The history of thinking ahead

Transkript

1 The history of thinking ahead Prozesse von der Bestellung bis zur Bezahlung automatisieren Berenice Koch, 21. November 2017

2 Introduction 1 Section

3 Freshfields Bruckhaus Deringer Freshfields

4 Die Aufgabe Ablösung eines veralteten Rechnungsworkflowsystems durch ein zeitgemäße Lösung global ausrollbar sowohl mit unseren gängigen als auch zukünftigen FiCo-Systemen kommuniziert 4

5 DER PURCHASE-TO-PAY-PROZESS Analyse Bezahlung Einkauf Abgleich Genehmigung LIEFERANTEN LIEFERANTEN Rechnung Bestellung Eingang

6 Projekt-Umfeld >3.100 Benutzer 7 Büros 2 Länder Kostenstellen Rechnungen p.a Lieferanten

7 Projekt Team DACEE Head of Finance Sponsor Business Analysis Manager Project Manager Head of Accounting Business Owner Application Support Developer Technical Lead Enterprise Architect Architecture Lead Senior Manager Cyber Security Security Lead Procurement Manager DACEE Procurement System Training Teamlead Training Accounting Team Members Key Users 7

8 Erfolge Hohe Stabilität des Systems Schnelle Anwortzeiten Detailiertes Reporting via Basware Analytics Html5-fähige Umgebung 4-Augenprinzip Transparentes Workflow-Management für das Accounting Team in Frankfurt Hohe Informationsdichte per User im Workflow Detaillierte History für Auditierungszwecke Software as a Service <8 Tagen 47% Durchlauf -zeiten Rechnungen in Papier 8

9 Warum IT-Projekte scheitern 2 Section

10 Warum Projekte scheitern 1. Lack of User Input 12,8% 2. Incomplete Requirements & Specifications 12,3% 3. Changing Requirements & Specifications 11,8% 4. Lack of Executive Support 7,5% 5. Technology Incompetence 7,0% 6. Lack of Resources 6,4% 7. Unrealistic Expectations 5,9% 8. Unclear Objectives 5,3% 9. Unrealistic Time Frames 4,3% 10. New Technology 3,7% Other 23,0%

11 Die beiden universalen Projekt-Standards Das haben wir schon immer so gemacht! Bei uns ist das aber ganz anders!

12 Recommendations 3 Section

13 Kernpunkte Komplexität Kommunikation Kooperation

14 Kom ple xi täṯ Substantiv [die] Vielschichtigkeit Vielfalt der Beziehungen der Elemente eines Systems

15 Projekt-Umfeld und Komplexität Rollen Teams Organisa tionsstruktur Stellvertreter Steuersätze Rechtl. Grundlagen Personen >3.100 Benutzer 7 Büros 2 Länder Währungen Office based Traveller Rechnungen p.a Lieferanten Laden um die Ecke Kostenstellen Mittelstand Freigabe- Limits Budget Frequenz Formate Global Player

16 Komplexität reduzieren >3.100 Benutzer 7 Büros 2 Länder Kostenstellen Rechnungen p.a Lieferanten

17 Projekt-Umfeld und Komplexität Komplexität bewußt machen

18 Kommunikation Kom mu ni ka ti oṉ Substantiv [die] 1. die Verständigung zwischen Menschen mithilfe von Sprache oder Zeichen. 2. TECHNIK der Austausch von Informationen zwischen Geräten.

19 Kommunikation im Projekt Man kann nicht nicht kommunizieren. Paul Watzlawick Man kann im Projekt nie genug kommunizieren.

20 Kommunikation im Projekt Lassen Sie von sich hören!

21 Zielgruppen identifizieren 21

22 Kommunikationsfahrplan Roll-Out Anerkennen

23 Projekt Marketing Info-Veranstaltungen Jahrestagungen Team Meetings Business Breakfast Floor-Walking Intranet Newsletter 23

24 Kooperation Ko ope ra ti oṉ Substantiv [die] Zweckgerichtetes Zusammenwirken von Handlungen Zusammenarbeit

25 Basware Basware Consultants Best Practice Customer Service Manager Hand-over to Live 25

26 Intern Management Buy-In Prozess-Anpassungen Product Owner Hand-over to Live

27 Supplier Campaign Frühzeitig Pilot-Lieferanten Kontinuität Supplier-Motivation Supplier-Support Daten-Qualität 27

28 Don t forget 4 Section

29 Haben Sie Spaß!

30 Herzlichen Dank!?! 30

31 ZUM NACHLESEN Ihr Leitfaden zu Purchase-to-Pay 5 Wege, wie Kreditorenbuchhaltungen mit vorausschauender Analytics-Software strategischer arbeiten können in diesem Blogbeitrag >> Hilfreiche Informationsquellen bei der Wahl eines Anbieters für Procure-to-Pay in diesem Blogbeitrag >>

32 KOMMEN SIE BEI RÜCKFRAGEN JEDERZEIT GERNE AUF UNS ZU: Berenice Koch Business Analysis Manager, Freshfields Bruckhaus Deringer Dr. Jörg Schramm VP P2P Continental Europe, Basware