Nutzung des CIRCA-Servers

Transkript

1 Nutzung des CIRCA-Servers Projektgruppe/Teilprojekt: QM Version 1.5 Autor Tilo Auräth Telefonnummer 0351/ Beginn QS-Verfahren: Datum Abnahme:

2 Über dieses Dokument Ziel des Einsatzes des CIRCA-Servers ist es, eine gemeinsame Informations-, und Kommunikationsplattform für die KoBIT und Ihre Partner (öffentliche Verwaltungen, halböffentliche Institutionen und Privatunternehmen) im Internet bereitzustellen die es ermöglicht: - auf aktuelle Informationen zu Projekten/Themen zuzugreifen, - Dokumente gemeinsam zu bearbeiten (inkl. Versionierung), - Dokumente strukturiert abzulegen. In diesem Papier sollen Hinweise zur Nutzung des CIRCA-Servers beschrieben werden. Es handelt sich nicht um ein Anwenderhandbuch. Wie die Funktionen des CIRCA-Servers anzuwenden sind, ist der Online-Hilfe des Systems zu entnehmen. Bezugsdokumente Bezugsnr. Version Titel / Inhalt Bemerkung Beteiligte Mitarbeiter Projektgruppe/Teilprojekt QM Name Tilo Auräth Veteiler Organisation /Firma Nutzer des CIRCA-Servers im Projekt e-government Name, Vorname Änderungsnachweis Version bearbeitet von Datum Bermerkung 1.0 Tilo Auräth initial 1.1 Tilo Auräth Kapitel Persönliche Einstellungen nach Änderung der Serverkonfiguration angepasst 1.2 Tilo Auräth URL nach Änderung Serverkonfiguration geändert 1.3 Tilo Auräth Änderungen nach Nutzerhinweisen 1.4 Tilo Auräth Ergänzung Support 1.5 Uwe Böer Ergänzung: IE-Abfrage zur Kennwortspeicherung (AutoVervollständigen), Punkt 2.1: Ergänzung Profil + Hinweis zum Inhalt der systemgenerierten Seite 2 von 10

3 Inhalt 1. WESENTLICHE FUNKTIONALITÄTEN ZUGANG ZUM SYSTEM Erhalt einer Kennung Initialer Login Folge-Login PERSÖNLICHE EINSTELLUNGEN NUTZER-SUPPORT User Help Desk FAQ Seite 3 von 10

4 1. Wesentliche Funktionalitäten Der CIRCA-Server ist eine Kommunikationsplattform, die es ermöglicht via Internet Dokumente und Informationen für einen definierten Nutzerkreis zu verwalten und zu veröffentlichen. Als definierter Nutzerkreis werden hier die Projekt- und Arbeitsgruppen der KoBIT im Rahmen der e-government-initiative verstanden. Folgende wesentlichen Funktionalitäten können durch den CIRCA-Server im Internet bereitgestellt werden: - Informationsseite (schwarzes Brett) - Dokumentebibliothek (Dokumentenup- und download, Versionierung) - Nutzer- und Nutzergruppenverwaltung mit Rollen: Leiter, Autor, Leser - Suchfunktion - Online-Hilfe 2. Zugang zum System Jeder Nutzer erhält einen persönliche Nutzerkennung. Je nach Rolle und Rechten wird er berechtigt, Informationen und Dokumente der einzelnen Teilprojekte einzusehen bzw. einzustellen und zu modifizieren. 2.1 Erhalt einer Kennung Grundsätzlich werden die Kennungen über die (Teil-)Projektleiter beantragt. Folgende Informationen sind dabei mindestens notwendig 1 : - Vorname - Familiename - Organisation - -addresse - Tel./Fax. - Adresse - Nutzername - Profil (Leser, Autor,Leiter) Der Administrator generiert einen account im CIRCA. Der Server sendet daraufhin automatisch ein initiales Passwort an den Nutzer sowie eine Transaktionsnummer an den CIRCA-Administrator. Das Passwort wird durch den CIRCA-Administrator (entgegen der Nutzer-Information aus der servergenerierten ) an den Nutzer per übermittelt. 1 bitte vorhandenes MS-Excel-Template benutzen Seite 4 von 10

5 Nur mit Nutzernamen, Passwort und Transaktionsnummer erfolgt der initiale Zugang zum System. 2.2 Initialer Login Die Zugangsadresse (URL) lautet: Folgende Seite wird angezeigt: Abbildung 1: Startseite CIRCA (Interessengruppe "egov") Seite 5 von 10

6 Nach der Betätigung der Schaltfläche <Sign in> erscheint die Login-Maske. Eventuell muss zuvor eine Zertifikat, welches in einem separaten Fenster angezeigt wird, bestätigt werden. Abbildung 2: Login-Maske CIRCA In der Login-Maske sind User-ID und Passwort einzutragen. User-Kennung (User-ID) und Passwort sind der zu entnehmen, die der Nutzer vom CIRCA-Server (Absender: erhalten hat. AutoVervollständigen ist eine Internet Explorer-Funktionalität. Bitte Nein wählen. Wenn Abfrage später nochmals erfolgt, wieder Nein Seite 6 von 10

7 Der Nutzer erhält nach dem ersten Login eine Eingabemaske, in welcher die Transaktionsnummer und ein neues persönliches Passwort eingegeben werden müssen. Die Transaktionsnummer wird durch den circa-administrator an den Nutzer übermittelt Abbildung 3: Maske zur Eingabe von Transaktionsnummer und neuem persönlichen Passwort Nach erfolgreicher Übermittlung dieser Daten muss ein erneuter Login (mit neuem Passwort) erfolgen Seite 7 von 10

8 Der Nutzer befindet sich daraufhin im Arbeitsbereich des CIRCA. Je nach Rechten, werden die verschiedenen Interssengruppen ((Teil-)Projekte) angezeigt. Abbildung 4: Arbeitsbereich des CIRCA mit Auflistung der Interessengruppen bzw. (Teil-)Projekte 2.3 Folge-Login Ist der initiale Zugang erfolgreich vonstatten gegangen, erfolgt der weitere Zugang mit Nutzernamen und persönlichem Passwort (URL: Seite 8 von 10

9 3. Persönliche Einstellungen Es ist möglich, verschiedene persönliche Einstellungen vorzunehmen. Dazu zählen Darstellungsoptionen, wie Sortierung der Suchergebnisse oder Beschränkung der Anzahl der dargestellten Treffer. Die Optionen können nach persönlichem Vorlieben verändert werden. Ausnahme bildet hier die die Option Dienst / Da die -funktionalität des CIRCA-Servers nur innerhalb der Domäne sachsen.de zur Verfügung steht, sollte in: User Preferences die Einstellung Dienst/ nicht verändert werden. Abbildung 5: Maske <User Preferences> = extern Diese Einstellung bewirkt, dass der lokale -client bei Betätigung eines -links im Nutzerverzeichnis <Verzeichnis> verwendet wird, anstatt der CIRCA-internen -maske. Entsprechend werden s vom lokalen -client versendet und nicht vom Server Seite 9 von 10

10 4. Nutzer-Support 4.1 User Help Desk Bei weiteren Problemen im Umgang mit dem CIRCA-Server wenden Sie sich bitte an das Zentrale User Help Desk des Statistischen Landesamtes (besetzt Mo-Fr 6-22 Uhr). - telefonisch über die Nummer: +49 (0) per Mail über die Mailadresse: support@statistik.sachsen.de Bitte bei Kontakt des User Help Desk folgende Informationen angeben: - betroffene Anwendung: Circa - Angabe der Telefonnummer/ -Adresse des Anwenders für evtl. Rückfragen. 4.2 FAQ FAQ s (häufig gestellte Fragen) sind unter der Internetseite für den CIRCA-Support zu finden Seite 10 von 10