PROMATIS. Datenmigration: Erfahrungsberichte aus Oracle E-Business Suite Release 11i- und 12-Projekten. Michael Mohl PROMATIS software GmbH, Ettlingen

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1 PROMATIS Datenmigration: Erfahrungsberichte aus Oracle E-Business Suite Release 11i- und 12-Projekten 19. November 2009 Michael Mohl PROMATIS software GmbH, Ettlingen 1

2 Gliederung Migrationsprojekte - Teil eines Ganzen - Funktionsumfang - Beispiel einer Projektstruktur Migrationsobjekte - Stammdaten - Bewegungsdaten - Abhängigkeiten Migrationstechnologien - MS-Excel und WebADI - Schnittstellentabellen und Hintergrundprogramme Projektteam und -abwicklung - Projektteam - Projektabwicklung - Different Mentalities Q & A 2

3 Migrationsprojekte Teil eines Ganzen Oracle E-Business Suite (EBS)-Migrationsprojekte sind oft nicht weniger aufwändig als EBS-Einführungsprojekte Komplexe Anforderungen an das Migrations-Projektteam - Abhängigkeiten zwischen einzelnen Migrationsobjekten - Mapping von Datenstrukturen von bestehenden Anwendungen zur EBS Entsorgung und Wiederaufbereitung von veralteten Daten (Data Cleansing) Berücksichtigung von kulturellen Rahmenbedingungen (bezogen auf Kunde und Projektteam) 3

4 Migrationsprojekte Funktionsumfang Welche Stammdaten (Artikel, Kunden, Lieferanten, etc.) sollen übernommen werden? Welche Bewegungsdaten (Rechnungen, Gutschriften, Artikelbestände, Aufträge etc.) sollen übernommen werden? Welche Abhängigkeiten existieren zwischen den zu migrierenden Daten? Können bestimmte Daten manuell übernommen werden? 4

5 Migrationsprojekte Funktionsumfang Welche Daten können schwer oder gar nicht (im Standard) übernommen werden? Welche Mitarbeiter (interne und externe) stehen zur Verfügung? Welche Fähigkeiten haben sie? Welche Aufgaben können von internen Mitarbeitern übernommen und was muss extern vergeben werden? Empfehlung: Separates Migrationsprojekt sollte - parallel zum eigentlichen Einführungsprojekt - aufgesetzt werden. 5

6 Migrationsprojekte Beispiel einer Projektstruktur Projektsteuerungs- und Organisationsaufgaben Phase I Phase II Phase III Phase IV Projektdefinition Phasenorientierte Einführung der Oracle Applikationen Architektur Financials Processes Procurement & Logistics Execution Partner Self-Service Analytics Processes Provisionsabrechnung Datenmigration Systemmanagement 6

7 Migrationsobjekte In Migrationsprojekten kommen i.d.r. folgende EBS-Module zum Einsatz: - Oracle Lager (Inventory) - Oracle Einkauf (Purchasing) - Oracle Auftragsmanagement (Order Management) - Oracle Financials * Oracle Debitoren (Accounts Receivables) * Oracle Kreditoren (Accounts Payables) * Oracle Anlagen (Fixed Assets) * Oracle Zahlungsmanagement (Cash Management) * Oracle Mahnwesen (Oracle Collections) * Oracle Zahlungseinzug (Oracle Payments) - Oracle Steuer (Tax Engine) - Oracle Personal (Human Resources) 7

8 Migrationsobjekte Stammdaten Mitarbeiter (inkl. EBS Benutzer und Zuständigkeiten) Lagerorganisationen (inkl. Standorte, Läger, Lagerplätze und Liefernetze) Artikel (inkl. Hauptartikelstamm, Zuordnung zu Lagerorganisationen und Artikelkategorien, Artikelquerverweise) Preislisten und Rabatte Stücklisten Lieferanten (inkl. Adressen und Bankverbindungen) Liste der genehmigten Lieferanten (Welchen Artikel darf ich über welchen Lieferanten beziehen?) Kunden (inkl. Adressen und Bankverbindungen) Banken 8

9 Migrationsobjekte Bewegungsdaten Artikelbestände (pro Lagerorganisation) Bestellungen Aufträge Artikelbestände Offene Posten Kunden (Rechnungen, Gutschriften und Zahlungen) Offene Posten Lieferanten (Rechnungen und Anzahlungen) Anlagevermögen Summen- und Saldenlisten 9

10 Migrationsobjekte Stamm- und Bewegungsdaten Anzahl der Migrationsobjekte oft > 20 Müssen alle Migrationsobjekte automatisiert übernommen werden? Gefahr: Migrationsaufwände > Einführungsaufwände Keep it simple and keep it focused ist hier eine sehr gute Strategie, um die Projektlaufzeiten im Rahmen zu halten. 10

11 Migrationsobjekte Stamm- und Bewegungsdaten Empfehlung 1: Bewegungsdaten werden i.d.r. zu einem Stichtag übernommen. Eine Ausnahme stellen die Summen- und Saldenlisten dar. Hier sollten mindestens die Kontenbewegungen der letzten zwölf Monate übernommen werden. Empfehlung 2: Es werden nur Bestellpositionen übernommen, bei welchen noch der Wareneingang fehlt. Noch nicht mit Lieferantenrechnungen abgeglichene Bestellpositionen (mit schon gebuchtem Wareneingang) sind bereits in den Artikelbeständen berücksichtigt. 11

12 Migrationsobjekte Stamm- und Bewegungsdaten Empfehlung 3: Ebenso sollten nur Auftragspositionen übernommen werden, die noch nicht versendet und somit auch noch nicht fakturiert sind. Schon zum Stichtag versendete Auftragspositionen sind als Abgänge in den Artikelbeständen berücksichtigt worden. Empfehlung 4: Geschlossene Bestellungen, Aufträge, Kunden- und Lieferantenrechnungen sollten nicht übernommen werden. 12

13 Migrationsobjekte Abhängigkeiten Migrationsobjekte können nicht in beliebiger Reihenfolge geladen werden, da kausale Abhängigkeiten bestehen. Empfehlung 5: Um die Komplexität zu reduzieren wird empfohlen, die Migration in mehrere Teilprojekte (Phasen) zu unterteilen. Nachfolgende Abbildung zeigt eine mögliche Unterteilung in vier Teilprojekte. 13

14 Migrationsobjekte Abhängigkeiten 14

15 Migrationsobjekte Abhängigkeiten Migrationsobjekt Artikelstamm 15

16 Migrationsobjekte Abhängigkeiten Fazit: Wie bei der Einführung der EBS sollte auch bei der Datenmigration in Prozessen gedacht werden. 16

17 Migrationstechnologien Migrationsobjekte werden durch den Einsatz unterschiedlicher Technologien in die EBS geladen. Die wichtigsten sind: - Import über MS-Excel und WebADI (Application Desktop Integrator) Beispiele: Summen- und Saldenlisten, Anlagevermögen - Schnittstellentabellen und Hintergrundprogramme Beispiele: Artikelstamm und offene Posten - API s (Application Program Interfaces, z.b. ein PL/SQL Prozeduraufruf) Beispiele: Banken und Rabatte 17

18 Migrationstechnologien MS-Excel und WebADI 18

19 Migrationstechnologien MS-Excel und WebADI 19

20 Migrationstechnologien MS-Excel und WebADI 20

21 Migrationstechnologien MS-Excel und WebADI 21

22 Migrationstechnologien MS-Excel und WebADI 22

23 Migrationstechnologien MS-Excel und WebADI 23

24 Migrationstechnologien MS-Excel und WebADI 24

25 Migrationstechnologien MS-Excel und WebADI 25

26 Migrationstechnologien MS-Excel und WebADI 26

27 Migrationstechnologien MS-Excel und WebADI 27

28 Migrationstechnologien MS-Excel und WebADI 28

29 Migrationstechnologien MS-Excel und WebADI 29

30 Migrationstechnologien MS-Excel und WebADI 30

31 Migrationstechnologien MS-Excel und WebADI 31

32 Migrationstechnologien Schnittstellentabellen und Hintergrundprogramme Ablaufbeispiel einer Artikelmigration: - Die Migration erfolgt in zwei Schritten: 1. Eine spezifische PLSQL-Prozedur ermittelt über einen Datenbanklink alle Artikel, die migriert werden sollen. Diese werden dann in die Standard-Interfacetabelle geschrieben, aufgeteilt in Sets zu je Artikel. 2. Über Funktionen werden IDs gemappt: Standardeinkäufer im Altsystem -> Standardeinkäufer im Neusystem. Fehler werden in eine Fehlertabelle geschrieben und die entsprechenden Artikel in der Interfacetabelle gesperrt. 32

33 Migrationstechnologien Schnittstellentabellen und Hintergrundprogramme 33

34 Migrationstechnologien Technologien haben sich beim Übergang von R11i nach R12 in einigen Bereichen geändert. So sind in R12 z.b. Banken und Lieferanten in die TCA (Trading Community Architecture) integriert (d.h. Kunden, Banken und Lieferanten sind physisch in denselben Tabellen abgelegt). 34

35 Data Cleansing Bevor Daten in die EBS importiert werden können, müssen die Ursprungsdaten aufbereitet werden, da Oracle eine Validierung vor dem Import durchführt. Hier sollte darauf geachtet werden, dass das Data Cleansing falls möglich schon in den bestehenden Legacy-Systemen durchgeführt wird. Die Datenstrukturen innerhalb der EBS müssen dabei beachtet werden. So sind z.b. die Kunden- und Anlagennummern mandantenübergreifend eindeutig. Ebenso sollte bei der Migration auf einen globalen (Haupt-) Artikelstamm mit eindeutiger Artikelnummer gesetzt werden. 35

36 Data Cleansing Für jedes Migrationsobjekt muss geklärt werden, wo das Data Cleansing durchgeführt wird. Hier sind mehrere Möglichkeiten denkbar: - in den existierenden Legacy-Systemen - in Zwischentabellen / (MS-Excel-) Dateien - in den Interface-Tabellen der EBS Anforderungen für diese Aufgaben an das Projektteam: - Sehr gute EBS-Kenntnisse - Technisches Know-How (Oracle Entwicklungswerkzeuge, EBS-Datenmodell) 36

37 Projektteam und -abwicklung Projektteam Bei der Zusammensetzung des Projektteams ist darauf zu achten, dass nicht nur Entwickler sondern auch erfahrene Mitarbeiter mit sehr guten EBS-Kenntnissen zum Einsatz kommen. Die Entwickler sollten mit den gängigen Oracle Werkzeugen vertraut sein und mit den Endanwendern auf Augenhöhe Anforderungen diskutieren können. Um die Projektlaufzeiten im Rahmen zu halten, darf das Migrationsprojekt nicht als Ausbildungsprojekt missbraucht werden. Eine Try and Error -Methode bei der Entwicklung der Schnittstellen führt zum Scheitern des Projekts. Mix von Entwicklern und funktionalen Beratern muss stimmen 37

38 Projektteam und -abwicklung Projektabwicklung Bevor das Projekt startet, sollte eine ausführliche Analyse erfolgen. Abläufe sind zu dokumentieren, Teilprojekte mit Meilensteinen müssen realistisch geplant werden. Die Dauer zwischen zwei Meilensteinen sollte weniger als vier Wochen betragen. Mehrere (mindestens drei) CRP s (Conference Room Pilots) sind einzuplanen. Die Tests sollten mit möglichst aktuellen Daten durchgeführt werden. Mit dem Data Cleansing ist frühzeitig zu starten. Nur so kann die Migrationsquote an die 100% herangeführt werden. 38

39 Projektteam und -abwicklung Projektabwicklung Die Endanwender sind frühzeitig in das Migrationsprojekt einzubinden. Es müssen ausreichend Trainings durchgeführt werden bei internationalen Projekten möglichst in der jeweiligen Landessprache. Ebenfalls sollten die Endanwender in Entwicklungsentscheidungen eingebunden werden, damit sie sich als Teammitglieder verstehen, die gefällten Entscheidungen mittragen und bei Problemen das Migrationsteam unterstützen. Bei internationalen Projekten auch in Europa auf landesübliche Gepflogenheiten achten. Es sollte berücksichtigt werden, wie wir Deutsche im Ausland gesehen werden. 39

40 Projektteam und -abwicklung Different Mentalities 40

41 Projektteam und -abwicklung Different Mentalities 41

42 Projektteam und -abwicklung Different Mentalities 42

43 Projektteam und -abwicklung Different Mentalities 43

44 Projektteam und -abwicklung Different Mentalities 44

45 Projektteam und -abwicklung Different Mentalities 45

46 Questions & Answers Michael Mohl Dipl.-Wirtschaftsing. Chief Solution Architect Business Applications PROMATIS software GmbH Pforzheimer Straße 160 D Ettlingen Telefon: +49 (0) Fax: +49 (0) Internet: 46