In welcher Liga spielt Ihre IT? Mit Hilfe von Enterprise Architecture Management zu einer prozess- und kennzahlenorientierten

Transkript

1 Business Process Management In welcher Liga spielt Ihre IT? Mit Hilfe von Enterprise Architecture Management zu einer prozess- und kennzahlenorientierten Unternehmensarchitektur Norbert Graef, Project Manager Stefan Kehrer, Bachelorand Braincourt GmbH Braincourt GmbH, Fasanenweg 11, Leinfelden-Echterdingen, T , F , info@braincourt.com Niederlassung Düsseldorf: Mörsenbroicher Weg 200, Düsseldorf, T , F , info.dus@braincourt.com

2 Inhaltsverzeichnis 1 Trends und Herausforderungen Enterprise Architecture Management Nutzenpotentiale BPM und EAM EAM-Methodensatz Fazit Ihr Ansprechpartner Seite 2

3 1 Trends und Herausforderungen Zahlreiche neue Trends basieren auf IT-Innovationen und warten darauf, das Business zu unterstützen und neue Geschäftsmodelle zu ermöglichen. Zu den wichtigsten Business- und IT-Trends gehören Themen wie Cloud Computing, Big Data und Mobile and Social Technology. All diese Trends basieren auf IT-Innovationen, die nicht nur geschäftsunterstützend, sondern zu einem Großteil auch geschäftsverändernd wirken. Dadurch entstehen Chancen im Wettbewerb, aber auch gleichzeitig hohe Anforderungen an die Agilität der IT-Architektur als auch an die Transformationsfähigkeit des Business. Zusätzlich kommen Anforderungen hinsichtlich gesetzlicher Regelungen, Optimierungsdruck und Risikomanagement hinzu. Durch wahllose Integration neuer und unkontrollierte Erweiterung bestehender IT-Anwendungen leiden Transparenz und Kontrollierbarkeit - Aspekte, die in einer IT-getriebenen Unternehmenswelt unabdingbar und erfolgsentscheidend sind. Die Folgen einer unübersichtlichen IT-Landschaft sind verheerend. Entscheidungen können nur noch auf Grund von aktuellen Anforderungen und ohne strategische Bewertung getroffen werden. Die IT ist überlastet und Projekte ziehen sich in die Länge. Die Folge ist ein unzureichend unterstütztes und sich selbst überlassenes Business. Dadurch besteht die Gefahr des Aufbaus so genannter Schatten-IT. Abbildung 1: Ungesteuerte Umsetzung von Business-Anforderungen Inzwischen stehen Unternehmen vor dem Problem, dass die bestehende IT-Architektur nicht nur unübersichtlich, sondern unbeherrschbar geworden ist. Selbst wenn Anforderungen zum Beispiel für die Datenqualität gesetzt werden, können diese auf Grund von fehlender Transparenz in Projekten nicht mehr umgesetzt werden. Die bestehende Situation treibt viele Unternehmen in Richtung Enterprise Architecture Management (EAM), um einem Stillstand bei der Weiterentwicklung der IT-gestützten Geschäftsfähigkeit entgegenzuwirken. Um neue Trends umsetzen und nutzen zu können, muss die bestehende IT-Landschaft beherrscht werden. Seite 3

4 2 Enterprise Architecture Management Enterprise Architecture Management versteht sich als Managementfunktion, die die Abstimmung zwischen Business und IT (Business-IT-Alignment) durch eine unternehmensumfassende Architektur vorantreibt. Dabei stehen vor allem die Schaffung von Transparenz, die strategische Weiterentwicklung der Gesamtarchitektur und die Unterstützung anderer, wesentlicher Managementfunktionen im Vordergrund. EAM gliedert das gesamte Unternehmen in Architekturebenen und liefert Methoden, um diese mit einem ganzheitlichen Blick strategisch und zielgerichtet weiterzuentwickeln. Dabei werden Geschäftsziele zu Anforderungen für die einzelnen Architekturebenen herunter gebrochen und ermöglichen so eine kontrollierbare und zielgerichtete Umsetzung. Durch EAM ist es möglich, Business- und IT-Entscheidungen auf Basis solider Grundlagen zu treffen. Die Unternehmensarchitektur EAM basiert auf einem Unternehmensarchitekturmodell, das den Aufbau des Unternehmens in den folgenden drei Ebenen beschreibt: Geschäftsarchitektur Anwendungsarchitektur Technologiearchitektur Ein ganzheitliches Modell der Unternehmensarchitektur bildet die Grundlage für das Enterprise Architecture Management. Dadurch werden die Elemente der Unternehmensarchitektur bereits hinsichtlich ihrer Verantwortungsbereiche unterteilt. EAM stellt unterschiedliche Sichten auf die Elemente der Unternehmensarchitektur bereit und führt diese näher zusammen, um auf diese Weise das Business-IT-Alignment zu fördern. Die folgende Abbildung 2 zeigt die Architekturebenen im Zusammenhang mit dem Business-IT-Alignment. Abbildung 2: EAM und das Business-IT-Alignment Seite 4

5 2.1 Nutzenpotentiale Die Liste der Nutzenpotentiale des Enterprise Architecture Managements ist lang. Durch die Dokumentation der Unternehmensarchitektur wird ein ganzheitlicher Blick auf das gesamte Unternehmen möglich. Unterschiedliche Perspektiven ermöglichen zielgerichtete Auswertungen, die eine qualitativ hochwertige Entscheidungsbasis für Entscheidungen auf allen Architekturebenen bieten. Auf diese Art und Weise wird Transparenz geschaffen, die benötigt wird, um die bestehende Unternehmensarchitektur zu verstehen, zu kontrollieren und weiterzuentwickeln. Von der Transparenz profitieren beispielweise das Risiko- oder das Compliance-Management, zudem kann verborgenes Optimierungspotential aufgedeckt werden. Um die Unternehmensarchitektur zielgerichtet und strategisch weiterzuentwickeln unterstützt EAM beim Operationalisieren von Geschäfts- und IT-Zielen. Zusätzlich bestimmen die verschiedensten fachlichen Anforderungen sowie technologische Voraussetzungen die Richtung der Weiterentwicklung. Auf Basis der transparenten Ist-Architektur und den definierten Rahmenbedingungen kann so ein optimaler Entwurf der zukünftigen Soll-Architektur erstellt und dessen Umsetzung forciert und kontrolliert werden. Eine strategische Weiterentwicklung der Unternehmensarchitektur sorgt zusätzlich für eine qualitativ hochwertige Basis, die aufgrund der gesteigerten Agilität die Umsetzung neuer IT-Innovationen und Geschäftsmodelle erleichtert. In Zukunft wird die Agilität und Anpassungsfähigkeit von Unternehmen hinsichtlich technologischer Innovationen und neuer Marktbedingungen maßgeblich über den Geschäftserfolg der Unternehmen entscheiden. Ein aktuelles Beispiel dafür bietet der Trend hin zur Integration von Mobile and Social Technology in bisherige Strukturen. Lokale Optimierungen sind inzwischen beherrschbar geworden. Die Realisierung aktueller IT- und Business-Trends stellt hingegen einen Quantensprung dar, der enorme Wettbewerbsvorteile generiert. Unternehmen, die dazu nicht in der Lage sind, bleiben langfristig auf der Strecke. Durch die IT-Unterstützung in fast allen Bereichen der heutigen Unternehmenswelt ergeben sich durch EAM enorme Differenzierungspotentiale. Die Schaffung von Transparenz ist der erste Schritt zur Weiterentwicklung der Unternehmensarchitektur. EAM sorgt für eine strategische und ganzheitliche Weiterentwicklung der Unternehmensarchitektur. Starre IT-Landschaften bremsen die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen aus. Langfristig wird daher eine gesteigerte Agilität von Businessund IT-Strukturen angestrebt. Seite 5

6 2.2 BPM und EAM Das Business Process Management (BPM) beinhaltet die Gestaltung, Steuerung, Überwachung und Weiterentwicklung der Prozesse eines Unternehmens. Im Vordergrund steht dabei die Kundenorientierung. Die Geschäftsprozesse müssen optimiert werden und dabei flexibel an neue Anforderungen anpassbar bleiben. Mit dem steigenden Grad an IT-Unterstützung in nahezu allen Unternehmensbereichen muss auch die gestiegene Komplexität innerhalb der IT gemanagt werden, um Optimierungspotentiale entsprechend ausschöpfen zu können. Enterprise Architecture Management stellt eine strategische Erweiterung für das Business Process Managements dar und sorgt auf diese Weise für die Sicherstellung der strategischen Weiterentwicklung von Business- und IT-Strukturen im Zusammenhang. Dadurch wird der Fokus der BPM-Perspektive dahingehend erweitert, eine ganzheitliche Optimierung zu ermöglichen und den Beitrag zur Unternehmensleistung und Zielerreichung nachhaltig zu verbessern. Abbildung 3: EAM als strategische Erweiterung von BPM Abbildung 3 zeigt die Handlungsebenen von EAM und BPM und damit die vertikale Ergänzung von BPM durch EAM. Gleichzeitig erweitert EAM BPM auch, indem IT-Strukturen stärker in den Fokus gerückt werden. Auf diese Weise wird eine ganzheitliche Optimierung der Unternehmensarchitektur vorangetrieben. Seite 6

7 3 EAM-Methodensatz Aktuelle Ansätze für EAM sind meist zu abstrakt oder Scheitern bei der Einrichtung eines unternehmensweiten EAMs. Mit der Prämisse, keine Institutionalisierung von EAM anzustreben, sondern zunächst EAM-Nutzenpotentiale zu identifizieren und einzusetzen, wurde daher ein praxistauglicher Methodensatz entwickelt. Braincourt verfolgt mit diesem Methodensatz die Erreichung eines definierten Projektziels mit Hilfe von EAM-Best Practices. Ziel ist die Schaffung einer qualitativ hochwertigen, prozess- und kennzahlenorientierten Entscheidungsunterstützung, mit deren Hilfe Umsetzungsprojekte zur Weiterentwicklung der Unternehmensarchitektur transparenter abgeleitet und bewertet werden können. Der Methodensatz besteht aus einer Reihe an vordefinierten Phasen, die sich jedoch auch aus dem Zusammenhang gelöst einsetzen lassen. Kern des Methodensatzes sind die Analyse-Muster, die im ersten Schritt Transparenz schaffen, indem unterschiedliche Sichten auf Ausschnitte der Unternehmensarchitektur ermöglicht werden. Im Folgenden werden die Analyse-Muster Analyse kritischer Geschäftsprozesse, Bebauungsanalyse und IT-Portfolioanalyse kurz beschrieben. Analyse kritischer Geschäftsprozesse Bewertungsschema zur Identifikation von Handlungsfeldern Einschränkung eines fachlichen Rahmens Sicherstellung der prozessorientierten Weiterentwicklung Abbildung 4: Darstellungen aus der Analyse kritischer Geschäftsprozesse Seite 7

8 Bebauungsanalyse Transparente Dokumentation der Ist-Architektur als Basis der Weiterentwicklung Kann als Entscheidungsgrundlage mit zusätzlichen Informationen angereichert werden Ermöglicht prozessorientierte Betrachtung der IT-Architektur Abbildung 5: Bebauungsplan zur Dokumentation von Architekturausschnitten IT-Portfolioanalyse Fachliche und technische Bewertung von IT-Bebauungselementen als Brücke zwischen den Architekturebenen (z.b. hinsichtlich Geschäftswert, Geschäftspotential) Ableitung von Handlungsempfehlungen aus der IT-Portfoliografik Vergleichbarkeit durch qualitative Bewertung erhöht Kosten-Nutzen- Verhältnis Abbildung 6: IT-Portfoliografik zur Bewertung von IT-Bebauungselementen Durch die Anwendung der Analyse-Muster kann die Komplexität der Unternehmensarchitektur beherrscht und gezielt reduziert werden. Seite 8

9 Die Erkenntnisse aus den Analyse-Mustern können zu einem angereicherten Bebauungsplan verdichtet werden, der hier beispielhaft die folgenden Elemente enthält: Betriebskosten für die Applikationen Bewertung von Geschäftswert und Geschäftspotential der Applikationen aus der IT-Portfolioanalyse (Übertragen durch farbliche Semantik) Manuelle Schnittstellen zwischen den Applikationen Abbildung 7: Angereicherter Bebauungsplan der Ist-Architektur Der angereicherte Bebauungsplan bildet die Basis der Weiterentwicklung des Unternehmensarchitekturausschnittes. 4 Fazit EAM hilft Unternehmen dabei, die IT-Architektur geschäftsorientiert weiterzuentwickeln und die IT durch die Komplexitätsreduktion zu entlasten. Dadurch steigt die Businessunterstützung und Anforderungen sowie Innovationspotentiale können besser umgesetzt werden. Durch EAM erhält die IT wichtige Freiräume zur Optimierung der Business-Unterstützung zurück. Abbildung 8: Ganzheitlich optimierte Zusammenarbeit von Business und IT Der EAM-Methodensatz unterstützt die ganzheitliche und strategische Weiterentwicklung der Unternehmensarchitektur und bietet eine prozess- und kennzahlenorientierten Entscheidungsunterstützung, mit der Umsetzungsprojekte Seite 9

10 zur Weiterentwicklung der Unternehmensarchitektur qualitativ hochwertiger und transparenter beurteilt werden können. Auf diese Weise kann die Unternehmensarchitektur ganzheitlich optimiert und Nutzenpotentiale des EAMs erschlossen werden. 5 Ihr Ansprechpartner Norbert Graef Project Manager Braincourt GmbH Fasanenweg Leinfelden-Echterdingen Norbert.Graef@braincourt.com Telefon: Mobil: Seite 10