FOKUS SCHWEIZ: HARMONISIERUNG DER ZAHLUNGSFORMATE MIT XML

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Jesko Günther
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1 FOKUS SCHWEIZ: HARMONISIERUNG DER ZAHLUNGSFORMATE MIT XML Im englischen Original erstmals auf gtnews.com veröffentlicht Thomas Keim, Senior Consultant Hanse Orga Group und Daniel Neubauer, Senior Consultant Hanse Orga Group März 2016 PERFEKTION IM DETAIL. ARTIKEL 1

2 INHALT 1 EINLEITUNG DIE SCHWEIZ UND EUROPÄISCHE ZAHLUNGEN HARMONISIERUNG SCHWEIZER INLANDSZAHLUNGEN HANDLUNGSBEDARF FAZIT...4

3 1 Einleitung Die Harmonisierung von Zahlungen bietet grosses Potenzial für mehr Effizienz, bessere Datensicherheit und erhebliche Kostenreduzierung. Dies war nicht nur der Grund für die Einführung des standardisierten SEPA Zahlungsformates in Europa vor kurzer Zeit, sondern ist auch die grundsätzliche Überlegung für die Schweiz, ihre vielen unterschiedlichen nationalen Zahlungsformate zu harmonisieren. In den kommenden Jahren werden Unternehmen auf die international anerkannten ISO XML Formate wechseln müssen, selbst im Fall von nationalen Zahlungen in Schweizer Franken. Dieser Artikel wird die Hauptherausforderungen betrachten und analysieren, wie Unternehmen dieses wichtige Migrationsprojekt am besten angehen. 2 Die Schweiz und europäische Zahlungen Die Schweiz ist eines der 34 Mitgliedsländer der Single Euro Payments Area (SEPA). Obwohl die Schweiz weder Teil der Eurozone noch der EWR ist, ist sie ein gleichberechtigter SEPA Partner und kann so die standardisierten SEPA Formate vollumfänglich nutzen. Ab 2016 sind Schweizer Firmen, die Zahlungen in Euro erhalten oder ausführen, verpflichtet, entsprechend der SEPA-Regularien SEPA Formate einzusetzen und die IBAN anstatt der alten Kontonummern zu verwenden. Unternehmen die davon betroffen sind, mussten demnach handeln und ihre Systeme rechtzeitig umstellen. 3 Harmonisierung Schweizer Inlandszahlungen Zusätzlich werden Inlandszahlungen in Zukunft harmonisiert, um Kosteneffizienz und Straight Through Processing von Inlandszahlungen sicherzustellen und manuelle Prozesse zu reduzieren. Aktuell gibt es mehr als zehn unterschiedliche Zahlungsformate und Standards und ungefähr sieben unterschiedliche Belegarten, die in den kommenden Jahren mit dem standardisierten ISO XML Format und einer neuen Belegart ersetzt werden. Für die Migration auf die neuen Formate wurden früh Termine festgesetzt, um Banken und Unternehmen ausreichend Vorbereitungszeit einzuräumen. Für Überweisungen, zum Beispiel, wurde eine Frist für das zweite Quartal 2018 gesetzt. Ab dem vierten Quartal 2018 werden Lastschriftverfahren nicht mehr unterstützt und für Belegarten wird die neue Zahlungsart ab dem dritten Quartal 2020 verpflichtend sein. Bestehende Zahlscheine (ES und ESR) werden mit diesem neuen Format ersetzt. Neue Belege verarbeiten nur IBAN, und der neue integrierte Datencode wird alle relevanten Zahlungsinformationen beinhalten. 4 Handlungsbedarf Unternehmen, die bereits Zahlungen im SEPA XML Format oder sogar im international anerkannten ISO XML Format ausführen, sind für die zukünftige Migration der Schweizer Zahlungsformate auf XML bestens gerüstet und sollten die neuen Formate vergleichsweise zügig anpassen können, um den Schweizer Bestimmungen gerecht zu werden. Unternehmen hingegen, die sich auf den Inlandsmarkt konzentrieren, werden sich wahrscheinlich zum ersten Mal mit IBAN und XML befassen müssen. Ähnlich der SEPA-Migration wird es für sie wichtig sein, zu analysieren, welche Abteilungen von den Veränderungen betroffen sind. Der Umfang und Zeitaufwand solcher Migrationsprojekte sollte nicht unterschätzt werden, wie die Erfahrung der Hanse Orga Group bei zahlreichen Migrationsprojekten für SEPA gezeigt hat. Es ist daher empfehlenswert, sich rechtzeitig auf so ein Migrationsprojekt vorzubereiten und die notwendigen Projektschritte so früh wie möglich einzuleiten. 3

4 Entscheidende Schritte für eine XML Migration: Analyse Status Quo: Welche Abteilungen sind von den Formatänderungen betroffen (Buchhaltung, Vertrieb, Vertragsmanagement, etc.) Wann werden meine Banken die neuen Formate bereitstellen? Kann meine Software die neuen Formate und Standards verarbeiten oder ist es ratsam, auf eine neue Lösung zu wechseln, in welche die neuen Formate bereits integriert sind? Ist es vielleicht möglich, die neuen Zahlungen weiter zu optimieren, wenn die Software unabhängig von Banken und ERP Systemen ist und Funktionalitäten bietet, die helfen, das volle Automatisierungspotenzial der ISO XML Formate auszuschöpfen? Ansprechen von Banken und Softwareanbietern Ausarbeiten eines Katalogs mit Massnahmen und Milestones Migrieren der Systeme und Ausführen von Tests Im Gegensatz zur SEPA-Migration hat die Schweiz hier frühzeitig Termine gesetzt, die eine längere Übergangszeit erlauben und sowohl Banken als auch Unternehmen von Anfang an eine wichtige Orientierung bieten. Ein oder zwei Jahre vor den entsprechenden Terminen können die neuen Formate parallel zu den alten Formaten und Systemen verwendet werden. Dies ist ein sehr sinnvoller Ansatz, da er genügend Zeit zur Migration und zum Testen der neuen Formate bietet. 5 Fazit Die Harmonisierung der Zahlungsformate und Standards bietet wesentliche Vorteile, da sie Straight Through Processing ermöglicht und gleichzeitig der Aufbau einer Payment Factory einfacher ist. Da in der Schweiz noch eine grosse Anzahl verschiedener Zahlungsformate vorkommen, wird die Migration dieser nationalen Formate auf die international anerkannten ISO XML Formate sowohl Automatisierung und Effizienz wesentlich steigern. Um die notwendigen Migrationsprojekte durchzuführen und auch erfolgreich abzuschließen ist es ratsam, dass Unternehmen auf erfahrene Berater zugehen, die ihre Best Practice Erfahrungen einbringen und dadurch das Migrationsprojekt beschleunigen. 4

5 Ihr Experte und zuverlässiger Partner: Hanse Orga AG Die 1984 gegründete Hanse Orga AG ist einer der führenden Anbieter von innovativen Software lösungen für das Finanz- und Rechnungswesen, speziell innerhalb von SAP. Wir sind offizieller SAP Software Solution and Technology Partner und unsere Produkte sind als FinanceSuite 5.1 von SAP zertifiziert. Die nächste Generation unserer Softwarelösungen FS 2, ist vollständig kompatibel mit der neusten Technologie von SAP S/4HANA Finance ebenso wie mit Vorgängersystemen von SAP. Wir bei der Hanse Orga AG ver fügen über langjährige Erfahrungen in nationalen und internationalen Märkten. Mit unseren hochqualifizierten Mitarbeitern haben wir so ein einzigartiges betriebswirtschaftliches und technisches Know-how aufgebaut, das wir gerne für Sie zum Einsatz bringen. Vertrauen auch Sie auf unsere kompetenten Lösungen und unser umfassendes SAP-Consulting. Neben den Anwendungen im SAP-Standard können wir auch individuelle, in ABAP programmierte Lösungen für Ihre Kundenwünsche anbieten. Mehr als 500 mittelständische und große Unternehmen weltweit nutzen mittler weile unsere intelligenten Softwarelösungen. Neben unserem Hauptsitz in Hamburg haben wir Nieder lassungen in Frankreich, den Niederlanden und den USA. Unsere zertifizierten Projektmanager helfen Ihnen, die für Ihr Unternehmen optimale Lösung zu finden. Sprechen Sie uns an! Hanse Orga AG Oldesloer Straße Hamburg Deutschland Tel: +49 (0)40 / Fax: +49 (0)40 / office@hanseorga.de Hanse Orga France S.a.r.l 36 Avenue de la République Issy-les-Moulineaux Frankreich Tel: +33 (0) Fax: +33 (0) office@hanseorga.fr Hanse Orga International B.V. Nieuwe Prinsenkade VC Breda Niederlande Tel: +31 (0) Fax: +31 (0) Hanse Orga International Corp. 205 N. Michigan Avenue / Suite 4110 Chicago, Illinois USA Tel: +1 (312) Fax: +1 (312) Hanse Orga Schweiz AG Thurgauerstrasse Zurich Schweiz Tel: +41 (0) Fax: +41 (0) office@hanseorga.ch Hanse Orga Hong Kong Ltd. Level 9, Central Building 1-3 Pedder Street, Central Hong Kong Tel: Fax: Artikel: Fokus Schweiz: Harmonisierung der Zahlungsformate mit XML Copyright 03/2016 Hanse Orga AG. Alle Rechte vorbehalten. SAP und R/3 sind eingetragene Marken der SAP AG.

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