Veranstaltung 2 Teil 2 ( ) :

Transkript

1 Professionelles Projekt-Management in der Praxis Veranstaltung 2 Teil 2 ( ) : Prof. Dr. Phuoc Tran-Gia, FB Informatik, Prof. Dr. Margit Meyer, FB Wirtschaftswissenschaften, Dr. Harald Wehnes, AOK Bayern 1

2 Arbeitstechniken Kreativitätstechniken Brainstorming Umkehrungstechnik 6-Hüte-Methode Mind Mapping Brainwriting Problemlösungstechniken Delphi-Methode Pro und Kontra Planungstechniken Zeitplanung Ressourcenplanung Ist-Analyse-Techniken Interview Fragebogen Selbstaufschreibung Stichprobenverfahren Entscheidungstechniken Punktebewertungsverfahren Nutzwertanalyse Portfolioanalyse Kommunikationstechniken Moderation Präsentation Verhandlungstechniken 2

3 9-Punkte-Problem Problemstellung: Wie lassen sich 9 Punkte mit maximal 4 geraden Strichen verbinden, ohne den Stift abzusetzen? O O O O O O O O O 3

4 Kreativitätstechniken Kreativitätstechniken Brainstorming Brainwriting / 635-Methode 6-Hüte-Methode Umkehrungstechnik Mind Mapping (Vortrag am ) Rahmenbedingungen! Klare Aufgabenstellung und Zielstellung Ungezwungene Arbeitsatmosphäre Verschiedene Perspektiven / Optiken / Standpunkte Erlaubnis, Dinge auf den Kopf zu stellen Meeting außerhalb der täglichen Routine 4

5 Brainstorming Bekannteste Methode der Ideenfindung (Erfinder: A. S. Osborn) Die 4 goldenen Brainstorming-Regeln 1. Keine Kritik oder Bewertung von Ideen 2. Quantität ist Qualität: Jede noch so wilde Idee ist erlaubt 3. Freie Entfaltung der Phantasie 4. Jeder darf die Ideen anderer aufgreifen und weiter entwickeln Basis und Ablauf Gruppe mit 4-8 Teilnehmern; Moderator Flipchart, Tafel und/oder Moderationswand für Vorschläge Angenehme, offene Atmosphäre Ideenfindungsphase: ca Minuten; anschließend Pause Bewertungsphase: ca Minuten 5

6 Brainwriting (6-3-5-Methode) Schriftliche Form des Brainstorming (Erfinder: Prof. Rohrbach) Methode 6 Teilnehmer 3 Lösungsvorschläge je Teilnehmer 5 Minuten Zeit Erhöhung der Anzahl der Vorschläge Weitergabe der Vorschläge an den Nachbarn Durchlesen der Vorgänger-Ideen und Ergänzung um 3 neue Nach 30 Minuten: max. 108 Ideen Vorteile + Lösungen zum Teil durchdachter als beim Brainstorming + Kritische Ideen werden eher schriftlich formuliert + Zwang zur aktiven Mitarbeit in der gesamten Sitzung 6

7 Brainwriting-Formular Problemstellung: Datum: 1. Idee 2. Idee 3. Idee 1. Teilnehmer 2. Teilnehmer 3. Teilnehmer 4. Teilnehmer 5. Teilnehmer 6. Teilnehmer 7

8 6-Hüte-Methode Erfinder: Edward de Bono Prinzip der 6 Hüte Methode Jeder Denkhut hat eine Farbe und symbolisiert eine Denkrichtung / Betrachtungsart 6 Hüte sind übersichtlich und vielfältig Jede beteiligte Person setzt jeden Hut auf Erkenntnisse werden notiert Jeder erhält ein umfassendes Problembild Verbesserung der Problemlösung Vorteile Jeder hat die Möglichkeit, alles loszuwerden Jeder konzentriert sich durch die symbolischen Hüte auf das Wesentliche objektiv/neutra emotional objektiv negati objektiv positiv neue Ideen 8 Dirigent

9 Umkehrungstechnik Methode Bisherige bekannte Lösung Beispiel Schlittschuhe für den Winter Umkehrung eines einzelnen Wortes in das Gegenteil Schlittschuhe für den Sommer Vgl. Marchand, Rene; Boethius, Stefan: Das Vorsprungs-Prinzip. 2001, 49,90 DM Überreuther, Frankfurt, ISBN

10 Referat 2: Mind Mapping Kreativitäts- und Visualisierungstechnik (Erfinder: Toni Buzan) Vortragsinhalte (beispielhaft) Grundprinzip Beispiele Vor- und Nachteile der Methode Einsatzmöglichkeiten Tools (z.b Mind Manager 2002) Arbeitsmaterial: Div. Artikel Links: mindmap.ch Mindjet.de (Download-Möglichkeit; 21-Tage-Test mit Vollversion) Mugd.de (MindMapping User Group-Deutschland) Termin:

11 Ist-Analysetechniken Auswertung vorhandener Unterlagen Interview (Mitarbeiter- bzw. Kundenbefragung) muss gut vorbereitet werden (Inhalte und Interviewpartner) relativ hoher Aufwand Fragebogen z.b. über einfache Web-Applikation Geringerer Aufwand und kürzere Untersuchungszeit Regeln» Fragen kategorisieren, kurz und verständlich halten» Ausfüllzeit max. 15 Minuten» Tests vor der Durchführung mit kleinem Personenkreis Selbstaufschreibung Zur Ermittlung von Arbeitszeiten von immer wiederkehrenden Vorgängen Betroffene müssen für das Untersuchungsziel motiviert sein! 11

12 Problemlösungstechniken Delphi-Methode Verschiedene Experten erarbeiten getrennt voneinander Lösungsvorschläge für ein bestimmtes Problem Anonyme Verteilung der Vorschläge Beurteilung der Vorschläge; ggf. Überarbeitung des eigenen Vorschlags Auswahl der besten Alternative Pro-und-Kontra-Spiel Ausgangspunkt: Mehrere Lösungsalternativen liegen bereits vor Je Lösungsalternative zwei Vertreter des Lösungsteams 1. Runde: Beide Vertreter tragen Pro- bzw. Kontra- Argumente vor 2. Runde: Rollentausch, d.h. Pro-Vertreter der 1. Runde trägt Kontra-Argumente vor und umgekehrt. Argumente werden protokolliert und vom Plenum bewertet 12

13 Entscheidungstechniken Entscheidung zwischen verschiedenen Alternativen Techniken Punktebewertungsverfahren ABC-Analyse Nutzwertanalyse Portfolio-Analyse 13

14 Punktebewertungsverfahren 1. Schritt: Sammeln von Lösungsvorschlägen 2. Schritt: Jeder Teilnehmer hat n Punkte, die er entsprechend seiner persönlichen Priorisierung auf die Lösungsalternativen verteilt 3. Schritt: Summierung der Punkte pro Lösung ergibt Rangfolge der Vorschläge Beispiel: Studenten-Service der AOK im Internet; Priorisierung der Funktionalitäten 14

15 ABC-Analyse (1) Motto Konzentration auf das Wesentliche Ziel: Herausfinden, welchen Dingen (Leistungen, Produkten, Vorschlägen, Kunden, Lieferanten usw.) besondere Aufmerksamkeit geschenkt werden soll Prinzip: Klassifizierung von Aufgaben, Probleme, Produkte, Prozessen in drei Klassen: A = sehr wichtig / hochwertig / umsatzstark B = mittelwichtig / mittelwertig / mittlere Umsatzstärke C = weniger wichtig / niedrigwertig / umsatzschwach Pareto-Prinzip oder 80/20-Regel: Nur ein mengenmäßig kleiner Teil hat einen sehr hohen Wertanteil (Klasse A) 15

16 ABC-Analyse (2) Klasse A B C Mengenanteil ca. 10 % ca. 25 % ca. 65 % Wertanteil ca. 70 % ca. 15 % ca. 15 % Wertanteil (%) Mengenanteil (%) 16

17 Nutzwertanalyse (1) Kriterium Gewicht Alternative 1 Alternative 2 Alternative 3 G Note G x Note Note G x Note Note G x Note Gesamt- Nutzen

18 Nutzwertanalyse: Beispiel Kriterium Gewicht Alternative 1 Alternative 2 Alternative 3 G Note G x Note Note G x Note Note G x Note K K K K Gesamt- Nutzen

19 Effizientes Zeitmanagement Nimm Dir Zeit zum Planen, dann hast Du Zeit für die anderen Dinge Konsequentes Zeitmanagement Erfolg genießen Ziele setzen Neuen Tag vorbereiten Besprechungs- Regeln beachten Prioritäten setzen Abschirmen Delegieren Schwieriges aufteilen Gleichartiges zusammenfassen Quelle: J. Seiwert, 1x1 des Zeitmanagements, Gabal, Offenbach,

20 Eisenhower-Prinzip Prinzip: Aufteilung der Aufgaben nach zwei Kriterien Wichtig oder unwichtig Dringend oder nicht dringend wichtig In Zeitplanung aufnehmen Papierkorb Sofort erledigen Möglichst deligieren dringend 20

21 Präsentationstechniken (1) Gründliche Vorbereitung Thema Ziel und Zielgruppe Botschaft und Inhalte der Präsentation Visualisierung Organisation und Zeitplan Technische Hilfsmittel 21

22 Präsentationstechniken (2) Medieneinsatz PC mit Beamer; Funkmaus, Laserpointer Overheadprojektor und Transparentfolien Pinwände mit Packpapier (Medienkoffer) Flipchart, Tafel,... Kombi-Technik (z.b. Beamer und Overheadprojektor) häufig zweckmäßig Tipps zur Folienerstellung Gute Lesbarkeit Kurz und treffend Einheitlicher Aufbau Einfache Bilder statt vieler Worte Farbig, aber max. 3 Farben pro Folie 22

23 Präsentationstechniken (3) Stimme Körpersprache Blickkontakt! Festes authentisches Auftreten gleichzeitig entspannt sein Hände: Gestik muß das Gesagte bekräftigen; sparsam einsetzen Rhythmuswechsel Lautstärke und Tonlage variieren Gezielt Pausen einsetzen Fragen Humor Gute Vorbereitung: Rolle des Zuhörers einnehmen, Proben, Welche Fragen sind zu erwarten?,... 23

24 Präsentationstechnik (4) Präsentationsdurchführung Eröffnung Anlass Thema Ziel Hauptteil Inhalte einfach und übersichtlich vermitteln Zusammenfassung Schluss Appell Dank Fragen/Diskussion Präsentationsnachbereitung Ziel erreicht? Was ist gut gelaufen? Wo gab es Probleme? Was sollte das nächste Mal besser gemacht werden? 24

25 Aufgabe 2: Projektantrag für eine innovative soziale Internet-Dienstleistung 1. Führen Sie zu den in Aufgabe 1 entwickelten Projektideen und ggf. neuen Ideen eine Nutzwertanalyse (hohe Gewichtung auf sozial und innovativ!) durch 2. Zu Ihrer besten Projektidee ist ein Projektantrag zu erarbeiten Aufgaben des (neuen) Projektleiters Koordination und Moderation Dokumentation (ppt-datei: Antrag-Team_x.ppt ) der einzelnen Schritte zur Lösungsfindung und des Ergebnisses (Abgabetermin: für alle Teams)» An: schlosser@informatik.uni-wuerzburg.de» CC: wehnes@informatik.uni-wuerzburg.de Präsentation in der nächsten Vorlesung ( ): Teams

26 Gliederungsvorschlag zu A2 Nutzwertanalyse für die in A1 entwickelten Projektideen Projektantrag 1. Projektname (aussagekräftiger Name) 2. Projektinhalte (Kurzbeschreibung des Vorhabens) 3. Projektziele (Meßbarkeit!) 1. Sachziele 2. Terminziele 3. Kostenziele 4. Projektorganisation Projektleiter, Projektteam, mögliche Teilprojekte 5. Ressourcen und Kosten 1. Direkte Projektkosten: Personalkosten, Reisekosten, Schulungen/ Qualifizierungsmaßnahmen, Raumkosten, Sonstiges 2. Investitionen: Software, Hardware, Sonstiges 6. Nutzenbetrachtung 7. Interessenanalyse 8. Meilensteine mit Terminen 9. Projektrisiken Erfahrungen in der Projektarbeit Vortragsdauer: ca. 7-8 Minuten Datei: Antrag-Team_x.ppt 26

27 A1: Idee für eine innovative soziale Internet-Dienstleistung Vorgehen und Ergebnisse 1. Zieldefinition 2. Lösungsalternativen 3. Entscheidungskriterien 4. Bewertungsverfahren 5. Commitment: Ergebnis 6. To-Do-Liste Erfahrungen in der Projektarbeit Vortragsdauer: max. 10 Minuten Datei: Idee-Team_x.ppt 27