Spital Region Oberaargau AG

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1 SUCCESS STORY Spital Region Oberaargau AG «DANK INTERACT CONSULTING VERFÜGEN WIR ÜBER EINE HOCHGRADIG AUTOMATISIERTE LÖSUNG ZUR ELEKTRONISCHEN VERARBEITUNG ALLER KREDITORENRECHNUNGEN.» ROLF HAYOZ, FINANZCHEF / STELLVERTRETENDER DIREKTOR

2 SPITAL REGION OBERAARGAU AG SPITAL REGION OBERAARGAU AG Die Mit ar bei ten den der SRO AG ste hen ihren Patienten je den Tag rund um die Uhr zur Ver fü gung. SRO, das sind über 1200 Angestellte, die den Menschen dann hel fen, wenn es ih nen nicht gut geht. Ein Herz in farkt, ein Bein bruch, ei ne Krebs er kran kung oder eine Darmoperation - oft zählen Minuten, um Leben zu erhalten. Wichtig sind The ra pi en al ler Art, Darm spie ge lun gen, fei ne hand chir ur gi sche Ein grif fe. Er freu lich sind die Ge bur ten in der mo der nen Frau en kli nik. Im mer steht Pa ti en ten si cher heit im Zen trum. Der sen si ble Um gang mit den Patienten in ei ner für diese schwie ri gen, oft ungewissen Situation ist dem Spital sehr wichtig. Moderne Medizintechnik, Hotelkomfort und gesunde Ernährung sind weitere Schwerpunkte der Tätigkeit. Mit einem Mas ter plan sor gt die SRO AG da für, dass der me di zi ni sche Fort schritt in der Re gi on auch künftig sichergestellt wird. Die Infrastruktur muss laufend erneuert und ausge baut wer den. Nur so kann SRO seinen Patienten auch mor gen die nen. WICHTIGSTE ERGEBNISSE Transparenz und vollständige Kontrolle über alle Kreditorenrechnungen und den Rechnungsprozess Effiziente und schnelle Verarbeitung von jährlich über Rechnungen OCR-automatisierte, regelbasierte Rechnungserkennung Skonto wird ausgenutzt und Mahnungen werden vermieden Überblick über alle aktuellen Verbindlichkeiten Optimierung der Bearbeitungsprozesse Reduzierung der Durchlaufzeit Automatischer Abgleich der Rechnungsdaten mit Bestellungen dank Basware Order Matching Keine doppelten oder verlorenen Rechnungen mehr Durchgehende Transparenz über den Verarbeitungsstand aller Rechnungen Vollumfängliche Anbindung an das ERP-System SAP Financial Revisionssichere Archivierung aller Rechnungen im elektronischen Universalarchiv ARTS ROLF HAYOZ, FINANZCHEF, UND THOMAS PFISTER, LEITER FINANZWESEN (V. L. N. R.) «Dank der Lösung von Interact Consulting verfügen wir über einen einheitlichen und transparenten Prozess zur Verarbeitung aller Kreditorenrechnungen, sparen sowohl Zeit als auch Geld und entlasten unsere Fachkräfte von unnötigen Nebentätigkeiten.»

3 AUTOMATISIERUNG UND TRANSPARENZ OHNE WENN UND ABER AUSGANGSLAGE Die manuelle Verarbeitung von Eingangsrechnungen ist zeit- und kostenintensiv. Der Verarbeitungsprozess wird bestimmt durch lange Durchlaufzeiten, Intransparenz und hohen Aufwand. Dies war auch beim Spital Region Oberaargau der Fall. Die Eingangsrechnungen waren bei SRO zudem über mehrere Abteilungen des Hauses verteilt. Dort wurden die Papierdokumente geprüft und anschliessend per interner Post zur Verbuchung im ERP-System an die Hauptbuchhaltung gesendet. Daraus resultierte ein intransparenter, langwieriger und ineffizienter Rechnungsverarbeitungsprozess. Es gab keinerlei Übersicht über die sich im Haus befindlichen Rechnungen und die gesamte Verarbeitung lief manuell ab. Die Folge waren unnötige Nebentätigkeiten für Fachkräfte, verloren gegangene Rechnungen, nicht ausgenutzte Skonti und Mahnungen. PROJEKT Der bestehende Prozess sollte durch eine effiziente, transparente und optimierte Verarbeitung abgelöst werden. Daher startete SRO ein Projekt zur Einführung einer automatisierten Rechnungslösung mit integriertem Scann- und Erfassungssystem, um den Prozess der Verarbeitung der Kreditorenrechnungen zu reorganisieren. Erklärte Ziele des Unternehmens waren dabei die Optimierung des Prozesses, bessere Transparenz, verbesserter Überblick über alle Verbindlichkeiten, eine saubere Rechnungsabgrenzung sowie eine nahtlose Integration des Verarbeitungsprozesses in SAP Financial. SRO hat sich für die Rechnungsverarbeitungslösung von Interact Consulting entschieden. Ausschlaggebend waren der Einsatz erprobter und bewährter Standardprodukte mit hohem Investitionsschutz sowie die grosse Erfahrung und Professionalität von Interact Consulting in der Realisierung von komplexen Verarbeitungslösungen. Ausserdem betreibt SRO bereits seit 2011 eine von Interact Consulting entwickelte und eingeführte E-Health Record Lösung zur automatisierten Verarbeitung und Archivierung aller Patientenakten in Verbindung mit dem elektronischen Archivsystem ARTS. Bedarfsanforderung Kontraktverwaltung Anforderung erstellen Anforderung prüfen Bestellungen Wareneingang

4 SCHNELL, EFFIZIENT, KOSTENGÜNSTIG Mit der Einführung der automatisierten Rechnungsverarbeitungslösung hat Interact Consulting bei SRO für eine effiziente, jederzeit transparente und automatisierte Verarbeitung aller Kreditorenrechnungen gesorgt. LÖSUNG Nach einer nur kurzen Projektzeit konnte die Lösung pünktlich in Betrieb genommen werden. Heute werden jährlich rund Kreditorenrechnungen mit insgesamt Seiten von mehr als 6000 Lieferanten zentral an einer Scan- und Verification Station am Standort Langenthal gescannt. Das Unternehmen nutzt hierfür einen Kodak Alaris i2600 Scanner. Die Lösung für die automatisierte Rechnungsverarbeitung besteht aus 165 Arbeitsplätzen für die Rechnungsvisierung (Thin Clients) sowie sechs sogenannten Master- und drei Controllerarbeitsplätzen für die Finanzspezialisten. VOLLSTÄNDIG AUTOMATISIERT Die Weiterverarbeitung der Rechnungen nach dem Scannen mit der Software ABBYY FlexiCapture 10 erfolgt ausschliesslich elektronisch. Die moderne OCR- Technologie ABBYY Distributed erkennt selbstständig den Rechnungssteller. Gesteuert über die zentrale Kreditorendatenbank von SRO, liest das System alle notwendigen Detailangaben, wie Totalbetrag, Rechnungsnummer oder Fälligkeitsdatum. Umfangreiche Plausibilisierungen, wie beispielsweise der Abgleich des Gesamtbetrags mit den Einzelpositionen, verhindern Fehler bei der Verarbeitung. Korrigiert werden nur noch falsche und nicht richtig erkannte Rechnungsangaben. Alle gescannten Rechnungen werden nach dem Scannen im elektronischen Archivsystem ARTS revisionssicher abgelegt. Die Rechnungen stehen heute gleichzeitig für alle Mitarbeiter im Archiv zur Verfügung. ORDER MATCHING Um den Automatisierungsgrad der Lösung weiter zu erhöhen, ist bei SRO auch die Option Order Matching im Einsatz. Mit Order Matching erfolgt der automatische Abgleich von Eingangsrechnungen mit vorhandenen Bestellungen. Stimmen Rechnung und Bestellung überein, wird die betreffende Rechnung automatisiert zur Buchung und Zahlung vorbereitet. Zusätzliche manuelle Kontrollen entfallen damit bei SRO. Rechnungseingang Scanning Rechnungslesung Validierung Export Mit der Rechnungslösung von Interact Consulting werden bei SRO jährlich mehr als Kreditorenrechnungen mit insgesamt Seiten von über Lieferanten gescannt und automatisiert verarbeitet. Posteingang E-Invoicing

5 VOLLE ÜBERSICHT UND PROZESSKONTROLLE Die in der Rechnungslösung enthaltene, weltweit führende Standardsoftware Basware Invoice Processing beinhaltet zudem eine umfassende und einheitliche Workflowsteuerung inklusive der Abbildung von Visumslimiten und verschiedenen Stellvertreterregelungen. Selbstverständlich werden alle Daten nach der Rechnungsprüfung und -freigabe über eine moderne Schnittstelle automatisiert an das ERP-System SAP Financial übergeben. Die Lösung ist damit vollumfänglich mit SAP integriert. FAZIT Mit der Rechnungslösung von Interact Consulting verfügt das Spital über eine standardisierte und doch massgeschneiderte, hoch automatisierte Kreditorenrechnungsverarbeitung. Alle Rechnungen können per Mausklick von jedem Sachbearbeiter jederzeit eingesehen und geprüft werden. Die Fachabteilungen sparen wertvolle Zeit und sind in der Lage, eine Rechnung schnellstmöglich zu kontrollieren, zu visieren und freizugeben. Darüber hinaus ist der Rechnungsdurchlauf im Haus jederzeit überschaubar und transparent. Erreicht wurde dies durch konsequente Automatisierung und Optimierung des Prozesses sowie die Schaffung von Transparenz über alle sich im Umlauf befindlichen Rechnungen. Erhöht wird der Automatisierungsgrad noch durch die nahtlose Anbindung an das ERP-System SAP Financial. Und dank des Archivsystems ARTS ist auch für die revisionssichere Ablage der Rechnungen gesorgt. E-HEALTH RECORD LÖSUNG Neben dem System zur automatisierten Rechnungsverarbeitung betreibt das Spital Region Oberaargau seit 2011 ausserdem eine E-Health Record Lösung von Interact Consulting, mit der Patientenakten hoch automatisiert digitalisiert und im elektronischen Universalarchiv ARTS revisionssicher abgelegt werden. Insgesamt sind acht Kliniken an die Lösung angeschlossen. Auf diese Weise verarbeitet SRO Papier- und elektronische Dokumente einheitlich, überwindet effizient Medienbrüche, entlastet sein Fachpersonal von Nebentätigkeiten und realisiert Kosten- sowie Zeiteinsparungen bei der Patientenaufnahme sowie beim Zugriff auf die Patientenakten. Abgleich Rechnungsprüfung Rechnungsfreigabe Übergabe zur Zahlung Archivierung

6 INTERACT CONSULTING EFFIZIENT. VORAUSSCHAUEND. PARTNERSCHAFTLICH. ZUVERLÄSSIG. Effizient. Ihren Informationsfluss optimieren, Ihre Daten und Dokumente intelligent erfassen, transformieren, erschliessen und weiterleiten. Vorausschauend. Strategische Marktkenntnisse und gefestigte Beziehungen zu Lieferanten und Partnern für Sie nutzen. Partnerschaftlich. Mit unseren Kom peten zen und Erfahrungen Ihren und unseren Unternehmens erfolg sichern. Zuverlässig. Mit Ihnen gemeinsam Antworten auf die Fragen finden, welche Techni ken, Prozesse und Organisationsformen die richtigen für Sie sind. Das ist die Mission von Interact Consulting. Die 1991 in der Schweiz gegründete und nach wie vor inhabergeführte Interact Consulting AG ent wickelt und realisiert ganzheitliche Lösungen, die Jahr für Jahr Hunderte Millionen von Dokumenten verarbeiten. Heute ist Interact Consulting Marktführer im Bereich intelligenter Verarbeitungssys teme im analogen, digitalen und cloudbasierten Posteingang und Ihr Spezialist für zielgerichtete Input- Management-Leistungen. INTERACT CONSULTING AG Brauerstrasse 4, CH-8004 Zürich Telefon , Fax Interact Consulting AG