Handbuch Stand: 06. März 2012

Transkript

1 Handbuch Stand: 06. März 2012

2 Inhalt 1. Einleitung So gelangen Sie zur neuen TOTAL CARDS ONLINE Seite Erste Schritte Die Anmeldung im neuen System Die Startseite Die Menüführung Meine Zahlungsmittel Ein Zahlungsmittel erstellen Meine Zahlungsmittel verwalten Eine einfache Suche durchführen Eine Suche mit erweiterten Kriterien durchführen Ein Zahlungsmittel ändern Ein Zahlungsmittel sperren Ein Zahlungsmittel löschen Ein Zahlungsmittel kopieren Meine Fahrer Fahrercodes erstellen Fahrercodes verwalten Einen Fahrercode ändern Einen Fahrercode sperren Gleichzeitige Verwaltung mehrerer Fahrercodes Meine täglichen Nachverfolgungen Nachverfolgung von Anomalien Grafische Darstellung Die Aktion Detail Nachverfolgung täglicher Transaktionen Meine monatlichen Reportings Gesamtausgaben pro Monat Verbrauchskontrolle pro Fahrzeug Statistik Excellium-CO 2 gesamt Meine Rechnungen Rechnungssuche

3 4.5.2 Transaktionsdatei (TID) Transaktionsdatei im Excel-Format Mein Konto Einen Benutzer erstellen Meine Benutzer verwalten Ändern eines Benutzers Mein Passwort verwalten Meine Kontoinformationen Meine Fuhrparkabteilungen Fuhrparkabteilung hinzufügen Fahrernummer verwalten Zahlungsmittel erstellen Park anzeigen Meine Alarme einstellen Die Multipass-Funktion Die Zahlungsmittelkontenverwaltung (für VOR dem angelegte Kunden) Die Zahlungsmittelkontenverwaltung (für NACH dem angelegte Kunden) Hinweis: Es sind grundsätzlich alle Funktionen verfügbar. Unbeschränkt allerdings nur für den Hauptbenutzer. Dieser hat die Befugnis den Fahrern Zugriffsrechte zu erteilen. 3

4 1. Einleitung Sehr geehrte Leserinnen und Leser, nach sorgfältiger Planung ist es soweit. Seit dem ist unser neues benutzerfreundlicheres Online-Verwaltungssystem für Sie zugänglich. Das neue TOTAL Cards Online zeichnet sich durch bessere Ergonomie, neue Funktionen mehr Übersichtlichkeit, sowie ein moderneres Design im Vergleich zu seiner Vorgängerversion aus. Sollten Sie Fragen bezüglich der Bedienung des neuen Systems haben, schlagen Sie in unserem Handbuch nach, in dem wir die wichtigsten Funktionen für Sie zusammengefasst haben oder rufen Sie uns an. Für Fragen, Anregungen oder Wünsche stehen wir Ihnen gern unter der zur Verfügung. Viel Spaß mit dem neuen System Ihr TOTAL Tankkarten Team 4

5 2. So gelangen Sie zur neuen TOTAL CARDS ONLINE Seite 1. Rufen Sie über Ihren Browser (z.b. Internet Explorer) die Seite auf. 2. Es erscheint folgender Startbildschirm. Allgemeine Kontaktinformationen Login für unseren Online-Service. 5 Tankkartenauswahlhilfe für Neukunden

6 3. Erste Schritte 3.1 Die Anmeldung im neuen System 1. TOTAL Cards Login Ihr Anmeldebereich 2. Geben Sie im Feld Benutzername wie gewohnt Ihre 6-stellige TD****** * Nummer ein. Geben Sie Ihr bisheriges Passwort in das Feld Passwort ein. *Hinweis: Abhängig davon, wann Sie unser Kunde geworden sind, ergeben sich bei der Anmeldung im neuen System kleine Unterschiede, die im Folgenden erklärt werden: Verwenden Sie zur Anmeldung bitte die auf Sie zutreffende Eingabeart: Kunden, die bereits vor dem angelegt wurden: TD + 6-stellige Kundennummer z.b. TD Kunden, die erst nach dem angelegt wurden: stellige Kundennummer + Benutzerrang z.b

7 TD******! Sollten Sie Ihr Passwort vergessen haben, klicken Sie auf Passwort vergessen? Hier klicken!. TD****** 3. Klicken Sie anschließend auf Login. Es öffnet sich ein neues Fenster - die Startseite Ihres persönlichen Kundenbereichs. Sie sind nun angemeldet und haben Zugriff auf Ihre Daten und viele nützliche Funktionen. Hinweis: Eine detaillierte Erklärung zur Bedienung der Startseite folgt auf der nächsten Seite. Die dargestellten Einstellungen in diesem Handbuch sind nur exemplarisch und für Sie nicht bindend. Sie können alle Einstellungen individuell vornehmen. 7

8 3.2 Die Startseite Hier können Sie Zahlungsmittel (Tankkarten) anfordern, verwalten und Ihre bisherigen Anforderungen nachverfolgen. Hier können Sie Details zur Nachverfolgung Ihrer monatlichen Kosten und Verbräuche abrufen. Hier können Sie sich aus dem System abmelden. Hier können Sie Fahrercodes erstellen und verwalten. Hier können Sie Ihre persönlichen Kontodaten verwalten und Zugriffsrechte für weitere Nutzer des Systems festlegen. Hier werden Sie über tägliche Transaktionen der Fahrer /Zahlungsmittel und evtl. auftretende Anomalien informiert. Hier können Sie Ihre Rechnungskopien einsehen, sowie Transaktionsdateien für Ihr eigenes Verwaltungssystem herunterladen. 8

9 Neuigkeiten über Ihre TOTAL Tankkarten. Links mit nützlichen Informationen. Kontaktinformationen zu Ihrem persönlichen Kundenbetreuer. Mit unserem Tankstellenfinder, wissen Sie immer wo sich die nächste TOTAL-Station in Ihrer Nähe befindet. Schnellzugriffsleiste 9

10 Meine täglichen Nachverfolgungen Meine monatlichen Reportings Meine Rechnungen Gesamtausgaben pro Monat Verbrauchskontrolle pro Fahrzeug Statistik pro Zahlungsmittel Statistik Excellium-CO 2 gesamt Rechnungssuche Transaktionsdatei (TID) Transaktionsdatei im Excel-Format Statistik Excellium-CO 2 pro Zahlungsmittel Mein Konto Einen Benutzer erstellen Meine Benutzer verwalten Mein Passwort verwalten Meine Kontoinformationen Meine Fuhrparkabteilungen Meine Alarme einstellen Meine Fahrer Fahrercodes verwalten Meine Zahlungsmittel Fahrercodes erstellen Ein Zahlungsmittel erstellen Meine Zahlungsmittel verwalten Nachverfolgung von Anomalien Nachverfolgung täglicher Transaktionen 10 Hinweis: Ihre Zugriffsrechte auf bestimmte Funktionen können möglicherweise durch Zugriffsrechte, die von Ihrem Hauptbenutzer des Kontos festgelegt werden oder Ihrem gewählten Paket, beschränkt sein. Wenn Sie Ihre Funktionen erweitern wollen, rufen Sie uns an: wir beraten Sie gern!

11 4. Die Menüführung 4.1 Meine Zahlungsmittel Wählen Sie Meine Zahlungsmittel um zusätzliche Zahlungsmittel (Tankkarten oder Passango) zu erstellen, Ihre Anforderungen zu verwalten (z.b. ändern, sperren oder löschen) und nachverfolgen zu können Ein Zahlungsmittel erstellen Wählen Sie den Menüpunkt Zahlungsmittel erstellen um eine Tankkarte oder ein PASSango- Gerät (Gerät zur elektronischen Mautabwicklung in Frankreich) zu erstellen. 1. Wählen Sie aus, welche Art von Zahlungsmittel Sie erstellen möchten und klicken sie anschließend auf Weiter. Hinweis: Felder, die mit * gekennzeichnet sind, sind Pflichtfelder. 2. Im nächsten Schritt können Sie allgemeine Informationen zum Zahlungsmittel auswählen. Erläuterung folgt auf der nächsten Seite. Wählen Sie die für Sie zutreffenden zusätzlichen Informationen aus. Eine Erklärung der einzelnen Punkte erfolgt auf der folgenden Seite. 11

12 Hierbei handelt es sich um Einstellungen, die bereits in unserem System gespeichert sind und auf Ihr Zahlungsmittel geprägt werden. Hinweis: Informationen zur Tankstelle: Fahrzeugtyp: Produkte: Services: Services außerhalb der Tankstelle: Art der Eingabe, die der Fahrer ggf. an der Kasse vornehmen soll. Fahrzeugart, die dem Zahlungsmittel zugeordnet ist. Produkte, die mit dem Zahlungsmittel bezogen werden dürfen. Art und Preisgrenze für Services, die mit dem Zahlungsmittel bezogen werden dürfen. Services, wie die Abwicklung der Mautgebühren (bei der EUROTRAFIC Card), die mit dem Zahlungsmittel bezogen werden dürfen. Dieses Feld ist für Sie irrelevant. Geben Sie hier ein Kennzeichen oder Fahrernamen sowie eventuelle Zusatzvermerke ein, die auch auf der Rechnung erscheinen und wählen Sie einen Code-Typ (Art des PIN-Codes). Klicken Sie nun auf Weiter um zum nächsten Schritt zu gelangen. 12

13 3. Nehmen Sie nun Ihre individuellen Kontrolleinstellungen vor, um bei eventuellen Anomalien automatisch benachrichtigt zu werden. (Sie können z.b. das maximale Tankvolumen begrenzen oder Uhrzeiten bzw. Wochentage festlegen, in denen mit dem jeweiligen Zahlungsmittel nicht bezahlt werden darf.) Hinweis: Wenn Sie sich für das Premium-Paket entschieden haben, können Sie diese Einstellungen jederzeit anpassen. Siehe dazu Kapitel Meine Zahlungsmittel verwalten. 4. Überprüfen Sie die gespeicherten Angaben unter Empfänger des Zahlungsmittels auf Richtigkeit, um festzulegen wohin das Zahlungsmittel und der dazugehörige PIN-Code versandt werden sollen. Legen Sie unter Versandoptionen fest, wie der Versand der Karten erfolgen soll. 13

14 Hinweis: Setzen Sie ein Häkchen bei An dieselbe Adresse schicken wenn beide Versandadressen identisch sind. Die Daten werden dann automatisch übernommen. Klicken Sie anschließend auf Weiter. 5. Mit der gewünschten Auswahl können Sie nun die Erstellung Ihres Zahlungsmittels abschließen. Hier gelangen Sie zurück zu Startseite. Identische zusätzliche Zahlungsmittel erstellen. Erstellung bestätigen und abschließen. Hier können Sie einzelne Schritte nochmals überarbeiten. Hinweis: Bei der Erstellung eines PASSango-Gerätes ist es erforderlich, dass sie uns eine Kopie des Fahrzeugscheins zuschicken. 14

15 4.1.2 Meine Zahlungsmittel verwalten Wählen Sie den Menüpunkt Meine Zahlungsmittel verwalten, um nach Zahlungsmitteln zu suchen, diese zu ändern, zu sperren, zu stornieren oder um Kopien vorhandener Zahlungsmittel anzufordern. Hinweis: Sie können auch sofort auf Suchen klicken, um sich ungefiltert alle Zahlungsmittel anzeigen zu lassen. In diesem Fall Können Sie die Kapitel und außer Acht lassen Eine einfache Suche durchführen Die Suche starten. Erweiterte Kriterien für die Suche festlegen. (siehe dazu Kapitel Eine Suche mit erweiterten Kriterien durchführen ). Alle vorgenommenen Eingaben in der Suchmaske werden gelöscht. 1. Wählen Sie die gewünschten Kriterien, nach denen die Suchergebnisse gefiltert werden sollen. Hinweis: Sollten Sie eine Suche nach der Nummer des Zahlungsmittels durchführen wollen, wählen Sie hier das gewünschte Intervall (z.b. >=100 größer gleich 100 der Zahlungsmittelnummern aus. 2. Klicken Sie auf Suchen um die Suche zu starten. Sie erhalten nun eine Übersicht mit Suchergebnissen, der entsprechend Ihrer gewählten Kriterien gefilterten Zahlungsmittel. 15

16 Eine Suche mit erweiterten Kriterien durchführen 1. Wählen Sie die gewünschten (zusätzlichen) Kriterien, nach denen die Suchergebnisse gefiltert werden sollen. 2. Klicken Sie auf Suchen um die Suche zu starten. Sie erhalten nun eine Übersicht mit Suchergebnissen, der entsprechend Ihrer gewählten Kriterien gefilterten Zahlungsmittel. 16

17 Hinweis: Im dargestellten Beispiel wurde lediglich nach Zahlungsmitteln mit einer Kartennummer, die größer gleich 100 ist, gesucht. Das Suchergebnis ist abhängig von Ihren Kriterien. Änderung des Anzeige-Typs. Darstellung Ihrer gewählten Suchkriterien. Eine neue Suche starten. Die Suchergebnisse drucken. Mit einem Klick auf oder können Sie sich die Suchergebnisse auch in Form einer Excel-Tabelle anzeigen lassen und auf Ihrem Computer abspeichern. Sie haben die Möglichkeit eine Kopie des gewählten Zahlungsmittels zu erstellen, die Einstellungen zur gewählten Karte zu ändern, das Zahlungsmittel zu löschen oder die Karte zu sperren. 17

18 Ein Zahlungsmittel ändern 1. Wählen Sie im Feld Aktionen die Option Ändern. Es erscheint folgender Bildschirm: 2. Klicken Sie auf Weiter um Änderungen vornehmen zu können. 3. Ändern Sie nun die gewünschten Einstellungen der Karte und klicken Sie anschließend jeweils auf Weiter. 18

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20 Hinweis: Folgende Veränderungen führen zu einer Kartenneuausstellung: - Veränderung der Produkt- und Serviceoptionen - Veränderung des Code-Typs (PIN) - Veränderung des KFZ-Kennzeichens oder des Fahrernamens - Veränderung der Informationen, die an der Tankstelle eingegeben werden sollen z.b. Kilometerabfrage, Informationseingabe Folgende Veränderungen führen zu keiner Kartenneuausstellung: - Veränderung der technischen und zeitlichen Kontrollinformationen - Veränderung des Fahrzeugtyps - Veränderung einer Niederlassung oder einer Zusatzinformation 4. Durch Klicken auf Bestätigen validieren Sie Ihre Eingaben und schließen den Vorgang ab. 20

21 Ein Zahlungsmittel sperren 1. Wählen Sie im Feld Aktionen die Option Sperren. Es erscheint folgender Bildschirm: 2. Wählen Sie im Punkt Sperrgrund aus, warum Sie die Karte sperren möchten. 3. Klicken Sie auf Weiter. 21

22 4. Wählen Sie, ob Sie ein neues Zahlungsmittel (Kopie) erhalten möchten oder nicht. 5. Klicken Sie auf Bestätigen um den Vorgang abzuschließen. 22

23 Ein Zahlungsmittel löschen 1. Wählen Sie im Feld Aktion die Option Löschen. Es erscheint folgender Bildschirm: 2. Wählen Sie das Zahlungsmittel aus, das Sie löschen möchten, indem Sie darauf klicken. Das Zahlungsmittel wurde gelöscht. 3. Klicken Sie Ende um zur Übersicht zurückzukehren. Hinweis: Ein gelöschtes Zahlungsmittel kann weiter genutzt werden, da keine gleichzeitige Sperre erfolgt. Zerstören Sie daher bitte das gelöschte Zahlungsmittel. 23

24 Ein Zahlungsmittel kopieren 1. Wählen Sie im Feld Aktionen die Option Kopie erstellen um eine Kopie des jeweiligen Zahlungsmittels zu erstellen. Hinweis: Durch das Erstellen einer Kopie (identisches Zahlungsmittel) werden bestimmte Einstellungen bereits existierender Karten (z.b. Kontrolleinstellungen) automatisch für Weitere übernommen. So wird das Erstellen jetzt noch einfacher. Es erscheint folgender Bildschirm: Hinweis: Folgen Sie zur Erstellung der Anleitung zum Kapitel

25 4.2 Meine Fahrer Wählen Sie Meine Fahrer um Fahrercodes zu erstellen und zu verwalten. Hinweis: Hierbei wird nicht der einzelnen Karte ein PIN-Code zugeordnet, sondern dem jeweiligen Fahrer. Die Karte selbst steht mit keinem PIN-Code in direktem Zusammenhang. Am Kassenterminal wird die Übereinstimmung zwischen Kundennummer und Fahrercode geprüft und ob diese mit der Karte übereinstimmen. Der Vorteil liegt darin, dass jeder Fahrer jede beliebige Karte benutzen kann, die mit einem Fahrercode ausgestattet ist und nur seinen PIN benutzt. Des Weiteren können Sie erkennen, welcher Fahrer die entsprechende Transaktion mit der Karte durchgeführt hat Fahrercodes erstellen Bei der Erstellung von Fahrercodes haben Sie die Wahl einzelne Codes oder aber eine Serie von Codes in beliebiger Anzahl zu erstellen. Einzeln Serie 1. Legen Sie den Fahrercode fest. Einzeln: Legen Sie eine Fahrernummer (Code) zur Identifizierung des zu erstellenden Fahrers fest und geben Sie ggf. auch den Fahrernamen an. Serie: Geben Sie zur Erstellung einer Serie von Fahrercodes die Anzahl der zu erstellenden Codes, sowie den gewünschten ersten Seriencode ein. 2. Klicken Sie auf Bestätigen. 25

26 3. Wählen Sie aus ob, die vergebene(n) Nummer(n) einen anderen Fahrernamen (z.b. Müller) erhalten sollen und klicken Sie auf Bestätigen. Der/Die Fahrercodes sind erstellt. 26

27 4.2.2 Fahrercodes verwalten Im Menüpunkt Fahrercodes verwalten haben Sie die Möglichkeit Einstellungen für bestimmte Fahrer-codes vorzunehmen und jederzeit zu ändern. Alle vorgenommenen Eingaben in der Suchmaske werden gelöscht. 1. Legen Sie Ihre individuellen Suchkriterien fest, nach denen die Suchergebnisse gefiltert werden sollen. Hinweis: Sie können auch sofort auf Suchen klicken, um sich ungefiltert alle Fahrer anzeigen zu lassen. 2. Klicken Sie nun auf Suchen, um sich die gefilterten Suchergebnisse anzeigen zu lassen. Sie erhalten nun eine Übersicht mit Suchergebnissen, der entsprechend Ihrer gewählten Kriterien gefilterten Fahrer. Hinweis: In der Ihnen angezeigten Übersicht haben Sie, durch einen Klick auf das jeweilige Symbol, die Wahl sich diese als Excel-Datei oder im PDF-Format anzeigen zu lassen und anschließend auf Ihrem PC abzuspeichern. Alternativ können Sie die Übersicht auch ausdrucken. 27

28 Durch einen Klick auf Aktionen haben Sie die Möglichkeit Einstellungen vorhandener Fahrernummern zu ändern oder vorhandene Fahrernummern zu sperren Einen Fahrercode ändern Nachdem Sie beim gewünschten Zahlungsmittel (im Beispiel beim Fahrer 0003 ) im Feld Aktionen die Option Ändern gewählt haben, erscheint folgender Bildschirm. Geben Sie hier die gewünschte (neue) Bezeichnung (z.b. den Fahrernamen) für den gewählten Fahrercode ein. 1. Geben Sie die gewünschte (neue) Bezeichnung für den gewählten Fahrercode ein. 2. Klicken Sie auf Bestätigen und anschließend auf Ende. Die Bezeichnung des Fahrercodes wurde geändert. 28

29 Einen Fahrercode sperren 1. Wählen Sie beim gewünschten Fahrer (im Beispiel beim Fahrer Müller ) im Feld Aktionen die Option Sperren. Es erscheint folgender Bildschirm: 2. Klicken Sie auf Bestätigen. Der Fahrercode ist gesperrt. 29

30 Gleichzeitige Verwaltung mehrerer Fahrercodes Hinweis: Über das Feld Direktzugang (links unten im Startmenü) können sie mehrere Fahrercodes direkt verwalten. 1. Setzen Sie dazu vor die gewünschten Fahrercodes ein Häkchen. 2. Klicken Sie im Feld Direktzugang auf die gewünschte Funktion (z.b. sperren ). 3. Klicken Sie auf Bestätigen um den Vorgang abzuschließen. Die gewählten Fahrercodes sind nun gesperrt. 30

31 4.3 Meine täglichen Nachverfolgungen Wählen Sie Meine täglichen Nachverfolgungen um Anomalien festzustellen und die täglich getätigten Transaktionen nachverfolgen zu können Nachverfolgung von Anomalien Im Menüpunkt Nachverfolgung von Anomalien haben Sie die Möglichkeit Anomalien im Tankverhalten festzustellen (sofern Sie das Premium-Paket gebucht haben). Dabei werden technische und zeitliche Anomalien unterschieden: Technische Kontrolle: - maximale Tankmenge pro Tankvorgang - Überschreitung eines bestimmten maximalen Verbrauches auf 100 km - Unterschreitung eines bestimmten minimalen Verbrauches auf 100 km - Feststellen einer fehlerhaften Kilometereingabe am Tankstellenterminal (z.b. eingegebener Kilometerstand ist geringer als der vorherige) Zeitliche Kontrolle: - Festlegen von Wochentagen, an denen Tanken nicht erlaubt ist - Festlegen, dass an Feiertagen Tanken nicht erlaubt ist - Festlegen einer Zeitspanne (Uhrzeit) in der Tanken erlaubt ist, z.b. von 5:00 22:00 - Festlegen einer Periode, z.b. vom ist Tanken erlaubt bzw. nicht erlaubt Die Konfiguration der einzelnen Parameter kann von Ihnen selbst vorgenommen werden. Eine Änderung der Einstellungen können Sie auch nachträglich festlegen. Siehe dazu Hinweis: Die eingestellten Parameter dienen nicht zur Kartensperrung, d.h. es wird nicht die Zahlung mit der Tankkarte unterbunden. Jedoch wird vom System im Falle einer Abweichung eine Meldung in Form einer erzeugt. 31

32 1. Wählen Sie den Zeitraum, den Sie untersuchen möchten. 2. Geben Sie eventuelle Zusatzinformationen, wie z.b. die Zahlungsmittelnummer, für die Suche ein. 3. Wählen Sie Fehlertypen aus, nach denen Sie suchen wollen. Klicken Sie dazu auf einen Fehlertyp aus der Auswahlliste, sodass dieser blau hinterlegt ist. Betätigen Sie anschließend den unteren Button um einen Fehlertyp hinzuzufügen oder den oberen um einen Fehlertyp aus der Auswahl zu entfernen. 4. Klicken Sie auf Suchen. Hinweis: Falls Sie keinen Fehlertyp auswählen, werden automatisch alle Anomalien in die Suche mit einbezogen. 32

33 Es erscheint folgendes Fenster: Der obere Teil Zusammenfassung der Suchkriterien enthält eine Auflistung der gewählten Suchkriterien vom vorherigen Fenster Der untere Teil ( Ergebnis der Fehlersuche ) listet die Suchergebnisse auf. Wählen Sie die entsprechenden Symbole, wenn Sie die Liste als Excel-Tabelle, PDF-Datei oder als Grafik (Darstellung ebenfalls im PDF-Format) exportieren oder diese direkt ausdrucken wollen. Hinweis: Beim Export als Excel-Tabelle erhalten Sie zusätzliche Informationen über Ort und Zeitpunkt der fehlerhaften Transaktion. 33

34 Grafische Darstellung Klicken Sie auf das Symbol um sich die Suchergebnisse grafisch anzeigen zu lassen. Art des Diagramms auswählen. Grafik aktualisieren. Geänderte Anzeigeeinstellungen werden übernommen. Grafik drucken bzw. schließen. Anzahl der Fehlerquellen einblenden. Daten-Typ wählen. (Hier: Anzahl der Anomalien) Beschriftungen einblenden. 34

35 Die Aktion Detail Klicken Sie in der Übersicht (siehe Seite 34) bei der gewünschten Transaktion auf die Aktion Detail. Es öffnet sich unten abgebildetes Fenster: Auch diese Zusammenfassung können Sie sich mit einem Klick auf das Drucker-Symbol ausdrucken. In der Übersicht erhalten Sie Informationen über das Zahlungsmittel, die getätigte Transaktion und die ermittelten Fehler. Schließen Sie das Fenster, in dem Sie Zurück zur Liste klicken. 35

36 4.3.2 Nachverfolgung täglicher Transaktionen Im Menüpunkt Nachverfolgung tägl. Transaktionen erhalten Sie eine Übersicht zu getätigten Trans-aktionen in von Ihnen frei wählbaren Zeiträumen, sodass Sie sich schon vor Erhalt der Rechnung einen Überblick verschaffen können. Nachdem Sie den Menüpunkt ausgewählt haben, erscheint folgende Suchmaske: 1. Legen Sie Allgemeine Angaben zum gewünschten Zahlungsmittel fest. Hinweis: Falls Sie keine Angaben festlegen, werden Ihnen automatisch alle Transaktionen angezeigt. 2. Definieren Sie Transaktionsinformationen. Hinweis: Das mit * gekennzeichnete Feld ist ein Pflichtfeld. 3. Ergänzen Sie Produkte mit Hilfe der Pfeil-Buttons und ggf. auch Weitere Informationen sofern diese vorhanden sind. Ihnen werden nur Transaktionen mit diesen Kriterien angezeigt. Hinweis: Falls Sie das Feld Produkte frei lassen, werden automatisch alle Produkte in die Suche mit einbezogen. 4. Klicken Sie auf Suchen um die Auswahl zu bestätigen und die Suche zu starten. 36

37 Sie erhalten anschließend eine zusammenfassende Übersicht gemäß Ihrer Suchkriterien, die u.a. Angaben zum Fahrer, Ort, Zeit, Produkt, Menge und Preis enthält. Klicken Sie auf den Button Suche neu starten um Ihre Transaktionen erneut zu durchsuchen, falls Sie neue Kriterien festlegen möchten. Mit einem Klick auf die jeweiligen Symbole können Sie sich die Übersicht entweder als Excel- bzw. PDF-Datei anzeigen lassen oder direkt ausdrucken. Hinweis: Bei mehr als 10 Suchergebnissen werden diese auf mehreren Seiten angezeigt. 37

38 4.4 Meine monatlichen Reportings Im Menü Meine monatlichen Reportings können Sie sich ganz bequem tabellarische oder auch grafische Übersichten erstellen lassen, in denen Verbräuche und Gesamtausgaben, beispielsweise pro Fahrer, pro Fahrzeug oder pro Zahlungsmittel dargestellt werden Gesamtausgaben pro Monat 1. Wählen Sie unter Allgemeine Angaben den Zeitraum, den Sie betrachten möchten und geben Sie ggf. Informationen zum gesuchten Zahlungsmittel ein um das Suchergebnis zu verfeinern. Hinweis: Falls Sie mehrere Zahlungsmittel besitzen, kann es hilfreich sein die Erweiterte Suche zu nutzen um das Suchergebnis noch mehr einzugrenzen. 2. Klicken Sie auf Suchen. Sie erhalten eine Auflistung (Abbildung auf der nachfolgenden Seite) der entsprechend Ihrer Such-kriterien gefilterten Ergebnisse. Über die jeweiligen Buttons können Sie die Übersichten als Excel- oder PDF-Datei exportieren oder sie sich direkt ausdrucken. 38

39 Die jeweiligen Suchergebnisse können durch Setzen oder Löschen von Häkchen in den Checkboxen (rechte Seite der Darstellung oben) zusätzlich gefiltert werden. Mit Hilfe des Buttons können Sie sich die Übersicht auch grafisch anzeigen lassen. Hinweis: Ihnen steht eine Vielzahl von Anzeigemöglichkeiten zur Verfügung. Finden Sie am besten für sich selbst heraus, ob Ihnen beispielsweise eine Ansicht nach Monaten oder Produkten eher geeignet erscheint.! Ihnen werden standardmäßig lediglich die letzten 3 Monate angezeigt. Falls Sie bei der Suche einen längeren Zeitraum eingestellt haben, klicken Sie auf vollständige Tabelle. 39

40 4.4.2 Verbrauchskontrolle pro Fahrzeug Diese Funktion ermöglicht es Ihnen nachzuvollziehen wie hoch der Verbrauch Ihres Fahrzeugs auf 100 km ist. Hinweis: Dies funktioniert allerdings nur, sofern Sie Ihre Einstellungen so vorgenommen haben, dass Ihr(e) Fahrer den (korrekten) km-stand an der Station eingeben. Ein Beispiel für eine fehlerhafte Eingabe ist auf der folgenden Seite in der Ansicht pro Zahlungsmittel dargestellt.* 1. Wählen Sie einen Zeitraum, den Sie betrachten möchten. 2. Legen Sie fest, ob die Auflistung pro Karte, pro Referenz oder je Fahrzeugtyp erfolgen soll. 3. Klicken Sie auf Suchen. Je nach Einstellung weichen die Darstellungen inhaltlich und strukturell voneinander ab. Durch einen Klick auf die jeweiligen Buttons können Sie die Übersichten als Excel- oder PDF- Datei exportieren oder sie direkt ausdrucken. Die jeweiligen Suchergebnisse können durch das Setzen oder Löschen von Häkchen in den Checkboxen (rechte Darstellung der Seite oben) zusätzlich gefiltert werden. Mit Hilfe des Buttons können Sie sich die Übersicht auch grafisch anzeigen lassen. Hinweis: Lesen sie das Kapitel um Informationen zur Arbeit mit der Diagramm-Ansicht zu erhalten. Im Folgenden sind zwei mögliche Übersichten exemplarisch dargestellt. Hinweis: Probieren Sie sich aus und testen Sie verschiedene Ansichten um die für Sie Optimale zu wählen. 40

41 Anzeige je Fahrzeugtyp. Beispiel für eine falsche km- Standeingabe.* (siehe Seite 41dritter Absatz) Ausschnitt der Anzeige pro Karte. 41

42 4.4.3 Statistik pro Zahlungsmittel Mit Hilfe dieser Funktion können Sie sich anzeigen lassen wie hoch Ihre Ausgaben für bestimmte Leistungen (wie z.b. der Bezug von Dieselkraftstoffen) pro Zahlungsmittel sind. 1. Legen Sie Ihre individuellen Suchkriterien fest um das Suchergebnis einzugrenzen. 2. Wählen Sie zwischen der Auflistung Pro Karte oder Pro Referenz. 3. Klicken Sie auf Suchen. Hinweis: Sie können die Suche auch starten, indem Sie direkt auf Suchen klicken. Beachten Sie aber Schritt 2. in diesem Kapitel. 42

43 Bei Auswahl der Option Pro Karte wird Ihnen folgende Übersicht angezeigt: Mit einem Klick auf Nr. Zahlungsmittel erhalten Sie allgemeine Informationen zum ausgewählten Zahlungsmittel. Hinweis: Bei mehr als 5 Suchergebnissen werden diese auf mehreren Seiten angezeigt. Mit Hilfe des Buttons können Sie sich die Daten auch Grafisch anzeigen lassen. Durch einen Klick auf die jeweiligen Buttons können Sie die Übersichten als Excel- oder PDF- Datei exportieren oder sie sich direkt ausdrucken. 43

44 4.4.4 Statistik Excellium-CO 2 gesamt Diese Funktion ermöglicht es Ihnen sich anzeigen zu lassen wie viel CO 2 -Einsparungen Sie durch die Verwendung von Excellium-Diesel erzielen. Hinweis: Sie können die Suche auch starten, indem Sie direkt auf Suchen klicken. 1. Definieren Sie unter Allgemeine Angaben Suchkriterien, um festzulegen für welches Zahlungsmittel bzw. welchen Fahrer Sie die Statistik einsehen möchten. 2. Klicken Sie auf Suchen. Hinweis: Falls Sie mehrere Zahlungsmittel besitzen, kann es hilfreich sein die Erweiterte Suche zu nutzen, um das Suchergebnis einzugrenzen. Es werden Ihnen automatisch nur die letzten 3 Monate des gewählten Zeitraums angezeigt. Klicken Sie auf vollständige Tabelle, um eine Gesamtübersicht für Ihren gewählten Zeitraum zu erhalten. Klicken sie auf Schließen, um zur vorherigen Ansicht zurückzukehren. Sie haben die Möglichkeit die Liste durch einen Klick auf das entsprechende Symbol im Exceloder PDF-Format zu exportieren oder direkt auszudrucken. 44

45 Mit Hilfe des Buttons lassen. können Sie sich die jeweiligen Daten auch grafisch anzeigen Die jeweiligen Suchergebnisse können durch das Setzen oder Löschen von Häkchen in den Checkboxen (rechte Darstellung der Seite oben) zusätzlich gefiltert werden. 45

46 4.5 Meine Rechnungen Im Menü Meine Rechnungen können Sie Kopien Ihrer letzten Rechnungen einsehen und in digitaler Form auf Ihrem PC abspeichern. Falls Sie eine eigene Verwaltungssoftware für Ihre Transaktionen nutzen, können Sie sich entsprechende TIDs oder Excel-Dateien herunterladen und in dieses integrieren Rechnungssuche Nachdem Sie den Unterpunkt Rechnungssuche ausgewählt haben, erscheint folgendes Fenster: Hinweis: Sie können die Suche auch starten, indem Sie direkt auf Suchen klicken. 1. Legen Sie den Zeitraum fest, den Sie betrachten möchten. 2. Wählen Sie ggf. aus, welchen Status das Schreiben haben soll. 3. Ergänzen Sie, falls vorhanden die Dokument-Nr. 4. Klicken Sie auf Suchen um die Suche zu starten. Es erscheint folgende Darstellung Durch einen Klick auf das entsprechende Symbol können Sie diese Liste im Excel- oder PDF- Format exportieren oder direkt ausdrucken. 46

47 5. Klicken Sie auf Herunterladen um den Download der gewünschten Rechnung (ZIP-Ordner) aus der Übersicht zu starten. 6. Wählen Sie anschließend aus, ob Sie die Datei Öffnen oder Speichern möchten. 7. Öffnen Sie die gewünschte PDF-Datei Transaktionsdatei (TID) Nachdem Sie den Unterpunkt Transaktionsdatei aufgerufen haben, erhalten Sie eine Übersicht der getätigten Transaktionen der letzten 6 Monate. Hinweis: Die Rechnungsdateien sind ggf. auf mehrere Seiten verteilt. Mit der Systemumstellung wurde der Dateiname der Transaktionsdateien in txt (statt wie bisher csv) geändert. Das Dateiformat bleibt aber erhalten. Sie können die Dateien so wie bisher verarbeiten und bei Bedarf umbenennen. 1. Klicken Sie auf Herunterladen. 2. Wählen Sie anschließend aus, ob Sie die Datei Öffnen oder Speichern möchten. 3. Integrieren Sie die Datei in Ihr Verwaltungssystem. 47

48 4.5.3 Transaktionsdatei im Excel-Format Nachdem Sie den Unterpunkt Transaktionsdatei im Excel-Format ausgewählt haben, wird Ihnen folgendes Fenster angezeigt. 1. Legen Sie ein Rechnungsdatum fest, das Sie betrachten möchten. 2. Setzen Sie ein Häkchen bei Details anzeigen, falls Sie individuelle Informationen suchen. (Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie Ihre persönliche Auswahl durch das setzen von Häkchen treffen können.) 3. Klicken Sie auf Ausführen um die Aktion zu starten. 4. Klicken Sie auf Herunterzuladende Datei um den Download zu starten. 5. Wählen Sie anschließend aus, ob Sie die Datei Öffnen oder Speichern möchten. 6. Integrieren Sie die Datei in Ihr Verwaltungssystem. 7. Klicken Sie auf Ende um zum Hauptmenü zurückzukehren. 48

49 4.6 Mein Konto Einen Benutzer erstellen 1. Geben Sie die notwendigen (*) Benutzerinformationen in die entsprechenden Felder ein. Legen Sie fest, welche Berechtigungen der jeweilige Benutzer erhalten soll. Legen Sie hier fest wem und wie lange Sie die Berechtigung erteilen möchten. 2. Fügen Sie Funktionen mit Hilfe der Pfeil-Buttons hinzu. 3. Klicken Sie auf Bestätigen. Der Benutzer wurde erstellt. 49

50 4.6.2 Meine Benutzer verwalten 1. Geben Sie Ihre Suchkriterien in die dafür vorgesehenen Textfelder ein um das Suchergebnis einzugrenzen. Hinweis: Sie können die Suche auch starten, indem Sie direkt auf Suchen klicken. 2. Klicken Sie auf Suchen. Sie erhalten eine Übersicht der festgelegten Benutzer, Laufzeit des Zugangs sowie, Namen und adressen. Durch einen Klick auf die ID erhalten Sie eine Übersicht über Daten und Zugriffsrechte des gewählten Benutzers. Durch einen Klick auf Aktionen haben Sie die Möglichkeit den jeweiligen Benutzer zu Deaktivieren sowie seine Daten oder Berechtigungen zu Ändern. Bei Bedarf können Sie die Liste mit einem Klick auf das entsprechende Symbol als Excel- und PDF-Datei exportieren oder direkt ausdrucken. 50

51 Ändern eines Benutzers Nachdem Sie beim jeweiligen Benutzer die Aktion Ändern ausgewählt haben, erscheint folgender Bildschirm: 1. Geben Sie die Daten ein, die Sie ändern möchten. 2. Wählen Sie, wer die Änderung genehmigt hat. Hinweis: Kunde: Diese Einstellung wird standardmäßig vorgegeben. Damit kann der zu erstellende Benutzer eine gesamte Kundennummer verwalten. Zahlungsmittelkonto*: Mit dieser Einstellung hat der zu erstellende Benutzer die Möglichkeit ein (oder mehrere?!) Zahlungsmittelkonto, das zu einer Kundennummer gehört, zu verwalten. Fuhrparkabteilung*: Diese Einstellung ermöglicht es dem zu erstellenden Benutzer eine (oder mehrere?!) Fuhrparkabteilung, innerhalb eines Zahlungsmittelkontos zu verwalten. *Diese Einstellungen sollten Sie nur vornehmen, wenn der zu erstellende Benutzer weniger Zugriffsrechte als der Hauptbenutzer haben soll. 3. Klicken Sie auf Bestätigen. Der Benutzer wurde geändert. 51

52 4.6.3 Mein Passwort verwalten Im Untermenü Mein Passwort verwalten können Sie Ihr bisheriges Passwort ändern. 1. Geben Sie zunächst Ihr altes Passwort und anschließend das neue Passwort ein. 2. Wiederholen Sie die Eingabe des neuen Passwortes. Hinweis: Beachten Sie dazu die Anmerkungen 1 bis 4 des Ihnen angezeigten Bildschirms. Ihr neues Passwort wurde angelegt Meine Kontoinformationen Im Untermenü Meine Kontoinformationen erhalten Sie einen Überblick über Allgemeine Angaben zum Konto, sowie Informationen zum Ihrerseits bei uns hinterlegten Ansprechpartner für Ihr Konto. Außerdem können Sie Ihre mit uns abgeschlossenen Verträge einsehen. 52

53 4.6.5 Meine Fuhrparkabteilungen Indem Sie Ihre Zahlungsmittel einem Fuhrpark zuordnen, können Sie die Verwaltung Ihres Fuhrparks jetzt noch übersichtlicher gestalten. Getätigte Transaktionen werden pro Fuhrparkabteilung aufgelistet. Sie können auch ganz einfach Reportings für einzelne Fuhrparkabteilungen erstellen. Hier erhalten Sie Informationen zum Zahlungsmittelkonto. Drucken oder Exportieren Sie diese Übersicht im PDF- oder Excel- Format. Hier erhalten Sie Informationen über Ihre jeweilige Fuhrparkabteilung. Hier können Sie Ihre Fuhrparkabteilung verwalten. Klicken Sie bei Ihrer gewünschten Abteilung auf das Feld Aktionen und wählen Sie aus, was Sie im nächsten Schritt tun möchten. Hinweis: Eine Erklärung der einzelnen Aktionen erfolgt auf den folgenden Seiten. 53

54 Fuhrparkabteilung hinzufügen Nachdem Sie bei der gewünschten Fuhrparkabteilung im Feld Aktionen die Option Fuhrparkabteilung hinzufügen gewählt haben, erscheint folgender Bildschirm: 1. Bestimmen Sie Code und Bezeichnung der Fuhrparkabteilung. (Ihre Fuhrparkabteilung muss mit einem Code versehen werden. Damit können Sie Ihre Fuhrparkabteilungen von 001 bis 999 durchzunummerieren und mit dazugehörigen Bezeichnungen (Namen) versehen. Sortiert nach Standorten könnte dies beispielsweise folgendermaßen aussehen: 001 für den Standort Berlin 002 für den Standort München Hinweis: Grundlage für die Bezeichnung der Fuhrparkabteilung können Niederlassungen, Kostenstellen, Abteilungen etc. sein. Sowohl Code als auch Bezeichnung werden in der Aufstellung der täglichen Transaktionen, in den TIDs und auf den Rechnungen ausgewiesen. 2. Wählen Sie den Fuhrparkmanager, sowie die entsprechende Adresse. 3. Klicken Sie auf Bestätigen. 54

55 Fahrernummer verwalten Folgen Sie hierzu der Beschreibung im Kapitel Zahlungsmittel erstellen Folgen Sie hierzu der Beschreibung im Kapitel Park anzeigen Nachdem Sie bei der gewünschten Fuhrparkabteilung im Feld Aktionen die Option Park anzeigen gewählt haben, erscheint folgender Bildschirm: Sie erhalten eine Übersicht über Ihre gesamten Zahlungsmittel mit zugehörigen Informationen. Hinweis: Dabei handelt es sich um die Darstellung, die auch abgebildet wird, wenn Sie Kapitel zur erweiterten Suche befolgen und dabei alle Statusmöglichkeiten auswählen. Möglichkeiten zur Auswahl der zur Verfügung stehenden Aktionen entnehmen Sie bitte dem Kapitel

56 Meine Alarme einstellen Im Menü Meine Alarme einstellen haben Sie die Möglichkeit einzustellen, wer bei evtl. auftretenden Fehlern im Verbrauch oder bei eventuell auftretenden anderen Anomalien zu benachrichtigen ist. 1. Wählen Sie einen Fahrer aus und klicken ihn an. 2. Fügen Sie einen oder mehrere mögliche Empfänger mit Hilfe der oberen Pfeilschaltfläche hinzu. (Entfernung mit der unteren Schaltfläche.) 3. Klicken Sie auf Bestätigen. 56

57 4.7 Die Multipass-Funktion Abhängig davon, ob Sie vor dem als Kunde bei uns angelegt worden sind, ergeben sich genau wie bei der Eingabe des Passworts ebenfalls kleine Unterschiede bei der Multipassfunktion. Die Multipassfunktion ist für Sie von besonderem Interesse, wenn Sie mehrere Niederlassungen bei uns als Kunden angemeldet haben. Wenn Sie im jeweiligen Menü wie in bzw diejenige Niederlassung auswählen, die Sie betrachten möchten, können Sie individuelle Übersichten über Fahrer, Rechnungen usw. für die jeweilige Niederlassung erhalten Die Zahlungsmittelkontenverwaltung (für VOR dem angelegte Kunden) 1. Klicken Sie auf den hellblau hinterlegten Suchen -Button oder geben Sie direkt den Namen der Niederlassung ein, die Sie suchen möchten. Wenn Sie den Suchen -Button benutzt haben, öffnet sich folgendes Fenster: -Fortsetzung auf der nächsten Seite- 57

58 TOTAL Deutschland GmbH TOTAL Deutschland GmbH Berlin B li Geben Sie in die Textfelder Kundennr., den Namen des Kunden, die nationale ID die PLZ oder den Ort der Niederlassung ein, die Sie suchen möchten oder klicken Sie direkt auf Suchen um Ihre gesamten registrierten Niederlassungen angezeigt zu bekommen. 3. Setzen Sie ein Häkchen vor diejenige(n) Niederlassung(en), die Sie betrachten möchten. 4. Klicken Sie auf Suchen um entsprechende Zahlungsmittelinformationen zu erhalten. Hinweis: Bei allen Funktionen, die Sie nun nutzen werden Informationen zu der/den ausgewählten Nieder-lassung(en) angezeigt Die Zahlungsmittelkontenverwaltung (für NACH dem angelegte Kunden) 1. Klicken Sie auf die Dropdown-Liste und anschließend auf die gewünschte Niederlassung, die Sie betrachten möchten. 2. Geben Sie ggf. ergänzende Informationen zu bestimmten Zahlungsmitteln der Niederlassung ein. 3. Klicken Sie auf Suchen TOTAL Deutschland GmbH TOTAL Deutschland GmbH TOTAL Deutschland GmbH TOTAL Deutschland GmbH TOTAL Deutschland GmbH TOTAL Deutschland GmbH-6 58