Neue Wege im Betrieblichen Eingliederungsmanagement Arbeits- und Beschäftigungsfähigkeit wiederherstellen, erhalten und fördern

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1 Marianne Giesert, Tobias Reuter, Diana Reiter Neue Wege im Betrieblichen Eingliederungsmanagement Arbeits- und Beschäftigungsfähigkeit wiederherstellen, erhalten und fördern Ist-Analyse des Betrieblichen Gesundheitsmanagements für die betrieblichen Akteurinnen und Akteure Evaluation: Partnerbetriebe: Förderträger:

2 Ist-Analyse Erster Schritt und kontinuierliche Begleitung Ziel des Projektes Neue Wege im BEM ist es, das Betriebliche Eingliederungsmanagement (BEM) in den Unternehmen zu implementieren bzw. zu optimieren. Um dieses Ziel zu erreichen, ist es zunächst notwendig, den aktuellen Stand des BEM im Unternehmen zu erfassen. Das Betriebliche Eingliederungsmanagement ist jedoch nur ein Handlungsfeld innerhalb eines umfangreichen Betrieblichen Gesundheitsmanagement. Dazu gehören auch die Handlungsfelder Arbeitsschutz und Betriebliche Gesundheitsförderung (vgl. Abb. 1). Abb. 1: Drei Säulen des Betrieblichen Gesundheitsmanagements Quelle: Giesert, Reiter, Reuter 2013 Grundlage für diese drei Handlungsfelder sind die gesetzlichen Regelungen durch die sie eng miteinander verzahnt sind. Folglich ist ein Betriebliches Eingliederungsmanagement nur im Rahmen eines umfassenden Betrieblichen Gesundheitsmanagement erfolgsversprechend. Die Ist-Analyse des Unternehmens muss nicht nur nach dem Stand bezüglich des Eingliederungsmanagements fragen, sondern alle drei Handlungsfelder des Betrieblichen Gesundheitsmanagements mit einbeziehen. Erst wenn der aktuelle Stand eines Unternehmens für alle drei Säulen erfasst ist, lassen sich Ansatzpunkte zur Etablierung und Optimierung des BEM herausarbeiten. Die Ist-Analyse muss kontinuierlich fortgeführt werden, um Veränderungen zu dokumentieren, Verbesserungen festzustellen und weiteren Handlungsbedarf zu identifizieren. Die Methode Ein Fragebogen Grundlage für die Ist-Analyse ist ein Fragebogen. Die einzelnen Fragen beziehen sich auf die Handlungsfelder Arbeitsschutz, BEM und Betriebliche Gesundheitsförderung. Diese ermöglicht einen ersten Überblick über das Betriebliche Gesundheitsmanagement mit den drei Handlungsfeldern und identifiziert weiteren Handlungsbedarf. Wer wird befragt? Die AnsprechpartnerInnen Die AnsprechpartnerInnen sind betriebliche AkteurInnen, die sich je nach Unternehmen unterscheiden können. Eine erste Anlaufstelle können betriebliche GesundheitsmanagerInnen oder BEM-Beauftragte sein. Sie können gegebenenfalls an die entsprechenden Stellen im Unternehmen verweisen und bei dem Nachweis der gewünschten Daten zur Ist-Analyse unterstützen. Für Fragen zur Altersstrukturanalyse ist möglicherweise die Personalabteilung die richtige Adresse. Allgemein sollten alle AkteurInnen, die im Zusammenhang mit dem Prozess stehen, bei einer soliden Ist-Analyse einbezogen werden. Zu den Akteur-Innen, die als wichtige Quellen für Informationen genutzt werden sollten, gehören insbesondere: Geschäftsführung, Gesundheitsmanager/in, BEM-Beauftragte/r, BEM-Team, Betriebsrat bzw. Personalrat, Schwerbehindertenvertretung, Personalabteilung, Betriebsarzt/Betriebsärztin, Sicherheitsfachkraft, usw. Das Ergebnis Im Ergebnis entsteht eine Übersicht über den Stand des Betrieblichen Gesundheitsmanagements, die sich nach den drei Handlungsfeldern Arbeitsschutz, Betriebliches Eingliederungsmanagement und Betriebliche Gesundheitsförderung gliedern. Darüber hinaus werden die erhobenen Daten jeweils den drei Qualitäts- 2

3 merkmalen Struktur, Prozess und Ergebnis zugeordnet. Auf der Strukturebene geht es um Fragen notwendiger personeller, materieller, finanzieller, organisationaler Ressourcen (bspw. existierende Betriebs- und Dienstvereinbarungen). Auf der Prozessebene stehen wichtige Abläufe innerhalb des Gesundheitsmanagements, wie dem BEM-Prozess oder dem einheitlichen Ablauf einer Gefährdungsbeurteilung im Fokus. Bei allen drei Handlungsfeldern ist es wichtig, dass die Ergebnisse systematisch erhoben und bewertet werden. Erst dadurch werden eine Erfolgskontrolle und ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess jeweils des Arbeitsschutzes, des BEM, der Betrieblichen Gesundheitsförderung und dem gesamten Betrieblichen Gesundheitsmanagement ermöglicht. Die zur Verfügung stehenden Strukturen, die definierten Prozesse und die ausgewerteten Ergebnisse sind dahin gehend zu prüfen, ob die gesetzten Ziele erreicht wurden: 1. Arbeitsfähigkeit der Beschäftigten erhalten, gefördert und wiederhergestellt, 2. Qualitativ hochwertige und gute Produktion im Unternehmen. Weitere Informationen unter: Veröffentlicht: März 2013 Abb. 2: Waage der Arbeitsfähigkeit Quelle: Giesert, Reiter, Reuter

4 Die Ist-Analyse ist für die betrieblichen AkeurInnen: Personalabteilung Betriebsrat, Personalrat Betriebsarzt/Betriebsärztin SiFa Schwerbehindertenvertretung 4

5 Struktur Materielle Ressourcen Ja Nein Sind ausreichend materielle Ressourcen vorhanden? Gibt es ein eigenes Budget für den Arbeitsschutz? Personellen Ressourcen Sind die folgenden Personen ausreichend in den Arbeitsschutz involviert? Sicherheitsfachkräfte (SiFa) Betriebsarzt/-ärztin Unterstützung durch innerbetriebliche Fachkräfte z.b. Sozialberatung Schwerbehindertenvertretung Betriebs-/Personalrat Führungskräfte Sicherheitsbeauftragte Weitere außerbetriebliche ExpertInnen (z.b. von Berufsgenossenschaften) Alle Beschäftigte Organisationale Ressourcen Betrieblicher Arbeitsschutz Wurde die DGUV Vorschrift 2 umgesetzt? Existiert ein Arbeitsschutzausschuss, der mindestens 4x im Jahr tagt? Sind Beratungsmöglichkeiten der SiFa und des/der Betriebsarztes/-ärztin ausreichend? Existiert eine Betriebs- und Dienstvereinbarungen zum Arbeitsschutz? Ist die Unterstützung durch externe Netzwerke und Kooperationen gewährleistet? Sind die Information und Partizipation der Beschäftigten gewährleistet? Wird die betriebliche Interessenvertretung regelmäßig mit einbezogen? 5

6 Prozess Verlauf Ja Nein Gibt es festgelegte Verfahrensabläufe für die kontinuierliche Umsetzung und Verbesserung zur Gesundheitsförderung im Betrieb? Tragen die Führungskräfte die Verantwortung für den BEM-Prozess? Werden die Vereinbarungen (BV/DV) der DGUV Vorschrift 2 umgesetzt? (Betriebsarzt/- ärztin/sifa) Werden ganzheitliche Gefährdungsbeurteilungen und Unterweisungen im Dialog durchgeführt? Wird der gesamte Prozess dokumentiert? Ist eine Geschäftsordnung vorhanden, in welcher das Verfahren des Arbeitsschutzausschuss festgelegt ist? Zusammenwirken der Beteiligten Können die Beschäftigten am Arbeitsschutz mitwirken? Finden die Verbesserungsvorschläge der Beschäftigten nachvollziehbar Berücksichtigung? Arbeiten Betriebsarzt/-ärztin, SiFa, Schwerbehindertenvertretung und Betriebsrat/Personalrat zusammen? Gibt es eine Vernetzung mit externen Kooperationspartnern zur Unterstützung (z.b. runder Tisch)? Information und Kommunikation Betrieblicher Arbeitsschutz Werden regelmäßig relevante Informationen und der Jahresbericht von Arbeitsmedizinern/ -medizinerinnen und SiFa hinzugezogen? Werden Kriterien und Kennzahlen für die Erfolgsmessung erfasst, systematisch dokumentiert und ausgewertet? 6

7 Ergebnis Betrieblicher Arbeitsschutz Sind die beabsichtigten Effekte eingetreten? Ja Nein Reduktion von Arbeits- und Wegeunfällen Abbau und Reduktion von Gesundheitsgefahren sowie körperlichen u. psychischen Gefährdungen Prävention von Berufskrankheiten Beseitigung bzw. Minimierung gesundheitsgefährdender Arbeitsbedingungen Verringerung von Erwerbsminderungsrenten und Entschädigungen aller Art Anzahl Verbesserungsvorschläge unter Einbeziehung der Beschäftigten Akzeptanz der Beschäftigten durch Beteiligung Steigerung der Zufriedenheit der Beschäftigten Erhaltung und Förderung der Arbeitsfähigkeit Werden folgende Kriterien der Wirksamkeitsprüfung erfasst und überprüft? Ja Nein Anzahl der Arbeits- und Wegeunfälle Krankenstand aufgrund von Unfällen Krankenstand Berufsunfähigkeiten Anzahl der umgesetzten Verbesserungsvorschläge Daten zur Beteiligung von Beschäftigten an der Entwicklung und Umsetzung von Arbeitsschutzmaßnahmen Arbeitsfähigkeit der Beschäftigten 7

8 Struktur Materielle Ressourcen Ja Nein 1. Gibt es eine räumliche und sonstige Infrastruktur für das BEM-Team? 2. Sind für die Planung und Umsetzung von Eingliederungsmaßnahmen ausreichend materielle Ressourcen vorhanden? 3. Gibt es ein eigenes BEM-Budget? Personelle Ressourcen Sind Arbeitgeber, BR/PR, Schwerbehindertenvertretung, evtl. Betriebsarzt/-ärztin Mitglieder des BEM-Teams? Existieren innerbetriebliche Servicedienste (z.b. Suchtberatung)? Gibt es Disability Manager, Fallmanager (u.a. abhängig von der Anzahl der BEM-Fälle im Betrieb)? Ist eine Unterstützung durch innerbetriebliche Fachkräfte (z.b. SiFa) gewährleistet? Sind weitere außerbetriebliche ExpertInnen vorhanden? Werden die BEM-Berechtigten umfassend beim BEM-Prozess beteiligt und freigestellt? Sind Führungskräfte ausreichend am BEM beteiligt und freigestellt? Organisationale Ressourcen Betriebliches Eingliederungsmanagement Einbindung des BEM-Teams Entscheidungsbefugnisse und Handlungsmöglichkeiten des BEM-Teams Betriebs- und Dienstvereinbarungen Unterstützung durch externe Netzwerke und Kooperationen Information der Beschäftigten 8

9 Prozess Verlauf Ja Nein Gibt es festgelegte Verfahrensabläufe für die Umsetzung der Wiederherstellung, Erhaltung und Förderung der Arbeitsfähigkeit als kontinuierlicher Verbesserungsprozess? Entspricht das BEM-Verfahren einem gängigen, in der Literatur empfohlenem Verfahren (vgl. z.b. Giesert/Danigel 2011: Handlungsleitfaden für ein BEM; Giesert/Reiter/Reuter 2013: Neue Wege im BEM)? Wird der gesamte Prozess dokumentiert? Ist der Datenschutz gewährleistet? Findet ein Abschlussgespräch inkl. Evaluation mit dem/der BEM-Berechtigten statt? Zusammenwirken der Beteiligten Betriebliches Eingliederungsmanagement Sind Information und Partizipation des/der BEM-Berechtigten sichergestellt? Funktioniert die Zusammenarbeit der innerbetrieblichen AkteurInnen gut? Funktioniert die Zusammenarbeit mit außerbetrieblichen AkteurInnen gut? Information und Kommunikation Werden Gefährdungsbeurteilungen, Unterweisungen, Krankenstandanalysen etc. zur Information hinzugezogen? Werden die Maßnahmen von Angebote der Betrieblichen Gesundheitsförderung für die BEM- Berechtigten mit integriert? Werden Kriterien und Kennzahlen für die Erfolgsmessung, systematische Dokumentation und Auswertung erfasst? 9

10 Ergebnis Betriebliches Eingliederungsmanagement Sind die folgenden beabsichtigten Effekte eingetreten? Ja Nein Reduktion der AU-Zeiten Präventive Maßnahmen aus dem BEM Verfahren ableiten und umsetzen Geringere Anzahl Erwerbsminderungsrenten Verbleib der Beschäftigten im Betrieb Umsetzung der geplanten Maßnahmen Entwicklung Bekanntheitsgrad und Akzeptanz der Beschäftigten gegenüber BEM Anpassung der Betriebs- bzw. Dienstvereinbarung Handlungskompetenz der Berechtigten ist erhöht Wiederherstellung, Erhaltung und Förderung der Arbeitsfähigkeit Ausbau von externen Netzwerken und Kooperationen zur effektiven und effizienten Bearbeitung der BEM-Fälle Inklusion von Menschen mit einer Schwerbehinderung Werden folgende Kriterien der Wirksamkeitsprüfung erfasst und überprüft? Ja Nein Anzahl der Anschreiben an Beschäftigte nach 6 Wochen AU Anteil der beantworteten Anschreiben Anzahl BEM-Erstgespräche Anzahl BEM-Teilnehmende Anzahl der Schwerbehinderten und Leistungsgewandelten Abbruchquote Bearbeitungsdauer Arbeitsfähigkeit der BEM-Berechtigten und aller Beschäftigten Erfolgsbeurteilung der Beschäftigten Anzahl der umgesetzten Präventionsmaßnahmen aus dem BEM-Verfahren Benchmarks: Branchenvergleiche, eventuell Bereichs-/ Abteilungsvergleiche etc. 10

11 Struktur Materielle Ressourcen Ja Nein Sind für die Planung und Umsetzung von Gesundheitsförderungsmaßnahmen ausreichend materielle Ressourcen vorhanden? Gibt es ein eigenes Budget für Maßnahmen zur Gesundheitsförderung? Personelle Ressourcen Sind ausreichend personelle Ressourcen vorhanden, um die notwendigen Gremien zu besetzen? Ist die Freistellung einzelner MitarbeiterInnen sichergestellt? Ist die Unterstützung durch innerbetriebliche Fachkräfte gewährleistet? Organisationale Ressourcen Sind die Entscheidungsbefugnisse der innerbetrieblichen AkteurInnen ausreichend? Existieren Betriebs- und Dienstvereinbarungen zur Betrieblichen Gesundheitsförderung? Ist die Unterstützung durch externe Netzwerke und Kooperationen sichergestellt? Wird die Belegschaft regelmäßig informiert? Prozess Verlauf Ja Nein Wurden Maßnahmen der Betrieblichen Gesundheitsförderung durchgeführt? Existieren festgelegte Verfahrensabläufe für die Umsetzung von Maßnahmen (z.b. zur Durchführung eines Gesundheitstags)? Werden die einzelnen Prozessschritte dokumentiert? Decken die durchgeführten Maßnahmen alle Unternehmensbereiche ab? Gibt es konkrete Angebote für alle Beschäftigtengruppen? Zusammenwirken der Beteiligten Funktioniert die Zusammenarbeit der innerbetrieblichen AkteurInnen gut? Ist die Zusammenarbeit mit externen AkteurInnen gewährleistet? Die Belegschaft partizipiert an der Planung und Umsetzung der Maßnahmen. Information und Kommunikation Betriebliche Gesundheitsförderung Es werden alle relevanten Informationen (Gefährdungsbeurteilungen etc.) hinzugezogen. Kennzahlen für Erfolgsmessung, systematische Dokumentation und Auswertung werden regelmäßig erfasst. 11

12 Betriebliche Gesundheitsförderung Ergebnis Sind die folgenden beabsichtigten Effekte eingetreten? Ja Nein Verminderung psychosozialer Belastungen Verbesserung der Motivation Verbesserung der Arbeitszufriedenheit Verbesserte Produktivität und Wertschöpfung Schaffung und Erhaltung gesundheitsförderlicher Arbeitsbedingungen Schaffung von gesundheitsförderlichen Kompetenzen bei den Beschäftigten Werden folgende Kriterien der Wirksamkeitsprüfung erfasst und überprüft? Ja Nein Krankenstatistik Gesundheitsstatistik Arbeitszufriedenheitswerte Betriebsklima Anzahl der besuchten Maßnahmen und Angebote intern und extern Benchmarks: Branchenvergleiche, Bereichs-/ Abteilungsvergleiche etc. Krankenstatistik 12

13 Struktur Betriebliches Gesundheitsmanagement Arbeitsschutz, Betriebliches Eingliederungsmanagement, Betriebliche Gesundheitsförderung Materielle Ressourcen Ja Nein Sind ausreichend materielle Ressourcen für das gesamte Betriebliche Gesundheitsmanagement (BGM) vorhanden? Gibt es ein Gesamtbudget für das BGM? Personelle Ressourcen Arbeiten folgende Personen im BGM zusammen? Unternehmensleitung? Personalabteilung? Betriebsrat / Personalrat? Betriebsarzt/ Betriebsärztin Fachkraft für Arbeitssicherheit BEM-Koordinator/in Externe ExpertInnen und Netzwerke? Organisationale Ressourcen Ja Nein Gibt es eine Steuerungsgruppe für das BGM, die mindestens 4x im Jahr tagt? Sind die Entscheidungsbefugnisse der innerbetrieblichen AkteurInnen im BGM ausreichend? Existiert eine Betriebs-/Dienstvereinbarung zum Betrieblichen Gesundheitsmanagement? Sind die Information und Partizipation der Beschäftigten gewährleistet? Ist die Unterstützung durch externe Netzwerke und Kooperationen gewährleistet? Ja Nein 13

14 Prozess Betriebliches Gesundheitsmanagement Arbeitsschutz, Betriebliches Eingliederungsmanagement, Betriebliche Gesundheitsförderung Verlauf Ja Nein Gibt es festgelegte Verfahrensabläufe für die kontinuierliche Optimierung des BGM? Werden die Vereinbarungen in der Betriebs- bzw. Dienstvereinbarungen zum BGM umgesetzt? Tragen die Führungskräfte die Verantwortung für das BGM? Wird der gesamte Prozess des BGM dokumentiert? Gibt es eine kontinuierliche Verzahnung der 3 Säulen (Arbeitsschutz, BEM, Betriebliche Gesundheitsförderung? Zusammenwirken der Beteiligten Ja Nein Funktioniert die Zusammenarbeit der innerbetrieblichen AkteurInnen gut? Funktioniert die Zusammenarbeit mit außerbetrieblichen AkteurInnen gut? Können die Beschäftigten am gesamten BGM mitwirken? Finden die Verbesserungsvorschläge der Beschäftigten nachvollziebar Berücksichtigung? Information und Kommunikation Ja Nein Werden die Beschäftigten kontinuierlich über die Ziele im BGM informiert? Werden Kriterien und Kennzahlen für die Erfolgsmessung, systematische Dokumentation und Auswertung der drei Säulen Arbeitsschutz, BEM, Betriebliche Gesundheitsförderung erfasst? Sind die Informationen ausreichend transparent und steigern sie die Partizipation? 14

15 Ergebnis Betriebliches Gesundheitsmanagement Arbeitsschutz, Betriebliches Eingliederungsmanagement, Betriebliche Gesundheitsförderung Sind die folgenden beabsichtigten Effekte eingetreten? Ja Nein Erhöhung und Förderung der Arbeitsfähigkeit Reduzierung körperliche und psychische Fehlbelastungen Verbesserung der Arbeitszufriedenheit Verbesserte Produktivität und Wertschöpfung Steigerung der Partizipation Erhalt und Schaffung gesundheitsförderliche Arbeitsbedingungen Schaffung von gesundheitsförderlichen Kompetenzen aller MitarbeiterInnen Werden folgende Kriterien der Wirksamkeitsprüfung erfasst und überprüft? Ja Nein Krankenstatistik Gesundheitsstatistik Arbeitszufriedenheitswerte Betriebsklima Erreichte Ziele im BGM Anzahl der umgesetzten Maßnahmen Daten zur Beteiligung von Beschäftigten und betrieblicher Interessenvertretung an der Entwicklung und Umsetzung des BGM Benchmark: Branchenvergleiche, Bereichs-/ Abteilungsvergleiche 15