Migrationspapier Projekt Elektronische Postfächer Zum Inhalt

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1 Migrationspapier Projekt Elektronische Postfächer Zum Inhalt 1. Ziel Migrationsbeschreibung Migrationstabelle Beschreibung... 4 E-Postfaecher_Zimbra_Migrationspfad-1.doc1 von 6 intern :44:00

2 1. Ziel Dieses Papier beschreibt den Migrationspfad in Bezug auf die Ablösung der Elektronischen Postfächer - implementiert durch die Oracle Collaboration Suite mit einer Zimbra (Open Source) Lösung. Ziel ist es, alle für die Anwender wichtigen Schritte zu erläutern. 2. Migrationsbeschreibung Im folgenden Kapitel erfolgt eine ausführlichere Beschreibung einzelner, wichtiger Punkte. 2.1 Migrationstabelle Zeitplan Datum Stichwort Kurzbeschreibung KW 6 Beschreibung des Zimbra Clients (Handbuch) Die Beschreibung des Zimbra Clients ist fertig und kann verteilt werden. KW 8 Schulungsvideo Wird von DFBM erstellt Abschalten der Provisionierung Altsystem Die Provisionierung neuer Vereine, Funktionäre oder Passwortänderung kommt in den Warteraum. Eine direkte Ausführung findet nicht mehr statt. Sobald der neue Provisionierer aktiv ist ( ) werden die anstehenden Aufträge abgearbeitet. Das betrifft neue Kennungen/Funktionäre/Passwörter Übernahme aller konten Alle zu diesem Zeitpunkt existierenden konten werden in das Neusystem übernommen. Die Zugangsdaten bleiben unverändert erhalten Übernahme der Regeln und Adressbücher Ab Ab Übernahme der zentralen Verteiler Alle zu diesem Zeitpunkt existierenden Regeln und Adressbücher werden in das Neusystem übernommen, wenn dies technisch möglich ist. Haben die Postfachinhaber Regeln angelegt, die nicht übernommen werden können, werden sie noch im Altsystem darüber rechtzeitig unterrichtet. Erfolgt zu 100% Übernahme der privaten Verteiler Erfolgt zu 100% Übernahme der Berechtigungen für die zentralen Verteilen In dieser Zeit werden keine neuen Regeln und neue Adressbuchinhalte mehr übernommen Signaturen werden generell nicht Erfolgt zu 100% Alle Arten Änderungen werden in dieser Zeit nicht übernommen. E-Postfaecher_Zimbra_Migrationspfad-1.doc2 von 6 intern :44:00

3 übernommen Übernahme der s Ständiger Prozess Umstellung von Oracle auf Zimbra Im Zuge des Major Releases 3.80 erfolgt innerhalb einer Nacht die Umstellung auf Zimbra für alle existierenden Postfächer. Kein Parallelbetrieb möglich! ab 18: ab 6:00 Uhr Abschalten Altsystem / voraussichtlich ab 6:00 Uhr wieder produktiv Verlinkung/URL Mit der 3.80 sind alle internen Verfahren umgestellt Neue Einlieferungsserver konfigurieren Eine entsprechende Nachricht wird geschaltet Wenn man den zentralen Link nimmt, muss man zur Anmeldung die vollständige adresse angeben, wenn die LV-Spezifische URL benutzt wird, reicht der Username (wie bisher). Der Einstieg auf der Portalseite wird dementsprechend geändert. (URLs liegen bei) Falls dies bei den Landesverbänden nötig ist, müssen die Einlieferungsserver für EPostmails aus Fremdsystemen neu konfiguriert werden Sprache Webclient Mailquota Die Ordnerstruktur der Adressbücher wird nicht übernommen Weiterleitungsregeln Jeder LV hat eine eigene URL Der Einlieferungsserver bekommt einen neuen Namen: zmgw.intern.dfbnet.org Port wird voraussichtlich 2525 bleiben (genaue Aussage am ) Die Verbände, die einliefern, bekommen von uns separat die Zugangsdaten zugeschickt (voraussichtlich am ) Die vorkonfigurierte Sprache des Webclients ist deutsch Wird erhöht (min. 300 MB, eher mehr.) Falls eine Ordner Struktur gepflegt wurde, kann diese aus Aufwandsgründen nicht portiert werden. (Betrifft sehr wenig Anwender) Siehe Übernahme Regeln Siehe Verlinkung URL E-Postfaecher_Zimbra_Migrationspfad-1.doc3 von 6 intern :44:00

4 Kalender Funktion steht zur Verfügung Wird eingerichtet. Unterstütze Browser IE ab Version 7 Löschen Postfächer Funktion Mailprotokoll über ein Zimlet Downloadunktion über ein Zimlet Weiterhin keine Anbindung externer Mailclients möglich Firefox die aktuellen Versionen Chrome (noch nicht getestet) Safari (noch nicht getestet) Neue Funktionalität: Mit Entzug der Rechte wird auch das Postfach gelöscht, aber es erfolgt keine Vollzugsmeldung. Die Benutzer-Beschreibung wird im kleinen Handbuch geliefert. Wie jetzt auch 2.2 Beschreibung Am wird der Provisionierer des Altsystems abgeschaltet. Damit ist keine Provisionierung mehr möglich, dies gilt sowohl für eine Neuprovisionierung als auch für das Ändern von Passwörtern über das DFBnet. In dieser Zeit anfallende Provisionierungsaufträge werden zwischengespeichert und nach Aktivierung des neuen Provisionierers am abgearbeitet. Nach Abschalten ( ) werden alle bis dahin existenten Postfächer migriert. Neue Postfächer kann es in der Zeit nicht geben (s.o.). Werden in dieser Zeit Provisionierungsaufträge erteilt, werden sie zwischen gelagert und nach Start des neuen Provisionierers ( ) abgearbeitet. Die in dieser Zeit anfallenden s werden in regelmäßigen Abständen übernommen. Alles andere: Verteilerlisten, Adressbücher, Weiterleitungsregeln werden dann nicht mehr übernommen. Dies muss allen Mailboxnutzern entsprechend mitgeteilt werden (über die Postfächer). Für alle Weiterleitungsregeln, die wegen zu hoher Komplexität nicht übernommen werden können, gilt folgendes: die dazu gehörenden Mailboxinhaber werden vor der Migration über diesen Umstand informiert. Die Übernahme von Signaturen ist nicht vorgesehen. Mit Inbetriebnahme der DFBnet Version 3.80 sind alle internen Verfahren, die in die geschlossenen Postfächer einliefern, umgestellt. Externe Verfahren, die in die Postfächer einliefern, müssen dann zeitnah entsprechend umkonfiguriert werden. Eine Konfigurationsanleitung ist den einzelnen Landesverbänden zu liefern, dies geschieht voraussichtlich am Im neuen System bekommt der Absender der eine Mitteilung, wenn die Quota keine Annahme neuer Mails mehr erlaubt. Damit kann er sich mit dem Empfänger entsprechend in Verbindung setzen. Standardmäßig wird 5 Tage lang versucht, die Mail zuzustellen. Danach wird die Mail mit einer entsprechenden Meldung an den Absender zurück gesendet. Außerdem erhält jeder Mailbox-Benutzer selber eine entsprechende Mitteilung, wenn seine Mailbox über einen festgelegten Schwellwert voll ist. Der Schwellenwert ist je Domain konfigurierbar und wird bei Inbetriebnahme standardmäßig auf 80% eingestellt sein. Die bei Erreichen des Schwellenwertes generierte Warnnachricht wird bei Weiterleitungsregeln auch weiter geleitet. E-Postfaecher_Zimbra_Migrationspfad-1.doc4 von 6 intern :44:00

5 Wird in der DFBnet Benutzerverwaltung eine Postfachkennung deprovisioniert, also die Postfachrechte entzogen, dann wird zusammen mit dem nächtlich stattfindenden Provisionierungslauf auch tatsächlich das Postfach unwiderruflich gelöscht. Im DFBnet Portal wird der Zugang zu den Postfächern umgestellt. Nach Auswahl des Menüeintrags DFBnet Postfach erscheint die Liste aller Verbände, die mit dem Postfach arbeiten. Durch Klick auf einen Eintrag wird die passende URL für den Verband aufgerufen. Damit ist sicher gestellt, dass sich der Anwender mit seiner Kennung einwählen kann. Denn: Erfolgt der Zugang zum Zimbra-System über die neutrale URL und nicht über eine verbandsspezifische URL, so kann sich der Anwender nur mit seiner kompletten Mailadresse anmelden und nicht mit seiner Kennung. Dies wäre sehr unkomfortabel und erzeugt einen hohen Supportaufwand. Aus diesem Grund ist es sehr wichtig, dass auch die Verbände die Verlinkungen auf Ihren Homepages am umstellen. Weiterhin bitten wir Sie, jeden Mailbenutzer zu informieren, dass er eingestellte Favoriten/Bookmarks löschen oder anpassen muss. *** E-Postfaecher_Zimbra_Migrationspfad-1.doc5 von 6 intern :44:00

6 Anlage 1 Die URL für jeden Verband: badfv.evpost.de. berliner-fussball.evpost.de. bfv.evpost.de. bremerfv.evpost.de. flb.evpost.de. flvw.evpost.de. fsa-online.evpost.de. fv-rheinland.evpost.de. fvm.evpost.de. fvn.evpost.de. hfv-online.evpost.de. hfv.evpost.de. lfvm-v.evpost.de. nfv.evpost.de. nofv-online.evpost.de. nordfv.evpost.de. saar-fv.evpost.de. sbfv.evpost.de. sfv-online.evpost.de. shfv-kiel.evpost.de. swfv.evpost.de. tfv-erfurt.evpost.de. wflv.evpost.de. wuerttfv.evpost.de. Badischer FV Berliner FV Bayerischer FV Bremer FV Brandenburger FV FLV Westfalen FB Sachsen-Anhalt FV Rheinland FV Mittelrhein FV Niederrhein FV Hessen FV Hamburg FV Mecklenburg-Vorpommern Niedersächsischer FV Regionalverband Nord-Ost Regionalverband Nord Saar FV FV Südbaden FV Sachsen Schleswig-Holstein FV FV Südwest FV Thüringen Regionalverband West FV Württemberg E-Postfaecher_Zimbra_Migrationspfad-1.doc6 von 6 intern :44:00