in der Warenwirtschaft auf den Status manuell erledigt gesetzt wurden. Über die Funktion Belegstatus anpassen (siehe Icon Funktionen der Kontaktleiste) wird der Haken bei Beleg erledigt gesetzt. Status 1,2,3 aus SelectLine wird als erledigt interpretiert. Das Langtextfeld dient zur Erfassung von Detailinformationen. Bei s wird darin der Mailtext gespeichert. Auf der rechten Maustaste können Sie auch Textbausteine definieren und diese in Langtextfelder laden. Rechts vom Langtext können in der weißen Fläche mit der rechten Maustaste Dokumente (Dateien) zum Datensatz verknüpft werden. Dabei wird die Datei in einem für ProKONTAKT definierten Ordner kopiert. Die Originaldatei kann gelöscht werden (siehe auch Kapitel Hauptmenü / Dokumente einfügen ). Bei s wird hier die Original (msg-datei) und evtl. Anlagen gespeichert. Ab dieser Version können auch Internationale Zeichen z.b. chinesische angezeigt werden. Menü Ticket-System Zum Ticket-System finden Sie auf eine separate Beschreibung. Es handelt sich um ein Zusatzmodul das separat lizenziert werden muss. Menü Freie Felder Hier können weitere Informationen zum Kontakt gespeichert werden. Die Bezeichnungen dieser Felder können unter Extras / Konfiguration / Freie Auswahl festgelegt werden. Die Tabellen für die Auswahl1 4 können unter Extras / Konfiguration / Freie Auswahl / freie Auswahl konfigurieren hinterlegt werden. Menü Belege Hier werden alle Belege gemäß der gewählten Belegart der (Haupt)-Adresse angezeigt. Diese können von hier aus über die rechte Maustaste bearbeitet werden oder angelegt werden. Es besteht kein Bezug zum Kontakt oder Ansprechpartner! Menü Projekte Es werden alle SelectLine-Projekte der gewählten (Haupt)-Adresse angezeigt und können über die rechte Maustaste bearbeitet oder angelegt werden. Ebenfalls kein Bezug zum Kontakt oder Ansprechpartner. Die Symbolleiste der Kontakte: Seite 16

17 Die ersten Symbole sind selbsterklärend, bzw. in den Kapiteln davor schon erklärt. Hinweis erfolgt, wenn man mit der Maus auf das Symbol zeigt. Symbol Funktionen Mit Kontakte verschieben können Sie Kontaktdatensätze von einem Ansprechpartner auf einen anderen verlagern. Termin in Outlook eintragen ergibt einen Eintrag im Outlook Kalender. Dabei wird das Datum und Uhrzeit aus dem Feld Vorlage verwendet, falls leer das Feld Datum. Eine neue Aufgabe bzw. eine Aufgabe aus einem Datensatz kann erstellt werden. Nähere Beschreibung unter "Rechte Bildschirmhälfte - Funktionsleiste". Bestehende Belege der Warenwirtschaft können dem Kontakt zugeordnet werden bzw. geändert und gelöscht werden. Über Belegstatus anpassen werden die Kontakte, die einer Belegnummer zugeordnet sind und die Belege in der Warenwirtschaft auf den Status manuell erledigt gesetzt wurden, mit Beleg erledigt gekennzeichnet. Die Möglichkeit, 2 Kontaktausdrucke. Diese funktionieren auch während ein Filter aktiv ist. Symbol Kontakte zu Ticket anzeigen Zeigt die Datensätze an, die über das Feld "Ticket-Verweis" miteinander verbunden sind, d.h. alle Datensätze zu dem Ticket werden angezeigt. Symbol Zugehörige Kontakte anzeigen Zeigt die Datensätze an, die über das Feld "Verweis" miteinander verbunden sind, z.b. bei antworten oder weiterleiten eines Datensatzes. Symbol Eingang Status offen filtern Durch diese Funktion werden alle Kontakte gefiltert die von der Kontaktart Eingang sind und den Status offen haben. I.d.R. wurden diese Kontakte zuvor über das Outlook Addin oder über das Hauptmenü Outlook bzw. Tobit s zuordnen angelegt und können bequem über diesen Filter abgearbeitet werden. Symbol antworten und weiterleiten Dient der Beantwortung / Weiterleitung von s. Dies kann aber auch auf andere Seite 17

18 Datensätze angewendet werden (also nicht nur auf s). Optionen dazu finden Sie unter Einstellungen / Benutzereinstellungen / . Alle Kontakte der Hauptadresse anzeigen Zeigt alle Kontaktdatensätze der (Haupt)-Adresse an unabhängig von dem gewählten Ansprechpartner. Sobald Sie einen Ansprechpartner anklicken, werden wieder nur dessen Kontakte angezeigt. Symbol Kontaktmodus aktivieren Der Kontaktmodus zeigt alle Kontakte an, unabhängig der gewählten Adresse oder Ansprechpartner. In Verbindung mit dem Quickfilter können die Datensätze individuell gefiltert werden. Quickfilter Über die Feldauswahl wählen Sie ein Feld der Kontakttabelle. Bei Suchtext eingeben tragen Sie ein nach was Sie Filtern wollen (Volltextsuche auch über Langtextfeld). Durch Klick auf den blauen Punkt wird der Filter aktiviert und deaktiviert. Ist der Punkt blau greift der Filter nicht, ist er rot greift er. Bsp.: Sie aktivieren den "Kontaktmodus" oder "Alle Kontakte der Hauptadresse anzeigen", wählen das Feld Bezeichnung und tragen im Suchtext SelectLine ein und klicken auf den blauen Punkt. Als Ergebnis werden alle Datensätze angezeigt, die in der Bezeichnung etwas mit SelectLine stehen haben. -o- Seite 18

19 Rechte Bildschirmseite - Funktionsleiste In der Funktionsleiste befinden sich die hinterlegten Favoriten Ansprechpartner, W ordvorlagen, Fällige Termine, Kontaktfilter, Programme ausführen und Aufgaben verwalten. Die Leiste kann mit den Pfeilen vergrößert (Ansicht hier) oder verkleinert werden. Die Anordnung der einzelnen Funktionen kann mittels Drag & Drop verschoben werden. Es können mehrere Einträge offen sein. Aufgaben verwalten Gedacht ist diese Funktion dafür, eigene Aufgaben oder Aufgaben für andere Mitarbeiter zu erstellen. Über das Icon "Funktionen" kann eine Aufgabe entweder aus einem schon vorhandenen Datensatz generiert oder es kann ein neuer Datensatz angelegt werden. Auch über das Häckchenfeld "Kontakt als Aufgabe" kann eine Aufgabe erstellt werden. Als Aufgabe werden dann nur solche Datensätze erkannt, die den Status <> "erledigt" haben. Diese werden bei "Aufgaben verwalten" angezeigt, die Zahl in Klammern zeigt die Anzahl der offenen Aufgaben an. Durch Doppelklick auf eine Aufgabe wird der entsprechende Kontakt im Bearbeitungsmodus angezeigt. W enn man mit der Maus über die Aufgabe zeigt, kann über das Kontextmenü der rechten Maustaste die Aufgabe bearbeitet oder auf erledigt gesetzt werden. Anderen Mitarbeitern kann auch eine Aufgabe erteilt werden, in dem im Feld "Zuständig" ein anderer Mitarbeiter gewählt wird. Seite 19

20 Favoriten Ansprechpartner Über das Kontextmenü der rechten Maustaste im Bereich Ansprechpartner können einzelne Ansprechpartner als Favoriten hinterlegt werden. Diese werden dann rechts bei "Favoriten Ansprechpartner" angezeigt. Mit Klick auf den Ansprechpartner gelangt man zu dem Ansprechpartner. Mit Klick der rechten Maustaste auf einen Favoriten kann das Kontextmenü mit erweiterten Funktionen aufgerufen werden. Dort kann der Ansprechpartner auch wieder gelöscht werden. Vorlagen Word/Open Office Es können 20 Vorlagen hinterlegt werden, die benutzerabhängig und weitere 20 Vorlagen, die mandantenabhängig gespeichert werden. Klicken Sie auf eines der Symbole und wählen Sie eine Vorlage, die Sie zuvor erstellen. Geben Sie eine Beschreibung und einen Betreff für die Vorlage an. Sie können auch die Kontaktart hinterlegen die diese Datensätze haben sollen (leer gleich Kontaktart Brief), bestätigen Sie mit übernehmen. Das Symbol wechselt jetzt auf W für Word oder für OpenOffice. Klicken Sie auf dieses Symbol um den Brief zu schreiben. Für weitere Vorlagen um Adress-Etiketten zu erstellen, verweisen wir auf com. Kontakte filtern Hier können Sie Filter, die vorher über "Eigene Daten / Filter konfigurieren" mit auf Toolbutton legen gekennzeichnet wurden, aufrufen. Nähere Beschreibung unter dem Menüpunkt Eigene Daten. Programme ausführen Es lassen sich andere Programme einbinden, die Sie hieraus starten können. Siehe auch " Seite 20

21 Menüpunkt Eigene Daten". Fällige Termine Hier wird die Wiedervorlageliste angezeigt. Von hieraus kann mittels Doppelklick in den Datensatz gelangen. Am unteren rechten Bildschirmende erscheint eine Erinnerungsfunktion. -o- Seite 21

22 Das Menü Menüpunkt Datei + Bearbeiten Menüpunkt Datei" Der Mandant kann hier gewechselt werden. Über die Druckereinrichtung hinterlegen Sie einen für ProKONTAKT vom Windows Standarddrucker abweichenden Drucker bzw. Einstellungen. Außerdem kann hier der gewählte SQL Server geändert (siehe auch Installation) und die SelectLine gestartet werden. Menüpunkt Bearbeiten Hier unterstellen wir dass die Funktionen aus der SelectLine oder anderen W indowsprogrammen bekannt sind. Einzige Besonderheit ist das Kopieren der aktiven Adresse in die Zwischenablage zum Einfügen in eine andere Anwendung. -o- Seite 22

23 Menüpunkt Hauptmenü Hier sind die wichtigsten und häufigsten Programmfunktionen untergebracht. Es können Kontakte über die Systemkontaktarten erfasst werden und Daten gefiltert werden. Im Menü finden Sie auch immer einen Hinweis auf den Shortcut. Suche Ansprechpartner Ermöglicht die Suche nach Ansprechpartner über alle Adressarten (Kunden, Lieferanten, Interessenten). Die Suche erfolgt durch Klick auf das entsprechende Feld (rot mit Pfeilsymbol) und dann schreiben. Rechts unten steht ebenfalls ein Quickfilter zur Verfügung. Auch aus dieser Tabelle ist es möglich über die Symbole rechts einen Serienbrief zu generieren. (Beschreibung siehe unter Word Serienbriefe.) Dokument an Ansprechpartner Sie können hiermit einen Brief an den Ansprechpartner erfassen der dann als Kontaktart Brief mit der Datei als Anhang gespeichert wird. Die dafür notwendigen Vorlagen können in den Programmeinstellungen hinterlegt werden. Eine Beschreibung für die Erstellung der Platzhalter finden Sie in dieser Anleitung unter der Rubrik Systemkonfiguration - Textmarken. Darüber hinaus können 20 Vorlagen hinterlegt werden, die benutzerabhängig und weitere 20 Vorlagen, die mandantenabhängig gespeichert werden. Klicken Sie auf eines der Symbole und wählen Sie eine Vorlage, die Sie zuvor erstellen. Geben Sie eine Beschreibung und einen Betreff für die Vorlage an. Sie können auch die Kontaktart hinterlegen die diese Datensätze haben sollen (leer gleich Kontaktart Brief), bestätigen Sie mit übernehmen. Das Symbol wechselt jetzt auf W für Word oder für OpenOffice. Klicken Sie auf dieses Symbol um den Brief zu schreiben. Für weitere Vorlagen um Adress-Etiketten zu erstellen, verweisen wir auf com. Seite 23

24 an Ansprechpartner Outlook s Eine neue in Outlook mit der Adresse geht auf. Hier können ProKONTAKTfelder ausgewählt werden (Status, Tätigkeit) Tobit s Eine neue in Tobit mit der Adresse geht auf. Vor dem Versenden kommt die Abfrage in ProKONTAKT speichern. Bei Ja können in dem angezeigten Fenster ProKONTAKTfelder ausgewählt werden (Status, Tätigkeit, etc.). an mehrere Ansprechpartner s an mehrere Ansprechpartner (Hauptmenü, bzw. STRG+G, nur für MS Outlook). Es wird eine Mail an den aktiven Ansprechpartner geschrieben und an die im folgenden Auswahldialog gewählten Ansprechpartner in das AN, CC oder BCC Feld. Vorgehensweise: an mehrere Ansprechpartner wählen Seite 24

25 Die weiteren Empfänger in diesem Fall für CC wählen: In diesem Fenster mit Alles markieren/demarkieren, Leertaste, Return, Doppelklick oder blauem Häkchen markieren und dann mit Symbol generieren fertigstellen. Zeiterfassung an Ansprechpartner Diese Kontaktart dient zur Dokumentation von Zeiten für bestimmte Tätigkeiten. Z.B. für Support oder Reklamationsbearbeitung. Während der Eingabedialog geöffnet ist, wird die Zeit mitgezählt. Unter Erweitert können über Erweiterte Adresseinstellungen aktivieren weitere Infos angezeigt werden. Die nochmalige Zeitabfrage bei Erfassungen und kann kann unter "Einstellungen / Benutzereinstellungen / Erweitert II" abgestellt werden, aktive Zeit- und Telefonerfassungen werden bei Programmende nicht automatisch beendet. Telefonkontakt mit Ansprechpartner Es öffnet sich die gleiche Eingabemaske wie bei der Zeiterfassung. Der Unterschied besteht darin, dass eine Kontaktart Telefon gespeichert wird und das bei aktivierten Tapi ( Einstellungen / Benutzereinstellungen / Erweitert II ) die Telefon-Nummer aus dem aktiven Ansprechpartner angerufen wird. Tapi Ab der Version läuft Tapi unabhängig von ProKONTAKT, d.h. ProKONTAKT kann geschlossen sein, das Tapi-Fenster speichert alle Anrufe tabellarisch. Diese werden erst durch "Anrufliste leeren" gelöscht (Hinweis: Hin und wieder muß die Anrufliste geleert werden, da sich ansonsten der Aufruf des Tapi-Fensters verzögern kann). Das Tapi-Fenster kann mit ProKONTAKT mitgestartet werden, bei "Einstellungen / Benutzereinstellungen / Erweitert II / Anrufliste aktivieren" oder ohne ProKONTAKT über die PKCall.exe. Es kann auch eingestellt werden, ob bei eingehenden Anrufen das Tapi-Fenster im Vordergrund erscheinen soll. Die Einträge können gruppiert werden, die Spaltenüberschrift mit der Maustaste anklicken und in das blaue Fenster ziehen. Bei Telefonat erfassen wird die Zeiterfassungsmaske angezeigt und der Eintrag als bearbeitet gekennzeichnet. Zur Adresse wechseln kennzeichnet diesen Eintrag auch als bearbeitet und springt zu der Adresse. Unter Einstellungen kann die Telefonkonfiguration vorgenommen und gewählt werden, ob die Bilder des Ansprechpartner angezeigt werden. Im Kontextmenü der rechten Maustaste kann gewählt werden, ob die Anrufe gruppiert oder nicht gruppiert angezeigt werden sollen. Der Spalteneditor befindet sich hier links neben "Adressart". Seite 25

26 Aufgabe erstellen Es kann eine eigene Aufgabe oder eine Aufgabe für einen anderen Mitarbeiter erstellt werden. Mit der Funktion hier wird ein neuer Datensatz angelegt. Siehe auch "rechte Bildschirmseite - Funktionsleiste". Suche Ansprechpartner nach Stichwort Aus dem Stichwörter Pool (Anlage beim Ansprechpartner) können Ansprechpartner gemäß ihren hinterlegten Stichwörtern gefiltert werden. Mehrere Stichwörter können mit und oder oder verknüpft werden. Die Abfrage kann für spätere Verwendung gespeichert werden. Es gibt auch die Möglichkeit alle Ansprechpartner ohne Stichwort zu selektieren. Die Ergebnismenge aus der Stichwortsuche kann über die Symbolleiste wie folgt weiterverarbeitet werden: Datensatz filtern Es kann eine weitere Einschränkung der Ergebnismenge durch filtern aus den Adressinformationen erreicht werden. Z.B. nur eine bestimmte PLZ. Auch hier ist und / oder möglich und der Filter kann gespeichert werden. Recherche nach Stichwörtern Hier kann eine weitere Einschränkung der Ergebnismenge durch filtern nach weiteren Stichwörtern erreicht werden. Symbol Export zu Serienbrief Erstellt eine Exceltabelle (Datenquelle) z.b. für einen Serienbrief. Hierbei können auf Nachfrage neben den Ansprechpartnern auch neue Stichwörter zugeordnet werden. Symbol Serienmail versenden (Zusatzmodul) Ermöglicht das Erstellen einer Serienmail mit Platzhaltern und -Anhang mit MS Outlook, auch im HTML-Format. Auf der rechten Seite finden Sie die selektierten Empfänger (Ansprechpartner). Diese Liste kann auch manuell ergänzt werden. Auf der linken Seite haben Sie die Möglichkeit mittels Seite 26

27 Platzhalter Ersetzungstexte zu genieren und Ihren Text zu schreiben. Diese werden dann in der Ausgangsmail ersetzt mit den aktuellen Daten des Datensatzes. Sie haben die Möglichkeit verschiedene Mailvorlagen zu speichern und diese je nach Gebrauch zu verwenden. Die zuletzt benutzte Vorlage wird beim Start immer geladen (Button Mailtext öffnen, Mailtext speichern ). Über Button Versand starten werden die s generiert und an das -programm (siehe Datei, -konfiguration) übergeben. Anschließend können Sie für die Anlage der Kontakte noch Kontaktzuordnungen angeben. Symbol Datensatz löschen Hierüber können einzelne Ansprechpartner aus dem selektierten Pool gelöscht werden Word Serienbriefe (Symbolleiste rechts) Im Ergebnis der Stichwortfilterung finden Sie an der rechten Seite 10 Vorlagensymbole Lupe. Klicken Sie auf eines der Symbole und wählen Sie eine Word-Vorlage, die Sie zuvor im Word erstellen (Sie können dort bereits Ihren Text erfassen oder eine leere Datei verwenden). Geben Sie eine Beschreibung für die Vorlage an und bestätigen Sie mit übernehmen. Das Symbol wechselt jetzt auf W für Word. Klicken Sie auf dieses Wordsymbol. Jetzt erfassen Sie den Betreff für das Dokument und können für die Kontakte die später in ProKONTAKT bei den einzelnen Ansprechpartnern für den Serienbrief angelegt werden, die Daten erfassen (Projekt, Status, Wiedervorlage, zuständig). Wollen Sie keinen Kontakt in ProKONTAKT dokumentiert haben, entfernen Sie das Häkchen bei Kontakt anlegen. Mit OK bestätigen, Word wird automatisch geöffnet. Schreiben Sie im Word Ihren Serienbrief, erfassen Sie die Seriendruckfelder und stellen den Brief fertig und drucken ihn aus (ansonsten verweisen wir auf die Hilfe von Word). Wenn Sie die geänderte Dot-Vorlage speichern wollen, können Sie das im Word mit speichern unter tun. Schliessen Sie Word, anschließend schliessen Sie in ProKONTAKT Ihr Stichwortergebnis oder Sie erstellen einen weiteren Serienbrief. Beim erneuten öffnen einer Wordvorlage müssen Sie die Frage nach ausführen des SQL-Befehls mit JA beantworten. Die Kontakte wurden bei den einzelnen Ansprechpartnern als Kontaktart Serienbrief angelegt und die Wordvorlage und die CSV-Datenquelle darin abgelegt. Beim Öffnen der W ordvorlage aus dem Kontakt müssen Sie die Frage nach ausführen des SQL-Befehls mit NEIN beantworten. Löschen von hinterlegten Wordvorlagen (Wordsymbol W ) Nach den Symbolen finden Sie ein X Auswahl löschen. Durch Anklicken zeigt es Ihnen eine Tabelle an, in der Sie mit der rechten Maustaste die Einträge löschen können. Stichwörter Ansprechpartnern zuordnen Sie haben die Möglichkeit Ansprechpartnern aufgrund Feldinhalten der Adresstabelle (auch die Erweiterten Felder) Stichwörter zuzuordnen. Beachten Sie dabei die Möglichkeit von und oder oder Verknüpfungen und die Möglichkeit zur Speicherung der Filter. Termine prüfen Zeigt die Wiedervorlageliste an aufgrund der Eingabe in Kontakten im Feld Termin. In der Menüleiste können Wiedervorlagen auf erledigt gesetzt und es kann in Bearbeiten des Kontakts gewechselt werden. Dokumente einfügen Hier haben Sie die Möglichkeit, eine beliebige Datei in eine Kontaktart Dokument zu kopieren. Diese wird im Reiter Bearbeiten des Kontaktes rechts angezeigt und kann von hieraus auch wieder geöffnet, bearbeitet und gelöscht werden (rechte Maustaste auf das Symbol). Dabei wird die Datei in einen für ProKONTAKT definierten Ordner kopiert. Die Originaldatei kann gelöscht werden. Dokumente einscannen Seite 27

28 Hier haben Sie die Möglichkeit über Ihren angeschlossenen Scanner mittels dessen Scansoftware ein Dokument einzuscannen und diese als Datensatz mit Anhang des gescannten Dokuments als Datei zu hinterlegen. Tobit s zuordnen Greift auf den Posteingang des Mailprogramms. Durch markieren einer und anschließendes übernehmen wird die in ProKONTAKT angelegt als Kontaktart Eingang mit Status offen. Anschließend können die offenen s gefiltert und bearbeitet werden (Symbol Eingang Status offen Filtern in der Symbolleiste der Kontakte). Ist die adresse in ProKONTAKT nicht hinterlegt, wird abgefragt welchem Ansprechpartner die zugeordnet werden soll. Alternativ steht auch das Addin zur Verfügung. Tobit Faxe zuordnen (Optionale Anzeige, "Einstellung / Programmeinstellungen / Erweitert") Greift auf den Eingangsordner von Tobit David. Faxe könnennach vorheriger Auswahl einem Ansprechpartner zugeordnet werden. Der Kontakt ist mit Kontaktart "Fax Eingang" und Status "offen" angelegt. -o- Seite 28

29 Menüpunkt Favoriten Zu Favoriten hinzufügen merkt sich Kunden, Lieferanten oder Interessenten und erweitert den Menüpunkt um die Adresse. Durch anwählen der Adresse unter Favoriten springt man direkt zu dieser. Mit Favoriten entfernen können Adressen und auch Ansprechpartner (mit rechter Maustaste) wieder aus dem Menü entfernt werden. -o- Seite 29

30 Menüpunkt Einstellungen Getrennt nach Programmeinstellungen und Benutzereinstellungen Programmeinstellungen Diese Einstellungen sind global gültig! (Programmeinstellungen können über die Benutzerverwaltung gesperrt werden) Textverarbeitung Hinterlegen Sie den Vorlagepfad für Wordvorlagen. In dem Ordner PKVorlagenDokumente finden Sie Beispielvorlagen. Auswahl der Briefvorlage beim erstellen erlauben bewirkt, dass beim Verfassen eines Briefes eine andere Word-Dot-Vorlage gewählt werden kann. Der Dokumentenspeicherpfad definiert den Ordner, in dem alle in ProKONTAKT gespeicherten Dokumente (Dateien) abgelegt werden. ProKONTAKT legt innerhalb dieses Ordners selbständig eine Dokumentstruktur auf Basis der Adressnummer und des Blobkey des Kontaktes an. Wenn Sie hier kein Verzeichnis wählen, wird im Systemverzeichnis der SelectLine der Ordner WAWI_PKDokumente angelegt. Erweitert Unter Extras definieren Sie ab welchem Datum Kontakte gezeigt werden sollen, d.h. man Seite 30

31 kann damit alte Kontakte ausblenden. Der Menüeintrag Tobit Faxe zuordnen kann hier aus dem Hauptmenü ausgeblendet werden, wenn kein Tobit als Faxsoftware verwendet wird. Mit Hauptadresse bearbeiten legen Sie fest, ob aus ProKONTAKT die Adressdaten geändert werden können, ansonsten können diese nur direkt in der SelectLine bearbeitet werden. Außerdem kann hier festgelegt werden, ob automatisch (bei Bedarf auf Nachfrage) ein Ansprechpartner aus den Daten der Hauptadresse angelegt werden soll. Dies empfiehlt sich vor allem, wenn es sich um Privatadressen handelt und es genau genommen gar keinen Ansprechpartner gibt. W eiterhin können hier zu den Systemkontaktarten Kontaktarten dazu angelegt werden. Unter Erweitert I können diese über den Button Kontaktfarben verwalten farblich unterschieden werden. Außerdem lässt sich eine Standardkontaktart für das Anlegen von manuellen Kontakten festlegen. Ansprechpartner Sie definieren hier, welche Felder aus der (Haupt)-Adresse bei der Ansprechpartneranlage übernommen werden sollen. Programmeinstellungen Menü Benutzereinstellungen Diese Einstellungen sind für den angemeldeten Benutzer gültig! Auswahl des Programms (MS Outlook, Tobit David). Schreiben der im Textoder HTML-Format und Schriftart der Briefanrede. Beim Beenden und Start von ProKONTAKT kann hier optional auf offene s hingewiesen werden, die durch die -Zuordnung (siehe Hauptmenü oder Outlook Addin) angelegt wurden. Es ist einzustellen, ob in ProKONTAKT zugeordnete im Mailprogramm gelöscht werden sollen. Verwenden Sie Outlook mit einem Exchange Server über Terminal Server müssen Sie wegen der anderen Seite 31

32 Sortierreihenfolge dies hier aktivieren(outlookoption nicht im Cachemodus). Es lässt sich festlegen, ob die Briefanrede + Name des Ansprechpartners in s eingefügt werden sollen. Optional auch für das Weiterleiten von s. Optik Hier stellen Sie die Farben ein und weitere optische Unterscheidungsmöglichkeiten. Texte Über Texte aktivieren stellen Sie ein, ob der Infotext beim Ansprechpartner und der Langtext und/oder Memotext aus der SelectLine bei der Hauptadresse angezeigt werden soll. Memotext (Langtext/Infotext) als Meldung anzeigen bedeutet, dass bei Aufruf der Adresse der Inhalt als Pop-Up eingeblendet wird. Direkt zum Memotext (Langtext) springen öffnet direkt den entsprechenden Reiter bei den Adressen. Mit Kontaktbeschreibung als Hint anzeigen blendet bei einfachem Klick auf einen Kontaktdatensatz den Langtext am rechten Bildschirm ein. Erweitert I und Erweitert II Wählen Sie hier, ob Sie mit MS Word oder Open Office arbeiten. Hier finden Sie Einstellungsmöglichkeiten zum Textverarbeitungsprogramm, Kontaktvorgaben, Ansicht beim Öffnen, Zeiterfassung und Tapi (Telefonanruferkennung) und zur Funktionsleiste. Hinweis zu Tapi: ProKONTAKT verwendet für die Anruferkennung die Tabelle Phone der SelectLine. Dies wird jedoch in SelectLine erst ab Version Diamond unterstützt. Deshalb gibt es die Möglichkeit die Tabelle Phone aus ProKONTAKT aufzubauen, wenn es die SelectLine nicht automatisch macht. (Siehe Extras / Konfiguration / Daten aktualisieren ) Schnittstellen Für die Com-Verbindung zur SelectLine müssen Sie hier den Ort der WawiSQL.exe auswählen (i.d.r. c:\programme\selectlinesql\wawisql.exe) und auf registrieren drücken. Dies ist notwendig, damit Belege, Projekte und Adressen aus ProKONTAKT über die Warenwirtschaft angelegt und bearbeitet werden können. Menüpunkt Adresseinstellungen Bei der Beschreibung des Menüpunkt Bearbeiten haben wir die Möglichkeit zum Kopieren der aktuellen Adresse in die Zwischenablage erwähnt. An dieser Stelle definieren Sie über Auswahl der Platzhalter auf der rechten Seite das Format der Adresse auf der linken Seite. Seite 32

33 -o- Seite 33

34 Menüpunkt Auswertungen Aufgeteilt in die Bereiche Kontakte, Adressen, Projekte, Zeiterfassung, Umsatz und Mailing/ Serienbrief, SelectLine Auswertungen finden Sie an dieser Stelle Druckauswertungen. Auswertung - Kontakte Kontakte aktueller Ansprechpartner Hier werden die Kontakte des Ansprechpartners zum angegebenen Zeitraum gedruckt. Optional kann gewählt werden ob die Kontakte aller Ansprechpartner der (Haupt)-Adresse gedruckt werden und ob der Langtext des Kontaktes mit angedruckt wird. Kontakte nach Mitarbeiter und Status Hier werden die angelegten Kontakte eines Mitarbeiters zum angegebenen Zeitraum gedruckt. Zusätzlich muss der Mitarbeiter und der Status des Kontaktes angegeben werden. Die Zeitraumseinschränkung bezieht sich auf das Wiedervorlagedatum. Soll stattdessen auf das Datum des Kontaktes eingeschränkt werden aktivieren Sie Wiedervorlagedatum gegen Datum tauschen. Optional kann man einstellen ob die Kontakte mit Wiedervorlagestatus erledigt mit aufgenommen werden. Stammblatt Hauptadresse Zeigt die Adressdaten des Kunden, Interessenten oder Lieferanten, die 10 letzten Aufträge aus der Warenwirtschaft, die Ansprechpartnerdaten und die 10 letzten Kontakte. Das soll eine Übersicht über die wichtigsten Daten für einen Besuch beim Kunden sein. Aktueller Kontakt Hier wird der aktuell gewählte Kontakt ausgedruckt. Angezeigte Kontakte Druckt die zurzeit auf dem Bildschirm angezeigten Kontakte. Ist z.b. alle Kontakt der Adresse anzeigen aktiviert, werden die Kontakte aller Ansprechpartner gedruckt. Wenn die Daten gefiltert sind (Quickfilter oder über Menüpunkt Filter) kann dieser Druck auch gemacht werden. Allerdings ist der Menüpunkt Auswertungen bei aktivierten Filtern gesperrt, deshalb steht die Auswertung für diesen Fall auch in der Symbolleiste der Kontakte unter Icon Funktionen / Drucken zur Verfügung. Auswertung - Adresse Hier wird die aktuelle Adresse mit allen Ansprechpartnern gedruckt. Auswertung - Projekte Drucken Sie hier die Kontaktdatensätze zu einem bestimmten oder mehreren Projekten. Auch hier kann als Zeitraum wieder das Wiedervorlagedatum gewählt werden oder alternativ das Datum des Kontaktes. Auswertung Zeiterfassung Hier können alle Kontakte der Kontaktart Zeiterfassung mit Zeitraumeinschränkung des Kontaktdatums und Dauer ausgegeben werden. Die Ausgabe erfolgt als Tabellenanzeige mit der Möglichkeit zur Übergabe an Excel. Seite 34

35 Auswertung Umsatz Basis ist der aktive Kunde. Es werden die letzten 3 Jahre verglichen. Auswertung Mailing/Serienbrief Mit diesen Auswertungen hat man die Möglichkeit Adressen auszugeben auf Basis gekaufter Artikel, Artikelgruppen oder Umsatz und diese für ein Mailing oder einen Serienbrief zu verwenden. SelectLine Auswertungen Über die Com-Schnittstelle kann man auf SelectLine Makros zugreifen. Dabei können auch Abfrageparameter definiert werden. Wenden Sie sich hierfür an Ihren SelectLine- Administrator. Für die Konfiguration sind SelectLine Makro-Kenntnisse erforderlich. -o- Seite 35

36 Menüpunkt Eigene Daten Die Menüpunkte "... konfigurieren" werden erst angezeigt, wenn die erweiterten Einstellungen aktiviert wurden. Filter Über Filter konfigurieren können Sie eigene Filter über die Kontaktdatensätze erstellen die dann unter Filter anzeigen eingebunden sind. Wird ein Filter angewählt, werden nur noch die Datensätze die den Filterkriterien entsprechen in der Kontakttabelle angezeigt. Durch anklicken oder scrollen in der Kontakttabelle wechselt automatisch die Anzeige der Adresse und des Ansprechpartners. Über Einfügen in der Symbolleiste legen Sie einen neuen Datensatz an, geben eine Bezeichnung für den Filter an und wählen über den Button Filter erstellen/bearbeiten die Felder der Kontakttabelle an, über die Sie filtern wollen. Beachten Sie die Möglichkeit zur Verknüpfung mehrerer Bedingungen mit und oder oder. Wenden Sie den Filter an, in dem Sie ihn bei Filter anzeigen heraus anwählen. Bei gewähltem Filter sind diverse Menüpunkte und Funktionen deaktiviert. Deaktivieren Sie den Filter wieder in dem Sie ihn bei Filter anzeigen erneut anwählen. Weiterhin kann man den Filter mit Klick auf das rote X über dem Filtersymbol neben dem Quickfilter deaktivieren (erscheint nur bei aktivem Filter). Beispielvorschläge für Filter: Alle heute angelegten Kontakte: Datum = Heute Meine offenen Kontakte: Zustaendig = User and Status = offen Es gibt mehrere Parameter zum Abfragen von Filtern. DatumMinus (mit diesem kann man rechnen z.b. Heute 5 Tage). Bei Parametern mit : wird beim Ausführen eine Eingabe abgefragt. Seite 36

37 Mit den Feldern Position und Menü Ordner erstellen können Sie das Filtermenü gliedern. Sie legen einen Eintrag an mit Position 1 und aktivieren Menü Ordner erstellen. Bei den Filtern, die in dieses Menü sollen, tragen Sie bei Position ebenfalls 1 ein. Mit Auf Toolbutton legen wird der Filter in den Schnellzugriff rechts neben den Ansprechpartnern unter "Kontakte filtern" gespeichert. Sie können dann den Filter hieraus aufrufen. Seite 37

38 externe Tools Hier lassen sich andere Programme einbinden, die Sie direkt aus ProKONTAKT an der rechten Seite bei Programme ausführen starten können. Außerdem lassen sich hier Parameter definieren, die Sie an andere Programme übergeben können. Aktive Parameter wurden wie folgt definiert: 1: Programm-Exe 2: Kürzel für Kunden, Lieferanten, Interessenten (K, L, I) 3: Kunden (Lieferanten, Interessenten) Nummer 4: Ansprechpartnernummer (Feld Adresse) 5. Kontaktdatensatznummer (Feld Blobkey) Eigene Parameter können ebenfalls definiert werden. SQL-Editor Seite 38

39 Hier finden Sie einen SQL Editor über den Sie SQL Abfragen über die gesamte Datenbank (also auch die SelectLinetabellen) erstellen können. Die SQL Abfragen können gespeichert werden, die Bedienung ist an den Makroassistent der SelectLine angelehnt und selbsterklärend, sofern dieser und SQL bekannt ist. Die Ausgabe an Druckvorlagen ist derzeit nicht vorgesehen. Im Übrigen können auch aus dem Makroassistent der SelectLine SQL Abfragen über ProKONTAKT-Tabellen erstellt werden oder über den Menüpunkt SL-Makros direkt auf SelectLine Makros zugegriffen werden. SelectLine Auswertungen Über die Com-Schnittstelle kann man auf SelectLine Makros zugreifen. Dabei können auch Abfrageparameter definiert werden. Wenden Sie sich hierfür an Ihren SelectLine- Administrator. Für die Konfiguration sind SelectLine Makro-Kenntnisse erforderlich. Zusatzinfos Hauptadresse und Ansprechpartner Hier können Sie Zusatzinfos aus allen SelectLine Tabellen entweder zur Hauptadresse oder zu den Ansprechpartnern hinzufügen. Auf der rechten Seite neben der Hauptadresse/ Ansprechpartner erscheint dann ein neuer Reiter. Hierüber können auch die entsprechenden Datensätze hinzugefügt oder entfernt werden. Seite 39

40 -o- Seite 40

41 Menüpunkt Extras Die Menüeinträge unterscheiden sich, je nach dem ob man die erweiterten Einstellungen aktiviert hat (siehe Grundmaske Applikationsmenü ) oder nicht. Hier ohne erweiterte Einstellungen: Reporte anzeigen In der Ereignisanzeige werden Lösch- und Änderungsvorgänge der Ansprechpartner und Kontakte dokumentiert. Im Tapireport werden Telefonanrufe dokumentiert. Tabellen anzeigen Hier legen Sie die Stammdaten für die ProKONTAKT-Tabellen an, die Sie in den Kontaktdatensätzen verwenden wollen. Baumansichten Breite wiederherstellen Stellt den Originalzustand der Baumansicht jeweils links der Hauptadresse, Ansprechpartner und Kontakte auf seine Originalgröße her. MS Outlook Addin Seite 41

42 Legt in Outlook die Buttons zuordnen, Ticket, Adressauswahl an. Siehe auch Extrabeschreibung Outlook Addin. Tobit David Addin Legt in Tobit den Menüpunkt Speichern in ProKontakt an. Siehe auch Extrabeschreibung Tobit Addin. Ticket-System Als Zusatzmodul kann das integrierte Ticket-System lizenziert werden. Eine Beschreibung hierzu fordern Sie bitte unter an. Das Ticket-System unterstützt bei der Abwicklung von Supportfällen, Reklamationen, Wissensweitergabe, etc. Hier mit den erweiterten Einstellungen, Konfiguration: Extrafelder Hier definieren Sie zusätzliche Datenbankfelder für die Kontakttabelle. Definieren Sie Feldtyp, Länge und Name und fügen Sie das Feld hinzu. Anschließend finden Sie die Felder unter dem Reiter Extrafelder bei den Kontakten. Freie Auswahl Freie Auswahl konfigurieren Hier lassen sich für die Felder Auswahl1-4 der Tabelle ProKONTAKT andere Tabellen der Mandantendatenbank zur Auswahl hinterlegen. Feldbezeichnungen freie Felder ändern Hier legen Sie die Beschriftungen für die freien Felder der Kontakttabelle fest und die Reiterbezeichnung für freie Felder Belegarten anpassen Hier lassen sich für die Anzeige der SelectLine-Belege im Reiter Belege Warenwirtschaft die anzuzeigenden Belegarten definieren. Sie können hier also Belegarten rauslöschen oder in der SelectLine eigens definierte Belegarten hinzufügen. (Den richtigen Buchstaben des Belegtyps wählen und den Syntax mit <> beachten. An der gewünschten Stelle einfügen) Daten aktualisieren Seite 42

43 Legt zu jeder Hauptadresse einen Ansprechpartner an, wenn keiner vorhanden ist. Es wird geprüft ob die ProKONTAKT Tabellen technisch in Ordnung sind. Löscht gesperrte/verbrauchte Lizenz falls diese durch Absturz nicht durch Programm beenden freigegeben wurden. Alle Benutzer müssen aus ProKONTAKT abgemeldet sein, sonst droht Datenverlust. Baut die Phone Tabelle der SelectLine neu auf. Diese ist zuständig für die Anruferkennung und wird in der SelectLine nur in der Diamondversion befüllt. löscht etwaige doppelte Stichwörter Vorgabewerte Hier definieren Sie die Inhalte diverser Felder der Kontakttabelle bei der Datensatzanlage. Adressen Beschriftungen Für Hauptadresse und Ansprechpartner lassen sich die Feldbezeichnungen ändern. Textmarken Hier sind Textmarken für die Übergabe an Wordvorlagen vordefiniert. Sie können hier eigene Textmarken ergänzen. Kennwort für erweiterte Einstellungen Kennwort, das Sie unter Datei / erweiterte Einstellungen abgefragt werden um in den Menüpunkt Extras / Konfiguration zu gelangen. Passwörter verwalten Hier legen Sie neue Benutzer und deren Berechtigungen für ProKONTAKT an. Diese entsprechen nicht den SelectLine-Benutzern! Sinnvoll ist aber hier dieselben Benutzerkürzel zu vergeben. Dies ist automatisch über das Icon erweiterte Optionen möglich. Die Anmeldung am SQL Server basiert auf der Windowsauthentifizierung oder als sa sofern dies bei der SQL-Server Auswahl (Menüpunkt Datei bzw. bei der Installation) angegeben wurde. Sie haben die Möglichkeit diverse Funktionen zu erlauben oder zu sperren. Benutzerrechte können von anderen Benutzern abgeleitet werden. Sie können hier Daten des Benutzers wie Telefonnummer, , etc. hinterlegen. Diese stehen Ihnen wiederum als Platzhalter für die Wordtextmarken zur Verfügung. -o- Seite 43

44 Menüpunkt Schnittstellen Hier haben Sie die Möglichkeit Daten in ProKONTAKT zu importieren und zu exportieren. Unterstütze Formate sind TXT, XLS, XML, MDB und über OLE Verbindungen. Hierzu sind entsprechende Windows und Datenbankkenntnisse notwendig. Wenden Sie sich an Ihren Administrator. -o- Seite 44

45 Menüpunkt? Hier finden Sie die Hilfe, Versions- und Lizenzinformationen, die derzeit in ProKONTAKT angemeldeten Benutzer, die Tipps für den Anwender (optional bei Programmstart) sowie die Kontaktinformationen. -o- Seite 45

46 Systemkonfiguration Textmarken Zuerst müssen Sie eine Word-Vorlage erstellen. Speichern Sie diese als Dokumentenvorlage (*.dot, *.ott ) ab. Platzieren Sie Ihre Textmarken auf Ihrem Formular. Markieren Sie dann den Text und klicken Sie auf der Registerkarte Einfügen / Textmarke. Geben Sie unter Textmarkenname den Namen der Textmarke ein und dann klicken Sie auf hinzufügen. Namen von Textmarken müssen mit einem Buchstaben beginnen und können Ziffern enthalten, aber keine Leerzeichen. Sie können jedoch Unterstriche verwenden, um Wörter zu trennen, z. B. "User_Abteilung". W ichtig hierbei ist es, die Textmarken so zu benennen, wie Sie von ProKONTAKT übergeben werden. Siehe Zusatzbeschreibungen "Beschreibung Textmarken". Speichern Sie Ihre Vorlage nun unter einem aussagekräftigen Namen in einem Pfad ab, auf den jeder Benutzer das Recht hat, diese zu öffnen und zu bearbeiten. Die Textmarken finden Sie unter Extras / Konfiguration / Textmarken und diese können dort auch ergänzt werden. Datenreplikation Zur Einrichtung einer Merge-Replikation im MS SQL Server kontaktieren Sie bitte prokontakt@protronic.de. Datensicherung Bei der SQL Version werden die ProKONTAKT Tabellen mit der Mandanten-Datensicherung (LZX) der SelectLine mitgesichert. Schneller Wechsel in Warenwirtschaft über Com Der folgende Eintrag in der Fakt.ini der Warenwirtschaft ermöglicht das schnelle Wechseln bzw. Anlegen und Bearbeiten von Daten über Com. [COM] INSTANCING=MULTI Ohne Passwortabfrage Durch das Hinzufügen von leer+benutzerkürzel an die Verknüpfung der prokontakt_sql.exe erreichen Sie, dass das Benutzerkürzel nicht abgefragt wird. -o- Seite 46

47 Addins Outlook und Tobit Installation Outlook Addin ProKONTAKT Das Outlook Addin wird benötigt für den Datenaustausch der s zwischen ProKONTAKT und Outlook. Das Addin wird mit der Arbeitsplatzinstallation lokal installiert. Outlook muss dabei geschlossen sein. Funktion ab Outlook GGf. muss man in Outlook das Addin noch registrieren Falls das Outlook AddIn nicht erfolgreich installiert werden konnte (nicht sichtbar im Outlook) oder nicht korrekt funktioniert, prüfen Sie bitte folgende Schritte: Wechseln Sie in ProKONTKAT in den Menüpunkt Extras und rufen Sie den Menüpunkt MS Outlook AddIn auf und folgen den Anweisungen des Setup-Assistenten. Outlook 2000/2003 Unter Extras/Optionen - > Weitere -> Erweiterte Optionen -> COM Add-Ins das ProKONTAKT AddIn auswählen und hinzufügen. Outlook 2007 Unter Extras/Vertrauensstellungcenter -> Add-Ins -> COM Add-Ins -> Gehe zu das ProKONTAKT AddIn auswählen und hinzufügen. Seite 47

48 Funktion Outlook Addin Die ausgehende wird sofort nach dem es versendet wurde in ProKONTAKT zugeordnet (siehe auch Hauptmenü / an Ansprechpartner ) Ausgehende s können auch direkt aus Outlook geschrieben werden und werden dann nach dem Versand der bekannten adresse in ProKONTAKT automatisch zugeordnet. Falls adresse nicht bekannt ist oder mehrfach vorkommt wird abgefragt. (Funktion wenn das Feld zuordnen auf aktiv steht.) In Outlook können ProKONTAKTfelder ausgewählt und auch angelegt werden (Status, Tätigkeit, etc.) Seite 48

49 Eingehende s können über Button zuordnen zugeordnet werden. Alternativ über Button Adressauswahl mit Abfrage bei wem es zugeordnet werden soll oder über Button Ticket generiert einen Kontakt als Ticket (Modul Ticketsystem notwendig). bei schon in ProKONTAKT zugeordneten s erscheint eine entsprechende Abfrage Mit Zeiterfassung starten geht ein Fenster auf, um die Zeit für bestimmte Tätigkeiten zu dokumentieren. Button Anlagen speichern ist keine Funktion für ProKONTAKT. Diese Funktion erleichtert das Speichern von mehreren Anhängen auf einmal in einen bestimmten Ordner. Button Einstellungen und Informationen zur Konfiguration des Addins Es können automatisch s zugeordnet werden. Alle s die in einem festgelegten Ordner enthalten sind, werden in ProKONTAKT importiert. Wichtig ist, dass dies ein Unterordner vom Posteingang sein muss und man sich während der automatischen Zuordnung in diesem Ordner befindet. Dabei kann gewählt werden, ob der Import manuell geschehen soll oder nach einem bestimmten Zeitintervall. Wenn eine Adresse doppelt oder nicht gefunden wurde, bleibt diese in diesem Ordner liegen. Es kann eingestellt werden, ob bei Senden an das gewohnte Auswahlfenster der angezeigt werden soll. Bei "neuer Mail" aus Outlook kann eingestellt werden, ob Zuordnung zu ProKONTAKT immer aktiv ist. Bei Zuordnung von gesendeten s, kann eingestellt werden, ob die gelöscht werden soll Seite 49

50 Wenn eine -adresse doppelt vorhanden ist, werden die Einträge farbig nach Adressart unterschieden. -o- Seite 50

51 Installation Tobit Addin ProKONTAKT Folgende Punkte müssen erfüllt sein: Tobit Version 10 mit Hotfix September 2008 ProKONTAKT SQL Version 11 Installation des Addin s: Im David Verzeichnis auf dem Server unter dem Ordner Code sollte es ein Ordner scripts geben. Wenn nicht legen Sie diesen an. Danach die Datei ProKONTAKT.vbs und PK.ico hineinkopieren. Diese Dateien finden Sie im ProKONTAKT Quellverzeichnis in dem Ordner PKAddins. Danach bitte im David.Administrator unter Benutzer jedem das Skript ProKONTAKT.vbs zuordnen. Wenn dies erfolgt ist, muss jeder Benutzer das InfoCenter neu starten. Danach führen Sie das Setup SetupPKTobit.exe im ProKONTAKT Quellverzeichnis aus dem Ordner PKAddins aus. Dies muss an jedem Client der das Addin benutzen will ausgeführt werden. Seite 51

52 Danach haben sie dann in den Kontexmenues von Tobit einen neuen Eintrag, der wie folgt heißt: Speichern in ProKONTAKT Bei ausgehenden s werden Sie nach dem Senden gefragt, ob die in ProKONTAKT zugeordnet werden soll. Im nachfolgenden Fenster können dann ProKONTAKTfelder ausgewählt werden. -o- Seite 52

53 Seite 53

54 Zusatzbeschreibungen Modul Serien- Ermöglicht das Erstellen einer Serienmail mit Platzhaltern und -Anhang mit MS Outlook, auch im HTML und SMTP-Format. Selektieren Sie zuerst entweder über "Hauptmenü / Suche nach Stichwort" oder im Feld Ansprechpartner über rechte Maustaste "Serienmail an Ansprechpartner" die Empfänger. Übergeben Sie die Adressen ins Serien Programm. Auf der rechten Seite finden Sie die selektierten Empfänger (Ansprechpartner). Diese Liste kann auch manuell ergänzt werden. Auf der linken Seite haben Sie die Möglichkeit mittels Platzhalter Ersetzungstexte zu genieren und Ihren Text zu schreiben. Diese werden dann in der Ausgangsmail ersetzt mit den aktuellen Daten des Datensatzes. Weiter können Sie Bilder und einen Link z.b. für einen Download oder eine -adresse einfügen. Sie haben die Möglichkeit verschiedene Mailvorlagen zu speichern und diese je nach Gebrauch zu verwenden. Die zuletzt benutzte Vorlage wird beim Start immer geladen (Button Text öffnen, Text speichern ). Über den Button " Adressen überprüfen" können Sie vor dem Versand die -adressen prüfen lassen. Fehlerhafte Mailadressen werden grün dargestellt. Bei Versand starten werden die -adressen auf ihre Konsistenz hin überprüft und die s werden generiert und an das -programm (siehe Datei, - Konfiguration) übergeben. Anschließend können Sie für die Anlage der Kontakte noch Kontaktzuordnungen angeben. Seite 54

55 Für HTML- s bei -konfiguration Haken setzen. Die Excel-Tabelle muss folgende Struktur haben: - CSV Datei (mit Semikolon getrennt) - Mit Kopfzeilen - Folgende Felder werden benötigt: Name Vorname Firma Anrede Briefanrede adresse Versendet (Feld zum internen Gebrauch) Name Vorname Firma Anrede Briefanrede Versendet Gaisser Jochen jochen.gaisser@protronic.de Herr Sehr geehrter Herr Burst Heiko heiko.burst@protronic.de Herr Sehr geehrter Herr Hilfestellung für SelectLine Anwender: SQL-Abfrage: Select Name,Vorname,Firma, ,Anrede,Briefanrede,' ' as Versendet from Adress Seite 55

56 where is not null and Name is not null -o- Seite 56

57 Modul Ticket-System ProKONTAKT (entspricht Ticket-System Version 1, weiterer Ausbau ist geplant). Hinweise + Wünsche bitte an prokontakt@protronic.de. Als Zusatzmodul kann das integrierte Ticket-System lizenziert werden. Das Ticket-System unterstützt bei der Abwicklung von Supportfällen, Reklamationen, Wissensweitergabe, etc. Alle Datensätze die einem Ticket angehören sind über das Feld Ticket-Verweis (entspricht der Ticketnummer) miteinander verbunden. Bei allen s aus dem Ticket-System wird automatisch die Ticketnummer in den Betreff eingefügt. Voreinstellungen: Extras / Ticket-System konfigurieren Sie haben hier die Möglichkeit die 8 freien Auswahltabellen des Ticket-Systems zu hinterlegen und die Feldbezeichnungen festzulegen. Außerdem Vorgabewerte für die Neuanlage von Tickets. Am Beispiel hier wurde die Ticketauswahltabelle1 für die Zuordnung eines Beleges aus der SelectLine verwendet und die Ticketauswahltabelle2 für die Zuordnung der Version (eine der 8 freien Auswahltabellen). Es kann also prinzipiell auf jede Tabelle der Datenbank verwiesen werden. Der Rückgabewert ist das Feld das nach Auswahl im Ticket später zu sehen ist. Seite 57

58 Extras / Ticket-Systemtabellen Hier können die 8 freien Auswahltabellen mit Daten befüllt werden. Ticket erstellen Grundsätzlich ist ein Ticket ein erweiterter Datensatz der ProKONTAKT-Tabelle und wird unter einem separaten Menüpunkt angezeigt. Unter Icon Funktionen gibt es 3 Möglichkeiten ein Ticket zu generieren: 1. Ticket aus aktivem Datensatz generieren Sie legen einen Datensatz in ProKONTAKT an, z.b. durch Zeiterfassung oder - Zuordnung und können diesen dann in ein Ticket wandeln. Dazu gehen Sie unter dem Symbol Funktionen auf Ticket aus aktivem Datensatz generieren. Auf Nachfrage wird das Ticket generiert und Sie werden direkt in die Ticketmaske geleitet. Seite 58

59 Es wurde automatisch eine Ticketnummer vergeben, der Ticketstatus gemäß Vorgabeeinstellung und der Ansprechpartner in die Verteilerliste eingefügt zu dem der ursprüngliche Kontaktdatensatz gehört. Bei Version und Beleg findet man die konfigurierten Auswahltabellen wieder und es kann aus den hinterlegten Tabellen ausgewählt werden. Alle anderen Eingabefelder sind nicht konfiguriert. Auf der rechten Seite gibt es die Möglichkeit in einem Langtextfeld die Lösung der Anfrage zu erfassen. Im Lösungstext können per rechter Maustaste Textbausteine erfasst und geladen werden und Ersetzungstexte (= variable Platzhalter) eingefügt werden, die bei der Beantwortung des Tickets ersetzt werden. Hier stehen die Ticketauswahl 1 8 zur Verfügung und die 3 freie Textfelder des Tickets zur Verfügung. Mit dem Schalter Ticket beantworten kann die Lösung dem Ansprechpartner per zugesandt werden. Mit dem Schalter Ticket weiterleiten kann die Lösung einem anderen Ansprechpartner per zugesandt werden. Dabei wird dieser Ansprechpartner auch in die Verteilerliste eingetragen. Unter Extras können manuell weitere Ansprechpartner in die Verteilerliste des Tickets aufgenommen oder gelöscht werden. Verknüpfter Kontakt anzeigen ermöglicht aus dem Ticket zum verknüpften Kontaktdatensatz zu wechseln. Langtext weiterleiten versendet den Langtext des ursprünglichen Kontaktdatensatzes (also die Frage des Anwenders) und kann an einen anderen Ansprechpartner innerhalb des Tickets weitergeleitet werden. Bei jeder , die aus dem Ticketsystem generiert wird, wird die Ticketnummer und Ticketbezeichnung aus der Konfiguration in die Betreffzeile eingefügt. Erhält man eine Antwort auf die wird sie durch das Outlook Addin automatisch wieder dem Ticket zugeordnet. Seite 59

60 Zu jedem Kontaktdatensatz kann nur ein Ticket generiert werden. Ist ein Kontaktdatensatz in ein Ticket gewandelt, kann in diesen unter Ticket-System in das Ticket per Button gewechselt werden. Die Inhalte des Tickets werden dort nicht angezeigt. 2. Ticket <leer> generieren Legt einen Kontaktdatensatz an mit der Möglichkeit die Ticketfelder direkt zu nutzen ohne zuvor einen bestehenden Datensatz in ein Ticket gewandelt zu haben. 3. Kontakt einem Ticket zuordnen Ordnet einen ProKONTAKT Datensatz einem bereits bestehenden Ticket zu (Anwender hat die gleiche Frage). Der Ansprechpartner wird automatisch in die Verteilerliste aufgenommen. Icon Kontakte zu Ticket anzeigen Hierüber filtern Sie alle Kontaktdatensätze zu einem bestimmten Ticket. Die einzelnen Datensätze sind über das Feld Ticket-Verweis miteinander verbunden. Der Blobkey des Tickets steht im Feld Ticket-Verweis aller anderen Datensätze die zum Ticket dazugehören. Seite 60

61 -o- Seite 61

62 Modul Zeitabrechnung ProKONTAKT Ermöglicht es Ihnen, die in ProKONTAKT erfassten Zeiten in einen SelectLine-Beleg zu übergeben. Über die erweiterten Einstellungen gelangt man in den Menüpunkt Konfiguration Abrechnungen konfigurieren. Hier können Sie Kriterien vornehmen, die Sie für Ihre Abrechnung benötigen. Legen Sie in SelectLine einen Abrechnungsartikel an. Wählen Sie die Tätigkeit, Status und Kontaktart aus, welche Sie abrechnen wollen. Lassen Sie diese Felder leer, werden alle angelegten verwendet. Unter Status nach erfolgreicher Abrechnung legen Sie den Belegtyp fest, der in SL angelegt werden soll. W eiter können Sie hier Rundungen festlegen, z.b. die genauen Zeiten, immer auf 15 Minuten aufrunden, auf 30, 45 und 60 Minuten aufrunden. Sie können noch einstellen, ob die Positionen summiert oder einzeln auf dem SL-Beleg eingefügt werden sollen. Auch können Sie Kunden, die z.b. einen Supportvertrag haben, von diesen Abrechnungen ausschließen. Seite 62

63 Über Schnittstellen Abrechnungen generieren können Sie die Abrechnungen vornehmen. Die vorgenommenen Einstellungen können auch hier noch geändert werden. Seite 63

64 Über Vorschau können die abzurechnenden Kontakte angeschaut werden. Klicken Sie auf den Butten Abrechnen um in SelectLine die Belege anlegen zu lassen. Seite 64

65 In ProKONTAKT wird das Feld Abgerechnet befüllt. Der Kontakt ist nun einer Belegnummer zugeordnet und der Status ist erledigt. -o- Seite 65