Dokumentation FORMEL 1. Version 380- /

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1 Dokumentation FORMEL 1 CARDIS Reynolds

2 INHALTSVERZEICHNIS Wichtige Hinweise für diese Version... 6 Vorarbeiten Update... 6 Schnittstellen... 6 Allgemeine Hinweise... 6 FORMEL Allgemein... 8 Automatischer Logout... 8 FORMEL 1 classic... 8 Rechnungsdruck... 8 Auftragsbearbeitung... 8 DSGVO... 8 Allgemein... 8 Allgemeine XML-Schnittstelle... 8 XSD-Schema Lizenzierung... 8 Hersteller... 9 RENAULT... 9 RenaultP@rts... 9 SAR Ausgabe... 9 MPO HAP... 9 Einlesen Fahrzeugrechnungen... 9 MCX... 9 EDR BMW Group SPS ISPA Mobile RSP CSV ACCESS TOOL NISSAN Arbeitswerte einlesen Modelle / Zubehör einspielen Teiledaten FORMEL 1 evolution Korrekturen Rückläufige Teilekette CLP Aufgabenplaner Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 2 von 47

3 Inaktive Firmen FORMEL 1 evolution Documents Neue Menüpunkte Neuer Menüpunkt GWM-Protokoll Allgemein Protokollinhalt CEIP Ausgabe für Jaguar / Landrover Allgemein Ausgabe Neuer Menüpunkt Währungskurse Allgemein Menüpunkt Aftersales Allgemein Kriterien Erfassen Arbeitswerte, Teilenummer, Prämie Hinzufügen / Entfernen Mitarbeiter Speichern der getroffenen Auswahl Aufruf bestehende Auswahl Auswertung Drucken FORMEL 1 evolution Auftragsbearbeitung Korrekturen Befundnummer ändern (BMW Group) Report Liste der abgewickelten Anträge Ändern Kundendaten im Auftragskopf Übertragung Garantie BMW Group Splitaufträge löschen Rechnungslayout Positionsrabatt 1-zeiliger DrucK Kalkulation Arbeitswerte Allgemein Verrechnungssätze AW Regeln für die Kalkulation von Arbeitswerten Auftragskopf AW-Position Neuer Menüpunkt Kalkulation AW Allgemein Neue Regel anlegen Reihenfolge der Regeln Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 3 von 47

4 Regel Suchen (1) Regeln drucken Finanzbuchhaltung FORMEL 1 evolution FICO (SAP) EInlesen offene Posten Holding FORMEL 1 evolution Finance Übergabe der Buchungen DATEV Teileeingangsrechnungen BMW Group Übergabe Rechnungsnummer Übergabe Kostenstelle CKR Menüstruktur Kostenträger Fahrzeuge Hersteller Hyundai Kostenträger Teileeingangsrechnungen BMW Group Teileeingangsrechnungen RENAULT Automatikkonten stellige Rechnungsnummer Allgemein Hinweis Voraussetzung Erforderliche Nacharbeiten Aktivierung Verwendung Kompatibiliät zur 8-stelligen Rechnungsnummern Suche über Rechnungsnummer Beispiel Beispiel FORMEL 1 evolution TIME Korrekturen Dauer Anträge Monate sperren Urlaubssperren hinterlegen Performance Zeitanalyse / Gutschriften Report Saldenübersicht Mitarbeiterzeitvergleich Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 4 von 47

5 Dashboard Urlaubsplaner Register Übersicht Allgemein Report Tagebsübersicht Report Monatsauswertung Lohn Stichtagsbezogene Saldokorrektur Feld PCS-Schlüssel Parameter Zeiterfassung Register Sonderzeiten Neuer Report Werkstattzeiteinteilung Allgemein Voraussetzung Aufbau Report erstellen Beispielansicht Events Allgemein Events anlegen Events hinterlegen Anzeige Events Stammdaten FORMEL 1 evolution Kundenstamm Freifelder Leistungsstamm Statistiken Leistungstypen Kennzeichen nicht rabattfähig Fahrzeugstamm Korrekturen Neues Feld Schnittstellen KM Teilestamm Dispostamm Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 5 von 47

6 WICHTIGE HINWEISE FÜR DIESE VERSION Die beinhaltet die Versionen 04.00, und diese werden im Rahmen des Updates automatisch nacheinander verarbeitet. Wichtiger Hinweis Datenschutzgrundverordnung (DSGVO): Mit diesem Update werden diverse Änderungen im Zuge der DSGVO in FORMEL 1 integriert. Eine ausführliche Dokumentation der Änderungen ist online verfügbar (siehe hier). Wir empfehlen dringend diese Ausführungen vor dem Update zur Kenntnis zu nehmen. VORARBEITEN UPDATE Wir empfehlen bereitgestellte Updates zeitnah / umgehend einzuspielen, da außer den nachfolgend beschriebenen Erweiterungen - immer Programmanpassungen im Rahmen der Qualitätssicherung / -verbesserung enthalten sind. Vor dem Update ist eine FORMEL 1-Datensicherung durchzuführen. Mit dem Hintergrund Exklusivzugriff ist es empfehlenswert vor dem Update den Server neu zu starten. Es darf kein Anwender angemeldet sein - das Update kann sonst nicht gestartet werden. Während des Updatelaufes kann sich kein Anwender neu anmelden. SCHNITTSTELLEN FORMEL 1 EVOLUTION Im Normalfall werden die Schnittstellen im Rahmen des Updateprozesses durch das System automatisch gestoppt und nach erfolgtem Update wieder gestartet. FORMEL 1 CLASSIC Die Schnittstellen sind durch den Anwender im Vorfeld des Updates manuell zu stoppen und nach dem Update wieder zu starten. ALLGEMEINE HINWEISE NEUE VERSION Mit diesem Update ändern sich die Versionen für FORMEL 1 evolution und FORMEL 1 classic wie folgt: FORMEL 1 evolution von auf auf auf FORMEL 1 classic von auf auf auf Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 6 von 47

7 VERSIONSNUMMER Über die Versionsnummer des jeweiligen Updates ist u. a. auch ersichtlich, ob eine Dokumentation dafür im Internet verfügbar ist oder nicht. Hier sind die folgenden Varianten möglich: Versions-Nr. endet auf "00, z. B Dokumentation verfügbar. Dieses Update enthält umfangreiche Funktionsänderungen, z.b. Herstelleranforderungen und Verbesserungen, Korrekturen. Versions-Nr. endet auf "X0, z. B Dokumentation verfügbar. Dieses Update enthält kleinere Funktionsänderungen und Verbesserungen, Korrekturen. Versions-Nr. endet auf "X1, "X2, z. B Dokumentation nur in Ausnahmen verfügbar. Dieses Update enthält Qualitätsmaßnahmen (Korrekturen und Verbesserungen zur Vorversion). WARUM EXKLUSIVZUGRIFF? Sind in einem Update Dateiumbauten / Datenbankänderungen enthalten, ist es erforderlich, dass diese dem Updateprogramm exklusiv zur Verfügung stehen, um zu gewährleisten, dass dies korrekt erfolgen kann. Das Updateprogramm prüft vor dem Einspielen, ob diese Voraussetzung auf dem System gegeben ist. Sind noch Benutzer angemeldet bzw. nicht alle Schnittstellen beendet, wird in einem Auswahlfenster darauf hingewiesen. REIHENFOLGE Die Anzeige der zur Verarbeitung bereitstehenden Update-Dateien erfolgt jetzt nach Datum/Uhrzeit absteigend. Das Verarbeiten ist auch nur in dieser Reihenfolge möglich. Datenversorgungen werden dabei vor Programmupdates angezeigt. Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 7 von 47

8 FORMEL 1 ALLGEMEIN AUTOMATISCHER LOGOUT Um sicherzustellen, dass keine Lizenzen von inaktiven Benutzern, die sich in den Anmeldemasken von FORMEL 1 evolution bzw. FORMEL 1 classic befinden, belegt werden, erfolgt dafür ab dieser Version ein automatischer Logout nach 180 Sekunden. FORMEL 1 CLASSIC RECHNUNGSDRUCK Die Funktionalität, dass Zubehörpositionen (Service Inklusive Pakete (BSI, MSI)) im Rahmen der Fahrzeugfaktura / -teilrechnung automatisch als separate Position Servicepaket ausgewiesen werden, wurde mit dieser Version entfernt, da die Eindeutigkeit der Erkennung dieser Positionen nicht mehr gegeben ist. AUFTRAGSBEARBEITUNG Beim Split eines Eingriffs auf Kulanz konnte es unter ungünstigen Umständen dazu kommen, dass die verbleibenden Positionen falsch kalkuliert wurden. Dieser Fehler ist behoben. DSGVO ALLGEMEIN FORMEL 1 wurde um diverse Funktionalitäten im Zuge der Datenschutzgrundverordnung erweitert. Für das Thema FORMEL 1 und DSGVO ist eine separate Dokumentation verfügbar (siehe hier). ALLGEMEINE XML-SCHNITTSTELLE XSD-SCHEMA 4.00 Mit dem Update auf die Version kommt für diese Schnittstelle das XSD-Schema 4.00 zur Anwendung. Dieses Schema und die darin enthaltenen Änderungen wurden den entsprechenden Schnittstellenpartnern im Vorfeld zur Verfügung gestellt. Wichtiger Hinweis: Vor dem Update von FORMEL 1 ist sicherzustellen, dass angeschlossenen Systeme, die über diese Schnittstelle kommunizieren, mit dem neuen Schema arbeiten können. LIZENZIERUNG Der Menüpunkt Systemmanagement Parameter XML Schnittstelle wurde hinzugefügt und dient der Verwaltung der Lizenzierung dieser Schnittstelle. Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 8 von 47

9 HERSTELLER RENAULT RABATTE Die Rabattermittlung für die Ausgabe der Datei RPS.RDG wurde korrigiert, da es unter Umständen zu falschen Werten kommen konnte. Diese Korrektur betrifft nur Kunden mit der FORMEL 1 evolution Auftragsbearbeitung. DRUCK LIEFERSCHEIN Der Druck von Greiferscheinen / Lieferscheinen wurde korrigiert. AUFTRAGSÜBERSICHT Der Auftragswert bei neuen oder geänderten Aufträgen wird nun in der Auftragsübersicht korrekt angezeigt. SAR AUSGABE Die Ausgabe wurde dahingehend korrigiert, dass für R3 Kunden ohne Händlernummer (Teile) der korrekte Wert ( leer ) ausgegeben wird. MPO 4.0 TEILE IM RÜCKSTAND Für Teile, die sich im Rückstand befinden, wird nun nach der Auftragsanlage der passende Verkaufspreis aus FORMEL 1 an MPO 4. 0 übermittelt. Diese Korrektur betrifft nur Kunden mit der FORMEL 1 evolution Auftragsbearbeitung. PERFORMANCE Für diverse Anfragen wurde die Logik der Suchroutinen überarbeitet dies führt zu deutlich verbesserten Zeitverhalten in der Schnittstelle. Diese Korrektur betrifft nur Kunden mit der FORMEL 1 evolution Auftragsbearbeitung. HAP Für diese Schnittstelle wurden diverse Korrekturen durchgeführt, die u. a. die Stabilität verbessern. EINLESEN FAHRZEUGRECHNUNGEN Beim Einlesen der Fahrzeugrechnungen über den Menüpunkt > < wird jetzt der KBA-Schlüssel der Marke aus der Rechnung in den Fahrzeugstamm übernommen. MCX Bei Gutschriften für R2 Händler wird nun die korrekte Belegnummer angezeigt, so dass diese nun wieder bearbeitet und weitergeleitet werden können. Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 9 von 47

10 EDR MENGE 0 Die Ausgabe wurde dahingehend korrigiert, dass bei der Menge 0 für Ersatzteile und Leistungen der Wert EUR 0,00 als Einzelpreis gesetzt. SCHADENVERURSACHENDES TEIL Es kann jetzt auch ein schadenverursachendes Teil hinterlegt werden, dass nicht als Position im Auftrag erfasst ist, z. B. beim Softwareupdate eines Steuergeräts. Dieser Vorgang wird nun in der EDR Ausgabe korrekt berücksichtigt. BMW GROUP SPS Fahrzeuggutschriften werden nun mit dem korrekten Kennzeichen G übertragen. Diese Korrektur betrifft sowohl FORMEL 1 evolution als auch FORMEL 1 classic. ISPA MOBILE PREISANFRAGE Unter Umständen konnte es bei der Preisanfrage zu einem Fehler kommen, wenn das Teil nicht eindeutig einem Hersteller zugeordnet werden konnte. Dieser Fehler ist korrigiert. GETORDERLIST Die Anfrage getorderlist kann nun auf Seiten ISPA mobile so konfiguriert werden, dass immer die entsprechende Fahrgestellnummer übergeben wird, für die die offenen Aufträge an ISPA mobile gemeldet werden. Diese Option führt zu einem deutlich verbesserten Zeitverhalten in der Kommunikation zwischen FORMEL 1 und ISPA mobile, da nicht immer der komplette Auftragsbestand von FORMEL 1 gesendet wird. UNGÜLTIGER HERSTELLER Unter Umständen konnte es dazu kommen, dass es beim Ändern des Kunden und somit indirekt das Fahrzeug zu einem Fehler gekommen ist, da kein gültiger Hersteller übergeben wurde. Dieser Fehler ist korrigiert. RSP CSV ACCESS TOOL Diverse Anpassungen für die Ausgabe der CSV-Listen für das Access Tool zur Prüfung der Datenqualität im Vorfeld der RSP Aktivierung. Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 10 von 47

11 NISSAN ARBEITSWERTE EINLESEN Die Datei LACK.DAT wird seitens NISSAN nicht mehr zur Verfügung gestellt und wird daher beim Einlesen der Arbeitswerte im Programm >9.6 Arbeitswerte einlesen< nicht mehr berücksichtigt. MODELLE / ZUBEHÖR EINSPIELEN Die Datei KBA.TXT wird seitens NISSAN nicht mehr zur Verfügung gestellt und wird daher beim Einlesen der Arbeitswerte im Programm >9.7 Modelle / Zubehör einlesen< nicht mehr berücksichtigt. TEILEDATEN Das Einlesen der Teiledaten wurde überarbeitet und an die aktuelle Satzstruktur von NISSAN angepasst. Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 11 von 47

12 FORMEL 1 EVOLUTION KORREKTUREN RÜCKLÄUFIGE TEILEKETTE Bewegungen über den Menüpunkt Teilemanagement Rückläufige Teile wurden nicht korrekt an SRD zurückgemeldet. Dieser Fehler ist mit dieser Version korrigiert. Die Bestandskorrektur in FORMEL 1 ist unabhängig von diesem Fehler richtig erfolgt. CLP BENUTZERNAME Die Schnittstelle ermittelt den FORMEL 1 Benutzer nun wie folgt: 1. Prüfung des übergebenen Benutzers gegen den FORMEL 1 Kurznamen. 2. Kann über 1. keine Zuordnung erfolgen, wird nun gegen den Login-Namen geprüft. 3. Sowohl bei 1. als auch bei 2. wird dann der ermittelte Benutzer und das dazugehörige Passwort in Relation zu dem übergebenen Passwort gesetzt und geprüft. PASSWORT Das Passwort, dass von CLP übergeben wird, kann nun 20-stellig sein. HINWEIS Die hier aufgeführten Änderungen beziehen sich nur auf die CLP Schnittstelle in Verbindung mit FORMEL 1 evolution. AUFGABENPLANER INAKTIVE FIRMEN Bei der Ausführung von Aufgaben im Tagesabschluss Aufgabenplaner wird jetzt das Kennzeichen Inaktiv aus dem Menüpunkt Systemmanagement Firmenstamm berücksichtigt. D. h. das Firmen, die als inaktiv gekennzeichnet sind, in den Aufgaben bzw. den zugeordneten Arbeiten nicht mehr berücksichtigt werden. FORMEL 1 EVOLUTION DOCUMENTS NEUE MENÜPUNKTE Es wurden 2 neue Programme in den Menüpunkt Systemmanagement integriert: F1D Dokumentenarten. F1D Kontroll Center. HINWEIS Diese beiden Menüpunkte werden zu einem späteren Zeitpunkt erforderlich, wenn die bestehende Schnittstelle auf den Webservice umgestellt wird. Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 12 von 47

13 NEUER MENÜPUNKT GWM-PROTOKOLL ALLGEMEIN Über den Menüpunkt Fahrzeugmanagement GWM-Protokoll ist es nun möglich ein Protokoll für die Meldungen an das Gebrauchtwagenmanagement der BMW Group zu erstellen. Für das Protokoll stehen die folgenden Filterkriterien zur Verfügung: 1. Datum von / bis. 2. Interne Fahrzeugnummer. 3. Fahrgestellnummer. Die Felder Datum von und Datum bis sind beim Programmstart immer mit dem Tagesdatum vorbelegt. HINWEIS Der Menüpunkt ist nur verfügbar, wenn in dieser Firma der Hersteller BM aktiv. PROTOKOLLINHALT In dem Protokoll sind die folgenden Felder enthalten: Feldname Datum / Zeit Fahrgestellnummer Interne-Nr. Fortl.-Nr. Filiale Bezeichnung FZ-Art Meldung Storno Händler-Nr. BPS Beschreibung Datum und Uhrzeit der Meldung. Fahrgestellnummer des Fahrzeugs. Interne Nummer des Fahrzeugs. Innerhalb der Ausgabe an PIX die lfd. Nummer des Datensatzes. FORMEL 1 Filiale, für die die Meldung erfolgt. Modellbezeichnung des Fahrzeugs. Fahrzeugart (GW, Art der Meldung (A=Angebot, V=Verkauf). Stornokennzeichen der Meldung. Händlernummer, für die die Meldung erfolgt. Händlernummer Premium Selection, für die die Meldung erfolgt kann unter Umständen abweichend zur Händler-Nr. durch den Anwender im Rahmen des Verkaufs verfasst werden. VERFÜGBARKEIT PROTOKOLL Die Daten, die dem Protokoll zugrunde liegen, werden nicht gelöscht, so dass auch ein rückwirkender Druck des Protokolls immer wieder möglich ist. Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 13 von 47

14 CEIP AUSGABE FÜR JAGUAR / LANDROVER ALLGEMEIN Die Ausgabe für CEIP wurde entsprechend der Vorgaben des Herstellers überarbeitet. U. a. sind die folgenden Änderungen erfoglt: Für die Telefonnummern Home, Work und Mobil werden nur Ziffern ausgegeben andere Zeichen werden bei der Ausgabe nicht berücksichtigt. Wenn es sich bei dem Kunden um eine Firma, als Kundentyp F, handelt, wird das Feld Firmenname entsprechend gefüllt. Ist im Kundenstamm keine adresse hinterlegt, wird die adresse no @mail.com ausgegeben. AUSGABE Die Arbeit im Aufgabenplaner wurde an den Standard für die Ausgabe von Herstellerdaten angepasst und erfolgt nun getrennt nach FORMEL 1 Firma bzw. Filiale in das Verzeichnis: Firma ohne Filialen trans/lr/<formel 1 Firma>/ceip Firma mit Filialen trans/lr/<formel 1 Firma><FORMEL 1 Filiale>/ceip NEUER MENÜPUNKT WÄHRUNGSKURSE ALLGEMEIN Über den neuen Menüpunkt Parameter Auftragsbearbeitung Währungskurse ist es nun möglich unterschiedliche Währungen und deren Kurse zu hinterlegen. Beispielansicht In der Auftragsbearbeitung kann dann für den Rechnungsdruck eine abweichende Währung gewählt werden. Eine ausführliche Ablaufbeschreibung ist über die Hotline von CARDIS Reynolds verfügbar. Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 14 von 47

15 MENÜPUNKT AFTERSALES ALLGEMEIN Der Menüpunkt Statistiken Aftersales wurde um die Möglichkeit einer Prämienberechnung für Mitarbeiter, die sich auf fakturierte Arbeitswerte / Teilenummern bezieht, erweitert. Diese Prämienberechnung bietet für das Autohaus die Möglichkeit einen Prämienbetrag pro Arbeitswerte- / Teilenummer zu hinterlegen. Das Programm ermittelt dann für den gewählten Zeitraum und die gewählten Mitarbeiter die Anzahl der Verkäufe in abgerechneten Aufträgen den dazugehörigen Bonusbetrag. Dabei ist es nun möglich Arbeitswerte, Teilenummer und die dazugehörige Prämie pro Position in der Übersicht zu erfassen. Weiterhin können die zugeordneten Mitarbeiter, für die diese Berechnung erfolgen soll, als Gruppe gespeichert werden, so dass diese Zuordnung dann z. B. im nächsten Monat dann wiederverwendet werden kann. Nach dem Start des Programmpunktes stellt sich nun die Maske wie folgt dar: Beispielansicht Die Maske unterteilt sich nun schwerpunktmäßig in 4 Bereiche: 1. Auswahl einer zuvor gespeicherten Zuordnung zur erneuten Verwendung. 2. Mitarbeiterzuordnung 3. Erfasste Arbeitswerte für diesen Report. 4. Erfasste Teilenummern für diesen Report. Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 15 von 47

16 KRITERIEN AUFTRAGSARTEN Bei der Selektion der Positionen werden nur Auftragsarten berücksichtigt, die die folgenden Bedingungen in > Verwalten Auftragsarten< erfüllen: 1. Feld 33 Kennzeichen Intern 0 = nicht intern. 2. Feld 14 Folgeprogramm. Durch diese Einschränkung werden nur Positionen aus externen Rechnungen berücksichtigt. Positionen aus der Gewährleistungsabrechnung / Herstellerprogrammen finden ebenfalls keine Berücksichtigung. MITARBEITER Voraussetzung für die korrekte Zuordnung der Prämien ist die Pflege des Feldes Annehmer im Auftragskopf, da die Zuordnung des Mitarbeiters in der Prämienberechnung anhand dieses Feldes erfolgt. ZEITRAUM Ob eine Rechnung in den gewählten Prämienzeitraum fällt, wird anhand des Rechnungsdatums ermittelt. GUTSCHRIFTEN In der Prämienberechnung werden Gutschriften negativ gewertet, so dass es zu einer Verminderung der Prämiensumme kommt. MEHRFACHERFASSUNG AUF AUFTRAG Wird eine Position mehrfach auf einem Auftrag erfasst, dann fließt diese auch mehrfach in die Prämienberechnung ein. ERFASSEN ARBEITSWERTE, TEILENUMMER, PRÄMIE Über die Buttons Neuanlage werden. Die Erfassung für die Arbeitswerte- / Teilenummer. Prämie erfolgt dann direkt im Grid: kann die Erfassung für Arbeitswerte bzw. Teilenummern gestartet Beispielansicht AW-Erfassung Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 16 von 47

17 Mit dem Button Speichern wird die Erfassung abgeschlossen. Mit dem Button Speichern und Weiter kann die nächste Position erfasst werden. Über den Button Abbrechen kann eine begonnene Erfassung abgebrochen werden. Selektierte Positionen können über den Button Löschen werden. aus der jeweiligen Auswahl gelöscht HINZUFÜGEN / ENTFERNEN MITARBEITER Über den Button Mitarbeiterauswahl öffnen die die Berechnung der Prämien erfolgen soll: ist es nun möglich Mitarbeiter hinzuzufügen, für Beispielansicht Über die Buttons Mitarbeiter hinzufügen bzw. Mitarbeiter entfernen erfolgt nun die Zuordnung der Mitarbeiter. Hier ist auch eine Mehrfachauswahl möglich. Die hier getroffene Auswahl kann dann im Nachgang (siehe hier) gespeichert werden. SPEICHERN DER GETROFFENEN AUSWAHL Nach der Auswahl der Mitarbeiter kann die getroffene Auswahl nun dauerhaft gespeichert werden, so dass die Zuordnung für Folgemonate wieder schnell zur Verfügung steht. Mit dem Button Speichern als. Es öffnet sich dann die folgende Maske: Beispielansicht Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 17 von 47

18 Hier kann dann eine Nummer und Beschreibung für diese Auswahl hinterlegt werden. Der Vorgang wird über den Button Speichern abgebrochen werden. abgeschlossen bzw. über den Button Abbrechen AUFRUF BESTEHENDE AUSWAHL Über das Feld Auswahl Liste können gespeicherte Zuordnungen erneut aufgerufen / verwendet werden: Beispielansicht BEISPIEL BEI AUSAHL AFTERSALES GRUPPE 1 Beispielansicht für Auswahl Aftersales Gruppe 1 BEISPIEL BEI AUSWAHL AFTERSALES GRUPPE 2 Beispielansicht für Auswahl Aftersales Gruppe 2 Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 18 von 47

19 AUSWERTUNG DRUCKEN Über den Button Drucken wird die Druckauswahl geöffnet. Hier ist dann der Report Prämienberechnung für Mitarbeiter auszuwählen. Es stehen dann die folgenden Selektionsmöglichkeiten zur Verfügung: Rechnungsdatum von / bis. Filiale. Es erfolgt pro Mitarbeiter immer eine Auflistung aller Rechnungen, die prämienrelevante Positionen enthalten, mit Angabe der Einzelprämie und dann eine Zusammenfassung der Positionen mit Summenzähler und der sich daraus errechnenden Summe der Prämie. Zuletzt wird die Summe Gesamtprämie pro Mitarbeiter ausgewiesen. BEISPIELANSICHT REPORT Beispielansicht Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 19 von 47

20 FORMEL 1 EVOLUTION AUFTRAGSBEARBEITUNG KORREKTUREN BEFUNDNUMMER ÄNDERN (BMW GROUP) Im Menüpunkt Auftragsbearbeitung Garantie kam es zu einem Fehler beim Ändern der Befundnummer, wenn der Antragsstatus nicht versendet war. REPORT LISTE DER ABGEWICKELTEN ANTRÄGE Erfolgte für diesen Report eine Eingrenzung nach Filiale wurden dennoch die Daten für alle Filialen ausgegeben. Der Report ist im Menüpunkt Auftragsbearbeitung Garantie verfügbar. ÄNDERN KUNDENDATEN IM AUFTRAGSKOPF Für Änderungen an Kundendaten, die im Auftragskopf erfolgen und in den Kundenstamm zurückgeschrieben werden, sind nun auch Bestandteil der Protokollierung im Kundenstamm aufrufbar über Bearbeiten Kundenstamm History. ÜBERTRAGUNG GARANTIE BMW GROUP Bei Sonstigen Leistungen wird nun unabhängig von der Positionsmenge immer der Gesamtbetrag für diese Position übermittelt, da diese Positionen gemäß Schnittstellenkontrakt mit der Menge 1 übertragen werden. SPLITAUFTRÄGE LÖSCHEN Splitaufträge können jetzt gelöscht werden, solange keine Stempelzeiten darauf erfasst sind. RECHNUNGSLAYOUT POSITIONSRABATT 1-ZEILIGER DRUCK Das Rechnungslayout wurde überarbeitet, so dass es nun bei der positionsbezogenen Rabattvergabe nicht mehr zu einer 2. Zeile kommt, in der der Rabatt aufgeführt wird. BEISPIELANSICHT AB VERSION BEISPIELANSICHT MIT VERSION UND FRÜHER Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 20 von 47

21 KALKULATION ARBEITSWERTE ALLGEMEIN Die Möglichkeiten zur Preisfindung von Arbeitswerten wurde umfangreich erweitert. Dabei ist in 2 Bereiche zu untergliedern: 1. Preisfindung über den hinterlegten AW-Verrechnungssatz aus Kunden- / Fahrzeugstamm. 2. Preisfindung über hinterlegte Preisfindungsregel. Ziel dieser Erweiterung ist es, analog der Teilekalkulation, AW-Preise individueller vergeben zu können. VERRECHNUNGSSÄTZE AW Das Register Verrechnungssätze im Menüpunkt Parameter Auftragsbearbeitung Verrechnungssätze AW wurde erweitert, so dass hier jetzt 49 Kundensätze erfasst werden können: Beispielansicht Die hier hinterlegten Sätze können zugeordnet werden über: Kundenstamm. Fahrzeugstamm. Auftragsbearbeitung. VORAUSSETZUNG Die Erweiterung der AW-Verrechnungssätze von 10 auf 49 Stück erfolgt im Rahmen der Aktivierung der Auftragsbearbeitung von FORMEL 1 evolution. Ist diese nicht aktiv, stehen weiterhin nur die 10 Sätze zur Verfügung. Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 21 von 47

22 KUNDENSATZBEZEICHUNGEN Über den Menüpunkt Parameter Auftragsbearbeitung Kundensatzbezeichnungen können hier im Autohaus individuelle Bezeichnungen ergeben werden. In dem oben angeführten Beispiel wurden die Verrechnungssätze 48 und 49 umbenannt in VS Kasko und VS Haftpflicht. REGELN FÜR DIE KALKULATION VON ARBEITSWERTEN Mit dieser Version neu hinzugekommen ist der Menüpunkt Parameter Auftragsbearbeitung Kalkulation AW. Dieser ermöglicht das Erfassen von Kalkulationsregeln, die dann bei der Auftragseröffnung entsprechend berücksichtigt werden. Weiterführende Informationen zu diesem Menüpunkt sind hier verfügbar (siehe auch). AUFTRAGSKOPF ALLGEMEIN Der Bereich Kalkulation im Auftragskopf wurde um 2 Funktionalitäten erweitert: 1. AW-Verrechnungssatz immer? 2. Erneute Preisfindung. Beispielansicht AW-VERRECHNUNGSSATZ IMMER? (1) Über die Checkbox immer? kann ein AW- Verrechnungssatz hinterlegt werden, der den AW- Verrechnungssatz aus der Kalkulation AW übersteuert. Wird dieser Haken gesetzt und gespeichert, erfolgt eine Hinweismeldung / Abfrage, dass der Auftrag anhand der aktuell hinterlegten Parameter neu kalkuliert wird. Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 22 von 47

23 BEISPIEL Für die Auftragsart 02 Unfallrechnung wird in den Regeln hinterlegt, dass immer der Verrechnungssatz 10 Unfall verwendet werden soll. Nun erfolgt die Abwicklung dieses Schadens über eine Versicherungsgesellschaft mit der ein Rahmenabkommen und somit ein spezieller AW-Verrechnungssatz vereinbart ist. Es kann dann dieser AW-Verrechnungssatz ausgewählt werden und über die Checkbox immer? als Grundlage für die Kalkulation für diesen Auftrag gesetzt werden. ERNEUTE PREISFINDUNG (2) Über den Button Erneute Preisfindung kann ein bestehender Auftrag inkl. aller erfassten Positionen neu kalkuliert werden. Nach dem Klick auf den Button erfolgt eine entsprechende Abfrage. Wird diese mit Ja bestätigt, erfolgt die Rekalkulation dieses Auftrags. BEISPIEL Im Auftrag ist der AW-Verrechnungssatz 00 Standard hinterlegt. Dieser Auftrag soll aber mit dem AW-Verrechnungssatz 49 VS Haftpflicht abgerechnet werden. Mit Klick auf den Button erfolgt nach einem Hinweis / Abfrage die Rekalkulation aller im Auftrag erfassten Positionen. AW-POSITION In der AW-Position selber wird die entsprechende Berechnungsgrundlage als Mouse-Overtext angezeigt: Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 23 von 47

24 NEUER MENÜPUNKT KALKULATION AW ALLGEMEIN Über den Menüpunkt Parameter Auftragsbearbeitung Kalkulation AW können Regeln für die Preisfindung von Arbeitswerten hinterlegt werden. Die Maske unterteilt sich in die 4 Bereiche: 1. Suche. 2. Regel. 3. Kalkulation. 4. Übersicht angelegte Regeln. Beispielansicht Es stehen zur Kalkulation 4 mögliche Bedingungen zur Verfügung: 1. Auftragsart. 2. Kunde. 3. Kundengruppe. 4. Verrechnungsgruppe. Die Kriterien können selbstverständlich miteinander kombiniert werden. VORAUSSETZUNG Dieser Menüpunkte ist nach der Aktivierung der Auftragsbearbeitung von FORMEL 1 evolution verfügbar. BERECHTIGUNG Nach dem Update auf die Version steht dieser Menüpunkt dem Benutzer Mastercode!Ma! zu Verfügung und ist über die Benutzerverwaltung ggf. entsprechend freizuschalten. Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 24 von 47

25 HINWEIS Werden hier keine Regeln hinterlegt, erfolgt die Preisfindung weiterhin wie gewohnt über den AW- Verrechnungssatz der im Auftrag hinterlegt ist. NEUE REGEL ANLEGEN Über den Button Neuanlage bzw. <F10> können neue Kalkulationsregeln für die Preisfindung von Arbeitswerten angelegt werden. Nachfolgend sind dann die Bereiche Regel und Kalkulation zu erfassen. Mit Klick auf den Button Speichern bzw. <F11> wird die Regel gespeichert und in der Übersicht (4) angezeigt. BEREICH REGEL (2) Im Bereich Regel stehen die folgenden Felder als Kriterium zur Verfügung: 1. Auftragsart. 2. Kunde 3. Kundengruppe. 4. Verrechnungsgruppe. über diese Kriterien wird definiert, wann diese Kalkulationsregel im Auftrag greifen soll. Bei der Anlage der Regeln ist die Logik für die Reihenfolge der Regeln zu beachten (siehe hier). BEREICH KALKULATION (3) Im Bereich Kalkulation können dann die eigentlichen Werte für die Kalkulation hinterlegt werden. Hier sind folgende Felder verfügbar: Kundensatz* Über dieses Feld kann der AW-Verechnungssatz ausgewählt werden, der als Grundlage zur Kalkulation dient. Mit der Auswahl Default Kundensatz wird immer der im Auftragskopf hinterlegte AW-Verrechnungsatz als Grundlage verwendet. Rabatt Kundenpreis Über dieses Feld kann ein Rabatt in Euro bzw. Prozent hinterlegt werden, dieser bezieht sich dann immer auf den Kundensatz, der als Grundlage für die Regel dient. Der hier erfasste Kundenpreis übersteuert einen eingegebenen Rabatt. Als neuer Rabatt wird die Differenz zwischen Kundenpreis und Kundensatz* verwendet. Ein Kundepreis von EUR 0,00 bedeutet, dass kein Kundenpreis hinterlegt ist. Um einen Kundenpreis von EUR 0,00 zu erhalten, muss ein Rabatt in Höhe von 100 % hinterlegt werden. Bei Eingabe eines Kundenpreises ist der Rabatt immer verdeckt. In % Verdeckt Angabe, ob die Erfassung im Feld Rabatt in Prozent erfolgt. Angabe, ob der Rabatt verdeckt gewährt wird. Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 25 von 47

26 REIHENFOLGE DER REGELN Das Programm ermittelt die gültige Regel immer nach dem Muster Speziell kommt vor Allgemein und Auftragsart kommt vor Kunde, kommt vor Kundengruppe, kommt vor Verrechnungsgruppe. Allgemein und Speziell bedeuten in diesem Zusammenhang, dass z. B. eine Regel mit zutreffender Auftragsart vor einer Regel ohne Auftragsart als Kriterium verwendet wird. In der Übersicht werden nach der Suche die Regeln in der entsprechenden Priorität angezeigt und zwar von oben nach unten ( Speziell zu Allgemein ). BEISPIEL FÜR DIE ERMITTLUNG DER REIHENFOLGE DER REGELN Beispielansicht Regel Nr. 1 Regel Nr. 2 Regel Nr. 3 Regel Nr. 4 In dieser Regel ist für die Kundengruppe 100 auf den Default-Verrechnungssatz ein offener Rabatt von 20 % definiert. In dieser Regel ist für die Auftragsart 02 ein offener Rabatt von 10 % auf den Verrechnungssatz VS Haftpflicht definiert. In dieser Regel ist für die Auftragsart 02 in Verbindung mit Kundengruppe 100 auf den Default-Verrechnungssatz ein offener Rabatt von 15 % definiert. In dieser Regel ist für die Auftragsart 02 in Verbindung mit Kundengruppe 100 und der Verrechnungsgruppe 01 auf den Default- Verrechnungssatz ein offener Rabatt von 20 % definiert. Diese Regel wirkt sich auf alle Auftragsarten außer auf die Auftragsart 02, da diese spezifisch definiert ist. Diese Regel wirkt sich nur auf die Auftragsart 02 aus, wenn die Kundengruppe nicht 100 ist. Diese Regel wirkt sich nur auf die Auftragsart 2 aus, wenn die Kundengruppe 100 und die Verrechnungsgruppe des Arbeitswertes nicht 01 ist. Diese Regel wirkt sich nur auf die Auftragsart 2 aus, wenn die Kundengruppe 100 und die Verrechnungsgruppe Arbeitswertes 01 ist. des Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 26 von 47

27 REGEL SUCHEN (1) Über den Button Filter anwenden können die Regeln in der Übersicht links angezeigt werden, die den zuvor gewählten Kriterien entsprechen. In der Übersicht werden nach der Suche die Regeln in der entsprechenden Priorität angezeigt und zwar von oben nach unten ( Speziell zu Allgemein ). Beispielansicht REGELN DRUCKEN Über den Button Drucken bzw. <F3> können die hinterlegten Regeln ausgedruckt werden. Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 27 von 47

28 FINANZBUCHHALTUNG FORMEL 1 EVOLUTION FICO (SAP) EINLESEN OFFENE POSTEN Das Einlesen der offenen Posten, die von SAP im Verzeichnis trans/fico bereitgestellt werden, wurde aus Performance Gründen überarbeitet. Das Einlesen erfolgt nun über den Hintergrunddienst SAP der über den Aufgabenplaner läuft. Das Zeitintervall für diese Aktion beträgt 10 Minuten. HOLDING Die bestehende Schnittstelle wurde um die Funktionalität Holding erweitert. Es ist jetzt möglich die Filialen einer FORMEL 1 Firma unterschiedlichen Mandaten in SAP zuzuordnen. Die Bereitstellung der Dateien für die Finanzbuchhaltung erfolgt dann getrennt nach Mandant. VORAUSSETZUNG Für die Nutzung dieser Funktion ist das Modul HOL Holding Voraussetzung. AKTIVIERUNG Die Aktivierung dieser Funktion erfolgt über den Menüpunkt Tagesabschluss Schnittstelle Finanzbuchhaltung im Register Parameter F1 FICO. Wird die Checkbox Abw. Mandant/Fil. möglich aktiviert und die Änderung gespeichert, wird das Register Mandantenzuordnung aktiv. Hier kann dann jeder Filiale eine 2-stellige Mandantennummer zugeordnet werden. ABSICHERUNG Aufgrund der Tatsache, dass hinter den Filialen rechtlich getrennte Firmen stehen, sind verschiedene Programmpunkte so abgesichert, dass Geschäftsvorfälle mit abweichenden Mandanten nicht erfolgen können, u. a. sind dies: Filialumbuchung. Auftragsanlage intern (von Filiale für Filiale). Ändern Filialkennzeichen im Fahrzeugstamm. Filialverkauf im Auftrag. Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 28 von 47

29 FORMEL 1 EVOLUTION FINANCE ÜBERGABE DER BUCHUNGEN Über die Option Endgültige Verbuchung durch Jobagent kann gesteuert werden, ob die Übergabe der Buchungen an FORMEL 1 evolution Finance vorläufig oder endgültig erfolgen soll. Die Option befindet sich im Register Parameter F1 Finance im Menüpunkt Tagesabschluss Schnittstelle Finanzbuchhaltung. DATEV TEILEEINGANGSRECHNUNGEN BMW GROUP Die Übergabe der Rechnungsnummer für Teileeingangsrechnungen erfolgt nun 10-stellig. ÜBERGABE RECHNUNGSNUMMER Das Feld Belegfeld1, das der Rechnungsnummer entspricht, wird jetzt immer ohne führende 0 an DATEV übergeben. ÜBERGABE KOSTENSTELLE Die Kostenstelle wird nun korrekt 8-stellig an DATEV übergeben. CKR51 MENÜSTRUKTUR Alle Menüpunkte, die beim Einsatz des CKR51 zur Verfügung stehen, wurden in den neuen Hauptmenüpunkt Branchenkontenrahmen CKR51 umgezogen. Dieser Menüpunkt beinhaltet nun die folgenden Menüpunkte: Abw. Kostenstellen. Abw. Kostenträger. Abw. Kostenträger Fzg. Abw. Kundenstatus. Abw. Markenbezeichnung. Abw. Standortbezeichnung. Interne Leistungsverrechnung. Kontenverknüpfung. Markencodes. BERECHTIGUNGEN Die Berechtigungen wurden entsprechend umgezogen. Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 29 von 47

30 KOSTENTRÄGER FAHRZEUGE HERSTELLER HYUNDAI Die Findung des Kostenträgers im Rahmen des Fahrzeugverkaufs wurde überarbeitet. Es wird nun das Feld CKR51 Modellcode als Kostenträger in die Kostenrechnungsmerkmale übernommen. HINWEIS Die Aktualisierung dieses Feldes erfolgt mit dem Einlesen der Fahrzeugdaten, die von Hyundai zur Verfügung gestellt werden. KOSTENTRÄGER TEILEEINGANGSRECHNUNGEN BMW GROUP Die Ermittlung des Kostenträgers für die Teileeingangsrechnung erfolgt gemäß dieser Zuordnung: Teileart Bez. Teileart Kostenträger Bez. Kostenträger 1 Teile 60 Ersatz-Teile 2 Tauschteile 67 Austauschteile 3 Zubehör Fzg. Gebunden 63 Zubehör 4 Schrifttum 63 Zubehör 5 Kompletträder, Felgen 64 Reifen / Räder 6 Investgüter 60 Ersatz-Teile 7 Zubehör Fzg. Ungebunden, Lifestyle 66 Merchandising 8 Reifen 64 Reifen / Räder 9 Schmier, Frost, Brems, Lack, H.mittel 65 Schmierstoffe / Öle TEILEEINGANGSRECHNUNGEN RENAULT Der Aufbau der Buchungen wurde korrigiert, da unter Umständen der Bruttobetrag ohne Berücksichtigung des Steuerkennzeichens und der AT-Steuer verbucht wurde. AUTOMATIKKONTEN Der Menüpunkt Systemmanagement Interimskonten wurde um die Spalte Automatikkonten erweitert. Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 30 von 47

31 10-STELLIGE RECHNUNGSNUMMER ALLGEMEIN Die FORMEL 1 Rechnungsnummer kann nun über einen Parameter um die Filial-Nr. bzw. den dazugehörigen FORMEL 1 Mandanten erweitert werden es werden dann 10-stellige Rechnungsnummern mit folgendem Aufbau generiert: <2-stellig Filiale/Mandant>-<6-stellige Rechnungs-Nr.>-<2-stellig Jahreszahl des Rechnungsdatums> Über diesen Aufbau können innerhalb einer Firma, Filiale bzw. Mandant je nach Bedarf Eindeutigkeiten festgelegt werden. HINTERGRUND Mit dieser Option wird u. a. die Möglichkeit geschaffen die Nummernkreise zur Trennung von Geschäftsvorfällen zu verwenden. Dies war besonders bei FORMEL 1 Firmen mit mehr als 9 Filialen kaum möglich, wenn die Filiale in den Nummernkreis geschlüsselt werden sollte (siehe auch Beispiele). Weiterhin besteht jetzt auch für eine FORMEL 1 Firma, bei der die Filialen unterschiedlichen Mandaten zugeordnet sind, die Möglichkeit die Rechnungsnummernkreise mandantengetrennt zu verwalten. HINWEIS Nach dem Update auf die Version erfolgt die Vergabe der Rechnungsnummer wie bisher. Die neue Option steht erst nach Freischaltung durch CARDIS Reynolds zur Verfügung. VORAUSSETZUNG Folgende Bedingungen sind Voraussetzung zur Nutzung der 10-stelligen Rechnungsnummern: 1. FORMEL 1 evolution Auftragsbearbeitung aktiv. 2. Einsatz einer der folgenden Finanzbuchhaltungen: a. FORMEL 1 evolution Finance. b. SAP. c. DATEV. 3. Freischaltung der Funktion durch CARDIS Reynolds. WICHTIGER HINWEIS Die Option FORMEL 1 classic Finanzbuchhaltung mit DATEV wird NICHT unterstützt. ERFORDERLICHE NACHARBEITEN Nach der Umstellung auf die 10-stellige Rechnungsnummer sind die Rechnungsnummernkreise im Menüpunkt > Diverse Nummern verwalten< zu prüfen und ggf. entsprechend anzupassen, da hier eine ggf. bestehende Codierung der Filiale entfallen kann. Je nach Auswahl im Feld Rechnungsnummer-Vergabe steht in > Diverse Nummern verwalten< ggf. keine Filialauswahl mehr zur Verfügung, weil die Vergabe z. B. innerhalb einer Firma erfolgen soll. Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 31 von 47

32 AKTIVIERUNG Nach Freischaltung dieser Funktion kann die Aktivierung der 10-stelligen Rechnungsnummer über den Menüpunkt Parameter Auftragsbearbeitung Parameter Auftragsbearbeitung erfolgen. Hier ist das neue Auswahlfeld Rechnungsnummer-Vergabe mit folgenden Auswahlmöglichkeiten hinzugekommen: Nr. Auswahl Eindeutig in Zusätzliche Ausgabe / Rg.-Nr. Länge 1. Vergabe nach Firma (Fil-NK) / Keine Anzeige FIRMA Ohne / 8-stellig 2. Vergabe nach Firma / Keine Anzeige FIRMA Ohne / 8-stellig 3. Vergabe nach Firma / Filial-Anzeige FIRMA <2 stellig Filiale> / 10-stellig 4. Vergabe nach Firma / Mandanten-Anzeige FIRMA <2 stellig Mandant> / 10-stellig 5. Vergabe nach Mandant / Filial-Anzeige Mandant <2 stellig Filiale> / 10-stellig 6. Vergabe nach Mandant / Mandanten-Anzeige Mandant <2 stellig Mandant> / 10-stellig 7. Vergabe nach Filiale / Filial-Anzeige Filiale <2 stellige Filiale> / 10-stellig Die hier getroffene Auswahl hat dann Auswirkung auf die Vergabe der Rechnungsnummer. U. a. ist davon auch der Programmpunkt > Diverse Nummern verwalten< davon betroffen, da sich hier die Optionen je nach zuvor getroffener Auswahl ändern: VERGABE NACH FIRMA (FIL-NK) 1 Bei dieser Option stehen in die folgenden Optionen zur Vergabe zur Verfügung: Filiale. Jahr. Nummernkreis. EINDEUTIGKEIT Sollte es bei der Ermittlung der nächsten zu verwendenden Rechnungsnummer zu Überschneidungen mit Nummernkreisen anderer Filialen kommen, wird immer die nächste noch nicht vergebene Rechnungsnummer innerhalb der FORMEL 1 Firma gesucht und dann verwendet. Die vergebene Rechnungsnummer ist innerhalb der FORMEL 1 Firma eindeutig. VERGABE NACH FIRMA 2,3,4 Bei dieser Option stehen in die folgenden Optionen zur Vergabe zur Verfügung: Jahr. Nummernkreis. EINDEUTIGKEIT Die vergebene Rechnungsnummer ist innerhalb der FORMEL 1 Firma eindeutig. VERGABE NACH MANDANT 5,6 Bei dieser Option stehen in die folgenden Optionen zur Vergabe zur Verfügung: Filiale inkl. zusätzlicher Anzeige des dazugehörigen Mandanten. Jahr. Nummernkreis. Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 32 von 47

33 NUMMERNKREISE GLEICHER MANDANTEN Wird der Nummernkreis für eine Filiale geändert, wird dieser Nummernkreis auch immer für alle Filialen, die dem gleichen Mandanten zugeordnet sind, geändert. Es ist nicht erforderlich in den 6-stelligen Nummernkreis die Filiale zu schlüsseln, da je nach Auswahl der Mandant bzw. die Filiale führend angedruckt wird und die Rechnungsnummer somit 10-stellig ist. EINDEUTIGKEIT Die vergebene Rechnungsnummer ist innerhalb der Mandanten einer FORMEL 1 Firma eindeutig. VERGABE NACH FILIALE Bei dieser Option stehen in die folgenden Optionen zur Vergabe zur Verfügung: Filiale. Jahr. Nummernkreis. EINDEUTIGKEIT Bei dieser Option kann pro Filiale ein Nummernkreis vergeben werden. Es kann hier nicht zu Überschneidungen mit Nummernkreisen anderer Filialen kommen. Die vergebene Rechnungsnummer ist in jeder Filiale einer FORMEL 1 Firma eindeutig. VERWENDUNG Die 10-stellige Rechnungsnummer wird an folgenden Stellen dann verwendet: 1. Anzeige der Rechnungsnummer im Auftragskopf. 2. Beim Druck der Rechnungsnummer auf dem Rechnungsbeleg. 3. Erzeugen der Belegnummer für die offenen Posten und in der Anzeige der offenen Posten. 4. Übergabe der Belegnummer ohne Bindestriche - an die Finanzbuchhaltung. KOMPATIBILIÄT ZUR 8-STELLIGEN RECHNUNGSNUMMERN Belegnummern im vorherigen 8-stelligen Format werden weiterhin so behandelt wie bisher. SUCHE ÜBER RECHNUNGSNUMMER Die Suche nach einer Rechnungsnummer erfolgt in FORMEL 1 weiterhin über die 6-stellige Nummer. Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 33 von 47

34 BEISPIEL 1 Ausgangslage: 1. FORMEL 1 Firma mit 12 Filialen. 2. Der Nummernkreis 01, mit den Nr soll für Rechnungen des Service stehen 3. Innerhalb dieses Nummernkreises soll jetzt zusätzlich die Filiale geschlüsselt sein. Aus dieser Situation würde sich jetzt folgende Rechnungsnummern ergeben: VOR VERSION FIRMA 01 Rg.-Nr. von Rg.-Nr. bis Anzahl Rg.-Nr. Überschneidungen? Filiale Bereits nach 999 vergebenen Rechnungs-Nr. kommt es zu einer Überschneidung mit dem Nummernkreis der Filiale 12. Filiale Bereits nach 9999 vergebenen Rechnungs-Nr. kommt es zu einer Überschneidung mit dem Nummernkreis der Filiale Filiale Nach nur 999 Rechnungsnummern kommt es hier zu Überschneidungen mit dem Nummernkreis der Filiale 12. Filiale Nach nur 999 Rechnungsnummern wäre die nächste Rechnungsnummer , so dass keine Eindeutigkeit der Filiale mehr gegeben ist. NACH VERSION UND AUSWAHL VERGABE NACH FILIALE / FILIAL-ANZEIGE FIRMA 01 Rg.-Nr. von Rg.-Nr. bis Anzahl Rg.-Nr. Überschneidungen möglich Filiale Nein * Filiale Nein *.. Filiale Nein * Filiale Nein * * : Unter der Voraussetzung, dass in einem Kalenderjahr nicht mehr als Rechnungsnummer benötigt werden. Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 34 von 47

35 BEISPIEL 2 Ausgangslage: 1. FORMEL 1 Firma mit 3 Filialen, dabei a. Filiale 1 Mandant 66. b. Filiale 2 Mandant 50. c. Filiale 3 Mandant Der Nummernkreis 01, mit den Nr soll für Rechnungen des Service stehen 3. Der Nummernkreis soll innerhalb des Mandanten fortlaufend und eindeutig sein. 4. Zusätzlich bei a. Beispiel 1: Der Mandant soll in der Rechnungsnummer geschlüsselt sein. b. Beispiel 2: Die Filiale soll in der Rechnungsnummer geschlüsselt sein. Aus dieser Situation würde sich jetzt folgende Rechnungsnummern ergeben: VOR Die Anforderung, die sich aus der Ausgangslage ergibt, kann nicht umgesetzt werden. AB BEI AUSWAHL VERGABE NACH MANDANT / MANDANTEN-ANZEIGE FIRMA 01 Rg.-Nr. von Rg.-Nr. bis Anzahl Rg.-Nr. Überschneidungen? Filiale 01 / Nein * Filiale Nein * AB BEI AUSWAHL VERGABE NACH MANDANT / FILIAL-ANZEIGE FIRMA 01 Rg.-Nr. von Rg.-Nr. bis Anzahl Rg.-Nr. Überschneidungen? Filiale 01 / 03 XX * XX * Nein * Filiale Nein * * : XX steht in diesem Fall für die Filiale, also hier in diesem Bsp. für 01 bzw. 03 Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 35 von 47

36 FORMEL 1 EVOLUTION TIME KORREKTUREN DAUER ANTRÄGE Anträge, z. B. Krankheit, mit einem Zeitraum größer als 99 Tage können jetzt im Urlaubsplaner erfasst werden. MONATE SPERREN Die Prüfung der Berechtigung für die Funktion Monat gesperrt im Kalender wurde korrigiert, so dass diese nur für den Mastercode bzw. für Mitarbeiter mit der dazugehörigen Berechtigung zur Verfügung steht. Die Berechtigung kann über den Menüpunkt Zeiterfassung Rechte Zeiterfassung vergeben werden. URLAUBSSPERREN HINTERLEGEN Die Erfassung von Urlaubssperren für Abteilungen und Mitarbeitergruppen wurde korrigiert. PERFORMANCE Die Reports Zeitanalyse und Monteurleistungslohn wurden im Hinblick auf Performance überarbeitet. ZEITANALYSE / GUTSCHRIFTEN In der Zeitanalyse werden Zeiten aus Gutschriften nun korrekt, also mit negativem Vorzeichen, berücksichtigt. REPORT SALDENÜBERSICHT Die Sortierung der Mitarbeiter in dem Report wurde korrigiert. MITARBEITERZEITVERGLEICH Es wurden 2 Darstellungsfehler (1. halber Tag Urlaub, 2. Arbeitszeit außerhalb Rahmenzeit gefolgt von Zeitarten, die als unproduktiv gekennzeichnet sind) behoben DASHBOARD Unbezahlte Abwesenheiten werden jetzt nicht mehr als Warnung, sondern als Abwesend angezeigt. URLAUBSPLANER REGISTER ÜBERSICHT Kommt es zu einer Überschneidung von Urlaubsanträgen werden diese nun korrekt dargestellt. Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 36 von 47

37 ALLGEMEIN REPORT TAGEBSÜBERSICHT Der bisherige Jahresfilter wurde durch einen Stichtagsfilter ersetzt. REPORT MONATSAUSWERTUNG LOHN Dieser Report wurde um das Selektionskriterium Filiale erweitert. STICHTAGSBEZOGENE SALDOKORREKTUR Im Register Korrektur des Urlaubsplaners können nun auch stichtagsbezogene Korrekturen für die Urlaubsarten U1, U2 und U3 durchgeführt werden. Beispielansicht: Korrektur U2 am mit Stichtag FELD PCS-SCHLÜSSEL Die Zuordnung zwischen dem Mitarbeiter in FORMEL 1 und dem Chip für das Stempelterminal erfolgt nur noch nach den letzten 5 Stellen des Feldes PCS-Schlüssel im Mitarbeiterstamm. Die vergebene Nummer im Feld PCS-Schlüssel muss in FORMEL 1 Firmenübergreifend eindeutig sein, ansonsten kommt es beim Speichern zu einer entsprechenden Hinweismeldung: EMPFEHLUNG Es ist empfehlenswert im Feld PCS-Schlüssel trotzdem die vollständige Chip-Nummer zu hinterlegen, damit es beim Zukauf von weiteren Chips, z. B. im Rahmen von Firmenübernahmen, nicht zu Überschneidungen bei den Chip-Nummern kommt. Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 37 von 47

38 PARAMETER ZEITERFASSUNG REGISTER SONDERZEITEN FELD ZEITART-TYP Dieses Feld wurde um die Auswahl Feiertag erweitert. Wichtige Nacharbeit Bei aktivem Urlaubsplaner bzw. bei Aktivierung des Urlaubsplaners ist es erforderlich diesen neuen Wert bei allen Feiertagssonderzeiten zu hinterlegen. Dies ist zwingend erforderlich für die korrekte Saldenberechnung, wenn Gleitzeitantrag und Feiertag sich überschneiden. WERKSTATTGRUPPE Das Register Sonderzeiten wurde um das Feld Werkstattgruppe erweitert. Hier stehen die folgenden Werte in der Auswahl zur Verfügung: Extern Produktiv. Intern Produktiv. Intern Unproduktiv. Urlaub. Schulung. Krank. Feiertag. Der hier hinterlegte Wert dient ausschließlich dazu, die Zeiten die auf diese Sonderzeit anfallen in dem Report Werkstattzeiteinteilung der entsprechenden Kategorie zuzuordnen. Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 38 von 47

39 NEUER REPORT WERKSTATTZEITEINTEILUNG ALLGEMEIN Der Menüpunkt Zeiterfassung Zeitauswertungen wurde um den Report Werkstattzeiteinteilung erweitert. Dieser Report dient der Nachbetrachtung der IST-Zeiten bzw. Sonderzeiten für einen ausgewählten Tag und für bis zu 5 ausgewählten Mitarbeitergruppen. VORAUSSETZUNG Voraussetzung für die Nutzung dieses Reports ist die Pflege der Sonderzeiten und die damit verbundene korrekte Zuordnung der Sonderzeiten (siehe hier). AUFBAU Der Report hat folgenden Aufbau: HORIZONTAL Es können bis zu 5 Mitarbeitergruppen nebeneinander mit den dazugehörigen Werten dargestellt werden. Für jede der 5 Mitarbeitergruppen werden die folgenden Werte angezeigt: Feldname AW-TG %TG AW-MO %MO Beschreibung Ist-Minuten für Auftragsart bzw. Sonderzeit für den gewählten Tag. Prozentualer Anteil der Ist-Zeiten für den gewählten Tag. Ist-Minuten für Auftragsart bzw. Sonderzeit für den Monat des gewählten Tag. Prozentualer Anteil der Ist-Zeiten für den Monat des gewählten Tag. VERTIKAL KATEGORIEN Die Aufteilung erfolgt in 7 verschiedene Gruppen: 1. Extern Produktiv. 2. Intern Produktiv. 3. Intern Unproduktiv*. 4. Urlaub*. 5. Schulung*. 6. Krank*. 7. Feiertag*. ZUORDNUNG DER SONDERZEITEN Die Sonderzeiten werden je nach hinterlegtem Parameter der entsprechenden Kategorie* zugeordnet. ZUORDNUNG DER AUFTRAGSARTEN Bei den Kategorien 1 Extern Produktiv und 2 Intern Produktiv werden immer die entsprechenden Auftragsarten inkl. der dazugehörigen Werte aufgelistet um eine detaillierte Betrachtung zu ermöglichen. Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 39 von 47

40 UNTERSCHEIDUNG EXTERN / INTERN PRODUKTIV Diese Unterscheidung erfolgt anhand der folgenden Logik: 1. Es werden grundsätzlich nur Auftragsarten berücksichtigt, die auch an die Finanzbuchhaltung übergeben werden (> Feld 30: 1<). 2. Für Extern Produktiv werden Auftragsarten berücksichtigt, wenn a. > Feld 33: 0< - Auftragsart ist als externer Auftrag definiert und i. > Feld 14: oder ii. > Feld 14: <nicht leer> b. > Feld 33: 1< - Auftragsart ist als interner Auftrag definiert und i. > Feld 14: <nicht leer> 3. Für Intern Produktiv werden Auftragsarten berücksichtigt, wenn a. > Feld 33: 1< - Auftragsart ist als interner Auftrag definiert und i. > Feld 14: SONDERFALL GEWÄHRLEISTUNG Die Fälle 2aii. und 2bi. dienen der Betrachtung der Gewährleistungsabrechnung. Diese werden somit als Extern Produktiv berücksichtigt, da hier letztendlich eine externe Abrechnung mit dem Hersteller usw. erfolgt. REPORT ERSTELLEN Der Report kann über den Menüpunkt Zeitauswertungen Werkstattzeiteinteilung erstellt werden. Dabei stehen folgende Selektionsmöglichkeiten zur Verfügung: 1. Datum. 2. Mitarbeitergruppe (bis zu 5 Stück). Beispielansicht Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 40 von 47

41 BEISPIELANSICHT Beispielansicht für eine Mitarbeitergruppe Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 41 von 47

42 b. Feld c. EVENTS ALLGEMEIN Der Urlaubsplaner wurde um die Option Events erweitert. Über Events können Ereignisse hinterlegt werden, die dann in den Übersichten des Urlaubsplaners angezeigt werden. Events haben auf Berechnungen jeglicher Art, also Resturlaubsstage, Zeitsalden usw., keinen Einfluss, sondern dienen lediglich der Information der Mitarbeiter. EVENTS ANLEGEN Der Menüpunkt Zeiterfassung Parameter Zeiterfassung wurde um das Register Events erweitert. Hier findet die Verwaltung der Events statt, die dann im Urlaubsplaner den Mitarbeitern zugeordnet / hinterlegt werden können. Beispielansicht Dieses Register unterteilt sich in 2 Bereiche: 1. Übersicht der angelegten Events. 2. Bereich für die Neuanlage: a. Feld Nummer diese wird beim Speichern automatisch durch das System vergeben. Eventname hier muss der Name für das Event erfasst werden. d. Farbe mit Klick auf den Button Farbe auswählen öffnet sich ein weiteres Fenster und es kann eine Farbe für den Event gewählt werden, mit der dieser dann in den Übersichten angezeigt wird. Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 42 von 47

43 EVENTS HINTERLEGEN Der Menüpunkt Zeiterfassung Urlaubsplaner wurde um das Register Events erweitert. In diesem Register können nun Events für Mitarbeiter hinterlegt werden. Über den Button Neuanlage bzw. <F10> können für die Mitarbeiter neue Events hinterlegt werden. Nach dem Klick auf dem Button öffnet sich das folgende Fenster: Beispielansicht Das Fenster unterteilt sich nun in 2 Bereiche: 1. In dem Feld Event kann der entsprechende Event ausgewählt werden. Es stehen hier nur Events zur Verfügung, die zuvor in den Parametern Zeiterfassung angelegt wurden. Ebenfalls kann der Zeitraum des Events hinterlegt werden. Über die Auswahl im Feld Filiale kann festgelegt werden für welche Filialen der Event berücksichtig werden soll. 2. Hier kann definiert werden, wem der Event zugeordnet werden soll: a. Allen Mitarbeitern. b. Auswahl der Abteilung. c. Auswahl der Mitarbeitergruppe. d. Auswahl eines einzelnen Mitarbeiters. Mit dem Button Speichern gespeichert werden. bzw. <F11> kann der Vorgang abgeschlossen und der Event Mit dem Button Abbrechen bzw. <F4> kann der Vorgang noch abgebrochen werden. Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 43 von 47

44 ANZEIGE EVENTS URLAUBSPLANER REGISTER ÜBERSICHT Beispielansicht URLAUBSPLANER REGISTER ABTEILUNG Beispielansicht Über den Button Wechsel zwischen Monats- / Abteilungsansicht kann auf eine Kalenderansicht umgeschaltet werden, die primär für den einzelnen Mitarbeiter gedacht ist und übersichtlicher gestaltet ist: Beispielansicht Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 44 von 47

45 STAMMDATEN FORMEL 1 EVOLUTION KUNDENSTAMM FREIFELDER Der Reiter Sonstiges im Kundenstamm wurde um die 4 Felder Individual 1-4 erweitert. Die Textlänge für diese Felder beträgt 75-Zeichen. Beispielansicht: Felder Individual 1-4 nach dem Update Die Bezeichnung dieser Felder kann durch den Händler angepasst werden (siehe hier). NEUER MENÜPUNKT INDIVIDUALLABEL Über diesen Menüpunkt Parameter Kunden / Mitarbeiter Individuallabel ist es möglich den neuen 4 Felder einen händlerindividuellen Namen zu vergeben. Beispielansicht: Feld Individual 1 umbenannt in QA-Code und Individual 2 in ISBN. Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 45 von 47

46 LEISTUNGSSTAMM STATISTIKEN Der Leistungsstamm wurde um das Register Statistiken erweitert. Dieses dient wie beim AW- Stamm dazu eine schnelle Übersicht zu erhalten, wie oft eine Leistung verkauft wurde. LEISTUNGSTYPEN KENNZEICHEN NICHT RABATTFÄHIG Die Leistungstypen wurden um den Bereich Sonstiges erweitert. Hier kann nun festgelegt werden, ob Leistungen, die diesem Leistungstyp zugeordnet sind, rabattfähig sind oder nicht. Beispielansicht: Kennzeichen nicht rabattfähig nach dem Update HINWEIS Nach dem Update ist dieses neue Kennzeichen nicht gesetzt, so dass hier ggf. Nacharbeiten durchzuführen sind. Änderungen an diesem Kennzeichen haben keinen Einfluss auf bestehende Auftragspositionen. Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 46 von 47