Zentralisierung Stadtverwaltung Zug eine emotionale Angelegenheit

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Walther Wagner
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1 Zentralisierung Stadtverwaltung Zug eine emotionale Angelegenheit

2 Inhaltsverzeichnis 1. Gründe für die Zentralisierung und Ist-Situation 2. Meilensteine im Rückblick und Ausblick 3. Projektorganisation 4. Change Prozess 5. Planung 6. Was das Projekt sonst noch auslöst 7. Fazit

3 Gründe für die Zentralisierungen Hauptargumente 1. Kundenfreundlichkeit 2. Objekte 3. Prozesse 4. Lage

4 Kundenfreundlichkeit Ämter sind verteilt auf 5 Objekte

5 Objekte Verteilt und alt -> betrieblich aufwändig

6 Prozesse erschwerte Zusammenarbeit Immobilien Hochbau

7 Lage Entwicklung und neues Zentrum

8 Die neu Stadtverwaltung Das ehemalige Landis&Gyr-Gebäude

9 Die wichtigsten Meilensteine Rückblick 1/2 diverse Bemühungen, Verwaltung zu zentralisieren (z.b. Neubau Postplatz) 09 / 2012: Kauf Gubelstrasse 22 von Siemens (L&G Gebäude) -> Siemens bleibt Mieter bis 08 / / 2014: Einreichung Doppelinitiative (Verbleib in Altstadt / Verkauf L&G) -> Stop Projekt Zentralisierung 09 /2016: Doppelinitiative wird mit 62% Nein abgelehnt

10 Die wichtigsten Meilensteine Rückblick 1/2

11 Die wichtigsten Meilensteine Rückblick 2/2 10 / 2016: Neustart Projekt Zentralisierung 11 / 2016: Neue Projektorganisation von Stadtrat (Exekutive) bewilligt 12 / 2016: Start Layout-Planung mit Büroplaner 03 / 2017: Grundsatzfragen und Entscheide in Stadtratsklausur (Exekutive) 05 / 2017: Objektkredit zur Kenntnisnahme im Grossen Gemeinderat (Legislative) 06 / 2017: Interviews mit allen Abteilungsleitern (> 30 Einzelgespräche) 10 / 2017: Genehmigung Layout durch Stadtrat (Exekutive) 10 / 2017: Ausschreibung Planung und Bauleitung

12 Die wichtigsten Meilensteine Ausblick 12 / 2017: Vergabe Planer -> Start Bauprojekt-Planung 06 / 2018: Baueingabe 08 / 2018: Auszug Siemens 09 / 2018: Start Umbau ab Q2 / 2019: Bezug Fremdmieter und Stadtverwaltung

13 Kosten Kostendach und Herausforderungen Kostendach: 4.9 Mio (optionale Kosten) + gebundene (zwingende) Ausgaben: 0.5 Mio Umzug, 0.8 Mio Brandschutz Herausforderungen: Kostengenauigkeit -> 4.9 Mio +/- 20% -> Neu: Kostendach Abgrenzung Kostenpositionen: Optionale Kosten (4.9 Mio), gebundene Ausgaben (1.3 Mio), Massnahmen Fremdmieter Bedürfnisse wachsen mit fortschreitender Planung -> Abgrenzung von echten Bedürfnissen und Wünschen

14 Organisation Verschiedene Teilprojekte Regelmässige Sitzungen jedem TP-Leiter ist ein Departementssekretär zugeteilt externe Berater: Bauherrenberater, "Haus-Architekt LG-Gebäude" etc.

15 Kommunikation und Change top-down vs. Mitwirkung Grundsatz-Entscheid: top-down Mitwirkung: Einbezug der Abteilungsleiter Mitarbeiter-Veranstaltungen Mitwirkung aller bei Caféteria Plattform für Fragen im Intranet Visualisierungen -> wir haben viel gelernt über die Verwaltung und der Bedürfnisse und Abläufe

Überprüfung Viele Fragen zu Prozessen und Konzepten Intensiver Austausch mit

16 Planung Von den Zonenplänen zum Bürolayout Möglichst wenig baulich ändern Grober Flächenbedarf ermittelt Prozesse berücksichtigt Testlayout partiell zur Überprüfung Viele Fragen zu Prozessen und Konzepten Intensiver Austausch mit Abteilungsleitern Jeder Mitarbeiter sieht, wo er ist (Namen) Teilweise noch Standardmöblierung

17 Planung nächste Schritte Architektur, Baumanagement, Fachplaner: Vergabe erfolgt Anfang Dezember Soll-Ist Abgleich Möblierung: Inventar aller Möbel und detailliertes Layout mit USM PQM ist erarbeitet und wird implementiert Gestaltung der Flächen (Innenarchitektur) Weiterarbeit an Betriebskonzepten (z.b. Empfang, Post, Mobilität, FM etc) Fremdvermietung: Ausschreibung Januar 2018

18 Ein Grossprojekt und was es sonst noch "auslöst" FM-Konzept muss erstellt werden (Hauswartung, Reinigung, Empfang, Entsorgung) Fremdvermietung: Ausschreibung, Mietzins, Ausbaustandard, Schnittstellen, Empfang Mobilitätskonzept der ganzen Stadtverwaltung wird "hinterfragt" Altstadtliegenschaften: Immobilienstrategie und Nachnutzungskonzept

19 Fazit viele Herausforderungen Umzug ist auch eine kleine Reorganisation -> Effizienzsteigerung wird erwartet Viele Konzepte und Prozesse sind zu erarbeiten oder in Frage zu stellen Projekt ist eine Zusatzbelastung im "Tagesgeschäft" Ein Altbau birgt Chancen und Risiken Die Politik und Bevölkerung schaut genau hin Mit der fortschreitenden Planung steigen die Erkenntnisse aber auch die Bedürfnisse -> ABER: es ist ein grossartiges Projekt, welches allen Beteiligten Spass macht!

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