Projektsteuerung für Baugemeinschaften

Transkript

1 Landau Anker-Anliegerverfahren BF 15 Projektsteuerung für Baugemeinschaften Lucia Landenberger, Projektsteuerung

2 Zu meiner Person 2 Ausbildung! Studium der Allgemeinen Sprachwissenschaften, Informatik und Psychologie an der Universität Tübingen! Zertifizierung als Projektmanagement-Fachmann nach IPMA Level D bei der Gesellschaft für Projektmanagement! Weiterbildendes Studium Bauprojektmanagement an der Bauhaus-Universität Weimar Erfahrungshintergrund! Seit 2001 Bewohnerin in Baugemeinschaftsprojekten! Langjährige Tätigkeit im Projektmanagement in der IT-Branche! Übernahme von Projektsteuerung und Geschäftsführung für private Baugemeinschaften seit 2002, seit 2009 professionell! Projektsteuerung für Ankerprojekt in Kirchheim/Teck seit 2018! Ehrenamtliche Tätigkeit in Berufsverbänden

3 Agenda! Einführung! Aufgaben der Projektsteuerung! Zeitlicher Aufwand anhand eines Projektbeispiels! Herausforderungen von Projekten ohne externe Projektsteuerung! Fazit

4 Grober Ablauf einer Baugemeinschaft 4 Idee Gründen Planen Bauen Wohnen

5 Aufgaben der Baugemeinschaft 5 Gründen Zusammenfinden der ersten Bauwilligen Klärung der verschiedenen Vorstellungen Formulierung gemeinsamer Ziele Abstimmung des Gesellschaftsvertrags Beauftragung von Architekt und Projektsteuerer Sicherung des Grundstücks Vergabe der Einheiten Gebäudeplanung bis Baugesuch, Baubeschreibung Kostenberechnung Individuelle Finanzierungsplanung Werbung weiterer Gesellschafter Planen Bauen Wohnen Teilungsvertrag zur Begründung des Wohnungs- und Teileigentums Kauf des Grundstücks Festlegung der individuellen Ausstattung Ausführungs- und Detailplanung Ausschreibung, Vergabe, Bauleitung Ständige Kostenkontrolle Qualitätskontrolle, Abnahmen, Übergabe Auswahl der Hausverwaltung Einberufung der 1. WEG- Versammlung Gewährleistung für Baumängel: max. 5 Jahre

6 Die wesentlichen Bauherrenaufgaben! Erarbeiten und Fortschreiben eines Projektkonzeptes! Ermitteln und Fortschreiben der Kosten für Grundstück, Erschließung und Baunebenkosten! Beauftragung aller Projektpartner, einschließlich Abnahme der Leistungen! Einwerben von Finanzmitteln und Abwicklung des gesamten Zahlungsverkehrs! Controlling des gesamten Planungs- und Bauprozess mit Lösung vom Problemen

7 Projektbeteiligte 7 Gründen Planen Bauen Wohnen Interessenten Bauherren Bauherren Eigentümer Architekt Architekt Architekt Bewohner Projektsteuerung Projektsteuerung Projektsteuerung Architekt Kommune Kommune Kommune Projektsteuerung Fachplaner Fachplaner Bank Bank Bank Unternehmen Notar Unternehmen

8 Organisation der Baugemeinschaft 8 Behörden Banken Nachbarn,... Private Baugemeinschaft "Licht + Luft" Projektsteuerung Architekt Fachingenieur Statik Fachingenieur HLS Fachingenieur Elektro Fachingenieur Vermessung Unternehmer Rohbau Unternehmer Elektro... Projektsteuerung! übernimmt delegierbare Bauherrenaufgaben! in Stabsfunktion! ohne Entscheidungsbefugnis! ohne Weisungsbefugnis

9 Projektsteuerung eine Definition 9 "Die Projektsteuerung ist für die Organisation, Moderation, Abwicklung und Betreuung des gesamten Bauvorhabens zuständig. Sie ist neutraler Partner der Baugemeinschaft und zentraler Ansprechpartner nach außen. Sie stellt in allen Bereichen größtmögliche Transparenz her und sorgt für die Einhaltung von Kosten- und Terminrahmen sowie von Qualitätsstandards. Die Projektsteuerung entscheidet nicht, sondern bereitet Entscheidungen der Gemeinschaft vor. Der Aufgabenbereich unterscheidet sich deutlich von der Architektenleistung: Es werden keine Planungsleistungen erbracht." aus: planen - bauen - leben / Baugemeinschaften in Tübingen, Architektenkammer Baden-Württemberg, Kammergruppe Tübingen (Hrsg.)

10 Zusammenspiel 10 Organisation und Moderation Projektsteuerung Vorbereitung Beauftragung und Abrechnung Kontrolle und Koordination Baugemeinschaft Planung Architekt und Fachplaner Kontrolle und Koordination Ausführende Firmen

11 Die Ziele der Projektsteuerung 11! Partizipation ermöglichen! Verbindlichkeit herstellen! Transparenz schaffen! Entscheidungsspielräume aufzeigen! Für die Einhaltung der Projektziele sorgen! Konflikte offen ansprechen und konstruktiv lösen! Interessen aller Bauherren vertreten

13 Aufgaben der Projektsteuerung 13! Projektentwicklung! Organisation der BG! Geschäftsführung und Buchhaltung! Verträge und Versicherungen! Steuerungsaufgaben

14 Projektentwicklung 14! Konzeption! Prüfung der Rahmenbedingungen! Unterstützung bei der Zielfindung! Unterstützung bei der Ausarbeitung der Konzeption! Grundstück und WEG-Gründung! Herstellung und Sicherung der Grundstücksoption! Vorbereitung des Verträge für den Grundstückskauf! Abstimmung des Notartermins! Unterstützung der BG bei der Gründung der WEG! Aquisition neuer Gesellschafter! Erstellung von Unterlagen (Beispielgrundrisse, Kostenabschätzungen, Präsentation, Exposé, Flyer, Homepage, Bauschild,...)! Durchführung von Werbemaßnahmen (Mailings, Informationsveranstaltungen, Anzeigen, Verlinkungen,...)! Ansprechpartner für Interessenten und Medien

15 Organisation der BG 15! Gründung der Baugemeinschaft! Erarbeitung eines Organisationskonzepts! Ausarbeitung des Gesellschaftsvertrags! Organisation der BG-Treffen! Rechtzeitiges Hinwirken auf erforderliche Beschlussfassung! Einberufung der BG-Treffen! Moderation der BG-Treffen! Protokollführung! Unterstützung bei der Umsetzung der Beschlussfassung! Projektbüro! Wahrnehmung der zentralen Projektanlaufstelle! Information der BG über Projektstand

16 Geschäftsführung und Buchhaltung 16! Unterstützung der Geschäftsführung! Verwaltung des Gesellschaftsvermögens! Führung des Gesellschaftskontos! Anweisung von Rechnungen! Anforderung und Sicherstellung der Gesellschaftsbeträge! Buchhaltung! Planung und Forschreibung von Mittelbedarf und Mittelabfluss! Erstellung und Forschreibung des Zahlungsplans! Führung der wohnungsbezogenen Konten! Prüfung der Rechnungen! Aufstellung der internen Abrechnung

17 Verträge und Versicherungen 17! Verträge mit Projektbeteiligten, Planern und Unternehmen! Unterstützung bei der Vorbereitung der Verträge! Mitwirkung bei Vertragsverhandlungen! Unterstützung bei der Durchsetzung der Vertragspflichten " Hinweis: keine Rechtsberatung!! Unterstützung bei Verhandlung und Abschluss der notwendigen Versicherungen

18 Steuerungsaufgaben 18! Kostensteuerung! Kostenkontrolle parallel zu den Planern: Führung der Gesamtkosten und Veranlassung von Anpassungsmaßnahmen! Überprüfung der Angebote im Hinblick auf die Kostenziele! Wirtschaftliche Überprüfung der Angebotsauswertung! Terminsteuerung! Aufstellen und Fortschreiben eines Rahmenterminplans und Veranlassung von Anpassungsmaßnahmen! Terminsteuerung der Planung, Ausschreibung und Vergabe! Überprüfung der Angebote im Hinblick auf die Terminziele

19 Zeitliche Verteilung der Aufgaben 19 heute Baubeginn Bezug Konzeption Grundstück Aquisition Gründung BG-Treffen Projektbüro Vertretung Gesellschaftsvermögen Buchhaltung Verträge und Versicherungen Steuerungsaufgaben WEG-Gr.

20 Zeitliche Verteilung der Aufgaben 20 heute Baubeginn Bezug Konzeption Grundstück Aquisition Gründung BG-Treffen Projektbüro Vertretung Gesellschaftsvermögen Buchhaltung Verträge und Versicherungen Steuerungsaufgaben WEG-Gr. Steuerungsaufgaben tw. nicht beauftragt Bezeichnung ohne Steuerung: Projektbetreuung

21 Moderation! Die Moderation beinhaltet nur die Unterstützung der internen Koordination der Baugemeinschaft.! Die Moderation beinhaltet nicht die Übernahme aller Bauherrenaufgaben.! Die Moderation ist somit nur eine Teilleistung der Projektsteuerung von Baugemeinschaften.

22 Entscheidungsfindung in der BG I! Rahmenbedingungen des gesamten Prozesses müssen definiert werden! klare Strukturierung des Planungs- und Bauprozesses (Zuständigkeiten, Kommunikation und Dokumentation)! eindeutige Regeln (was entscheidet der Vorstand, was die Gruppe; wieviel Individualisierung der Wohnungen ist möglich, wie ist die Kostentragung; )

23 Entscheidungsfindung in der BG II! Vorbereitung der Entscheidungsfindung durch Experten (z.b. Architekten) mit Projektsteuerung und ggf. des Vorstands und Speziallisten aus der Gruppe! Platzierung einer Thematik und deren Lösungsansätze rechtzeitig vor der gemeinschaftlichen Entscheidung! rechtzeitiges Beschließen der Entscheidung (ohne Zeitdruck)! Protokollierung des Beschlusses, zeitnaher Versand

24 Arbeitsgruppen I Arbeitsgruppen können sehr effektiv ein Thema zur Entscheidung vorbereiten, wenn! die zu diesem Bereich interessierten und kompetenten Personen aus der Gruppe eingebunden sind.! kein Personenwechsel während des Arbeitsprozesses statt findet.! der Vorbereitungsprozess in einer transparenten Entscheidungsempfehlung an die Gruppe mündet.

25 Arbeitsgruppen II Arbeitsgruppen können sehr effektiv ein Thema zur Entscheidung vorbereiten, wenn! ein konkreter Arbeitsauftrag mit einem festgelegten Budget vorgegeben ist.! die Arbeitsgruppe von der Projektsteuerung vorbereitet, geleitet und moderiert wird.

26 Arbeitsgruppen III! geeignete Aufgaben sind gemeinschaftliche Räume und Freianlagen! Es ist nicht zielführend, wenn sich Laien in Themen wie beispielsweise Bauausführung, Finanzierung oder Verträge einarbeiten.! Es führt oft zu Irritationen und bedeutet Mehraufwand.

27 Gemeinschaftsraum BG Plan G

28 Innenhof Loretto

30 Die Private Baugemeinschaft Plan G 30

31 Projektsteckbrief I Projekt Standort Projektinhalt Bauherr Planereinsatzform Unternehmenseinsatzform Größe BG Plan G Alter Güterbahnhof Tübingen Neubau eines Wohn- und Geschäftshauses mit einer privaten Baugemeinschaft mit 12 Wohnungen und 2 Gewerbeeinheiten Baugemeinschaft Plan G GbR 3 Eigennutzer 5 private Vermieter 1 gewerblicher Vermieter 2 Gewerbetreibende Einzelplaner Einzelunternehmen qm Gesamtkosten

32 Projektsteckbrief II Meilensteine Restriktionen 10/2013 Projektstart 05/2015 Abgabe Optionsbewerbung 09/2015 Zusage Grundstücksoption 01/2016 Gründung der Baugemeinschaft 03/2016 Baubeginn TG 05/2016 Baubeginn Hochbau 03/2019 Bezug vorraus. 07/2019 Fertigstellung Vorhabenbezogener Bebauungsplan Privater Grundstückseigentümer TG unter dem Haus wird von anderem Bauherr erstellt Aufwändiges Erschließungskonzept durch breites Baufenster (30m) Enger Kostenrahmen (Zielkosten 3000 /qm) Geförderte Mietwohnungen Realisierung neuer Wohnform: selbstorganisierte Pflege-WG " rechtlich und baulich Neuland, organisatorisch aufwändig (Verein) Gemeinschaftsraum für Hausbewohner und Quartier

33 Aufwand Projektsteuerung! Zwischen 10/2013 und 04/2019 wurden insgesamt Stunden geleistet.! Dies entspricht 1,9 Personenjahren in Vollzeit! Mit langjährigem Erfahrungshintergrund! 20 Jahre professionelle Erfahrung im Bereich Projektmanagement! Seit 18 Jahre Bewohnerin von Baugemeinschaftsprojekten und Erfahrung mit der Realisierung von gemeinschaftlichen Wohnprojekten! Davon 9 Jahre professionell

34 Anteile der jeweiligen PS-Aufgaben 34 BG-Treffen Gründung Projektbüro Vertretung Aquisition Vermögen Grundstück Buchhaltung Konzeption Terminsteuerung Verträge Kostensteuerung

36 Baugemeinschaften ohne externe Projektsteuerung Herausforderungen I! Befangenheit durch Eigeninteressen! meist keine Erfahrung mit dem Prozess von Baugemeinschaften! die Architekten in ihrem Aufgabengebiet arbeiten zu lassen! den zeitlichen Aufwand zu leisten (phasenweise sind hohe Kapazitäten notwendig)

37 Baugemeinschaften ohne externe Projektsteuerung Herausforderungen II! wegen der Komplexität der Projekte ist eine Bearbeitung durch feste Personen notwendig (keine Rotation)! jüngere Interessenten verfügen oft nur über ein begrenztes Zeitbudget! derzeit wird durch die ausgelasteten Planungsbüros und Handwerksbetriebe das Controlling und das Konfliktmanagement wichtiger

39 Fazit! Projektsteuerung von Baugemeinschaften ist eine anspruchsvolle Tätigkeit! Projektsteuerung trägt eine hohe Verantwortung, weil viel Kapital eingesetzt wird! Projektinitiativen sollten sich nicht überfordern

40 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit 40