Niederschrift. Gesetzliche Mitgliederzahl der Schulverbandsversammlung des Amtes Büsum- Wesselburen: 18

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1 Niederschrift über die öffentliche Sitzung der Schulverbandsversammlung des Schulverbandes Büsum- Wesselburen am 6. März 2014 um 18:30 Uhr im Sitzungssaal des Rathauses in Büsum Gesetzliche Mitgliederzahl der Schulverbandsversammlung des Amtes Büsum- Wesselburen: 18 Anwesend sind: I. Stimmberechtigte Mitglieder: 1. Als Vorsitzender Christian Langhinrichs 2. Hauke Hinz, i. V. für Ulf Jacobsen 3. Silke Jansen, i. V. für Paul-Heinrich Dörscher 4. Bernd Blohm 5. Heinz-Werner Bruhs 6. Anke Friccius 7. Horst Häring 8. Willi Hennings 9. Wilhelm Hollmann 10. Reimer Jürgens 11. Klaus Nicolay 12. Dirk Rathje 13. Helmuth Rolfs 14. Manfred Schlüter 15. Maik Schwartau 16. Eggert Wilkens 17. Tammy Wittmaack II. Nicht stimmberechtigt: 1. Andreas Genthe, Personalrat 2. Bernd Hansen, Leiter Schule am Meer Büsum 3. Dithm. Landeszeitung, Presse Henning Voß 4. Björn Ley, kommis. Schulleiter Schule am Meer Büsum 5. Thorsten Rode, Schulleiter Friedrich-Hebbel-Schule Wesselburen 6. Thomas Strüben, Protokollführer III. Nicht anwesend: 1. Jörn Timm, entschuldigt 2. Paul-Heinrich Dörscher, entschuldigt 3. Werner Marten Hansen 4. Ulf Jacobsen, entschuldigt Die Mitglieder der Schulverbandsversammlung des Amtes Büsum-Wesselburen waren durch Einladung vom auf Donnerstag, den 6. März 2014, 18:30 Uhr, unter Mitteilung der Tagesordnung einberufen. Zeit, Ort und Tag der Sitzung sowie die Tagesordnung waren öffentlich bekannt gegeben. Der Vorsitzende stellt bei Eröffnung fest, dass gegen die ordnungsgemäße Einberufung Einwendungen nicht erhoben werden.

2 Die Schulverbandsversammlung ist nach der Zahl der erschienenen Mitglieder beschlussfähig. Tagesordnung Öffentlicher Teil: 1. Einwohnerfragestunde 2. Entscheidung über etwaige Einwendungen gegen die Niederschrift über die Sitzung am Änderungsanträge 4. Beschluss der Jahresrechnung Haushalt 2014 einschließlich Stellenplan 6. Benennung der Mitglieder für die Besetzung des Schulleiterwahlausschusses an der Friedrich-Hebbel-Schule Wesselburen 7. Benennung der Mitglieder für die Besetzung des Schulleiterwahlausschusses an der Schule am Meer Büsum 8. Architektenleistungen für Baumaßnahmen an der Friedrich-Hebbel-Schule Wesselburen hier: Ausschreibeverfahren nach EU-Vorgaben 9. Mitteilungen, Anfragen, Eingaben Nichtöffentlicher Teil: 10. Architektenleistungen für Baumaßnahmen an der Friedrich-Hebbel-Schule Wesselburen hier: Ausschreibeverfahren nach EU-Vorgaben/Auftragsvergabe 11. Mitteilungen, Anfragen, Eingaben 2

3 Öffentlicher Teil: Zu TOP 1) Einwohnerfragestunde Es wurden keine Fragen gestellt. Zu TOP 2) Entscheidung über etwaige Einwendungen gegen die Niederschrift über die Sitzung am Alle Mitglieder haben eine Kopie der Niederschrift über die Sitzung am erhalten. Einwendungen sind hierzu nicht eingegangen. Die Niederschrift selbst liegt während der Sitzung aus, weil die Einsichtnahme in die Niederschriften über die öffentlichen Sitzungen den Einwohnerinnen und Einwohnern zu gestatten ist. Gegen die Niederschrift über die Sitzung am werden keine Einwendungen erhoben. Damit gilt die Sitzungsniederschrift als genehmigt. Zu TOP 3) Änderungsanträge Es wird beantragt, die Tagesordnung im nichtöffentlichen Teil um den Tagesordnungspunkt Architektenleistungen für Baumaßnahmen an der Friedrich-Hebbel- Schule Wesselburen; hier: Ausschreibeverfahren nach EU-Vorgaben/Auftragsvergabe zu erweitern. Die Auftragsvergabe unterliegt dem Ausschluss der Öffentlichkeit im Sinne von 35 Abs. 1 Satz 2 der GO. Die Schulverbandsversammlung beschließt, die Tagesordnung wie beantragt, zu verändern. Zu TOP 4) Beschluss der Jahresrechnung 2012 Die Haushaltsrechnung ist im Gesamtergebnis mit ,96 ausgeglichen. Die Soll-Einnahmen und Soll-Ausgaben des Verwaltungshaushalts betragen jeweils ,32. Im Vermögenshaushalt belaufen sich die Soll-Einnahmen und Soll-Ausgaben auf je ,64. Im Rechnungsjahr 2012 sind folgende über- bzw. außerplanmäßigen Ausgaben im Verwaltungshaushalt in Höhe von insgesamt ,90. Hhst. / Deckungskreis Bezeichnung Mehrausgabe Verwaltungshaushalt Deckungskreis 0001 Personalausgaben ,99 3

4 Deckungskreis 2000 Schulverwaltung 6.414,80 Deckungskreis 2950 OGS Wesselburen , Projekt soziale Arbeit an Schulen 7.215, Kosten für das Mittagessen 3.524,16 Die Mehrausgaben sind durch verschiedene Mehreinnahmen und Minderausgaben im Rahmen der Jahresrechnung gedeckt. Im Vermögenshaushalt sind keine genehmigungsrelevanten Haushaltsüberschreitungen entstanden. Nach Worterteilung durch den Schulverbandsvorsteher berichtet der Bürgermeister Manfred Schlüter von der Prüfung der Jahresrechnung durch den Verwaltungs- und Finanzausschuss. Er bittet die Schulverbandsversammlung dem Beschluss des Verwaltungs- und Finanzausschusses zu folgen und die Jahresrechnung 2012 zu beschließen. Die Schulverbandsversammlung beschließt die Jahresrechnung 2012 und genehmigt die über- bzw. außerplanmäßigen Ausgaben im Verwaltungshaushalt in Höhe von ,90. Der Erläuterungsbericht zur Jahresrechnung ist als Anlage 1 dieser Niederschrift beigefügt. Zu TOP 5) Haushalt 2014 einschließlich Stellenplan Der Haushalt des Schulverbandes Büsum-Wesselburen wird seit dem Haushaltsjahr 2013 als ein nach den rechtlichen Bestimmungen des neuen doppischen Haushaltsrecht basierender Produktplan aufgestellt. Die gesetzlichen Grundlagen hat das Land SH mit dem Doppik-Einführungsgesetz und der Gemeindehaushaltsverordnung-Doppik geschaffen. Der Vorbericht zum Haushaltsplan wurde an das nunmehr anzuwendende Recht angepasst und enthält wichtige Informationen zur Entwicklung der Haushaltswirtschaft des Schulverbandes Büsum-Wesselburen. Aufgrund der Systemumstellung lässt das Innenministerium zu, die kameralen Spalten (Rechnungsergebnis Vorvorjahr) frei zu lassen. Von dieser Ermächtigung wurde Gebrauch gemacht. Aufgrund der ungewissen Zukunft und der allgemein erwarteten Auflösung des Schulverbandes, wurden die Finanzplanungsjahre in Absprache mit der Verwaltungsleitung nicht mehr beplant. Der Entwurf der Haushaltssatzung setzt folgende Beträge fest: Im Ergebnisplan einen Gesamtbetrag der Erträge mit ,00 einen Gesamtbetrag der Aufwendungen mit ,00 und somit einen Jahresfehlbetrag/Jahresüberschuss von 0,00 Im Finanzplan einen Gesamtbetrag der Einzahlungen aus lfd. Verwaltungstätigkeit mit ,00 einen Gesamtbetrag der Auszahlungen aus lfd. Verwaltungstätigkeit mit ,00 4

5 einen Gesamtbetrag der Einzahlungen aus Investitions- und Finanzierungstätigkeit mit 2.000,00 einen Gesamtbetrag der Auszahlungen aus Investitions- und Finanzierungstätigkeit mit ,00 Die Verbandsumlage beträgt ,00 EUR und wird nach Maßgabe des Verteilungsbeschlusses festgesetzt, so dass sie sich wie folgt verteilt: Stadt Wesselburen ,79 EUR Gemeinde Büsum ,38 EUR Gemeinde Büsumer Deichhausen ,65 EUR Gemeinde Friedrichsgabekoog 4.027,81 EUR Gemeinde Hedwigenkoog ,91 EUR Gemeinde Hellschen-Heringsand-Unterschaar ,56 EUR Gemeinde Hillgroven ,43 EUR Gemeinde Norddeich ,05 EUR Gemeinde Oesterdeichstrich ,75 EUR Gemeinde Oesterwurth ,48 EUR Gemeinde Reinsbüttel ,77 EUR Gemeinde Schülp ,41 EUR Gemeinde Strübbel ,07 EUR Gemeinde Süderdeich ,05 EUR Gemeinde Warwerort ,29 EUR Gemeinde Wesselburener Deichhausen ,80 EUR Gemeinde Wesselburenerkoog ,96 EUR Gemeinde Westerdeichstrich ,84 EUR Der Höchstbetrag für unerhebliche über- und außerplanmäßige Aufwendungen und Auszahlungen, für deren Leistung oder Eingehung die Schulverbandsvorsteherin ihre bzw. der Schulverbandsvorsteher seine Zustimmung gemäß Gemeindeordnung erteilen kann, beträgt 3.000,00 EUR. Der Höchstbetrag der Kassenkredite wird auf ,00 EUR und die Gesamtzahl der im Stellenplan ausgewiesenen Planstellen wie im Vorjahr auf 33,60 Stellen festgesetzt. Die in den Haushaltsplan eingestellten Haushaltsansätze wurden - soweit möglich - errechnet, im Übrigen unter Berücksichtigung der besonderen örtlichen Gegebenheiten und auf der Grundlage der Vorjahresergebnisse sorgfältig geschätzt. Die konsumtiven Haushaltsmittel stehen zunächst nur zu 7/12 zur Verfügung. Die investiven Haushaltsmittel und die Ansätze für die Gebäudeunterhaltung stehen ebenfalls zu 7/12 zur Verfügung. Diese dürfen jedoch nur nach vorheriger Genehmigung durch den Schulverbandsvorsteher in Abstimmung mit den Vorsitzenden der jeweiligen Fachausschüsse verwendet werden. Folgende Investition ist für das Haushaltsjahr 2014 geplant: Anschaffungen für den EDV-Bereich GS/RS Büsum 8.000,00 EUR Es wurden ansonsten keinerlei neue Mittel für Investitionen und Investitionsförderungsmaßnahmen bereitgestellt. Die noch nicht beanspruchten Mittel für Investitionen und Investitionsförderungsmaßnahmen aus dem Vorjahr bleiben weiterhin verfügbar. 5

6 Der Haushaltsplan und die Haushaltsatzung für das Haushaltsjahr 2014 mit dem Stellenplan werden auf Empfehlung des Verwaltungs- und Finanzausschusses wie vorgelegt beschlossen. Zu TOP 6) Benennung der Mitglieder für die Besetzung des Schulleiterwahlausschusses an der Friedrich-Hebbel-Schule Wesselburen Das Schulamt des Kreises Dithmarschen hat die Schulleiterstelle an der Friedrich-Hebbel- Schule in Wesselburen durch Bekanntmachung im Nachrichtenblatt des Ministeriums für Bildung und Wissenschaft des Landes Schleswig-Holstein, Ausgabe 11/12/2013, zum nächstmöglichen Zeitpunkt ausgeschrieben. Derzeit wird die Schule kommissarisch von Thorsten Rode geleitet. Nach den Bestimmungen des Schulgesetzes für das Land Schleswig-Holstein wirken bei der Besetzung der Stelle einer Schulleiterin bzw. eines Schulleiters an öffentlichen Schulen der Schulträger, die Lehrkräfte sowie die Eltern in Form eines Wahlverfahrens mit. Gemäß 38 Absatz 1 SchulG wird vom Schulträger für jedes Wahlverfahren ein Schulleiterwahlausschuss gebildet. Die Gesamtzahl des Schulleiterwahlausschusses beträgt 20 Personen, wobei darauf zu achten ist, dass mindestens 40 % der Mitglieder Frauen sind. Dem Schulleiterwahlausschuss darf nicht angehören, wer sich um die Stelle beworben hat. Gemäß Absatz 2 des 38 SchulG entsendet der Schulträger in den Schulleiterwahlausschuss 10 Mitglieder, die von der Vertretungskörperschaft gewählt werden. Diese Mitglieder müssen nicht der Vertretungskörperschaft angehören. Sie dürfen nicht Lehrkräfte oder Mitglieder des Schulelternbeirats der betroffenen Schule sein. Die Sitzung des Schulleiterwahlausschusses wird voraussichtlich im Frühjahr 2014 stattfinden. Der Termin wird den Mitgliedern rechtzeitig bekannt gegeben. Folgende zehn Vertreterinnen und Vertreter des Schulverbandes Büsum-Wesselburen werden gemäß 38 des schleswig-holsteinischen Schulgesetzes (SchulG) in den Schulleiterwahlausschuss gewählt: 1. Christian Langhinrichs 6. Ulf Jacobsen 2. Bernd Blohm 7. Reimer Jürgens 3. Heinz-Werner Bruhs 8. Dirk Rathje 4. Anke Friccius 9. Manfred Schlüter 5. Eggert Wilkens 10. Tammy Wittmaack Vertreter: Werner Marten Hansen 6

7 Zu TOP 7) Benennung der Mitglieder für die Besetzung des Schulleiterwahlausschusses an der Schule am Meer Büsum Das Ministerium für Bildung und Wissenschaft hat die Schulleiterstelle an der Schule am Meer in Büsum durch Bekanntmachung im Nachrichtenblatt des Ministeriums für Bildung und Wissenschaft des Landes Schleswig-Holstein, Ausgabe 01/2014, zum nächstmöglichen Zeitpunkt ausgeschrieben. Derzeit wird die Schule kommissarisch von Bernd Hansen geleitet. Nach den Bestimmungen des Schulgesetzes für das Land Schleswig-Holstein wirken bei der Besetzung der Stelle einer Schulleiterin bzw. eines Schulleiters an öffentlichen Schulen der Schulträger, die Lehrkräfte sowie die Eltern in Form eines Wahlverfahrens mit. An Schulen mit einer Sekundarstufe II entsenden ebenfalls die Schülerinnen und Schüler VertreterInnen in den Schulleiterwahlausschuss. Gemäß 38 Absatz 1 SchulG wird vom Schulträger für jedes Wahlverfahren ein Schulleiterwahlausschuss gebildet. Die Gesamtzahl des Schulleiterwahlausschusses beträgt 20 Personen, wobei darauf zu achten ist, dass mindestens 40 % der Mitglieder Frauen sind. Dem Schulleiterwahlausschuss darf nicht angehören, wer sich um die Stelle beworben hat. Gemäß Absatz 2 des 38 SchulG entsendet der Schulträger in den Schulleiterwahlausschuss 10 Mitglieder, die von der Vertretungskörperschaft gewählt werden. Diese Mitglieder müssen nicht der Vertretungskörperschaft angehören. Sie dürfen nicht Lehrkräfte oder Mitglieder des Schulelternbeirats der betroffenen Schule sein. In Anbetracht der anstehenden Auflösung des Schulverbandes Büsum-Wesselburen und des Schulträgerwechsels zum sollte der Gemeinde Büsum die Möglichkeit unterbreitet werden, Personen für den Schulleiterwahlausschuss zu benennen. Diesen Vorschlägen sollte durch die Schulverbandsversammlung unter den Gesichtspunkten eines fairen Miteinanders auch gefolgt werden. Die Sitzung des Schulleiterwahlausschusses wird voraussichtlich im Frühjahr/Frühsommer 2014 stattfinden. Der Termin wird den Mitgliedern rechtzeitig bekannt gegeben. Folgende zehn Vertreterinnen und Vertreter des Schulverbandes Büsum-Wesselburen werden gemäß 38 des schleswig-holsteinischen Schulgesetzes (SchulG) in den Schulleiterwahlausschuss gewählt: 1. Timm Hollmann 6. Carsten Wilhelmi 2. Gerd Gehrts 7. Dietmar Böcker 3. Susanne Voss 8. Winfried Siemsen 4. Gabriele Landberg 9. Brigit Niethammer 5. Holger Lichty 10. Heike Holm Vertreter: Joachim Laabs Zu TOP 8) Architektenleistungen für Baumaßnahmen an der Friedrich- Hebbel-Schule Wesselburen 7

8 hier: Ausschreibeverfahren nach EU-Vorgaben Teil I Demographische Veränderungen im Einzugsbereich des Amtes Büsum-Wesselburen erfordern den Neubau einer zweizügigen Gemeinschaftsschule am Standort Wesselburen. Träger der Maßnahme wird der Schulverband Wesselburen sein. Bedingt durch die sehr engen zeitlichen und finanziellen Restriktionen wird der Schulverband auf die Durchführung eines Architektenwettbewerbs verzichten. Mit allen für einen Schulneubau verbundenen Planungs-, Ausschreibungs-, Durchführungs- und Abrechnungsleistungen soll ein qualifiziertes, leistungsfähiges und schulbauerfahrenes Architekturbüro beauftragt werden. Die Planungen für die Gemeinschaftsschule sollen unter aktiver Beteiligung von Politik, Schule, Eltern und Schülern erarbeitet werden. Im Vorfeld einer konkreten Standort- und Bauentscheidung wurden die voraussichtlichen Kosten für einen Schulneubau auf Grundlage eines ersten vorläufigen Raumprogramms und einer Standortuntersuchung ermittelt. Eine daraus abgeleitete Grobkostenschätzung geht von ca. 9 Mio. Euro Gesamtkosten aus. Bei geschätzten Gesamtkosten von ca. 9 Mio. Euro werden die Honorare für freiberufliche Leistungen die Vergabegrenzen der Verdingungsordnung für freiberufliche Dienstleistung (VOF) von derzeit rd Euro überschreiten. Vergaberechtlich müssen Auftragsvergaben öffentlicher Auftraggeber daher auf Grundlage der VOF im Rahmen eines europaweit durchzuführenden Verhandlungsverfahrens (VOF 3) mit vorgeschaltetem öffentlichem Teilnahmewettbewerb erfolgen. Im Verlauf dieses Verfahrens werden die zu vergebenden Leistungen im Wege der Bekanntmachung im EU-Amtsblatt veröffentlicht. Architekturbüros können ihr Interesse an einer Verfahrensteilnahme durch Abgabe von Bewerbungen bekunden (sogenannte Interessenbekundungen). Das Verhandlungsverfahren dient dazu, aus den eingegangenen Bewerbungen eine vorgegebene Anzahl besonders fachkundiger, leistungsfähiger und zuverlässiger Architekturbüros für die Teilnahme an Auftragsverhandlungen auszuwählen. Die Prüfung der eingereichten Bewerbungsunterlagen erfolgt auf Grundlage zuvor festgelegter Beurteilungskriterien. Die Auswahl des zu beauftragenden Büros erfolgt auf Grundlage der Ergebnisse von Verhandlungsgesprächen. Der Gesamtverfahrenszeitraum für die Durchführung eines Verhandlungsverfahrens von der Vorbereitung und Veröffentlichung der EU-Bekanntmachung, der Prüfung der Bewerbungsunterlagen, der Auswahl von Verhandlungsteilnehmern, der Durchführung von Verhandlungsgesprächen bis zur Beauftragung des ausgewählten Büros liegt erfahrungsgemäß bei etwa viereinhalb bis fünf Monaten. Nach Beauftragung des ausgewählten Büros wird eine abschließende Gesamtdokumentation des Verfahrens erstellt. Aufgrund der Komplexität der Aufgabenstellung sollen die für die Durchführung des gesamten Vergabeverfahrens erforderlichen Arbeitsschritte und Leistungen von einem erfahrenen externen Fachbüro erbracht werden. Aufgrund der Komplexität und des Zeitaufwandes für die Durchführung des VOF- Verfahrens wird der Schulverband Wesselburen nur sehr bedingt in der Lage sein, Teilleistungen des Verfahrens in eigener personeller Zuständigkeit zu bearbeiten. Zur Entlastung des Schulverbandes Wesselburen werden daher im Angebot (im Sinne eines Sorglos-Paketes ) alle Leistungen kalkuliert und angeboten, die nicht zwingend hoheitlicher Natur sind und demzufolge vom Auftraggeber erbracht werden müssen. 8

9 Soweit möglich wird der Schulverband Wesselburen damit von verfahrensbedingten personellen und zeitlichen Belastungen durch den Auftragnehmer freigehalten Anlässlich einer Zusammenkunft der Bürgermeister des Schulverbandes Wesselburen hat Herr Dr. Volker Zahn aus Lübeck das gesamte Verfahren mit der damit verbundenen Komplexität vorgestellt. Es bestand Einigkeit, das VOF-Verfahren durch Herrn Dr. Zahn extern begleiten zu lassen. Mittlerweile wurde wie vereinbart ein Honorarangebot unterbreitet. Die Auftragsvergabe Teil II wird im nicht öffentlichen Teil erfolgen. Zu TOP 9) Mitteilungen, Anfragen, Eingaben Es liegen keine Wortmeldungen vor. Für die Tagesordnungspunkte 10) bis 11) liegen Gründe für den Ausschluss der Öffentlichkeit im Sinne von 35 Abs. 1 Satz 2 der GO vor. Es wird beantragt, dass die Tagesordnungspunkte 10) bis 11) unter Ausschluss der Öffentlichkeit beraten und entschieden werden. Ende der Sitzung: 19:00 Uhr Vorsitzender: Schriftführer: Christian Langhinrichs Thomas Strüben 9