Verwaltung büroprofi-webshop (Fallbeispiele) V1.1

Transkript

1 HANDBUCH Verwaltung büroprofi-webshop (Fallbeispiele) V1.1 Stand: Autor: Markus Freudenthaler

2 Grundsätzliches: Der büroprofi-webshop bietet eine Vielzahl von Werkzeugen, die zum einen den Bestellprozess für den Kunden optimieren und zum anderen die Abläufe in Ihrer Organisation unterstützt und vereinfacht. Benutzerverwaltung Je nachdem wie Ihre Kunden organisiert sind, können Sie unbegrenzt Benutzer (Login & Passwort) anlegen. Dadurch haben sie die Möglichkeit verschiedenste Strukturen abzubilden, vom einfachen Kunden mit nur einem oder wenigen Benutzern bis hin zu komplexeren Organisationen mit beispielsweise Budgetverwaltung oder Genehmigungsverfahren. Abweichende Lieferanschriften Es können im Webshop nun auch praktisch unbegrenzt Lieferanschriften für den Kunden angelegt werden. Im neuen Backoffice-Bereich des Webshops können sie den Benutzern individuell Berechtigungen für den Zugriff auf die Lieferadressen geben. Kostenstellen In CIPS und Webshop können nun auch Kostenstellen verwaltet werden. Als Kostenstelle kann man den Ort der Kostenentstehung bezeichnen (z.b. Nach Verantwortungsbereichen = Abteilungen, aufbauorganisatorisch oder einfach aus verrechnungstechnischen Aspekten), somit kann festgestellt werden welcher Bereich in welchem Umfang zu den Gesamtkosten beigetragen hat. Kostenstelle haben daher im weitesten Sinn nichts mit der Logistik zu tun dafür gibt es die abweichenden Lieferanschriften sondern stellen Verrechnungsthemen dar. CIPS bietet daher nun auch die Möglichkeit, den Rechnungsdruck je Kostenstelle oder Sammelrechnungen gestaffelt nach Kostenstellen zu erstellen. Automatische Weiterleitung E-Shop-Aufträge Aufträge die aus dem Webshop einlangen werden sofern bestimmte Kriterien erfüllt sind automatisch in CIPS abgeschlossen und die PBS übermittelt. Es ist somit kein Eingriff ihrerseits in den Auftrag mehr notwendig, was den Bestellprozess deutlich optimiert. Budgetverwaltung In Einzelfällen kann es bei Kunden notwendig sein Budgets zu definieren und diese den Kostenstellen zuzuweisen. Eine Kostenstelle darf im definierten Zeitraum nur Bestellungen innerhalb des Budgetrahmens tätigen. Genehmigungsverfahren Bei einzelnen Kunden kann die Definition von Genehmigungsprozessen ein Thema sein. Beispielsweise soll ein Benutzer Bestellungen erfassen können, die schlussendliche Freigabe der Bestellung im Webshop soll jedoch durch einen andern Benutzer (Genehmiger) erfolgen. Auch ein solches Szenario kann im büroprofi-webshop abgebildet werden. 2

3 Datenverwaltung: Wo mache ich was? Die Datenhoheit liegt bei CIPS, d.h. hier werden die für den Webshop relevanten Daten angelegt bzw. bearbeitet (z.b. Kundenanlage, Lieferadressen, Kostenstellen etc.). Darüber hinaus werden im neuen Backoffice-Bereich Benutzer angelegt bzw. diverse administrative Tätigkeiten für den Webshop durchgeführt. Kundenanlage Lieferadressen anlegen Kostenstellen anlegen Sonderpreise hinterlegen Benutzeranlage: Lieferadressen zuweisen Kostenstellen zuweisen Genehmiger zuweisen Berechtigungen vergeben Back-Office Budgets für Kostenstellen vergeben Firmen-Merkliste anlegen 3

4 In diesem Handbuch beschriebene Beispiele: Der Kunde hat sich selber neu über den Webshop angelegt. Der Kunde wird von Ihnen in CIPS neu angelegt und soll zum Webshop-Kunden gemacht werden (eine Selbstregistrierung über den Webshop hat nicht stattgefunden). Sie möchten einen bereits in CIPS bestehenden Kunden zum Webshop-Kunden machen. Ein bereits im Webshop bzw. CIPS bestehender Kunde registriert sich erneut selber über den Webshop. Ein bestehender Benutzer im Webshop hat sein Passwort vergessen Bei einem bestehenden Benutzer im Webshop hat sich die Zuordnung von Lieferadresse und/oder Kostenstelle geändert Firmenmerkliste auf Kundenebene im Webshop hinterlegen Kundesonderpreise in CIPS/Webshop verwalten Ein Kunde möchte Budgets für seine Kostenstellen hinterlegen. Ein Kunde möchte Genehmigungsprozesse im Webshop für seine Mitarbeiter Sie möchten eine Liste der Login-Daten aus dem alten büroprofi-webshop erstellen 4

5 Fallbeispiel 1: Der Kunde hat sich selber neu über den Webshop angelegt. [zurück] 5

6 Fallbeispiel 1 Der Kunde hat sich selber neu über den Webshop angemeldet: Der Kunde hat sich selber neu über den Webshop registriert. Sie haben das der Neukundenregistrierung erhalten. 1. Schritt: Kundenanlage CIPS Legen Sie den Kunden nach den Informationen aus dem der Neukundenregistrierung in CIPS an. Menü CIPS: Stammdaten / Kunden Stamm. Klicken Sie auf die Schaltfläche Anlegen um die Kundenanlage aufzurufen: 1) Anschrift Erfassen Sie Name und Anschrift entsprechend dem der Neukundenregistrierung. 2) Preissystem Wählen Sie als Preissystem das Katalogpreissystem aus. 3) Webshopkunde Aktivieren Sie die Option Webshopkunde 4) BP-Web ID Dadurch wird vom System die sogenannte BP-Web ID erzeugt. Dies ist eine eindeutige ID (Zusammengesetzt aus Ihrer CIPS-Lizenznummer sowie der Kundennummer Ihres Kunden) an Hand der die Daten aus CIPS bzw. dem Webshop zusammengeführt werden. WICHTIG!!! Sollte sich der Kunde wie in diesem Beispiel selber im Webshop registriert haben, wurde dadurch bereits eine BP-Web ID im Webshop erzeugt. Diese ist auf dem der Neukundenregistrierung ersichtlich und muss in CIPS entsprechend übernommen werden. Gehen sie hierfür wie folgt vor: Klicken Sie auf die Schaltfläche Ändern. Es erscheint folgendes Maske: 6

7 5) Befreiung Mindermenge/ Vers. Pauschale Übertagen Sie die BP-Web ID aus dem der Neukundenregistrierung und schließen Sie die Maske. Durch setzen einer dieser bzw. beider Optionen wird beim Bestellabschluss im Webshop Mindermenge bzw. Versicherungspauschale mit Wert 0,00 angezeigt. 6) Statistikcode Wünscht der Kunde einen Newsletter, muss der entsprechende Statistikcode beim Kunden hinterlegt werden. WICHTIG!!! Die Information ob ein Kunde einen Newsletter bekommt gelangt nun ausschließlich über den Statistikcode in die Büroprofi-Zentrale. 7) Weiter Beenden Sie die Kundenanlage mit Klick auf die Schaltfläche Weiter. 2. Schritt: Anlegen abweichender Lieferanschriften Der Kunde hat bei der Neuregistrierung im Webshop die Möglichkeit drei abweichende Lieferanschriften zu hinterlegen. Diese legen Sie nun ebenfalls im Zuge der Kundeanlage in CIPS an. Menü CIPS: Stammdaten / Kunden Stamm. Wählen Sie den Reiter Adresse und klicken Sei auf die Schaltfläche Anschriften. 1) Anschrift Erfassen Sie Name und Anschrift entsprechend dem der Neukundenregistrierung. Legen Sie bei Bedarf weitere abweichende Lieferanschriften an. 2) Abfragen Schließen Sie die Eingabe mit Klick auf Abfragen ab. 3) Ende Verlassen Sie die Maske mit Klick auf Ende. 3. Schritt: Anlegen Kostenstellen 7

8 Wenn vom Kunden gewünscht können Sie ergänzend zu den abweichenden Lieferanschriften noch unbegrenzt Kostenstellen anlegen. Menü CIPS: Stammdaten / Kunden Stamm. Wählen Sie den Reiter PBS und klicken Sei auf die Schaltfläche Kostenstellen. 1) Bezeichnung Erfassen Sie die Bezeichnung der jeweiligen Kostenstelle. 2) LL-Anschrift Sie können einer Kostenstelle in CIPS eine Standardanschrift zuweisen. Dies hat jedoch nur dann Bedeutung wenn ein Auftrag in CIPS mit Kostenstelle erfasst wird. Das System ordnet dem Auftrag dann automatisch die hinterlegte Standardanschrift als abweichende Lieferanschrift zu. Bei Aufträgen die aus dem Webshop in CIPS einlangen, hat natürlich jene abweichende Lieferanschrift Priorität, welche beim Bestellabschluss im Webshop zugewiesen wurde. Über die Taste F5 verzweigen Sie in die Übersicht der abweichenden Lieferanschriften des Kunden und können eine entsprechende auswählen. 3) Abfragen Schließen Sie die Eingabe mit Klick auf Abfragen ab. 4) Ende Verlassen Sie die Maske mit Klick auf Ende. 4. Schritt: Anlegen Ansprechpartner Im der Neukundenregistrierung kann der Kunde zu den Adressdaten noch Informationen zu einem Ansprechpartner hinterlegen. Hinterlegen Sei diese ebenfalls in CIPS. Menü CIPS: Stammdaten / Kunden Stamm. Wählen Sie den Reiter Adresse und klicken Sei auf die Schaltfläche Ansprechpartner. 8

9 1) Erfassen Sie Vorname, Nachname und Kontaktdaten wie -Adresse bzw. Telefonnummer sofern angegeben. 2) Abfragen Schließen Sie die Eingabe mit Klick auf Abfragen ab. 3) Zurück Verlassen Sie die Maske mit Klick auf Zurück. 5. Schritt: Automatische Weiterleitung Aufträge aus dem Webshop Aufträge die aus dem Webshop einlangen werden sofern bestimmte Kriterien erfüllt sind automatisch in CIPS abgeschlossen und die PBS übermittelt. Es ist somit kein Eingriff ihrerseits in den Auftrag mehr notwendig, was den Bestellprozess deutlich optimiert. Kriterien für das automatische Weiterleiten von Webshop-Aufträgen: Mindestbestellwert bei Büroprofi erreicht (EUR 59,90) Mindestbestellwert bei PBS-Austria erreicht (EUR 39,90) Keine Bestellbemerkung beim Bestellabschluss in CIPS erfasst Nur PBS-LL-Artikel im Auftrag erfasst Die Option wird beim Kunden nicht deaktiviert Sollten Sie die automatische Weiterleitung von Webshop-Aufträgen bei einem Kunden deaktivieren wollen, gehen Sie wie folgt vor: Menü CIPS: Stammdaten / Kunden Stamm Wählen Sie den Reiter Eshop und aktivieren Sie die Option Eshopaufträge nicht automatisch weiterleiten. 9

10 6. Schritt: Übermitteln der Kundendaten an den Webshop (Backoffice) Die nun in CIPS erfassten Kundendaten (inkl. abweichender Lieferanschriften, Kostenstellen etc.) wird automatisch nach Verlassen des Kundenstamms an den Webshop übermittelt. Die Übermittlung kann nun in Zeitintervallen von 5 Minuten erfolgen. 7. Schritt: Anlage Benutzer im Webshop Die Anlage der Benutzer im Webshop erfolgt Deckungsgleich mit Fallbespiel 1 / Variante A) In diesem Beispiel hat sicher der Kunde bereits im Webshop angelegt und somit bereits einen entsprechenden Benutzer (Login/Passwort). Sollten Sie für den Kunden noch weitere Benutzer anlegen, so erfolgt dies über den Backoffice-Bereich des Webshops. Klicken Sie auf den zur Verfügung gestellten Link um zur Anmeldemaske zu gelangen: Geben Sie Ihre Zugangsdaten ein (HINWEIS: Die Zugangsdaten werden Ihnen von der Büroprofi- Zentrale zur Verfügung gestellt) und klicken Sie auf Logon. Sie gelangen zu folgender Maske: 1) Channel Klicken Sie auf Ihren Channel um zur Verwaltung Ihrer Webshop-Kunden zu gelangen. HINWEIS: Als Channel wird Ihre CIPS-Lizenznummer angeführt. 10

11 2) Customers Klicken Sie auf Customers um zu Ihren Webshop-Kunden zu gelangen. 3) Customers Klicken Sie nochmals auf Customers. Sie gelangen zu einer Übersicht aller Ihrer Webshop-Kunden. 4) Über die Kopfzeile können Sie Ihre Kunden entsprechen sortieren. Sie können nun direkt aus dieser Liste einen Ihrer Kunden zur Bearbeitung aufrufen. Klicken Sie hierfür auf den Wert im Feld Name (HINWIES: Dieser entsprecht der Kundenummer des Kunden in CIPS). 5) Custom Search Sie können zudem nach verschiedenen Kriterien suchen. Klicken Sie dafür auf Switch to Custom Search. Es erscheint Ihnen folgendes Fenster: In diesem Beispiel wird nach dem Firmennamen gesucht. Klicken Sie auf Find um die Suche zu starten. Folgendes Suchergebnis wird angezeigt: 11

12 6) Kundennummer, Firmenname Klicken sie auf Kundenummer oder Firmenname um die Kundenstammdaten einzusehen. ACHTUNG: Änderungen an den Kundenstammdaten erfolgen ausnahmelos in CIPS. Einzig das Anlegen und Verwalten von Benutzern erfolgt über den Backoffice-Bereich. 7) Benutzer Klicken sie auf Benutzer um für den ausgewählten Kunden zusätzliche Benutzer anzulegen. 12

13 8) New Klicken sie auf New um zur Erfassungsmaske zu gelangen und einen neuen User für diesen Kunden anzulegen. 9)Benutzerdaten Erfassen Sie die relevanten Benutzerdaten. Pflichtfelder sind mit einem roten Stern gekennzeichnet (*). Folgende Besonderheiten sind zu beachten: User ID / Benutzername: Identisch halten Passwort / Passwort wiederholen: Das Passwort ist aus Datenschutzgründen nicht mehr sichtbar Genehmigungspflicht: Wenn Ja müssen Bestellungen von diesem User immer von einem Genehmiger freigegeben werden. Nur Restsortiment genehmigen: Wenn Ja müssen Bestellung mit Artikelpositionen, für die keine Kundensonderpreise gepflegt wurden, von einem Genehmiger freigegeben werden. Restkatalog Anzeigen: Wenn Ja ist für den Benutzer im Webshop das komplette Sortiment ersichtlich. Wird diese Option auf Nein gestellt, so sind für den Benutzer nur jene Artikel sichtbar, für die Kundensonderpreise gepflegt wurden. 10) Apply Speichern Sie Ihre Eingaben mit Klick auf Apply. 13

14 11) Lieferadressen Weisen Sie nun dem Benutzer jene Lieferadressen zu, welche er in weiterer Folge beim Bestellabschluss auswählen können sollte. Mit Klick auf Select All können Sie sämtliche Lieferadressen auf Knopfdruck freischalten. Sind für den Kunden keine abweichenden Lieferanschriften vorgesehen entfällt dieser Arbeitsschritt. 12) Update Speichern Sie Ihre Eingabe mit Klick auf Update 13) Cost Center Weisen Sie nun dem Benutzer jene Kostenstellen zu, welche er in weiterer Folge beim Bestellabschluss auswählen können sollte. Sind für den Kunden keine Kostenstellen vorgesehen entfällt dieser Arbeitsschritt. 14) Update Speichern Sie Ihre Eingabe mit Klick auf Apply 15) Generel Zuletzt setzen Sie die Option Active. Nun kann sich in der anlegte Benutzer im Webshop anmelden und Bestellungen tätigen. 16) Apply Speichern Sie Ihre Eingabe mit Klick auf Apply 14

15 Fallbeispiel 2: Der Kunde wird von Ihnen in CIPS neu angelegt und soll zum Webshop-Kunden gemacht werden (eine Selbstregistrierung über den Webshop hat nicht stattgefunden). [zurück] 15

16 Fallbeispiel 2: Der Kunde wird von Ihnen in CIPS neu angelegt und soll zum Webshop-Kunden gemacht werden (eine Selbstregistrierung über den Webshop hat nicht stattgefunden). Der Kunde wird von Ihnen in CIPS neu angelegt und soll zum Webshop-Kunden gemacht werden. Eine Selbstregistrierung über den Webshop hat nicht stattgefunden. 1. Schritt: Kundenanlage CIPS Legen Sie den Kunden nach den Informationen aus dem der Neukundenregistrierung in CIPS an. Menü CIPS: Stammdaten / Kunden Stamm. Klicken Sie auf die Schaltfläche Anlegen um die Kundenanlage aufzurufen: 1) Anschrift Erfassen Sie Name und Anschrift entsprechend dem der Neukundenregistrierung. 2) Preissystem Wählen Sie als Preissystem das Katalogpreissystem aus. 3) Webshopkunde Aktivieren Sie die Option Webshopkunde 4) BP-Web ID Dadurch wird vom System die sogenannte BP-Web ID erzeugt. Dies ist eine eindeutige ID (Zusammengesetzt aus Ihrer CIPS-Lizenznummer sowie der Kundennummer Ihres Kunden) an Hand der die Daten aus CIPS bzw. dem Webshop zusammengeführt werden. 5) Befreiung Durch setzen einer dieser bzw. beider Optionen wird beim Bestellabschluss im Mindermenge/ Webshop Mindermenge bzw. Versicherungspauschale mit Wert 0,00 angezeigt. Vers. Pauschale 6) Statistikcode Wünscht der Kunde einen Newsletter, muss der entsprechende Statistikcode 16

17 beim Kunden hinterlegt werden. WICHTIG!!! Die Information ob ein Kunde einen Newsletter bekommt gelangt nun ausschließlich über den Statistikcode in die Büroprofi-Zentrale. 7) Weiter Beenden Sie die Kundenanlage mit Klick auf die Schaltfläche Weiter. 2. Schritt: Anlegen abweichender Lieferanschriften Der Kunde hat bei der Neuregistrierung im Webshop die Möglichkeit drei abweichende Lieferanschriften zu hinterlegen. Diese legen Sie nun ebenfalls im Zuge der Kundeanlage in CIPS an. Menü CIPS: Stammdaten / Kunden Stamm. Wählen Sie den Reiter Adresse und klicken Sei auf die Schaltfläche Anschriften. 1) Anschrift Erfassen Sie Name und Anschrift entsprechend dem der Neukundenregistrierung. Legen Sie bei Bedarf weitere abweichende Lieferanschriften an. 2) Abfragen Schließen Sie die Eingabe mit Klick auf Abfragen ab. 3) Ende Verlassen Sie die Maske mit Klick auf Ende. 3. Schritt: Anlegen Kostenstellen Wenn vom Kunden gewünscht können Sie ergänzend zu den abweichenden Lieferanschriften noch unbegrenzt Kostenstellen anlegen. Menü CIPS: Stammdaten / Kunden Stamm. Wählen Sie den Reiter PBS und klicken Sei auf die Schaltfläche Kostenstellen. 17

18 1) Bezeichnung Erfassen Sie die Bezeichnung der jeweiligen Kostenstelle. 2) LL-Anschrift Sie können einer Kostenstelle in CIPS eine Standardanschrift zuweisen. Dies hat jedoch nur dann Bedeutung wenn ein Auftrag in CIPS mit Kostenstelle erfasst wird. Das System ordnet dem Auftrag dann automatisch die hinterlegte Standardanschrift als abweichende Lieferanschrift zu. Bei Aufträgen die aus dem Webshop in CIPS einlangen, hat natürlich jene abweichende Lieferanschrift Priorität, welche beim Bestellabschluss im Webshop zugewiesen wurde. Über die Taste F5 verzweigen Sie in die Übersicht der abweichenden Lieferanschriften des Kunden und können eine entsprechende auswählen. 3) Abfragen Schließen Sie die Eingabe mit Klick auf Abfragen ab. 4) Ende Verlassen Sie die Maske mit Klick auf Ende. 4. Schritt: Automatische Weiterleitung Aufträge aus dem Webshop Aufträge die aus dem Webshop einlangen werden sofern bestimmte Kriterien erfüllt sind automatisch in CIPS abgeschlossen und die PBS übermittelt. Es ist somit kein Eingriff ihrerseits in den Auftrag mehr notwendig, was den Bestellprozess deutlich optimiert. Kriterien für das automatische Weiterleiten von Webshop-Aufträgen: Mindestbestellwert bei Büroprofi erreicht (EUR 59,90) Mindestbestellwert bei PBS-Austria erreicht (EUR 39,90) Keine Bestellbemerkung beim Bestellabschluss in CIPS erfasst Nur PBS-LL-Artikel im Auftrag erfasst Die Option wird beim Kunden nicht deaktiviert Sollten Sie die automatische Weiterleitung von Webshop-Aufträgen bei einem Kunden deaktivieren wollen, gehen Sie wie folgt vor: Menü CIPS: Stammdaten / Kunden Stamm Wählen Sie den Reiter Eshop und aktivieren Sie die Option Eshopaufträge nicht automatisch weiterleiten. 18

19 5. Schritt: Übermitteln der Kundendaten an den Webshop (Backoffice) Die nun in CIPS erfassten Kundendaten (inkl. abweichender Lieferanschriften, Kostenstellen etc.) wird automatisch nach Verlassen des Kundenstamms an den Webshop übermittelt. Die Übermittlung kann nun in Zeitintervallen von 5 Minuten erfolgen. 6. Schritt: Anlage Benutzer im Webshop Die Anlage der Benutzer im Backoffice-Bereich erfolgt Deckungsgleich zu Fallbeispiel 1 / Variante A) 19

20 Fallbeispiel 3: Sie möchten einen bereits in CIPS bestehenden Kunden zum Webshop-Kunden machen. [zurück] 20

21 Fallbeispiel 3: Sie möchten einen bereits in CIPS bestehenden Kunden zum Webshop-Kunden machen. 1. Schritt: Option Webshopkunde aktiveren Menü CIPS: Stammdaten / Kunden Stamm 1) Kunde Positionieren Sie sich am Kunden und wählen Sie den Reiter Eshop. 2) Ändern Klicken Sie auf Ändern um den Änderungsmodus zu aktivieren. 3) Webshopkunde Aktivieren Sie die Option Webshopkunde. Dadurch wird vom System die sogenannte BP-Web ID erzeugt. Dies ist eine eindeutige ID (Zusammengesetzt aus Ihrer CIPS-Lizenznummer sowie der Kundennummer Ihres Kunden) an Hand der die Daten aus CIPS bzw. dem Webshop zusammengeführt werden. 4) Abfragen Speichern Sie Ihre Änderung mit Klick auf Abfragen 2. Schritt: Anlegen abweichender Lieferanschriften Der Kunde hat bei der Neuregistrierung im Webshop die Möglichkeit drei abweichende Lieferanschriften zu hinterlegen. Diese legen Sie nun ebenfalls im Zuge der Kundeanlage in CIPS an. Menü CIPS: Stammdaten / Kunden Stamm. Wählen Sie den Reiter Adresse und klicken Sei auf die Schaltfläche Anschriften. 21

22 1) Anschrift Erfassen Sie Name und Anschrift entsprechend dem der Neukundenregistrierung. Legen Sie bei Bedarf weitere abweichende Lieferanschriften an. 2) Abfragen Schließen Sie die Eingabe mit Klick auf Abfragen ab. 3) Ende Verlassen Sie die Maske mit Klick auf Ende. 3. Schritt: Anlegen Kostenstellen Wenn vom Kunden gewünscht können Sie ergänzend zu den abweichenden Lieferanschriften noch unbegrenzt Kostenstellen anlegen. Menü CIPS: Stammdaten / Kunden Stamm. Wählen Sie den Reiter PBS und klicken Sei auf die Schaltfläche Kostenstellen. 1) Bezeichnung Erfassen Sie die Bezeichnung der jeweiligen Kostenstelle. 2) LL-Anschrift Sie können einer Kostenstelle in CIPS eine Standardanschrift zuweisen. Dies hat jedoch nur dann Bedeutung wenn ein Auftrag in CIPS mit Kostenstelle erfasst wird. Das System ordnet dem Auftrag dann automatisch die hinterlegte Standardanschrift als abweichende Lieferanschrift zu. Bei Aufträgen die aus dem Webshop in CIPS einlangen, hat natürlich jene abweichende Lieferan- 22

23 schrift Priorität, welche beim Bestellabschluss im Webshop zugewiesen wurde. Über die Taste F5 verzweigen Sie in die Übersicht der abweichenden Lieferanschriften des Kunden und können eine entsprechende auswählen. 3) Abfragen Schließen Sie die Eingabe mit Klick auf Abfragen ab. 4) Ende Verlassen Sie die Maske mit Klick auf Ende. 4. Schritt: Automatische Weiterleitung Aufträge aus dem Webshop Aufträge die aus dem Webshop einlangen werden sofern bestimmte Kriterien erfüllt sind automatisch in CIPS abgeschlossen und die PBS übermittelt. Es ist somit kein Eingriff ihrerseits in den Auftrag mehr notwendig, was den Bestellprozess deutlich optimiert. Kriterien für das automatische Weiterleiten von Webshop-Aufträgen: Mindestbestellwert bei Büroprofi erreicht (EUR 59,90) Mindestbestellwert bei PBS-Austria erreicht (EUR 39,90) Keine Bestellbemerkung beim Bestellabschluss in CIPS erfasst Nur PBS-LL-Artikel im Auftrag erfasst Die Option wird beim Kunden nicht deaktiviert Sollten Sie die automatische Weiterleitung von Webshop-Aufträgen bei einem Kunden deaktivieren wollen, gehen Sie wie folgt vor: Menü CIPS: Stammdaten / Kunden Stamm Wählen Sie den Reiter Eshop und aktivieren Sie die Option Eshopaufträge nicht automatisch weiterleiten. 5. Schritt: Übermitteln der Kundendaten an den Webshop (Backoffice) Die nun in CIPS erfassten Kundendaten (inkl. abweichender Lieferanschriften, Kostenstellen etc.) wird automatisch nach Verlassen des Kundenstamms an den Webshop übermittelt. Die Übermittlung kann nun in Zeitintervallen von 5 Minuten erfolgen. 6. Schritt: Anlage Benutzer im Webshop Die Anlage der Benutzer im Backoffice-Bereich erfolgt Deckungsgleich zu Fallbeispiel 1 / Variante A) 23

24 Fallbeispiel 4: Ausgangssituation: Ein bereits im Webshop bzw. CIPS bestehender Kunde registriert sich erneut selber über den Webshop. [zurück] 24

25 Fallbeispiel 4: Ausgangssituation: Ein bereits im Webshop bzw. CIPS bestehender Kunde registriert sich erneut selber über den Webshop. Wenn ein Kunde beispielsweise seine Zugangsdaten für den Webshop (Login und Passwort) vergessen hat, kann es passieren dass der Kunde eine Neukundenregistrierung durchführt und sich somit komplett neu im Webshop anlegt. Sie erhalten als büroprofi-partner das der Neukundenregistrierung und gegebenenfalls zusätzlich bereits einen Auftrag aus dem Webshop per . Nun stellen Sie fest, dass es sich bei diesem Neukunden jedoch um einen bereits in CIPS gelisteten Kunden handelt. Sie können dies nun auf 2 verschiedene Varianten lösen. Variante 1: Der Kunden kann seine neuen Benutzerdaten (Login & Passwort) unverändert weiterverwenden. Ein Kunde legt sich im Webshop nochmal an, obwohl er bereits Webshopkunde ist Sie erhalten das der Neukundenregistrierung 1. Schritt: Löschen Sie den von Ihnen in CIPS angelegten, bereits bestehenden Kunden aus dem Backoffice-Bereich. 2. Schritt: Tragen Sie danach die Web-ID aus dem der Neukundenregistrierung in CIPS am bereits bestehenden Kunden ein. Der Kunde kann weiterhin sein neu angelegtes Login verwenden und die Bestellungen werden auf die bestehende Kundennummer in CIPS eingespielt. ACHTUNG: Wenden Sie diese Variante nicht an, wenn Sie auf dem bestehenden Kunden mehrere Benutzer (Login & Passwort) eingetragen haben. In diesem Fall würden diese mit löschen des bestehenden Kunden ebenfalls mit gelöscht werden. Variante 2: Der Kunden bekommt neue Benutzerdaten (Login & Passwort). Ein Kunde legt sich im Webshop nochmal an, obwohl er bereits Webshopkunde ist Sie erhalten das der Neukundenregistrierung 1. Schritt: Löschen Sie den neu angelegten Kunden im Backoffice-Bereich. 2. Schritt: Legen im Backoffice-Bereich auf den, von Ihnen in CIPS angelegten, bereits bestehenden Kunden einen neuen Benutzer (Login & Passwort) an. Verwenden Sie den Benutzernamen aus dem E- Mail der Neukundenregistrierung, das Passwort müssen Sie individuell neu vergeben. 25

26 3. Schritt: Informieren Sie Ihren Kunden über das neue Passwort. Der Kunde kann dieses im Webshop jederzeit ändern. ACHTUNG: In beiden Fällen gibt es für den Benutzer keine historischen Daten im Webshop, da diese nicht am Kunden sondern am Benutzer (Login & Passwort) liegen. Möchte der Benutzer die historischen Daten nicht verlieren, müsste er weiterhin das alte Login verwenden. 26

27 Fallbeispiel 4: Variante 1 (Kunde kann neue Benutzerdaten behalten) 1. Schritt: Löschen Sie den von Ihnen in CIPS angelegten, bereits bestehenden Kunden aus dem Backoffice-Bereich Geben Sie Ihre Zugangsdaten ein (HINWEIS: Die Zugangsdaten werden Ihnen von der Büroprofi- Zentrale zur Verfügung gestellt) und klicken Sie auf Logon. Sie gelangen zu folgender Maske: 1) Channel Klicken Sie auf Ihren Channel um zur Verwaltung Ihrer Webshop-Kunden zu gelangen. HINWEIS: Als Channel wird Ihre CIPS-Lizenznummer angeführt. 2) Customers Klicken Sie auf Customers um zu Ihren Webshop-Kunden zu gelangen. 3) Customers Klicken Sie nochmals auf Customers. Sie gelangen zu einer Übersicht aller Ihrer Webshop-Kunden. 27

28 4) Über die Kopfzeile können Sie Ihre Kunden entsprechen sortieren. Sie können nun direkt aus dieser Liste den betreffenden Kunden zur Bearbeitung aufrufen. Klicken Sie hierfür auf den Wert im Feld Name. 5) Custom Search Sie können zudem nach verschiedenen Kriterien suchen. Klicken Sie dafür auf Switch to Custom Search. Es erscheint Ihnen folgendes Fenster: In diesem Beispiel wird nach dem Firmennamen gesucht. Klicken Sie auf Find um die Suche zu starten. Folgendes Suchergebnis wird angezeigt: 6) Kundennummer, Firmenname Klicken sie auf Kundenummer oder Firmenname um die Kundenstammdaten einzusehen und zu prüfen ob es sich um den neuregistrierten Kunden handelt. 28

29 7) Delete Wenn es sich um den bestehenden und zu löschenden Kunden handelt, klicken Sie auf Delete. 8) OK Bestätigen Sie diese Meldung mit OK. Der Kunde wird im Backoffice-Bereich gelöscht. 2. Schritt: Tragen Sie danach die Web-ID aus dem der Neukundenregistrierung in CIPS am bereits bestehenden Kunden ein Menü CIPS: Stammdaten / Kunden Stamm 29

30 1) Kunde Wählen Sie den bestehenden Kunden in CIPS 2) Ändern Aktiviert den Änderungsmodus 3) Webshop Wählen Sie den Reiter Webshop 4) Ändern Klicken Sie am Reiter Webshop auf Ändern um die Web-ID zu überschreiben 5) Web-ID Kopieren Sie die komplette Web-ID aus dem der Neukundenregistrierung in dieses Feld 6) Schließen Sie dies Fenster. Die kopierte Web-ID wird übernommen 7) Abfrage Speichert Ihre Eingaben 8) Speichern & Ende Mit Klick auf Speichern & Ende verlassen Sie den Kundenstamm. Die geänderten Daten werden automatisch an den Webshop übermittelt. Der Kunde kann sich somit mit seinen neuen Benutzerdaten (Login & Passwort) anmelden, die Bestellung wird aber auf die bestehende Kundennummer in CIPS eingespielt. 30

31 Fallbeispiel 4: Variante 1 (Kunde bekommt neue Benutzerdaten) 1. Schritt: Löschen Sie den neu angelegten Kunden im Backoffice-Bereich Um einen Kunden zu löschen rufen Sie den Backoffice-Bereich des Webshops auf. Klicken Sie auf den zur Verfügung gestellten Link um zur Anmeldemaske zu gelangen: Geben Sie Ihre Zugangsdaten ein (HINWEIS: Die Zugangsdaten werden Ihnen von der Büroprofi- Zentrale zur Verfügung gestellt) und klicken Sie auf Logon. Sie gelangen zu folgender Maske: 1) Channel Klicken Sie auf Ihren Channel um zur Verwaltung Ihrer Webshop-Kunden zu gelangen. HINWEIS: Als Channel wird Ihre CIPS-Lizenznummer angeführt. 2) Customers Klicken Sie auf Customers um zu Ihren Webshop-Kunden zu gelangen. 31

32 3) Customers Klicken Sie nochmals auf Customers. Sie gelangen zu einer Übersicht aller Ihrer Webshop-Kunden. 4) Über die Kopfzeile können Sie Ihre Kunden entsprechen sortieren. Sie können nun direkt aus dieser Liste den betreffenden Kunden zur Bearbeitung aufrufen. Klicken Sie hierfür auf den Wert im Feld Name. 5) Custom Search Sie können zudem nach verschiedenen Kriterien suchen. Klicken Sie dafür auf Switch to Custom Search. Es erscheint Ihnen folgendes Fenster: In diesem Beispiel wird nach dem Firmennamen gesucht. Klicken Sie auf Find um die Suche zu starten. Folgendes Suchergebnis wird angezeigt: 6) Kundennummer, Firmenname Klicken sie auf Kundenummer oder Firmenname um die Kundenstammdaten einzusehen und zu prüfen ob es sich um den neuregistrierten Kunden handelt. 32

33 7) Benutzer Klicken sie auf Benutzer um die beim ausgewählten Kunden hinterlegten Benutzer einzusehen. 8) Auswahl Benutzer Wählen Sie nun den entsprechenden Benutzer aus, um zur den die detaillierten Benutzerinformationen zu gelangen. 33

34 9) Benutzerdaten Notieren Sie die Benutzerdaten um diese später beim bestehenden Kunden nochmals anzulegen. ACHTUNG!!! Das Passwort ist aus Datenschutzgründen nicht mehr ersichtlich. Sie müssen bei Neuanlage des Benutzers somit ein neues angeben! Verzweigen Sie von der Benutzerebene wieder auf die Kundenebene um den neuregistrierten Kunden zu löschen. Klicken Sie in der Kopfzeile auf Kundennummer Users und dann auf die Rubrik General. Sie befinden Sie nun auf der Kundenebene. Klicken Sie nun auf die Rubrik General : 10) Delete Um den neu angelegten Kunden zu löschen klicken Sie auf Delete. 34

35 2. Schritt: Legen im Backoffice-Bereich auf den, von Ihnen in CIPS angelegten, bereits bestehenden Kunden einen neuen Benutzer (Login & Passwort) an. Verwenden Sie den Benutzernamen aus dem E- Mail der Neukundenregistrierung, das Passwort müssen Sie individuell neu vergeben Rufen Sie nun den bestehenden Kunden auf und legen Sie den Benutzer hier neu an: 1) Kundennummer, Firmenname Klicken sie auf Kundenummer oder Firmenname um die Kundenstammdaten einzusehen. ACHTUNG: Änderungen an den Kundenstammdaten erfolgen ausnahmelos in CIPS. Einzig das Anlegen und Verwalten von Benutzern erfolgt über den Backoffice-Bereich. 2) Benutzer Klicken sie auf Benutzer um für den ausgewählten Kunden zusätzliche Benutzer anzulegen. 35

36 3) New Klicken sie auf New um zur Erfassungsmaske zu gelangen und einen neuen User für diesen Kunden anzulegen. 4)Benutzerdaten Erfassen Sie die relevanten Benutzerdaten. Pflichtfelder sind mit einem roten Stern gekennzeichnet (*). Folgende Besonderheiten sind zu beachten: User ID / Benutzername: Identisch halten Passwort / Passwort wiederholen: Das Passwort ist aus Datenschutzgründen nicht mehr sichtbar WICHTIG!!! Teilen Sie das neue Passwort dem Kunden telefonisch oder per mit! Genehmigungspflicht: Wenn Ja müssen Bestellungen von diesem User immer von einem Genehmiger freigegeben werden. Nur Restsortiment genehmigen: Wenn Ja müssen Bestellung mit Artikelpositionen, für die keine Kundensonderpreise gepflegt wurden, von einem Genehmiger freigegeben werden. Restkatalog Anzeigen: Wenn Ja ist für den Benutzer im Webshop das komplette Sortiment ersichtlich. Wird diese Option auf Nein gestellt, so sind für den Benutzer nur Artikel sichtbar, für die Kundensonderpreise gepflegt wurden. 5) Apply Speichern Sie Ihre Eingaben mit Klick auf Apply. 36

37 6) Lieferadressen Weisen Sie nun dem Benutzer jene Lieferadressen zu, welche er in weiterer Folge beim Bestellabschluss auswählen können sollte. Mit Klick auf Select All können Sie sämtliche Lieferadressen auf Knopfdruck freischalten. Sind für den Kunden keine abweichenden Lieferanschriften vorgesehen entfällt dieser Arbeitsschritt. 7) Update Speichern Sie Ihre Eingabe mit Klick auf Update 8) Cost Center Weisen Sie nun dem Benutzer jene Kostenstellen zu, welche er in weiterer Folge beim Bestellabschluss auswählen können sollte. Sind für den Kunden keine Kostenstellen vorgesehen entfällt dieser Arbeitsschritt. 9) Update Speichern Sie Ihre Eingabe mit Klick auf Apply 10) Generel Zuletzt setzen Sie die Option Active. Nun kann sich in der anlegte Benutzer im Webshop anmelden und Bestellungen tätigen. 11) Apply Speichern Sie Ihre Eingabe mit Klick auf Apply 3. Schritt: Informieren Sie Ihren Kunden über das neue Passwort HINWEIS: Der Kunde kann dieses im Webshop jederzeit ändern. 37

38 Fallbeispiel 5: Ausgangssituation: Ein bestehender Benutzer im Webshop hat sein Passwort vergessen [zurück] 38

39 Fallbeispiel 5: Ausgangssituation: Ein bestehender Benutzer im Webshop hat sein Passwort vergessen Der Benutzer kann in diesem Fall über den Webshop ein neues Passwort anfordern. Bedingung dafür ist jedoch, dass ihm zumindest der Benutzername bekannt ist. Sollte er auch seinen Benutzernamen vergessen haben, so muss er dies dem büroprofi-partner melden. Als büroprofi-partner können Sie im Backoffice-Bereich den entsprechenden Benutzer suchen und ein neues Passwort vergeben. Variante A): Der Benutzer hat nur sein Passwort vergessen Variante B): Der Benutzer hat Passwort und Benutzername vergessen Fallbeispiel 5 / Variante A): Der Benutzer hat nur sein Passwort vergessen 1) PASSWORT VERGESSEN Der Benutzer klick den Punkt PASSWORT VERGESSEN. Es erscheint folgende Maske: 39

40 2) Der Benutzer gibt seinen Benutzernamen sowie -Adresse ein erhält ein mit dem Zugangslink zur Vergabe eines neuen Passworts 3) Der Benutzer klickt auf den Link und kann nun in der Eingabemaske ein neues Passwort erfassen. Nach Bestätigen der Eingabe mit Klick auf Abschicken! ist für den Benutzer der Einstieg in das System wieder möglich. Fallbeispiel 5 / Variante B): Der Benutzer hat Passwort und Benutzername vergessen In diesem Fall muss der Kunde mit dem büroprofi-partner Kontakt aufnehmen. Als büroprofi-partner können Sie im Backoffice-Bereich den entsprechenden Benutzer suchen und ein neues Passwort vergeben Klicken Sie auf den zur Verfügung gestellten Link um zur Anmeldemaske zu gelangen: Geben Sie Ihre Zugangsdaten ein (HINWEIS: Die Zugangsdaten werden Ihnen von der Büroprofi- Zentrale zur Verfügung gestellt) und klicken Sie auf Logon. Sie gelangen zu folgender Maske: 40

41 1) Channel Klicken Sie auf Ihren Channel um zur Verwaltung Ihrer Webshop-Kunden zu gelangen. HINWEIS: Als Channel wird Ihre CIPS-Lizenznummer angeführt. 2) Customers Klicken Sie auf Customers um zu Ihren Webshop-Kunden zu gelangen. 3) Customers Klicken Sie nochmals auf Customers. Sie gelangen zu einer Übersicht aller Ihrer Webshop-Kunden. 4) Über die Kopfzeile können Sie Ihre Kunden entsprechen sortieren. Sie können nun direkt aus dieser Liste den betreffenden Kunden zur Bearbeitung aufrufen. Klicken Sie hierfür auf den Wert im Feld Name. 41

42 5) Custom Search Sie können zudem nach verschiedenen Kriterien suchen. Klicken Sie dafür auf Switch to Custom Search. Es erscheint Ihnen folgendes Fenster: In diesem Beispiel wird nach dem Firmennamen gesucht. Klicken Sie auf Find um die Suche zu starten. Folgendes Suchergebnis wird angezeigt: 6) Kundennummer, Firmenname Klicken sie auf Kundenummer oder Firmenname um die Kundenstammdaten einzusehen und zu prüfen ob es sich um den neuregistrierten Kunden handelt. 7) Benutzer Klicken sie auf Benutzer um die beim ausgewählten Kunden hinterlegten Benutzer einzusehen. 42

43 8) Auswahl Benutzer Wählen Sie nun den entsprechenden Benutzer aus, um zur den die detaillierten Benutzerinformationen zu gelangen. 9) Passwort/ Passwort wiederholen Erfassen Sie nun das neue Passwort für den Kunden. Teilen Sie dem Kunden anschließend seinen Benutzernamen sowie das neue hinterlegte Passwort mit. 10) Apply Speichern Sie Ihre Eingabe mit Klick auf Apply. 43

44 Fallbeispiel 6: Ausgangssituation: Bei einem bestehenden Benutzer im Webshop hat sich die Zuordnung von Lieferadresse und/oder Kostenstelle geändert [zurück] 44

45 Fallbeispiel 6: Ausgangssituation: Bei einem bestehenden Benutzer im Webshop hat sich die Zuordnung von Lieferadresse und/oder Kostenstelle geändert Auf Grund interner Neuorganisation hat sich die Zuweisung von Kostenstellen bzw. Lieferadressen zu den bestehenden Benutzern geändert. Als büroprofi-partner führen Sie im Backoffice-Bereich die entsprechenden Änderungen durch. Klicken Sie auf den zur Verfügung gestellten Link um zur Anmeldemaske zu gelangen: Geben Sie Ihre Zugangsdaten ein (HINWEIS: Die Zugangsdaten werden Ihnen von der Büroprofi- Zentrale zur Verfügung gestellt) und klicken Sie auf Logon. Sie gelangen zu folgender Maske: 1) Channel Klicken Sie auf Ihren Channel um zur Verwaltung Ihrer Webshop-Kunden zu gelangen. HINWEIS: Als Channel wird Ihre CIPS-Lizenznummer angeführt. 45

46 2) Customers Klicken Sie auf Customers um zu Ihren Webshop-Kunden zu gelangen. 3) Customers Klicken Sie nochmals auf Customers. Sie gelangen zu einer Übersicht aller Ihrer Webshop-Kunden. 4) Über die Kopfzeile können Sie Ihre Kunden entsprechen sortieren. Sie können nun direkt aus dieser Liste den betreffenden Kunden zur Bearbeitung aufrufen. Klicken Sie hierfür auf den Wert im Feld Name. 5) Custom Search Sie können zudem nach verschiedenen Kriterien suchen. Klicken Sie dafür auf Switch to Custom Search. Es erscheint Ihnen folgendes Fenster: In diesem Beispiel wird nach dem Firmennamen gesucht. Klicken Sie auf Find um die Suche zu starten. Folgendes Suchergebnis wird angezeigt: 46

47 6) Kundennummer, Firmenname Klicken sie auf Kundenummer oder Firmenname um die Kundenstammdaten einzusehen und zu prüfen ob es sich um den neuregistrierten Kunden handelt. 7) Benutzer Klicken sie auf Benutzer um die beim ausgewählten Kunden hinterlegten Benutzer einzusehen. 8) Auswahl Benutzer Wählen Sie nun den entsprechenden Benutzer aus, um zur den die detaillierten Benutzerinformationen zu gelangen. 47

48 9) Lieferadressen Weisen Sie nun dem Benutzer jene Lieferadressen zu, welche er in weiterer Folge beim Bestellabschluss auswählen können sollte. Mit Klick auf Select All können Sie sämtliche Lieferadressen auf Knopfdruck freischalten 10) Update Speichern Sie Ihre Eingabe mit Klick auf Update 11) Cost Center Weisen Sie nun dem Benutzer jene Kostenstellen zu, welche er in weiterer Folge beim Bestellabschluss auswählen können sollte. 12) Update Speichern Sie Ihre Eingabe mit Klick auf Apply 48

49 Fallbeispiel 7: Ausgangssituation: Firmenmerkliste auf Kundenebene im Webshop hinterlegen [zurück] 49

50 Fallbeispiel 7: Ausgangssituation: Firmenmerkliste auf Kundenebene im Webshop hinterlegen Im Backoffice-Bereich haben Sie als büroprofi-partner die Möglichkeit für Ihre Kunden eine Firmen- Merkliste zu importieren. Dies ist im Gegensatz zur normalen Merkliste auf Benutzereben für sämtliche Benutzer des Kunden einsehbar. Um eine Firmen-Merkliste zu importieren gehen Sie wie folgt vor: Klicken Sie auf den zur Verfügung gestellten Link um zur Anmeldemaske zu gelangen: Geben Sie Ihre Zugangsdaten ein (HINWEIS: Die Zugangsdaten werden Ihnen von der Büroprofi- Zentrale zur Verfügung gestellt) und klicken Sie auf Logon. Sie gelangen zu folgender Maske: 1) Channel Klicken Sie auf Ihren Channel um zur Verwaltung Ihrer Webshop-Kunden zu gelangen. HINWEIS: Als Channel wird Ihre CIPS-Lizenznummer angeführt. 50

51 2) Customers Klicken Sie auf Customers um zu Ihren Webshop-Kunden zu gelangen. 3) Customers Klicken Sie nochmals auf Customers. Sie gelangen zu einer Übersicht aller Ihrer Webshop-Kunden. 4) Über die Kopfzeile können Sie Ihre Kunden entsprechen sortieren. Sie können nun direkt aus dieser Liste den betreffenden Kunden zur Bearbeitung aufrufen. Klicken Sie hierfür auf den Wert im Feld Name. 5) Custom Search Sie können zudem nach verschiedenen Kriterien suchen. Klicken Sie dafür auf Switch to Custom Search. Es erscheint Ihnen folgendes Fenster: In diesem Beispiel wird nach dem Firmennamen gesucht. Klicken Sie auf Find um die Suche zu starten. Folgendes Suchergebnis wird angezeigt: 51

52 6) Kundennummer, Firmenname Klicken sie auf Kundenummer oder Firmenname um die Kundenstammdaten einzusehen und zu prüfen ob es sich um den neuregistrierten Kunden handelt. 7) Merkliste Klicken sie auf Merkliste um die Importfunktion der Firmen-Merkliste aufzurufen. 52

53 8) Artikelnummer Erfassen Sie nun jene Artikel (PBS-Bestellnummer) welche in der Firmen- Merkliste angezeigt werden soll. ACHTUNG!!! Erfassen Sie immer komplette Artikelnummer inkl. Farben. Importieren Sei immer eine komplette Merkliste. Wenn beispielsweise bereits 100 Produkte in der Firmen-Merkliste enthalten sind und 10 weitere Produkte aufgenommen werden solle, so müssen sämtliche 110 Artikelnummern angegeben werden! Es empfiehlt sich daher die Artikel der Merkliste einer Datei (z.b. Excel) zu speichern und einfach über die Funktion Kopieren (Strg+C) und Einfüfgen (Strg+V) zu übernehmen. 9) Importieren Klicken Sie auf Importieren um den Vorgang zu starten. Prüfen sie anschließend ob die Artikel im Webshop korrekt in der Firmen-Merkliste ersichtlich sind. 53

54 Fallbeispiel 8: Ausgangssituation: Kundesonderpreise in CIPS/Webshop verwalten [zurück] 54

55 Fallbeispiel 8: Ausgangssituation: Kundesonderpreise in CIPS/Webshop verwalten Sie können für Ihre Kunden in CIPS Kundensonderpreise verwalten. Diese werden automatisch an den Webshop übermittelt und hier entsprechend dargestellt. HINWEIS: Die Übermittlung an den Webshop erfolgt bei jeder Änderung voll automatisiert, unabhängig davon ob diese durch Sie als büroprofi-partner manuell durchgeführt wurde, oder die Änderung von CIPS automatisch (z.b. durch die Funktion Rechnen in der Preisverwaltung) angestoßen wurde. Kundensonderpreise sind immer für sämtliche Benutzer eines Kunden im Webshop ersichtlich, wobei im Backoffice-Bereich am Benutzer noch verschiedene Einstellungen gesetzt werden können. 1. Schritt: Kundensonderpreise in CIPS hinterlegen Menü CIPS: Stammdaten / Kunden Stamm Positionieren Sie sich am zu ändernden Kunden und rufen Sie am Reiter Adresse die Funktion Preise auf. Es erscheint folgendes Fenster: 55

56 Hier können Sie nun für die gewünschten Artikel Kundensonderpreise erfassen: 1) Anlegen Legt eine neue Erfassungszeile an. 2) Artikel Geben Sie hier die gewünschte Artikelnummer ein 3) Menge Hinterlegen Sie hier die Menge ab welcher der Preis gültig sein soll. Sie können dadurch natürlich auch Staffelpreise anlegen. 4) rechnen / Rabatt Dieses Feld beinhaltet zwei Informationen: rechnen : Ist dieses Kästchen aktiviert, so ist der Kundensonderpreis variabel. D.h. er wird im gleichen Umfang verändert, in dem sich die EK- Kondition beim Lieferanten ändert. Sie haben dadurch eine immer gleichbleibende Spanne. Rabatt : Dieser Wert gibt die prozentuelle Differenz des Kundensonderpreises zum normalen Laden-VK-Preis an. 5) Preis inkl. Geben Sie hier den Kundensonderpreis inkl. MwSt. ein. 6) Preis Exkl. Geben Sie hier den Kundensonderpreis exkl. MwSt. ein. 7) PE Preiseinheit 8) ME Mengeneinheit 9) Ra Ist dieses Kästchen aktiviert, so ist der Kundensonderpreis rabattfähig. Diese Option ist standardmäßig deaktiviert. 10) Einstandspreis Der derzeit gültige Einstandspreis (Netto-EK + Leistungsbeitrag) 11) DB Deckungsbeitrag bezogen auf den hier dargestellten Einstandspreis 12) DG Deckungsgrad bezogen auf den hier dargestellten Einstandspreis 13) Aufschlag Der Aufschlag in Prozent 14) MWST Dieses Feld zeigt den beim Artikel hinterlegten Steuersatz an. 15) Gültig von Gültig bis Definieren Sie hier den Gültigkeitszeitraum des Sonderpreises. Das System schlägt hier Standardmäßig bis zum Systemenddatum vor ( ). Nach Ablauf des Gültigkeitszeitraums wird der Kundensonderpreis nicht mehr im Webshop dargestellt (es werden wieder der normale Katalogpreis bzw. eventuelle Aktionen angezeigt). 16) Abfragen Speicher Sie Ihre Eingabe mit einem Klick auf Abfragen. Mit einem Klick auf Ende gelangen Sie wieder in den Kundenstamm. Sofern beim Artikel weitere Brüder hinterlegt sind, erscheint bei Abschluss folgende Hinweismeldung. 56

57 Durch Klick auf Ja wird die Kondition alle Brüderartikel übernommen. Nach Verlassend des Kundenstamms werden die hinterlegten Preise automatisch an den Webshop übermittelt. Im Webshop sind Artikel mit Kundensonderpreis in weiterer Folge grün hinterlegt: 2. Schritt: Eventuelle Einstellungen auf Benutzer-Ebene Bei Bedarf können Sie nun im Backoffice-Bereich auf Benutzerebene folgende Einstellungen mit Bezug auf die Kundensonderpreise setzen: Nur Restsortiment genehmigen: Wenn Ja müssen Bestellung mit Artikelpositionen, für die keine Kundensonderpreise gepflegt wurden, von einem Genehmiger freigegeben werden. Restkatalog Anzeigen: Wenn Ja ist für den Benutzer im Webshop das komplette Sortiment ersichtlich. Wird diese Option auf Nein gestellt, so sind für den Benutzer nur jene Artikel sichtbar, für die Kundensonderpreise gepflegt wurden. Klicken Sie auf den zur Verfügung gestellten Link um zur Anmeldemaske des Backoffice-Bereichs zu gelangen: 57

58 Geben Sie Ihre Zugangsdaten ein (HINWEIS: Die Zugangsdaten werden Ihnen von der Büroprofi- Zentrale zur Verfügung gestellt) und klicken Sie auf Logon. Sie gelangen zu folgender Maske: 1) Channel Klicken Sie auf Ihren Channel um zur Verwaltung Ihrer Webshop-Kunden zu gelangen. HINWEIS: Als Channel wird Ihre CIPS-Lizenznummer angeführt. 2) Customers Klicken Sie auf Customers um zu Ihren Webshop-Kunden zu gelangen. 3) Customers Klicken Sie nochmals auf Customers. Sie gelangen zu einer Übersicht aller Ihrer Webshop-Kunden. 58

59 4) Über die Kopfzeile können Sie Ihre Kunden entsprechen sortieren. Sie können nun direkt aus dieser Liste einen Ihrer Kunden zur Bearbeitung aufrufen. Klicken Sie hierfür auf den Wert im Feld Name (HINWIES: Dieser entsprecht der Kundenummer des Kunden in CIPS). 5) Custom Search Sie können zudem nach verschiedenen Kriterien suchen. Klicken Sie dafür auf Switch to Custom Search. Es erscheint Ihnen folgendes Fenster: In diesem Beispiel wird nach dem Firmennamen gesucht. Klicken Sie auf Find um die Suche zu starten. Folgendes Suchergebnis wird angezeigt: 6) Kundennummer, Firmenname Klicken sie auf Kundenummer oder Firmenname um die Kundenstammdaten einzusehen. ACHTUNG!!! Änderungen an den Kundenstammdaten erfolgen ausnahmelos in CIPS. Einzig das Anlegen und Verwalten von Benutzern erfolgt über den Backoffice-Bereich. 59

60 7) Benutzer Klicken sie auf Benutzer um die beim ausgewählten Kunden hinterlegten Benutzer einzusehen. 8) Auswahl Benutzer Wählen Sie nun den entsprechenden Benutzer aus, um zur den die detaillierten Benutzerinformationen zu gelangen. 9)Erweiterte Userdaten Bearbeiten Sie nun bei Bedarf die erweiterten Userdaten: Nur Restsortiment genehmigen: Wenn Ja müssen Bestellung mit Artikelpositionen, für die keine Kundensonderpreise gepflegt wurden, von einem Genehmiger freigegeben 60

61 werden. Restkatalog Anzeigen: Wenn Ja ist für den Benutzer im Webshop das komplette Sortiment ersichtlich. Wird diese Option auf Nein gestellt, so sind für den Benutzer nur jene Artikel sichtbar, für die Kundensonderpreise gepflegt wurden. 10) Apply Speichern Sie Ihre Eingaben mit Klick auf Apply. 61

62 Fallbeispiel 9: Ausgangssituation: Ein Kunde möchte Budgets für seine Kostenstellen hinterlegen. [zurück] 62

63 Fallbeispiel 9: Ausgangssituation: Ein Kunde möchte Budgets für seine Kostenstellen hinterlegen. In Einzelfällen kann es bei Kunden notwendig sein Budgets zu definieren und diese den Kostenstellen zuzuweisen. Eine Kostenstelle darf im definierten Zeitraum nur Bestellungen innerhalb des Budgetrahmens tätigen. BACKOFFICE-BEREICH: Kunde Benutzer (Login/Passwort) Kostenstellen Lieferadressen Kostenstelle 1 Kostenstelle 2 Budget : EUR 2.500,00 Budget : EUR 2.500,00 Bei Fragen zu diesem Fallbeispiel wenden Sie sich an die Büroprofi-Zentrale / CIPS-Abteilung! regina.steininger@bueroprofi.com markus.freudenthaler@pbs-austria.at 63

64 Fallbeispiel 10: Ausgangssituation: Ein Kunde möchte Genehmigungsprozesse im Webshop für seine Mitarbeiter [zurück] 64

65 Fallbeispiel 10: Ausgangssituation: Ein Kunde möchte Genehmigungsprozesse im Webshop für seine Mitarbeiter Bei einzelnen Kunden kann die Definition von Genehmigungsprozessen ein Thema sein. Beispielsweise soll ein Benutzer Bestellungen erfassen können, die schlussendliche Freigabe der Bestellung im Webshop soll jedoch durch einen andern Benutzer (Genehmiger) erfolgen. Auch ein solches Szenario kann im büroprofi-webshop abgebildet werden. Benutzer 1 (Login/Passwort) Benutzer 2 (Login/Passwort) Besteller Genehmiger Bestellerfassung Webshop an Genehmiger wird ausgelöst Prüfen der Bestellung Freigabe Freigabe nach Bearbeitung (z.b. Positionen löschen) Ablehnen Bei Fragen zu diesem Fallbeispiel wenden Sie sich an die Büroprofi-Zentrale / CIPS-Abteilung! regina.steininger@bueroprofi.com markus.freudenthaler@pbs-austria.at 65

66 Fallbeispiel 11: Sie möchten eine Liste der Login-Daten aus dem alten büroprofi- Webshop erstellen [zurück] 66

67 Fallbeispiel 11: Ausgangssituation: Sie möchten eine Liste der Login-Daten aus dem alten büroprofi-webshop erstellen Mit der Umstellung auf den neuen Büroprofi-Webshop sind die Passwörter Ihrer Kunden für Sie nicht mehr sichtbar (weder in CIPS noch im Backoffice-Bereich). Sie haben aber zumindest die die Möglichkeit eine Liste der Logins bzw. Passwörter jener Kunden zu erstellen, die bereits im alten büroprofi- Webshop online bestellt haben. Dafür ist ein Export der Kunden-Daten aus CIPS notwendig. 1. Schritt: Export der Kundendaten durchführen Menü CIPS: Kommunikation / Import-Export / Kunden-export 1) Pfad Hier wird jener Pfad angegeben, auf welchem die Datei gespeichert werde soll. Mit der Taste F5 können Sie einen anderen Speicherplatz aufrufen. 2) Kunden-Nr. Von/Bis Es ist möglich den Export der Daten auf einen bestimmten Kundennummernkreis einzuschränken. Mit der Taste F5 gelangen Sie in den Kundenstamm. 3) Statistikcode Es ist möglich den Export der Daten auf einen bestimmten Statistikcode einzuschränken. Mit der Taste F5 gelangen Sie in den Statistikcodestamm. 4) Starten Mit Klick auf Starten werden die ausgewählten Daten exportiert um am angegebenen Pfad gespeichert. 2. Schritt: Daten in Excel importieren HINWEIS: In dieser Anleitung wird der Import der Daten in Excel Gegebenen falls muss in älteren Excel-Versionen der Import unter einem anderen Menüpunkt aufgerufen werden. Bei Fragen hierzu helfen wir Ihnen gerne weiter. 67

68 1) Wählen Sie das Menü Daten 2) Klicken Sie auf den Punkt Aus Text 3) Rufen Sie nun jenen Pfad auf, auf welchem die aus CIPS exportierte Kundendatei gespeichert wurde (in diesem Fall am Desktop) und wählen Sie die Datei aus 4) Klicken Sie auf Importieren um den Importvorgang zu starten 68

69 5) Wählen Sie die Option Getrennt 6) Klicken Sie auf Weiter 7) Aktivieren Sie als Trennkennzeichen Semikolon 8) Klicken Sie auf Weiter 9) Positionieren Sie sich auf der ersten Spalte (KUNDENNUMMER) 10) Wählen Sei die Option Text Führen Sie diesen Vorgang für folgende Spalten aus (Scrollen Sie nach rechts): KUNDENUMMER PAPERMALL_ID PAPERMALL_PWD 11) Nachdem alle Spalten mit der Option Text versehen haben: Klicken Sie auf Fertigstellen 12) Klicken Sie auf OK 69

70 Die aus CIPS exportierten Kundendaten werden nun in der Datei eingefügt. In den Spalten AZ und BA sehen Sie jeweils das Login und Passwort jener Kunden, die bereits vor der Umstellung auf den neuen büroprofi-webshop online bestellt haben. Löschen Sie die überflüssigen Spalten aus der Datei und Speichern Sie die Liste. 70