Dox Cockpit Version 1.69 Leitfaden für Dox Center-Manager und Auditoren

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1 Dox Cockpit Version 1.69 Leitfaden für Dox Center-Manager und Auditoren Copyright Brainloop AG, Alle Rechte vorbehalten. Dokumentenversion 1.5 Sämtliche verwendeten Markennamen und Markenzeichen sind Eigentum der jeweiligen Markeninhaber.

2 Inhaltsverzeichnis 1 Willkommen im Dox Cockpit Erste Schritte im Dox Cockpit Registrieren Sie sich im Dox Cockpit Melden Sie sich am Dox Cockpit an Wechseln Sie zwischen Ihren Dox Centern Melden Sie sich vom Dox Cockpit ab Hilfe & Support Die Funktionen im Dox Cockpit Benutzerverwaltung Verfügbaren Speicher des Dox Centers ändern Zusätzlichen Speicherplatz erhöhen Zusätzlichen Speicherplatz reduzieren Benutzer-Lizenzen für das Dox Center ändern Neue Benutzer-Lizenzen bestellen Benutzer-Lizenzen abbestellen Spalten in der Benutzerverwaltung Filterfunktionen in der Benutzerverwaltung Benutzer zum Dox Center hinzufügen Einen einzelnen Benutzer hinzufügen Mehrere Benutzer gleichzeitig über eine CSV-Datei hinzufügen Dox Spaces für Benutzer anlegen Dox Space-Eigenschaften ändern Rolle eines Benutzers ändern Individuellen Speicherplatz erhöhen Individuellen Speicherplatz verringern Dox Spaces deaktivieren Dox Spaces reaktivieren Seite 2 von 48

3 Benutzer einschließlich ihrer Dox Spaces löschen Einen Audit für einen Dox Space einleiten Den Auditor eines Dox Spaces ändern Dox Space-Vorlagen Eine neue Dox Space-Vorlage anlegen Inhalte einer Dox Space-Vorlage anpassen Eigenschaften einer Dox Space-Vorlage ändern Eine Dox Space-Vorlage kopieren Eine Dox Space-Vorlage aktivieren Eine Dox Space-Vorlage deaktivieren Eine Dox Space-Vorlage löschen Sicherheitsrichtlinien Anmeldesicherheit Schutz der Inhalte Die Ansicht Audit Registrieren Sie sich im Audit -Modul Melden Sie sich am Audit -Modul an Die Ansicht Audit und ihre Funktionen Sortierfunktionen Filterfunktionen Einen Dox Space für einen Audit betreten Kommentare zur Audit-Zusammenfassung eines Dox Spaces hinzufügen Die Audit-Zusammenfassung eines Dox Spaces lesen Einen Audit beenden Zugangsdaten in Dox Cockpit ändern Passwort ändern Mobiltelefonnummer ändern Flash-SMS deaktivieren Die Anzeigesprache ändern Seite 3 von 48

4 4.5 Ihre Kontaktdaten ändern Vom Dox Cockpit abmelden Bekannte Einschränkungen Support Weitere Anleitungen zu Brainloop Dox Anhang: Änderungsprotokoll Seite 4 von 48

5 1 Willkommen im Dox Cockpit Brainloop Dox ist eine cloud-basierte Unternehmenslösung zur sicheren Verteilung und Synchronisation von Dateien mit jedermann, jederzeit und auf jedem Endgerät. Brainloop Dox verhindert den Verlust und den Missbrauch von unternehmenskritischen Informationen mit durchgängigen Sicherheitskonzepten und -technologien. Brainloop Dox fügt sich nahtlos in die bestehende Arbeitsumgebung ein, sei es lokal auf dem Desktop unter Windows oder mobil über den Webbrowser. Somit wird es Anwendern sehr einfach gemacht, Dateien sicher in ihren persönlichen Arbeitsbereichen (Dox Spaces) zu verwalten und anderen zur Verfügung zu stellen. Anwender können auf ihren Dox Space wahlweise in Brainloop Dox Web im Webbrowser eines beliebigen Endgeräts oder mit dem auf ihrem Computer installierten Brainloop Secure Client zugreifen. Brainloop Dox bietet Unternehmen einen unternehmensweiten Speicherplatz in der Cloud mit einer zentralen Verwaltung im sogenannten Dox Cockpit. Dort können unternehmensweite Einstellungen vorgenommen, Benutzer und Lizenzen verwaltet, Speicherplatz verteilt und die Verwendung kontrolliert werden. Alle Veränderungen und Zugriffe werden entsprechend revisionssicher protokolliert. Über Standardschnittstellen können Administratoren außerdem die Benutzerverwaltung von Brainloop Dox mit ihrem Unternehmensverzeichnis verbinden und dabei konfigurieren, welche Mitarbeiter einen entsprechenden Dox Space bekommen. Das neue Dox Audit-Modul, das ab Brainloop Dox Cockpit Version 1.69 verfügbar ist, gibt der Compliance-Stelle eines Unternehmens ein Werkzeug an die Hand, mit dem Geschäftsinteressen des Unternehmens unter Einhaltung interner und externer Vorschriften optimal geschützt werden können. Der Einsatz des Dox Audit-Moduls kann zum Beispiel erforderlich werden, wenn Dokumente in Dox Spaces von ausgeschiedenen Mitarbeitern bewahrt, oder wenn Aktivitäten und Dokumente in einem Dox Space bei vermuteten Unregelmäßigkeiten aus rechtlichen oder Compliance-Gründen geprüft werden müssen. Seite 5 von 48

6 2 Erste Schritte im Dox Cockpit 2.1 Registrieren Sie sich im Dox Cockpit Zur Anmeldung am Dox Cockpit erhalten Sie eine Einladungs- . Registrieren Sie sich wie folgt: 1. Klicken Sie auf den Link in der . Die Registrierungsseite öffnet sich im Browser. 2. Geben Sie Ihre Benutzerdaten ein: Das Feld Benutzername wird automatisch mit der -Adresse aus der Einladungs- gefüllt. Geben Sie Ihren Vornamen und Nachnamen ein. Legen Sie ein Passwort fest und wiederholen dieses. Hinweis: Das Passwort muss mindestens acht Zeichen enthalten. Es muss eine Mischung aus Groß- und Kleinbuchstaben und mindestens eine Ziffer oder ein Sonderzeichen enthalten. Lesen und bestätigen Sie die Nutzungsbedingungen. 3. Klicken Sie auf Weiter. Sie sind nun in Brainloop Dox registriert und werden sofort auf die Anmeldeseite des Dox Cockpits weitergeleitet. 4. Melden Sie sich nun mit Ihren Anmeldedaten am Dox Cockpit oder an Dox Audit an (abhängig von Ihrer Benutzerrolle, siehe folgende Seite oder Seite 36). Seite 6 von 48

7 2.2 Melden Sie sich am Dox Cockpit an 1. Geben Sie auf der Anmeldeseite des Dox Cockpits Ihre -Adresse und Ihr Passwort ein. 2. Klicken Sie auf Anmelden. 3. Falls der Administrator der Dox-Plattform Mitteilungen hinterlegt hat, müssen Sie diese zuerst bestätigen. Aktivieren Sie die Option Diese Mitteilung nicht mehr anzeigen, wenn diese Benachrichtigung bei der nächsten Anmeldung an diesem Rechner nicht mehr angezeigt werden soll. Diese Mitteilungen können nur von Dox Plattform-Administratoren eingestellt werden. Sie sind nun im Hauptfenster Ihres Dox Cockpits. Hinweis: Falls Sie Administrator mehrerer Dox Center sind, wählen Sie zuerst das gewünschte Dox Center aus. 2.3 Wechseln Sie zwischen Ihren Dox Centern Falls Sie Administrator mehrerer Dox Center sind, können Sie das gewünschte Dox Center aus der Drop-down-Liste im Hauptfenster im oberen linken Bereich auswählen. Seite 7 von 48

8 2.4 Melden Sie sich vom Dox Cockpit ab Zum Abmelden vom Dox Cockpit klicken Sie auf das Symbol Fensters. am oberen rechten Rand des 2.5 Hilfe & Support Den vorliegenden Leitfaden können Sie jederzeit von Ihrem Dox Center aus aufrufen. Klicken Sie dazu auf Ihre -Adresse oben rechts im Dox Center und wählen die Option Hilfe aus der angezeigten Drop-down-Liste. Falls Sie den Brainloop Support kontaktieren möchten, klicken Sie auf den Link Support am unteren linken Rand des Dox Cockpits. Die Kontaktdaten des Brainloop Supports werden in einem separaten Fenster angezeigt. Seite 8 von 48

9 3 Die Funktionen im Dox Cockpit In Ihrem Dox Cockpit können Sie neue Benutzer und Dox Spaces anlegen und verwalten sowie eine Reihe von Einstellungen vornehmen. Sobald Sie sich angemeldet und ggf. Ihr Dox Center ausgewählt haben, wird das Hauptfenster angezeigt: 3.1 Benutzerverwaltung In der Benutzerverwaltung können Sie nach bereits vorhandenen Benutzern suchen, Benutzer zum Dox Center hinzufügen und daraus entfernen, persönliche Arbeitsbereiche, sogenannte Dox Spaces, für berechtigte Anwender anlegen etc. Oberhalb der Tabelle wird sowohl der aktuell vom Dox Center verwendete als auch der insgesamt verfügbare Speicherplatz angezeigt. Klicken Sie auf den angezeigten Speicherplatz, um zusätzlichen Speicherplatz zu bestellen oder auch abzubestellen. Auch die Anzahl der im gesamten Dox Center verwendeten und verfügbaren Benutzer-Lizenzen können Sie hier sehen und nach Wunsch anpassen. Seite 9 von 48

10 3.1.1 Verfügbaren Speicher des Dox Centers ändern Der Gesamtspeicherplatz Ihres Dox Centers besteht aus dem festen Speicherplatz - der automatisch pro bestellter Benutzerlizenz zugewiesen wird - und dem zusätzlichen Speicherplatz, den Sie individuell anpassen können. Sie können also für Ihr Dox Center zusätzlichen Speicherplatz bestellen oder wieder abbestellen. Hinweis: Bitte beachten Sie, dass jede Änderung abhängig von Ihren Vertragsbedingungen unmittelbare Auswirkungen auf die monatliche Nutzungsgebühr Ihres Dox Centers haben kann Zusätzlichen Speicherplatz erhöhen So bestellen Sie zusätzlichen, ggf. kostenpflichtigen Speicherplatz für Ihr Dox Center: 1. Klicken Sie im Hauptfenster des Dox Cockpits auf Benutzerverwaltung. 2. Klicken Sie im linken Bereich oberhalb der Tabelle auf die Option Verwendeter Speicher gesamt. 3. Wählen Sie aus der Drop-down-Liste die Option Speicher erweitern um. Seite 10 von 48

11 4. Wählen Sie aus der rechten Drop-down-Liste die gewünschte Menge an zusätzlichem Speicherplatz aus. 5. Klicken Sie auf OK. 6. Prüfen Sie Ihre Bestellung und klicken auf Bestellen Zusätzlichen Speicherplatz reduzieren Hinweis: Mit dieser Option können Sie nur den zusätzlich bestellten Speicherplatz reduzieren, nicht aber den festen Speicherplatz, der Ihrem Dox Center automatisch pro bestellter Benutzerlizenz zugewiesen wurde. 1. Klicken Sie im Hauptfenster des Dox Cockpits auf Benutzerverwaltung. 2. Klicken Sie im linken Bereich oberhalb der Tabelle auf die Option Verwendeter Speicher gesamt. 3. Wählen Sie aus der Drop-down-Liste die Option Speicher reduzieren um. 4. Wählen Sie aus der rechten Drop-down-Liste die Menge Speicher aus, um die Sie den zusätzlichen Speicherplatz Ihres Dox Centers verringern wollen. 5. Klicken Sie auf OK. 6. Prüfen Sie Ihre Bestellung und klicken auf Bestellen. Seite 11 von 48

12 3.1.2 Benutzer-Lizenzen für das Dox Center ändern Sie können für Ihr Dox Center zusätzliche Benutzer-Lizenzen bestellen oder wieder abbestellen. Hinweis: Bitte beachten Sie, dass jede Änderung abhängig von Ihren Vertragsbedingungen unmittelbare Auswirkungen auf die monatliche Nutzungsgebühr Ihres Dox Centers haben kann Neue Benutzer-Lizenzen bestellen So bestellen Sie zusätzliche, ggf. kostenpflichtige Benutzer-Lizenzen für Ihr Dox Center: 1. Klicken Sie im Hauptfenster des Dox Cockpits auf Benutzerverwaltung. 2. Klicken Sie im mittleren Bereich oberhalb der Tabelle auf die Option Verwendete Lizenzen gesamt. 3. Wählen Sie aus der Drop-down-Liste die Option Lizenzen erweitern um. 4. Geben Sie in das Feld daneben die gewünschte Anzahl der zu bestellenden Lizenzen ein bzw. wählen Sie sie aus. Seite 12 von 48

13 5. Klicken Sie auf OK. 6. Prüfen Sie Ihre Bestellung und klicken auf Bestellen Benutzer-Lizenzen abbestellen 1. Klicken Sie im Hauptfenster des Dox Cockpits auf Benutzerverwaltung. 2. Klicken Sie im mittleren Bereich oberhalb der Tabelle auf die Option Verwendete Lizenzen gesamt. 3. Wählen Sie aus der Drop-down-Liste die Option Lizenzen reduzieren um. 4. Geben Sie in das Feld daneben die Anzahl der abzubestellenden Lizenzen ein. 5. Klicken Sie auf OK. 6. Prüfen Sie Ihre Bestellung in der Ansicht Bestellung bestätigen und klicken auf Bestellen Spalten in der Benutzerverwaltung In der Benutzerverwaltung werden die Spalten Name ( -Adresse), Status, Rollen, Dox Space-Status, Letzter Zugriff und Verwendeter Speicher angezeigt. Seite 13 von 48

14 Tipps: Wenn Sie auf einen Spaltenkopf klicken, können Sie die jeweiligen Einträge in absteigender bzw. aufsteigender Reihenfolge sortieren. Wenn Sie erneut auf denselben Spaltenkopf klicken, kehrt sich die Reihenfolge um. Falls Sie z. B. einen Benutzer hinzugefügt haben, dieser aber in der Liste der Benutzer nicht angezeigt wird, klicken Sie zum Aktualisieren der Ansicht auf das Symbol. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Benutzernamen, um das Kontextmenü mit den für diesen Dox Space verfügbaren Optionen zu öffnen (z. B. Deaktivieren, Eigenschaften ändern oder Auditor ändern ). Die Spalten enthalten die folgenden Informationen: Name ( -Adresse): Enthält den Vor- und Nachnamen des Benutzers und dessen E- Mail-Adresse Status: Zeigt z. B. an, ob sich der jeweilige Benutzer registriert hat oder nicht Rollen: Zeigt die den jeweiligen Benutzern zugeordneten Rollen an. Ein Benutzer muss mindestens eine dieser Rollen haben, kann aber auch zwei Rollen gleichzeitig innehaben. Die folgenden Rollen stehen zur Auswahl: - Dox Center-Manager - Dox Space-Benutzer (Berechtigter für einen eigenen Dox Space) - Auditor Die Spalte Dox Space-Status zeigt z. B. an, ob ein Dox Space angelegt oder geschlossen wurde, ob dieser als Vorlage verwendet wird etc. Letzter Zugriff: Zeigt an, wann sich der jeweilige Benutzer zum letzten Mal seinen Dox Space betreten hat. Verwendeter Speicher: Zeigt an, wieviel Speicherplatz des jeweiligen Dox Spaces belegt ist. Ein gelber Punkt neben der Spalte Verwendeter Speicherplatz signalisiert, dass der Speicher zu 80 % belegt ist, ein roter Punkt, dass der Speicherplatz zu 90 % belegt ist. Ein Tooltipp zu diesem Punkt zeigt die genaue Belegung des Speicherplatzes an. Seite 14 von 48

15 3.1.4 Filterfunktionen in der Benutzerverwaltung In der Benutzerverwaltung haben Sie eine Vielfalt von Möglichkeiten, um nach bestimmten Benutzern zu filtern. Sie können nach den Inhalten jeder Spalte filtern, z. B. nach Namen und - Adressen oder Bestandteilen davon oder einer bestimmten Rolle. So filtern Sie z. B. nach einer -Adresse: 1. Klicken Sie im Hauptfenster des Dox Cockpits auf Benutzerverwaltung. 2. Klicken Sie in der Spalte Name ( -Adresse) auf das Symbol. 3. Öffnen Sie die blau hinterlegte Drop-down-Liste und wählen den gewünschten Operator aus. 4. Geben Sie den gewünschten Filterbegriff ein oder wählen ggf. einen Begriff aus der Drop-down- Liste aus. Hinweis: Bitte beachten Sie die korrekte Groß- und Kleinschreibung des gesuchten Begriffs. 5. Falls Sie zwei Filterkriterien verwenden wollen, wählen Sie den Operator Und oder Oder, wählen den zweiten Operator aus und geben darunter den zweiten Filterbegriff ein bzw. wählen ihn aus. 6. Klicken Sie auf Filtern. Die Einträge, auf die Ihre Filterkriterien zutreffen, werden in der Liste angezeigt. 7. Um den Filter wieder zu löschen, öffnen Sie die Filter-Ansicht und klicken auf Löschen. Seite 15 von 48

16 3.1.5 Benutzer zum Dox Center hinzufügen Sie können Ihrem Dox Center entweder einzelne Benutzer oder mehrere Benutzer gleichzeitig über eine CSV-Datei hinzufügen Einen einzelnen Benutzer hinzufügen 1. Klicken Sie im Hauptfenster des Dox Cockpits auf Benutzerverwaltung. 2. Klicken Sie auf. 3. Geben Sie die -Adresse des neuen Benutzers ein. 4. Wählen Sie die gewünschte Rolle für den Benutzer. Hinweis: Ein Benutzer muss mindestens eine dieser Rollen haben, kann aber auch zwei Rollen gleichzeitig innehaben. Die Rollen Dox Center Manager und Auditor können einem Benutzer jedoch nicht gleichzeitig gegeben werden. Die folgenden Rollen stehen zur Auswahl: Seite 16 von 48

17 - Dox Center-Manager - Dox Space-Benutzer (Berechtigter für einen eigenen Dox Space) - Auditor 5. Wenn Sie für den berechtigten Dox Space-Benutzer sofort einen Arbeitsbereich anlegen wollen, wählen Sie die Option Dox Space anlegen. Sie können einen Dox Space für diesen Benutzer auch erst später anlegen (siehe Kapitel Dox Spaces für Benutzer anlegen ab Seite 19). 6. Wenn im Dox Center mehrere Dox Space-Vorlagen definiert sind, dann wählen Sie hier die für den Benutzer passende Vorlage aus. 7. Klicken Sie auf Hinzufügen. Wenn Sie die Option Dox Space anlegen gewählt haben, wird dem neuen Benutzer automatisch eine Einladungs- mit einem Registrierungslink gesendet Mehrere Benutzer gleichzeitig über eine CSV-Datei hinzufügen Sie können Ihrem Dox Center mehrere Benutzer gleichzeitig hinzufügen, indem Sie eine vorher erstellte CSV-Datei (Semikolon-separiert) mit den einzuladenden Benutzern hochladen. Die Kopfzeile der Datei definiert die in der Datei verwendeten Spalten (siehe Beispiel weiter unten). Die folgenden Schlüsselwörter dürfen für die Spaltenbezeichner in der CSV-Datei verwendet werden: Spaltenbezeichner Erklärung Beispiel Name -Adresse des Benutzers peter.mueller@brainloop.com FirstName Vorname Peter LastName Nachname Müller Position Position Software Developer Department Abteilung Development Company Unternehmen Brainloop AG Mobile Mobiltelefonnummer mit vorangestellter Ländervorwahl in folgendem Format: Seite 17 von 48

18 ECAdmin Soll dieser Benutzer die Rolle Dox Center-Manager erhalten? Ja = 1 Nein = 0 1 DoxSpaceOwner Soll dieser Benutzer die Rolle Dox Space- Benutzer erhalten? Ja = 1 Nein = 0 1 Hinweis: Jeder Benutzer muss entweder für ECAdmin (Dox Center-Manager) oder für DoxSpaceOwner (Dox Space-Benutzer) den Wert 1 erhalten, andernfalls kann die CSV-Datei nicht hochgeladen werden. Wenn Sie für jeden Benutzer mit der Rolle Dox Space-Benutzer auch Dox Spaces anlegen wollen, müssen Sie im Dialog Benutzer hochladen zusätzlich die Option Dox Space anlegen aktivieren (siehe Punkt 4. unten). Beispiel für eine Semikolon-separierte CSV-Datei: Name;FirstName;LastName;Position;Department;Company;Mobile;ECAdmin;DoxSpaceOwner peter.mueller@brainloop.com;peter;müller;software Developer;Development;Brainloop AG; ;1;1 maria.mueller@brainloop.com;maria;müller;software Developer;Development;Brainloop AG; ;0;1 So laden Sie eine Liste Ihrer Benutzer über eine CSV-Datei hoch: 1. Klicken Sie im Hauptfenster des Dox Cockpits auf Benutzerverwaltung. 2. Klicken Sie auf. Seite 18 von 48

19 3. Klicken Sie auf Durchsuchen und wählen die hochzuladende CSV-Datei aus. 4. Wählen Sie die Option Dox Space anlegen aus, wenn Sie für alle Benutzer, denen Sie die Rolle Dox Space-Benutzer gegeben haben (DoxSpaceOwner = 1), im gleichen Schritt auch einen Dox Space anlegen wollen. Hinweis: Ein Benutzer in einem Dox Center ist entweder ein Dox Center-Manager oder ein Berechtigter für einen eigenen Arbeitsbereich, d. h. einen Dox Space. Ein Benutzer kann mehrere Rollen innehaben. 5. Klicken Sie auf Hochladen. Nun werden in einem Hintergrundprozess die Benutzer angelegt und gegebenenfalls die Arbeitsbereiche (Dox Spaces) für sie erzeugt. Das kann je nach Anzahl der Benutzer einige Zeit in Anspruch nehmen. Tipp: Sie können den Fortschritt des Hochladevorgangs in der Queue-Übersicht nachverfolgen. Klicken Sie dazu auf Dox Spaces für Benutzer anlegen Falls ein Dox Space-Benutzer bzw. Dox Center-Manager noch keinen eigenen Dox Space hat, können Sie für diese Benutzer auch nachträglich Dox Spaces anlegen. 1. Klicken Sie im Hauptfenster des Dox Cockpits auf Benutzerverwaltung. 2. Wählen Sie aus der angezeigten Liste die gewünschten Benutzer aus. 3. Klicken Sie auf. Seite 19 von 48

20 Tipp: Um einen Dox Space für einen einzelnen Benutzer anzulegen, können Sie auch mit der rechten Maustaste auf diesen Benutzer klicken und die Option Dox Space anlegen aus dem Kontextmenü auswählen. 4. Wählen Sie die gewünschte Dox-Space-Vorlage aus und klicken auf Dox Space anlegen. Die jeweiligen Dox Spaces werden für die gewählten Benutzer angelegt und die Einladungsmails versendet Dox Space-Eigenschaften ändern Im Dialogfenster Eigenschaften ändern können Sie die jeweilige Rolle und die Menge des Speicherplatzes, der diesem Dox Space zugewiesen ist, ändern. Der Benutzername kann nicht geändert werden Rolle eines Benutzers ändern Sie können einzelnen Benutzern zusätzliche Rollen zuweisen oder eine Rolle wieder entziehen z. B. die Rolle Dox Center-Manager oder Auditor. Hinweise: Die Rollen Dox Center Manager und Auditor können einem Benutzer nicht gleichzeitig gegeben werden. Aus Sicherheitsgründen kann einem Benutzer die Rolle Dox Center-Manager nicht entzogen werden, wenn der gewählte Benutzer der einzige Dox Center- Manager des aktuellen Dox Centers ist. 1. Klicken Sie im Hauptfenster des Dox Cockpits auf Benutzerverwaltung. Seite 20 von 48

21 2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Benutzer und wählen die Option Eigenschaften ändern aus dem Kontextmenü aus. Der Dialog Eigenschaften ändern wird angezeigt. 3. Wählen Sie die gewünschte Rolle und klicken auf OK Individuellen Speicherplatz erhöhen So erhöhen Sie im Dialogfenster Eigenschaften ändern des jeweiligen Dox Spaces den zugewiesenen Speicherplatz: 1. Klicken Sie im Hauptfenster des Dox Cockpits auf Benutzerverwaltung. 2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Benutzer und wählen die Option Eigenschaften ändern aus dem Kontextmenü aus. Der Dialog Eigenschaften ändern wird angezeigt. Seite 21 von 48

22 3. Klicken Sie in der Drop-down-Liste auf den Pfeil nach unten und wählen die Option Speicher erweitern um. 4. Wählen Sie in der nun angezeigten Drop-down-Liste den gewünschten Wert aus. 5. Klicken Sie auf OK Individuellen Speicherplatz verringern So verringern Sie im Dialogfenster Eigenschaften ändern des jeweiligen Dox Spaces den zugewiesenen und nicht verwendeten Speicherplatz: 1. Klicken Sie im Hauptfenster des Dox Cockpits auf Benutzerverwaltung. 2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Benutzer und wählen die Option Eigenschaften ändern aus dem Kontextmenü aus. Der Dialog Eigenschaften ändern wird angezeigt. Seite 22 von 48

23 3. Klicken Sie in der Drop-down-Liste auf den Pfeil nach unten und wählen die Option Speicher reduzieren um. 4. Wählen Sie in der nun angezeigten Drop-down-Liste den gewünschten Wert aus. 5. Klicken Sie auf OK. 6. Prüfen Sie Ihre Änderungen und klicken auf Bestellen. Seite 23 von 48

24 3.1.8 Dox Spaces deaktivieren Über die Option Deaktivieren werden die ausgewählten Benutzer aus der Gruppe der Dox Center- Benutzer entfernt. Falls diese Benutzer Dox Space-Eigentümer sind, werden deren individuelle Dox Spaces geschlossen. Deaktivierte Benutzer bleiben in der Tabelle der Dox Space-Benutzer und ihr entsprechender Status wird in der Spalte Status angezeigt. Hinweis: Um einen Benutzer zu deaktivieren, der die Rolle Dox Center Manager hat, müssen Sie diese Rolle zuerst in dessen Dox Space-Eigenschaften deaktivieren (siehe Kapitel Rolle eines Benutzers ändern auf Seite 20). 1. Klicken Sie im Hauptfenster des Dox Cockpits auf Benutzerverwaltung. 2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Benutzer und wählen die Option Deaktivieren aus dem Kontextmenü aus. 3. Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage mit Weiter Dox Spaces reaktivieren Über die Option Reaktivieren können Sie Dox Spaces, die deaktiviert wurden, wieder öffnen. Benutzer können dadurch ihre Dox Spaces wieder betreten. 1. Klicken Sie im Hauptfenster des Dox Cockpits auf Benutzerverwaltung. 2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Benutzer und wählen die Option Reaktivieren aus dem Kontextmenü aus. 3. Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage mit Weiter. Seite 24 von 48

25 Benutzer einschließlich ihrer Dox Spaces löschen Mit der Option Löschen werden die ausgewählten Benutzer vollständig aus dem Dox Center entfernt. Falls diese Benutzer Dox Space-Eigentümer sind, werden auch deren individuelle Dox Spaces gelöscht. Durch das Löschen des Dox Spaces werden alle noch gültigen Links auf diesen Dox Space (z. B. Berechtigungen auf freigegebene Ordner und Dokumente) ungültig. Hinweis: Sie können immer nur einen Benutzer zum Löschen auswählen und nur Benutzer löschen, die sich noch nicht in Brainloop Dox registriert haben, oder Benutzer, die vorher deaktiviert wurden. 1. Klicken Sie im Hauptfenster des Dox Cockpits auf Benutzerverwaltung. 2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den zu löschenden Benutzer und wählen Löschen aus dem Kontextmenü. 3. Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage mit Weiter Einen Audit für einen Dox Space einleiten Dox Center Manager können einen Audit für einen registrierten, deaktivierten Dox Space-Benutzer einleiten, sodass ein designierter Benutzer mit der Rolle Auditor dessen Dox Space betreten kann. In diesem Fall wird dem ausgewählten Auditor eine gesendet, mit der er über den durchzuführenden Audit informiert wird. Sobald ein Audit beendet ist, kann der Dox Space gegebenenfalls wieder reaktiviert werden, sodass der Benutzer seinen Dox Space wieder betreten kann (siehe Kapitel Dox Spaces reaktivieren, Seite 24). Weitere Informationen zur Audit-Ansicht und zu dessen Benutzung finden Sie in Kapitel Die Ansicht Audit, Seite 36ff. 1. Klicken Sie im Hauptfenster des Dox Cockpits auf Benutzerverwaltung. 2. Falls der Benutzer noch nicht deaktiviert ist, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Benutzer und wählen die Option Deaktivieren aus dem Kontextmenü aus. Seite 25 von 48

26 3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Benutzer und wählen die Option Audit einleiten aus dem Kontextmenü aus. 4. Geben Sie einen Grund für den Audit ein. 5. Wählen Sie in der Drop-down-Liste einen Auditor aus. 6. Klicken Sie auf OK. Dem Auditor wird eine gesendet, mit der er über den neuen Audit-Kandidaten informiert wird. Der Dox Space-Status wird auf Wird auditiert gesetzt, und der auditierte Dox Space wird im Dox Audit-Modul angezeigt Den Auditor eines Dox Spaces ändern Sie können einem Dox Space, der bereits auditiert wird, einen anderen Auditor zuweisen. Hinweis: Bei einem Auditorwechsel wird der aktuelle Audit beendet und automatisch ein neuer Audit gestartet. Der Grund, den Sie für den Wechsel eingeben, sowie ein Hinweis zu diesem Wechsel wird in den Audit-Zusammenfassungen des beendeten und neuen Audits eingetragen (siehe Seite 40). 1. Klicken Sie im Hauptfenster des Dox Cockpits auf Benutzerverwaltung. 2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Benutzer und wählen die Option Auditor ändern aus dem Kontextmenü aus. Seite 26 von 48

27 3. Geben Sie einen Grund für den Auditorwechsel ein. 4. Wählen Sie in der Drop-down-Liste einen anderen Auditor aus. 5. Klicken Sie auf OK. Eine zur Information über diese Änderung wird an alle Dox Center-Manager gesendet. 3.2 Dox Space-Vorlagen Über die Kachel Dox Space-Vorlagen, die Sie im Hauptfenster Ihres Dox Cockpits auswählen, können Sie die für Ihr Dox Center angelegten Vorlagen ansehen und verwalten sowie eigene Dox Space-Vorlagen anlegen. Hinweis: Mit einem Schloss markierte Vorlagen sind Systemvorlagen. Diese Vorlagen können nicht verändert werden Eine neue Dox Space-Vorlage anlegen 1. Klicken Sie im Hauptfenster des Dox Cockpits auf Dox Space-Vorlagen. Seite 27 von 48

28 2. Klicken Sie auf. 3. Wählen Sie die Basis-Vorlage aus, die Sie als Grundlage für Ihre neue Vorlage verwenden möchten. Dabei werden auch die Inhalte der Vorlage, also die Ordner und Dokumente darin, in die neue Vorlage übernommen. 4. Geben Sie den Namen der neuen Vorlage ein. 5. Geben Sie eine Beschreibung für die Vorlage ein. 6. Wählen Sie den Speicherplatz aus, der jedem mit dieser Vorlage erstellten Dox Space zur Verfügung stehen soll. 7. Klicken Sie auf OK. Die neue Vorlage wird erstellt und in der Liste der Dox-Space-Vorlagen angezeigt. 8. Passen Sie die Inhalte der Vorlage an (siehe Inhalte einer Dox Space-Vorlage anpassen, Seite 29). 9. Aktivieren Sie die Vorlage, wenn sie sofort für die Anlage neuer Dox Spaces zur Verfügung stehen soll (siehe Eine Dox Space-Vorlage aktivieren, Seite 31). Seite 28 von 48

29 3.2.2 Inhalte einer Dox Space-Vorlage anpassen Über die Option können Sie Inhalte, also Ordner oder Dokumente, zu Dox Space-Vorlagen hinzufügen. Diese Inhalte stehen dann allen Dox Spaces, die Sie mit dieser Vorlage anlegen, zur Verfügung. 1. Klicken Sie im Hauptfenster des Dox Cockpits auf Dox Space-Vorlagen. 2. Wählen Sie aus der angezeigten Liste die gewünschte Vorlage aus. 3. Klicken Sie auf. 4. Legen Sie über die Option Ordner an oder laden Sie neue Dateien über die Option hoch. Weitere Informationen zum Anlegen bzw. Hochladen und Organisieren (z. B. Umbenennen, Kopieren, Verschieben, Löschen) von Ordnern und Dateien finden Sie in unserem Benutzerleitfaden für Dox Web (User-Guide-Dox-Web-de.pdf). 5. Wenn Sie ein Dokument oder einen Ordner in der Liste markieren, stehen Ihnen die folgenden Optionen zur Verfügung: Seite 29 von 48

30 Symbol Erklärung Eigenschaften und Versionen ansehen Umbenennen Kopieren Verschieben Löschen 6. Mit Klick auf im oberen linken Bereich des Browserfensters gelangen Sie zurück zur Liste der Dox Space-Vorlagen Eigenschaften einer Dox Space-Vorlage ändern Über die Option können Sie die Eigenschaften einer bereits angelegten Vorlage verändern. Aktuell können Sie hier den Namen, die Beschreibung sowie den Speicherplatz für Dox Spaces ändern. Seite 30 von 48

31 3.2.4 Eine Dox Space-Vorlage kopieren Um eine Dox Space-Vorlage zu kopieren, müssen Sie eine neue Vorlage auf Basis der zu kopierenden Vorlage anlegen. 1. Klicken Sie im Hauptfenster des Dox Cockpits auf Dox Space-Vorlagen. 2. Klicken Sie auf. 3. Wählen Sie die Basis-Vorlage aus, die Sie als Grundlage für Ihre neue Vorlage verwenden möchten. Dabei werden auch die Inhalte der Vorlage in die neue Vorlage übernommen. Sie können diese anschließend ändern. 4. Geben Sie den Namen der neuen Vorlage ein. 5. Geben Sie eine Beschreibung für die Vorlage ein. 6. Wählen Sie den Speicherplatz aus, der allen mit dieser Vorlage erstellten Dox Spaces zur Verfügung stehen soll. 7. Klicken Sie auf OK. Die neue Vorlage wird erstellt und in der Liste der Dox-Space-Vorlagen angezeigt. 8. Passen Sie die Inhalte der Vorlage an (siehe Inhalte einer Dox Space-Vorlage anpassen, Seite 29). 9. Aktivieren Sie die Vorlage, wenn sie sofort für die Anlage neuer Dox Spaces zur Verfügung stehen soll (siehe Eine Dox Space-Vorlage aktivieren, Seite 31) Eine Dox Space-Vorlage aktivieren Damit Sie Dox Spaces auf Basis der gewünschten Vorlage anlegen können, müssen Sie die erstellte Vorlage zuerst aktivieren. 1. Klicken Sie im Hauptfenster des Dox Cockpits auf Dox Space-Vorlagen. 2. Wählen Sie aus der angezeigten Liste die gewünschte Vorlage aus. 3. Klicken Sie auf. Die Vorlage wird aktiviert und eine entsprechende Meldung am unteren Rand des Browserfensters angezeigt. Seite 31 von 48

32 3.2.6 Eine Dox Space-Vorlage deaktivieren So deaktivieren Sie eine Dox-Space-Vorlage, damit sie bei der Anlage neuer Dox Spaces nicht mehr verfügbar ist: 1. Klicken Sie im Hauptfenster des Dox Cockpits auf Dox Space-Vorlagen. 2. Wählen Sie aus der angezeigten Liste die gewünschte Vorlage aus. 3. Klicken Sie auf. Die Vorlage wird deaktiviert und eine entsprechende Meldung am unteren Rand des Browserfensters angezeigt Eine Dox Space-Vorlage löschen So löschen Sie eine oder mehrere Dox-Space-Vorlagen aus der Liste der Vorlagen: 1. Klicken Sie im Hauptfenster des Dox Cockpits auf Dox Space-Vorlagen. 2. Wählen Sie aus der angezeigten Liste die gewünschten Vorlagen aus. 3. Klicken Sie auf. 4. Bestätigen Sie das Löschen der Vorlage. Die Vorlage wird gelöscht und eine entsprechende Meldung am unteren Rand des Browserfensters angezeigt. Seite 32 von 48

33 3.3 Sicherheitsrichtlinien Das Dox Cockpit wird mit Standardeinstellungen installiert, die Sie als Dox Center-Manager abhängig von Ihren Berechtigungen ändern können. Über die Sicherheitsrichtlinien im Hauptfenster Ihres Dox Cockpits können Sie die Anmeldesicherheit am Dox Space oder Dox Cockpit (z. B. Authentifizierung mit SMS-TAN) sowie den Schutz der Dox Space-Inhalte (z. B. Gültigkeit von Links, Freigabeformate) konfigurieren Anmeldesicherheit Über das Menü Anmeldesicherheit legen Sie fest, ob und wie häufig sich Benutzer für die Anmeldung am Dox Cockpit und/oder am Dox Space mit einer SMS-TAN authentifizieren müssen. 1. Klicken Sie im Hauptfenster des Dox Cockpits auf Sicherheitsrichtlinien. 2. Falls das Menü Anmeldesicherheit noch nicht geöffnet ist, klicken Sie auf dieses Menü. 3. Aktivieren Sie im Bereich Anmeldesicherheit für Dox Spaces (oder Anmeldesicherheit für Dox Cockpit) die Option Authentifizierung mit SMS-TAN. 4. Öffnen Sie die blau hinterlegte Drop-down-Liste, und wählen Sie aus, wie häufig sich Benutzer mit einer SMS-TAN authentifizieren müssen, d. h. bei jeder Anmeldung, einmal pro Tag oder einmal pro Woche. Hinweis: Die Anmeldesicherheit für Dox Cockpit kann derzeit nur auf TAN- Abfrage bei jeder Anmeldung gesetzt werden. 5. Klicken Sie auf Speichern. Seite 33 von 48

34 3.3.2 Schutz der Inhalte Die Einstellungen im Menü Schutz der Inhalte betreffen die Aufbewahrungszeit gelöschter Objekte im Papierkorb, die Gültigkeit von Dokumenten-Links und das Auslieferungsformat für freigegebene Dokumente. Außerdem können Sie festlegen, ob sich Empfänger von Freigabe- s bei jedem Zugriff auf eine Datei zusätzlich mit einer SMS-TAN authentifizieren müssen. 1. Klicken Sie im Hauptfenster des Dox Cockpits auf Sicherheitsrichtlinien. 2. Klicken Sie auf Schutz der Inhalte. 3. Nehmen Sie die folgenden Einstellungen vor: Aufbewahrungszeit im Papierkorb (Tage): Geben Sie in dieses Feld die maximale Anzahl an Tagen ein, die gelöschte Objekte im Papierkorb verbleiben dürfen, bevor sie endgültig gelöscht werden. Gültigkeit der Links (Tage): Geben Sie in dieses Feld die maximale Anzahl an Tagen ein, die ein Link auf ein Dokument gültig sein darf. Dieser Standardwert wird für jeden Dokumentenlink angezeigt, Benutzer können diesen Wert aber mit einem kleineren Wert überschreiben. Nach Ablauf dieser Zeit können die Empfänger nicht mehr auf das Dokument zugreifen. Seite 34 von 48

35 Freigabeformate: Mit dieser Option stellen Sie ein, aus welchen Formaten Dox Space- Besitzer wählen können, wenn sie Dokumente oder Ordner in ihrem Dox Space freigeben. Wählen Sie aus den folgenden Auslieferungsformaten aus: - Brainmarks öffnen (Nur lesen): Der Empfänger darf das Dokument lediglich im Brainmark-Format (mit Wasserzeichen und Brainmark-ID) öffnen, jedoch nicht bearbeiten. Die Brainmark-Version eines Dokuments ist eine eingefrorene Version mit Wasserzeichen und eindeutiger Brainmark-ID, die zusätzliche Schutzmaßnahmen enthält. Dieses spezielle, von Brainloop entwickelte Dokumentformat kann aus den Formaten Word, Excel, PowerPoint und PDF sowie aus Bildformaten erstellt werden. - Originale öffnen (Nur lesen): Der Empfänger darf das Dokument im Originalformat öffnen, jedoch nicht bearbeiten. - Originale bearbeiten: Der Empfänger darf das Dokument im Originalformat öffnen und bearbeiten. Er darf nach dem Bearbeiten eine neue Version des Dokuments hochladen. Diese bearbeitete Version steht nach der Synchronisierung wieder im Dox Space des Absenders zur Verfügung. TAN-Schutz: Aktivieren Sie diese Option, wenn der Empfänger sich vor dem Zugriff auf das Dokument zusätzlich mit einer TAN authentifizieren muss. Seite 35 von 48

36 Dox Cockpit Version 1.69 Leitfaden für Dox Center-Manager 3.4 Die Ansicht Audit Wenn ein Audit für einen individuellen Dox Space eingeleitet wurde, können Auditoren die ihnen zugewiesenen Dox Spaces über die Ansicht Audit betreten und ihre Kommentare zu dem jeweiligen Audit eintragen. (Weitere Informationen entnehmen Sie bitte den Kapiteln Einen Audit für einen Dox Space einleiten, Seite 25, Einen einzelnen Benutzer hinzufügen, Seite 16 oder Rolle eines Benutzers ändern, Seite 20.) In der Ansicht Audit kann jeder Auditor alle derzeit auditieren und in der Vergangenheit auditierten Dox Spaces einschließlich deren Audit-Zusammenfassungen sehen. Auditoren können jedoch nur die Dox Spaces betreten, die ihnen zugewiesen wurden. Hinweis: Die Ansicht Audit kann nur von Benutzern aufgerufen werden, denen von einem Dox Center-Manager die Rolle Auditor gegeben wurde. Ein Auditor kann einen oder mehrere Dox Spaces für einen Audit erhalten Registrieren Sie sich im Audit -Modul Wenn Sie als Auditor in ein Dox Center eingeladen wurden, erhalten Sie eine Einladungs- , über die Sie sich zuerst in Brainloop Dox registrieren müssen. Weitere Informationen zum Registrierungsvorgang finden Sie im Kapitel Registrieren Sie sich im Dox Cockpit auf Seite Melden Sie sich am Audit -Modul an Damit Sie sich in der Ansicht Audit anmelden können, muss Ihnen ein Dox Center-Manager die Rolle Auditor zugewiesen haben. 1. Geben Sie auf der Anmeldeseite von Brainloop Dox Ihre -Adresse und Ihr Passwort ein. Seite 36 von 48

37 Dox Cockpit Version 1.69 Leitfaden für Dox Center-Manager 2. Klicken Sie auf Anmelden. 3. Falls der Administrator der Dox-Plattform Mitteilungen hinterlegt hat, müssen Sie diese zuerst bestätigen. Aktivieren Sie die Option Diese Mitteilung nicht mehr anzeigen, wenn diese Benachrichtigung bei der nächsten Anmeldung an diesem Rechner nicht mehr angezeigt werden soll. Diese Mitteilungen können nur von Dox Plattform-Administratoren eingestellt werden. 4. Wählen Sie gegebenenfalls das Dox Center aus, in dem Sie Auditor sind. Die Hauptseite des Audit-Moduls wird angezeigt Die Ansicht Audit und ihre Funktionen Die Ansicht Audit listet alle Dox Spaces, die aktuell auditiert werden bzw. die in der Vergangenheit auditiert wurden. Die Ansicht Audit verfügt über zwei Ansichten: Seite 37 von 48

38 Dox Cockpit Version 1.69 Leitfaden für Dox Center-Manager Die Ansicht Laufende Audits (Standardansicht) In der Ansicht Laufende Audits werden alle Dox Spaces angezeigt, die aktuell auditiert werden. In der Liste werden außerdem die Namen der jeweiligen Auditoren sowie das Startdatum der Audits angezeigt. In dieser Ansicht können Sie die von Ihnen auditierten Dox Spaces betreten und die Audit-Zusammenfassungen für alle auditierten Dox Spaces lesen. Die Ansicht Beendete Audits In der Ansicht Beendete Audits werden alle Dox Spaces angezeigt, deren Audits bereits beendet sind. In der Liste werden außerdem die Namen der jeweiligen Auditoren sowie das Start- und Enddatum der Audits angezeigt. In dieser Ansicht können Sie auch die Audit- Zusammenfassungen für alle auditierten Dox Spaces lesen. Hinweis: Standardmäßig werden nur die Audits des letzten Monats angezeigt. Um ältere Audits anzuzeigen, klicken Sie auf und wählen das gewünschte Startdatum aus Sortierfunktionen Um eine Spalte in den Tabellen in aufsteigender Reihenfolge zu sortieren, klicken Sie auf den entsprechenden Spaltenkopf. Um diese Spalte absteigender Reihenfolge zu sortieren, klicken Sie erneut auf den Spaltenkopf Filterfunktionen Um nach einem bestimmten Dox Space zu suchen, geben Sie in das Suchfeld ein paar Buchstaben ein, die im Namen oder der -Adresse des Benutzers enthalten sind. Die Benutzer, auf die Ihre Suche zutrifft, werden automatisch in der Liste der auditierten Dox Spaces angezeigt. In der Ansicht Beendete Audits können Sie außerdem nach einem Zeitraum filtern. Klicken Sie dazu auf das Symbol Kalender aus. und wählen das gewünschte Anfangs- und Enddatum aus dem Einen Dox Space für einen Audit betreten So betreten Sie einen Dox Space, für den ein Audit eingeleitet wurde: 1. Melden Sie sich an Dox Audit an. 2. Wählen Sie in der Ansicht Laufende Audits den Dox Space aus, der Ihnen zugewiesen wurde. Seite 38 von 48

39 Dox Cockpit Version 1.69 Leitfaden für Dox Center-Manager 3. Klicken Sie auf das Symbol Dox Space betreten. Tipp: Sie können auch mit der rechten Maustaste auf einen Dox Space klicken und die Option Dox Space betreten auswählen. Der gewählte Dox Space wird angezeigt. Hinweis: Auditoren dürfen sich die ihnen zugewiesenen Dox Spaces und deren Inhalte nur ansehen. Inhalte können nicht geändert, entfernt oder hinzugefügt werden Kommentare zur Audit-Zusammenfassung eines Dox Spaces hinzufügen Sie können zu Ihrem Audit von einem Dox Space Kommentare eintragen, die dann für alle Auditoren des Dox Centers einsehbar sind. Bitte beachten Sie, dass Sie Kommentare nur zu den von Ihnen auditierten Dox Spaces abgeben können. 1. Melden Sie sich an Dox Audit an. 2. Wählen Sie in der Ansicht Laufende Audits den Dox Space aus, zu dem Sie einen Kommentar eintragen möchten. 3. Klicken Sie auf das Symbol Audit-Zusammenfassung. Tipp: Sie können auch mit der rechten Maustaste auf einen Dox Space klicken und die Option Audit-Zusammenfassung auswählen. 4. Geben Sie Ihren Kommentar in das Feld Neuer Kommentar ein. 5. Klicken Sie auf Speichern. Seite 39 von 48

40 Dox Cockpit Version 1.69 Leitfaden für Dox Center-Manager Die Audit-Zusammenfassung eines Dox Spaces lesen In der Audit-Zusammenfassung werden alle Kommentare, die vom Auditor dieses Dox Spaces eingetragen wurden, angezeigt. Die Zusammenfassung zeigt auch an, ob ein Auditor gewechselt wurde sowie den Grund für den Wechsel. 1. Melden Sie sich an Dox Audit an. 2. Wählen Sie in der Ansicht Laufende Audits den entsprechenden Dox Space aus. 3. Klicken Sie auf das Symbol Audit-Zusammenfassung. Tipp: Sie können auch mit der rechten Maustaste auf einen Dox Space klicken und die Option Audit-Zusammenfassung auswählen. Die Ansicht Audit-Zusammenfassung wird angezeigt. 4. Klicken Sie auf Abbrechen, um die Ansicht Audit-Zusammenfassung zu verlassen Einen Audit beenden Wenn Sie mit dem Audit eines Dox Spaces fertig sind, können Sie ihn als Beendet markieren, sodass der Dox Space gegebenenfalls reaktiviert werden kann. Hinweis: Sie können nur Audits beenden, die Ihnen zugewiesen sind. 1. Melden Sie sich an Dox Audit an. 2. Wählen Sie in der Ansicht Laufende Audits den entsprechenden Dox Space aus. 3. Klicken Sie auf das Symbol Audit-Zusammenfassung. Tipp: Sie können auch mit der rechten Maustaste auf einen Dox Space klicken und die Option Audit-Zusammenfassung auswählen. 4. Geben Sie Ihre abschließenden Kommentare in das Feld Neue Kommentare ein. 5. Klicken Sie auf Audit beenden. 6. Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage. Seite 40 von 48

41 Dox Cockpit Version 1.69 Leitfaden für Dox Center-Manager 4 Zugangsdaten in Dox Cockpit ändern Sie können die Informationen, die Sie bei Ihrer Registrierung bei Brainloop Dox angegeben haben, im Dox Cockpit jederzeit ansehen und ändern. In den Einstellungen können Sie z. B. Ihre Kontaktdaten, Ihre Mobiltelefonnummer und Ihr Passwort ändern sowie eine -Signatur einfügen. Ihren Benutzernamen, also Ihre -Adresse, können Sie nicht ändern. 4.1 Passwort ändern 1. Klicken Sie auf Ihren Benutzernamen am oberen rechten Rand des Browserfensters. 2. Wählen Sie die Option Einstellungen. 3. Um Ihr Passwort zu ändern, klicken Sie auf Ändern neben dem Feld Passwort. 4. Der Dialog Passwort ändern wird angezeigt. 5. Geben Sie hier Ihr altes Passwort ein, dann Ihr neues Passwort und bestätigen Ihr neues Passwort. 6. Klicken Sie auf OK, um das neue Passwort zu speichern. 4.2 Mobiltelefonnummer ändern 1. Klicken Sie auf Ihren Benutzernamen am oberen rechten Rand des Browserfensters. 2. Wählen Sie die Option Einstellungen. 3. Klicken Sie auf Ändern neben dem Feld Mobiltelefonnummer. Der Dialog Mobiltelefonnummer ändern wird angezeigt. 4. Falls Ihr Dox Cockpit TAN-geschützt ist, wird Ihnen zuerst eine TAN an die alte Telefonnummer gesendet. Geben Sie diese TAN in das Feld TAN ein. Hinweis: Falls Sie Ihr altes Mobiltelefon verloren haben, kontaktieren Sie bitte den Brainloop Support. 5. Wählen Sie aus der Drop-down-Liste Ländervorwahl Ihr Land bzw. Ihre Vorwahl aus (z. B. G für Germany (+49)). 6. Geben Sie Ihre Mobiltelefonnummer in das Feld Rufnummer ein (z. B ). 7. Falls Ihr Dox Cockpit TAN-geschützt ist, wird Ihnen eine weitere TAN an Ihre neue Rufnummer gesendet. Geben Sie auch diese TAN ein. 8. Klicken Sie auf OK, um die neue Rufnummer zu speichern. Seite 41 von 48

42 Dox Cockpit Version 1.69 Leitfaden für Dox Center-Manager 4.3 Flash-SMS deaktivieren Wenn Sie keine SMS erhalten wollen, die direkt auf Ihrem Sperrbildschirm angezeigt werden, ohne dass Sie Ihr Mobiltelefon entsperren müssen, können Sie die Option Flash-SMS deaktivieren. 1. Klicken Sie auf Ihren Benutzernamen am oberen rechten Rand des Browserfensters. 2. Wählen Sie die Option Einstellungen. 3. Wählen Sie die Option Flash-SMS deaktivieren unterhalb Ihrer Mobiltelefonnummer. 4. Klicken Sie auf Speichern. 4.4 Die Anzeigesprache ändern 1. Klicken Sie auf Ihren Benutzernamen am oberen rechten Rand des Browserfensters. 2. Wählen Sie die Option Einstellungen. 3. Wählen Sie im Bereich Benutzerprofil die gewünschte Sprache aus dem Drop-down-Menü Sprache aus. 4. Klicken Sie auf Speichern. 4.5 Ihre Kontaktdaten ändern Im Bereich Kontaktdaten können Sie Ihren Titel, Vornamen und Nachnamen ändern. Außerdem können Sie hier Ihre -Signatur eingeben, die in jede von Ihnen gesendete eingefügt wird. Klicken Sie nach jeder Änderung in diesem Bereich auf Speichern. Seite 42 von 48

43 Dox Cockpit Version 1.69 Leitfaden für Dox Center-Manager 4.6 Vom Dox Cockpit abmelden Nachdem Sie Ihre Arbeit im Dox Cockpit beendet haben, oder wenn Sie Ihren PC für längere Zeit angeschaltet aber unbeaufsichtigt lassen, sollten Sie sich abmelden. So ist sichergestellt, dass sich niemand unbefugten Zugriff zum Dox Cockpit verschaffen kann. Seien Sie besonders aufmerksam, wenn Sie an einem öffentlichen PC arbeiten. Kontrollieren Sie dann in jedem Fall noch einmal, ob Sie sich richtig abgemeldet und alle temporären Internetdateien gelöscht haben. Um sich vom Dox Cockpit abzumelden, klicken Sie auf das Symbol am oberen rechten Rand des Browserfensters. Hinweis: Nach 50 Minuten Inaktivität werden Sie automatisch abgemeldet. Seite 43 von 48

44 Dox Cockpit Version 1.69 Leitfaden für Dox Center-Manager 5 Bekannte Einschränkungen Nachfolgend finden Sie bekannte Einschränkungen für die Nutzung des Dox Cockpits. Sie können das Dox Cockpit nicht betreten, wenn Sie den Microsoft Internet Explorer 9 verwenden. Wenn Sie in der Benutzerverwaltung die Filterfunktion verwenden, müssen Sie den gesuchten Begriff in der korrekten Groß- und Kleinschreibung eingeben, da der Eintrag andernfalls nicht gefunden wird. Wenn Sie zum Beispiel john eingeben statt John, wird der Eintrag nicht gefunden. Falls ein Benutzer sein Mobiltelefon verloren hat, kann die Mobiltelefonnummer nur durch den Brainloop-Support zurückgesetzt werden. Bei der Anlage eines Dox Spaces wird aktuell nicht geprüft, ob im Dox Center genügend Gesamtspeicherplatz verfügbar ist. Dadurch wird möglicherweise der gesamte Speicherplatz aufgebraucht. Die Option Anmeldesicherheit für Dox Cockpit kann derzeit nur auf TAN-Abfrage bei jeder Anmeldung gesetzt werden. Seite 44 von 48

45 Dox Cockpit Version 1.69 Leitfaden für Dox Center-Manager 6 Support Bei weiteren Fragen zum Dox Cockpit hilft Ihnen unser Support-Team weiter: Telefonischer Support 24/7: Innerhalb Deutschlands: (gebührenfrei) Innerhalb der Schweiz: (gebührenfrei) Innerhalb Frankreichs: (gebührenfrei) Innerhalb Großbritanniens: (gebührenfrei) Innerhalb der USA: (gebührenfrei) Aus anderen Ländern: Online-Support: Tippen Sie hier, um unser Online-Support-Formular aufzurufen. Support: support@brainloop.com Seite 45 von 48

46 Dox Cockpit Version 1.69 Leitfaden für Dox Center-Manager 7 Weitere Anleitungen zu Brainloop Dox Weitere Anleitungen zu den Anwendungen von Brainloop Dox finden Sie hier: Dox Cockpit: Kurzanleitung für das Dox Cockpit (How-to-Configure-Dox-Cockpit-1.0-de.pdf) Dox Web: Kurzanleitung für die ersten Schritte in Brainloop Dox - Die Registrierung und die wichtigsten Funktionen (How-to-Get-Started-with-Brainloop-Dox-1.0-de.pdf) Benutzerleitfaden für Dox Web (User-Guide-Dox-Web-de.pdf) Brainloop Secure Client: Installation Guide for System Administrators for Brainloop Secure Client for Windows Version 1.3 (Install-Guide-Dox-BL-Secure-Client-for-Windows-en.pdf), nur in englischer Sprache verfügbar Benutzerleitfaden für den Brainloop Secure Client für Windows Version 1.3 (User-Guide-Dox- BL-Secure-Client-for-Windows-de.pdf) Seite 46 von 48

47 Dox Cockpit Version 1.69 Leitfaden für Dox Center-Manager 8 Anhang: Änderungsprotokoll Version Änderungsdatum Änderung Mai 2014 Erste Freigabe für Dox Enterprise Cockpit Version 1.0 Aktualisierung auf Dox Cockpit Version 1.54: Umbenennung von Enterprise Cockpit in Dox Cockpit Aktualisierung der Screenshots Folgende Kapitel wurden hinzugefügt: Juli 2014 Rolle eines Benutzers ändern (siehe Seite 20) Neue Sicherheitsabfrage im Kapitel Benutzer deaktivieren (siehe Seite 24) Benutzer löschen (siehe Seite 25) Anmeldesicherheit (siehe Seite 33) Schutz der Inhalte (siehe Seite 34) Zugangsdaten in Dox Cockpit ändern (siehe Seite 36) Aktualisierung auf Dox Cockpit Version 1.58: Folgende Kapitel wurden hinzugefügt: Neues Kapitel Verfügbaren Speicher des Dox Centers ändern (siehe Seite 10) Neues Kapitel Benutzer-Lizenzen für das Dox Center ändern (siehe Seite 12) Neues Kapitel Benutzer reaktivieren (siehe Seite 24) Das Kapitel Dox Space-Vorlagen wurde um eine Reihe neuer Funktionen ergänzt (siehe Seite 27ff.) Folgende Kapitel wurden geändert: September 2014 Nach dem Login werden ggf. Mitteilungen angezeigt (siehe Kapitel Melden Sie sich am Dox Cockpit an, Seite 7 Neue Optionen Verwendeter Speicherplatz gesamt und Verwendete Lizenzen gesamt in der Benutzerverwaltung (siehe Kapitel Benutzerverwaltung und folgende Kapitel, ab Seite 9) Neue Spalten Letzter Zugriff und Verwendeter Speicher im Kapitel Spalten in der Benutzerverwaltung (siehe Seite 13) Neuer Dialog im Kapitel Dox Spaces für Benutzer anlegen für die Auswahl einer Dox-Space-Vorlage (siehe Seite 19) Die Option Rolle ändern wurde umbenannt in Eigenschaften ändern. Außerdem kann in dieser Option jetzt der Speicherplatz eines individuellen Dox Spaces erweitert oder verringert werden (siehe Kapitel Dox Space-Eigenschaften ändern, Seite 20) Seite 47 von 48