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3 1 SCHNELLÜBERSICHT: -KONTO EINRICHTEN... 2 SCHNELLÜBERSICHT: OUTLOOK INDIVIDUELL EINRICHTEN... 4 GRUNDLEGENDE EINSTELLUNGEN... 4 EINSTELLUNGEN FÜR S... 6 EINSTELLUNGEN FÜR KONTAKTE... 8 EINSTELLUNGEN FÜR TERMINE/KALENDER... 9 VERKNÜPFUNGEN ANSICHTEN INDIVIDUELL EINRICHTEN DATEIERWEITERUNGEN ANZEIGEN UND VERSTECKTE DATEIEN ANZEIGEN SCHNELLÜBERSICHT: KONTAKTE VERWALTEN ANSCHRIFTENFELDER NACH DIN MUSTERANSCHRIFTEN FIRMENBRIEF PRIVATBRIEF POSTFACH AUSLANDSANSCHRIFT SCHNELLÜBERSICHT: NACHRICHTEN SENDEN SCHNELLÜBERSICHT: NACHRICHTEN EMPFANGEN SCHNELLÜBERSICHT: REGELN ERSTELLEN SCHNELLÜBERSICHT: VERTEILER ERSTELLEN SCHNELLÜBERSICHT: VERTEILER AUS KATEGORIEN SCHNELLÜBERSICHT: MIT -VORLAGEN ARBEITEN DIE WICHTIGSTEN -REGELN IM BÜRO SCHNELLÜBERSICHT: TERMINE VERWALTEN SCHNELLÜBERSICHT: AUFGABEN VERWALTEN SCHNELLÜBERSICHT: SERIENBRIEFE SCHNELLÜBERSICHT: EINRICHTEN 34 GEFAHREN IM INTERNET Gunther Ehrhardt Bahnstraße Geroldshausen Tel Fax info@buero-update.de

4 2 Schnellübersicht: -Konto einrichten Führen Sie dazu eine der folgenden Aktionen aus: 1. Klicken Sie im Menü Extras auf -Konten. 2. Wählen Sie Ein neues -Konto hinzufügen, und klicken Sie auf Weiter. 3. Wählen Sie den für das Konto verwendeten Server aus, und klicken Sie auf Weiter: 4. Geben Sie in den entsprechenden Feldern die Informationen ein, die Ihnen mitgeteilt wurden:

5 3 Serverinformationen finden Sie auf der Homepage Ihres Providers finden, z. B.: Provider POP3 SMTP Benutzername Acror pop3.arcor.de mail.arcor.de Alias Freenet pop3.freenet.de mx.freenet.de -Adresse T-online pop.t-online.de mailto.tonline.de Alias (ohne Gewähr!) Klicken Sie auf Weitere Einstellungen. Die meisten Provider verlangen hier folgende Einstellung: Im Register VERBINDUNGEN können Sie einstellen, ob über Ihr LAN oder Ihre DFÜ-Verbindung ein Zugang zum Internet hergestellt werden soll. Klicken Sie dann auf OK. 5. Klicken Sie auf Fertig stellen. Gunther Ehrhardt Bahnstraße Geroldshausen Tel Fax info@buero-update.de

6 4 Schnellübersicht: Outlook individuell einrichten Grundlegende Einstellungen 1. ANSICHT -> SYMBOLLEISTEN -> ERWEITERT 2. Zu OUTLOOK HEUTE wechseln: OUTLOOK HEUTE ANPASSEN a. Haken bei BEIM START DIRKET ZU OUTLOOK HEUTE WECHSELN b. evtl. weitere Einstellungen vornehmen 3. EXTRAS -> ANPASSEN: Register OPTIONEN a. MENÜS IMMER VOLLSTÄNDIG ANZEIGEN 4. EXTRAS -> OPTIONEN: Register WEITERE a. Haken bei BEI PROGRAMMBEENDIGUNG ORDNER GELÖSCHTE OBJEKTE LEEREN b. Erweiterte Optionen

7 5 c. AUTOARCHIVIERUNG d. LESEBEREICH (mit Lesebereich auf der rechten Seite und Ansicht ungelesene Nachrichten ) Gunther Ehrhardt Bahnstraße Geroldshausen Tel Fax info@buero-update.de

8 6 Einstellungen für s 1. EXTRAS -> OPTIONEN: Register EINSTELLUNGEN Button: OPTIONEN: e. Haken bei ORIGINAL NACHRICHTEN BEIM ANTWORTEN SCHLIESSEN f. Ggf. Einstellungen im Bereich BEIM ANTWORTEN UND WEITERLEITEN Im Folgenden erhöhen Sie die Sicherheit und stellen Sie lästige Hinweise ab! g. ERWEITERTE -OPTIONEN

9 7 2. EXTRAS -> OPTIONEN: Register -FORMAT a. Nicht jeder auf der Welt verwendet Produkte von Microsoft. Außerdem blockieren manche Empfänger s im HTML-Format. Im Folgenden sehen Sie, wie Sie diese Bereiche richtig einstellen. NUR-TEXT und kein Haken bei MIT MICROSOFT OFFICE WORD 2003 BEARBEITEN b. Button SCHRIFTARTEN c. Erstellen Sie eine Signatur, damit Sie nicht unter jeder Ihren Namen schreiben müssen. Denken Sie als Kapitalgesellschaft an die Pflichtangaben (z. B. HRB-Nr., Geschäftsführer, ) Button SIGNATUREN (inkl. Grußformel) d. Wählen Sie ggf. die SIGNATUR FÜR NEUE NACHRICHTEN und FÜR ANTWORTEN UND WEITERLEITUNGEN aus. 3. EXTRAS -> OPTIONEN: Register RECHTSCHREIBUNG Gunther Ehrhardt Bahnstraße Geroldshausen Tel Fax info@buero-update.de

10 8 Einstellungen für Kontakte 1. Ablage-Sortier-Reihenfolge ändern a. EXTRAS -> OPTIONEN -> Button KONTAKTOPTIONEN: 2. Sortier-Reihenfolge bei über Button AN ändern: b. EXTRAS -> KONTEN (2007: KONTOEINSTELLUNGEN) -> VORHANDENE VERZEICHNISSE ODER ADRESSBÜCHER: ÄNDERN (2007: REGISTER: ADRESSBÜCHER):

11 9 Einstellungen für Termine/Kalender 1. Feiertage eintragen (bitte nur einmal verwenden) und Wochennummern im Kalender eintragen a. EXTRAS -> OPTIONEN ->EINSTELLUNGEN: KALENDEROPTIONEN: 2. Aufgabenblock im Kalender anzeigen Im Ordner KALENDER: ANSICHT: AUFGABENBLOCK (2007: AUFGABENLEISTE -> NORMAL und AUFGABENLISTE) Gunther Ehrhardt Bahnstraße Geroldshausen Tel Fax info@buero-update.de

12 10 Verknüpfungen 1. Verknüpfungen erstellen a. Über WECHSELN ZU -> VERKNÜPFUNGEN b. Im Navigationsbereich auf den Hyperlink NEUE VERKNÜPFUNG HINZUFÜGEN klicken c. Markieren des gewünschten Ordners (z. B. zentrale Kontakte, Journale, ) 2. Reihenfolge im Navigationsbereich ändern a. Unten rechts im Navigationsbereich auf den kleinen Pfeil SCHALTFLÄCHEN KONFIGURIEN klicken > NAVIGATIONSBEREICHOPTIONEN b. VERKNÜPFUNGEN markieren und über NACH OBEN die Schaltfläche nach ganz oben setzen Neu: Office-Schaltfläche 1. Autokorrekturen einstellen a. Termin, oder öffnen b. Über OFFICE-SCHALTFLÄCHE -> EDITOR-OPTIONEN -> DOKUMENTENPRÜFUNG -> AUTOKORREKTUR-OPTIONEN c. z. B. (r) für oder ACII-Zeichensatz-Tabelle: Alt Schnellzugriff einrichten a. Termin, und öffnen (Der Schnellzugriff muss für jedes Fenster individuelle eingestellt werden) b. gewünschte Befehle anklicken

13 11 Ansichten individuell einrichten 1. Kontakte, Termin, oder öffnen 2. Ansicht -> Aktuelle Ansicht -> Ansichten definieren 3. z. B. TELEFONLISTE anklicken -> KOPIEREN -> Namen der neuen Ansicht eintragen Gunther Ehrhardt Bahnstraße Geroldshausen Tel Fax info@buero-update.de

14 12 -> Ansicht anpassen: Felder, Gruppieren, Sortieren Die SPALTEN(breite) kann erst nach erneutem Öffnen FORMATIERT werden! Die neue Ansicht wird u. a. in der erweiterten Symbolleiste angezeigt:

15 13 Dateierweiterungen anzeigen und versteckte Dateien anzeigen Um die MS-DOS-Namen (Dateierweiterungen) sichtbar zu machen, sollten Sie auf jeden Fall im Windows-Explorer die Option zum Ausblenden der Dateierweiterung deaktivieren. Da diese Option in den verschiedenen Windows-Versionen an unterschiedlichen Stellen hinterlegt ist und damit Sie nicht lange suchen müssen, lesen Sie in der kleinen Aufstellung, wo sich die Option in Ihrem Windows-Betriebssystem befindet: Version Windows NT Windows 98 Windows Me Windows 2000 Windows XP Menü Ansicht -> Optionen -> Ansicht: Keine Erweiterung für registrierte Dateien Versteckte Dateien und Ordner: alle anzeigen Extras -> Ordneroptionen -> Ansicht: Dateinamenerweiterung bei bekannten Dateitypen ausblenden Versteckte Dateien und Ordner: alle anzeigen Extras -> Ordneroptionen -> Ansicht: Erweiterung bei bekannten Dateitypen ausblenden Versteckte Dateien und Ordner: alle anzeigen Gunther Ehrhardt Bahnstraße Geroldshausen Tel Fax info@buero-update.de

16 14 Schnellübersicht: Kontakte verwalten Sie möchten: Einen Kontakt erstellen Namen der Kontakte richtig eintragen (siehe auch Musteranschriften, Seite 17) Musteranschriften Eine Adresse einer Kategorie zuweisen Neuen Kontakt in einer Firma Festlegen, dass mehrere Kontakte zu einer Firma existieren Geburtstage und Jahrestage eintragen Eine Wiedervorlage eintragen Informationen zu einem Kontakt hinterlegen Kontakte suchen Lösung DATEI -> NEU -> KONTAKT oder STRG + Shift: C oder über oder per im Anhang erhalten oder aus -Nachricht Im Formular KONTAKT: 1. Button NAME 2. Titel im Feld Anrede eintragen (z. B. Herrn Dr.), Dienst- und Amtsbezeichnungen im Feld POSITION 3. FIRMA eintragen 4. Im Feld SPEICHERN UNTER auswählen: Nachname, Vorname (Firma) wg. Ansicht im Ordner KONTAKTE, Feld ( ) ANZEIGEN ALS u. Sortierung des ADRESSBUCHES (siehe auch Sortier-Reihenfolge, Seite 8) Im Formular KONTAKT: Kategorie auswählen bzw. über HAUPTKATEGORIELISTE ergänzen Im Formular KONTAKT: AKTIONEN > NEUER KONTAKT IN DIESER FIRMA (OL 2007: SPEICHERN UND NEUER KONTAKT -> NEUER KONTAKT IN DIESER FIRMA) Im Formular KONTAKT: KONTAKTE auswählen (2007: NICHT MEHR VORHANDEN) Im Formular KONTAKT: Im Register DETAILS Im Formular KONTAKT: AKTIONEN (2007: OPTIONEN) > ZUR NACHVERFOLGUNG Im Formular KONTAKT: Im NOTIZBEREICH eintragen Im Adressbuch: F11 KONTAKTE durch Anklicken öffnen -> ersten Kontakt markieren -> Anfangsbuchstaben

17 15 Nach Eintrag im NOTIZBEREICH suchen von Nachnamen eintragen -> der gewünschte Kontakt wird automatisch markiert Im Ordner KONTAKTE: EXTRAS > SUCHEN (2007: SOFORTSUCHE) -> SUCHEN (2007: SOFORTSUCHE) oder STRG + E Gunther Ehrhardt Bahnstraße Geroldshausen Tel Fax info@buero-update.de

18 16 Anschriftenfelder nach DIN 5008 Aktuelle Adressen von Kunden, Interessenten und Partnern bilden einen wichtigen Grundstock für Ihre Korrespondenz. Schreiben Sie die Dienst- und Amtsbezeichnung, den/die Titel und vor allem den Vor- und Nachnamen des Ansprechpartners richtig. Empfängerdaten Das Anschriftfeld kann aus bis zu 9 Zeilen bestehen. Die Absätze sind 1-zeilig geschrieben: 1 Nicht nachsenden Zusatz- und Vermerkzone 2 Übergabe-Einschreiben Rückschein Zusatz- und Vermerkzone 3 W343435, caer Zusatz- und Vermerkzone 1 Anschriftzone 2 Herrn Karl Maier Anschriftzone 3 bei Otto Huber Anschriftzone 4 Bahnhofstraße 13 Anschriftzone Würzburg Anschriftzone 6 Anschriftzone Zusatz- und Vermerkzone Informationen über die Sendungsart (wie Büchersendung, Warensendung, Blindensendung), besondere Versendungsformen (wie Post-Express, Einwurf-Einschreiben, Eigenhändig, ) sowie Vorausverfügungen (wie Nicht nachsenden, Wenn unzustellbar, zurück oder auch Ordnungsmerkmale des Versenders werden in die Zusatz- und Vermerkzone geschrieben. Auch die elektronische Frankierung mit STAMPIT wird in diese Zone eingefügt:

19 17 Musteranschriften Die Berufs- oder Amtsbezeichnung (Direktor, Landrat, Bürgermeister,...) steht hinter der Anrede: 1 Frau Rechtsanwältin 2 Ute Steinbeck 3 Alstergasse Hamburg 5 6 Der akademische Grad steht vor dem Namen: 1 Herrn 2 Dr. Manuel Müller 3 Heinestraße Würzburg 5 6 Der Empfänger ist Untermieter (das c/o (carried/over) für den Untermieter wird nicht mehr verwendet): 1 Frau 2 Alexandra Müller 3 bei Dencke 4 Barbarossaplatz Würzburg 6 Firmenbrief denn die Firma ist zuerst genannt - er wird geöffnet an Herrn Baumgart weitergeleitet. 1 Dresdner Handelsgesellschaft mbh 2 Herrn Michael Baumgart 3 Königsberger Straße Dresden 5 6 Gunther Ehrhardt Bahnstraße Geroldshausen Tel Fax info@buero-update.de

20 18 In den Firmenanschriften wird das Wort Firma weggelassen, wenn aus der Empfängerbezeichnung erkennbar ist, dass es sich nicht um eine natürliche Person handelt. Privatbrief denn die Person ist zuerst genannt - er wird ungeöffnet an Frau Sander weitergeleitet. Nach den DIN-Vorschriften ist kein Persönlich bzw. Vertraulich vorgesehen. 1 Frau 2 Elke Sander 3 Norddeutsche Landesbank Hannover 5 6 Postfach Nach der DIN 5005 sind die Postfachnummern von rechts nach links in Zweiergruppen zu gliedern. Durch die Gliederung sind die Postfachnummern lesefreundlicher. 1 Max Maier AG 2 Postfach Würzburg Auslandsanschrift Bei der Auslandsanschrift werden der Bestimmungsort und das Bestimmungsland in Großbuchstaben geschrieben. Der Ort wird in der Landessprache des Bestimmungslandes und das Land in der Landessprache des Versendungslandes geschrieben. 1 Casa de Carmona 2 Plaza de Lasso CARMONA 4 SPANIEN 5 6

21 19 Schnellübersicht: Nachrichten senden Sie möchten: Lösung Nachricht an Kontakt senden 1. STRG + Shift + M 2. Nachnamen o. Teil des Nachnamens im AN-Feld eintragen 3. STRG + K 4. Nachnamen auswählen Bild einfügen 1. Html-Format einstellen: FORMAT (2007: OPTIONEN) -> HTML-FORMAT 2. EINFÜGEN -> BILD (2007: GRAFIK) oder 3. FORMAT - > HINTERGRUNDBILD (2007: OPTIONEN -> DESIGNS) Autosignatur manuell eintragen Autokorrekturen verwenden (nur bei NUR- TEXT s möglich) EINFÜGEN -> SIGNATUR (siehe auch Sortier-Reihenfolge, Seite 8) EXTRAS -> AUTOKORREKTUR-OPTIONEN (wird auch in Word o. Excel übernommen) Bildkopien 1. ANSICHT (2007: OPTIONEN) > BCC- FELD 2. Im BCC-Feld eingetragene E- Mailadressen können vom AN- Empfänger oder CC-Empfänger nicht gelesen werden Eine Datei verschicken 1. EINFÜGEN -> DATEI oder 2. Büroklammer in Symbolleiste Optionen festlegen a. Nachricht darf nicht weitergeleitet werden b. Die Wichtigkeit einer Nachricht festlegen c. Eine Übermittlungs- oder Lesebestätigung erhalten d. Über Antworten auch andere Personen informieren Register NACHRICHT a. BERECHTIGUNGEN FÜR DIESES ELEMENT FESTLEGEN: NICHT WEITERLEITEN b. WICHTIGKEIT Register OPTIONEN a. LESE- / ÜBERMITTLUNGS- BESTÄTIGUNG DIREKTE ANTWORT AUF Nachricht als Entwurf speichern: SCHLIESSEN: ÄNDERUNGEN SPEICHERN -> JA Gunther Ehrhardt Bahnstraße Geroldshausen Tel Fax info@buero-update.de

22 20 Schnellübersicht: Nachrichten empfangen Sie möchten: Vorschau einstellen Antworten: a. Eine Nachricht beworten b. Allen Empfängern antworten c. Eine Nachricht weiterleiten Anlagen öffnen Ordnung schaffen durch a. als gelesen markieren b. als ungelesen markieren c. Erinnerung hinzufügen Lösung Im Ordner POSTEINGANG ANSICHT a. -AUTOVORSCHAU b. --> ANORDNEN NACH > DATUM und IN GRUPPEN ANZEIGEN AKTIONEN a. -> ANTWORTEN b. -> ALLEN ANTWORTEN c. -> WEITERLEITEN Bei geöffneter 1. Erst an Hand der Datei-Endung sicherstellen, dass es sich nicht um einen Virus handelt. 2. Doppelklick auf Anlage: SPEICHERN 3. Virenscan 4. Öffnen Kontext-Menü (= rechte Maus) auf Nachricht a. ALS GELESEN MARKIEREN b. ALS UNGELESEN MARKIEREN c. ZUR NACHVERFOLGUNG KENNZEICHNEN Die Bedeutung der Symbole der s finden Sie auf Seite 28.

23 21 Schnellübersicht: Regeln erstellen EXTRAS -> REGELN UND BENACHRICHTIGUNGEN -> NEUE REGEL -> REGEL OHNE VORLAGE ERSTELLEN -> Weiter einer bestimmten z. B. Kategorie zuordnen o. in einen Ordner verschieben Gunther Ehrhardt Bahnstraße Geroldshausen Tel Fax info@buero-update.de

24 22 Schnellübersicht: Verteiler erstellen DATEI -> NEU: VERTEILERLISTE o. STRG + Shift: L Namen für Verteiler vergeben (am besten mit Wort Verteiler am Anfang, z. B. Verteiler Würzburg ): MITGLIEDER AUSWÄHLEN: SPEICHERN UND SCHLIESSEN (Der Verteiler ist im Ordner KONTAKTE unter den eingegebenen Namen abgelegt.)

25 23 Verteiler aktualisieren Wenn Sie die -Adresse eines Kontakts geändert haben, weiß die VERTEILERLISTE davon überhaupt nichts. Jede Sendung wird an die Gruppe würde also auf Basis der alten E- Mail-Adresse erfolgen. Das Gleiche gilt, wenn Sie einen Kontakt gelöscht haben! Aktualisieren Sie Ihre Verteilerliste: Im Ordner KONTAKTE: Verteiler öffnen: JETZT AKTUALISIEREN an Verteiler versenden 1. STRG + Shift: M 2. Am Besten im BCC-Feld einen Teil des Verteilernamens eingeben: z. B. Verteiler Würzburg 3. STRG + K 4. Verteiler aussuchen Gunther Ehrhardt Bahnstraße Geroldshausen Tel Fax info@buero-update.de

26 24 Schnellübersicht: Verteiler aus Kategorien Sie arbeiten mit Kategorien und wollen aus diesen Kontakten einen -Verteiler erstellen. Das funktioniert nicht. Gehen Sie doch wie folgt vor: Stellen Sie die Kategorie-Ansicht ein: ANSICHT -> ANORDNEN NACH -> KATEGORIEN Danach markieren Sie mit Shift (Großschreib-Taste) und den Pfeiltasten die gewünschten Kontakte. Diese ziehen Sie per Drag & Drop auf das Feld . Dadurch wird automatisch eine mit Ihren -Adressen im AN-Feld (als Verteiler) stellt. Bitte denken Sie daran, dass Sie s an einen Verteiler niemals über das AN-Feld versenden, sondern die -Adressen immer in das BCC Feld kopieren. Zum einen verhindern Sie, dass noch mehr Spam entsteht, zum anderen schützen Sie die Daten Ihrer Empfänger.

27 25 Schnellübersicht: Mit -Vorlagen arbeiten So speichern Sie eine als Vorlage ab: 1. Schreiben Sie eine , so wie Sie es gewohnt sind. 2. Anschließend klicken Sie auf: DATEI > SPEICHERN UNTER 3. Wählen Sie hier den Dateityp OUTLOOK-VORLAGE (*.oft) aus. 4. Geben Sie Ihrer Vorlage einen Namen (z. B. Anfrage). 5. Dann klicken Sie auf SPEICHERN. Dann können Sie diese SCHLIEßEN, ohne sie zu speichern. Klicken Sie also auf ABBRECHEN. Binden Sie Ihre neue Vorlage wie folgt in ein Menü ein: 1. Klicken Sie auf EXTRAS -> ANPASSEN. 2. Im Register BEFEHLE gehen Sie in den Bereich KATEGORIEN. Dort wählen Sie Neues Menü aus und suchen im Bereich BEFEHLE den Punkt NEUES MENÜ aus. 3. Diesen ziehen Sie durch Drag & Drop in die Symbolleiste. Gunther Ehrhardt Bahnstraße Geroldshausen Tel Fax info@buero-update.de

28 26 4. Mit rechter Maus können Sie den Namen Ihres Menüs (z. B. Anfrage) verändern und mit ENTER bestätigen. 5. Gehen Sie wieder in den Bereich KATEGORIEN und suchen dort Datei. 6. Im Bereich BEFEHLE ziehen Sie -NACHRICHT durch Drag & Drop in die Symbolleiste. 7. Sie können wieder mit der rechten Maus-Taste den Namen (z. B. Vielen Dank) verändern. 8. Schließen Sie das Fenster ANPASSEN. So haben Sie also einen neues Menü Anfragen und einen neuen Unterpunkt Vielen Dank angelegt. Nun müssen Sie den Pfad zu Ihrer oft-vorlage herausfinden, um diese mit dem neuen Menü zu verbinden: 1. Klicken Sie auf DATEI -> NEU -> FORMULAR AUSWÄHLEN. 2. Bei SUCHEN IN wählen Sie VORLAGEN IM DATEISYSTEM aus. 3. Markieren Sie den Pfad C:\...\...\*.oft 4. Kopieren Sie die Markierung mit STRG + C in die Zwischenablage. 5. Klicken Sie auf ABBRECHEN. 6. Anschließend öffnen Sie wieder EXTRAS -> ANPASSEN

29 27 7. Öffnen Ihr neues Menü Anfragen und hier den Unterpunkt Vielen Dank. 8. Dann öffnen Sie über die rechte Maustaste wieder das Kontextmenü und klicken auf HYPERLINK ZUWEISEN -> ÖFFNEN. 9. Im Bereich ADRESSE fügen Sie über STRG + V den Pfad zu Ihrer Vorlage ein. 10. Das Sternchen * ersetzen Sie durch den Namen Ihrer Vorlage (in unserem Beispiel durch Anfrage). 11. Bestätigen Sie mit OK. Gunther Ehrhardt Bahnstraße Geroldshausen Tel Fax info@buero-update.de

30 28 Nachrichtensymbole Symbol Bedeutung Ungelesene Nachricht Gelesene Nachricht Entwurf Nachricht wird gesendet weitergeleitete Nachricht Nachricht, auf die geantwortet wurde Übermittlungsbenachrichtigung Lesebestätigung

31 29 Die wichtigsten -Regeln im Büro Das Schreiben von s ist heute genauso schwer aus dem Büroalltag wegzudenken wie das Telefon oder die Schreibtischlampe. Doch auch bei einem so unkomplizierten Vorgang der Kommunikation sollten Sie bestimmte Regeln beachten. Im Folgenden ein paar Tipps für alle, denen Umgangsformen beim Schreiben von s genauso am Herzen liegen wie beim Schriftverkehr auf dem Papier. Denn letztendlich hinterlässt eine genauso einen Eindruck beim Empfänger wie ein herkömmlicher Brief. Deshalb sollten Sie die Regeln für den Geschäftsbrief (DIN ) auch bei s anwenden. Regel 1: Betreffzeile Die meisten Menschen erhalten heute mehr elektronische Post, als sie beim besten Willen lesen können Ihre Betreffzeile sollte deswegen klar das Thema nennen und im Idealfall den Empfänger auch noch neugierig machen. Regel 2: Schriftbild Vorsicht: GROßSCHREIBUNG wird in s als Brüllen verstanden. So genannte Smileys können dagegen Stimmungen :-) Freude :-( Trauer ;-) Scherz darstellen. Für sie gilt: Sparsamer Gebrauch steigert die Wirkung. Regel 3: Signatur Die meisten -Programme bieten die Möglichkeit, eine Signatur anzuhängen. Darin sollten Sie Ihre Telefonnummer für eventuelle Nachfragen angeben. Sinnsprüche oder Witze sind dagegen eher störend vor allem bei häufigem Mailwechsel. Achtung: Seit gelten für Gesellschaften, für die das HGB Anwendung findet, bestimmte Formvorschriften. Regel 4: Dateianhänge Halten Sie Ihre Dateianhänge möglichst klein. Das spart Ihnen und Ihrem Empfänger Zeit und beansprucht keine unnötigen Speicherressourcen. Regel 5: Beantwortung Der schriftliche Charakter von s verführt Sie s wie Briefe zu behandeln. Angemessener ist jedoch der Vergleich mit einer Telefonnachricht. Versuchen Sie deshalb, Ihre Mails binnen 24 Stunden zu beantworten. Regel 6: Diskretion (Ohne Einverständnis keine Weiterleitung!) Eine Mail ist genauso vertraulich wie ein Brief zu behandeln. Sie darf nur mit Zustimmung des Absenders weitergeleitet werden. Regel 7: Diskretion (Mail = Postkarte) Die Datensicherheit von unverschlüsselten s gleicht der Halböffentlichkeit von Postkarten oder Faxen. Geheimnisse, Geständnisse und Bekenntnisse sind daher in s so gut aufgehoben wie am Schwarzen Brett. Gunther Ehrhardt Bahnstraße Geroldshausen Tel Fax info@buero-update.de

32 30 Regel 8: Formulierungen Wenn Sie zweifeln, wie Sie eine formulieren sollen, folgen Sie am besten dem Vorbild der letzen Mail, die Sie von der jeweiligen Person erhalten haben. So vermeiden Sie unbeabsichtigte Unhöflichkeit und Beleidigungen. Regel 9: Kein Missbrauch des CC-Feldes Eine große Unsitte hat sich bei manchen -Versendern eingebürgert. So werden alle E- Mails jeweils in Kopie an unbeteiligte Dritte geschickt, um diesen zu informieren. Überlegen Sie immer beim Eintragen in das CC-Feld, ob der Empfänger wirklich Interesse an Ihrer Information hat. Sie erhöhen damit nur die -Flut! Regel 10: kein ständiger Posteingangscheck Sind Sie sicher, dass Sie sich vom Computer immer informieren (möglichst noch mit Tönen und Bildern) lassen müssen, wenn eine neue eingegangen ist? Sind Sie sicher, dass Sie alle ½ Stunde überprüfen müssen, ob s eingegangen sind? Es reicht völlig aus, wenn Sie 3-mal am Tag Ihre s checken. (Natürlich hängt dies auch von Ihrem Arbeitsbereich ab.) Schalten Sie sämtliche automatischen Hinweise auf einen -Eingang ab. Es gibt nichts schlimmeres, als ständig bei einer Arbeit unterbrochen zu werden. Wenn eine wirklich ganz schnell bearbeitet werden muss, wird sich der Absender bei Ihnen telefonisch melden. Hätten Sie es gewusst? 1971 verschickte der US-Amerikaner Ray Tomlinson die erste Mail. Von ihm stammt auch der Gebrauch

33 31 Schnellübersicht: Termine verwalten Sie möchten: Einen Termin eintragen Die Erinnerung festlegen Termine farbig kennzeichnen Eine Terminserie aus einem vorhandenen Termin erstellen Für einen Termin eine Datei bereitstellen Aktivitäten eines Kontakts nachvollziehen Der Aufruf der Aktivitäten dauert sehr lange, deshalb ist es sinnvoll für diese Tätigkeit den Business Contact Manager o. eine ähnliche Software zu verwenden. Tagesordnung für einen Termin erstellen Ein einmaliges Ereignis erstellen Lösung DATEI -> NEU ->TERMIN oder STRG + Shift: a Im Formular TERMIN: Erinnerung ändern Im Formular TERMIN: BESCHRIFTUNG einstellen (2007: KATEGORISIEREN) Im Formular TERMIN: AKTIONEN -> SERIENTYP Im Formular TERMIN: EINFÜGEN -> DATEI oder In Symbolleiste: Büroklammer 1. Im Formular TERMIN: KONTAKT auswählen -> Termin speichern (2007: Verwendung nicht sinnvoll) oder KONTAKT aufrufen: AKTIONEN -> NEUER TERMIN MIT KONTAKT 2. KONTAKT öffnen: Register AKTIVITÄTEN. Im Formular TERMIN: TOPs im Notizfeld eintragen Im Ordner Kalender: AKTIONEN -> NEUES GÄNZTÄGIGES EREIGNIS Achtung: bei ANZEIGEN ALS umstellen auf beschäftigt: Ein jährliches Ereignis erstellen Achtung: Geburtstage und Jahrestage werden in den KONTAKTEN unter DETAILS eingetragen Einen Termin verschieben Besprechungsanfrage erstellen Im Ordner Kalender: AKTIONEN -> NEUES GÄNZTÄGIGES EREIGNIS -> SERIENTYP: JÄHRLICH Im Ordner Kalender: Auf Termin zeigen: Drag & Drop STRG + SHIFT: Q DATEI -> NEU -> BESPRECHUNGSANFR. Gunther Ehrhardt Bahnstraße Geroldshausen Tel Fax info@buero-update.de

34 32 Schnellübersicht: Aufgaben verwalten Sie möchten: Eine Aufgabe erstellen Chronologische Reihenfolge von Aufgaben beachten Eine Aufgabe als erledigt kennzeichnen Lösung DATEI -> NEU -> AUFGABE oder STRG + Shift: T Im Formular AUFGABE: 1. ERINNERUNG 2. BEGINNT AM 3. FÄLLIG z. B. in Ansicht OUTLOOK HEUTE: HAKEN setzen Eine Aufgabenserie erstellen Im Formular AUFGABE: AKTIONEN -> SERIENTYP Eine Aufgabenanfrage erstellen STRG + Shift: Z oder DATEI > NEU -> AUFGABENANFRAGE Eine vorhandene Aufgabe übertragen Im Formular AUFGABE: AKTIONEN -> AUFGABE ZUORDNEN Aufgaben annehmen, ablehnen Im Formular AUFGABE: ÜBERNEHMEN o. ABLEHNEN einen Statusbericht senden Im Formular AUFGABE: AKTIONEN -> STATUSBERICHT SENDEN Projekte verwalten 1. Im Formular AUFGABE: KATEGORIEN ZUORDNEN 2. Im Ordner AUFGABEN: ANSICHT -> ANORDNEN NACH: KATEGORIEN

35 33 Schnellübersicht: Serienbriefe 1. Markieren Sie die gewünschten Kontakte 2. Wählen Sie EXTRAS SERIENDRUCK und geben Sie entweder an, dass Sie ALLE KONTAKTE IN AKTUELLER ANSICHT benutzen wollen oder wenn Sie nur die Markierung nehmen wollen dass Sie NUR AUSGEWÄHLTE KONTKAKTE verknüpfen wollen: Im oben gezeigten Fenster suchen Sie im Bereich DOKUMENT entweder NEUES DOKUMENT oder das VORHANDENE DOKUMENT 4. Übernehmen Sie ansonsten alle bereits voreingestellten Einstellungen, wie sie auf dem obigen Fenster gezeigt sind, und klicken auf OK. 5. In Word können Sie im Hauptdokument die Felder einfügen und als Vorlage abspeichern. Gunther Ehrhardt Bahnstraße Geroldshausen Tel Fax info@buero-update.de

36 34 Schnellübersicht: Einrichten 1. Word öffnen: Makro-Sicherheit ändern: Extras -> Makro -> Sicherheit -> Sicherheitsstufe auf Mittel einstellen 2. Dotoffice installieren (ggf. Makros aus dieser Quelle vertrauen und Makros aktivieren ) 3. Über Windows-Explorer Verknüpfung mit Desktop mit Brief_zvlg.dot in Anwendungsdaten/Mikrosoft/Vorlagen 4. Position = KDNR als Textmarke 5. Vorlage anpassen: a. Leerschritt zwischen Straße und Ort löschen b. Ort nicht fett c. Absender-Info-Block, Textfeld Tel., Name, Ort bei Datum und Benutzername unter Gruß löschen d. Anzeigen der eingefügten Textmarken: Extras -> Optionen -> Ansicht: Textmarken e. Welche Textmarke ist wo eingefügt: Textmarke markieren: Einfügen -> Textmarke (Name der Textmarke ist markiert) f. Textmarke löschen: Einfügen -> Textmarke: Löschen g. Textmarken einfügen: Ansicht -> Symbolleisten: Textmarken, Textmarken1, Textmarken2 h. Layout anpassen

37 35 Gefahren im Internet Bezeichnung Beschreibung Gefahr droht bei Viren Schadprogramm Disketten, CD, s mit Anhängen Würmer Schadprogramm, dass Massenmails über das Adressbuch versendet s mit Anhängen Trojaner (Spyware) Spionageprogramm s mit Anhängen Dialer Internet-Einwahlprogramm (Hohe Kosten) Spam Werb s s Phishing Makros Html-Mails , die einen Hyperlink auf getarnte Banking Homepage enthält Automatische Programm für MS- Office-Programme s Format, das schädliche Anweisungen enthalten kann Surfen im web s mit Hyperlinks s mit Anhängen s Pop-Ups Werbefenster von Homepages Surfen im Web Port-Scan Überprüfung auf offenen Zugang des PC Surfen im Web Schutz Einstellungen am Browser (Siehe auch Browser-Check Antivirensoftware (antivir) Bei Outlook: Sicherheitsstufe 1: automatische Sperrung der Anhänge, z. B..bat,.exe,.zip, Trotzdem Dateierweiterungen anzeigen lassen Bei Outlook: Sicherheitsstufe 2: Anhänge speichern und erst nach Virenprüfung öffnen Antispyware (Ad-Ware, Spybot) Dialer: 0900-Warner, Vorsicht bei Eingabeaufforderung, Kostenlimit, Nummern sperren lassen, Bsp: Hausaufgaben.de Firewall (zone-alarm) Vorsicht bei -Links und -Anhängen updates für vorhandene Software Datensicherung Gunther Ehrhardt Bahnstraße Geroldshausen Tel Fax info@buero-update.de

38 36 Schutz vor SPAM Sofort löschen ohne zu lesen: siehe Betreffzeile Nicht antworten z. B. Link bei Newslettern Abbestellen Keine Lesebestätigung versenden Für Gewinnspiele: Weg-Werf- -Adresse In Foren und durch AT ersetzen Updates von Junkmail-Filter für Outlook besser: bei Provider Spam-Filter aktiveren Schutz vor Viren Infos