WIR REDEN KEIN BLECH.

Transkript

1 QOMET-Info: GoBD / DSGVO (Seite 1/5) QOMET und die GoBD Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) regeln die formalen Anforderungen an die Buchführung und die Aufbewahrung von steuerrechtlich relevanten elektronischen Daten und Papierdokumenten unter Bezug auf die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung. Soweit der Eintrag in Wikipedia Wer jetzt nach dem Begriff Buchführung das Thema gedanklich abgelegt hat und denkt, es betrifft nur die Fibu, liegt falsch. Das Bundesfinanzministerium schreibt hierzu: Neben den außersteuerlichen und steuerlichen Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen zu Geschäftsvorfällen sind alle Unterlagen aufzubewahren, die zum Verständnis und zur Überprüfung der für die Besteuerung gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen im Einzelfall von Bedeutung sind (vgl. BFH-Urteil vom 24. Juni 2009, BStBl II 2010 S. 452). Dazu zählen neben Unterlagen in Papierform auch alle Unterlagen in Form von Daten, Datensätzen und elektronischen Dokumenten, die dokumentieren, dass die Ordnungsvorschriften umgesetzt und deren Einhaltung überwacht wurde. Nicht aufbewahrungspflichtig sind z. B. reine Entwürfe von Handels- oder Geschäftsbriefen, sofern diese nicht tatsächlich abgesandt wurden. Das bedeutet, dass alle Dokumente Belegcharakter haben, die am Ende der Kette einen steuerlich verwertbaren Charakter haben. Gehen wir vom klassischen Fall einer Auftragsrechnung aus, beginnt das mit der Anfrage des Kunden per oder Fax, und geht weiter über das Angebot, die Auftragsbestätigung, über relevante Dokumente der Kalkulation bis hin zur Rechnungsstellung. Sie müssen diese Dokumente nicht nur aufheben, sondern vor allem auch dokumentieren wie Ihre Firma damit umgeht. Hier kommt die Verfahrensdokumentation ins Spiel, die jede Firma für sich selbst erstellen muss. In dieser beschreiben Sie das Verfahren, welche Abläufe in Ihrer Firma gelten, wenn es um Dokumente geht. Das reicht vom Post- und -Eingang bis hin zur Ablage (Archiv oder Vernichtung). Dabei ist es egal, ob es um Belege in Papierform oder digitale oder digitalisierte Dokumente geht. Hierzu legen wir Ihnen diese Lektüre ans Herz: den offiziellen Text des Bundesfinanzministeriums ein Leitfaden einer Münchner Sozietät, auf den immer wieder Bezug genommen wird die am meisten zitierte Musterverfahrensdokumentation

2 QOMET-Info: GoBD / DSGVO (Seite 2/5) Es gibt bereits Urteile mit dem Ziel der Beweispflichtumkehr: Der Staat setzt offenbar verstärkt darauf, dem Betrieb die Beweispflicht für die Ordnungsmäßigkeit zuzuschieben: der Prüfer muss Ihnen also nicht nachweisen, dass Sie einen Fehler gemacht haben, sondern Sie müssen belegen, dass alles korrekt abgelaufen ist. Wer jetzt gedanklich schon die nächsten Urlaube streicht, um das alles zu erarbeiten, kann ein wenig aufatmen. QOMET bietet bereits jetzt umfassende Möglichkeiten, sauber nach GoBD zu arbeiten. Das komplette Prozedere steht und fällt mit Ihrer eigenen Verfahrensanweisung, die das Bundesfinanzministerium zwingend vorschreibt. Sie haben zwei Möglichkeiten: oben haben wir Ihnen den Link zu einer offiziellen Musteranweisung gegeben. Diese können Sie verwenden und auf Ihre eigenen Abläufe hin anpassen. Alternativ haben wir (ursprünglich auf diesem Muster basierend) eine eigene Verfahrensanweisung formuliert, die für Kunden passen sollte, die ihre Dokumentation komplett mit QOMET abbilden (so dürften die meisten arbeiten). Dieses Muster stellen wir unseren Anwendern gegen eine kleine Pauschale gerne zur Verfügung. Wir möchten erreichen, dass QOMET die eigene Verfahrensdokumentation abbildet und das Archiv aller ein- und ausgehenden Dokumente bildet. Folgende Punkte haben wir umgesetzt: Ausgehende Dokumente Wir liefern seit Jahren alle Berichte mit Speichervorgaben aus, die sicherstellen, dass ausgehende Schreiben korrekt abgelegt werden. Sie haben tatsächlich noch Berichte ohne Speichervorgaben? Aktuelle Vorlagen finden Sie auf MyQomet in allen Berichten der Musterschmiede Eingehende Dokumente Bei eingehenden Dokumenten (egal, ob digital oder digitalisiert) sieht die Sache anders aus, denn unterschiedliche Anwender haben zuweilen unterschiedliche Meinungen über den korrekten Ablageort. Sie können nun für die fünf wichtigsten Dokumentengruppen Vorgaben definieren. Der Import der Dokumente der Dokumente per drag and drop ändert sich nicht: Prüfbescheinigungen ziehen Sie wie gewohnt in die entsprechende Position von Bestellung, Rechnungs- oder Wareneingang Rechnungseingang / Bestellung / Wareneingang: Das Dokument ziehen Sie in den Tab Dokumente innerhalb der entsprechenden Funktion Kassenbewegungen: Hier haben Sie zwei Möglichkeiten positionsweise in den Bareintrag ebenfalls in den Tab Dokumente (für die markierte Position)

3 QOMET-Info: GoBD / DSGVO (Seite 3/5) Neu ist, dass Sie vordefinieren können, wie mit welchem Dokument verfahren werden soll. Diese Vorgaben treffen Sie in den Grundeinstellungen / Dokumentenverwaltung. Sie können bis zu sechs Stellen vordefinieren 1. der Ablageort ist der physikalische Ort, an dem Sie das Papier ablegen 2. Die Gruppe ist die Dokumentengruppe, unter der das Dokument abgelegt werden soll 3. Die Kontaktart sollten Sie nur ausfüllen, wenn das Dokument zusätzlich als Journaleintrag mit einer Adresse verknüpft werden soll 4. Sie haben die Möglichkeit, (nur!) in PDFs Wasserzeichen zu erstellen, um das Dokument eindeutig zu klassifizieren. Voraussetzung ist, dass Sie zunächst die Maske korrekt befüllen, bevor Sie das Dokument abspeichern. Danach wird an vier Ecken des Dokuments die Nummer als Wasserzeichen eingedruckt, die Sie in den Grundeinstellungen vorgegeben haben. Ändern Sie anschließend die Nummer, bleibt das Dokument mit dem ursprünglichen Wasserzeichen erhalten. 5. Haben Sie in der Vergangenheit Ihre Dokumente bereits so wie oben beschrieben abgespeichert, können Sie auf Wasserzeichen eintragen klicken. Alle so abgespeicherten Dokumente werden nachträglich mit dem Wasserzeichen versehen. 6. Das Muster für Dateinamen ist eine feine Sache, wenn Sie Dokumente des gleichen Typs immer nach dem gleichen Schema benennen möchte. Beispiel Rechnungseingang: In Ihrer Verfahrensdokumentation haben Sie festgelegt, dass alle Eingangsrechnungen nach folgendem Schema benannt werden: RE (Rechnungsnummer) (Lieferant). Das Dateimuster lautet dann RE $SIN_INVOICENR$ $ADA_INFO$. Dabei hilft Ihnen der Support natürlich gerne.

4 QOMET-Info: GoBD / DSGVO (Seite 4/5) Änderungen an Datensätzen Löschprotokoll Im Zuge der GoBD-Konformität muss der Löschvorgang dokumentiert werden. Sie haben folgende Möglichkeiten, den Löschgrund auszuwählen: 1. wir schlagen selbst bereits einige sinnvolle Gründe vor: 2. über dieses Schaltfeld können Sie weitere Gründe erfassen 3. beim Löschen eines Datensatzes können (sollten!) Sie noch einen Kommentar hinterlegen Das Löschprotokoll wird wegen der Aufbewahrungspflicht 11 Jahre fortgeführt. Versionierung Ähnlich läuft es mit der Versionierung von Dokumenten. Sie kennen es: Ändern Sie ein Dokument ab, werden Sie gefragt, ob Sie eine neue Version erstellen möchten. Zusätzlich erhalten Sie die Möglichkeit, eine Bemerkung zu hinterlegen, warum die Änderung notwendig geworden ist. In der Dokumentenverwaltung werden diese Bemerkungen nun auch angezeigt: Wenn Sie einzelne Dokumentengruppen (dort einstellbar) von der Revisionssicherheit ausnehmen (z.b nicht GoBD-relevante Dokumente), sieht der Speicherdialog so aus: Nun können Sie auch die aktuelle Version überschreiben.

5 QOMET-Info: GoBD / DSGVO (Seite 5/5) QOMET und die DSGVO Über dieses Thema informiert Sie ausführlich Ihr Datenschutzbeauftragter, weil es diesen Rahmen sprengen wird. Sie müssen sicherstellen, dass Sie ohne schriftliche Zustimmung keine personenbezogenen Daten Ihrer Kunden speichern. QOMET-Anwender unterstützen wir, indem wir die privaten Angaben bei den Ansprechpartnern filtern (die dann gelöscht werden können) Sie Berichte drucken können, die Sie an Kunden oder Mitarbeiter geben können. Dort wird aufgelistet, welche persönlichen Daten Sie jeweils gespeichert haben. Sie die Möglichkeit haben, über eine weit reichende Rechteverwaltung die Zugriffe auf alle heiklen Programmpunkte zu beschränken Automatisiertes Löschen nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht Beide Themen sind individueller Natur. Hier hat jeder Kunde andere Ansprüche und Vorstellungen, die wir dann gemeinsam besprechen und online einrichten.