6 Termine, Ereignisse

Transkript

1 6 Termine, Ereignisse und Besprechungen verwalten In diesem Kapitel lernen Sie, wie Sie im Kalenderelementfenster arbeiten. wie Sie Termine und Ereignisse planen und ändern. wie Sie Besprechungen planen, aktualisieren und stornieren. wie Sie auf Besprechungsanfragen antworten. Möglicherweise bestimmt der Microsoft Office Outlook-Kalender Ihr Leben doch das muss nicht unbedingt schlecht sein! Wenn Sie den Kalender effizient einsetzen, hilft er Ihnen, was anstehende Aufgaben und Zeiteinteilungen anbelangt, stets gut organisiert zu sein. Sie können Termine, Besprechungen und Ereignisse planen und verfolgen. Da Outlook 2007 die geplanten Aufgaben Ihrem Kalender zuordnet, können Sie sich in Ihrem Kalender in der Tages- oder Wochenansicht informieren, welche Aufgaben an diesem Tag oder in dieser Woche anstehen, und Sie können den Fortschritt verfolgen, indem Sie Aufgaben als erledigt kennzeichnen, wenn Sie sie abgeschlossen haben. In diesem Kapitel zeichnen Sie verschiedene Arten von Informationen in Ihrem Outlook-Kalender auf, planen einen Termin und ein Ereignis in Ihrem Kalender und planen dann eine Besprechung mit einer anderen Person. Dabei lernen Sie Methoden kennen, wie Sie Besprechungszeiten ermitteln können, zu denen andere Personen verfügbar sind. Des Weiteren erfahren Sie, wie Sie Besprechungsanfragen beantworten, aktualisieren und stornieren. Siehe auch Falls Sie nur eine kurze Wiederholung zu den Themen benötigen, die in diesem Kapitel behandelt werden, lesen Sie den Schnellüberblick zu Kapitel 6 am Anfang des Buches. 179

2 6 ACHTUNG Die Abbildungen und betriebssystembezogenen Anleitungen in diesem Buch beziehen sich auf die Benutzeroberfläche von Windows Vista. Läuft Ihr Computer unter Windows XP und treten beim Nachvollziehen der hier beschriebenen Anleitungen Probleme auf, sehen Sie bitte im Abschnitt Informationen für Benutzer von Windows XP in der Einführung dieses Buches nach. In den Kalenderelementfenstern arbeiten Das Fenster, in dem Sie einen Termin erstellen oder beantworten, bezeichnen wir als Terminformular, das Fenster für eine Besprechung als Besprechungsformular und das Fenster für ein Ereignis als Ereignisformular. Der Oberbegriff für diese Fenster lautet Kalenderelementfenster. Wie die Kontakt- und Nachrichtenformulare enthalten die Kalenderelementfenster ihre eigenen Befehle, die in der Multifunktionsleiste statt in Menüs und Symbolleisten angeordnet sind. Siehe auch Weitere Informationen zur Benutzeroberfläche der Outlook 2007-Elementfenster finden Sie in Kapitel 2 im Abschnitt Im Kontaktformularfenster arbeiten. In dieser Übung unternehmen Sie eine Tour durch die Elemente des Kalenderelementfensters, die sich von den in vorhergehenden Kapiteln beschriebenen Elementen der Kontakt- und Nachrichtenformulare unterscheiden. Außerdem lernen Sie die Unterschiede zwischen den einzelnen Typen von Kalenderelementen kennen. ACHTEN SIE DARAUF, dass Outlook gestartet ist, bevor Sie mit dieser Übung beginnen. Kalender 1 Klicken Sie im Navigationsbereich auf die Schaltfläche Kalender, um das Modul Kalender anzuzeigen. 180

3 Neuer Termin 2 Klicken Sie in der Standardsymbolleiste auf die Schaltfläche Neuer Termin. Ein unbenanntes Terminformular wird geöffnet. 6 WICHTIG Abhängig von der Bildschirmauflösung und der Größe des Terminformularfensters sind mehr oder weniger Schaltflächen in den einzelnen Gruppen zu sehen oder die Schaltflächen werden durch größere oder kleinere Symbole dargestellt als in den Abbildungen in diesem Buch. Probieren Sie am besten verschiedene Größen des Terminformularfensters aus, um ein Gefühl für die Auswirkung auf das Erscheinungsbild der Multifunktionsleiste zu bekommen. Siehe auch Weitere Informationen zu den Registerkarten und Gruppen in der Multifunktionsleiste finden Sie in Kapitel 2 im Abschnitt Im Kontaktformularfenster arbeiten. 3 Klicken Sie in der linken oberen Ecke des Fensters auf die Schaltfläche Office. Schaltfläche Office Es erscheint das Office-Menü mit Befehlen, die sich auf die Verwaltung von Terminen (beispielsweise Erstellen, Speichern, Löschen und Drucken) beziehen. 181

4 6 Siehe auch Weitere Informationen zu den Drucken-Befehlen erläutert Kapitel 4 im Abschnitt Nachrichten drucken. Auf die Befehle, die im Dialogfeld Editoroptionen verfügbar sind, geht Kapitel 12 im Abschnitt Die Office- und Outlook- Einstellungen individuell anpassen ein. 4 Klicken Sie außerhalb des Office-Menüs, um es zu schließen. Die Befehle des Terminfensters sind in Gruppen auf drei Registerkarten organisiert: Termin Einfügen Text formatieren TIPP Abhängig davon, welche Programme Sie auf Ihrem Computer installiert haben, können andere als die hier gezeigten Registerkarten und Gruppen in der Multifunktionsleiste zu sehen sein. Ist beispielsweise Microsoft Office OneNote installiert, erscheint eine Gruppe OneNote auf der Registerkarte Termin. Die Registerkarte Termin ist standardmäßig aktiv. Die Schaltflächen für die Befehle, mit denen sich Termine erstellen lassen, sind auf dieser Registerkarte in vier Gruppen organisiert: Aktionen Anzeigen 182

5 Optionen Dokumentprüfung 6 Ein einfacher Termin lässt sich allein mit den Befehlen, die auf dieser Registerkarte verfügbar sind, erstellen. 5 Klicken Sie auf die Registerkarte Einfügen. Die Schaltflächen für Befehle, mit denen Sie Elemente einfügen können, sind auf dieser Registerkarte in sechs Gruppen organisiert: Einschließen Tabellen Illustrationen Hyperlinks Text Symbole 6 Klicken Sie auf die Registerkarte Text formatieren. Die Schaltflächen für Befehle, mit denen Sie das Erscheinungsbild des Kalenderelementinhalts festlegen können, sind auf dieser Registerkarte in sechs Gruppen organisiert: Zwischenablage Schriftart Absatz Formatvorlagen Zoom Bearbeiten 183

6 6 7 Klicken Sie auf der Registerkarte Termin in der Gruppe Optionen auf die Schaltfläche Zeitzonen. Es werden zwei neue Felder angezeigt, die Zeitzonen für die Beginn- und Endzeiten enthalten. Mit diesem nützlichen Outlook 2007-Feature können Sie einen Termin planen, bei dem mehrere Zeitzonen betroffen sind beispielsweise einen Flug von Berlin nach Bagdad. Siehe auch Weitere Informationen zum Konfigurieren von Outlook für unterschiedliche Zeitzonen finden Sie in Kapitel 7 im Abschnitt Outlook für mehrere Zeitzonen konfigurieren. 8 Aktivieren Sie im Bereich Beginnt um das Kontrollkästchen Ganztägiges Ereignis. Das Fenster ändert sich vom Terminformular in ein Ereignisformular. Die Inhalte der Registerkarten Text formatieren und Einfügen bleiben unverändert, aber an die Stelle der Registerkarte Termin tritt die Registerkarte Ereignis. 9 Klicken Sie auf die Registerkarte Ereignis. Der Inhalt der Registerkarte Ereignis ist nahezu identisch mit dem Inhalt der Registerkarte Termin die einzige Änderung besteht darin, dass die Registerkarte Ereignis in der Gruppe Optionen standardmäßig Ihre Zeit als Frei und nicht als Beschäftigt anzeigt und die Erinnerung auf 18 Stunden vor dem Ereignis statt auf 15 Minuten gesetzt ist. 184

7 10 Deaktivieren Sie im Bereich Beginnt um das Kontrollkästchen Ganztägiges Ereignis, um das Ereignis in einen Termin umzuwandeln. 11 Klicken Sie in der Gruppe Aktionen auf die Schaltfläche Teilnehmer einladen. Das Fenster ändert sich vom Terminformular in ein Besprechungsformular. Die Inhalte der Registerkarten Text formatieren und Einfügen bleiben unverändert, aber an die Stelle der Registerkarte Termin tritt die Registerkarte Besprechung, die Teilnehmer als zusätzliche Gruppe enthält: 6 TIPP Zu einem Ereignis können Sie Personen auf dieselbe Weise einladen wie zu einer Besprechung. Klicken Sie dazu im Ereignisformular auf die Schaltfläche Teilnehmer einladen. Die Kopfzeile des Besprechungsformulars enthält zusätzlich zu den Feldern Betreff und Ort das Feld An. Um Teilnehmer einzuladen, tragen Sie sie in das Feld An ein oder klicken in der Gruppe Anzeigen auf die Schaltfläche Terminplanung. ACHTEN SIE DARAUF, dass Sie auf die Schaltfläche Zeitzonen klicken, um die Zeitzoneneinstellungen auszublenden, falls Sie diese nicht anzeigen möchten. SCHLIESSEN SIE das Besprechungsfenster, ohne Ihre Änderungen zu speichern. Termine planen und ändern Termine sind Zeitblöcke, die Sie nur für sich selbst planen (im Unterschied zu Besprechungen, zu denen Sie andere Personen einladen). Wenn ein Termin in bestimmten Intervallen wie zum Beispiel jeden Dienstag und Donnerstag, alle vierzehn Tage oder jeden Monat wiederkehrt, können Sie ihn in Ihrem Outlook-Kalender als Terminserie einrichten. Dabei werden mehrere Instanzen des Termins in Ihrem Kalender mit dem angegebenen Zeitintervall erzeugt. Terminserien werden verknüpft. Wenn Sie Änderungen an Terminserien vornehmen, können Sie alle Vorkommen oder nur ein einzelnes Vorkommen des Termins aktualisieren. 185

8 6 Beim Erstellen eines Termins können Sie Ihre Zeit im Kalender als Frei, Mit Vorbehalt, Beschäftigt oder Abwesend anzeigen. Diese Informationen sind für andere Personen in Ihrem Netzwerk sichtbar und auch, wenn Sie Ihre Terminplaninformationen an andere Personen in einer -Nachricht senden oder Ihren Kalender freigeben. Im Notizenfeld lassen sich Informationen wie zum Beispiel Anfahrtsskizzen oder Links zu Websites einbinden und dazugehörende Dateien anfügen, sodass sie Ihnen zum Zeitpunkt des Termins unmittelbar zur Verfügung stehen. Siehe auch Nähere Einzelheiten zum Senden Ihrer Terminplaninformationen via finden Sie in Kapitel 7 im Abschnitt Kalenderinformationen in einer -Nachricht senden. Mehr zum Freigeben Ihres Kalenders erfahren Sie in Kapitel 10 im Abschnitt Ordner für andere Benutzer freigeben. Läuft Outlook, wird 15 Minuten vor dem Startzeitpunkt des Termins eine Erinnerung angezeigt. Sie können die Erinnerungszeit ändern oder die Erinnerung ganz abschalten. Wenn Sie Ihre Outlook-Installation mit einem mobilen Gerät synchronisieren, beispielsweise mit einem BlackBerry oder einem Mobiltelefon, das unter Microsoft Windows Mobile läuft, können Sie ebenfalls Erinnerungen auf Ihrem Gerät empfangen. Dies ist recht komfortabel, wenn Sie unterwegs sind und auf Ihren Computer nicht direkt zugreifen können. Siehe auch Weitere Informationen zum Erstellen eines Termins aus einer - Nachricht finden Sie in Kapitel 4 im Abschnitt Aus einer Nachricht eine Aufgabe oder einen Termin erstellen. Mit der Zuweisung von Kategorien zu Terminen beschäftigt sich Kapitel 5 im Abschnitt Nachrichten mithilfe von Farbkategorien organisieren. In dieser Übung planen Sie einen Termin und eine Terminserie. ACHTEN SIE DARAUF, dass Sie den Kalender anzeigen, bevor Sie mit dieser Übung beginnen. ACHTUNG Die Standardanzeige des Kalenders ist die Tagesansicht. Wenn Ihr Kalender nicht wie der in der Übung gezeigte aussieht, klicken Sie auf die Schaltfläche Tag oberhalb des Kalenderbereichs. 1 Klicken Sie im Navigationsbereich im Datumsnavigator auf das morgige Datum. TIPP Der Datumsnavigator zeigt sechs Wochen auf einmal an, einschließlich des ausgewählten Monats. Die Tage des ausgewählten Monats sind schwarz, die des vorherigen und nächsten Monats sind grau dargestellt, lassen sich aber trotzdem im Datumsnavigator auswählen. Outlook zeigt den morgigen Terminplan an. 186

9 2 Zeigen Sie im Kalenderbereich auf das Zeitintervall 13:00 (oder auf einen anderen Zeitpunkt, ab dem Sie 30 Minuten Zeit haben, falls der 13:00-Termin bereits vergeben ist). Im Zeitintervall erscheint Klicken Sie hier, um einen Termin hinzuzufügen. 3 Klicken Sie einmal, um das Zeitintervall zu aktivieren. In diesem Modus können Sie grundlegende Termindetails direkt in den Kalenderbereich eingeben. 4 Geben Sie TRB Mittagspause mit Jane ein und drücken Sie dann ( ). WICHTIG Die Betreffzeilen der Termine, Besprechungen und Ereignisse, die Sie beim Durcharbeiten der Übungen in diesem Buch erstellen, beginnen mit TRB, damit Sie die Übungsdateien leicht von anderen Elementen in Ihrem Kalender unterscheiden können. 6 Privat Outlook erstellt einen halbstündigen Termin, der um 13:00 beginnt. 5 Ziehen Sie den Termin vom 13:00-Zeitintervall auf das Zeitintervall 12:00 (oder auf einen anderen Zeitpunkt, ab dem Sie eine halbe Stunde zur Verfügung haben). Outlook ändert die Startzeit für den Termin. 6 Zeigen Sie auf den unteren Rand des Termins. Wenn sich der Zeiger in einen Doppelpfeil ändert, ziehen Sie ihn nach unten, sodass der Termin um 13:00 endet. Aus dem Terminformular heraus können Sie dem Termin weitere Details hinzufügen und Standardeinstellungen ändern. 7 Doppelklicken Sie auf den Termin TRB Mittagspause mit Jane. Das Terminfenster wird geöffnet. Der Betreff, die Anfangszeit und die Endzeit sind entsprechend den Informationen eingestellt, die Sie im Kalenderbereich eingegeben haben. 8 Geben Sie Fourth Coffee in das Feld Ort ein. 9 Klicken Sie auf der Registerkarte Termin in der Gruppe Optionen auf den Pfeil im Feld Anzeigen als und klicken Sie dann in der Liste auf Abwesend. 10 Klicken Sie in der Gruppe Optionen auf den Pfeil im Feld Erinnerung und dann in der Liste auf 1 Stunde. 11 Klicken Sie in der Gruppe Optionen auf die Schaltfläche Privat. Wenn Sie einen Termin, ein Ereignis oder eine Besprechung als Privat markieren, sind die Details nicht mehr für die Personen sichtbar, für die Sie Ihren Kalender freigegeben haben. 187

10 6 12 Klicken Sie in der Gruppe Aktionen auf die Schaltfläche Speichern & schließen. Outlook zeigt mit einem lila Streifen am linken Rand des Termins an, dass Sie abwesend sind, und gibt den Ort an. Das Schloss-Symbol in der rechten unteren Ecke zeigt an, dass der Termin als privat markiert ist. 13 Doppelklicken Sie auf das Zeitintervall 14:00. Outlook öffnet ein Terminformular, in dem die Anfangszeit des Termins auf 14:00 und die Endzeit auf 30 Minuten später gesetzt ist. 14 Geben Sie TRB Mitarbeiterbesprechung in das Feld Betreff und dann Konferenzraum in das Feld Ort ein. 15 Klicken Sie auf der Registerkarte Termin in der Gruppe Optionen auf die Schaltfläche Serientyp. Das Dialogfeld Terminserie wird geöffnet. Serienoptionen Die Standardterminserie ist auf wöchentlich ab dem momentan ausgewählten Wochentag eingestellt. Für die Terminserie können Sie festlegen, dass sie bis auf 188

11 Weiteres bestehen bleibt oder nach einer bestimmen Anzahl von Terminen oder an einem bestimmten Datum endet. 16 Wählen Sie im Abschnitt Seriendauer die Option Endet nach und ersetzen Sie dann im Eingabefeld die 10 durch 2. Mit den angegebenen Werten erstellen Sie einen Termin mit einer Dauer von 30 Minuten, der um 14:00 beginnt und am ausgewählten Wochentag nur in dieser und in der nächsten Woche stattfindet. 17 Klicken Sie auf OK. Die Titelleiste des Terminformulars zeigt jetzt an, dass es sich um eine Terminserie handelt, die Registerkarte Termin wird durch die Registerkarte Terminserie ersetzt und in der Kopfzeile Serie erscheint die Häufigkeit Klicken Sie auf der Registerkarte Terminserie in der Gruppe Aktionen auf die Schaltfläche Speichern & schließen. Der Termin erscheint in Ihrem Kalender. Das Symbol mit den kreisförmig verlaufenden Pfeilen am rechten Rand des Zeitintervalls weist auf die Terminserie hin. Terminserie Privater Termin 189

12 6 19 Klicken Sie im Datumsnavigator auf den Tag des Termins in den beiden nächsten Wochen, um sich davon zu überzeugen, dass der Termin in Ihrem Kalender dort, aber nicht mehr in der darauffolgenden Woche erscheint. Siehe auch Informationen zum Erstellen einer OneNote-Seite, die mit einem Termin verknüpft ist, finden Sie in Kapitel 7 im Kasten Eine OneNote-Seite erstellen, die mit einem Termin, einem Ereignis oder einer Besprechung verknüpft ist. Ereignisse planen und ändern Ereignisse sind Zeitblöcke über einen gesamten Tag hinweg, die Sie in Ihrem Outlook-Kalender eintragen zum Beispiel ein Geburtstag, der Tag der Gehaltszahlung oder alles das, was an einem bestimmten Tag, aber nicht zu einer bestimmten Uhrzeit stattfindet. In jeder anderen Beziehung sind Ereignisse mit Terminen identisch, das heißt, Sie können einen Ort angegeben, eine Serie festlegen, Ihre Verfügbarkeit anzeigen, Teilnehmer einladen und zusätzliche Informationen an das Ereigniselement anfügen. Ein Ereignis können Sie erstellen, wenn Sie Ihren Kalender in der Tages-, Wochenoder Monatsansicht anzeigen. Siehe auch Weitere Informationen zum Erstellen eines Ereignisses aus einer - Nachricht finden Sie in Kapitel 4 im Abschnitt Aus einer Nachricht eine Aufgabe oder einen Termin erstellen. In dieser Übung planen Sie ein Ereignis und wandeln es in ein wiederkehrendes Ereignis eine Ereignisserie um. ACHTEN SIE DARAUF, dass Sie den Kalender in der Tagesansicht anzeigen, bevor Sie mit dieser Übung beginnen. 1 Klicken Sie im Datumsnavigator auf das morgige Datum. 2 Zeigen Sie im Kalenderbereich auf den freien Raum zwischen der Tagesüberschrift und den eingezeichneten Zeitintervallen. Hier erscheint der Text Klicken Sie hier, um ein Ereignis hinzuzufügen. 3 Klicken Sie einmal, um das Feld zum Eingeben von Ereignissen zu aktivieren. In diesem Modus können Sie grundlegende Ereignisdetails direkt in den Kalenderbereich eingeben. 190

13 4 Geben Sie TRB Jahrestag ein und drücken Sie ( ). 6 Outlook erzeugt ein ganztägiges Ereignis. Sie können dem Ereignis weitere Details hinzufügen und von den Standardeinstellungen im Ereignisformular abweichen. 5 Doppelklicken Sie auf das Ereignis TRB Jahrestag. Das Ereignisformular wird geöffnet. Der Betreff und das Datum sind entsprechend den Angaben eingestellt, die Sie im Kalenderbereich festgelegt haben. 6 Klicken Sie auf der Registerkarte Ereignis in der Gruppe Optionen auf die Schaltfläche Serientyp. Das bereits weiter vorn in diesem Kapitel gezeigte Dialogfeld Terminserie wird geöffnet. Die Standardeinstellungen für Ereignisse sind die gleichen wie für Termine wöchentlich ab dem ausgewählten Wochentag. 7 Wählen Sie im Abschnitt Serienmuster die Option Jährlich. Ein jährliches Ereignis können Sie wiederkehrend zu einem bestimmten Datum oder zu einem ausgewählten (ersten, zweiten, dritten, vierten oder letzten) Tag des Monats planen. 8 Um einen jährlich wiederkehrenden Termin, der jedes Jahr am gleichen Datum stattfindet, zu erzeugen, klicken Sie auf OK. Die Titelleiste des Ereignisformulars zeigt an, dass es sich um eine Ereignisserie handelt, die Registerkarte Ereignis ändert sich in die Registerkarte Ereignisserie und die Häufigkeit erscheint in der Kopfzeile. 191

14 6 9 Klicken Sie auf der Registerkarte Ereignisserie in der Gruppe Aktionen auf die Schaltfläche Speichern & schließen. Das Ereignis erscheint im oberen Teil des Kalenderbereichs. Das Symbol mit den kreisförmig verlaufenden Pfeilen weist auf die Ereignisserie hin. Ereignisserie Besprechungen planen, aktualisieren und stornieren Besprechungen lassen sich mit Outlook wesentlich einfacher planen, als wenn man dies manuell tun müsste, vor allem wenn Sie die Zeitpläne mehrerer Personen koordinieren müssen. Beim Planen einer Besprechung besteht die Schwierigkeit vor allem darin, einen Zeitpunkt zu finden, der für alle passend ist. Outlook zeigt die individuellen und gemeinsamen Zeitpläne der Personen in Ihrem Unternehmen und der Personen außerhalb Ihres Unternehmens an, die ihre Verfügbarkeit im Internet veröffentlicht haben. Sie können eine Besprechungseinladung (als Besprechungsanfrage bezeichnet) an jede Person schicken, die über ein -Konto verfügt (auch an Personen, die nicht mit Outlook arbeiten). Ist eine Teilnahme an der Besprechung nicht unbedingt erforderlich, können Sie die Teilnahme als Optional kennzeichnen. Es lassen sich auch ganze Personengruppen mit einem -Alias oder einer Verteilerliste einladen. Die Besprechungsanfrage kann Text und Webverweise sowie Dateianlagen enthalten. So können Sie auf komfortable Weise sicherstellen, dass Besprechungsteilnehmer die jeweils benötigten Informationen parat haben. Outlook verfolgt automatisch die Antworten von den Teilnehmern und denjenigen, die für die Planung der von Ihnen angeforderten Ressourcen zuständig sind, sodass Sie immer über einen aktuellen Bericht verfügen, wie viele Personen an Ihrer Besprechung teilnehmen werden. 192

15 6 Die Terminplanungsfunktion von Exchange Server 2007 verwenden Wenn Ihre Firma Exchange Server 2007 einsetzt, vereinfacht sich mit Outlook das Auswählen einer passenden Besprechungszeit noch weiter, weil Sie dann eine Liste von Besprechungszeiten für jede von Ihnen angegebene Zeitspanne erhalten. Aus dieser Liste geht auch die Anzahl der zu den einzelnen Zeitpunkten verfügbaren erforderlichen und optionalen Teilnehmer hervor. Die Seite Terminplanungs-Assistent ähnelt der Seite Terminplanung, die beim Organisieren einer Besprechung in einem Exchange Server 2003-Netzwerk angezeigt wird. Der Kalender auf der rechten Seite des Fensters zeigt den Verfügbarkeitsstatus der Gruppe entsprechend farblich gekennzeichnet an. Daten, die in der Vergangenheit liegen, und nicht geeignete Daten sind grau hinterlegt. Für diese Tage werden keine Terminplanvorschläge gemacht. Tage, an denen alle Teilnehmer verfügbar sind, werden weiß dargestellt (Gut). Tage, an denen die meisten Teilnehmer verfügbar sind, werden hellblau dargestellt (Mittel). 193

16 6 Tage, an denen die meisten Teilnehmer nicht verfügbar sind, werden mittelblau dargestellt (Schlecht). In der Liste Vorgeschlagene Zeiten zeigt Outlook die Teilnehmerverfügbarkeit für Termine an, deren Länge in der Liste Dauer angeben ist. Die Verfügbarkeit der erforderlichen Teilnehmer wird getrennt von den optionalen Teilnehmern und den Ressourcen angezeigt. Wenn Sie ein Datum im Kalender auswählen, werden die vorgeschlagenen Besprechungszeiten für diesen Tag angezeigt. Durch Klicken auf eine Besprechungszeit in der Liste Vorgeschlagene Zeiten wird die Besprechungsanfrage aktualisiert. Setzt Ihre Firma Microsoft Exchange Server ein und umfasst das Exchange Server- Verzeichnis gemeinsam genutzte Ressourcen wie zum Beispiel Konferenzräume oder Präsentationsgeräte, können Sie diese Ressourcen anfordern, indem Sie sie zur Besprechung einladen. Es ist möglich, Ressourcenanfragen automatisch bestätigen zu lassen oder einer Person die Verantwortung zu übertragen, etwaige Ressourcenanfragen zu bestätigen. Gegebenenfalls ist es notwendig, Datum, Uhrzeit oder Ort einer Besprechung zu ändern weil zum Beispiel ein Planungskonflikt aufgetreten ist. In einer Besprechungsanfrage können Sie jederzeit alle Informationen ändern, unter anderem auch Teilnehmer hinzufügen oder löschen und die Besprechung ganz absagen. Nachdem Sie die Änderungen vorgenommen haben, sendet Outlook eine aktualisierte Besprechungsanfrage an die eingeladenen Teilnehmer, um sie auf dem Laufenden zu halten. Falls Sie lediglich die Teilnehmerliste geändert haben, bietet Ihnen Outlook die Option an, eine Aktualisierung nur an die betroffenen Teilnehmer zu senden. Siehe auch Weitere Informationen zum Erstellen einer Besprechungsanfrage aus einer -Nachricht finden Sie in Kapitel 4 im Abschnitt Aus einer Nachricht eine Aufgabe oder einen Termin erstellen. In dieser Übung erstellen und senden Sie eine Besprechungsanfrage. ACHTEN SIE DARAUF, dass Sie den Kalender anzeigen und einen Kollegen oder Bekannten darüber informieren, dass es sich nur um eine Übung handelt, wenn Sie ihn jetzt zu einer Besprechung einladen. 1 Klicken Sie im Datumsnavigator auf das morgige Datum. Klicken Sie dann im Kalenderbereich auf das Zeitintervall 15:00 (oder einen anderen Zeitpunkt, ab dem Sie 30 Minuten Zeit haben). 194

17 Neuer Termin 2 Klicken Sie in der Standardsymbolleiste auf den Pfeil der Schaltfläche Neuer Termin und dann in der Liste auf Besprechungsanfrage. Es wird ein unbenanntes Besprechungsformular geöffnet. 6 ACHTUNG Wenn es sich bei der aktiven Auswahl im Kalenderbereich um ein Ereignis handelt, erstellt Outlook stattdessen ein Einladungsereignis. Sollte das passieren, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Ganztägiges Ereignis, um das Einladungsereignis in eine Besprechung umzuwandeln. 3 Geben Sie in das Feld An die -Adresse eines Mitarbeiters in Ihrer Firma ein oder wenn Sie nicht in einem Exchange Server-Netzwerk arbeiten eine beliebige -Adresse wie zum Beispiel adam@contoso.com. 4 Geben Sie TRB Besprechung 1 in das Feld Betreff ein. 5 Geben Sie in das Feld Ort den Text Test bitte zusagen ein, um mitzuteilen, dass die Besprechungsanfrage nur für Testzwecke vorgesehen ist. 6 Klicken Sie auf der Registerkarte Besprechung in der Gruppe Anzeigen auf die Schaltfläche Terminplanung. Die Liste Alle Teilnehmer auf der Seite Terminplanung enthält Ihren Namen und die -Adresse, die Sie in das Feld An eingegeben haben (bzw. den Namen, wenn sich die Daten der Person in Ihrem Adressbuch befinden). Das schwarze Symbol neben Ihrem Namen zeigt an, dass Sie der Besprechungsorganisator sind. Das rote Symbol neben dem einzigen Teilnehmernamen bedeutet, dass es sich um einen erforderlichen Teilnehmer handelt. Sie können auf das Symbol eines Teilnehmers klicken, um zwischen Erforderlicher Teilnehmer und Optionaler Teilnehmer zu wechseln oder anzuzeigen, dass es sich um eine Ressource (Raum/Arbeitsgerät) und nicht um eine Person handelt. 195

18 6 TIPP In das Feld An der Terminseite oder in die Liste Alle Teilnehmer auf der Terminplanungsseite können Sie weitere Teilnehmer eintragen. Es ist auch möglich, eine Besprechung direkt über ein Fenster ähnlich einer Terminplanungsseite vorzunehmen. Klicken Sie dazu im Menü Aktionen auf Besprechung planen. Outlook zeigt die vorgeschlagene Besprechungszeit mit senkrechten Balken an grün für den Besprechungsbeginn und rot für das Besprechungsende. Wenn für die eingeladenen Besprechungsteilnehmer Frei/Gebucht-Daten verfügbar sind, werden die entsprechenden Zeiträume weiß (Verfügbar), blau (Gebucht) oder lila (Abwesend) angezeigt. Buchungen mit Vorbehalt werden durch hellblaue diagonale Streifen gekennzeichnet. Stehen keine Daten zur Verfügung (entweder weil Outlook keine Verbindung zum Kalender einer Person herstellen kann oder weil der Termin für die vorgeschlagene Besprechung außerhalb der auf dem Server gespeicherten Terminplaninformationen liegt), zeigt Outlook dies durch graue diagonale Streifen an. Die graue Zeile ganz oben im Terminplan steht für den kollektiven Terminplan aller eingeladenen Teilnehmer. TIPP Um eine -Nachricht an alle zur Besprechung eingeladenen Teilnehmer zu senden, öffnen Sie zuerst das Besprechungsformular und klicken dann auf der Registerkarte Besprechung in der Gruppe Teilnehmer auf die Schaltfläche Nachricht an Teilnehmer. Zeit und Dauer der Besprechung können Sie mithilfe der angezeigten Terminpläne ändern, indem Sie aus den Listen im unteren Teil der Terminplanungsseite auswählen, indem Sie die grünen und roten senkrechten Balken im Terminplanungsbereich ziehen oder indem Sie im Terminplanungsbereich auf die gewünschte Uhrzeit klicken. 7 Klicken Sie in der linken unteren Ecke der Seite Terminplanung auf die Schaltfläche AutoAuswahl >>. Die grünen und roten Linien für Beginn und Ende werden auf das nächste verfügbare 30-Minuten-Intervall verschoben. Sie können die Einstellungen für Anzeigen als und Erinnerung ändern, Terminserien erstellen, Farbkategorien zuweisen und andere gewünschte Änderungen vornehmen. Die in der Liste Anzeigen als spezifizierte Verfügbarkeit gilt für alle Teilnehmer, die Ihrer Besprechungsanfrage eine Zusage erteilen. 8 Nachdem Sie die gewünschte Besprechungszeit ausgewählt haben, klicken Sie in der Gruppe Anzeigen auf die Schaltfläche Termin. Daraufhin wird die Seite Termin angezeigt. 9 Überprüfen Sie die Besprechungsdetails und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Senden. Die Besprechung erscheint in Ihrem Kalender am angegebenen Datum mit dem festgelegten Zeitintervall. 196

19 Auf Besprechungsanfragen antworten Wenn Sie eine Besprechungsanfrage von einem anderen Outlook-Benutzer erhalten, erscheint die Besprechung in Ihrem Kalender mit dem geplanten Termin, wird aber als Mit Vorbehalt angezeigt. Erst wenn Sie auf die Besprechungsanfrage antworten, weiß der Organisator, ob Sie teilnehmen möchten. Auf Besprechungsanfragen können Sie in vier Formen antworten: 6 Sie akzeptieren die Anfrage. Outlook löscht die Besprechungsanfrage und zeigt in Ihrem Kalender den Termin so an, wie er in der Besprechungsanfrage angegeben ist. Sie akzeptieren die Anfrage mit Vorbehalt und zeigen damit an, dass Sie an der Besprechung teilnehmen könnten, dies aber noch nicht entschieden haben. Outlook löscht die Besprechungsanfrage und zeigt den Termin in Ihrem Kalender als Mit Vorbehalt geplant an. Sie schlagen einen neuen Besprechungstermin vor. Outlook sendet Ihre Anfrage an den Besprechungsorganisator zur Bestätigung und zeigt den ursprünglich angesetzten Termin in Ihrem Kalender als Mit Vorbehalt geplant an. Sie lehnen die Anfrage ab. Outlook löscht die Besprechungsanfrage und entfernt die Besprechung bzw. den geplanten Termin aus Ihrem Kalender. Einen Besprechungsarbeitsbereich erstellen Verwendet Ihr Unternehmen eine mit Microsoft SharePoint-Produkten und -Technologien erstellte Website für das Arbeiten im Team, für die Sie die Berechtigung haben, Dokumentbibliotheken zu erstellen, können Sie direkt beim Planen der Besprechung einen Besprechungsarbeitsbereich (eine freigegebene Website für die Planung einer Besprechung und die Verfolgung zugehöriger Aufgaben und Ergebnisse) erstellen. Sie können aber auch für eine bereits geplante Besprechung nachträglich einen Arbeitsbereich einrichten; nachdem Sie die Besprechungsanfrage geändert haben, um die Daten für den Besprechungsarbeitsbereich einzubinden, sendet Outlook dann eine aktualisierte Anfrage mit diesen Informationen an alle Teilnehmer. Sie erstellen einen Besprechungsarbeitsbereich im Zusammenhang mit einer neuen oder einer vorhandenen Besprechungsanfrage wie folgt: 1 Klicken Sie auf der Registerkarte Besprechung in der Gruppe Teilnehmer auf die Schaltfläche Besprechungsarbeitsbereich. 197

20 6 2 Klicken Sie im Aufgabenbereich Besprechungsarbeitsbereich, der auf der rechten Seite des Besprechungsformulars geöffnet wird, auf den Pfeil im Feld Adresse wählen und klicken Sie dann in der Liste auf die SharePoint-Site, auf der Sie den Besprechungsarbeitsbereich erstellen möchten. (Wenn Sie das erste Mal den Aufgabenbereich Besprechungsarbeitsbereich verwenden, müssen Sie gegebenenfalls zuerst auf Einstellungen ändern klicken.) Haben Sie bisher weder einen Besprechungsarbeitsbereich noch eine Dokumentbibliothek auf der gewünschten SharePoint-Site erstellt, klicken Sie in der Liste Adresse auswählen auf Andere, geben die Adresse der SharePoint-Site in das Dialogfeld Anderer Arbeitsbereich-Server ein und klicken dann auf OK. 3 Im Abschnitt Arbeitsbereich wählen legen Sie die Sprache sowie die Vorlage für den Besprechungsarbeitsbereich fest und klicken dann auf OK. Möchten Sie dagegen eine Verknüpfung mit einem bestehenden Arbeitsbereich, wählen Sie die betreffende Option, klicken auf den Pfeil im Feld Arbeitsbereich wählen und dann auf den gewünschten Arbeitsbereich. 4 Klicken Sie im Aufgabenbereich Besprechungsarbeitsbereich auf OK. Teilnehmer können aus der Besprechungsanfrage heraus oder vom Besprechungselement in ihren Kalendern aus eine Verknüpfung zu dem Besprechungsarbeitsbereich herstellen. Siehe auch Kapitel 10 geht näher auf die Verwendung von Outlook mit Share- Point-Produkten und -Technologien ein. Optionen zur Beantwortung der Besprechungsanfrage Zeigen Sie Ihren Kalender für das vorgeschlagene Besprechungsdatum an 198

21 Wenn Sie auf eine Besprechungsanfrage nicht antworten, verbleibt der Termin in Ihrem Kalender, wobei der entsprechende Zeitraum im Terminplan als Mit Vorbehalt geplant angezeigt wird. Sind Sie unsicher, ob ein Besprechungstermin für Sie infrage kommt, können Sie auf die Schaltfläche Kalender innerhalb des Besprechungsanfragefensters klicken, um den Outlook-Kalender für den vorgeschlagenen Besprechungstag in einem separaten Fenster zu öffnen, damit Sie alle sich überschneidenden Termine sehen können. Wenn Sie eine Besprechung akzeptieren oder ablehnen, können Sie wählen, ob Sie eine Antwort an den Besprechungsorganisator senden möchten. Senden Sie keine Antwort, wird Ihre Zusage nicht im Besprechungsformular aufgezeichnet und der Organisator und andere Teilnehmer wissen nicht, ob Sie an der Besprechung teilnehmen möchten. In eine Antwort können Sie weitere Informationen einfügen, falls Sie dem Besprechungsorganisator eine Nachricht übermitteln möchten. Auf eine Besprechungsanfrage reagieren Sie wie folgt: 1 Klicken Sie im Besprechungsanfragefenster, im Lesebereich oder im Kontextmenü, das erscheint, wenn Sie mit der rechten Maustaste auf die Besprechungsanfrage klicken, auf Zusagen, Mit Vorbehalt oder Ablehnen. 2 Entscheiden Sie sich, ob Sie eine standardisierte, eine bearbeitete oder überhaupt keine Antwort senden möchten. Einen neuen Termin für die Besprechung schlagen Sie folgendermaßen vor: 1 Klicken Sie im Besprechungsanfragefenster, im Lesebereich oder im Kontextmenü, das erscheint, wenn Sie mit der rechten Maustaste auf die Besprechungsanfrage klicken, auf Andere Zeit vorschlagen. 2 Im Terminplanungsbereich des Dialogfeldes Andere Zeit vorschlagen, das der Seite Terminplanung des weiter vorn in diesem Kapitel gezeigten Besprechungsanfragefensters ähnelt, ändern Sie Beginn und Ende der Besprechung in die von Ihnen gewünschten Zeiten und klicken dann auf die Schaltfläche Zeit vorschlagen. 3 Im daraufhin geöffneten Fenster Antwort auf Besprechungsanfrage geben Sie bei Bedarf eine Nachricht an den Besprechungsorganisator ein und klicken dann auf Senden. Outlook sendet Ihre Antwort und fügt den Besprechungstermin mit dem ursprünglichen Termin in Ihren Kalender als Mit Vorbehalt geplant ein. Nachdem der Besprechungsorganisator der Terminänderung zugestimmt hat, erhalten Sie und die anderen Teilnehmer aktualisierte Besprechungsanfragen. Auf Besprechungsanfragen können Sie auch automatisch antworten. In diesem Fall verarbeitet Outlook die Besprechungsanfragen und Stornierungen entsprechend den von Ihnen gegebenen Anweisungen

22 6 Mit den folgenden Schritten weisen Sie Outlook an, automatisch auf Besprechungsanfragen zu antworten: 1 Klicken Sie im Menü Extras auf Optionen. 2 Klicken Sie im Dialogfeld Optionen auf der Registerkarte Einstellungen auf die Schaltfläche Kalenderoptionen. Zusammenfassung 3 Klicken Sie im Dialogfeld Kalenderoptionen auf die Schaltfläche Ressourcenplanung. 4 Aktivieren Sie im Dialogfeld Ressourcenplanung das Kontrollkästchen Automatisch Besprechungsanfragen annehmen/absagen bearbeiten. 5 Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Besprechungsanfragen bei Überschneidungen automatisch ablehnen und/oder das Kontrollkästchen Anfragen zu Besprechungsserien automatisch ablehnen, wenn Outlook entsprechend reagieren soll. 6 Klicken Sie in den geöffneten Dialogfeldern jeweils auf OK. In Ihrem Kalender erstellen und verwalten Sie Termine und ganztägige Ereignisse. Mit Outlook erstellen Sie Besprechungen, laden Teilnehmer ein und verfolgen deren Antworten. Outlook hilft Ihnen, einen Besprechungstermin basierend auf den Terminplänen der Teilnehmer auszuwählen. Andere Personen in Ihrer Firma können Ihre Arbeitszeit im Kalender als Frei, Beschäftigt oder Abwesend sehen, wenn Sie dies im Kalender entsprechend angezeigt haben. Die Anzeige Ihrer verfügbaren Arbeitsstunden können Sie individuell anpassen und Termine als privat markieren oder Details vor anderen Personen verbergen. Wenn Ihre Firma über eine SharePoint-Site für die Zusammenarbeit verfügt, können Sie einen Besprechungsarbeitsbereich erstellen, der eine Besprechungsanfrage begleitet. Besprechungsarbeitsbereiche bieten einen zentralen Ort, wo Besprechungsteilnehmer Informationen und Dateien gemeinsam nutzen können. Wird in Ihrem Unternehmen Exchange Server 2007 eingesetzt, können Sie mit der intelligenten Terminplanungsfunktion schnell Termine für Besprechungen mit einer bestimmten Dauer ermitteln, zu denen alle der geplanten Teilnehmer verfügbar sind. 200

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