Anwenderdokumentation FORMEL 1. Version 360- / und 380- /

Transkript

1 CARDIS Reynolds

2 INHALTSVERZEICHNIS Wichtige Hinweise für diese Version... 5 Vorarbeiten Update... 5 Allgemeine Hinweise... 5 Allgemein... 7 Stammdaten Verwalten der Auftragsarten... 7 Teilestamm FORMEL 1 classic... 7 Auftragseröffnung FORMEL 1 classic... 7 Fahrzeugsuche... 7 Schnittstellen... 7 APAS... 7 Allgemeine XML-Schnittstelle... 8 DIMS (XML-Basierend)... 8 Partslink BMW Group... 8 Gebrauchtwagenmanagementsystem... 8 Ladeliste drucken... 8 Text Arbeitswerte... 9 ISPA mobile Jobanlage als Split... 9 Intrastat BMW Group... 9 Renault... 9 Lagerhaltungskosten... 9 Ersatz-teilenummer... 9 Teilecode... 9 Finanzbuchhaltung Allgemein Innenumsätze FORMEL 1 evolution Finance CKR51 Teileeingangsrechnungen BMW Group CKR51 Fahrzeugeingangsrechnungen BMW Group Fahrzeugeingangsrechnungen Renault DATEV Teileeingangsrechnungen BMW Group Holding FORMEL 1 evolution Allgemein Aufgabenplaner Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 2 von 35

3 History Validierung von -Adressen Teile in offenen Aufträgen Lagerbewegungsprotokoll Kundenstamm Protokollierung Dublettenprüfung Berechtigungen Kundenstamm Datensatz gesperrt Fahrzeugstamm Bestandsliste Neu- / Vorführwagen Verbuchung Fahrzeugbonus BMW Group Allgemein Voraussetzung / Nacharbeiten Fahrzeugstamm Auftragsbearbeitung Berechtigungen Buchungen Tages- / Fakturaabschluss Sonderfälle Fahrzeugverlauf Allgemein Vorteile Ablauf Mandantenverkauf Allgemein Voraussetzung Ablauf Verbuchung Fahrzeugstamm Quellmandant ZielMandant FORMEL 1 evolution Auftragsbearbeitung Allgemein Register SOLL- / IST Rabatterfassung Positionserfassung Ölzapfschnittstelle Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 3 von 35

4 Wechsel Kostenträger im Auftrag Sortierung Neuer Parameter Zahlungsbed. auf Werkstattauftrag Neuer Parameter Stempeln auf abgeschlossene Aufträge Neuer Parameter Druck Stempelz. bei Garantie / Serv. Incl Druck Greiferschein Verkettete Pakete Feld Baustand Garantieerfassung BMW Group Allgemein Befundnummernsuche Fremdleistungsschlüssel (FL) Einlesen der Garantiegutschriften Allgemein Daten via Pix einlesen Antragsdaten anzeigen FORMEL 1 evolution TIME Allgemein Wichtiger Hinweis Nacharbeiten Überblick Annehmerauswertung Anwesenheitsanzeige Auftragsdaten anzeigen Dashboard Fehlerhafte Stempelungen PCS Hauptmech. / Serv.-Statistik Kalender Kalenderverwaltung Monteurleistung Parameter Zeiterfassung Rechte Zeiterfassung Stempel-Terminal Urlaubsplaner Zeitanalyse Zeitauswertungen Zeiten genehmigen / ablehnen Zeitvergleich Mitarbeiter Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 4 von 35

5 WICHTIGE HINWEISE FÜR DIESE VERSION Die Versionen 360- / und 380- / werden zusammen ausgeliefert und sind direkt nacheinander einzuspielen. Mit der FORMEL 1 Version und kleiner wird die Version als angezeigt nach dem Update auf die Version wird es dann als angezeigt. Die Version 380- / ist unmittelbar nach dem Update auf die Version 360- / einzuspielen die Version 380- / enthält die Versionen 1.00, 1.01, 1.02 und Bei Kunden, die bereits FORMEL 1 evolution TIME im Einsatz haben, kommt beim Start des Updates der Version ein Hinweis auf die Nacharbeiten (siehe hier). Mit diesem Update erfolgen u. a. die nachfolgenden Änderungen: - Erweiterung von FORMEL 1 evolution TIME ***Nacharbeiten erforderlich (siehe hier)*** - Hersteller RENAULT: Neuaufbau eigener Teilestamm (siehe hier) VORARBEITEN UPDATE Wir empfehlen bereitgestellte Updates zeitnah / umgehend einzuspielen, da außer den nachfolgend beschriebenen Erweiterungen - immer Programmanpassungen im Rahmen der Qualitätssicherung / -verbesserung enthalten sind. Vor dem Update ist eine FORMEL 1-Datensicherung durchzuführen. Mit dem Hintergrund Exklusivzugriff ist es empfehlenswert vor dem Update den Server neu zu starten. Es darf kein Anwender angemeldet sein - das Update kann sonst nicht gestartet werden. Alle Schnittstellen sind zu beenden und nach erfolgtem Update neu zu starten. Während des Updatelaufes kann sich kein Anwender neu anmelden. ALLGEMEINE HINWEISE NEUE VERSION Mit diesem Update ändern sich die Versionen für FORMEL 1 evolution und FORMEL 1 classic wie folgt: FORMEL 1 evolution von auf auf FORMEL 1 classic von auf auf Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 5 von 35

6 HINWEIS BEIM UPDATE Bei Kunden, die mit FORMEL 1 evolution TIME im Einsatz haben, kommt direkt nach dem Start des Updates der folgende Hinweis um auf die erforderlichen Nacharbeiten (siehe hier) hinzuweisen: Beispielansicht: Hinweis beim Update VERSIONSNUMMER Über die Versionsnummer des jeweiligen Updates ist u. a. auch ersichtlich, ob eine Dokumentation dafür im Internet verfügbar ist oder nicht. Hier sind die folgenden Varianten möglich: Versions-Nr. endet auf "00, z. B Dokumentation verfügbar. Dieses Update enthält umfangreiche Funktionsänderungen, z.b. Herstelleranforderungen und Verbesserungen, Korrekturen. Versions-Nr. endet auf "X0, z. B Dokumentation verfügbar. Dieses Update enthält kleinere Funktionsänderungen und Verbesserungen, Korrekturen. Versions-Nr. endet auf "X1, "X2, z. B keine Dokumentation verfügbar. Dieses Update enthält Qualitätsmaßnahmen (Korrekturen und Verbesserungen zur Vorversion). WARUM EXKLUSIVZUGRIFF? Sind in einem Update Dateiumbauten / Datenbankänderungen enthalten, ist es erforderlich, dass diese dem Updateprogramm exklusiv zur Verfügung stehen, um zu gewährleisten, dass dies korrekt erfolgen kann. Das Updateprogramm prüft vor dem Einspielen, ob diese Voraussetzung auf dem System gegeben ist. Sind noch Benutzer angemeldet bzw. nicht alle Schnittstellen beendet, wird in einem Auswahlfenster darauf hingewiesen. REIHENFOLGE Die Anzeige der zur Verarbeitung bereitstehenden Update-Dateien erfolgt jetzt nach Datum/Uhrzeit absteigend. Das Verarbeiten ist auch nur in dieser Reihenfolge möglich. Datenversorgungen werden dabei vor Programmupdates angezeigt. Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 6 von 35

7 ALLGEMEIN STAMMDATEN VERWALTEN DER AUFTRAGSARTEN Die Auswahlmöglichkeit 2=RE-Druck Incl. (ohne MWSt) für das Feld 25 RE-Druck Inclusiv wurde entfernt. Sollte bei einer Auftragsart dieser Wert gesetzt gewesen sein, wird er durch die Option 1=RE-Druck Incl. MWSt. ersetzt. HINTERGRUND Wenn bei externen Auftragsarten die Option 2=RE-Druck Incl. (ohne MWSt) hinterlegt war, wurde die Mehrwertsteuer auf der Rechnung nicht ausgewiesen in der Finanzbuchhaltung aber verbucht. TEILESTAMM FORMEL 1 CLASSIC Die Verbrauchsstatistik wird nun immer bei der Teilenummer geschrieben unter der auch der Dispostamm geführt wird. AUFTRAGSERÖFFNUNG FORMEL 1 CLASSIC FAHRZEUGSUCHE Die Fahrzeugsuche bei der Auftragseröffnung von FORMEL 1 classic Menüpunkt >3.1< wurde dahingehend überarbeitet, dass nun auch nachträglich interne Aufträge für fakturierte Fahrzeuge direkt über die 17-stellige Fahrgestellnummer bzw. amtliches Kennzeichen eröffnet werden können es ist also nicht mehr nötig, das Fahrzeug über den Kunden suchen zu müssen. Somit ist folgender Ablauf jetzt möglich: 1. Gebrauchtfahrzeug wird fakturiert: a. Amtliches Kennzeichen: GAP-MH 666. b. Fahrgestell-Nr. WBAAX11010AX Tagesabschluss bzw. Fakturaabschluss. 3. Nachträgliche Eröffnung eines internen Auftrags für dieses Fahrzeug: a. Öffnen Auftragsbearbeitung. b. Auswahl F3 neuer Auftrag. c. Auswahl interne Auftragsart, z. B. Interne Nacharbeiten. d. Fahrzeugsuche über: i. Feld Kennzeichen Eingabe GAP-MH 666. ii. Feld Fahrgestellnummer Eingabe WBAAX11010AX e. Fahrzeug wird in Auftrag übernommen. SCHNITTSTELLEN APAS Der Zahlungsbedingungstext wird in das Feld 13 Kreditkennzeichen der APASOUT.CSV ausgegeben und kann somit in APAS eingelesen / angezeigt werden. Gegebenenfalls sind hier Anpassungen am Datenimport (Datenkonverter) von APAS erforderlich. Bei Fragen hierzu wenden Sie sich bitte an die Hotline von soft-nrg. Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 7 von 35

8 ALLGEMEINE XML-SCHNITTSTELLE Mit dem Update auf die Version kommt für diese Schnittstelle das XSD-Schema 3.7 zur Anwendung. Dieses Schema und die darin enthaltenen Änderungen wurden den entsprechenden Schnittstellenpartnern im Vorfeld zur Verfügung gestellt. Wichtiger Hinweis: Vor dem Update von FORMEL 1 ist sicherzustellen, dass angeschlossenen Systeme, die über diese Schnittstelle kommunizieren, mit dem neuen Schema arbeiten können. DIMS (XML-BASIEREND) Unter Systemmanagement wird der neue Menüpunkt Urladung vorbereiten eingetragen. Dieser ist aktuell nur im Rahmen der Pilotierung von Bedeutung und hat keinen Einfluss auf die bestehende DIMS-Schnittstelle. PARTSLINK 24 Die Schnittstelle wurde um den Hersteller BZ erweitert. BMW GROUP GEBRAUCHTWAGENMANAGEMENTSYSTEM Die Schnittstelle zum Gebrauchtwagenmanagementsystem der BMW Group wurde angepasst, so dass die Daten nahezu zeitgleich, abhängig von der PIX-Schnittstelle, an die BMW Group übertragen werden. Dies betrifft die folgenden Fälle: 1. Neuanlage eines Fahrzeugs. 2. Änderung eines bestehenden Fahrzeugs. 3. Verkauf eines Fahrzeugs. 4. Löschen eines Fahrzeugs. Diese Änderung betrifft FORMEL 1 evolution und FORMEL 1 classic. VERKAUFSMELDUNG Die Verkaufsmeldung erfolgt unverzüglich nachdem die Rechnung gedruckt wird und als erledigt gekennzeichnet ist. Kurz darauf ist diese Meldung in den Systemen der BMW Group verfügbar und es kann dort die GW-Garantie erfasst / beantragt werden. FABRIKAT / HERSTELLER BZ MOTORRAD Unter FORMEL 1 evolution erfolgen grundsätzlich keine Meldungen mehr für das Gebrauchtwagenmanagementsystem für Fahrzeuge / Motorräder, die unter dem Fabrikat / Hersteller BZ angelegt sind. LADELISTE DRUCKEN Die Auswahl Ladeliste drucken in dem Menüpunkt GWA übergeben wurde entfernt. Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 8 von 35

9 TEXT ARBEITSWERTE Das Einlesen der Arbeitswerte wurde an die aktuelle Satzbeschreibung der BMW Group angepasst. Aufgrund einer Änderung der BMW Group im Satzaufbau der AW-Texte konnte es beim Import der AW-Texte zu sinnentstellenden Leerzeichen / Zeilenumbrüche kommen. Um diese Fehler zu korrigieren ist es notwendig die Texte, via KSD-Download, neu aufzubauen. Auf Anfrage kann die Hotline von CARDIS Reynolds die benötigten Dateien bereitstellen. ISPA MOBILE JOBANLAGE ALS SPLIT Die bestehende Schnittstelle zu ISPA Mobile wurde dahingehend erweitert, dass Aufteilungen auf verschiedene Kostenträger auch als Split an FORMEL 1 übergeben werden können und nicht mehr als prozentuale Aufteilung. Diese Option kann aktuell nur seitens CARDIS Reynolds umgestellt werden. Auf Anfrage wird die Hotline von CARDIS Reynolds diese Umstellung vornehmen. INTRASTAT BMW GROUP Neufahrzeuge der BMW Group aus Österreich wurden in der INTRASTAT nicht erfasst, wenn diese über die BMW Welt ausgeliefert wurden. Dieser Fehler wurde behoben. Eine rückwirkende systemseitige Korrektur ist leider nicht möglich. Die betroffenen Fahrzeuge sind der Meldung manuell hinzuzufügen. RENAULT LAGERHALTUNGSKOSTEN Bei der Berechnung von Lagerhaltungskosten kam es bei Aufteilungen zu falschen Rechnungswerten. Dieser Fehler wird mit diesem Update behoben. ERSATZ-TEILENUMMER In FORMEL 1 evolution wurde der Eintrag AUSLAUF im Feld Ersatz-Teilenummer entfernt, da es in diversen Schnittstellen zu Problemen führte. Zukünftig wird das Feld mit einer ggf. vorhandenen Ersatz-Teilenummer befüllt. NACHARBEITEN Wichtiger Hinweis: Nach dem Update auf die Version / ist der eigene Teilestamm neu aufzubauen, Unter FORMEL 1 evolution erfolgt dies unter Teilemanagement Aktualisieren Teilestämme. TEILECODE Der RENAULT Teilecode wird im herstellerspezifischen Bereich des Teilestamms angezeigt. Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 9 von 35

10 FINANZBUCHHALTUNG ALLGEMEIN INNENUMSÄTZE Die Verbuchung von Innenumsätzen wurde für die folgenden Finanzbuchhaltungen korrigiert: 1. FORMEL 1 evolution Finance mit Steuerschlüsseln. 2. FORMEL 1 evolution Finance mit CKR DATEV. FORMEL 1 EVOLUTION FINANCE CKR51 TEILEEINGANGSRECHNUNGEN BMW GROUP Die Bearbeitung / Verbuchung der Teileeingangsrechnungen wurde korrigiert. CKR51 FAHRZEUGEINGANGSRECHNUNGEN BMW GROUP Die Verbuchung für innergemeinschaftlichen Erwerb und Agentur wurde korrigiert. FAHRZEUGEINGANGSRECHNUNGEN RENAULT Die Übergabe der Fahrgestellnummer erfolgt für das Feld Beleg 1 nun analog der Ausgangsrechnungen 7-stellig. DATEV TEILEEINGANGSRECHNUNGEN BMW GROUP Bei aktiver DATEV Finanzbuchhaltung (FIBU Parameter 2) erfolgt nun auch die Verbuchung im Rahmen des Tagesabschlusses und somit die Bereitstellung der Buchungen für DATEV. HOLDING KUNDENDATEN Es werden nun die Kundendaten für alle Mandanten übergeben. OFFENE POSTEN Der Import / die Anzeige der offenen Posten wurde überarbeitet. Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 10 von 35

11 FORMEL 1 EVOLUTION ALLGEMEIN AUFGABENPLANER Folgende Dienste wurden mit diesem Update hinzugefügt: 1. UHE neuer Dienst für FORMEL 1 evolution TIME. 2. APS 1 neue JSON-basierende Schnittstelle zu APAS (Fehlzeiten). 3. DIMS neue XML-basierende Schnittstelle zu DIMS (in Pilotierung). APS 1 Die Verwendung der Schnittstelle setzt voraus, dass in FORMEL 1 die Urlaubsverwaltung aktiv ist und APAS durch soft-nrg entsprechend konfiguriert ist. Diese Dienstleistung ist ggf. kostenpflichtig. HISTORY Der Druck von Rechnungen aus der History wurde wie folgt angepasst: 1. Kein Andruck des Barcodes. 2. Rechnungsdruck erfolgt ohne Kopien. VALIDIERUNG VON -ADRESSEN In folgenden Programmen erfolgt nun eine Prüfung / Validierung der hinterlegten -Adresse: Kundenstamm. Infobereich. Mitarbeiterstamm. Verkäuferstamm. Auftragskopf. -Benachrichtigungen. Wird eine ungültige adresse erfasst, erfolgt eine entsprechende Hinweismeldung. Mit der Auswahl Bearbeiten springt das Programm direkt auf die fehlerhafte -Adresse. Mit Fortfahren kann diese Prüfung übergangen werden. TEILE IN OFFENEN AUFTRÄGEN Der bisherige Menüpunkt >4.3 Teile in offenen Aufträgen < ist jetzt in FORMEL 1 evolution integriert. Der Menüpunkt ist unter Auftragsbearbeitung Teile in Aufträgen verfügbar die Zugriffsberechtigungen wurden entsprechend aus FORMEL 1 classic übernommen. Nach Aufruf dieses Programmpunktes stehen die folgenden Filterkriterien zur Verfügung: Teilenummer. Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 11 von 35

12 Auftragsnummer. Filiale. Teile in offenen Aufträgen. Teile in allen Aufträgen (offen und erledigt). LAGERBEWEGUNGSPROTOKOLL BENUTZER Durch den Tages- bzw. Fakturaabschluss werden die erledigten Aufträge abgearbeitet. Hierbei wird u. a. der Bestand der Teileposition neu gesetzt. Im Lagerbewegungsprotokoll wird nun bei diesen Teilebewegungen der Benutzer TAB im Report angezeigt. NACHKOMMASTELLEN / BESTAND ALT Bei Teilen mit Nachkommastellen konnte es im Report zu falschen Angaben der Menge kommen. Weiterhin konnte unter Umständen der Wert Bestand alt falsch sein. Diese beiden Fehler sind mit diesem Update behoben. KUNDENSTAMM PROTOKOLLIERUNG Änderungen im Kundenstamm in den Reitern - Allgemein. - Finanzdaten. - Sonstiges. werden nun protokolliert. Das Protokoll kann über Bearbeiten Kundenstamm History bzw. <F5> im Kundenstamm aufgerufen werden. Hier stehen dann noch folgende Selektionskriterien zur Verfügung: 1. Von Datum. 2. Bis Datum. 3. Geändertes Feld. 4. Benutzer. Für jede Änderung stehen dann die folgenden Informationen zur Verfügung: 1. Datum. 2. Uhrzeit. 3. Benutzer. 4. Kundennummer. 5. Zusatzinformation. 6. Geändertes Feld. 7. Wert vor Änderung. 8. Wert nach Änderung. Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 12 von 35

13 SCHNITTSTELLEN Änderungen an Kundendaten, die durch Schnittstellen erfolgen, werden nicht protokolliert. DUBLETTENPRÜFUNG Bei der Neuanlage von Kunden im Kundenstamm erfolgt nun eine Prüfung, ob dieser Kunde bereits im System vorhanden ist. Beispielansicht: Dublettenerkennung Sollte das Programm eine Dublette erkennen, öffnet sich ein angedocktes Fenster. In diesem sind die bestehenden Kunden aufgelistet, die ähnlich der aktuellen Neuanlage sind. Der Anwender kann nun mit der Neuanlage wie gewohnt fortfahren oder mit Klick auf die Datensätze der Liste prüfen, ob der anzulegende Kunde dabei ist. Soll die Neuanlage abgebrochen werden, weil der Kunde bereits in der Liste vorhanden ist, kann diese Kundennummer per Doppelklick geöffnet werden. Es erfolgt dann die nebenstehende Abfrage. Mit der Auswahl Ja wird auf den bestehenden Kunden gewechselt und die Neuanlage abgebrochen, Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 13 von 35

14 BERECHTIGUNGEN KUNDENSTAMM Aktuell kann die Vergabe von Berechtigungen für das Drucken bzw. die Dateiausgabe von Kundenstammlisten über zwei Arten erfolgen: 1. Menüsperre Stammdaten Listen a. Kundenstammlisten. b. Kundenstammlisten erweitert. 2. Rechte Drucken Kundenstamm aus Benutzerverwaltung a. Ausgabe Datei. b. Ausgabe Drucker. Die Variante 1 stammt noch aus der Zeit als das Berechtigungssystem für FORMEL 1 evolution noch nicht aktiv war. Mit einer der nächsten Versionen wird der Menüpunkt Stammdaten Listen aus dem Menüsystem entfernt damit einhergehend werden die daraus resultierenden Berechtigungen entfernt. Als vorbereitende Maßnahme sind daher den Rechtegruppen bzw. den Mitarbeitern die entsprechenden Rechte aus der Benutzerverwaltung zuzuweisen. DATENSATZ GESPERRT Wird ein Kundendatensatz durch einen Mitarbeiter bearbeitet und ein 2. Mitarbeiter versucht diesen zu bearbeiten, erfolgt in der Statusleiste ein Hinweis, dass der Datensatz sich aktuell durch Mitarbeiter XY in Bearbeitung befindet. FAHRZEUGSTAMM BESTANDSLISTE NEU- / VORFÜHRWAGEN Die Reports wurden angepasst, so dass sichergestellt ist, dass die 17-stellige Fahrgestellnummer auch ausgegeben wird wenn diese Option gesetzt ist. Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 14 von 35

15 VERBUCHUNG FAHRZEUGBONUS BMW GROUP ALLGEMEIN Beim Verkauf eines Neu- bzw. Vorführfahrzeugs war es bislang notwendig, dass die zum Fahrzeug gehörigen Bonusbeträge nach Faktura in der Finanzbuchhaltung manuell umgebucht werden mussten. Mit dieser Programmversion ist es möglich, dass die Bonusbeträge, die heute schon bei der Fahrzeugeingangsrechnung berücksichtigt werden, auch bei der Faktura des Fahrzeugs verbucht werden. Das nachträgliche manuelle Buchen kann somit entfallen. VORAUSSETZUNG / NACHARBEITEN Voraussetzung für die automatische Bonusverbuchung ist die Verwendung der Fahrzeugeingangsrechnung. Beim Einlesen der Eingangsrechnung erfolgt die Übernahme der Bonuspositionen in den Fahrzeugstamm (siehe hier). In dem Menüpunkt > Eingangsrechnungen< sind 3 Felder hinzugefügt worden: BONUSBUCHUNG BEI VERKAUF Über dieses Feld wird die Buchung bei Fahrzeugfaktura aktiviert. ERLÖSGRUPPE Anhand der hier hinterlegten Erlösgruppe erfolgt die Verbuchung der Bonusbeträge. Die Erlösgruppe ist unter Parameter Auftragsbearbeitung Erlösgruppen pro Hersteller neu anzulegen, da unterschiedliche Konten zur Anwendung kommen, diese sind u. a. relevant für die korrekte Zuordnung der Bonusbeträge im Händlerbetriebsvergleich. Empfehlung seitens CARDIS Reynolds ist es die Erlösgruppe 299 anzulegen. Sollte diese bereits vergeben sein, ist eine Erlösgruppe aus dem Bereich zu verwenden. Die Konten sind für alle Filialen / Erlösspalten zu hinterlegen, die in den Auftragsarten für den Fahrzeugverkauf hinterlegt sind. Gemäß der Buchungsvorgabe der BMW Group (Praxisnahe Geschäftsvorfälle) handelt es sich hier um eine Umbuchung zwischen Bonusbestandskonto (3er Klasse) und dem Konto der verrechneten Anschaffungskosten für den Fahrzeugbonus (7er Klasse). In der nachfolgenden Tabelle sind die entsprechenden / benötigten Konten der BMW Group aufgeführt: Hst. Reg. Kontenzuordnung Konto BM Anschaffungskostenkonto 7150 Verrechn. BMW Händler fahrzeuggebundene Boni BM Bestandskonto 3103 Bestandswirksame Händlerboni - BMW Preissystem NA bzw. Konto aus > Fahrzeugeingangsrechnungen<. MB Anschaffungskostenkonto 7140 Verrechn. MINI Händler fahrzeuggebundene Boni MB Bestandskonto 3104 Bestandswirksame Händlerboni - MINI Preissystem NA bzw. Konto aus > Fahrzeugeingangsrechnungen<. Konten lt. Buchungsvorgabe der BMW Group Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 15 von 35

16 Beispielansicht: Anlage Erlösgruppe für Hersteller BM PROZENTUALER ABSCHLAG Über diesen Wert kann ein prozentualer Abschlag auf den Bonusbetrag definiert werden, der dann bei der Ermittlung des zu buchenden Bonusbetrages (Beispiel) berücksichtigt wird. Dieser Wert ist nur relevant, wenn die Bonusverbuchung für Ausgangsrechnungen aktiviert ist (siehe hier). Für die Fahrzeugeingangsrechnungen ist dieser Wert ohne Relevanz. Empfehlung Wir empfehlen den Wert des prozentualen Abschlags auf 0,00 % zu belassen und mit monatlichen Korrekturen zu arbeiten. Auszug aus den Praxisnahen Geschäftsvorfällen der BMW Group: Grundsätzlich wird empfohlen die Boni monatlich abzugrenzen, damit sie korrespondierend mit den jeweiligen Verkaufsgeschäften erfasst sind Soweit der jeweilige Händler aufgrund seiner betriebsindividuellen Einschätzung mit Rückforderungen im Rahmen der Jahresendabrechnung im April des Folgejahres rechnet, empfiehlt sich die Bildung von Wertberichtigungen auf noch aktivierte Bonusforderungen oder die Bildung entsprechender Rückstellungen für bereits erhaltene Bonuszahlungen. Die Aufwendungen aus der Bildung dieser Positionen sollten in der Klasse 2 gebucht werden, damit der Ausweis im neutralen Ergebnis erfolgt.. Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 16 von 35

17 FAHRZEUGSTAMM Im Register EK- / VK-Daten ist ein neuer Reiter Bonus hinzugefügt worden. Hier werden alle Positionen der Bonusverbuchung im Detail angezeigt. Beispielansicht: Reiter Bonus im Register EK- / VK-Daten des Fahrzeugstamms Im Register EK- / VK-Daten ist der Bereich EK-Kalkulation ebenfalls um das Feld Summe Bonus erweitert worden. ÄNDERUNGSMÖGLICHKEIT Es besteht keine Änderungsmöglichkeit dieser Bonuswerte / -positionen, damit soll die Integrität der Verbuchung zwischen der Eingangs- und Ausgangsrechnung sichergestellt werden. AUFTRAGSBEARBEITUNG Die Auftragsbearbeitung wurde im Register Fahrzeug um den Reiter Bonus (siehe hier) ergänzt. Weiterhin wird im Block Einkaufsdaten der Betrag im Feld Bonus angezeigt, der im Rahmen des Tagesabschlusses verbucht wird. Der Betrag ist auch hier nicht änderbar. BERECHTIGUNGEN In der Benutzerverwaltung von FORMEL 1 evolution sind unter Programmspezifische Rechte Fahrzeugstamm Ek Vk-Daten 2 Berechtigungen hinzugefügt worden: 1. FZ-Bonus Summe anzeigen. 2. FZ-Bonus-Positionen anzeigen. Diese Berechtigungen gelten sowohl für den Fahrzeugstamm als auch für die Auftragsbearbeitung. Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 17 von 35

18 BUCHUNGEN Nachfolgend werden die Buchungen für die unterschiedlichen Geschäftsvorfälle / Parameter anhand einer Einkaufsrechnung (siehe hier) Beispiels vereinfacht dargestellt. FAHRZEUGEINKAUF Rechnungsposition Betrag Fahrzeugpreis ohne Boni ,00 Musterbonus 1 1,25% - 625,00 Musterbonus 2 1,00% - 500,00 Musterbonus 3 0,50% - 250,00 Musterbonus 4 0,25% - 125,00 Musterbonus 5 0,50% - 250,00 Musterbonus 6 0,75% - 375,00 Musterbonus 7 1,25% - 625,00 Summe Bonus ,00 Rechnungsbetrag netto ,00 zzgl. Ust. 19 % 8.977,50 Rechnungsbetrag brutto ,50 Beispielansicht: Vereinfachte Fahrzeugeingangsrechnung Die Verbuchung der oben dargestellten Rechnung erfolgt in FORMEL 1 wie folgt: Konto Kontenbezeichnung Betrag Soll Betrag Haben 3100 BMW Neufahrzeuge , Vorsteuer 19 % 8.977, Bestandswirksame Händlerboni BMW PS NA 2.750, Kreditor BMW Group ,50 Saldo , ,50 Beispielansicht: Verbuchung Eingangsrechnung FAHRZEUGVERKAUF OHNE %-ABSCHLAG In diesem Beispiel ist die Verbuchung der Ausgangsrechnung inkl. der dazugehörigen Bonusbuchung dargestellt, wenn diese ohne %-Abschlag erfolgt. Konto Kontenbezeichnung Betrag Soll Betrag Haben 3100 BMW Neufahrzeuge , VA BMW NF 5er , Verkaufserlöse BMW Neufahrzeuge , Umsatzsteuer 19 % , Debitor , Bestandswirksame Händlerboni BMW PS NA 2.750, Verrechn. BMW Händler fahrzeuggebundene Boni 2.750,00 Saldo , ,00 Beispielansicht: Verbuchung Fzg.-Ausgangsrechnung ohne %-Abschlag Das Konto 3103 weist nach dem Fahrzeugeinkauf und -verkauf einen Saldo von EUR 0,00 aus. Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 18 von 35

19 Konto Kontenbezeichnung Betrag Soll Betrag Haben 3103 Einkauf Bestandswirksame Händlerboni BMW PS NA 2.750, Verkauf Bestandswirksame Händlerboni BMW PS NA 2.750,00 - Saldo 2.750, ,00 FAHRZEUGVERKAUF MIT %-ABSCHLAG In diesem Beispiel ist die Verbuchung der Ausgangsrechnung inkl. der dazugehörigen Bonusbuchung dargestellt, wenn diese mit einem 10 %-Abschlag erfolgt. Konto Kontenbezeichnung Betrag Soll Betrag Haben 3100 BMW Neufahrzeuge , VA BMW NF 5er , Verkaufserlöse BMW Neufahrzeuge , Umsatzsteuer 19 % , Debitor , Bestandswirksame Händlerboni BMW PS NA 2.475, Verrechn. BMW Händler fahrzeuggebundene Boni 2.475,00 Saldo , ,00 Beispielansicht: Verbuchung Fzg.-Ausgangsrechnung mit %-Abschlag Das Konto 3103 weist nach dem Fahrzeugeinkauf und -verkauf dann einen Habensaldo in Höhe von EUR 275,00 aus. Konto Kontenbezeichnung Betrag Soll Betrag Haben 3103 Einkauf Bestandswirksame Händlerboni BMW PS NA 2.750, Verkauf Bestandswirksame Händlerboni BMW PS NA 2.475,00 - Saldo 2.475, ,00 FAHRZEUGGUTSCHRIFT Bei einer Fahrzeuggutschrift erfolgt die Verbuchung analog der Variante, die der ursprünglichen Rechnung zugrunde liegt und nicht anhand der aktuellen Parameter. TAGES- / FAKTURAABSCHLUSS ÜBERGABE AN FINANZBUCHHALTUNG Die Übergabe der Bonusbuchung ist Bestandteil der Buchung des Fahrzeugverkaufs. Bei FORMEL 1 evolution Finance wird die 7-stellige Fahrgestellnummer im Feld Beleg1 übergeben. AUSWERTUNGEN In der Auswertung Fahrzeugverkäufe, die unter Tagesabschluss Auswertungen verfügbar ist, wird der Bonus separat für das Fahrzeug ausgewiesen. Zusätzlich zu Betrag / Konto / Kostenstelle wird die Belegnummer / -datum der Eingangsrechnung angedruckt um hier den Bezug beizubehalten. Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 19 von 35

20 SONDERFÄLLE AGENTURFAHRZEUGE Im Rahmen des Agenturgeschäfts werden keine Boni gebucht. HINWEIS SKR51 Die Zuordnung der Kostenrechnungsmerkmale für die Fahrzeugboni erfolgt gemäß der Empfehlung der Gütegemeinschaft SKR51 analog zur Zuordnung der Verkaufserlöse. MANDANTENWECHSEL ÜBER AUFTRAGSBEARBEITUNG Die Abwicklung von Fahrzeugverkäufen zwischen Mandanten ist in die Auftragsbearbeitung integriert (siehe hier). ÜBER FILIALWECHSEL IM FAHRZEUGSTAMM Wird im Fahrzeugstamm das Feld Filiale geändert und es handelt sich bei der neuen Filiale um die Filiale eines anderen Mandanten, erfolgt wie bisher auch eine entsprechende Hinweismeldung. Mit Faktura dieses Fahrzeugs erfolgt die Verbuchung der Boni aus dem Ursprungsmandanten in dem neu gewählten Mandanten. Es erfolgt keine automatische Buchung zwischen den Mandanten. Diese Buchungen sind wie bisher manuell durchzuführen. Hinweis / Empfehlung Die Abwicklung von Fahrzeugverkäufen zwischen Mandanten wurde in die Auftragsbearbeitung integriert (siehe hier). FAHRZEUG UMZIEHEN Die Fahrzeugboni sind mit der Buchnummer des Fahrzeugs verknüpft. Beim Umziehen eines Neufahrzeugs zum Vorführfahrzeug bleiben die Boni bestandswirksam bestehen. Die Buchung erfolgt erst mit dem Verkauf des Vorführfahrzeugs. Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 20 von 35

21 FAHRZEUGVERLAUF ALLGEMEIN In der Vergangenheit kam es unter ungünstigen Umständen immer wieder dazu, dass Fahrzeuge nach Storno / Gutschrift, neuer Rechnung usw. einen falschen Fahrzeugstatus hatten genau hier kommt der Fahrzeugverlauf ins Spiel. Was ist der Fahrzeugverlauf? Über einen neuen Reiter in den EK- / VK-Daten des Fahrzeugs ist jede Bewegung des Fahrzeugs chronologisch protokolliert. Über diese Chronologie / Verlauf wird dann, z. B. beim Erstellen einer Gutschrift, sichergestellt, dass die benötigte Reihenfolge eingehalten wird. VORTEILE Der Fahrzeugverlauf bietet u. a. 1. Vollständige Protokollierung aller Fahrzeugbewegungen. 2. Fahrzeug kann Inzahlung genommen werden, obwohl noch ein Kundenauftrag offen ist somit ist z. B. eine direkte Meldung an das Gebrauchtwagensystem der Hersteller möglich. 3. Fahrzeugbewegungen können durch den Anwender im Fahrzeugmanagement rückgängig gemacht werden. ABLAUF Beim Aufruf des Fahrzeugs im Programm Fahrzeugmanagement Fahrzeugbewegungen im Register Fahrzeug-Gutschrift wird der Satz aus dem Fahrzeug-Verlauf angeboten, der als nächstes zu stornieren ist. BEISPIEL 1 Es soll die Inzahlungnahme eines Fahrzeugs korrigiert werden, dass bereits wieder an einen Kunden verkauft ist. Nach Aufruf des Fahrzeugs im Register Fahrzeug-Gutschrift wird jetzt die Fahrzeugrechnung zur Gutschrift vorgeschlagen. Erst wenn diese storniert ist, kann die Inzahlungnahme storniert werden. BEISPIEL 2 Beispielansicht: Fahrzeugverlauf im Fahrzeugstamm Ablauf: 1. Am wurde das Fahrzeug durch den Benutzer!Ma! über Fahrzeugbewegungen vom Kundenfahrzeugstamm in den Gebrauchtfahrzeugstamm umgezogen. 2. Am wurde das Fahrzeug durch den Benutzer MM666 verkauft und ist somit wieder im Kundenfahrzeugstamm. 3. Am wurde das Fahrzeug durch den Benutzer MM666 Inzahlung genommen und ist wieder im Gebrauchtfahrzeugstamm. Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 21 von 35

22 MANDANTENVERKAUF ALLGEMEIN Über die neue Funktion Mandantenverkauf ist es möglich Fahrzeuge zwischen unterschiedlichen Mandanten, also rechtlich getrennten Firmen, innerhalb einer FORMEL 1 Firma zu fakturieren. Wird diese Funktion im Auftrag aktiviert und das Fahrzeug so fakturiert, ergeben sich die folgenden Änderungen: 1. Das Fahrzeug behält nach der Faktura den bisherigen Fahrzeugstatus bei, so dass es dann durch den neuen Mandanten an den Endkunden weiter fakturiert werden kann. 2. Die EK- / VK-Daten werden ggf. bereinigt (siehe hier). Vorteil dieser Variante ist, dass das Fahrzeug weiterhin als Neu-, Vorführ-, Gebrauchtfahrzeug im Fahrzeugstamm vorhanden ist und im neuen Mandanten entsprechend damit weiter gearbeitet werden kann. VORAUSSETZUNG Für die Nutzung dieser Funktion sind folgende Punkte erforderlich: 1. Das Modul HOL Holding ist in der Lizenz enthalten. 2. In der entsprechenden Firma ist die Finanzbuchhaltung FORMEL 1 evolution Finance oder DATEV im Einsatz. 3. In der Schnittstelle Finanzbuchhaltung sind abweichende Mandanten für die Filialen der Firma hinterlegt. ABLAUF Der Mandantenverkauf eines Fahrzeugs unterscheidet sich nur in einem Punkt von einem regulären Fahrzeugverkauf im Rahmen der Auftragserstellung von FORMEL 1 evolution. Um diese Funktion zu nutzen, sind folgende Schritte erforderlich: 1. Im Register Kopfdaten die Checkbox Filialverkauf an: aktivieren. Beispielansicht 2. Dadurch wird die dazugehörige Listbox mit der Auswahl der Filialen der anderen Mandanten aktiv. 3. Es ist abschließend noch die entsprechende Filiale auszuwählen. 4. Ggf. weitere Änderungen in den Kopfdaten vornehmen und dann Speichern bzw. F11. AUFTRAGSART Als Auftragsart ist die Auftragsart zu verwenden, die innerhalb der Unternehmensgruppe für diese Art der Verrechnung definiert ist. Hintergrund ist hier das Thema Intercompany-Umsätze. Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 22 von 35

23 VERBUCHUNG Die Verbuchung bzw. Kontenfindung erfolgt anhand der für diese Auftragsart hinterlegten Erlösspalten. Die Ausgangsrechnung des Quellmandanten ist durch die Finanzbuchhaltung des Zielmandanten zu erfassen und zu buchen. HERSTELLER BMW GROUP Ein ggf. vorhandener Fahrzeugbonus wird im Rahmen des Mandantenverkaufs berücksichtigt und ist somit beim Zielmandanten nicht mehr vorhanden. FAHRZEUGSTAMM Nach Tagesabschluss / Fakturaabschluss erfolgen im Fahrzeugstamm die folgenden Änderungen: 1. Das Feld Filiale wird auf die Filiale gesetzt die im Feld Filialverkauf an gewählt wurden. 2. Register EK- / VK-Daten Reiter Einkauf : a. Feld EK erhöhend im Bereich EK-Kalkulation wird auf EUR 0,00 gesetzt. b. Feld Interner Aufwand im Bereich EK-Kalkulation wird auf EUR 0,00 gesetzt. 3. Register EK- / VK-Daten Reiter Verkauf : a. Das Feld Fahrzeug EK fakturiert wird auf EUR 0,00 gesetzt. QUELLMANDANT Kosten bzw. EK-erhöhende Positionen, die im Quellmandanten für das Fahrzeug angefallen sind, sind im Verkaufspreis des Fahrzeugs an den Zielmandanten durch den Anwender ggf. zu berücksichtigen. Bei der Faktura werden ggf. vorhandene EK-erhöhende Beträge aus dem Fahrzeugbestandskonto des Quellmandanten gegen die verrechneten Anschaffungskosten des Quellmandanten gebucht, da sich das Fahrzeug nach Faktura nicht mehr im Bestand des Quellmandanten befindet. ZIELMANDANT Die Felder Herst. RE-Datum, Herst. RE-Nummer, Herst. RE-Betrag werden bei der Faktura nicht mit den Werten des Quellmandanten überschrieben Die Rechnung des Quellmandanten stellt für den Zielmandanten die neue Eingangsrechnung dar und ist in den EK- / VK-Daten nach Prüfung zu hinterlegen. Für den Zielmandanten beginnen daher interne Kosten und EK-erhöhende Beträge bei EUR 0,00. Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 23 von 35

24 FORMEL 1 EVOLUTION AUFTRAGSBEARBEITUNG ALLGEMEIN REGISTER SOLL- / IST Das Register Soll-Aufteilung wurde vollständig überarbeitet und unterteilt sich nun in die beiden Reiter Allgemein und Zeiten. Grundlage für die korrekte Aufteilung / Zuweisung der SOLL- / IST-Arbeitswerte ist die Pflege des Feldes Bewertung im Mitarbeiterstamm. Der Wert dieses Feldes wird für die Ermittlung der bewerteten IST-Zeit herangezogen (siehe hier). REITER ALLGEMEIN Diese Maske unterteilt sich im Wesentlichen in 3 Bereiche: 1. Übersicht der Eingriffe des Auftrags. 2. Übersicht der Mechaniker, die auf diesen Auftrag / Eingriff gestempelt haben. 3. Übersicht der AW-Positionen des Auftrags bzw. Eingriff bzw. Mechaniker. Beispielansicht Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 24 von 35

25 ZEITEN AUFTEILEN Die Aufteilung der Zeiten erfolgt über den Button Zeiten automatisch aufteilen : Beispielansicht Die Aufteilung der Soll-Zeiten erfolgt anhand des prozentualen Verhältnisses der bewerteten Mechaniker Ist-Zeiten, die auf diesen Auftrag gestempelt haben. Anhand des folgenden Beispiels soll diese Herleitung verdeutlicht werden: Mechaniker Gestempelte IST-Zeit Gestempelte IST-AW Bewertung aus MA-Stamm Bewertete IST-Zeit Bewertete IST-AW %-Anteil an IST-Zeit Fleissig, M. 3,00 Std. 36 AW 100 % 3,00 Std. 36 AW 64,28 % Schrauber, M. 3,25 Std. 39 AW 50 % 1,63 Std. 20 AW 35,72 % Gesamt 6,25 Std. 75 AW 4,63 Std. 56 AW 100 % Beispielansicht: Herleitung des %-Verhältnisses der IST-Zeiten Anhand des ermittelten Prozentverhältnisses der IST-Zeiten erfolgt in einem 2. Schritt jetzt die Aufteilung / Zuweisung der abzurechnenden Soll-Arbeitswerte pro Mechaniker. In diesem Bespiel umfasst der Auftrag 56 AW, die verrechnet werden. Es ergibt sich nun folgende Aufteilung auf die beiden Mechaniker: Mechaniker SOLL-Arbeitswerte des Auftrags %-Anteil an IST-Zeit Bewertete IST-AW Zugewiesene SOLL-AW Leistungsgrad Mechaniker Fleissig, M. 64,28 % 36 AW 36 AW 100 % Schrauber, M. 35,72 % 20 AW 20 AW 100 % Gesamt 56 AW 100 % 56 AW 56 AW BEWERTETE IST-ZEIT Der Vergleich der Soll-Zeit erfolgt nun sowohl für die reale Ist-Zeit als auch die bewertete Ist-Zeit. Beispielansicht Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 25 von 35

26 REITER ZEITEN In dem Reiter Zeiten sind die folgenden Informationen des Auftrags verfügbar: 1. Auf der linken Seite (1) werden alle Stempelzeiten dieses Auftrags angezeigt. 2. Auf der rechten Seite (2) werden, wenn vorhanden, alle aktuell angestempelten Mechaniker angezeigt. RABATTERFASSUNG Bei aufgeteilten Aufträgen kann nun auch bei Arbeitswerten das Feld Rabatt pro Kostenträger hinterlegt werden. POSITIONSERFASSUNG FESTPREIS AW Bei Garantie oder Kulanz (Folgeprogramm 5,6,7 in den Auftragsarten) werden AW Festpreise aus dem AW Stamm nicht mehr verwendet, sondern nur die berechneten Zeitvorgaben und Verrechnungsgruppen. MEHRFACHCHECK ERSATZTEIL Es erfolgt nun eine Prüfung, ob das Ersatzteil im Auftrag bereits erfasst ist. SPLIT BEI KULANZ Beim Split auf einen Auftrag, der in > Verwalten der Auftragsarten<, im Feld 14 Folgeprogramm den Wert 6 Kulanz hinterlegt hat, bleiben die Positionen nach dem Split auf dem Hauptauftrag erhalten. ÖLZAPFSCHNITTSTELLE Die Übernahme von Positionen aus der Ölzapfanlage wurde korrigiert, dass die Anzahl der Nachkommastellen aus dem Teilestamm berücksichtigt wird. Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 26 von 35

27 WECHSEL KOSTENTRÄGER IM AUFTRAG Bei einem Wechsel des Kostenträgers im Auftrag, wird nach dem Wechsel des Kostenträgers immer in das Register Kopfdaten gewechselt. Hiermit wird die Auftragsintegrität sichergestellt. SORTIERUNG Die Sortierung der Positionsarten erfolgt für die Auswahl 2 5 in > Verwalten der Auftragsarten< nach folgender Reihenfolge: 1. Zubehör. 2. Arbeitswerte. 3. Teile. 4. Sonstige Leistungen. NEUER PARAMETER ZAHLUNGSBED. AUF WERKSTATTAUFTRAG Unter Parameter Auftragsbearbeitung Register Werkstattauftrag wurde der neue Parameter Zahlungsbed. auf Werkstattauftrag hinzugefügt. Hierüber kann gesteuert werden, ob die Zahlungsbedingungen des Kunden auf dem Werkstattauftrag angedruckt werden. Nach dem Update ist diese Option nicht gesetzt. NEUER PARAMETER STEMPELN AUF ABGESCHLOSSENE AUFTRÄGE Unter Parameter Auftragsbearbeitung Register Werkstattauftrag wurde der neue Parameter Stempeln auf abgeschlossene Aufträge hinzugefügt. Wird diese Checkbox deaktiviert, kann über die Stempeluhr nicht mehr auf abgeschlossene / erledigte Aufträge gestempelt werden. Über den Kalender ist das weiterhin möglich. Nach dem Update ist diese Option gesetzt. NEUER PARAMETER DRUCK STEMPELZ. BEI GARANTIE / SERV. INCL. Unter Parameter Auftragsbearbeitung Register Werkstattauftrag wurde der neue Parameter Druck Stempelz. bei Garantie / Serv. Incl. hinzugefügt. Wird diese Checkbox aktiviert, erfolgt beim Rechnungsdruck direkt eine Vorbelegung für den Druck der Stempelzeiten, so dass diese dann mit Rechnungsdruck ausgegeben werden. Nach dem Update ist diese Option nicht gesetzt. DRUCK GREIFERSCHEIN Die Vorbelegung für den Druck des Greiferscheins wurde geändert. VERKETTETE PAKETE Bei nicht preisgebundenen Paketen ( Pakettyp 01 ) erfolgt die AW-Findung nun anhand des entsprechenden Baustands des Fahrzeugs es greift also die AW-Findung des Herstellers. FELD BAUSTAND Das Feld Baustand wurde in den Auftragskopf / Fahrzeugstamm (herstellerspezifischer Bereich BMW Group) integriert. Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 27 von 35

28 GARANTIEERFASSUNG BMW GROUP ALLGEMEIN Die Erfassungsmaske wurde überarbeitet. Folgende Punkte wurden angepasst: 1. Bei der Erfassung von Buchstaben in dem Feld Freigabenummer erfolgt diese in Großbuchstaben. 2. Die Spalte Befund-Nr. Text wurde hinzugefügt. 3. Die Werte für GW-Stufe (GW) und Selbstbeteiligung (SB) werden ebenso wie die Befundnummer immer in die nächste Zeile übernommen, wenn die Felder mit der <TAB>- Taste angesprungen werden. 4. Die Maske wurde vergrößert. Beispielansicht BEFUNDNUMMERNSUCHE Die Befundnummernsuche wurde korrigiert, so dass beim Öffnen der Focus direkt auf dem Suchergebnis liegt. Es kann jetzt direkt mit den Pfeiltasten die gewünschte Befundnummer selektiert und mit <Enter> in die Position übernommen werden. FREMDLEISTUNGSSCHLÜSSEL (FL) Der Fremdleistungsschlüssel kann nun auch 2-stellig in der Garantiebearbeitung erfasst / geändert werden. Der Fremdleistungsschlüssel wird nun zwischen Garantiezusätzen und Auftragsposition synchron gehalten. Ggf. vorhandene führende Nullen werden entfernt. EINLESEN DER GARANTIEGUTSCHRIFTEN ALLGEMEIN Die BMW Group stellt via PIX die Gewährleistungsgutschriften als Datei zur Verfügung. In der nun verfügbaren Programmversion entfällt die manuelle Erfassung der Gutschriftsdaten pro Antrag, da diese nun in FORMEL 1 evolution eingelesen und verarbeitet werden. Es erfolgt keine Übergabe dieser Daten an die Finanzbuchhaltung. Dies wird erst mit einer späteren Version von FORMEL 1 evolution möglich sein. DATEN VIA PIX EINLESEN Über den Button Datenimport starten können die Daten der bereitgestellten Gutschriften eingelesen werden. Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 28 von 35

29 KEINE DATEIEN VORHANDEN Sind keine Dateien vorhanden, erfolgt die Hinweismeldung, dass keine GW-Gutschriften importiert werden konnten. REPORT Die Reports wurden um den Report Protokoll autom. Garantie einlesen erweitert. Dieser kann u. a. gefiltert werden nach: Filiale. Datum von / bis. Datum Gutschrift von / bis. GWA-Nummer. Fahrgestellnummer. Belegnummer BMW. Fabrikat. Benutzer. Fehler. ANTRAGSDATEN ANZEIGEN Der Reiter Garantieverarbeitung unterteilt sich in die folgenden 6 Bereiche: Beispielansicht ANTRAGSDATEN (1) In diesem Bereich erfolgt eine Zusammenfassung von Auftrags- und Fahrzeugdaten aus dem zugrundeliegenden Antrag. GUTSCHRIFT (2) Folgende Werte können hier erfasst werden: 1. Datum der Gutschrift seitens der BMW Group. Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 29 von 35

30 2. Vergütung des Antrags inklusive / exklusiv Mehrwertsteuer seitens der BMW Group. 3. Belegnummer der Gutschrift seitens der BMW Group. Diese Werte werden durch das Einlesen der Gutschriftsdaten gepflegt. ANTRAG (3) Folgende Werte werden hier angezeigt: 1. Datum des Antrags. 2. Steuerkennzeichen der Rechnung erfolgte der Antrag inklusive / exklusiv Mehrwertsteuer. 3. Rechnungsbetrag des Antrags. Diese Werte werden anhand des Antrags ermittelt und können nicht geändert werden. ABRECHNUNG (4) Folgende Werte werden hier angezeigt bzw. können erfasst werden: 1. Rechnungsbetrag des Antrags (nur Anzeige). 2. Betrag der Gutschrift für diesen Antrag (änderbar). 3. Erhaltene Handlingcharge für diesen Antrag (nur Anzeige). Dieser Wert fließt nicht in Berechnung der Differenz ein. 4. Automatische Berechnung der Differenz aus beantragter / erhaltener Summe (nur Anzeige). Die Werte von 2. und 3. werden durch das Einlesen der Gutschriftsdaten gepflegt. HINWEISE (5) Folgende Informationen können bei Differenzen hier hinterlegt werden: 1. Die Nummer eines Nachantrags. 2. Info, ob Intern verrechnet. 3. Info, ob an Kunden verrechnet. ANMERKUNG (6) Sind seitens der BMW Group für diesen Antrag Informationen vorhanden, werden diese beim Einlesen der Gutschriftsdaten in dieses Feld übernommen. Weiterhin steht dieses Feld dem Händler zur freien Verfügung. Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 30 von 35

31 FORMEL 1 EVOLUTION TIME ALLGEMEIN WICHTIGER HINWEIS Mit diesem Release wird ein vollumfängliches Zeiterfassungs- und Zeitverwaltungssystem mit einer Vielzahl an neuen Funktionen, wie Live-Anzeigen, aussagekräftigen Reports, einem Urlaubs- und Abwesenheitsplaner und der Nutzung verschiedener Genehmigungsprozesse, integriert. Abgesehen von der notwendigen Nacharbeit (Pflege der Zeitart-Typen), müssen wir Sie bitten, keine weiteren Einstellungen in den Parametern und den Rechten der Zeiterfassung ohne unsere Unterstützung vorzunehmen. Eine fehlerhafte Anlage von bspw. Zeit- oder Karenzmodellen sowie Saldenregeln kann zu Dateninkonsistenzen führen oder negative Auswirkungen auf andere Bereiche in der FORMEL 1 evolution haben. Daher ist eine entsprechende Schulung Ihrer Mitarbeiter notwendig, um sich mit Themen, wie Erstellung von Saldenregeln, Pflege von Karenzzeiten, Urlaubsplaner u.v.m., vorzubereiten. Folgende Menüpunkte mit den dazugehörigen Funktionalitäten werden erst nach absolvierter Schulung freigeschaltet: Urlaubsplaner Kalenderverwaltung Ein einwandfreier Support seitens der Hotline kann nur nach Sicherstellung einer korrekten Parametrierung und mit entsprechender Vorkenntnis, die in unserer Schulung vermittelt wird, erfolgen. NACHARBEITEN Unmittelbar nach dem Update sind folgende Nacharbeiten durch den Anwender erforderlich: Unter Zeiterfassung Parameter Zeiterfassung Reiter Sonderzeiten ist jeder Sonderzeit im Feld Zeitart-Typ der dazugehörige passende Wert zuzuordnen. Es stehen hier die folgenden Werte zur Auswahl: Anwesend, z. B. Allgemeine Werkstattarbeit. Abwesend vor Ort, z. B. interne Schulung. Abwesend unbezahlt, z. B. ein Tag Gleitzeit. Abwesend bezahlt, z. B. Feiertag. Krank, z. B. Krankheit. Urlaub, z. B. Urlaub. Sonderurlaub, z. B. Sonderurlaub. Die Nacharbeiten sind in allen aktiven FORMEL 1 Firmen durchzuführen. Es ist zwingend erforderlich alle Zeitart-Typen mindestens 1 Sonderzeit zuzuordnen, da alle Programme / Reports diese Zuordnungen auswerten. Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 31 von 35

32 ABWESEND VOR ORT Für den Zeitart-Typ Abwesend vor Ort ist ggf. die Sonderzeit und die Zeitart anzulegen. Die Anlage von Sonderzeiten / Zeitarten erfolgt unter Zeiterfassung Parameter Zeiterfassung im Register Sonderzeiten bzw. Zeitarten. Beispielansicht Sonderzeit Beispielansicht Zeitart ÜBERBLICK Aufgrund der Tatsache, dass nahezu alle Menüpunkte der Zeiterfassung überarbeitet wurden, ist hier ein kurzer Überblick über die Menüpunkte die unter FORMEL 1 evolution TIME zur Verfügung stehen: ANNEHMERAUSWERTUNG Über diesen Menüpunkt kann eine detaillierte Auswertung der Annehmer erfolgen. U. a. werden die folgenden Werte angezeigt: AW / Durchgang je Typ. Teileumsatz / Durchgang je Typ. Euro / AW je Typ. Lohnumsatz u. Teileumsatz je Monat. Durchgänge je Monat. AW je Monat. Euro / AW je Monat. AW / Durchgang je Monat. Lohnumsatz u. Teileumsatz pro Durchgang je Monat. ANWESENHEITSANZEIGE Dieser Menüpunkt ermöglicht eine Gesamtübersicht über den Anwesenheitsstatus der Mitarbeiter. Zu jedem Mitarbeiter erfolgen detaillierte Informationen, z. B. Urlaub, Krankheit, Anwesenheit. Diese Live-Ansicht kann u. a. gefiltert werden nach: Filialen. Abteilungen. Mitarbeitergruppen. Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 32 von 35

33 AUFTRAGSDATEN ANZEIGEN Über diesen Menüpunkt können Detailinformationen zu Stempelzeiten für einen Auftrag angezeigt / ausgegeben werden. DASHBOARD Im Dashboard ist ein Live-Überblick über alle Mitarbeiter und dem aktuellen Tätigkeitsstatus verfügbar. Die Darstellung untergliedert sich in die Bereiche Warnung, Abwesend, Produktiv, Unproduktiv. Diese Ansicht kann u. a. gefiltert werden nach: Filialen. Abteilungen. Mitarbeitergruppen. FEHLERHAFTE STEMPELUNGEN PCS Erfolgt an einem PCS-Terminal eine Stempelung offline für einen Auftrag der in FORMEL 1 nicht vorhanden ist, dann wird diese Stempelung hier angezeigt und kann korrigiert / zugeordnet werden. HAUPTMECH. / SERV.-STATISTIK Über diesen Menüpunkt kann der fakturierte Umsatz eines Mitarbeiters grafisch dargestellt werden. U. a. werden die folgenden Werte angezeigt: Umsatz Lohn / Teile / Fremdleistung / Gesamt. Soll Arbeitswerte. Durchschnittlicher Umsatz Lohn / Teile / Fremdleistung / Gesamt. Durchschnittliche Soll Arbeitswerte. KALENDER Der Kalender ist das zentrale Organisationstool der Zeiterfassung von FORMEL 1 evolution. Hier können: Stempelungen geändert werden. Zeitmodelle eingetragen werden. Sonder- / Fehlzeiten erfasst werden (ohne aktiven Urlaubsplaner). Salden für Tag / Monat angezeigt werden. Saldokorrekturen vorgenommen werden. Monate für die Erfassung gesperrt werden. KALENDERVERWALTUNG Dieser Menüpunkt wird im Rahmen der Schulung von FORMEL 1 evolution TIME freigeschaltet. Hier können die Kalender angelegt und gepflegt werden, die dann den Mitarbeitern zugeordnet werden können. Hier können bundeslandspezifische Abwesenheiten hinterlegt werden ebenso steht ein Import von Dateien im ICS-Format zur Verfügung. Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 33 von 35

34 MONTEURLEISTUNG Über diesen Menüpunkt kann der Leistungsfaktor der Mitarbeiter aus verschiedenen Sichten ausgewertet / dargestellt werden. U. a. werden die folgenden Werte angezeigt: Soll Arbeitswerte / Soll Zeit. Ist Arbeitswerte / Ist Zeit. Gutzeit. Leistungsfaktor. PARAMETER ZEITERFASSUNG Über diesen Menüpunkt erfolgt die vollständige Erfassung / Pflege der benötigten Parameter für die Zeiterfassung. U. a. werden hier gepflegt: Zeitmodelle. Saldenregeln. Karenzzeiten. Sonderzeiten. RECHTE ZEITERFASSUNG Über diesen Menüpunkt erfolgen die Verwaltung der Berechtigungen und die Passwörter für die Zeiterfassung. STEMPEL-TERMINAL Dieser Menüpunkt dient zum Stempeln von Kommen / Gehen / Auftrag / Sonderzeit. URLAUBSPLANER Dieser Menüpunkt wird im Rahmen der Schulung von FORMEL 1 evolution TIME freigeschaltet. Der Urlaubsplaner bietet eine einfache und übersichtliche Darstellung von Urlaubs- und Abwesenheitszeiträumen der Mitarbeiter. Es kann festgelegt werden, wer Anträge bearbeiten darf und den Grund der Abwesenheit dargestellt bekommt. Selbstverständlich können Urlaubssperren wie auch Korrekturen hier erfasst / hinterlegt werden. Ebenso sind -Benachrichtigungen für die unterschiedlichen Ereignisse möglich. ZEITANALYSE Über die Zeitanalyse sind u. a. die folgenden Werte verfügbar: Anwesenheit. Abwesenheit. Extern / Gewährleistung / Intern. Verkauft. V. Extern / V. Gewährleistung / V. Intern. Gesamt var. W-Zeiten. Gesamt fix. W-Zeiten. Pause. Murnau, CARDIS Reynolds, Murnau Seite 34 von 35