Gestaltung der Planungs- und Controllingprozesse mit avestrategy

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1 Anwenderforum 2014 Gestaltung der Planungs- und Controllingprozesse mit avestrategy Projektbericht WHG Eberswalde Berlin, 18. November 2014

2 Operative und avestrategy -basierte Geschäftsprozesse z.b. Instandsetzung vs. Erstellung der Wirtschaftsplanung Identische Ziele Effiziente, transparente und kundenorientierte Abläufe, die ein qualitativ gutes Prozessergebnis ermöglichen unterschiedliche Ausgangsbedingungen unterschiedliche Vorgehensweise bei der Prozessgestaltung 1

3 Gestaltung operativer Geschäftsprozesse z.b. Instandsetzung Was passiert zwischen der Schadensmeldung (durch den Mieter) und der Rechnungslegung (durch den Handwerker)? Abläufe sind im Vorfeld nur rudimentär bekannt 2

4 Gestaltung operativer Geschäftsprozesse z.b. Instandsetzung Aufnahme Erhebung und Visualisierung der tatsächlich gelebten Geschäftsprozesse durch moderierte Workshops und Praxis- Checks mit allen beteiligten Mitarbeitern 3

5 Gestaltung operativer Geschäftsprozesse z.b. Instandsetzung Modellierung Modellierung der Geschäftsprozesse als Flussdiagramme ( Swimlane - Darstellung): Schnittstellen und Zuständigkeiten sind klar erkennbar 4

6 Gestaltung operativer Geschäftsprozesse z.b. Instandsetzung Aufnahme Modellierung Analyse Optimierung Stabilisierung Implementierung Effektivität Effizienz Prozessqualität Kundenorientierung 5

7 Gestaltung avestrategy -basierter Geschäftsprozesse z.b. Erstellung der Wirtschaftsplanung Abläufe sind stark durch avestrategy geprägt und weitgehend standardisiert Beginn neues Geschäftsjahr Bestätigung Wirtschaftsplanung Ende Erstellung Wirtschaftsplanung (13 Teilprozesse ) 6

8 Gestaltung avestrategy -basierter Geschäftsprozesse z.b. Erstellung der Wirtschaftsplanung 7

9 Gestaltung avestrategy -basierter Geschäftsprozesse z.b. Erstellung der Wirtschaftsplanung Bereitstellung von Daten und Informationen: Wer? Für wen? Bis wann? In welcher Form und Qualität? 8

10 WHG Eberswalde Projektbericht: Prozessgestaltung WHG Eberswalde Unternehmen Kommunales Unternehmen Gesellschaftszweck: Versorgung von breiten Schichten der Bevölkerung der Stadt Eberswalde mit Wohnraum zu sozial vertretbaren Mieten eigene Wohn- und 100 eigene Gewerbeeinheiten Anteil am Wohnungsbestand in Eberswalde: 25% Vermietbarer Leerstand 1,6% (per ) Ø 72 Mitarbeiter (inkl. Objektbetreuer) Quelle: WHG Eberswalde 9

11 Zielstellung Ausgangssituation Projektbericht: Prozessgestaltung WHG Eberswalde Rahmenbedingungen avestrategy -Modul Controlling ist vollständig eingeführt Unternehmensplanung 2013 (Basisjahr=2012) mit avestrategy erfolgreich durchgeführt Optimierungspotenziale hinsichtlich Prozesseffizienz und Nutzerfreundlichkeit festgestellt Erhöhung von Effizienz und Akzeptanz des Planungsprozesses im gesamten Unternehmen durch Transparenz des gesamten Prozesses Eindeutige Festlegung von Verantwortlichkeiten, Handlungsund Entscheidungskompetenzen in den Schnittstellen 10

12 Workshops zur Prozessanpassung und -definition Projektbericht: Prozessgestaltung WHG Eberswalde Projektumsetzung (5-6/2014) Teilnehmer: GF, Prozessverantwortliche Vorstellung der avestrategy -Workflows und Anpassung an organisatorische Rahmenbedingungen der WHG Klärung und Festlegung von Verantwortlichkeiten, Entscheidungskompetenzen, Zeitpunkten, Qualitäts- und Abstimmungserfordernisse in allen (Teil-) Prozessen Erstellung von Erläuterungen / Arbeitsanweisungen zu einzelnen Prozessschritten Prozessdokumentation in Orga-Handbuch 11

13 Workshop zur Prozessimplementierung Projektbericht: Prozessgestaltung WHG Eberswalde Projektumsetzung (5-6/2014) Teilnehmer: GF, alle Prozessbeteiligten Vorstellung aller abgestimmten avestrategy -Workflows inkl. der Erläuterungen / Arbeitsanweisungen Simulation der Abläufe Weitere Konkretisierung der Schnittstellen im direkten Dialog der Prozessbeteiligten Vorstellung des Orga- Handbuchs 12

14 Projektziele erreicht? Projektbericht: Prozessgestaltung WHG Eberswalde (Zwischen-) Fazit Ist der Projektablauf transparenter geworden? Vollzog sich die Wirtschaftsplanung 2015 zeiteffizienter und reibungsärmer als im Vorjahr? Hat sich das Orga-Handbuch bewährt? Wie gut ist der Übergang vom Top-down zum Bottom-up Planungsansatz gelungen? Sind Änderungen bei der Erstellung der Wirtschaftsplanung für 2016 vorgesehen? 13

15 Kontakt BBT Treuhandstelle des Verbandes Berliner und Brandenburgischer Wohnungsunternehmen GmbH Bernburger Straße 30/ Berlin Telefon: Ansprechpartner Paul Jonda Telefon: Christian Michaelis Telefon: Berlin, 18. November 2014