Staub Hehli Hidber (Hrsg.) Management von Anwaltskanzleien

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1 Staub Hehli Hidber (Hrsg.) Management von Anwaltskanzleien

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3 Management von Anwaltskanzleien Erfolgreiche Führung von Anwaltsunternehmen Herausgegeben von Leo Staub und Christine Hehli Hidber Deutscher AnwaltSpiegel

4 Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über abrufbar. Alle Rechte, auch die des Nachdrucks von Auszügen, vorbehalten. Jede Verwertung ist ohne Zustimmung des Verlages unzulässig. Dies gilt insbesondere für Vervielfältigungen, Übersetzungen, Mikroverfilmungen und die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronische Systeme. Schulthess Juristische Medien AG, Zürich Basel Genf 2012 ISBN ISBN Deutscher AnwaltSpiegel ISBN MANZ sche Verlags- und Universitätsbuchhandlung GmbH Wien Titelbild: Fotolia Crashoran Fotolia.com

5 Vorwort Seit nunmehr fünf Jahren existiert an der Executive School of Management, Technology & Law der Universität St. Gallen (ES-HSG) ein Lehrgang, der in die Grundzüge des Managements von Rechtsabteilungen und Anwaltskanzleien einführt. Ebenso lange schon engagiert sich die ES-HSG in der internen Weiterbildung von Associates und Partnern bedeutender Anwaltskanzleien. Wesentliches aus diesen Aktivitäten ist im vorliegenden Buch zusammengetragen. Es bietet einen Überblick über alle Aspekte des Managements einer Anwaltskanzlei. Der inhaltliche «rote Faden», der sich am bekannten St. Galler Management-Modell orientiert, wird durch die jedem Kapitel vorangestellte Einführung und Übersicht von Leo Staub sichergestellt. Erfahrene Praktikerinnen und Praktiker aus renommierten Kanzleien und Rechtsabteilungen sowie weitere Fachleute sorgen mit ihren Beiträgen für Vertiefung, Praxisnähe und Anschaulichkeit. So ist ein Werk entstanden, das sich als umfassendes Führungskompendium für Anwälte in kleinen, mittelgrossen und grossen Kanzleien versteht. Ihnen, liebe Kolleginnen und Kollegen, sei dieses Buch denn auch gewidmet! Folgenden Personen schulden wir unseren herzlichen Dank: MLaw Oliver Schmid für die Hilfe bei der wissenschaftlichen Recherche, MLaw Nils Grehn, Iris Staub und Leo Staub sr. für die Unterstützung beim Lektorat, Raffaela Fanciullo und Christiane König bei der Erstellung des Sachregisters sowie Marco Gianini und Ulrich Gaebler vom Schulthess Verlag für ihre Geduld und die professionelle verlegerische Betreuung. Unser grösster Dank aber gilt natürlich den über 60 Autorinnen und Autoren, die dieses Buch mit ihren Beiträgen zu einem lebendigen Abbild modernen Kanzleimanagements machen. In unseren Dank einschliessen möchten wir auch unsere Ehegatten und Kinder, die das aufwendige Hobby ihrer «schreibenden» Familienmitglieder geduldig ertragen und nach Kräften gefördert haben. Im Text des Buches wurde jeweils konsequent die männliche Form verwendet. Diese steht aber natürlich immer auch für die Anwältinnen. St. Gallen, im Frühjahr 2012 Leo Staub und Christine Hehli Hidber, Herausgeber V

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7 Inhaltsverzeichnis Vorwort... Autorenverzeichnis... V XV Kapitel 1 Festlegung der Kanzleistrategie... 1 A. Einführung und übersicht... 3 Leo Staub B. Strategische Optionen im Anwaltsgeschäft Manfred Finken C. Produkt- / Marktstrategien im Anwaltsgeschäft Johannes H. Weiler D. Wachstumsstrategien im Anwaltsgeschäft Walter Fellmann E. HFK mit einer Boutique-Strategie zum Erfolg Christian Nunn F. Prozess der Strategieentwicklung in einer regional tätigen Anwaltskanzlei. 89 Christof Raggenbass Kapitel 2 Anwaltsmarketing A. Einführung und Übersicht Leo Staub B. Identifikation und Berücksichtigung von Mandantenbedürfnissen Heinz Schärer C. What a Global In-house Legal Function Expects from External Counsel Beat Hess D. Erfahrungen eines Unternehmers im Umgang mit amerikanischen Anwaltskanzleien Urs Tanner VII

8 Inhaltsverzeichnis E. Kundensegmentierung im Anwaltsgeschäft und deren Abbildung in der Kanzleiorganisation mittels industry groups Ivo Hungerbühler F. Rationale and Organization of Practice Groups Philip Marcovici / Victoria Dalmas G. Generalist vs. Spezialist: Die Bedeutung von Fachausbildungen im Anwaltsberuf Nicole Vögeli Galli H. Markt- und Kundenkommunikation in der Anwaltskanzlei Didier Sangiorgio I. Akquisition anwaltlicher Mandate im pitch Markus Hartung J. Anwaltspanels bei der Beschaffung rechtlicher Dienstleistungen: Aufbau und Akkreditierungsprozess Bruno Mascello K. Der Rechtsberatungsmarkt im Umbruch: Machen Telefon- und Internetberatung den Anwaltskanzleien Konkurrenz? Georg Gebsattel L. Besonderheiten der Zusammenarbeit mit Unternehmensmandanten eine Praxis betrachtung Urs Wälchli Kapitel 3 Entwicklung von Geschäftsmodellen für Anwaltskanzleien A. Einführung und Übersicht Leo Staub B. Prozess der Erstellung einer anwaltlichen Dienstleistung Wolfgang Weiss C. Anwaltsgesellschaften in der Schweiz Gaudenz G. Zindel D. Knowledge Management in einer Anwaltskanzlei Martin Schulz VIII

9 Inhaltsverzeichnis E. Lean Management in der Kanzlei Frank von Thun F. Automatisation/IT: Neue Möglichkeiten in der Prozessunterstützung von Anwaltskanzleien Adrian Rufener G. E-Justice in Österreich und seine Bedeutung für Anwaltskanzleien Wolfgang Heufler H. Internet und Social Media Neue Medien eröffnen neue Wege zum Mandanten Carsten Ul b r ic h t I. Virtuell zusammengeschlossene Anwaltskanzleien am Beispiel von SwissLegal Andreas Kellerhals J. Instruktionsprozess Christine Hehli Hidber Kapitel 4 Leadership in der Anwaltskanzlei A. Einführung und Übersicht Leo Staub B. Leadership in einer Anwaltskanzlei: Anspruch und Herausforderung Marcus Heidbrink C. Leading a Team of Stars Rainer Loges D. Die HM-Akademie St. Gallen bei Hengeler Mueller Dirk Uwer E. Recruitment and Remuneration of Associates in the ongoing War for Talents Kai-Uwe Steck F. Der Weg zum Partner in einer Anwaltskanzlei Robert Furter IX

10 Inhaltsverzeichnis G. Partnerkultur Fr a n k E. R. Diem H. Weiterbildung und Entwicklung von Associates bei Freshfields Bruckhaus Deringer Katrin Schirwinski I. Wege zur Professionalisierung des Kanzleimanagements Raffael Büchi Kapitel 5 Accounting und Billing A. Einführung und Übersicht Leo Staub B. Management Accounting in einer Anwaltskanzlei Andreas C. Albrecht C. Key Performance Indicators für Associates und Partner Marcus Schriefers D. Control of Legal Fees Hans Peter Frick E. Alternative Honorarmodelle im Anwaltsgeschäft Andreas Krämer F. Gewinnverteilung unter Berücksichtigung des Managed Lockstep Markus Hartung G. Lockstep Alexander Ritvay / Ingo Theusinger H. Eat what you kill Harald Seisler Kapitel 6 Finance A. Einführung und Übersicht Leo Staub X

11 Inhaltsverzeichnis B. Finanzierung einer Anwaltskanzlei Patrick Rütsche C. Bewertung einer Anwaltskanzlei Rudolf Tschäni D. Fusion von Anwaltskanzleien Vincent Jeanneret /Oliver Triebold E. Aufspaltung von Anwaltskanzleien Jörg -Martin Schultze Kapitel 7 Risikomanagement in der Anwaltskanzlei A. Einführung und Übersicht Leo Staub B. Compliance Management in der Anwaltskanzlei Christoph B. Bühler C. Berufs- und Standesregeln als regulatorische Beschränkungen im Management einer schweizerischen Kanzlei Mirko Roš D. Berufs- und Standesregeln als regulatorische Beschränkungen im Management einer deutschen Kanzlei Horst Franke E. Berufs- und Standesregeln als regulatorische Beschränkungen im Management einer österreichischen Kanzlei Kurt Wratzfeld F. Der Umgang mit Interessenkonflikten bei der Wahrnehmung von Verwaltungsrats mandaten durch Anwälte Michael Pfeifer G. Die Berücksichtigung des Anwaltsgeheimnisses in der Kanzleiorganisation. 776 Carole Gehrer H. Geldwäscherei als Managementthema in der Anwaltskanzlei Filippo Th. Beck / Philippe Nordmann XI

12 Inhaltsverzeichnis I. Das Legal Opinion Committee im Dienste des Risikomanagements der Kanzlei Benedikt Maurenbrecher J. Qualitätsmanagement in der Anwaltskanzlei und Zertifizierung nach ISO Heinz Klarer K. Business Continuity Management in einer Anwaltskanzlei András Gurovits / Marcel Hadorn L. Important Issues and Trends in the Field of Liability Insurance for Law Firms Keith Tracey Kapitel 8 Anwaltliche Soft Skills A. Einführung und Übersicht Leo Staub B. Zeitmanagement Christoph M. Pestalozzi C. Verhandeln unter Druck und in Extremsituationen Matthias Schranner D. Scripting Successful Concentration for Lawyering Tasks Adina Mornell E. Umgang mit Gerichten und Behörden Georg Naegeli F. Kommunikation in gerichtlichen Auseinandersetzungen Uwe Wolff G. Warum gute Anwälte nicht immer gute Manager sind Wo l f g a n g Weiss XII

13 Inhaltsverzeichnis Kapitel 9 Zukunft des Anwaltsgeschäfts A. Die Auswirkungen der Finanzkrise auf Kanzleistrategie und die Struktur des Rechts George M. Williams Jr. B. Trends in the Global Legal Services Market Julia Chain / Nicholas Bruch C. Die Zukunft des Anwaltsmarktes Klaus-Stefan Hohenstatt D. Trends und Zukunft im Anwaltsgeschäft der Schweiz Michael Hüppi Sachregister XIII

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15 F. Automatisation/IT F. Automatisation/IT: Neue Möglichkeiten in der Prozessunterstützung von Anwaltskanzleien Adrian Rufener Vorbemerkungen Informatikeinsatz als Geschäftsführungsaufgabe Im Geschäftsalltag hat sich der Einsatz von Informations- und Kommunikationstechnologie (ICT) durchgesetzt. In grösseren Unternehmen wurde auf Stufe Unternehmensführung die Funktion eines CIO (Chief Information Officer) geschaffen, da mit der ICT in aller Regel auch unternehmenskritische Geschäftsprozesse abgedeckt werden. Strategische Entscheide über den Einsatz von Informatikmitteln sind auf Stufe Geschäftleitung zu fällen, der Vollzug kann jedoch delegiert werden. Gleich verhält es sich in Anwaltskanzleien. Die Frage, ob und in welchen Teilbereichen der Kanzleiadministration (im weiteren Sinne) Informatikmittel eingesetzt werden und welche Geschäftsprozesse anzupassen sind, ist eine strategische Aufgabe, die weder einer Sekretärin bzw. einem Substituten noch einem externen EDV-Betreuer delegiert werden kann. Vielmehr ist es Sache der Kanzleiinhaber, die strategische Marschrichtung festzulegen, wobei externen Beratern die Aufgabe zufallen kann, die entscheidrelevanten Fakten aufzuarbeiten und anschliessend entsprechend dem von den Kanzleiinhabern verabschiedeten ICT- Konzept umzusetzen. 1.2 Anwaltskanzlei als Betrieb, welcher Informationen verarbeitet Aus Sicht der ICT ist eine Anwaltskanzlei ein Dienstleistungsbetrieb, der Informationen verschiedenster Quellen (Kunden, Gegenparteien, Gerichte, Literatur, etc.) erhebt, bearbeitet und weiterverbreitet. Dabei sind diese Informationen in analoger (Papier) oder digitaler Form (elektronisch) vorhanden. Aus unternehmerischer Sicht macht es somit Sinn, sogenannte Medienbrüche, d.h. die Transformation von der analogen in die digitale Welt oder umgekehrt, möglichst zu vermeiden bzw. zu reduzieren. Sinnvollerweise sollten die Daten der verschiedenen Informationsquellen digital vorhanden bzw. eine Umwandlung analoger in digitale Daten einfach möglich sein Z.B. Scanning von Dokumenten, Volltextindexierung mittels OCR-Software. 337

16 Kapitel 3: Entwicklung von Geschäftsmodellen für Anwaltskanzleien Physisches und/oder elektronisches Dossier Im Arbeitsalltag ist das Arbeiten mit physischen Dossiers oft angenehmer und komfortabler als mit rein elektronischen Dossiers. Gleichwohl ist der Vorteil elektronisch vorhandener Dossiers nicht zu übersehen, kann doch dank Volltextsuche in umfangreichen Dokumenten bzw. Dossiers nach Begriffen gesucht werden. Sodann können mehrere Personen gleichzeitig auf die Daten zugreifen. Dies ist insbesondere dann von Vorteil, wenn grössere Mandate im Team bearbeitet werden oder aufgrund mehrerer Kanzleistandorte bzw. dezentraler Arbeitsweise Zugang 2 zu zentral abgelegten Daten notwendig ist. 3 Abb. 1: WinJur Projektübersicht (Mandatsübersicht) Kanzleien mit mehreren Standorten Verfügt eine Kanzlei über mehrere Standorte, ist zu entscheiden, ob die Daten nur an einem Ort gehalten werden und die Benutzer der übrigen Standorte auf diese Daten zugreifen, oder ob die Daten an mehreren Standorten gehalten werden und zwischen den Datenbanken ein Indexabgleich stattfindet. 2 Z.B. via Internet über Citrix, Terminalserver etc. 3 Wird mit elektronischen Dossiers gearbeitet, ist der Einsatz von zwei Bildschirmen am Arbeitsplatz zu prüfen. 338

17 F. Automatisation/IT Mandatsannahme und -eröffnung Interessenkollision klären Vor der Annahme eines neuen Mandates ist die Frage der Interessenkollision zu klären. Die Vorabklärung (Klient, Gegenpartei, verbundene Unternehmen) kann delegiert werden, sofern die in der Leistungserfassung vorhandenen Adressen entsprechend codiert (Klient, Gegenpartei etc.) bzw. mit Mandaten verknüpft sind. Müssen Adressen neu erfasst werden, sollte die Erfassungsarbeit insofern erleichtert oder unterstützt werden, als elektronisch vorhandene Datenbestände 4 mittels Mausklick in die Adressverwaltung der Mandatssoftware übernommen werden können. 5 5 Abb. 2: WinJur Relationsmanager (Beziehungen zwischen Adressen und Mandate) 2.2 Anzeige der Mandatsannahme Neue Mandate sind kanzleiintern anzuzeigen. Eine solche Anzeige sollte mindestens nachfolgende Informationen enthalten: 6 4 Z.B. auf einer Telefondaten-CD wie Twixtel. 5 Z.B. WinJur: TwixPro; Plato: Twixtelschnittstelle enthalten im «PlusPack». 339

18 Kapitel 3: Entwicklung von Geschäftsmodellen für Anwaltskanzleien Klient (inkl. verbundene Parteien) Gegenpartei (inkl. verbundene Parteien) Gegenstand des Mandates (Angabe des Mandatsinhaltes in Stichworten) Mandatsbeginn Mitarbeiter (verantwortlicher Partner, Sachbearbeiter, Stellvertreter) 7 8 Die Anzeige kann kanzleiintern per Mail erfolgen, sofern die entsprechende Infrastruktur vorhanden ist. Sinnvollerweise sollte die Mandatsverwaltungssoftware die einfache Generierung der Mandatsanzeige und deren Versand per Mail zulassen, dies jedenfalls in mittelgrossen und grossen Kanzleien. 2.3 Adressen- und Kundenbewirtschaftung Aktuelle Adressen von Kunden, potenziellen Kunden, Gegenparteien, Gerichten, Behörden etc. sind nicht bloss für die tägliche Mandatsbearbeitung notwendig. Vielmehr sind diese Adressen auch Basis für eine gezielte Kundenpflege, die sich nicht ausschliesslich in der Mandatsarbeit niederschlagen kann und darf. Dabei ist erforderlich, dass die Adressverwaltung gezielte Codierungen zulässt, 6 die sich individuell, entsprechend den Kanzleibedürfnissen, erfassen lassen. Die Adressverwaltung sollte die Erfassung von mehreren Domizilen 7 und Ansprechpartnern 8 und deren direkte Verknüpfung mit Mandaten zulassen. Nur so kann sichergestellt werden, dass Firmenadressen nur einmal und nicht mehrfach erfasst werden müssen. 6 Z.B. Weihnachtskarte, Kundenanlässe etc. 7 Für Unternehmen mit mehreren Standorten. 8 Mit Zuweisungsmöglichkeit je Adresse bzw. Domizil. 340

19 F. Automatisation/IT Abb. 3: WinJur Adresserfassung (zentrale Adresserfassung) Mandatsführung Dokumentenerstellung Im Geschäftsalltag erfolgt die Dokumenterstellung in Kanzleien in der Regel auf drei mögliche Arten. Während einige Kolleginnen und Kollegen Dokumente selbst erfassen, d.h. Selbstschreiber 9 sind, setzen andere Kollegen oft Diktiergeräte ein. Unter den «Diktierern» besteht sodann eine Gruppe 10 von Anwälten, welche Spracherkennungssoftware 11 einsetzen. Letztlich ist es eine Frage des persönlichen Arbeitsstils und der Effizienz, welche zum Einsatz der einen oder der anderen Lösung führt. Es macht wenig Sinn, kanzleiintern nur die eine oder andere Arbeitsweise zuzulassen. Vielmehr soll der jeweilige Arbeitsstil, unter Einsatz entsprechender Informatikmittel, optimiert werden. 9 9 Über die Effizienz dieser Arbeitsweise bestehen unterschiedliche Auffassungen. 10 Derzeit wohl noch in der Minderheit. 11 Z.B. «Philips Speech Mike», «Dragon Naturally Speaking», «IBM ViaVoice». 341

20 Kapitel 3: Entwicklung von Geschäftsmodellen für Anwaltskanzleien Abb. 4: WinJur Document Control Center (erstellen von Dokumenten) 10 Werden Diktiergeräte eingesetzt, lohnt sich der Wechsel von analogen Geräten (mit Magnetbandkassetten) auf digitale Diktiergeräte 12. Einerseits dürften die Jahre der analogen Diktiergeräte gezählt sein. Andererseits weisen digitale Diktiergeräte wesentliche Vorteile auf, wie: Digitale Tonqualität (wesentlich besser als analoge, rauschende Magnetbänder); Einfügen/Löschen/Überschreiben ist an jeder Textstelle möglich; einfacher und automatischer PC-Download; digitale Speicherung der diktierten Datei; Sicherung und Weiterleitung der Sprachdatei; sofortige Verfügbarkeit der Sprachdatei im Sekretariat dank automatischem Download/dank Versand per ; keine Folgekosten, da keine Kassetten mehr benötigt werden; gewohnter Bedienungskomfort. 12 Z.B. Philips LFH 9610, Digital Pocket Memo LFH 9620 etc. 342

21 F. Automatisation/IT Zudem besteht die Möglichkeit, digitale Diktiergeräte eng an die Kanzleisoftware anzubinden, was kanzleiintern Vorteile schafft Abb. 5: WinJur Dictation Manager (Digitale Diktate verarbeiten) 3.2 versand und -ablage Mit Kunden und Behörden erfolgt der Austausch von Informationen zu einem grossen Teil ausschliesslich oder überwiegend per . Wesentlich ist somit, dass die Leistungserfassungssoftware sowohl die Erstellung, den Versand als auch die Ablage des s im entsprechenden Mandat optimal unterstützt. 14 Die Ablage von s in einem von der Mandatsverwaltung getrennten Ort 15 ist nicht anzustreben, da das physisch geführte Dossier mit dem elektronischen Dossier der Mandatsverwaltung 16 identisch sein sollte. Dabei ist nicht zu übersehen, dass die Suche von s im Mailprogramm Vorteile haben kann. Es ist jedoch sicherzustellen, dass die s dem entsprechenden Mandat zugeordnet werden und somit die Informationen allen am Mandat Mitarbeitenden zur Verfügung stehen Vgl. beispielsweise: WinJur (Dictation Manager); Philips Speech Mike etc. 14 Vgl. beispielsweise: WinJur: «Outlook Bridge»; Plato: «MS Outlook-Schnittstelle». 15 Z.B. im Outlookpostfach der Benutzer oder in einem eigenen Filesystem. 16 Zumindest was die ausgehenden und in elektronischer Form eingehenden Dokumente betrifft. 343

22 Kapitel 3: Entwicklung von Geschäftsmodellen für Anwaltskanzleien Abb. 6: WinJur Outlook Bridge (Schnittstelle zu Outlook) Sicherheit Der zunehmende Einsatz moderner Kommunikationsmittel im Kanzleialltag sowie in unserer Gesellschaft hat dazu geführt, dass immer mehr Daten auf elektronischem Weg, insbesondere per , SMS oder MMS, übermittelt werden. Elektronische Post hat der Informationsgesellschaft bedeutende Impulse und Produktionsvorteile gebracht. Sie ist praktisch, schnell und fast jeder ist damit erreichbar. Ob Verträge, Strategiepläne oder persönliche Dokumente, die Zustellung mittels elektronischer Post ist einfach, kostengünstig und erlaubt dem Empfänger, erhaltene Dokumente in elektronischer Form rasch und einfach weiterzuverarbeiten. Die Datenübertragung per erfolgt heute in aller Regel ohne entsprechende Sicherheitsvorkehrungen. Die s werden im Klartext versandt, d.h. bildlich gesprochen werden elektronische Ansichtskarten versandt. Ein wesentlicher Unterschied zwischen dem elektronischen Versand von Daten und dem herkömmlichen Versand per Post besteht darin, dass der Absender elektronischer Mitteilungen im Voraus nicht weiss bzw. abschätzen kann, welchen Weg seine Post nehmen wird. Vermeintlich lokaler und nationaler -Verkehr wird sehr oft international abgewickelt, d.h., ein von einem Absender in St. Gallen an einen Empfänger in Zürich kann durchaus über einen oder mehrere im Ausland (auch in Übersee) stehende Mailserver geleitet werden. Sodann können verschiedenste Transporteure (Provider) involviert sein. Die Provider sind aufgrund gesetzlicher Bestimmungen, die im 344

23 F. Automatisation/IT europäischen Raum in etwa gleich sind, verpflichtet, den (auch bloss durchlaufenden) -Verkehr während einer gewissen Dauer 17 zu speichern. Aus Kostengründen und weil technisch einfacher, werden sehr oft nicht bloss die gesetzlich vorgeschriebenen sogenannten Header-Daten gespeichert, aus welchen hervorgeht, wer, wem, wann ein zugestellt hat, sondern die vollständigen s samt Anhängen. In technischer Hinsicht besteht die Möglichkeit, mit geringem Aufwand den -Verkehr (ausserhalb abgeschotteter Firmengrenzen) nach Informationen zu durchsuchen. Dass sich das Durchforsten des -Verkehrs bzw. des Internets für Kriminelle wirtschaftlich lohnen kann, haben die bekannt gewordenen Attacken auf Server, welche Kreditkarteninformationen enthielten, gezeigt. 18 Nicht geschützte s können sowohl in Bezug auf den Absender, die Zeit und den Inhalt ohne grossen technischen Aufwand verändert werden. Zudem ist die Vertraulichkeit nicht gewahrt und die Zustellung der s kann verhindert werden. Aus dem Bericht des europäischen Parlamentes zum Abhörsystem ECHELON vom Juli geht hervor, dass der -Verkehr von Staaten systematisch durchsucht wird und u.a. Industriespionage zugunsten der eigenen Industrie betrieben wird. Im Bericht wird deshalb empfohlen, den -Verkehr zu schützen. 20 Wie Staaten mit geschützten Daten bzw. Datenströmen umgehen, haben Beispiele in der jüngsten Vergangenheit nach 9/11 gezeigt. Einige Staaten haben angedroht, Dienste für Smartphones, welche den Datenverkehr systematisch verschlüsseln, nicht mehr zuzulassen bzw. abzustellen. 21 Andere lassen u.a. bei der Einreise die Durchsuchung und Beschlagnahme der Festplatten von Notebooks etc. zu. 22 In der Praxis behelfen sich Unternehmen und wir Anwälte oft mit dem Anbringen von «Disclaimern» (Enthaftungserklärung). Solche Erklärungen können allenfalls dazu dienen, das Unbehagen des Absenders beim Versand vertraulicher Informationen zu vermeiden und sich vor allfälligen strafrechtlichen Sanktionen und der Geltendmachung zivilrechtlicher Ansprüche zu schützen. Mit dem Anbringen von Disclaimern wird jedoch der Inhalt der elektronischen Post weder vertraulicher (immer noch Versand im Klartext) noch wird sichergestellt, dass Unbefugte keine Kenntnis vom Mailinhalt erhalten und diese Kenntnisse verwenden. Die dargelegten Sicherheitsrisiken führen zur Erkenntnis, dass schützenswerte Informationen durch einen vom Absender bis zum Empfänger durchgehenden, vom Zugriff durch Vgl. die Regelungen im BÜPF, (SR 780.1). 18 Auch die UBS-Birkenfeld-Affäre beruht auf abgehörten/gelesenen s/Telefaxen und SMS von Birkenfeld. 10. Juni 2011: «Sarah Palin s online durchsuchbar» auf: palin .msnbc.msn.com. 19 Bericht vom 11. Juli 2001 über die Existenz eines globalen Abhörsystems für Private und wirtschaftliche Kommunikation (Abhörsystem ECHELON) [2001/2098 (INI)]; A5-0264/ Vgl. auch Sicherer Mail-Verkehr: eine Frage der Professionalität, Anwaltsrevue 2009, 191 ff. 21 Vgl. Netzwelt.de vom : Research in Motion (RIM) lenkt im Streit um das Blackberry in Saudi- Arabien ein. Künftig soll die Regierung die verschlüsselten Nachrichtendienste des Smartphone-Herstellers einsehen dürfen. Die Entscheidung könnte dazu führen, dass weitere Länder die gleichen Forderungen stellen. 22 Z.B. USA. 345

24 Kapitel 3: Entwicklung von Geschäftsmodellen für Anwaltskanzleien unbefugte Personen geschützten Prozess abgesichert werden sollten. Zur schützenswerten Kommunikation zählen etwa die Vorbereitung und Abwicklung eines Rechtsgeschäftes (z.b. Unternehmenskauf bzw. -verkauf), der Austausch von Geschäftsgeheimnissen, die Übermittlung von Finanzinformationen oder kursrelevanten Informationen sowie von Personaldaten wie z.b. Lohndaten an die Versicherungsgesellschaften. Dabei gibt es keinen Unterschied zwischen einzelnen Berufsgeheimnisträgern und Unternehmen. Dies gilt namentlich für Anwälte. Es mutet sehr seltsam an, wenn wir Anwältinnen und Anwälte grossen Wert auf unser Berufsgeheimnis legen und gleichzeitig unsere Kunden verpflichten wollen (ausdrücklich oder stillschweigend), in ungeschützten -Verkehr einzuwilligen. Niemand von unserem Berufsstand käme auf die Idee, unseren Kunden zu erklären, dass wir Geschäftsbriefe nicht in einen Briefumschlag stecken, sondern als Postkarte versenden. So wie wir Briefe in Umschläge verpacken (lassen), muss es auch zumutbar sein, s mittels geeigneter technischer Hilfsmittel zu schützen. Der -Verkehr kann im Wesentlichen mit zwei Vorgehensweisen sicherer ausgestaltet werden. Einerseits können sogenannte digitale Signaturen zum Signieren/Verschlüsseln von Mails verwendet werden, andererseits besteht die Möglichkeit, den -Verkehr über sogenannte Secure- -Plattformen abzuwickeln Elektronischer Rechtsverkehr mit Behörden und Gerichten Seit dem 1. Januar 2011 können in der Schweiz Eingaben der Parteien an richterliche Behörden auch in elektronischer Form eingereicht werden (Art. 130 Abs. 1 ZPO 24 und Art. 110 Abs. 2 StPO 25 ). Die Modalitäten für diesen elektronischen Rechtsverkehr sind in der Verordnung über die elektronische Übermittlung im Rahmen von Zivil- und Strafprozessen sowie von Schuldbetreibungs- und Konkursverfahren vom 18. Juni 2010 geregelt. 26 Damit eine Eingabe in elektronischer Form rechtswirksam ist, muss sie bestimmte gesetzliche Anforderungen erfüllen. So muss das Dokument (die Eingabe mit allen Beilagen = ZPO; die Eingabe = StPO) mit einer anerkannten qualifizierten elektronischen Signatur 27 des Absenders versehen sein, damit seine zuverlässige Identifizierung und die Vollständigkeit und Echtheit des versandten Dokumentes gewährleistet sind. Die Umsetzung des elektronischen Rechtsverkehrs ist durch die Kantone unterschiedlich erfolgt. Die VeÜ-ZSSchK sieht vor, dass sowohl die Behörde als auch der Absender (Empfänger) von rechtsverbindlichen elektronischen Nachrichten auf der /den vom Bund zugelassenen Zustellplattform(en) registriert sind. Da derzeit «nur» ein einseitiger Rechtsverkehr zu den Behörden möglich ist, müssen die Absender (derzeit noch) nicht auf der Plattform registriert sein. Der elektronische Rechtsverkehr wurde auch bei 23 Vgl. Sicherer -Verkehr: Eine Frage der Professionalität, in: Anwaltsrevue 2009, 191 ff. 24 Schweizerische Zivilprozessordnung, SR Schweizerische Strafprozessordnung, SR SR 272.1, VeÜ-ZSSchK. 27 Gemäss ZertES, SR ; z.b. Schweizerischer Anwaltsausweis mit SuisseID. 346

25 F. Automatisation/IT den Betreibungs- und Konkursämtern per 1. Januar 2011 umgesetzt. Die Umsetzung erfolgte gesamtschweizerisch durch das Bundesamt für Justiz. Das Bundesamt hat für jedes Betreibungs- und Konkursamt (nach entsprechender Anmeldung durch das Amt) einen elektronischen Briefasten eingerichtet. Mit der Einrichtung dieses Behördenbriefkastens erfüllten die Konkursämter die gesetzlichen Anforderungen für elektronische Eingaben gemäss VeÜ-ZSSchK. Die Eingaben können unter ch vorgenommen werden. Der elektronische Behördenverkehr ist ein Teilaspekt der elektronischen Kommunikation und bedarf wie der -Verkehr eines Konzeptes und der konsequenten Umsetzung innerhalb der Kanzlei. 3.5 Leistungserfassung Die mandatsbezogene Leistungserfassung lassen alle auf dem Markt angebotenen Softwarelösungen zu. Werden für einen Klienten mehrere Mandate geführt, kann es sein, dass der Mandant eine Gesamtrechnung wünscht, welche jedoch die Kosten je Teilmandat ausweist. Je nach Bedürfnissen der Kanzlei bzw. deren Mandanten, sollte die Software «Gesamtrechnungen» zulassen bzw. vorsehen. 3.6 Telefonie als Teil der Informatik/Integration in EDV-Umgebung Moderne Telefonieanlagen sind technisch betrachtet nichts anderes als Server, 28 welche den Sprachverkehr bewirtschaften. Telefonieanlagen lassen sich über standardisierte Schnittstellen an die Mandatsverwaltung bzw. Officesoftware anbinden. Mit einer integrierten Lösung 29 lassen sich Arbeitsprozesse wesentlich vereinfachen. Die Nummern eingehender Anrufe werden aufgrund der ISDN-Kennung automatisch erkannt und mit den Einträgen in den Datenbanken 30 verglichen. In einem Pop-up-Fenster werden die Daten des Anrufenden angezeigt. Kann der Anruf intern nicht weitervermittelt werden, werden die von der Datenbank ausgegebenen Daten automatisch die in Betreffzeile eines s abgefüllt, welches dem Mitarbeiter mit einem Rückrufhinweis zugestellt wird. Dieser kann anschliessend den Rückruf mittels Mausklick und/oder Funktionstaste auslösen. Zudem werden die ein- und ausgehenden Anrufe journalisiert Die im Regelfall mit dem kostenlosen Betriebssystem Linux betrieben werden. 29 Z.B. ESTOS, WinJur CallManager. 30 Eigene Adressverwaltung, Twixtel etc. 347

26 Kapitel 3: Entwicklung von Geschäftsmodellen für Anwaltskanzleien Abb. 7: WinJur Call Manager (Schnittstelle zu Telefonie) Dokumentensuche in der Mandatsverwaltung Eine leistungsfähige Mandatsverwaltung sollte auch über eine komfortable Volltextsuche verfügen, welche das Durchsuchen von Office-Dokumenten, s sowie indexierbaren Dateien wie PDF etc. zulässt. 31 Selbstverständlich kann auch Suchsoftware von Drittanbietern eingesetzt werden. 32 Der Vorteil einer Volltextsuche ist erheblich. Jedenfalls ist nicht einzusehen, dass im Internet online weltweit vorhandene Datenbankbestände durchsucht werden können, intern eine solche Funktion jedoch nicht zur Verfügung steht. 31 Z.B. WinJur, SearchPlus. 32 Lawsearch Enterprise plus von Weblaw. 348

27 F. Automatisation/IT Abb. 8: WinJur Search Plus (Volltextsuche) 3.8 Scanning/Volltextindexierung/Texterkennung Losgelöst von der Frage, ob eingehende Dokumente systematisch eingescannt, volltextindexiert und anschliessend in die Mandatsverwaltung abgelegt werden, sollte zumindest die Möglichkeit bestehen, Dokumente zu scannen. Diese Arbeit kann entweder mit einfachen, leistungsfähigen Arbeitsplatzscannern oder handelsüblichen Multifunktionsgeräten erledigt werden. In Microsoft-Umgebungen kann zur Indexierung der in der Serversoftware mitgelieferte Indexserver verwendet werden. Zusätzlich erforderlich ist eine OCR-Software 33 zur Texterkennung in den gescannten Dokumenten. OCR- Software ist auch dann sehr hilfreich, wenn in physischer Form eingehende Dokumente rasch als Textdokumente in elektronischer Form vorliegen sollen Z.B. Omnipage 18, Abbey, etc.; OCR = Optical Character Recognition = optische Zeichenerkennung. 349

28 Kapitel 3: Entwicklung von Geschäftsmodellen für Anwaltskanzleien Abb. 9: WinJur ScanDoc (eingescannte Dateien verarbeiten) Vergleichen von Dokumenten/Versand von Dokumenten ohne Metadaten Im Kanzleialltag besteht immer wieder die Notwendigkeit, eingehende Dokumente mit bereits vorhandenen Dokumenten inhaltlich zu vergleichen. Dieser Vergleich kann entweder mit dem Office-Vergleichs-Tool erfolgen oder mit entsprechender Spezialsoftware. 34 Der Vorteil von Spezialsoftware besteht darin, dass die Verarbeitungsqualität in der Regel besser ist. Anderseits werden Dokumente vor dem Versand systematisch von Metadaten gesäubert Rechnungsstellung Neben der Leistungserfassung als solcher lassen die Mandatsverwaltungslösungen selbstverständlich auch die Rechnungsstellung zu. Zur Vereinfachung der Arbeitsabläufe aufseiten der Kanzlei sowie beim Rechnungsempfänger sind den Rechnungen Einzahlungsscheine mit Referenznummer 35 beizulegen. Ausländischen Kunden sind neben 34 Z.B. Workshare Professional 5.2 ( 35 ESR/BESR; z.b. Plato: im «PlusPack» mitenthalten; WinJur BESR/ESR. 350

29 F. Automatisation/IT den IBAN auch die SWIFT-Daten 36 mitzuteilen, damit die Zahlungsanweisung vereinfacht wird. Sind nicht bloss Einzelmandate abzurechnen, sondern gleichzeitig eine Vielzahl von Rechnungen zu stellen, sollte die Mandatsverwaltung die Möglichkeit von Rechnungsläufen zulassen. 37 Auf dem Bank- bzw. Postkonto eingehende ESR-Zahlungen können in der Folge via die entsprechende E-Banking-Plattform elektronisch abgeholt und in die Leistungserfassungssoftware eingebucht werden. 38 Es ist absehbar, dass mittelfristig (zumindest) im Verhältnis mit Geschäftskunden E-Rechnungen zum Einsatz kommen werden. Abb. 10: WinJur ESR/BESR (orange Einzahlungsscheine erstellen) 3.11 Verbuchung in der FIBU Optional stellen die Softwarelösungen FIBU-Schnittstellen zur Verfügung bzw. sehen die FIBU bereits integriert vor. 39 Dank bzw. mit den Schnittstellen können Rechnungen bzw. Zahlungen aus der Mandatsverwaltung in die Finanzbuchhaltung übergeben werden Müssen auf der Rechnung aufgedruckt werden. 37 Z.B. WinJur: Invoice Manager; Plato: im «PlusPack» enthalten. 38 Z.B. WinJur: ZED-Import; Plato: im «PlusPack» enthalten. 39 Z.B. Abacus. 40 Plato: im «PlusPack» enthalten; WinJur. Finance-Export. 351

30 Kapitel 3: Entwicklung von Geschäftsmodellen für Anwaltskanzleien 4. Mandatsabschluss und Mandatsarchivierung Allgemeines Die Organisation der Papierarchive erfolgt erfahrungsgemäss sehr unterschiedlich. Am effizientesten ist es, den zu archivierenden Mandaten 41 eine fortlaufende Archivnummer zu verteilen und im Zeitpunkt der Archivierung die Klientenakten zu retournieren, soweit diese nicht mehr benötigt werden. Gleichzeitig ist in diesem Zeitpunkt auch dar über zu entscheiden, ob das Mandat nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren vernichtet werden darf. Mandate die nicht vernichtet werden dürfen, sind entsprechend 42 zu kennzeichnen. Heute unterstützen nur wenige Mandatsverwaltungssoftwarelösungen diesen Arbeitsprozess. 43 Abb. 11: WinJur Archiv Plus (archivierte Papierakten verwalten) Archivierung elektronischer Dokumente In Bezug auf elektronische Dokumente wie s, Dokumente im Zusammenhang mit dem elektronischen Rechtsverkehr mit Gerichten und Behörden etc. ist zu beach- 41 Von der Mandatsverwaltungssoftware. 42 Elektronisch und physisch. 43 Plato bietet keine Lösung an; WinJur: ArchivPlus (eine sehr gute Lösung). 352

31 F. Automatisation/IT ten, dass dem elektronischen Dokument als solchem 44 und nicht dem davon erstellten Papierausdruck Beweiskraft zukommt. Dies jedenfalls dann, wenn die Parteien über den Inhalt der Dokumente unterschiedlicher Meinung sind und in einem allfälligen Zivilprozess oder einem anderen Verfahren inhaltlich unterschiedliche Papierausdrucke ins Recht legen. 45 Sodann ist zu beachten, dass elektronische Dokumente Teil der Geschäftsbücher sein können und die entsprechenden gesetzlichen Aufbewahrungsvorschriften zu beachten sind Wie weiter/umsetzung/kosten Die Erfahrungen im Praxisalltag zeigen, dass oft die Möglichkeit besteht, Arbeitsabläufe zu optimieren. Vorab ist eine SOLL-/IST-Analyse vorzunehmen. 47 Anschliessend sind die Umsetzungsschritte zu definieren und konsequent zu verfolgen. Nach der Einführung neuer Tools sollte nachträglich deren Wirkung überprüft werden. Solche Überprüfungen zeigen einen möglichen weiteren Handlungsbedarf auf. Sehr oft besteht die Ansicht, dass eine Optimierung der Kanzleiabläufe viel Geld kostet. Dem ist heute nicht mehr so. Gezielte Investitionen in die IT senken einerseits die Unkosten und erhöhen andererseits die Qualität in der Abwicklung der Arbeit im Backoffice oder am Anwaltsarbeitsplatz. Mit dem gezielten Einsatz von Informatikmitteln sollte es möglich sein, dass eine Sekretariatsarbeitskraft den Arbeitsanfall von drei Anwälten bewältigen kann Dies gilt übrigens auch für s. 45 Vgl. Art. 177, 178 und 180 ZPO. 46 Art. 9 der Geschäftbücherverordnung, SR Diese Arbeit könnte auch einem externen Berater übertragen werden. 353