Herzlich Willkommen. Präsentation

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1 Herzlich Willkommen Präsentation Business Relationship Manager als Unterstützungsfunktion bei der Digitalisierung am Beispiel KIT (Karlsruher Institut für Technolgie) Christoph Lauffer Diplom-Kaufmann verheiratet, 2 Kinder Christoph Lauffer

2 I. Grundlagen 1. Enterprise Architecture (EA) 2. Business Relationship Management (BRM) II. Abgleich von IV-Vorhaben mit der EA 1. Allgemeines Vorgehen beim Abgleich von IV-Vorhaben mit der EA 2. Beitrag des Business Relationship Managers zum Abgleich von IV- Vorhaben mit der EA III. Herausforderungen an die Rolle des BRM als einer bisher noch nicht etablierten Funktion Business Relationship Manager Christoph Lauffer

3 I.1. Enterprise Architecture (EA) Eine Enterprise Architecture beschreibt das Zusammenspiel von Business-Prozessen und IT im Unternehmen und stellt somit einen strategischen, konzeptionellen und organisatorischen Rahmen für die Ausgestaltung der IT-Landschaft zur Verfügung. EA-Management bietet mit seinem ganzheitlichen Ansatz, der Strukturierung in Architekturebenen, den zugehörigen Umsetzungsmethoden und der Governance Grundlagen für eine strategische Ausprägung der gesamten Geschäftsprozess-IT-Landschaft im Sinne der Business-Anforderungen und bereitet den Boden für lokale Verbesserungen und Optimierungen. Aus: Enterprise Architecture Management neue Disziplin für die ganzheitliche Unternehmensentwicklung, BITKOM 2011, Geleitwort Professor August-Wilhelm Scheer. Business Relationship Manager Christoph Lauffer

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5 I.1. Enterprise Architecture (EA) Enterprise Architecture ist Strategisch Umfassend (sowohl Geschäftsprozesse als auch IT) Schafft Transparenz bezüglich Capabilities/Fähigkeiten Kosten und deren Zuordnung Compliance- und Risikothemen Technologische Homogenität und Störanfälligkeit der Systeme Interoperabilität zwischen den Einzelsystemen Business Transformation (Fusionen, Abspaltungen) Zuverlässigkeit der Geschäftsprozesse Gibt Antwort auf die grundsätzlichen Fragestellungen Wer ist beteiligt (Organisation, Rolle)? Welche Funktionen gibt es (Dienste, Aufgaben)? Welche Daten(-strukturen) spielen eine Rolle? Wie ist der Ablauf (zeitlich, räumlich) als Geschäftsprozess? Business Relationship Manager Christoph Lauffer

6 FForschung Lehre Innovation Geschäftsarchitektur Anwendungsarchitektur Infrastrukturarchitektur I.1. Enterprise Architecture (EA) Studierende Mitarbeiter 850 Mio. Gesamtetat 340 Mio. Drittmittel KIT Administration Enterprise Architecture Business Relationship Manager Christoph Lauffer

7 I. 2. Business Relationship Management (BRM) Business Relationship Management ist Bestandteil der Service Strategie aus ITIL. Das Ziel besteht im Identifizieren der Bedürfnisse bestehender (und potentieller) Kunden und im Sicherstellen, dass diese mit geeigneten Services erfüllt werden. Business Relationship Manager unterstützen das Zusammenwirken in IV-Belangen zwischen zentralen und dezentralen Einheiten sowie über Ressortgrenzen hinweg und tragen zu einer KIT -weiten Priorisierung von IV-Services und einer Digitalisierung von Abläufen bei. Aus: IV-Governance-Framework des KIT Der Business Relationship Manager ist die Verbindungsstelle zwischen Kunden/ Fachabteilung und Dienstleistern/IT Business Relationship Manager Christoph Lauffer

8 I. 2. Business Relationship Management (BRM) Sicht Kunde bzw. Fachabteilung (dezentrale Einheiten) Kennt die Governance des Kunden Kennt die beteiligten Organisationseinheiten Kennt den Zweck des Bedarfs der Organisationseinheit Versteht den Geschäftsprozess der Organisationseinheit Kennt den beabsichtigten business case Analysiert mit den Kunden die tangierten Prozesse, Daten und Informationsflüsse Sorgt für eine konkrete Beschreibung der Anforderungen Sicht Dienstleister/IT bzw. SCC (zentrale Einheiten) Kennt die interne Governance, Strategien, Geschäftsprozesse, Aufbauund Ablauforganisation sowie die möglichen Services und Servicelevel des Dienstleisters (Enterprise Achitecture) Übersetzt ( dolmetscht ) die Anforderungen des Kunden für die Mitarbeiter des Service Design und Service Transition Sorgt für einen Entwicklungs-, Meilensteinplan und Servicelevel- Vereinbarungen sowie für die entsprechenden Verträge/Vereinbarungen für Entwicklung, Abnahme, Freigabe, Produktionsaufnahme, Betrieb, Wartung und Produkt-/Serviceleveländerungen Business Relationship Manager Christoph Lauffer

9 I. 2. Business Relationship Management (BRM)

10 II. 1. Allgemeiner Abgleich von IV-Vorhaben mit der EA IV-Vorhaben betreffen in der Regel die Geschäftsprozesse und deren Digitalisierung A. Ist-Aufnahme (Interviews, Fragebögen, Expertenrunden) Ziel des Geschäftsprozesses Derzeitige Bearbeitung des Geschäftsvorfalls dezentral und zentral Beteiligte Organisationseinheiten/Rollen Digitalisierungsgrad Welche Anwendungs- und Infrastrukturarchitektur wird jeweils genutzt? Wie ist der Datenfluss? Welche Qualitätskriterien werden erreicht? Transparenz/Sicherheit Durchlaufzeiten/Schnelligkeit Kommunikationsaufwand Fehlerquote Wie ist die Kundenzufriedenheit/Anwenderzufriedenheit? Wie hoch ist der Aufwand für diese Geschäftsprozesse?

11 II. 1. Allgemeiner Abgleich von IV-Vorhaben mit der EA B. Abweichungsanalyse Wo entspricht der Geschäftsprozess nicht den Sollvorgaben bezüglich Enterprise Architecture Vorgaben der IV als digitaler Arbeitsraum (vgl. IV-Governance) sowie der Gesamtstrategie Qualitätskriterien Kundenzufriedenheit Best Practice (z.b. TU9, Hochschularbeitskreise) C. Bewertung / Priorisierung Prozess kann mit kleinen Korrekturen weitergeführt werden (z.b. Datenfluss, Oberflächengestaltung) Prozess sollte in Teilen redesigned werden Prozess sollte komplett neu designed werden

12 II. 1. Allgemeiner Abgleich von IV-Vorhaben mit der EA D. Sollkonzept Beachtung der Vorgaben der IV (Informationsverarbeitung und-versorgung) Modularer Aufbau ermöglicht Wiederverwertbarkeit von Komponenten (=> Agilität für weitere Geschäftsprozesse) Abstimmung mit den dezentralen und zentralen Organisationseinheiten Abstimmung mit Entwicklung (Nutzung agiler Entwicklungsmethoden, z.b. SCRUM) Vorschlag Meilensteinplanung Business Case E. Einbringen der Neuentwicklung in die Gremien F. Umsetzungsprojekt G. Produktion und Betrieb - Business Relationship Manager Christoph Lauffer

13 II. 2. Beitrag des Business Relationsship Managers zum Abgleich von IV-Vorhaben mit der EA Der Beitrag des BRM erstreckt sich über alle Phasen des IV-Vorhabens A. Unterstützung IST-Aufnahme insbesondere durch: Strukturierte Interviews, Fragebögen, Expertenrunden Aufbereitung von Kennzahlen (z.b. Anzahl Vorgänge je OE, Durchlaufzeiten, Kosten) Definition und Auswertung der Qualitätskriterien Koordinierung von Arbeitskreisen B. Unterstützung Abweichungsanalyse: Einbringen und Darstellen der Soll-EA und Soll-Strategie Ermittlung und Darstellung von Best Practice-Beispielen aus Hochschulen, Verwaltung, Industrie (Internetrecherchen, Arbeitskreise, Kongresse)

14 II. 2. Beitrag des Business Relationsship Managers zum Abgleich von IV-Vorhaben mit der EA C. Unterstützung Bewertung / Priorisierung: Aufstellung der Bewertungskriterien D. Unterstützung Soll-Konzeption Koordination der Abstimmung der dezentralen und zentralen OE s/de s Überwachung der Einhaltung der Vorgaben der IV Kontrolle der Vollständigkeit/Sinnhaftigkeit der Anforderungen und der Vorgaben für die Entwicklung Abstimmung mit der Entwicklung Unterstützung business case E. Einbringung der Neuentwicklung in die Gremien Unterstützung bei den Beschlussvorlagen

15 II. 2. Beitrag des Business Relationsship Managers zum Abgleich von IV-Vorhaben mit der EA F. Umsetzungsprojekt Unterstützung/Vertretung der Anwenderseite im Projekt Ansprechpartner für Entwickler und Service-Delivery G. Produktion und Betrieb Unterstützung der Pilotierung bis zur endgültigen Abnahme

16 II. 2. Beitrag des Business Relationsship Managers zum Abgleich von IV-Vorhaben mit der EA Während des Gesamtprojektes Laufende Information der Beteiligten inklusive Personalvertretung über den Status Überwachung der Meilensteinplanung und der Aufwände (business case) Ggfs. Reporting zu CIO/IV-B; Gremien Ggfs. Veröffentlichung von Artikeln in internen Medien

17 III. Herausforderung an die Rolle des BRM als einer bisher noch nicht etablierten Funktion Erzielen von Akzeptanz bei den zentralen und dezentralen OE s / DE s, den relevanten Gremien sowie der Personalvertretung Definition und Abstimmung der konkreten Rollen, insbesondere mit SCC (Aufgaben, Verantwortlichkeiten, Kompetenzen, Schnittstellen) Bekanntmachung in Gremien und Medien (am besten anhand eines konkreten IV- Vorhabens) Persönliche Kommunikation zu den tangierten Funktionen Überzeugen durch Kommunikation (Zuhören, Fragen stellen, Informieren) Offenheit, Transparenz Kompetenz Team- und Konfliktfähigkeit Übernahme kritischer Aufgaben Erfolgreiche und harmonischer Zusammenarbeit

18 strategiekonform effizient begeisterte Kunden

19 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Haben Sie Fragen? Business Relationship Manager Christoph Lauffer