Schulungshandbuch. Beschaffung mit

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1 Schulungshandbuch Beschaffung mit Stand:

2 Inhaltsverzeichnis 1 Einführung Beschaffungsprozess Beschaffungssystem UniKat Aufbau des Schulungshandbuchs Sonstige Hinweise zum Handbuch Erste Schritte im UniKat-System Aufruf des Systems Personalisierung Mailversand aktivieren / deaktivieren Lieferadressen pflegen Team-Einkauf Einrichtung von Team-Mitgliedern Verwendung des Team-Einkaufs Einkaufswagen anlegen Produkte/Dienstleistungen auswählen (Schritt 1) Katalogbestellung Artikelsuche Suchergebnisse Besondere Katalogartikel Artikel auswählen und bestellen Warenliste Vergleichsliste Weitere Funktionen Freitextbestellung Alte Einkaufswagen und Vorlagen Einkaufswagenübersicht (Schritt 2) Positionsdetails

3 3.6.1 Bezugsquelle / Lieferant Positionsdaten Kontierung Lieferadresse Notizen und Anlagen Genehmigungsprozessübersicht Zugehörige Belege Einkaufswagen vervollständigen und bestellen (Schritt 3) Fehlerhaften Einkaufswagen korrigieren Einkaufsbereich Aufbau des Einkaufsbereichs Einkaufswagenstatus prüfen Gesicherte Einkaufswagen bearbeiten und bestellen Team-Einkaufswagen bearbeiten Einkaufswagen löschen Genehmigung des Einkaufswagens Genehmigungsschritte Genehmigung im System Ablehnung von Einkaufswagen Bearbeitung eines abgelehnten Einkaufswagens Bestellung Bearbeitung durch den Zentralen Einkauf Freigabe der Bestellung Ausgabe der Bestellung an den Lieferanten Wareneingang Wareneingang erfassen Wareneingang stornieren Wareneingangsbelege anzeigen

4 8 Rechnungsprüfung Preisabweichung Mengenabweichung (Überlieferung oder fehlender Wareneingang) Elektronische Akte Barcode-Erzeugung Dokumentenupload

5 1 Einführung Das vorliegende Schulungshandbuch beschreibt die Funktionalitäten und Handhabung der Beschaffungslösung UniKat. Es richtet sich an Mitarbeiter und Mitglieder der FU Berlin, die Bedarfsanforderungen erstellen bzw. genehmigen. 1.1 Beschaffungsprozess Inhaltlich werden mit dem System UniKat alle Schritte des Beschaffungsprozesses vom Entstehen eines Bedarfs bis zur Prüfung der Eingangsrechnung abgedeckt. Im Folgenden wird daher ein kurzer Überblick über den Beschaffungsprozess gegeben. Jeder Beschaffungsvorgang beginnt mit der Erstellung eines Einkaufswagens durch den Bedarfsanforderer. Der Einkaufswagen durchläuft ein ein- bis zweistufiges Genehmigungsverfahren und wird nach erfolgter Genehmigung in eine Bestellung übernommen. Die Bestellung wird aus dem System an den Lieferanten übermittelt. Sobald die Ware eingetroffen ist, wird der Wareneingang durch den Bedarfsanforderer erfasst. Abschließend wird die Rechnung zur Bestellung im SAP-System gebucht. Der Status des Einkaufswagens und der Folgebelege ist während des gesamten Beschaffungsprozesses transparent im System sichtbar. Einkaufswagen (Kapitel 3) Genehmigung (Kapitel 5) Bestellung (Kapitel 6) Wareneingang (Kapitel 7) Rechnung (Kapitel 8) Statusüberprüfung (Kapitel 4) 1.2 Beschaffungssystem UniKat Alle Beschaffungsvorgänge an der FU Berlin werden über UniKat ausgelöst. Ausgenommen sind lediglich FU-eigene Formulare (z.b. Auszahlungsanordnung usw.) und Werkverträge mit Privatpersonen, die weiterhin über BIOS erstellt werden. Wissenschaftliche Bücher werden weiterhin über ALEPH bestellt. Die Beschaffungslösung UniKat setzt sich aus einem SAP SRM-System und einem FU-eigenen Katalog zusammen. Technisch werden die Prozessschritte Einkaufswagen, Genehmigung, Bestellung, Wareneingang und Statusüberprüfung / Einkaufsbereich in SAP SRM ausgeführt. Lediglich zum Füllen eines Warenkorbs mit Katalogartikeln verlässt der Anwender technisch gesehen das SRM-System und 4

6 befindet sind im FU-eigenen Katalog. Um eine Trennung der Systeme im Sprachgebrauch zu vermeiden, werden SAP SRM und der FU-eigene Katalog unter dem einheitlichen Begriff UniKat zusammengefasst. 1.3 Aufbau des Schulungshandbuchs Der Aufbau des Schulungshandbuchs orientiert sich am Beschaffungsprozess (siehe Abbildung in Kapitel 1.1). Jedem Prozessschritt ist ein eigenes Kapitel gewidmet. In Kapitel 2 wird zunächst ein Überblick über die Anmeldung und die ersten Schritte im UniKat-System gegeben. Dabei wird auch darauf eingegangen, wie der Mitarbeiter sich bereits vor dem Anlegen des ersten Einkaufswagens Team-Mitglieder und persönliche Lieferadressen einrichten kann. In Kapitel 3 wird beschrieben, wie neue Einkaufswagen im UniKat-System angelegt werden. Es werden die einzelnen Beschaffungsarten Katalogbestellung, Freitextbestellung und Vorlagen detailliert betrachtet. Der sog. Einkaufsbereich ermöglicht dem User auf alle seine Einkaufswagen zuzugreifen und jederzeit den aktuellen Status abzurufen. Dies wird in Kapitel 4 erläutert. Das Genehmigungsverfahren, das jeder Einkaufswagen durchlaufen muss, wird in Kapitel 5 ausführlich dargestellt. Dabei werden auch die Schritte beschrieben, die ein Genehmiger zur Freigabe oder Ablehnung eines Einkaufswagens auszuführen hat. Kapitel 6 gibt einen Überblick über die Bestellung, die als Folgebeleg zum Einkaufswagen angelegt wird. Anschließend wird in Kapitel 7 beschrieben, wie im System ein Wareneingang erfasst und ggf. wieder storniert wird. In Kapitel 8 wird auf die Bearbeitungsschritte eingegangen, die notwendig sind, wenn es zu Abweichungen zwischen der Rechnung und der Bestellung / dem Wareneingang kommt. Schließlich erfahren Sie in Kapitel 9, wie Sie Dokumente zur elektronischen Akte des Bestellvorgangs hinzufügen können. 1.4 Sonstige Hinweise zum Handbuch Besonders häufige Fehlerquellen bei der Arbeit mit dem System sind durch folgendes Symbol gekennzeichnet: 5

7 Mit folgendem Symbol werden wichtige inhaltliche Informationen zu bestimmten Themen oder nützliche Tipps hervorgehoben: Sofern Personenbezeichnungen in männlicher oder weiblicher Form verwendet werden, sind mit diesen stets sowohl männliche als weibliche Personen gemeint. Für fachbereichsspezifische Besonderheiten werden ergänzend zu diesem Handbuch weitere Dokumente bereitgestellt. 2 Erste Schritte im UniKat-System Lernziele des Kapitels In diesem Kapitel lernen Sie wie Sie sich am Beschaffungssystem UniKat anmelden wie Sie Ihre persönlichen Daten ändern wie Sie ein Team-Mitglied einrichten 2.1 Aufruf des Systems Der Zugriff auf das Beschaffungssystem UniKat erfolgt aus dem SAP-Portal. Zum Aufruf des Portals geben Sie im Webbrowser folgende URL ein: Geben Sie anschließend die Zugangsdaten Ihres FU-Accounts ein, die Ihnen von der ZEDAT bereitgestellt wurden, und klicken Sie auf Anmelden. 6

8 Es öffnet sich nun die Startseite des SAP-Portals. Abhängig von Ihrer Benutzerrolle und Ihren Berechtigungen im System kann sich der Bildaufbau unterscheiden. Das UniKat-System rufen Sie durch Klicken auf die Kachel Beschaffung und anschließende Auswahl der Bereiche Startseite oder UniKat auf. Funktionsbereich Beschaffung Menüpunkte innerhalb von UniKat Untermenü 2.2 Personalisierung In den persönlichen Einstellungen werden benutzerspezifische Daten wie z.b. Adressen oder Team-Mitglieder hinterlegt. Um Ihre persönlichen Benutzereinstellungen zu prüfen oder zu ändern, klicken Sie im Bereich Startseite im 7

9 linken Seitenmenü auf Personalisierung und anschließend auf den Link SAP-SRM- Benutzereinstellungen. In einem neuen Fenster öffnet sich eine Maske mit Ihren Benutzerdaten. Zum Ändern der Daten klicken Sie auf den Button Bearbeiten. 8

10 Folgende Daten dürfen durch den Benutzer selbst geändert werden: Mailversand aktivieren / deaktivieren (siehe Kapitel 2.2.1) Eigene Lieferadressen anlegen (siehe Kapitel 2.2.2) Stellvertreter für den Team-Einkauf einrichten (siehe Kapitel 2.3) Mailversand aktivieren / deaktivieren Liegen für einen Benutzer Aufgaben vor (sog. Workitems), wird er per benachrichtigt. Sie erhalten z.b. dann eine , wenn Ihnen ein Einkaufswagen zur Genehmigung vorliegt oder wenn einer Ihrer Einkaufswagen abgelehnt wurde. Unabhängig von der haben Sie aber auch direkt im Unikat-System Zugriff auf Ihre Aufgaben (siehe Kapitel 5.2 und 5.3). Für Genehmiger, die sehr viele Aufgaben erhalten und sich ohnehin jeden Tag am Unikat-System anmelden, kann es sinnvoll sein, den Mailversand zu deaktivieren. Sollten Sie dies wünschen, rufen Sie wie oben beschrieben den Bearbeitungsmodus zur Änderung Ihrer Benutzerdaten auf und wählen Sie im Auswahlmenü Attribut den Wert Flag: Workitem weiterleiten aus. Setzen Sie anschließend das Optionsfeld für Workitem weiterleiten auf Nein. Speichern Sie Ihre Änderungen mit Klick auf Sichern. Der Mailversand kann jederzeit an dieser Stelle wieder aktiviert werden. 9

11 2.2.2 Lieferadressen pflegen Damit Sie die Lieferadresse nicht in jedem Einkaufswagen erneut eingeben müssen, haben Sie die Möglichkeit Ihre persönlichen Lieferadressen in Ihren Benutzerdaten zu hinterlegen. Rufen Sie dazu den Reiter Meine Adresse auf und wechseln Sie in den Bearbeitungsmodus. Klicken Sie auf Anlegen und füllen Sie die Adressfelder aus. Mussfelder sind mit einem Sternchen gekennzeichnet. Speichern Sie Ihre Änderungen mit Klick auf Sichern. 10

12 Zum Löschen einer Adresse markieren Sie die entsprechende Zeile und klicken Sie auf Löschen. 2.3 Team-Einkauf Mit der Funktionalität Team-Einkauf ermöglichen Sie anderen Mitarbeitern den Zugriff auf Ihre Einkaufswagen. Voraussetzung dafür ist, dass Sie den Mitarbeiter zuvor als Mitglied Ihres Teams ( Stellvertreter für den Team-Einkauf ) im System eingerichtet haben. Ihre Team-Mitglieder haben die Möglichkeit Ihre Team-Einkaufswagen zu sehen Ihre Team-Einkaufswagen zu übernehmen, weiter zu bearbeiten und zu bestellen Ihre Team-Einkaufswagen zu löschen Wareneingänge zu Ihren Team-Einkaufswagen zu buchen Einrichtung von Team-Mitgliedern Um Ihre Team-Mitglieder zu definieren, rufen Sie Ihre persönlichen Einstellungen auf (siehe Kapitel 2.2) und wählen Sie anschließend den Reiter Benutzerkonto. Sollten Sie sich noch nicht im Bearbeitungsmodus befinden, klicken Sie auf Bearbeiten. 11

13 Einrichtung von Team-Mitgliedern Anzeige, wer Sie als Team- Mitglied eingerichtet hat Zum Einrichten eines neuen Stellvertreters für den Team-Einkauf klicken Sie auf Zeile hinzufügen. Geben Sie in das Feld Name der Vertretung den Benutzernamen des Team-Mitglieds ein. Sollte Ihnen der Benutzername nicht bekannt sein, steht Ihnen über das Symbol eine Suchhilfe zur Verfügung. Geben Sie Vor- und / oder Nachnamen ein und klicken Sie auf Suchen. 12

14 Übernehmen Sie den Eintrag aus der Trefferliste durch Klick auf die Zeile. Ergänzen Sie, für welchen Zeitraum die Vertretung gelten soll. Weitere Team-Mitglieder können über Zeile hinzufügen ergänzt werden. Um ein Team-Mitglied wieder zu löschen, markieren Sie die Zeile und klicken Sie auf den Button Entfernen. Speichern Sie anschließend Ihre Änderungen mit dem Button Sichern Verwendung des Team-Einkaufs Die Verwendung des Team-Einkaufs ist insbesondere für folgende Anwendungsfälle sinnvoll: Einkaufswagen gemeinsam im Team befüllen: Mehrere Mitarbeiter möchten Artikel aus demselben Katalog bzw. bei demselben Lieferanten bestellen. Legen Sie dazu einen Team-Einkaufswagen mit den von Ihnen benötigten Artikeln an und sichern Sie ihn. Ihr Team-Mitglied kann den Einkaufswagen dann übernehmen, seine Artikel hinzufügen und den Einkaufswagen bestellen. Team-Einkaufswagen vervollständigen lassen: Sollten Ihnen bestimmte Daten (z.b. Kontierungsdaten, Lieferant, Preis) nicht bekannt sein, können Sie einen unvollständigen Einkaufswagen als Team-Einkaufswagen markieren und sichern. Ein Team-Mitglied kann den Einkaufswagen dann übernehmen, die fehlenden Daten vervollständigen und bestellen. 13

15 Der Zugriff auf die Team-Einkaufswagen erfolgt über den Einkaufsbereich (siehe Kapitel 4.4). Ihre Team-Mitglieder können nur dann auf Ihre Einkaufswagen zugreifen, wenn diese als Team-Einkaufswagen gekennzeichnet wurden. Dazu muss bei der Einkaufswagenerstellung das Häkchen Meinen Einkaufsstellvertretern Zugriff gewähren gesetzt sein (siehe Kapitel 3.7). Sie können die Team-Einkaufswagen eines anderen Mitarbeiters nur dann sehen und übernehmen, wenn dieser Sie als seinen Stellvertreter eingerichtet hat. Wer Sie als Stellvertreter eingerichtet hat, sehen Sie unterhalb der Liste Ihrer Vertreter im Bereich Personen, die ich als Stellvertreter vertrete. Beispiel: Mitarbeiter A hat seine Kollegin B als Team-Mitglied eingerichtet. Nun kann B alle Team-Einkaufswagen von A sehen. A sieht allerdings nicht die Team-Einkaufswagen von B. Das ist erst dann der Fall, wenn B auch A als Team-Mitglied eingerichtet hat. 3 Einkaufswagen anlegen Lernziele des Kapitels In diesem Kapitel lernen Sie wie Sie einen neuen Einkaufswagen anlegen wie Sie Katalogartikel zum Einkaufswagen hinzufügen die Navigation im Katalog wie Sie Freitextartikel zum Einkaufswagen hinzufügen alte Einkaufswagen als Vorlage verwendet werden können welche Daten im Einkaufswagen ergänzt werden müssen wie Sie einen Einkaufswagen abschließen Eine Bedarfsanforderung wird im UniKat-System als Einkaufswagen angelegt. Einkaufswagen (Kapitel 3) Genehmigung (Kapitel 5) Bestellung (Kapitel 6) Wareneingang (Kapitel 7) Rechnung (Kapitel 8) Statusüberprüfung (Kapitel 4) 14

16 Zum Anlegen eines neuen Einkaufswagens wählen Sie nacheinander die Buttons Beschaffung, UniKat und Einkaufen aus Es öffnet sich die Maske Einkaufen in 3 Schritten in einem neuen Fenster. Mit diesen 3 Schritten werden Sie auf einfache Art und Weise durch die Erstellung eines Einkaufswagens navigiert. 3.1 Produkte/Dienstleistungen auswählen (Schritt 1) Im Schritt 1 der Einkaufswagenerstellung wählen Sie die Art der Ware oder Dienstleistung aus, die Sie beschaffen möchten. 15

17 Es stehen Ihnen grundsätzlich drei Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung: FU-Katalog: Artikel, die regelmäßig beschafft werden, sind mit allen benötigten Artikelinformationen (z.b. Lieferant, verhandelter Preis, Lieferzeiten, ) im Katalog hinterlegt (siehe Kapitel 3.2). Freitext: Für alle Artikel und Leistungen, die nicht im Katalog hinterlegt sind (siehe Kapitel 3.3). Alte Einkaufswagen und Vorlagen: Bereits angelegte Einkaufswagen können als Kopiervorlage für neue Beschaffungsvorgänge genutzt werden (siehe Kapitel 3.4). 3.2 Katalogbestellung Beim Klick auf FU Katalog öffnet sich der FU-eigene Katalog Artikelsuche Für die Suche nach Artikeln stehen Ihnen mit der Schnellsuche, der erweiterten Suche und dem Klassifikations-Browser drei Suchmöglichkeiten zur Verfügung. Beim Aufruf des Katalogs wird Ihnen im oberen Feld die Schnellsuche angezeigt und im unteren Bereich der Klassifikations-Browser. 16

18 Navigationsleiste Schnellsuche Link zur erweiterten Suche Klassifikations-Browser Um eine Schnellsuche auszuführen, geben Sie einfach einen Suchbegriff ein und klicken Sie dann Suchen" rechts vom Suchfeld an. Es werden auch Treffer angezeigt, die den gesuchten Begriff enthalten z.b. erhalten Sie bei der Suche mit dem Begriff Hefter auch Schnellhefter als Treffer. Der Button Zurücksetzen" löscht die Suche und eine neue Suche kann gestartet werden. Mit der erweiterten Suche können die Suchoptionen ausgeweitet werden. Beim Anklicken des Links Erweiterte Suche rechts neben der Schnellsuche öffnet sich ein Feld mit zusätzlichen Suchoptionen: Suchoption Statistiken anzeigen Beschreibung Sie können wählen, ob das Suchergebnis zusätzlich zur Suchergebnisliste auch in einer statistischen Übersicht angezeigt werden soll (siehe Kapitel 3.2.2). 17

19 Suchwort- Verknüpfung Ohne die Wörter Attributsuche Wenn Sie mehrere Suchbegriffe eingeben, können Sie mit dieser Option festlegen, ob die Treffer alle Suchbegriffe enthalten sollen (UND) oder mindestens einen der Suchbegriffe (ODER). Sie können Artikel von der Suche ausschließen, die ein bestimmtes Schlagwort enthalten. Die Suche kann sich über alle Produkt-Attribute erstrecken oder auf bestimmte Attribute beschränkt werden, die im Auswahlmenü unter Attributsuche" ausgewählt werden können. Ähnlichkeitssuche Bei der Ähnlichkeitssuche" werden auch Worte berücksichtigt, die ähnlich wie der gesuchte Begriff klingen. In diesem Fall wird ein Tippfehler wie Hamer" mit nur einem m" trotzdem zu einem Suchergebnis führen, das alle Produkte umfasst, deren Beschreibung das Wort Hammer" enthält. Der Klassifikations-Browser (FUB_Warengruppen) ermöglicht eine Suche anhand der Warengruppenhierarchie der FU Berlin. In der ersten Ansicht wird die oberste Hierarchieebene der Warengruppen angezeigt und in Klammern die Anzahl der enthaltenen Artikel. Beim Klick auf eine Kategorie werden die Warengruppen der nächsten Hierarchieebene angezeigt. Auf der untersten Ebene öffnet sich beim Anklicken der Kategorie die Suchergebnisliste, die die Artikel in dieser Warengruppe anzeigt. 18

20 Alternativ können Sie auch auf die Anzahl der enthaltenen Artikel klicken, dann wird direkt die Suchergebnisliste aller Artikel der Warengruppe geöffnet Suchergebnisse Nach dem Ausführen einer Suchoperation mit der Schnellsuche, der erweiterten Suche oder dem Klassifikations-Browser werden die Treffer in einer Suchergebnisliste angezeigt. Auf der linken Seite wird zudem eine statistische Übersicht angezeigt, sofern Sie diese Option nicht mit der erweiterten Suche abgewählt haben. Statistische Übersicht Suchergebnisliste Die statistische Übersicht zeigt die Suchergebnisse gruppiert nach Katalogen, Herstellern und Warengruppen an. Durch das Anklicken eines Links in den Statistiken können Sie das Suchergebnis auf einen bestimmten Katalog, Hersteller oder eine bestimmte Warengruppe einschränken. Weiterhin können Sie die Treffer mit dem Preisfilter auf Artikel innerhalb einer bestimmten Preisspanne eingrenzen. 19

21 Um Informationen zur Bedeutung eines Symbols im Katalog zu erhalten, fahren Sie mit dem Mauszeiger über das Symbol. Es wird dann ein entsprechender Hilfetext angezeigt. In der Suchergebnisliste stehen Ihnen folgende Funktionalitäten zur Verfügung: Details zu einem Produkt ansehen Klicken Sie den Produktnamen in der Suchergebnisliste an, um mehr Informationen über das Produkt zu erhalten. Die Produktdetails werden auf einer neuen Seite angezeigt. Klicken Sie auf Zurück", um zur Suchergebnisliste zurückzukehren. Produkte in der Suchergebnisliste sortieren Sie können die Produkte in der Suchergebnisliste nach verschiedenen Feldern sortieren. Die Felder, nach denen sortiert werden kann, sind durch eine Unterstreichung gekennzeichnet. Klicken Sie einfach auf den unterstrichenen Feldtitel, um nach diesem Feld zu sortieren. Das Feld, nach dem aktuell sortiert wird, ist durch einen kleinen Pfeil erkennbar. Klicken Sie auf den Pfeil, um zwischen aufsteigender (Pfeil nach oben) und absteigender (Pfeil nach unten) Sortierung zu wechseln. 20

22 Artikel in den Warenkorb einfügen Klicken Sie auf das Einkaufswagen-Symbol, um Produkte dem Warenkorb hinzuzufügen (Details zum Abschließen des Warenkorbs siehe Kapitel 3.2.4). Artikel in die Vergleichsliste einfügen Entscheiden Sie, welche Produkte Sie vergleichen wollen und klicken Sie auf das In die Vergleichsliste einfügen"-symbol für jedes dieser Produkte (Details siehe Kapitel 3.2.6) Besondere Katalogartikel In einigen Fällen gewähren Lieferanten einen Mengenrabatt. Preise, die sich abhängig von der Bestellmenge ändern (Staffelpreise), werden unterstrichen und mit einem roten Stern angezeigt. Klicken Sie auf den Preis, um detaillierte Preisinformationen anzuzeigen. In Ihrem Warenkorb werden jeweils die richtigen Einkaufspreise pro Einheit basierend auf der Anzahl der von Ihnen bestellten Einheiten angezeigt. 21

23 Artikel, für die eine Fachfreigabe erforderlich ist, werden durch folgendes Symbol gekennzeichnet: Befindet sich ein solcher Artikel im Einkaufswagen, so wird der Fachfreigeber für diese Warengruppe automatisch als Genehmiger ermittelt und muss den Einkaufswagen genehmigen (siehe Kapitel 5.1) Artikel auswählen und bestellen Um einen Artikel aus der Suchergebnisliste zum Warenkorb hinzuzufügen, klicken Sie auf das Einkaufswagen-Symbol. Sollte die gewünschte Menge von der Vorbelegung abweichen, ändern Sie die Bestellmenge und klicken Sie anschließend auf das Symbol. In der Navigationsleiste wird unmittelbar unterhalb des Links Warenkorb" die Anzahl der enthaltenen Artikel und der Bestellwert (exkl. MwSt.) aktualisiert. 22

24 Um den Warenkorb anzuzeigen und abzuschließen, klicken Sie auf den entsprechenden Menüpunkt Warenkorb in der Navigationsleiste. Sie haben nun die Möglichkeit, die Positionen im Warenkorb zu überprüfen, zu entfernen oder die Menge anzupassen. Anschließend klicken Sie auf den Button Warenkorb übergeben. Die Positionen aus dem Katalog-Warenkorb werden automatisch dem Einkaufswagen hinzugefügt und Sie befinden sich in Schritt 2 der Einkaufswagenerstellung (siehe Kapitel 3.5) Warenliste Für regelmäßig wiederkehrende Bestellungen bietet der Katalog Ihnen die Möglichkeit Warenlisten anzulegen, die als Vorlage für einen Warenkorb verwendet werden können. Warenlisten stehen nur dem Benutzer zur Verfügung, der sie angelegt hat. Um eine neue Warenliste anzulegen, fügen Sie zunächst Artikel zu Ihrem Warenkorb hinzu und rufen Sie den Warenkorb über den entsprechenden Menüpunkt auf. Klicken Sie dann auf Warenkorb speichern". 23

25 Geben Sie einen Namen für die Liste ein oder wählen Sie zum Überschreiben eine vorhandene Warenliste aus. Klicken Sie auf OK", um die neue Warenliste zu speichern. Zur Verwaltung der Warenlisten rufen Sie den Menüpunkt Warenliste" in der Navigationsleiste auf. Sie finden eine Auflistung der verfügbaren Warenlisten. Mit den Icons neben den Listen können Sie direkt aus der Übersicht heraus alle Artikel der Warenliste in den aktuellen Warenkorb übernehmen, die Warenliste umbenennen oder die Warenliste löschen. Warenliste zum aktuellen Warenkorb hinzufügen Warenliste umbenennen Warenliste löschen Zeigen Sie den Inhalt einer Warenliste an, indem Sie auf deren Namen klicken. Aus dieser Ansicht können Sie die Warenliste verändern, indem Sie einzelne Artikel löschen oder die Mengen ändern. 24

26 Um eine Warenliste als Vorlage für einen Warenkorb zu verwenden, übernehmen Sie aus der Übersicht heraus alle Artikel in den Warenkorb. Sollte der Warenkorb bereits Produkte enthalten, werden Sie gefragt, ob Sie die Produkte Ihrer Warenliste dem Warenkorb hinzufügen oder ob Sie die Produkte im Warenkorb ersetzen wollen. Sie können auch einzelne Produkte der Liste auswählen und sie dem Warenkorb durch Anklicken des Icons in der jeweiligen Zeile hinzufügen. Beachten Sie bitte, dass dann nicht die in der Warenliste gespeicherten Menge, sondern die in der Spalte Menge (Warenkorb) ausgewiesene Menge in den Warenkorb übernommen wird. Schließen Sie Ihre Bestellung ab, indem Sie wie gewohnt den Warenkorb aufrufen und ihn an den Einkaufswagen übergeben (siehe Kapitel 3.2.4). 25

27 3.2.6 Vergleichsliste Mit Hilfe von Vergleichslisten können Sie mehrere Artikel tabellarisch gegenüberstellen, um den am besten geeigneten Artikel auszuwählen. Zum Vergleich verschiedener Artikel wählen Sie diese aus der Suchergebnisliste oder der Warenkorbliste, indem Sie das Symbol In die Vergleichsliste einfügen anklicken. Nachdem Sie einen Artikel der Vergleichsliste hinzugefügt haben, wird der Link Vergleichsliste" in der Navigationsleiste unmittelbar aktualisiert und die Anzahl ausgewählter Artikel wird angezeigt. Um ausgewählte Artikel zu vergleichen, rufen Sie den Menüpunkt Vergleichsliste" auf. Die Artikel werden in einer Tabelle nebeneinander dargestellt. Sie können in dieser Ansicht nach dem Namen, dem Lieferanten, der Lieferzeit oder dem Preis sortiert werden, indem Sie auf ein unterstrichenes Merkmal klicken. 26

28 Mit dem Button Hervorheben können Sie die Unterschiede zwischen den Produkten hervorheben. Die Felder, die sich vom Originalprodukt, das Sie für den Vergleich ausgewählt haben, unterscheiden, werden markiert. Damit können Sie auf einen Blick Unterschiede erkennen. Der Produktname wird hierbei nie hervorgehoben, da dieser erwartungsgemäß bei jedem Produkt unterschiedlich ist. 27

29 Die Produkte, für die Sie sich entscheiden, können direkt dem Warenkorb mit dem entsprechenden Button hinzugefügt werden. 28

30 Die zugefügten Produkte bleiben in der Liste enthalten bis Sie sie entfernen oder Ihre Sitzung beenden. Um Produkte aus der Vergleichsliste zu entfernen, können Sie entweder die gesamte Liste mit dem Button Alle Produkte aus der Vergleichsliste entfernen" löschen oder einzelne Produkte mit dem Symbol Aus der Vergleichsliste entfernen Weitere Funktionen Weiterführende Informationen zum Katalog wie z.b. Kennzeichnung und Handhabung spezieller Produkte sowie einen Auszug der verwendeten Icons finden Sie in der Dokumentation unter dem Menüpunkt Hilfe. Eine Liste aller Icons finden Sie auf den Internetseiten des Referates Zentraler Einkauf. 3.3 Freitextbestellung Um Artikel oder Leistungen zu bestellen, die nicht im Katalog vorhanden sind, klicken Sie auf den Link Beschreiben Sie Ihre Anforderung in Schritt 1 der Einkaufswagenerstellung. 29

31 Bei Auswahl des Links öffnet sich eine Eingabemaske, in der Sie folgende Daten für die Freitextposition erfassen müssen: Beschreibung: Kurzbeschreibung des Artikels Interne Notiz (optional): z.b. für eine Information an das Team oder den Genehmiger nutzbar Warengruppe: Auswahl über die Suchhilfe; die 5-stellige Warengruppe und der Fonds steuerndie Finanzposition (siehe Ableitungstabelle auf der UniKat- Webseite) Menge: Bestellmenge Einheit: Bestellmengeneinheit Nettopreis: Angebotspreis oder bei Beschaffungen > Euro Schätzpreis Währung: Bestellwährung; Euro ist vorbelegt Lieferdatum: Datum, an dem die Ware benötigt wird; vorbelegt mit heutigem Tagesdatum Für die Felder Warengruppe, Mengeneinheit und Währung stehen Ihnen Suchhilfen zur Verfügung. Sollte Ihnen der Wert bekannt sein, können Sie ihn direkt in das Feld eingeben. Die Warengruppen sind hierarchisch aufgebaut. Es dürfen nur 5-stellige Warengruppe der untersten Hierarchieebene ausgewählt werden. Übergeordnete Warengruppen sind nicht zulässig. 30

32 Mit dem Button OK wird die Freitextposition mit den erfassten Daten in den Einkaufswagen übernommen und Sie landen automatisch in Schritt 2 der Einkaufswagenerstellung (siehe Kapitel 3.5). Sofern der Gesamtwert des Einkaufswagens überschreitet, wird eine Hinweismeldung zur Ausschreibungspflicht ausgegeben. 3.4 Alte Einkaufswagen und Vorlagen Für häufig wiederkehrende Beschaffungsvorgänge bietet UniKat die Möglichkeit alte Einkaufswagen als Kopiervorlage für einen neuen Einkaufswagen zu verwenden. Wählen Sie in Schritt 1 der Einkaufswagenerstellung den Link Alte Einkaufswagen und Vorlagen aus. 31

33 Geben Sie in der Maske die Suchkriterien ein, um den gewünschten Einkaufswagen zu finden, und klicken Sie anschließend auf Suchen. Einkaufswagen, zu denen schon der Wareneingang und / oder die Rechnung gebucht wurde, werden nur dann angezeigt, wenn Sie das Kennzeichen Abgeschlossene Einkaufswagen einschließen gesetzt haben. Team-Einkaufswagen, bei denen Sie nicht (mehr) der Inhaber sind, werden nicht angezeigt und können somit nicht als Kopiervorlage verwendet werden. Die Trefferliste liefert Ihnen alle Einkaufswagen, die die Kriterien erfüllen. Die einzelnen Positionen des Einkaufswagens können Sie mit dem Pfeilsymbol aufklappen. Markieren Sie nun die gewünschten Positionen bzw. den ganzen Einkaufswagen und bestätigen Sie die Auswahl mit OK. Die gewählten Positionen werden nun mit allen Detaildaten in den neuen Einkaufswagen kopiert und können im Schritt 2 der Einkaufswagenerstellung ggf. angepasst werden. Sollten sich in der Zwischenzeit Preise im Katalog geändert haben, so werden die Daten automatisch angepasst. Die Aktualisierung der Preise kann nur bei Katalogartikeln erfolgen, bei Freitextbestellungen muss der Besteller sich selbständig beim Lieferanten erkundigen, ob noch die gleichen Konditionen gelten. 32

34 3.5 Einkaufswagenübersicht (Schritt 2) Haben Sie eine Position in den Einkaufswagen übernommen, gelangen Sie automatisch in die Positionsübersicht des Einkaufswagens (Schritt 2). In diesem Schritt können Sie die Daten zu den einzelnen Positionen vervollständigen. Falls Sie weitere Positionen zum Einkaufswagen hinzufügen möchten, navigieren Sie mit einem der folgenden Buttons zurück zu Schritt 1: Zurück 1 (Produkte/Dienstleistungen auswählen) Pos. hinzuf. oberhalb der Positionsübersicht Verwenden Sie bitte zur Navigation in UniKat nicht die Zurück- und Weiter- Buttons Ihres Browsers, sondern nur die vom System bereitgestellten Buttons. Das Bild in Schritt 2 setzt sich aus einer Positionsübersicht und einem Detailbereich zusammen. Sofern Fehler- oder Warnmeldungen zum Einkaufswagen vorliegen, werden diese oberhalb der Positionsübersicht angezeigt. 33

35 Fehler- und Warnmeldungen Positionsübersicht Positionsdetails Folgende Aktionsbuttons stehen Ihnen in der Positionsübersicht zur Verfügung: Details: öffnet die Positionsdetails der ausgewählten Position. Alternativ können Sie die Details auch durch Klicken auf die Beschreibung oder die Positionsnummer der gewünschten Position öffnen. Pos. hinzuf.: springt zurück in Schritt 1 der Einkaufswagenerstellung um eine weitere Position zu ergänzen Duplizieren: kopiert die ausgewählte Position und fügt die Kopie am Ende ein Löschen: löscht die ausgewählte Position aus dem Einkaufswagen 3.6 Positionsdetails Um Details zu einzelnen Positionen anzuzeigen und zu bearbeiten, klicken Sie auf die Beschreibung, den Lieferanten oder die Positionsnummer der gewünschten Position. Alternativ können Sie eine Zeile markieren und den Button Details auswählen. Der Positionsdetailbereich setzt sich aus verschiedenen Reitern zusammen. 34

36 3.6.1 Bezugsquelle / Lieferant Auf diesem Reiter wird der Lieferant hinterlegt. Für Katalogartikel wird der Lieferant aus dem Katalog übernommen und kann nicht geändert werden. Ebenso werden die Felder Lieferdatum und Kontrakt automatisch gefüllt. Bei der Beschaffung eines Freitextartikels muss der Lieferant im Einkaufswagen durch den Anforderer ausgewählt werden, sofern der Gesamtwert des Einkaufswagens unter liegt. Bei Beschaffungen über übernimmt der Zentrale Einkauf die Auswahl. Sofern die Lieferantennummer bekannt ist, kann sie direkt in das Feld eingegeben und anschließend über den Button Lieferant zuordnen übernommen werden. Anderenfalls steht eine Suchhilfe für das Feld zur Verfügung. 35

37 Suchen Sie am besten nach dem Namen des Lieferanten im Feld Name1/Nachname und verwenden Sie * als Platzhalter. Es werden dann auch Treffer ausgegeben, bei denen Ihr Suchbegriff im Namen enthalten ist, aber nicht genau mit dem Namen übereinstimmt. Nach der Auswahl des Lieferanten muss er mit dem Button Lieferant zuordnen der Position zugeordnet werden. Über den Button Zugeordneten Lieferanten entfernen kann die Auswahl des Lieferanten korrigiert werden. Sofern der Lieferant noch nicht im System angelegt ist, muss der Einkaufswagen zunächst gesichert werden (siehe Kapitel 3.7), und kann erst nach Anlage des Lieferanten vervollständigt und bestellt werden. Für die Anlage eines neuen Lieferanten ist der auf der UniKat-Webseite erhältliche Antrag Neuanlage Lieferanten ausgefüllt per an unikat@fu-berlin.de zu senden Positionsdaten In den Positionsdaten werden folgende Artikeldetaildaten hinterlegt: Feld Beschreibung Mussfeld Änderbar Beschreibung Kurzbeschreibung des Artikels Ja Nur bei Freitext 36

38 Warengruppe Ermittelt die Finanzposition Ja Nur bei Freitext Einkäufergruppe Zuständiger Einkäufer wird automatisch ermittelt; über Mitglieder anzeigen werden die Kontaktdaten angezeigt Ja Nein Lieferantenproduktnummer Vom Lieferanten vergebene Artikelnummer Nein Nur bei Freitext Bestellmenge Bestellte Menge Ja Ja Einheit Bestellmengeneinheit Ja Nur bei Freitext Preis / Währung Nettopreis Ja Nur bei Freitext Preiseinheit Menge, für die der angegebene Preis gilt Ja Nur bei Freitext Steuer/Betrag Steuerschlüssel auf Basis der Kriterien Steuersatz (0%, 7%, 19%), Hoheitlicher Vorgang, Wirtschaftlicher Vorgang und Sitz des Kreditors Ja Ja Incoterm-Klausel/Ort Mit dem Lieferanten vereinbarte Lieferbedingungen; Vorbelegung aus dem Lieferantenstamm Ja Nur bei Freitext Lieferdatum Datum, zu dem der Artikel benötigt wird; wird bei Katalogartikeln aus der Lieferzeit berechnet Ja Ja Zahlungsbedingung Mit dem Lieferanten vereinbarte Zahlungsbedingungen, Vorbelegung aus dem Lieferantenstamm Ja Nur bei Freitext Ausgabe/Versand der Bestellung Versandart der Bestellung (Fax oder ); Ja Nur bei Freitext 37

39 Vorbelegung aus dem Lieferantenstamm Order in English Der Bestellschein wird in englischer Sprache an den Lieferanten ausgegeben Ja Ja Bitte ordnen Sie bei Freitextartikeln immer zuerst den Lieferanten auf dem Reiter Bezugsquelle / Lieferant zu. Zahlungsbedingungen, Incoterms und Daten für den Bestellversand werden dann aus dem Lieferantenstamm vorbelegt und können falls erforderlich angepasst werden. Wenn Sie die Versandart der Bestellung ändern möchten oder einen englischen Bestellschein erzeugen möchten, müssen Sie die Änderung in der ersten Position pro Bestellung (pro Lieferant) vornehmen, da die Daten aus dieser in die Bestellung übernommen werden. Sofern die Bestellung nicht an den Lieferanten versendet werden soll, hinterlegen Sie bitte Ihre eigene E- Mail-Adresse Kontierung Auf dem Reiter Kontierung wird die Kostenzuordnung für die angeforderte Position hinterlegt. 38

40 Für jede Einkaufswagenposition muss eine Kostenstelle und ein Fonds angegeben werden. Die Liste der auswählbaren Elemente ist dabei userabhängig eingeschränkt. Einige Kostenstellen erfordern zusätzlich die Angabe eines PSP-Elements. Die Suchhilfe nach PSP-Elementen listet nur die für die Kostenstelle relevanten PSP- Elemente auf. Die Kontierungsfelder müssen immer in der folgenden Reihenfolge eingegeben werden: 1. Kostenstelle, 2. Fonds, 3. ggf. PSP-Element. Bitte bestätigen Sie die Eingabe der einzelnen Felder immer mit Enter, damit Suchhilfen und automatische Ableitungen angepasst werden und die Kopierfunktionen funktionieren. Sollte Ihnen die Kostenstelle bzw. der Fonds nicht bekannt sein, können Sie den Einkaufswagen auch ohne die Informationen zwischenspeichern. Die Kontierung kann im Teameinkauf durch einen Kontierungsvervollständiger ergänzt werden. Die Organisation ist innerhalb der jeweiligen Teams eigenständig zu klären (zum Team-Einkauf siehe Kapitel 2.3 und 4.4). Die Felder Finanzposition, Finanzstelle, Kostenart und Geschäftsbereich werden automatisch abgeleitet. 39

41 Für die Steuerung der Beschaffungs- und Genehmigungsprozesse gelten für alle Einkaufswagen die folgenden Regeln: die Einkaufswagenpositionen müssen alle auf die gleiche Kostenstelle kontiert werden. die Einkaufswagenpositionen müssen alle entweder einem Drittmittel- oder einem Haushaltsfonds zugeordnet sein. die Einkaufswagenpositionen können auf verschiedene Haushaltsfonds kontiert werden. die Einkaufswagenpositionen müssen alle auf dem gleichen Drittmittelfonds kontiert werden. Für die Kontierung steht Ihnen eine Kopierfunktion in Form der Zwischenablage zur Verfügung, mit der Sie die Kontierung einer Position zwischenspeichern und für alle Positionen des Einkaufswagens oder auch für spätere Einkaufswagen übernehmen können. Um diese Funktion zu nutzen, kontieren Sie zunächst eine Position, bestätigen Sie die Eingabe der Kontierung mit Enter und klicken Sie dann auf den Button Kopieren. Im unteren Bereich ist der Inhalt der Zwischenablage sichtbar Eingaben mit Enter bestätigen Durch Klick auf Alle Positionen ändern wird die Kontierung aus der Zwischenablage nun für alle Positionen im aktuellen Einkaufswagen übernommen. Mit dem Button 40

42 Einfügen können Sie die Kontierung aus der Zwischenablage auch in einem späteren Einkaufswagen für die gewählte Position übernehmen Lieferadresse Adressen können entweder über die Suchhilfe im Feld Name ausgewählt werden oder die Felder können manuell ausgefüllt werden. Um nach Ihren persönlichen Adressen zu suchen, wählen Sie die Option Anlieferadressen der Mitarbeiter suchen (zum Hinterlegen der Adressen siehe Kapitel 2.2.2). Mit der Auswahl Anlieferadressen der Unternehmen suchen werden zentral angelegte Adressen angezeigt. Übernehmen Sie eine der Adressen aus der Trefferliste mit Klick auf die Zeile. 41

43 Die Lieferadresse muss für jede Position gepflegt werden. Sofern alle Positionen an dieselbe Adresse geliefert werden sollen, hinterlegen Sie die Adresse für eine Position und übernehmen Sie die Daten für alle anderen Positionen des Einkaufswagens mit dem Button für alle einfügen Notizen und Anlagen Im Bereich Notizen und Anlagen können Sie Langtexte zur angeforderten Position erfassen oder Dateien hochladen. Folgende Textarten stehen Ihnen zur Verfügung: Artikel Bemerkung (Langtext): detaillierte Beschreibung des Artikels; wird auf der Bestellung gedruckt, nur für Freitextartikel relevant Interne Notiz: nur intern sichtbar Vergabenotiz: nur intern sichtbar 42

44 Um einen Text einzugeben, klicken Sie auf die Textart. Geben Sie den Text in das Textfeld ein und speichern Sie Ihre Eingabe mit OK. Weiterhin ist es möglich zum Einkaufswagen Dateien verschiedener Dateiformate (z.b. pdf, Word, Excel) hochzuladen. Klicken Sie dazu auf den Button Anlage hinzufügen und wählen Sie anschließend die gewünschte Datei mit dem Button Durchsuchen von Ihrem Rechner aus. Optional können Sie eine Beschreibung für die Datei hinterlegen. Ist das Kennzeichen Nur intern sichtbar gesetzt, wird die Datei nicht mit der Bestellung an den Lieferanten ausgeben. Bestätigen Sie die Eingaben mit OK. 43

45 An dieser Stelle können z.b. Vergleichsangebote, die Sie vor der Erstellung des Einkaufswagens eingeholt haben, hochgeladen werden. Beachten Sie bitte, dass die Angebote der anderen Lieferanten als nur intern sichtbar gekennzeichnet werden Genehmigungsprozessübersicht Beim Bestellen des Einkaufswagens wird automatisch ein Genehmigungsprozess gestartet, in dem der Einkaufswagen nacheinander den ermittelten Genehmigern zur Freigabe vorgelegt wird. Auf dem Reiter Genehmigungsprozessübersicht wird eine Vorschau der benötigten Genehmigungsschritte für die Einkaufswagenposition angezeigt. Details zur Ermittlung der Genehmiger finden Sie in Kapitel Zugehörige Belege Sobald der Einkaufswagen gesichert oder bestellt wurde, wird ein zusätzlicher Reiter Zugehörige Belege eingeblendet. Hier werden die Nummern der Folgebelege des Einkaufswagens (Bestellung, Wareneingang, Rechnung) sowie deren Status angezeigt. 44

46 Die Nummern der einzelnen Belege beginnen mit unterschiedlichen Nummern. Die folgende Tabelle gibt einen Überblick über die Nummernkreise der Belegarten. Beleg Einkaufswagen Katalogbestellung Freitextbestellung Wareneingang Nummernkreis 80xxxxxxxx 42xxxxxxxx 40xxxxxxxx 60xxxxxxxx 3.7 Einkaufswagen vervollständigen und bestellen (Schritt 3) Nach Vervollständigung der Daten navigieren Sie mit dem Button Weiter oder durch Klick auf die 3 in den Schritt 3 der Einkaufswagenerstellung, in welchem Sie die Bearbeitung des Einkaufswagens abschließen. Im Feld Name des Einkaufswagens können Sie eine Bezeichnung vergeben, um den Einkaufswagen später leichter wiederzufinden. Die Bezeichnung wird nicht auf der Bestellung angezeigt. 45

47 Jedem Einkaufswagen im System wird automatisch eine eindeutige Nummer zugeordnet. Es handelt sich hierbei nicht um die Bestellnummer! Die Nummer wird lediglich intern verwendet z.b. für Rückfragen bei Team-Kollegen, dem Zentralen Einkauf oder der Clearingstelle. Damit Team-Mitglieder auf Ihren Einkaufswagen zugreifen können, muss das Häkchen Meinen Einkaufsstellvertretern Zugriff gewähren gesetzt sein. Näheres zum Team-Einkauf finden Sie in Kapitel 2.3. Über den Link Genehmigungsprozess: Bearbeiter anzeigen finden Sie eine Vorschau über die Genehmigungsstufen, die der Einkaufswagen durchlaufen muss, bevor er in eine Bestellung umgewandelt und an den Lieferanten ausgegeben wird (analog zum Reiter Genehmigungsprozessübersicht, siehe Kapitel 3.6.6). Im Textfeld Notiz an Genehmigungen können Sie Hinweise für die Genehmiger hinterlegen. Der Inhalt des Feldes wird nicht auf der Bestellung gedruckt. Folgende Aktionen stehen Ihnen zum Abschluss des Einkaufswagens zur Verfügung Zurück: Springen Sie zurück zu den Schritten 1 und 2 um weitere Positionen hinzuzufügen oder Daten zu ändern. Bestellen: Fertigstellen der Bearbeitung des Einkaufswagens und Starten des automatischen Genehmigungsverfahrens. Der Einkaufswagen kann nur dann bestellt werden, wenn keine Fehlermeldungen angezeigt werden. Schließen: Beenden der Einkaufswagenbearbeitung ohne Speichern der Daten. Prüfen: Überprüft, ob noch Fehler- oder Warnmeldungen zum Einkaufswagen vorliegen. Sichern: Speichert den aktuellen Stand des Einkaufswagens. Der Einkaufswagen kann zu einem späteren Zeitpunkt vervollständigt und bestellt werden. Sichern ist auch dann möglich, wenn noch Fehlermeldungen angezeigt werden. 46

48 Für einige Lieferanten ist im System ein Mindestbestellwert hinterlegt. Sofern der Gesamtwert des Einkaufswagens unter diesem Wert liegt, wird eine entsprechende Warnmeldung ausgegeben. Sichern Sie den Einkaufswagen regelmäßig während der Arbeit, damit Ihnen bei einem Ausfall der Internetverbindung oder bei einem systemseitigen Time- Out (1 Stunde) keine Eingaben verloren gehen. Nach dem Sichern oder Bestellen erscheint zusätzlich der Button Bearbeiten, mit dem Sie die Daten des Einkaufswagens weiter bearbeiten können. 3.8 Fehlerhaften Einkaufswagen korrigieren Sollten Sie nach dem Bestellen des Einkaufswagens feststellen, dass Ihnen ein Fehler unterlaufen ist, so haben Sie die Möglichkeit den Einkaufswagen aus dem Genehmigungsverfahren zurückzuholen und zu korrigieren. Änderungen sind jedoch nur möglich, solange der Einkaufswagen noch nicht genehmigt wurde. Um einen Einkaufswagen zu korrigieren, rufen Sie ihn über den Einkaufsbereich auf und klicken Sie auf den Button Bearbeiten (Details zum Einkaufsbereich siehe Kapitel 4). Bestätigen Sie die folgende Hinweismeldung mit Weiter. 47

49 Korrigieren Sie die fehlerhaften Daten und klicken Sie anschließend auf Bestellen, um den Einkaufswagen erneut in das Genehmigungsverfahren zu senden. 4 Einkaufsbereich Lernziele des Kapitels In diesem Kapitel lernen Sie wie der Einkaufsbereich aufgebaut ist und welche Funktionen er bietet wie Sie nach einem Einkaufswagen im System suchen den Status bestellter Einkaufswagen zu überprüfen gesicherte Einkaufswagen zu vervollständigen und bestellen Team-Einkaufswagen anzuzeigen und zu übernehmen Einkaufswagen zu löschen Der Einkaufsbereich bietet Ihnen den zentralen Einstieg zur Verwaltung ihrer Einkaufswagen. Sie können jederzeit den Status Ihrer Einkaufswagen überprüfen. Einkaufswagen (Kapitel 3) Genehmigung (Kapitel 5) Bestellung (Kapitel 6) Wareneingang (Kapitel 7) Rechnung (Kapitel 8) Statusüberprüfung (Kapitel 4) 48

50 4.1 Aufbau des Einkaufsbereichs Der Aufruf des Einkaufsbereichs erfolgt über den Menüpunkt UniKat im Bereich Beschaffung. Suchabfragen Suchparameter Suchergebnisliste Der Einkaufsbereich beinhaltet die Reiter Persönliche Einkaufswagen, Persönliche Wareneingänge, Team-Einkaufswagen und Wareneingänge für Team- Einkaufswagen, wobei sich hinter jedem Reiter eine Suchabfrage für bestimmte Belege verbirgt. Suchabfrage Informationen Persönliche Einkaufswagen Hier sehen Sie Einkaufswagen, die Sie angelegt haben. Wenn Sie in der Schnellsuche das Häkchen bei meine Team- Einkaufswagen setzen, sehen Sie auch diese. Persönliche Wareneingänge Hier sehen Sie Wareneingänge, die Sie gebucht haben. 49

51 Team- Einkaufswagen Hier sehen Sie alle Team-Einkaufswagen Ihre eigenen und die derjenigen Mitarbeiter, von denen Sie als Team-Mitglied eingerichtet wurden. Wareneingänge für Team- Einkaufswagen Hier sehen Sie alle Wareneingänge für Team-Einkaufswagen Ihre eigenen und die derjenigen Mitarbeiter, von denen Sie als Team-Mitglied eingerichtet wurden. Jede Suchabfrage ist in einen Bereich mit Suchparametern (Kriterienschnellpflege) und eine Suchergebnisliste gegliedert. Sollten die Suchparameter nicht sichtbar sein, können Sie diesen Bereich über Kriterienschnellpflege einblenden anzeigen. Zur Suche nach einem bestimmten Beleg (Einkaufswagen oder Wareneingang) geben Sie Suchparameter in die entsprechenden Felder ein und klicken Sie auf Übernehmen. Nach einer Änderung der Suchparameter klicken Sie erneut auf Übernehmen um die Ergebnisliste anzupassen. Mit dem Button Zurücksetzen initialisieren Sie alle Suchfelder. Einkaufswagen, zu denen schon der Wareneingang und / oder die Rechnung gebucht wurde, werden nur dann angezeigt, wenn Sie das Kennzeichen Einschließlich abgeschlossenen Einkaufswagen gesetzt haben. Ihre Team-Einkaufswagen werden nur dann angezeigt, wenn Sie das Häkchen Meine Team-Einkaufswagen anzeigen gesetzt haben. Team- Einkaufswagen Ihrer Team-Mitglieder finden Sie auf dem Reiter Team- Einkaufswagen. 50

52 Bitte beachten Sie, dass die hinterlegten Suchparameter vom System gespeichert werden. Beim nächsten Öffnen der Suchabfrage müssen Sie diese ggf. anpassen. In der Suchergebnisliste werden alle Einkaufswagen, die die Suchkriterien erfüllen, positionsweise als Tabelle dargestellt. Um einen Einkaufswagen aus der Trefferliste anzuzeigen, zu bearbeiten, zu löschen oder einen Wareneingang zu buchen, markieren Sie die Zeile in der Tabelle und klicken Sie auf den entsprechenden Aktionsbutton. Zur Anzeige des Einkaufswagens können Sie alternativ auch direkt mit Klick auf die Einkaufswagennummer navigieren. Wenn Sie die Details eines Einkaufswagens im Status In Genehmigung oder Genehmigt öffnen, erhalten Sie nicht mehr die oben beschriebene Ansicht Einkaufen in 3 Schritten. Stattdessen werden alle Daten zum Einkaufswagen in einem Bild angezeigt, welches in die Bereiche Allgemeine Daten, Positionsübersicht und Positionsdetails unterteilt ist. In den Positionsdetails wird der neue Reiter Zugehörige Belege eingeblendet, auf dem Sie Informationen zu den Folgebelegen Bestellung, Wareneingang und Rechnung erhalten. 51

53 4.2 Einkaufswagenstatus prüfen Die Suchabfrage persönliche Einkaufswagen ermöglicht Ihnen Ihre Einkaufswagen zu suchen und anzuzeigen um beispielsweise zu überprüfen, ob ein Einkaufswagen bereits genehmigt wurde und ob bereits eine Bestellung als Folgebeleg angelegt wurde. Zur Suche nach einem bestimmten Einkaufswagen geben Sie als Suchparameter z.b. die Einkaufswagennummer (sofern bekannt) ein oder suchen Sie mit Hilfe des Zeitraums und der Positionsbeschreibung. Sofern Sie einen aussagekräftigen Namen vergeben haben, können Sie auch dieses Suchfeld verwenden. 52

54 In der Suchergebnisliste sehen Sie in der Spalte Positionsstatus den aktuellen Status pro Einkaufswagenposition. Durch Klicken auf den Positionsstatus erhalten Sie weitere Informationen. Relevant sind vor allem folgende Statusausprägungen: In Genehmigung Die Position hat das Genehmigungsverfahren noch nicht vollständig durchlaufen. Auf dem Reiter Genehmigungsprozessübersicht wird angezeigt, bei welchem Genehmiger der Einkaufswagen zurzeit liegt. Gesichert Diesen Einkaufswagen haben Sie zwischengespeichert, aber noch nicht abgeschlossen (siehe Kapitel 4.3). Folgebeleg angelegt Dieser Einkaufswagen wurde bereits vollständig genehmigt und es wurde eine Bestellung als Folgebeleg angelegt. Informationen zur Bestellung 53

55 (Bestellnummer, Bestellstatus) finden Sie auf dem Reiter Zugehörige Belege (Kapitel 6.2 und 6.3). Abgelehnt Ihr Einkaufswagen wurde durch einen Genehmiger abgelehnt. Sie sollten eine zu dem Vorgang erhalten haben (Kapitel 5.3). Im Arbeitsvorrat des Einkäufers Dieser Einkaufswagen wurde bereits vollständig genehmigt, es wurde aber noch keine Bestellung angelegt, da eine Bearbeitung durch den Zentralen Einkauf erforderlich ist (siehe Kapitel 6.1). 4.3 Gesicherte Einkaufswagen bearbeiten und bestellen Um einen gesicherten Einkaufswagen zu vervollständigen und zu bestellen, suchen Sie ihn zunächst über die Suchabfrage persönliche Einkaufswagen im Einkaufsbereich. Markieren Sie in der Suchergebnisliste den gewünschten Einkaufswagen und klicken Sie auf Bearbeiten. Der Einkaufswagen wird nun im Bearbeitungsmodus im Schritt 2 der Einkaufswagenerstellung geöffnet und Sie können ihn wie oben beschrieben vervollständigen und bestellen (siehe Kapitel 3.5 bis 3.7). 54

56 Alternativ können Sie den Einkaufswagen durch Klick auf die Einkaufswagennummer oder mit dem Button Anzeigen im Anzeigemodus öffnen und anschließend den Bearbeitungsmodus aktivieren. 4.4 Team-Einkaufswagen bearbeiten Über den Reiter Team-Einkaufswagen können Sie alle Einkaufswagen aufrufen, die Sie angelegt und als Team-Einkaufswagen markiert haben oder die ein Mitarbeiter, der Sie als Stellvertreter eingerichtet hat, angelegt und als Team-Einkaufswagen markiert hat (siehe Kapitel 2.3). Ihre eigenen Team-Einkaufswagen können Sie alternativ auch in der Suchabfrage persönliche Einkaufswagen aufrufen, indem Sie das Häkchen Meine Team- Einkaufswagen anzeigen bei der Suche auswählen. Das Bearbeiten eines Team-Einkaufswagens ist nur durch den aktuellen Inhaber möglich. Um einen Team-Einkaufswagen zu bearbeiten, den Sie nicht selbst erstellt haben, müssen Sie ihn daher zuerst übernehmen. Markieren Sie den gewünschten Einkaufswagen und klicken Sie auf den Button Übernehmen. Nun sind Sie der Inhaber des Team-Einkaufswagens. Alternativ können Sie den Team-Einkaufswagen auch zunächst im Anzeigemodus öffnen und anschließend den Button Übernehmen anklicken. 55

57 Sie können nur Team-Einkaufswagen im Status Gesichert übernehmen. Sobald der Einkaufswagen bestellt wurde, kann er nicht mehr geändert werden. Der Team-Einkaufswagen kann nun wie gewohnt vervollständigt und bestellt oder erneut gesichert werden. Unter Belegänderungen können Sie sich anzeigen lassen, wer einen Team- Einkaufswagen übernommen hat und was bearbeitet wurde. 4.5 Einkaufswagen löschen Einkaufswagen im Status gesichert oder in Genehmigung können über den Einkaufsbereich gelöscht werden. Markieren Sie den zu löschenden Einkaufswagen in der Suchabfrage persönliche Einkaufswagen oder Team-Einkaufswagen und klicken Sie auf den Button Löschen. 56

58 5 Genehmigung des Einkaufswagens Lernziele des Kapitels In diesem Kapitel lernen Sie nach welchen Kriterien die Genehmiger des Einkaufswagens ermittelt werden wie Sie einen Einkaufswagen genehmigen oder ablehnen was bei einer Ablehnung des Einkaufswagens passiert Die Genehmigung des Einkaufswagens erfolgt nach dem 4-Augenprinzip, d.h. es wird für jeden Einkaufswagen mindestens ein Genehmigungsschritt durchlaufen. Das System prüft im Hintergrund für jede Einkaufswagenposition, ob die Voraussetzungen für den jeweiligen Genehmigungsschritt erfüllt sind. Ist dies der Fall, so ermittelt es automatisch den bzw. die zuständigen Genehmiger. Anderenfalls entfällt der Genehmigungsschritt. Einkaufswagen (Kapitel 3) Genehmigung (Kapitel 5) Bestellung (Kapitel 6) Wareneingang (Kapitel 7) Rechnung (Kapitel 8) Statusüberprüfung (Kapitel 4) 5.1 Genehmigungsschritte Folgende Genehmigungsschritte werden vom Einkaufswagen durchlaufen: Fachfreigabe/ Fachgenehmigung Für ausgewählte Warengruppen ist eine Genehmigung durch den Fachgenehmiger erforderlich (derzeit IT-Hardware) Wirtschafterbefugnis Jeder Einkaufswagen muss durch einen Wirtschafterbefugten genehmigt werden. Der zuständige Genehmiger wird anhand der Kostenstelle, des Fonds sowie des Positionswertes ermittelt. Verfügt der Fachgenehmiger über eine ausreichende Wirtschafterbefugnis, so kann der zusätzliche Workflowschritt zur Freigabe entfallen. Die Genehmigungsschritte werden nacheinander abgearbeitet, d.h. nachdem der erste Genehmiger den Einkaufswagen genehmigt hat, wird dem Genehmiger der folgenden Stufe der Einkaufswagen zur Genehmigung vorgelegt. Wenn mehrere 57

59 Genehmiger auf derselben Stufe gefunden werden, muss nur einer die Genehmigung durchführen. Es wird positionsweise genehmigt, d.h. ein Genehmiger kann auch einzelne Positionen eines Einkaufswagens ablehnen. Sofern ein Genehmiger nur für eine Position eines Einkaufswagens zuständig ist, kann er auch nur diese Position genehmigen oder ablehnen. Genehmiger haben keine Berechtigung zum Ändern des Einkaufswagens. Im Falle fehlerhafter Daten muss der Einkaufswagen abgelehnt und durch den Anforderer korrigiert werden. Nach erfolgter Genehmigung wird aus dem Einkaufswagen je Lieferant entweder eine Bestellung erzeugt oder der Einkaufswagen wird automatisch an den Einkauf zur Weiterbearbeitung weitergeleitet (siehe Kapitel 6.1). 5.2 Genehmigung im System Der Genehmiger wird über anstehende Genehmigungsaufgaben (Workitems) automatisch per informiert. Aus der kann über einen Link direkt auf den zu bearbeitenden Einkaufswagen zugegriffen werden. Alternativ kann der Genehmiger die Genehmigung oder Ablehnung des Einkaufswagens nach Anmeldung am UniKat-System vornehmen. Der Zugriff auf alle anstehenden Genehmigungsaufgaben erfolgt über die Arbeitsübersicht. Zum Genehmigen oder Ablehnen eines Einkaufswagens öffnen Sie die Detaildaten, indem Sie die entsprechende Zeile anklicken. Der Einkaufswagen wird nun nicht mehr wie bei der Erstellung in der Ansicht Einkaufen in 3 Schritten angezeigt, sondern Sie sehen alle Detaildaten in einem Bild. 58

60 Für alle Positionen ist standardmäßig die Option Genehmigen vorbelegt. Sofern Sie alle Daten überprüft haben und mit der Bestellung aller Positionen im Einkaufswagen einverstanden sind, genehmigen Sie den Einkaufswagen mit Klick auf die Schaltfläche Senden. Der Einkaufswagen wird dann dem nächsten Genehmiger vorgelegt bzw. erhält den Status Genehmigt. Nach vollständiger Genehmiger wird die Bestellung automatisch angelegt und an den Lieferanten versendet, sofern keine weiteren Bearbeitungsschritte erforderlich sind (siehe Kapitel 6). Sofern mehrere Personen als Genehmiger für dieselben Positionen eines Einkaufswagens auf derselben Stufe ermittelt wurden, haben Sie die Möglichkeit den Einkaufswagen zu übernehmen ohne die Genehmigungsentscheidung sofort zu treffen. Klicken Sie dazu auf den Button Sichern. Die Genehmigungsaufgabe ist dann in Ihrer Arbeitsübersicht mit dem Status in Bearbeitung gekennzeichnet und verschwindet aus der Arbeitsübersicht der anderen Genehmiger. 59

61 5.3 Ablehnung von Einkaufswagen Möchten Sie der Beschaffung einer Position nicht zustimmen oder müssen fehlerhafte Daten vor der Beschaffung korrigiert werden, wählen Sie für die entsprechende Position die Option Ablehnen. Bitte erfassen Sie in diesem Fall im Feld Genehmigungsnotiz immer eine Begründung für die Ablehnung oder einen Hinweis, welche Daten zu korrigieren sind. Schließen Sie die Entscheidung durch einen Klick auf den Button Senden ab. Möchten Sie alle Positionen ablehnen, wählen Sie Alle Positionen bearbeiten > Alle ablehnen und klicken Sie anschließend auf Senden

62 3 5.4 Bearbeitung eines abgelehnten Einkaufswagens Über die Ablehnung eines Einkaufswagens wird der Anforderer per informiert. Der Einkaufswagen kann entweder aus der heraus oder nach der Anmeldung am System über die Arbeitsübersicht aufgerufen und korrigiert werden. Die Arbeitsübersicht finden Sie unter Beschaffung > Startseite > Arbeitsübersicht. Sie haben nun zwei Optionen: Annehmen: Mit dieser Auswahl akzeptieren Sie die Ablehnung. Sollten nur einzelne Positionen des Einkaufswagens abgelehnt worden sein, so werden die genehmigten Positionen nach Klick auf den Button Annehmen automatisch in eine Bestellung übernommen und die abgelehnten Positionen werden gelöscht. Bearbeiten: Sofern die abgelehnte Position nach einer Änderung der Daten doch beschafft werden soll, klicken Sie auf Bearbeiten, korrigieren Sie die fehlerhaften Daten und klicken Sie dann auf Bestellen. 61

63 6 Bestellung Lernziele des Kapitels In diesem Kapitel lernen Sie in welchen Fällen die Bestellung automatisch angelegt wird in welchen Fällen eine Weiterbearbeitung durch den Zentralen Einkauf oder die Anlagenbuchhaltung erforderlich ist wie Sie das Bestellformular aufrufen und erneut an den Lieferanten versenden können Nach vollständiger Genehmigung des Einkaufswagens wird i.d.r. automatisch eine Bestellung angelegt und an den Lieferanten versendet. Ausnahmen sind im folgenden Kapitel beschrieben. Einkaufswagen (Kapitel 3) Genehmigung (Kapitel 5) Bestellung (Kapitel 6) Wareneingang (Kapitel 7) Rechnung (Kapitel 8) Statusüberprüfung (Kapitel 4) 6.1 Bearbeitung durch den Zentralen Einkauf Falls für eine Einkaufswagenposition eindeutige Bezugsquelleninformationen vorliegen (Katalogartikel oder Lieferant), legt das System automatisch eine Bestellung an. Die Anlage der Bestellung für die Einkaufswagenposition wird unterbunden wenn: der Wert des Einkaufswagens > Euro und Freitextpositionen enthalten sind oder die Einkaufswagenposition eine Warengruppe enthält, die nur vom Zentralen Einkauf beschafft werden soll (z.b. Fahrzeuge, Versicherungen) oder ein Fehler im Katalog vorliegt (Zuständigkeit Zentraler Einkauf) 62

64 In diesen Fällen ist eine Bearbeitung durch den Zentralen Einkauf erforderlich. Die Einkaufswagenposition erhält den Status Im Arbeitsvorrat des Einkäufers. Die Bestellung wird durch den Einkäufer manuell angelegt und ggf. vervollständigt. 6.2 Freigabe der Bestellung Sobald die Einkaufswagenposition entweder automatisch oder manuell durch den Einkauf in eine Bestellung übernommen wurde, wird die Bestellung in der Regel sofort an den Lieferanten versendet. Eine Ausnahme bilden nur Positionen mit anlagenrelevanten Warengruppen und einem Bestellwert ab 150. In diesen Fällen wird durch die Anlagenbuchhaltung die Position als Anlage festgelegt. Die Einkaufswagenposition erhält dann den Status Folgebeleg angelegt, die zugehörige Bestellung hat den Status In Genehmigung. Die Nummer und den Status der Bestellung finden Sie auf dem Reiter Zugehörige Belege im Einkaufswagen. 6.3 Ausgabe der Bestellung an den Lieferanten Sobald die Bestellung an den Lieferanten versendet wurde, erhält die Bestellung den Status bestellt. 63

65 Sollten Sie Rückfragen beim Lieferanten zu einer Bestellung haben, beachten Sie bitte, dass nur Bestellungen im Status Bestellt bereits an den Lieferanten verschickt wurden. Bestellungen im Status In Genehmigung oder Gesichert wurden noch nicht versendet. Beachten Sie weiterhin, dass dem Lieferanten nur die Nummer der Bestellung (beginnend mit 4) bekannt ist. Wenn Sie den Bestellschein anzeigen, abspeichern oder ausdrucken möchten, können Sie über den Link in der Spalte Belegnummer in die Bestellung abspringen. Über den Button Druckvorschau steht Ihnen der Bestellschein als pdf-datei zur Verfügung. Die Ausgabe der Bestellung erfolgt per oder Fax. Sollte der - oder Faxversand nicht erfolgreich sein, wird der Anforderer per informiert. Sie haben dann die Möglichkeit in der Bestellung auf Reiter Kopf im Bereich Ausgabe zu überprüfen, auf welchem Weg die Bestellung versendet wurde. 64

66 Bitte rufen Sie wie oben beschrieben in diesem Fall den Bestellschein auf, speichern Sie die pdf-datei ab und senden Sie die Bestellung erneut als Fax oder an den Lieferanten. 7 Wareneingang Lernziele des Kapitels In diesem Kapitel lernen Sie Wareneingänge zu erfassen Wareneingänge zu stornieren Wareneingangsbelege aufzurufen Die Lieferung bestellter Waren bzw. die Leistungserbringung ist in UniKat zu bestätigen. Der Wareneingang kann vom Anforderer selbst erfasst werden, da bereits der Einkaufswagen über ein 4-Augenprinzip genehmigt wurde. Alternativ kann bei Team-Einkaufswagen ein Team-Mitglied des Anforderers (Stellvertreter für die Beschaffung, siehe Kapitel 2.3) den Wareneingang erfassen. In wenigen Ausnahmefällen erfolgt die Wareneingangserfassung zentral (z.b. ZEDAT, Zentraler Einkauf). Einkaufswagen (Kapitel 3) Genehmigung (Kapitel 5) Bestellung (Kapitel 6) Wareneingang (Kapitel 7) Rechnung (Kapitel 8) Statusüberprüfung (Kapitel 4) 7.1 Wareneingang erfassen Zur Erfassung eines Wareneingangs wählen Sie den Pfad Beschaffung > UniKat aus und klicken Sie auf den Button Wareneingang anlegen. Es öffnet sich die Maske Bestellungssuche, in der Sie mit Hilfe der Bestellnummer oder der Einkaufswagennummer nach der Bestellung suchen können, zu der Sie den Wareneingang erfassen möchten. Geben Sie die Suchkriterien ein und klicken Sie auf 65

67 Suchen. Anschließend markieren Sie in der Suchergebnisliste die gewünschte Bestellung und klicken Sie dann auf Weiter Alle Daten aus der ausgewählten Bestellung werden automatisch für die Wareneingangserfassung übernommen. Zu ergänzen sind in der Regel nur folgende Daten: Lieferschein: Geben Sie die Nummer des Lieferscheins ein Menge bestätigen: Geben Sie die gelieferten Mengen ein. Sofern für alle Positionen die komplette ausstehende Menge geliefert wurde, können Sie alle Mengen mit Klicke auf Alle ausstehenden Mengen kopieren übernehmen. Letzte Lieferung: Sofern nicht die vollständige Menge geliefert wurde, aber keine weiteren Lieferungen erwartet werden, setzen Sie bitte dieses Kennzeichen. Bitte setzen Sie das Kennzeichen Letzte Lieferung nur dann, wenn keine weiteren Lieferungen erwartet werden. Es kann ansonsten kein weiterer Wareneingang erfasst werden. Beachten Sie bitte auch, dass die Spalte Menge bestätigen mit 0 vorbelegt ist und Sie dort die gelieferte Menge eintragen müssen. 66

68 Um die Erfassung des Wareneingangs abzuschließen, klicken Sie auf WE buchen und bestätigen Sie die Hinweismeldung mit Ja. Sie erhalten eine Erfolgsmeldung als Bestätigung. Alternativ zur beschriebenen Vorgehensweise können Sie Wareneingänge auch über den Einkaufsbereich aus dem Reiter persönliche Einkaufswagen bzw. Team- Einkaufswagen heraus erfassen. Markieren Sie dazu den Einkaufswagen, zu dem Sie den Wareneingang erfassen wollen, und klicken Sie auf den Button Wareneingang anlegen. Schließen Sie die Wareneingangserfassung wie oben beschrieben ab. 67

69 Bei der Erfassung des Wareneingangs kann keine Überlieferung gebucht werden, d.h. Sie können den Wareneingang maximal über die bestellte Menge buchen. Sollte die gelieferte Menge die bestellte Menge übersteigen und Sie beabsichtigen die überlieferte Menge zu behalten, schreiben Sie bitte eine E- Mail an unter Angabe der Bestellnummer und der überlieferten Menge. Die Bestellung wird durch den Zentralen Einkauf geändert und Sie können anschließend den Wareneingang über die volle gelieferte Menge erfassen. Sofern nur einzelne Positionen einer Bestellung oder nur Teilmengen einer Position geliefert wurden, muss der Wareneingang dennoch wie oben beschrieben erfasst werden. Sobald weitere Positionen bzw. weitere Teilmengen geliefert wurden, erfassen Sie einen weiteren Wareneingang zur selben Bestellung. Bitte schließen Sie die Erfassung des Wareneingangs auch bei einer Teillieferung immer mit dem Button WE-Buchen und nicht mit Sichern ab. Zu einem gesicherten Wareneingang kann keine Rechnung gebucht werden. 7.2 Wareneingang stornieren Sollten Sie bei der Wareneingangserfassung versehentlich eine falsche Menge oder eine falsche Position ausgewählt haben, können Sie den Wareneingangsbeleg löschen und ggf. später erneut einen Wareneingang erfassen. Suchen Sie den zu stornierenden Beleg im Einkaufsbereich über den Reiter persönliche Wareneingänge bzw. Wareneingang für Team-Einkaufswagen und markieren Sie ihn. Klicken Sie dann auf den Button Löschen/Stornieren und bestätigen Sie die folgende Abfrage mit Ja. 68

70 Markieren Sie die zu stornierenden Positionen mit gedrückter Strg-Taste und wählen Sie Bestätigen. Ein Wareneingangsbeleg kann erst dann storniert werden, wenn er den Status Im Backend gebucht hat. Sollte der Beleg noch den Status Genehmigt haben, befindet sich der Beleg noch im Übertragungsprozess an SAP und Sie müssen ggf. einige Minuten warten. 69

71 7.3 Wareneingangsbelege anzeigen Wareneingangsbelege sowie Stornobelege sind auf dem Reiter Zugehörige Belege im Einkaufswagen sichtbar. Sie können durch Klick auf die Belegnummern auch in die entsprechenden Belege verzweigen. Außerdem können vorhandene Wareneingänge im Einkaufsbereich über den Reiter persönliche Wareneingänge bzw. Wareneingang für Team-Einkaufswagen aufgerufen werden. 8 Rechnungsprüfung Lernziele des Kapitels In diesem Kapitel lernen Sie in welchen Fällen Rechnungen zur Zahlung gesperrt werden wie Sie eine gesperrte Rechnung prüfen und freigeben Rechnungen werden zentral gescannt und anschließend von den Rechnungserfassern im System erfasst. Die rechnerische Prüfung erfolgt in der Rechnungsstelle bei der Erfassung der Rechnung im System. Da die sachliche Prüfung (durch die Bestätigung des Wareneingangs) und die Anordnung (durch das 4-Augenprinzip) bereits in vorgelagerten Prozessstufen stattgefunden haben, sind bei einer Übereinstimmung von Bestellung, Wareneingang und Rechnung keine weiteren 70

72 Bearbeitungsschritte durch den Fachbereich notwendig. Die Rechnung ist automatisch zur Zahlung freigegeben. Einkaufswagen (Kapitel 3) Genehmigung (Kapitel 5) Bestellung (Kapitel 6) Wareneingang (Kapitel 7) Rechnung (Kapitel 8) Statusüberprüfung (Kapitel 4) In folgenden Fällen wird die Rechnung zur Zahlung gesperrt und es sind weitere Bearbeitungsschritte notwendig: Preisabweichung Mengenabweichung (Überlieferung oder fehlender Wareneingang) Der Bearbeiter erhält in jedem dieser Fälle eine Aufgabe zur Prüfung in seinem Zentralen Arbeitsvorrat sowie eine . Den Zentralen Arbeitsvorrat finden Sie im SAP-Portal unter der Kachel Arbeitsvorrat. Zum Bearbeiten einer Aufgabe klicken Sie auf den Betreff. Ihnen werden dann die Details zum Vorgang und die Anlagen aus der elektronischen Akte angezeigt (Bestellung, ggf. Teilrechnungen, gescannte Rechnung). Je nach Art der Abweichung stehen Ihnen verschiedene Entscheidungsoptionen zur Bearbeitung der Aufgabe zur Verfügung. 71

73 8.1 Preisabweichung Liegt der Nettopreis einer Rechnungsposition über dem Bestellwert der Position, wird die Rechnung automatisch wegen einer Preisabweichung gesperrt. Für die Weiterbearbeitung ist zu unterscheiden, um welche Art von Artikel es sich handelt. Folgende Bearbeitungsschritte sind erforderlich: Freitextartikel Sachliche Prüfung durch den Anforderer Anordnung durch den Wirtschafterbefugten Katalogartikel Prüfung durch den Zentralen Einkauf Zur Bearbeitung der Aufgabe stehen Ihnen zwei Optionen zur Verfügung: Freigabe: Sie bestätigen die Abweichung. Ablehnen mit Kommentar: Mit Ihrer Begründung wird die Aufgabe an die Rechnungsstelle zurückgesendet. 8.2 Mengenabweichung (Überlieferung oder fehlender Wareneingang) Es wird keine Überlieferung bei Wareneingangserfassung zugelassen, d.h. der Wareneingang kann nur über die bestellte Menge erfasst werden. Die Rechnung wird wegen einer Mengenabweichung gesperrt. Auch bei fehlender Erfassung des Wareneingangs im System wird die Rechnung wegen einer Mengenabweichung gesperrt. Folgende Bearbeitungsschritte sind erforderlich: Bei Überlieferung Bestelländerung durch Zentralen Einkauf -> Bitte senden Sie hierzu eine mit Angabe der Bestellnummer, der Position und der geänderten Menge an Erfassung des Wareneingangs Zur Bearbeitung der Aufgabe stehen Ihnen grundsätzlich zwei Optionen zur Verfügung: 72

74 Bestätigung des Wareneingangs erfasst: Sie bestätigen die Abweichung, indem Sie ggf. den Zentralen Einkauf bitten die Bestellung zu erhöhen und anschließend den Wareneingang über die Differenzmenge buchen. Die Aufgabe wird damit automatisch erledigt. Erfassung des Wareneingangs mit Kommentar ablehnen: Mit Ihrer Begründung wird die Aufgabe an die Rechnungsstelle zurückgesendet. 9 Elektronische Akte Um Dokumente zur elektronischen Akte eines Bestellvorgangs hinzuzufügen, stehen Ihnen zwei verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung: Barcode-Erzeugung: Das Orginaldokument wird mit einem Barcode versehen und an den Scandienstleister geschickt. Dieser scannt das Dokument ein und fügt es zur elektronischen Akte hinzu. Dokumentenupload: Das Dokument liegt in elektronischer Form vor. Sie laden es hoch und fügen es zur elektronischen Akte hinzu. Beide Funktionen werden im SAP-Portal als Unterpunkte der Kacheln Beschaffung und Finanzen angeboten. 73

75 Für die Verwendung der Barcode-Erzeugung und des Dokumentenuploads gelten folgende Regeln: Für die Formulare kann sowohl das BIOS als auch die neue Funktion genutzt werden. Für alte Bestellungen aus dem BIOS muss weiterhin das BIOS Archiv genutzt werden. Für neue UniKat-Bestellungen kann nur noch das neue System genutzt werden. 9.1 Barcode-Erzeugung Um einen Barcode zu erzeugen, rufen Sie die Funktion Barcode unterhalb der Kachel Beschaffung bzw. Finanzen auf. Geben Sie die Bestellnummer ein, wählen Sie die Dokumentenart aus und klicken Sie anschließend auf Formular erzeugen. Es wird geprüft, ob die Bestellnummer existiert und ob der User über die Berechtigung verfügt dem Vorgang Dokumente hinzuzufügen. Die Berechtigungsprüfung erfolgt derzeit anhand der Kontierungsmerkmale in der Bestellung (Fonds / Finanzposition / Kostenstelle). Personen, die in dem derzeitigen Verfahren (DMS) hierfür im Rahmen der Rechnungsprüfung definiert sind oder aber die entsprechende 74

76 Wirtschafterbefugnis besitzen, haben die entsprechende Befugnis. Erweitert werden soll dies noch um den Personenkreis der Besteller aus Unikat (Teameinkauf). Liegen die Voraussetzungen nicht vor, wird eine entsprechende Fehlermeldung generiert. Sofern die Berechtigung vorliegt, wird nun eine pdf-datei mit dem Barcode erzeugt. Drucken Sie den Barcode aus und senden Sie ihn gemeinsam mit dem Originaldokument an den Scandienstleister. 9.2 Dokumentenupload Um ein elektronisch vorliegendes Dokument zum Bestellvorgang hinzuzufügen, rufen Sie die Funktion Dokumentenupload unterhalb der Kachel Beschaffung bzw. Finanzen auf. Geben Sie die Bestellnummer ein und wählen Sie die Dokumentenart aus. Klicken Sie auf den Button Durchsuchen und wählen Sie die relevante Datei aus. Starten Sie den Upload mit Klick auf Dokument hochladen. 75

77 Es wird geprüft, ob die Bestellnummer existiert und ob der User über die Berechtigung verfügt dem Vorgang Dokumente hinzuzufügen. Die Berechtigungsprüfung erfolgt derzeit anhand der Kontierungsmerkmale in der Bestellung (Fonds / Finanzposition / Kostenstelle). Personen, die in dem derzeitigen Verfahren (DMS) hierfür im Rahmen der Rechnungsprüfung definiert sind oder aber die entsprechende Wirtschafterbefugnis besitzen, haben die entsprechende Befugnis. Erweitert werden soll dies noch um den Personenkreis der Besteller aus Unikat (Teameinkauf). Liegen diese Voraussetzungen nicht vor, wird eine entsprechende Fehlermeldung generiert. Sofern die Berechtigung vorliegt, wird die Datei hochgeladen und eine Erfolgsmeldung ausgegeben. 76