Auftragsbearbeitung Split /Eingriffe 3.1

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1 Split / Eingriffe Split Nur bei Parameter Parameter Auftragsbearbeitung Feld 17 Auftragssplitting möglich = "J". Mit dieser Möglichkeit kann ein Auftrag beim späteren Rechnungsdruck auf bis zu 9 Aufträge / Rechnungen aufgeteilt werden. Beispiel: - Im Rahmen eine Inspektion wird ein (oder mehrere) Garantieschaden festgestellt. - Einzelne Zubehörpositionen eines Fahrzeugverkaufes sollen auf eine separate Rechnung übernommen werden. Dabei werden alle Positionen zunächst im Hauptauftrag erfasst und durch eine fortlaufende Split-Nummer zur späteren Aufteilung gekennzeichnet (es kann nur eine Eingriffs- oder eine Splitnummer eingetragen werden). Wird eine neue Split-Nummer eingegeben, sind in einem Neuanlage-Fenster, einige Angaben vorzunehmen: 1 Auftragsart Auftragsart des Splitauftrages (z.b. "Garantie"). Dabei ist ein Split nur in bestimmte Auftragsarten möglich (z.b. keine Möglichkeit von einem Werkstattauftrag in eine Fahrzeugrechnung zu splitten). 2 Kunde Möglichkeit zur Angabe eines vom Hauptauftrag abweichenden Kunden. Mit <CR> wird der Auftragskunde übernommen (wenn dieser z.b. einen Teil der Arbeiten auf einer separaten Rechnung haben will). Hat der neue Kunde ein abweichendes MwSt.-Kennzeichen wird dies sicherheitshalber abgefragt: MwSt-Kennzeichen wirklich '0'?. J/N. Auftragsbearbeitung Split /Eingriffe Juni 2010 Seite 1 von 22

2 WICHTIG: Bei Split auf Garantie und/oder Intern ist mit <CR> der Auftragskunde zu übernehmen, da die weiteren Schritte über die abweichende Auftragsart gesteuert werden! 3 AW-Verrech.Satz Es wird ggf. der hinterlegte Verrechnungssatz des abweichenden Kunden übernommen (siehe auch Grundsätzliches zu AW-Verrechnungsgruppen im Handbuch-Kapitel 3.1 Auftragsbearbeitung allgemein). S=Sonderfunktionen Möglichkeit zur Erfassung von Sonderfunktionen für den neuen Auftrag. Siehe separaten Abschnitt. Anschließend wird für die spätere Trennung ein neuer Auftrag angelegt (mit den Fahrzeugdaten des Hauptauftrages), dessen Auftragsnummer wird per Hinweis mitgeteilt: Split-Auftrag xxx wurde angelegt. Konditionsänderung Bei der Übernahme der Position in den Auftrag erfolgt eine automatische Prüfung, ob für diese Auftragsart bzw. für diesen Kunden abweichende Konditionen berücksichtigt werden müssen (z.b. bei Garantie oder Intern). Wenn ja, werden die zuvor angezeigten Preise direkt entsprechend abgeändert. Generell erfolgt die Meldung: Achtung Preisänderung bedingt durch Split-Auftragsart! Dies geschieht auch bei allen weiteren Positionen, die diesem Split zugewiesen werden. Wird die Split-Nummer entfernt, oder eine Position einem anderen Split zugewiesen, erfolgt diese Prüfung erneut. s. auch "Besonderheiten" am Ende dieses Abschnittes Die Erfassung weiterer Positionen muss nicht in Reihenfolge der Splits erfolgen! Übersicht bestehender Splits Durch '?' auf dem Feld Split kann eine Übersicht der aus diesem Auftrag angelegten Splits erfolgen. Die weitere Bearbeitung der Auftragspositionen erfolgt zunächst ausschließlich im Hauptauftrag. Der angelegte Splitauftrag wird in der Auftragsübersicht mit dem Hinweis Split von Auftragsnr. angezeigt und kann zunächst nicht aufgerufen werden (Hinweis bei Aufruf : Auftrag Nr. xxxx für Split von Auftrag Nr.xxxx reserviert!!! Aufruf erst nach Splitabschluss möglich!!! Erst beim Rechnungsdruck des Hauptauftrages erfolgt schließlich die Abfrage, ob der Split (die Splits) jetzt durchgeführt werden soll. Mit "J" werden die einzelnen Splits in einer Übersicht angezeigt und sind einzeln durch "J" freizugeben (der Hauptauftrag kann nur auf erledigt gesetzt werden, wenn alle Splits durchgeführt wurden). Auftragsbearbeitung Split /Eingriffe Juni 2010 Seite 2 von 22

3 Mit der Durchführung des Splits werden die Positionen schließlich "körperlich" in die dafür reservierten Aufträge verschoben. Die Split-Aufträge können jetzt zu verschiedenen Zeitpunkten weiterbearbeitet und abgeschlossen werden. Sie enthalten einen automatischen Hinweis auf den Hauptauftrag. Jeder Split erhält eine eigene Rechnungsnummer. Ob der Hauptauftrag einen Hinweis auf bestehende Split-Aufträge enthalten soll, wird über den Parameter Splithinweis im Hauptauftr. Gesteuert. HINWEIS: Wird der Hauptauftrag vor Drucken der Rechnung gelöscht, werden dadurch auch alle (noch leeren) Split-Aufträge gelöscht. Besonderheiten: Split auf Kostenvoranschlag Wird eine ET-Position auf eine Auftragsart ohne Bestandsabbuchung gesplittet, wird dies entsprechend berücksichtig, d.h. ein eventuell bereits vorgenommene Abbuchung wird wieder rückgängig gemacht und umgekehrt. Split auf Kulanz Werden Auftragspositionen auf eine Auftragsart Kulanz* gesplittet, werden sie auf beiden späteren Rechnungen angedruckt (auf Kundenrechnung und Kulanzantrag). Die Abbuchung bei Ersatzteilen erfolgt jedoch nur 1 mal! * Kulanz = Verwalten der Auftragsarten Feld 13 Folgeprogramm = 6 Statistiken In den verschiedenen Statistiken wird jeder Splitauftrag als eigener Auftrag gezählt (da verschiedene Auftragsarten möglich). In der BMW-Servicestatistik wird jedoch nur 1 "Durchgang" gezählt. F1-Time / F1-Time-Management Wurde im Hauptauftrag bereits eine manuelle Aufteilung der Soll-Werte vorgenommen, und danach ein Split erzeugt, erfolgt beim Rechnungsdruck eine Abfrage: J berechnet die Aufteilung automatisch neu N belässt die vorgenommene manuelle Aufteilung Auftragsbearbeitung Split /Eingriffe Juni 2010 Seite 3 von 22

4 Eingriffe Aktivierung über Verwalten der Auftragsarten Feld 4 Eingriffsverwaltung = "2". Sollen auf Rechnungen zusammengehörige Arbeiten und Teile Blockweise zusammenhängend und mit Zwischensumme angedruckt werden, kann dies durch Zuordnung von Eingriffen ("Jobs") geschehen. Jede Auftragsposition ist dann einem Eingriff zuzuweisen vor dem Druck einer Rechnung wird geprüft, ob Auftragspositionen ohne Eingriffszuweisung enthalten sind. Diese werden dann per Hinweis mitgeteilt. Werden sie keinem zugeordnet, werden sie am Ende der Rechnung angedruckt. Bei einem eventuellen Splitten (s. oben) können komplette Eingriffe weggesplittet werden. Eingriffe können im Auftrag auf 2 Arten angelegt werden: - im Auftragskopf mit der Funktion Eingr - auf Positionsebene durch Eintrag einer noch nicht vorhandenen Eingriffsnummer. Anlage im Auftragskopf Nach Eingabe der Funktion Eingr öffnet sich ein Fenster zur Verwaltung der einzelnen Eingriffe. In diesem Fenster bestehen folgende Möglichkeiten: F1Bei schon hinterlegten Eingriffen = vorwärts blättern F2Bei schon hinterlegten Eingriffen = rückwärts blättern F3 - Wenn der Cursor zur Neueingabe auf der Eingriffsnummer steht, können hiermit bereits hinterlegte Eingriffe aufgelistet werden - Löschen eines angezeigten Eingriffes, wobei eine Abfrage erscheint, ob alle zugeordneten Positionen gelöscht werden sollen. N = bei diesen Positionen werden nur die Eingriffszuordnungen gelöscht und können anschließend neu zugeordnet werden. F4Beenden der Eingriffsverwaltung Zur Anlage eines Eingriffes können Original-Arbeitswerte aus 1.7 eingegeben werden, wobei der dazugehörige Text automatisch übernommen wird. Bei hinterlegter Zeitverwaltung werden die entsprechenden AW's /Zeiten automatisch in den Eingriff übernommen. Auftragsbearbeitung Split /Eingriffe Juni 2010 Seite 4 von 22

5 Als nächstes kann entschieden werden, ob dieser Eingriff auf einen weiteren Auftrag gesplittet werden soll. Die bereits vorhandenen Splits kann man sich durch? anzeigen lassen. Aus diesem Eingriff wird automatisch eine AW-Position im Auftrag gebildet, die nicht mehr nachbearbeitet werden muss. Können bei der Auftragsannahme die auszuführenden Arbeitswerte noch nicht angegeben werden, kann die Eingabe der AW-Nummer mit <CR> übersprungen und die auszuführende Arbeit als freier Text eingegeben werden. Dieser Text wird als "t"-position in den Auftrag übernommen (Text nur für Werkstattauftrag). Zur Zuordnung einzelner Positionen können auf Positionsebene die Eingriffsbezeichnungen mit? aufgelistet werden. Die Eingriffe werden fortlaufend durchnumeriert. Der Rechnungsausdruck erfolgt in der Reihenfolge der Eingabe der einzelnen Eingriffe. Bei der Auftragsanlage ist darauf zu achten, dass Eingriffe in der Reihenfolge ihrer Priorität angelegt werden. Positionsdruck J = Der Eingriff wird komplett angedruckt N = Es wird nur der Eingriffstext (als Überschrift) mit Gesamtsumme angedruckt. Die dazugehörigen Einzelpositionen werden nicht angedruckt. Anlage in der Positionsebene In der Positionsebene wird im Bearbeitungsmodus jeder Position das Feld Eingriff angeboten. Jede Position kann so wahlweise einem Eingriff oder einem Split zugewiesen werden. Wird eine Eingriffsnummer eingetragen, die bereits angelegt ist, erfolgen keine weiteren Abfragen. Wird eine neue Eingriffsnummer angegeben, startet die Eingriffs-Neuanlage: Durch Eingabe von J wird der Eingriff angelegt (gleicher Ablauf wie Anlage aus Auftragskopf s. oben) und durch nochmaliges Bestätigen wird die Position übernommen. Anschließend besteht die Möglichkeit, bereits vorhandene Positionen direkt mit diesem Job zu verknüpfen: Auftragsbearbeitung Split /Eingriffe Juni 2010 Seite 5 von 22

6 J = es erscheint ein Auswahlfenster, das die Positionen anzeigt, die noch keinem Job zugeordnet wurden. Auswahl durch "ankreuzen" (bzw. A=Alles / N=Nichts) <F3> = Anzeige aller Positionen des Auftrages. Diese Möglichkeit der Zuordnung von Positionen steht auch im Ändern-Modus einer Position zur Verfügung. Auftragsbearbeitung Split /Eingriffe Juni 2010 Seite 6 von 22

7 Prozentuale Aufteilung Grundsätzlich besteht die Möglichkeit, einen Auftrag oder Teile eines Auftrages (Eingriffe) auf mehrere Rechnungsempfänger prozentual aufzuteilen Beispiel: Auftrag enthält 3 Eingriffe, - Eingriff 1 zahlt Kunde komplett, - Eingriff 2 geht zu 60% auf Kulanz, 40% auf Kunde, - Eingriff 3 geht zu 30% auf Kulanz, 50% auf Kunde, 20% auf intern Die aufzuteilende Position ist dann im Auftrag nur 1 x enthalten (bei Teilen auch nur 1x Abbuchung, bei AW's nur 1x Zeitverbuchung), wird aber beim Rechnungsdruck auf mehreren "Teilrechnungen" mit verschiedenen Teilbeträgen gedruckt. Damit erübrigt sich die bei Kulanzen alternativ mögliche Praxis, einen Teil der Arbeiten und Teile über eine Auftragsart abzuwickeln, bei der die Arbeits- und Teileverbuchung ausgeschaltet ist es kann jetzt ein prozentualer Teil des Auftrages jeweils an den Kunden und die Garantieabteilung verbucht werden (über Garantie-Auftragsart!). Die gesamte Bearbeitung der Eingriffe (Erfassung / Änderung / Löschung) ist mit der oben bereits beschriebenen Eingriffs-Verwaltung identisch. Wir empfehlen vor Aktivierung dieser Möglichkeit ein sorgfältiges Studium der folgenden Seiten und ggf. den Besuch einer Schulung, bzw. Rücksprache mit dem zuständigen CARDIS-Supporter. Wir bitten um Verständnis, dass durch unsere Hotline keine Schulung und Einweisung in diese Thematik erfolgen kann. Voraussetzungen Parameter Rechnungsnummer muss "1" oder "3" sein Das Feld 18 Rechnungsnummer muss auf "1" oder "3" stehen (Auftrags- und Rechnungsnummer müssen sich unterscheiden!) Sollte der Parameter bisher auf "0" oder "2" stehen, sind zusätzlich die Rechnungsnummernkreise in Parameter Auftragsart, Feld 27 Rechn.Nr. Kreis zu überprüfen und in für alle diese Rechnungsnummernkreise Rechnungs-Start- Nummern zu hinterlegen Aktivierung durch Änderungen bei den betroffenen Auftragsarten Aktivierung über Verwalten d. Auftragsarten Feld 7 Eingriffsverwaltung = "4". Alle Auftragsarten, in denen eine Aufteilung möglich sein soll, müssen bestimmte, gleiche Bedingungen erfüllen und einen neuen Eintrag erhalten! Beispiel: Ein Auftrag soll aufgeteilt werden auf: Kunde / Garantie / Intern. Hier müssen also alle betroffenen Auftragsarten die folgenden Bedingungen erfüllen. Auftragsbearbeitung Split /Eingriffe Juni 2010 Seite 7 von 22

8 A-Arten-Nummer Teile-Verbuchung Job-Verwaltung - muss auf "4" gesetzt werden AW-Erfassung Fahrzeugerfassung - muss gesetzt sein Werkstattblock FZ verarbeiten - muss "0 oder "3 sein T/W Auftrag - muss "W" sein Auftragsbearbeitung Split /Eingriffe 3.1 Als Hilfsmittel zur Überarbeitung hier eine Tabelle. Gehen Sie folgendermaßen vor: - Drucken einer Kurzliste aller Auftragsarten aus Markieren der Auftragsarten, in denen eine Aufteilung erfolgen können soll - Notieren dieser Auftragsarten in unten stehender Tabelle (AA-Nummer) - Aufruf dieser Auftragsarten in und Überprüfung der Parameter lt. Tabelle WICHTIG: Aufteilungen können nur auf Aufträge erfolgen, bei denen die Fett gedruckten Parameter (6, 8, 9 und 10) mit dem Ursprungsauftrag übereinstimmen! Beispiel: Ein Auftrag " Werkstatt Kunde" kann nicht teilweise auf "Garantie Neuwagen" aufgeteilt werden (was ja auch keinen Sinn ergeben würde), da das Feld 9 unterschiedlich ist. Bezeichnung Feld-Nummern: Werkstatt Kunde K 1 W Werkstatt Versicherungen KD-FZ K 1 W Garantie Kundenfahrzeug K 1 W Garantie Neuwagen N 1 W Garantie Vorführwagen V 1 W Garantie Mietwagenrückl. / GW G 1 W Int: Werkstattnacharbeit K 1 W Auftragsbearbeitung Split /Eingriffe Juni 2010 Seite 8 von 22

9 Aufteilung auf verschiedene Kostenträger Die Aufteilung eines Eingriffes auf verschiedene Kostenträger (Rechnungsempfänger) wird auf Positionsebene oder im Auftragskopf mit der Tastenkombination gestartet + = ( <Strg > gedrückt halten + 'e') Aufteilung bearbeiten Eingriff-Nr Es wird automatisch die letzte (höchste) Eingriff-Nummer vorgeschlagen. <CR> = Bearbeiten des angezeigten Eingriffes. <F1> / <F2> = Vorwärts- Rückwärtsblättern mit <F1> / <F2>.? = Übersicht der vorhandenen Eingriffe Auftragsbearbeitung Split /Eingriffe Juni 2010 Seite 9 von 22

10 Nach Auswahl eines Eingriffes bestehen in der Fußzeile folgende Bearbeitungsmöglichkeiten Eingr Rücksprung zur Eingriffsnummer Aufteilung Der Eingriff (und damit alle ihm zugeordnete Positionen) können hiermit auf mehrere "Kostenträger" prozentual aufgeteilt werden. Kostenträger Es wird zunächst grundsätzlich der Hauptkostenträger (aus Auftragskopf) vorgeschlagen. Dieser kann nicht geändert werden (siehe auch unten "Besonderheit bei 100% auf abweichenden Kostenträger") Weitere Kostenträger (max. 99) können mit den gewohnten Suchmöglichkeiten aufgerufen werden (Nummer oder Matchcode). AA (Auftragsart) Wird ein Teil des Eingriffes von einem anderen Kostenträger übernommen, kann für dessen Anteil eine andere Auftragsart zu Grunde gelegt werden. Es können generell nur Auftragsarten eingetragen werden, die ebenfalls eine Eingriffsverwaltung zulassen ( Verwalten der Auftragsarten / siehe oben "Voraussetzungen" - Ansonsten Ablehnung mit Hinweis "Auftragsart nicht zulässig"). %-Satz Anteiliger Prozentsatz des jeweiligen Kostenträgers. Ab Eingabe eines 2. Kostenträgers wird hier immer die Differenz zu 100% vorgeschlagen (änderbar). Ist eine Aufteilung von 100% erreicht, wird die Aufteilungserfassung automatisch beendet. Wird die Aufteilung vor Erreichen der 100% beendet ( mit <F4>), erfolgt ein Warnhinweis: Bei Beenden mit "J" wird die bisher erfasste Aufteilung dieses Eingriffes automatisch gelöscht und der Eingriff als nicht aufgeteilt behandelt. Auftragsbearbeitung Split /Eingriffe Juni 2010 Seite 10 von 22

11 Besonderheit bei 100% auf abweichenden Kostenträger Soll ein Eingriff zu 100% einem abweichenden Kostenträger zugeordnet werden, ist der Hauptkostenträger (aus Auftragskopf) mit " 0%" zu bestätigen. Beispiel: Ändern (aktuelle Aufteilung ändern) (Anzeige nur, wenn bereits Aufteilungen erfasst sind) Ändern der bereits eingegeben Prozentaufteilung (siehe Neue Aufteilung) Löschen (Löschen der gesamten Aufteilung) (Anzeige nur, wenn bereits Aufteilungen erfasst sind) Löscht die bisher erfasste Aufteilung des aktiven Eingriffes komplett. Neue Aufteilung (Neue Aufteilung erfassen. Evtl. bestehende Aufteilung wird gelöscht) (Anzeige nur, wenn bereits Aufteilungen erfasst sind) Löscht die bisher erfasste Aufteilung des aktiven Eingriffes komplett und startet direkt die Neuerfassung Ende (Programmende) Wurde eine Aufteilung auf eine Auftragsart vorgenommen, welche die Zuordnung eines Sollkontos oder einer Kostenstelle verlangt (interne AA / Garantie), wird diese jetzt vorschlagen und ist zu bestätigen bzw. auszuwählen (gemäß Hinterlegung in Verwalten der Auftragsarten). Auftragsbearbeitung Split /Eingriffe Juni 2010 Seite 11 von 22

12 Kostenträger wechseln Mit Hilfe der Möglichkeit "Kostenträger wechseln" kann in eine andere Auftrags- Darstellung gewechselt werden. Alle Auftragsdaten (Auftragsart, Kundenanschrift, Preise etc.) werden dann so angezeigt, als wäre der Auftrag auf diesen Kunden (Kostenträger) eröffnet worden. Ein Beispiel der unterschiedlichen Bildschirm-Darstellung des Auftrags befindet sich auf den folgenden Seiten. Status Der Auftrags-Status entspricht dem der gewohnten Anzeige in der Auftragsübersicht RE R = Rechnung gedruckt, Auftrag erledigt = Rechnung gedruckt, Auftrag noch nicht erledigt (ggf. nach Druck entsperrt). Status-Anzeige in der 3.1-Auftragsübersicht:.. W = Werkstattauftrag gedruckt RE = Alle Rechnungen gedruckt, Verbuchung im nächsten Tagesabschlusslauf. Beim Beenden des Auftrages wird automatisch wieder die Kostenträger-Anzeige des Ursprungs-Auftrages (in obigem Beispiel "01" "Hinz + Kunz GmbH & Co. KG") aktiviert, so dass der Auftrag in der Auftragsübersicht als solcher zu finden ist. Ist der Hauptauftrag jedoch bereits ausgedruckt und erledigt, ist nach Aufruf des Auftrages direkt die nächstfolgende Auftragsanzeige aktiv. (in obigem Beispiel "Autohaus Intern GmbH") Dadurch kann es vorkommen, dass ein in der Auftragsübersicht mit Auftragsart "01" angezeigter Auftrag nach Aufruf automatisch mit Auftragsart Garantie (z.b. 21) angezeigt wird. Auftragsbearbeitung Split /Eingriffe Juni 2010 Seite 12 von 22

13 Beispiel Anzeige in Auftragsübersicht und nach Aufruf des Auftrages 32191: Eine Verbuchung im Tagesabschluss ist erst möglich, nachdem alle Rechnungen des Auftrages in einem Druck gedruckt wurden!! Aufteilungsbeispiel Die prozentuale Aufteilung eines Auftrages wird mit folgendem Beispiel deutlich: Preis ET-Position: VK 100,-- / Garantiepreis 70,-- Aufteilung: 50% Kunde / 50% BMW Anzeige in Erklärung Berech Erklärung Auftragsposition nung Kunde 100,- = VK kundenbezogen 50,- = 50% von 100,- BMW 70,- = VK abzügl. Gar-Rabatt 35,- = 50% von 70,- Auftragsbearbeitung Split /Eingriffe Juni 2010 Seite 13 von 22

14 Beispiel der unterschiedlichen Bildschirm -Darstellung des Auftrags Der Eingriff "01" ist auf die Kostenträger Garantie und Kunde aufgeteilt. Kostenträger = Auftragskunde Kopfdaten: Auftragsart 01 Name + Ort "Hinz + Kunz" Auftragswert + MwSt. 26,32 / 4,21 für gezeigten Kunden 54,56 / 4,21 Auftrags-Gesamtwert Positionen: ET-Preise VK (ggf. mit Kundenbezogener Kalkulation) AW-Kundenverrechnungspreis Noch keinem Eingriff zugeornete Positionen werden mit den Kunden-Konditionen angezeigt. Nach Wechsel des Kostenträgers auf "BMW Garantie": Kopfdaten: Auftragsart 19 Name + Ort BMW Garantie Auftragswert + MwSt. 28,24 / -,-- für gezeigten Kunden "Garantie" 54,56 / 4,21 Auftrags-Gesamtwert Positionen ET-Preise gemäß Garantie-Konditionen AW-Garantieverrechnungspreis Noch keinem Eingriff zugeornete Positionen werden mit den Kunden-Konditionen angezeigt. Auftragsbearbeitung Split /Eingriffe Juni 2010 Seite 14 von 22

15 Erweiterte Möglichkeiten mit <F3> in Auftragsposition Nach Drücken von <F3> auf dem Eingabefeld einer AW-, ET-, Zub- oder Fremdleistungsnummer öffnet sich das bekannte Bearbeitungs-Fenster mit erweiterten Möglichkeiten: ausgeblendet Ggf. NEU: A = Positionsanzeige In einem Fenster werden alle Auftragspositionen angezeigt (nicht änderbar). Die Sortierung erfolgt nach Eingriffsnummer (Nummer wird mit angezeigt), Positionen ohne Eingriffsnummer stehen am Anfang (Eingriffsnummer "00"). Der Gesamt-Wert der Position ist abhängig vom aktiven Kostenträger, siehe oben "Kostenträger wechseln Auftragsbearbeitung Split /Eingriffe Juni 2010 Seite 15 von 22

16 Danach bestehen die Möglichkeiten: Freie Positionen bearbeiten Es werden nur die Auftragspositionen angezeigt, die noch keinem Eingriff zugeordnet sind Zuordnung ändern Es werden nur die Auftragspositionen angezeigt, die bereits einem Eingriff zugeordnet sind. Innerhalb der Anzeigen kann die gewohnte Markierung erfolgen (<CR>) nach Beenden mit <F4> ist die gewünschte Eingriffsnummer für die zuvor markierten Positionen einzugeben (auch?-auswahl möglich). L = Position Löschen Positionen, für die bereits eine Teilberechnung ausgedruckt wurde, können nicht mehr gelöscht werden ( Möglichkeit "L" wird dann nicht angezeigt ). Beispiel: Ein ET wird zu 50% über Garantie abgerechnet, die Kunden-Rechnung wurde bereits gedruckt (Garantie-Rechnung noch offen). Die Position kann dann in der Garantie-Rechnung nicht mehr gelöscht werden. Ggf. ist die zuvor die bereits gedruckte Kunden-Rechnung zu entsperren = (Reihenfolge: Positionsbearbeitung <Strg + e> Kostenträger wechseln Rechnung mit Erledigt-Kennzeichen aufrufen und entsperren. Auftragsbearbeitung Split /Eingriffe Juni 2010 Seite 16 von 22

17 Rechnungsdruck Nach Anwahl des Rechnungsdruckes werden bei vorhandener Aufteilung zunächst die verschiedenen Kostenträger zur Auswahl angeboten : Dabei ist es möglich, auch mehrere oder gar alle Kostenträger zu markieren (A=Alles). WICHTIG: Der Auftrag wird nur dann auf erledigt gesetzt (Status "RE"), wenn alle dazugehörigen Rechnungen gleichzeitig zum Druck freigegeben werden. Wird nur ein Teil der betroffenen Kostenträger gedruckt, erfolgt ein entsprechender Hinweis: Alle Rechnungen drucken? J/N J = Das Programm verzweigt in die Auswahl Testrechnung / echte Rechnung zurück und es können erneut die zu druckenden Kostenträge ausgewählt werden (A=Alles) N = Es wird nur der ausgewählte Kostenträger gedruckt der Auftrag kann dadurch nicht auf erledigt gesetzt werden. Wurde für den Auftrag eine Teilerechnung gedruckt, ist dieser Kostenträger in der Freigabe-Auswahl mit einem Stern gekennzeichnet. Beispiel 1: Rechnung an die Deutsche Renault AG wurde bereits gedruckt (mit * gekennzeichnet) Jetzt wird der Druck der zweiten Rechnung an den Endkunden gestartet Ergebnis: Auftrag kann nicht auf erledigt gesetzt werden. Auftragsbearbeitung Split /Eingriffe Juni 2010 Seite 17 von 22

18 Beispiel 1: Rechnung an die Deutsche Renault AG wurde bereits gedruckt (mit * gekennzeichnet) Damit der komplette Auftrag auf erledigt gesetzt werden kann, müssen ALLE Rechnungen des Auftrages gleichzeitig zum Druck gestartet werden (Eingabe = A=Alle) Ergebnis: Auftrag wird komplett auf erledigt gesetzt (Status "RE"). Bei Auswahl von Garantierechnungen erfolgt die Prüfung, ob für alle im Auftrag enthaltenen Garantie-Eingriffe die erforderlichen GWA-Zusätze erfasst sind. Danach wird für die markierten Kostenträgen der Rechnungsdruk gestartet: - Prüfung, ob GWA-Zusätze vorhanden (wenn lt. Auftragsart erforderlich) und ggf. Abweisung - Abfrage nach dem Ausgabedrucker - Abfrage, ob Ausdruck in Ordnung - Ggf. nächste Rechnung, etc. Dadurch ist es z.b. bei Bedarf möglich, Kunden- Garantie- oder Interne Rechnungen auf verschiedenen Druckern auszugeben und ggf. einzelne Rechnung mehrfach zu wiederholen. Wurde nur ein Teil der angezeigten Kostenträger zum Rechnungsdruck ausgewählt, werden beim nächsten Druckaufruf nur noch die offenen Kostenträger angezeigt. Hinweis nach Teildruck Hat ein Auftrag mehrere Kostenträger und ist für einen dieser Kostenträger durch Rechnungsdruck bereits das Erledigt-Kennzeichen gesetzt, erscheint bei erneutem Aufruf des Auftrags eine Meldung "Achtung, Auftrag ist bereits teilweise abgeschlossen". Werden einem solchen Auftrag nachtäglich weitere Positionen zugefügt, müssen auch diese zwangsweise einem Eingriff zugeordnet werden (sonst kein Rechnungsdruck möglich). Nach aufteilungsrelevanten Änderungen kann die dann neu zu druckende Rechnung Abweichungen zur vorherigen (die dem Kunden evtl. schon ausgehändigt wurde) haben! Auftragsbearbeitung Split /Eingriffe Juni 2010 Seite 18 von 22

19 Druck bei 0% Pro Eingriff kann entschieden werden, ob für den Kunden kostenfreie Eingriffe (z.b. Garantiearbeiten) auf der Kundenrechnung mit 0,00 angedruckt, oder komplett unterdrückt werden sollen (Vorbelegung = Druck "J"). Auf Garantie- oder Internen Rechnungen werden solche 0%-Anteile generell unterdrückt. Rechnungsbeispiel Zu obigem Beispiel: Eingriff 1 (Relais für Glühstifte aus und...) wird zu 30% an den Kunden berechnet (Rest auf Garantie-Rechnung). Eingriff 2 (Wagen polieren...) wird nicht an den Kunden berechnet in diesem Fall werden keine Preise angedruckt. Übernahme durch anderen Kostenträger, z.b. Intern. Eingriff 3 (Filtereinsatz...) wird komplett an den Kunden berechnet Auftragsbearbeitung Split /Eingriffe Juni 2010 Seite 19 von 22

20 Statusanzeige Der Status "RE(W)" (=Rechnung erledigt) wird erst gesetzt, wenn alle Rechnungen des Auftrages gedruckt wurden. Auftrag entsperren Wird ein in der Auftragsübersicht mit "RE" gekennzeichneter Auftrag entsperrt (nach Warnhinweis), betrifft dies alle ggf. angelegten Unteraufträge, d.h. alle Rechnungen des Auftrages sind (nach eventueller Veränderung) erneut zu drucken. Dies ist erforderlich, da z.b. bei der Veränderung einer vorhandenen Aufteilung immer mehrere Unteraufträge betroffen sind. Das Entsperren der Aufträge sollte generell nur einem begrenztem Bedienerkreis zugänglich sein. Verarbeitung im Tagesabschluss Erst nach gleichzeitigem Ausdruck aller Rechnungen zu diesem Auftrag (bei Aufteilung auf mehrere Kostenträger) erhält der Auftrag den Status "RE" und wird im darauf folgenden Tagesabschluss verarbeitet Tagesabschlusslisten: Rechnungsausgangsliste: Alle (aufgeteilten) Rechnungen werden wie gehabt nach Rechnungsnummer aufgelistet. Rechnungsausgangs-Protokoll mit Erlösübersicht: Alle Rechnungen werden wie gehabt nach Auftragsnummer aufgelistet, so dass die Verbuchungen eines auf mehrere Rechnungen aufgeteilten Auftrages direkt untereinander aufgeführt werden. Auftragsbearbeitung Split /Eingriffe Juni 2010 Seite 20 von 22

21 Auftrags-History Kundenstamm / Fahrzeugstamm Aufträge mit Aufteilung auf mehrere Kostenträger (=Rechnungsempfänger) werden nach Übernahme im Tagesabschluss in der Historie jedes einzelnen Kostenträgers angezeigt. Beispiel: Es wird ein Auftrag mit einer Aufteilung auf 3 Kostenträger erstellt, d.h. es werden auch 3 Rechnungen erzeugt (jede Rechnung hat eine eigene Rechnungsnummer): Kunde 1 Rechnung 1 Kunde 2 Rechnung 2 Kunde 3 Rechnung 3 In der Historie-Übersicht (nach "H"- Historie) sieht man bei den einzelnen Kunden jeweils nur seine Rechnung, mit seinem Betragsanteil. Dabei wird unter "Rech.Nr." die Rg- Nummer des Hauptauftrages, unter "KdRgNr" die Rg-Nummer der Kundenrechnung angezeigt Kundenhistory Kunde 2 Rech.Nr. Datum Aufnr. Art EK/SK VK-Netto WKZ KdRgNr 1* xx.xx.xx xxxxx...xx... xx,xx xxx,xx E 2 x xx.xx.xx xxxxx...xx...xxxx,xx xxxx,xx x * = aufgeteilter Auftrag A-Art: Es wird immer die AA des Hauptauftrages angezeigt Wird eine Rechnung zur Ansicht angewählt, werden alle damit verbundenen Rechnungen der Reihe nach am Bildschirm angezeigt (im Beispiel alle 3 Weiterblättern nach jeder Rechnung mit der "Pfeilnach-unten-Taste"). Kunde 1 Rechnung 1 Kunde 2 Rechnung 2 Kunde 3 Rechnung 3 Dabei werden die Rechnungen in der Reihenfolge des ursprünglichen Ausdruckes angezeigt, d.h., die gesuchte Rechnung wird nicht zwangsläufig zuerst angezeigt, sondern kann an 2. oder 3. Stelle angezeigt werden. Teilestamm In der Teilehistory wird bei der Anzeige der History nicht der tatsächliche Umsatz angezeigt, sondern Menge*Verkaufspreis=Gesamtwert Bei einer aufgeteilten Rechnung entspricht die Anzeige also nicht der Summe der tatsächlich berechneten Beträge (unterschiedliche Konditionen pro Aufteilung möglich). Auftragsbearbeitung Split /Eingriffe Juni 2010 Seite 21 von 22

22 Original einlesen / Gutschrift Neue Aufträge (seit Version 2.4.2) Wird ein Auftrag aus der Historie eingelesen ("Gutschrift" oder "Original einlesen"), muss dieser zwangsläufig komplett - mit der Aufteilung auf die einzelnen Kostenträger - eingelesen werden, da nur so eine korrekte Bestandskorrektur möglich ist (eine Bestandskorrektur von z.b. 30% eines Ersatzteiles kann es nicht geben). Es existiert dann wie seinerzeit bei der Rechnungslegung ein Auftrag mit den Original-Eingriffen und der Original-Aufteilung. Soll die Ursprungsrechnung komplett gutgeschrieben werden, wird so auch für jeden Kostenträger eine Gutschrift gedruckt (im Beispiel alle 3). ACHTUNG: Da ein aus der Historie erzeugter neuer Auftrag grundsätzlich vor dem Ausdruck verändert werden kann, ist im Gutschriftfall unbedingt darauf zu achten, dass die Ursprungsaufteilung nicht verändert wird, da sich sonst die Aufteilung nicht mehr mit der Ursprungs-Rechnung decken würde! Zur Korrektur eines bereits verbuchten Auftrages mit Aufteilungen bestehen folgende Möglichkeiten: Einlesen des kompletten Auftrages zur Gutschrifterzeugung (aus der Historie) - Druck der kompletten Gutschrift (ohne Änderungen) - Erzeugung eines neuen Auftrages (aus der Historie) - Änderung der Aufteilung -Druck der neuen Rechnungen Einlesen des kompletten Auftrages zur Gutschrifterzeugung (aus der Historie) - Löschung eines oder mehrerer Eingriffe - Druck der Gutschrift für verbliebene(n) Eingriff(e) -Erzeugung eines neuen Auftrages (aus der Historie) - Löschung eines oder mehrerer Eingriffe - Änderung der Aufteilung - Druck der neuen Rechnungen für verbliebene(n) Eingriff(e) Manuelle Erfassung von z.b. einem Eingriff aus einer Rechnung zur Gutschrifterzeugung - manuelle Erfassung des Eingriffes in einem neuen Auftrag - Druck der neuen Rechnung Manuell Kulanzgutschrift mit spezieller Auftragsart (ohne ET-Verbuchung). Auftragsbearbeitung Split /Eingriffe Juni 2010 Seite 22 von 22