Audit-/Assessmentbericht

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1 Schweiz. Vereinigung für Qualitäts- und Management-Systeme (SQS) B e r n s t r a s s e P o s t f a c h C H Z o l l i k o f e n T e l F a x h e a d o f f i c s q s. c h w w w. s q s. c h Audit-/Assessmentbericht Unternehmen Geschäftskonto: Unternehmen: Adresse: Telefon: Fax: Anzahl Mitarbeitende: Kontaktperson: Saia-Burgess Controls AG Bahnhofstrasse 18 CH-3280 Murten pcd@saia-burgess.com 230 Herr Daniel Gumy Dienstleistung Audit/Assessment: Audit/Assessment Beginn/Ende: Zertifizierter Bereich: Tätigkeitsgebiet: Normative Grundlage: ISO 9001:2000 Scope: Scope 19 Registrierungsnummer: Zertifikatsgültigkeit von/bis: Nächste Überprüfung: Auditor/Assessor: Aufrechterhaltungsaudit Ganzes Unternehmen Elektronische Steuerungs- und Regelungstechnik Herr Hermann Widmer Freigabe Datum Unterschrift Leitender Auditor/Assessor:

2 Saia-Burgess Controls AG Bericht Seite 2 von 7 Inhaltsübersicht 1. Ausgangslage 2. Auditierte Normelemente 3. Erfüllung der Normforderungen 4. Nächste Überprüfung 5. Verbesserungspotenzial 1. Ausgangslage Letzte Überprüfung: Zertifizierungsaudit Aufrechterhaltungsaudit Wiederholaudit Organisatorische Veränderungen: Seit dem letzten Aufrechterhaltungsaudit haben sich einige wichtige organisatorische Veränderungen ergeben. So wurde der Umzug von allen geplanten Bereichen aus dem Werk 2 ins Werk 1 realisiert. Die betroffenen Teams haben sich dabei sehr engagiert und die heutige Situation kann als sehr positiv bewertet werden. Die im vergangenen Jahr realisierten Umorganisationen und Verbesserungen haben sich in der Praxis gut bewährt (z.b. Materialfluss, KANBAN). Strategie/Marktausrichtung: Die Saia-Burgess Controls AG ist in der Entwicklung, Herstellung und dem Vertrieb von Systemen in den Bereichen Steuerung und Regelung tätig (SPS-basierte Steuerungs- und Regeltechnik, Hard-, Softund Firmware, Fertigungs- und Gebäudeautomation, Steuerungstechnik für Produktionsmaschinen, Automationsprojekte, Regelung von Infrastrukturanlagen in Gebäuden, Tunnels etc.). Der Markt Schweiz wird direkt bearbeitet. Im internationalen Bereich erfolgt die Marktbearbeitung mittels eigener Verkaufsgesellschaften und Agenten. 2. Auditierte Normelemente 4.1 Allgemeine Anforderungen 4.2 Dokumentationsanforderungen 5.1 Verpflichtung der Leitung (Commitment) 5.2 Kundenorientierung 5.3 Qualitätspolitik 5.4 Planung 5.5 Verantwortung, Befugnis und Kommunikation 5.6 Management-Review 6.1 Bereitstellung von Ressourcen 6.2 Personelle Ressourcen 6.3 Infrastruktur

3 Saia-Burgess Controls AG Bericht Seite 3 von Arbeitsumgebung (nur punktuell auditiert) 7.1 Planung der Produkt-/Dienstleistungsrealisierung 7.2 Kundenbezogene Prozesse 7.3 Design und Entwicklung 7.4 Beschaffung 7.5 Produktions- und Dienstleistungserbringung 7.6 Lenkung von Überwachungs- und Messmitteln 8.1 Allgemeines 8.2 Überwachung und Messung 8.3 Lenkung fehlerhafter Produkte/Dienstleistungen 8.4 Datenanalyse 8.5 Verbesserung Gesamteindruck Das Aufrechterhaltungsaudit hat aufgezeigt, dass die Geschäftsleitung das Managementsystem C.Net weiterhin stark befürwortet und entsprechend vorlebt. Die realisierten organisatorischen Änderungen haben sich bereits gut bewährt und sind mehrheitlich in die Prozessbeschreibungen eingeflossen. Diese Veränderungen/Massnahmen haben auch dazu geführt, dass sich die Mitarbeiterzufriedenheit verbessert hat. Durch verschiedene Vakanzen war der Druck auf die Führungskräfte teilweise sehr gross, die festgelegten Ziele konnten indes trotzdem erreicht werden. Da in der wichtigen Niederlassung in Deutschland kein Geschäftsführer gefunden werden konnte, war es erforderlich, dass der Managing Director gleichzeitig auch diese Funktion wahrnahm. Die bereits erzielten Erfolge zeigen, dass dies die richtige Sofortmassnahme war. Die Führungsprozesse werden noch immer sehr gut gelebt und der Unternehmenserfolg ist nachhaltig. Die strategischen Stossrichtungen mussten nicht verändert werden, es wird an der bestehenden Strategie der Saia-Burgess Controls für 2007/2008 und die Folgejahre festgehalten (Version vom ). Im Prozess zur Überprüfung der Zielerreichung gab es keine Veränderungen. Die Systematik mit den sogenannten Baseplanungen hat sich bewährt und wird beibehalten. Auf Stufe Geschäftsleitung und in den einzelnen BU s wurden am die verschiedenen Management- Reviews durchgeführt. Die Darstellung der Gremien/Meetings wurde an die neuen Gegebenheiten angepasst und es wird im ganzen Unternehmen noch immer sehr offen kommuniziert. Das prozessorientierte Managementsystem C.Net wird von den Mitarbeitenden gut genutzt und als wichtige Basisgrundlage in den Prozessen angewendet. Es wurde seit dem letzten Aufrechterhaltungsaudit gelebt, in zahlreichen Bereichen weiterentwickelt sowie an die teilweise geänderten Prozesse angepasst. Die in den verschiedenen Prozessen im Bereich der Wertschöpfung durchgeführten Stichproben haben gezeigt, dass sich die Mitarbeitenden im C.Net weiterhin sehr gut auskennen und ihre Prozesse auch anwenden. Es ist uns aufgefallen, dass sich die im Rahmen des Kontinuierlichen Verbesserungsprozesses neu eingeführten Methoden aus Japan (z.b. KANBAN, Taktfertigung) bereits gut bewährt haben (z.b. Erhöhung der Produktivität, Reduktion der Durchlaufzeit, Verbesserung im Warenfluss) und sich auch positiv auf die Motivation der Mitarbeitenden ausgewirkt haben. Die Prozesse in Führung und Planung sowie Unterstützung werden ebenfalls gut umgesetzt.

4 Saia-Burgess Controls AG Bericht Seite 4 von 7 Stärken/positive Punkte aus den einzelnen Auditsequenzen: Der erzielte nachhaltige Erfolg dank einer klaren Strategie und konsequenten Umsetzung (im 2008 wird ein Rekordjahr erwartet). Die erstmalige Einladung der Fachpresse nach Murten. Die Stabilität im Führungsteam und die sehr gute Ausgangslage mit den innovativen Produkten (z.b. Haptik HMI). Die gute Stimmung im ganzen Team. Die Führungsprozesse werden gut gelebt und haben sich bewährt (z.b. Baseplanung in allen Bereichen, konsequente Durchführung der Meetings in der erweiterten Geschäftsleitung). Die eingeführten Face to Face Kontakte mit den Kunden haben zahlreiche positive Impulse gebracht. Die Geschäftsleitung und das Führungsteam unterstützen das Managementsystem C.Net und wenden es zur Führung des Unternehmens sowie der Prozesse an. Der Systemverantwortliche und die Prozesseigner pflegen das Managementsystem C.Net sehr gut und passen es an die neuen Gegebenheiten an. Der Änderungsdienst der Systemdokumente ist gut nachvollziehbar. Die internen Audits werden nun professioneller durchgeführt und auch die Auditoren wurden geschult. Die Bearbeitung von internen Fehlern und Kundenbeanstandungen erfolgt sehr systematisch und ist durch die zentrale Q-Plattform auch jederzeit nachvollziehbar. Die Verantwortlichen der BU s sind klar definiert und die Verknüpfung zu den konkreten Fällen (z.b. 8D Reports) ist sichergestellt. Die HR-Prozesse, welche überarbeitet worden sind, werden insgesamt sehr gut gelebt (z.b. Durchführung und Ablage der Nachweise von Mitarbeitergesprächen in den Personaldossiers). Die Durchgängigkeit in den Prozessen konnte verbessert und die Fluktuation deutlich gesenkt werden. Die Prozesse im Verkauf (International/OEM) werden gut gelebt (z.b. Kundenbesuche mit Besuchsberichten, Dokumentation der Aktivitäten im MOVEX) und durch eine konsequente Kundenorientierung ist man auch entsprechend erfolgreich (z.b. im Verkauf International wo man sich deutlich über dem Ziel befindet). Das auditierte Projekt (Projekt _New Energymeterrange mit LCD) war grundsätzlich in Ordnung. Der Projektleiter kennt sich sehr gut aus, ist er doch auch Mitglied in den entsprechenden Normengremien. Erschwerend kamen die zahlreichen personellen Wechsel dazu, welche zu einer starken terminlichen Verzögerung geführt haben. Der Prozess zur Bearbeitung der Kundenreklamationen/-Retouren (inkl. Erfassung, Analyse) ist gut unter Kontrolle (SAV). Der Prozess wurde mit dem neuen Web-basierten EDV-Tool deutlich verbessert und die Kommunikation wurde entscheidend verbessert. Der neue Verantwortliche im Production Engineering lebt die Prozesse gut und hat auch bereits Ideen zur Verbesserung eingebracht. In der Auftragsabwicklung sind uns wieder zahlreiche Elemente positiv aufgefallen (z.b. man befindet sich nach dem Umzug näher bei der Fertigung, die zentrale Plattform mit den Kennzahlen wurde weiter verbessert und ermöglicht eine Analyse der entstandenen Fehler, die Rotation der Mitarbeitenden ermöglicht eine gute Stellvertretung in der Spedition). Im Bereich der Werklogistik werden die Prozesse weiterhin mit viel Engagement und gutem Erfolg umgesetzt (z.b. konsequente Anwendung des EROS Systems, guter Stand der Liefertreue trotz hohem und teilweise stark variierendem Auftragseingang). In der Fertigung CPS (SMD, ES) wurden weitere Investitionen und Verbesserungen durchgeführt (z.b. Verbesserung in der Materialbereitstellung/-Fluss mit neuen Rüstwagen und KARDEX im Bereich der Linien, Farbenkonzept mit Blau & Orange, Ablage der Aufträge in Hängemappen). Durch den Einbezug der Mitarbeitenden in die Korrekturmassnahmen sind dieselben auch sehr motiviert und tragen die Veränderungen mit.

5 Saia-Burgess Controls AG Bericht Seite 5 von 7 Auch im Fertigungsbereich CC wurden die Prozesse optimiert und die neuen Methoden befinden sich in Umsetzung (z.b. KANBAN, Musterdossiers mit Fotos, Halbierung der Durchlaufzeiten bei einzelnen Produkten, Verbesserung der Auftragsverfolgung, gute Werte im FPY mit 98.5 % bei den Timern). Die Verantwortlichen zeigen sich auch hier sehr motiviert. Im Bereich der Instandhaltung von Einrichtungen/Infrastruktur befindet sich das neu erarbeitete Konzept, welches eine gute Grundlage darstellt, in Umsetzung. Alle rund 65 Maschinen/Geräte und auch die Ersatzteile wurden erfasst. Im Bereich der Fertigung PCD (Montage, Boardbestückung) ist nach dem Umzug eine sehr gute Situation entstanden. Das ganze Team konnte seine Ideen einbringen und zeigt sich auch entsprechend motiviert. Im Bereich haben uns unter anderem die folgenden Punkte positiv beeindruckt: der extern durchgeführte Workshop vor dem Umzug, der enorme Einsatz des Teams während dem Umzug, das neu integrierte Produktionstool mit zahllosen Möglichkeiten zur Analyse, Einsatz des intelligenten Barcodelesers im ganzen Durchlauf, das umgesetzte Farbenkonzept mit den Kisten/Punkten, der Einsatz der 3% Liste zur Verbesserung der Prozesse, die sehr gute Arbeitsumgebung. Empfehlungen aus dem letzten Audit: Die am letzten Aufrechterhaltungsaudit festgestellten und im Bericht definierten verbesserungsfähigen Punkte wurden systematisch bearbeitet und sind nahezu vollständig erledigt. Überprüfte Dokumente: Management-Review: Baseplanung/Management Review Saia-Burgess Controls vom Protokoll des Management-Review Meetings vom Management-Review BU-CI/HMI vom Management-Review BU-CC BFL vom Management-Review BU- CI/HMI QM vom Systemdokumentation: C.Net aktualisiert per Interne Audits: Prozess SMD Bestückung vom Erfüllung der Normforderungen erfüllt nicht erfüllt, siehe Schwachstellen 4. Nächste Überprüfung Aufrechterhaltungsaudit Wiederholaudit Bemerkungen: Das Auditprogramm wird ca. 2 Monate vor dem Rezertifizierungsaudit mit Ihnen abgesprochen und festgelegt. Wie üblich, werden Sie unserem Auditor als Grundlage eine CD-ROM mit dem aktuellen C.Net sowie die aktuellen Organigramme rechtzeitig zustellen.

6 Saia-Burgess Controls AG Bericht Seite 6 von 7 5. Verbesserungspotenzial Die Empfehlungen wurden direkt am Aufrechterhaltungsaudit besprochen und Sie haben sich die entsprechenden Notizen gemacht. Hier deshalb nur noch die wichtigsten Punkte, diese bilden jedoch Bestandteil der nächsten Überprüfung. 1. Nachweisdokumente: Die heutige Regelung betreffend Aufbewahrung von Aufzeichnungen (Liste der Nachweisdokumente 05_002) ist noch zu wenig umfassend. Die Definition muss erweitert werden, indem für sämtliche Nachweise die Aufbewahrungsdauer-, der Ort, die Vernichtung inkl. der dazugehörigen Verantwortlichkeiten eindeutig geregelt sind. Dabei sollten die Outputs (Dokumente/Daten) in allen Prozessen im C.Net sowie die gesetzlichen Grundlagen (z.b. OR, PrHG) berücksichtigt werden. 2. ISO 9001:2008: Die neuen Anforderungen wurden besprochen und sollten in den nächsten Monaten auf Erfüllung geprüft werden. Dabei sollte der Outsourcing Prozess besser dargestellt werden (z.b. Konzept zur Freigabe/Homologation der Lieferanten/Teile). 3. Cockpit / BSC: Die Übersichtlichkeit in der Darstellung und die Durchgängigkeit im Bereich der Prozessmessgrössen könnte noch optimiert werden (z.b. Visualisierung in Form einer Darstellung in einem Cockpit oder einer BSC). 4. Interne Audits: Die noch offenen Korrekturmassnahmen aus dem Jahr 2007 sollten in den nächsten Wochen geschlossen werden. Zur Durchführung sollten noch angepasste Checklisten erarbeitet und angewendet werden (die im C.Net vorhandenen werden heute nicht angewendet). 5. Lenkung fehlerhafter Produkte: Die bestehende Richtlinie (23_501) sollte an die neuen Gegebenheiten angepasst werden. 6. Freigabeverfahren für Arbeitsanweisungen: Dieses Verfahren ist nicht wirksam festgelegt und umgesetzt (inkl. Änderungsdienst). So sind diese Arbeitsanweisungen teilweise im C.Net vorhanden aber noch nicht korrekt freigegeben (z.b. Reflow Löten). 7. 8D Reports: Es wurde festgestellt, dass die Folgemassnahmen in den 8D Reports nicht immer ausgefüllt sind (z.b. BU-CI ). 8. Entwicklung: Im auditierten Projekt sind eine starke Verspätung (gegenüber der Planung) sowie ein unsystematisches Ausfüllen von Freigabeprotokollen aufgefallen (z.b. RFC, PI, fehlende Kommentare der Produktion und QS). 9. Offerten: Wir haben festgestellt, dass im Verkauf International Offerten in Form erstellt werden. Wir sind der Meinung, dass hier Templates in den verschiedenen Sprachen eine Vereinheitlichung bringen würde. 10. Intellectual Property: Da bei der Saia-Burgess Controls auch viel Innovation betrieben wird, sollte die rechtlichen Situation in diesem Bereich geprüft werden (z.b. mit der abgegebenen Checkliste). 11. HR-Prozesse: Mit der Erarbeitung eines langfristigen Konzepts (basierend auf der Strategie) könnte eine systematische Ermittlung des Schulungsbedarfs und der Erhöhung der Kompetenz in den gewünschten Bereichen sichergestellt werden.

7 Saia-Burgess Controls AG Bericht Seite 7 von Arbeitssicherheit: Aus unserer Sicht sind die Verantwortlichkeiten in diesem Bereich noch immer unklar festgelegt. Hier sind die vorhandenen rechtlichen Grundlagen zu konsultieren (z.b. neue EKAS Richtlinie, UVG, VUV, UVV, ArG). 13. Production Engineering: Die in den Prozessen im Production Engineering angewendeten Checklisten sollten noch besser an die neuen Gegebenheiten angepasst werden. 14. Auftragsabwicklung/Versand: Während dem Aufrechterhaltungsaudit wurde festgestellt, dass die Platzverhältnisse nicht optimal sind (z.b. zahlreiche Paletten standen vor einem Regal und versperrten damit den Zugang zum Rüsten). 15. Fertigung CPS/SMD/ES/CC: Die neuen Arbeitsanweisungen sind in die Prozesse im C.Net zu integrieren. Die Polyvalenzlisten sollten besser an die geänderten Verhältnisse angepasst und die Aktualität transparent dargestellt werden (Datum der Aktualisierung). Die erarbeitete Arbeitsanweisung mit 34 Seiten begünstigt nicht unbedingt einen effizienten Änderungsdienst. 16. Entsorgungskonzept: Das Entsorgungskonzept für das Werk 1 ist noch zu rudimentär festgelegt und stellt den Materialfluss zwischen Werk 1 und 2 zu wenig transparent dar. Der Auditor bedankt sich bei allen Beteiligten für die angenehme, konstruktive sowie offene Zusammenarbeit während dem Aufrechterhaltungsaudit, wünscht weiterhin viel Erfolg und freut sich bereits auf das Rezertifizierungsaudit im Dezember des nächsten Jahres. Zollikofen, WIH/HIM