Registrierkasse Neue Aufzeichnungspflichten. Mag. Werner Frühwirt, WP/StB Florian Frühwirt, LL.M. (WU) Lilienfeld,

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1 Registrierkasse Neue Aufzeichnungspflichten Mag. Werner Frühwirt, WP/StB Florian Frühwirt, LL.M. (WU) Lilienfeld,

2 Agenda Was ändert sich mit der Steuerreform? Umsatzsatzsteuersätze Prüfungstätigkeit Finanzbehörden Aufzeichnungspflichten neu Einzelaufzeichnungspflicht Belegerteilungspflicht Registrierkassenpflicht

3 Steuerreform 2015/2016 BGBl. I 2015/118 vom 14.August 2015 Tarifsenkung Neue Aufzeichnungspflichten Neue (Umsatz)steuersätze Begünstigungen Registrierkasse Gegenfinanzierung Einnahmensicherung 1,9 Mrd. Eur. Zielgruppe: Betriebe bis Eur. Umsatz/Jahr ca Unternehmen

4 Maßnahmenpaket Außenprüfung gem. 147 bis 151 BAO Einkommens- und Umsatzsteuerprüfungen für bereits veranlagte Jahre Finanzpolizei führt Kassennachschauen und Kassenprüfungen durch Strafe für Verstoß gegen Registrierkassenpflicht als Finanzordnungswidrigkeit Eur Bankenpaket BGBl 2015/116 Kontenregister- und Konteneinschaugesetz Kapitalabfluss-Meldegesetz

5 Außenprüfungen Prüfung aller [ ] tatsächlichen und rechtlichen Verhältnisse gem. 147 BAO Aufzeichnungspflichten neu lassen Rückschlüsse auf Vergangenheit zu? Neue Instrumente für Finanzverwaltung Hinzuschätzung gem. 184 Abs.3 BAO auch bei formellen Mängeln im Aufzeichnungssystem. Interpretation der Rechtsgrundlagen 131 ff BAO KRL 2012 und RKSV. Kontrolle durch Finanzpolizei

6 Finanzpolizei Betrugsbekämpfungseinheit des BMF und Vollzugsorgan der Abgabenbehörde Ca. 600 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zzgl. bedarfsorientierter Kräfte Feststellung und Aufdeckung steuerlich relevanter Sachverhalte Kassennachschau als Schwerpunkt finanzpolizeilicher Maßnahmen Showdown ob die wahren Verhältnisse des Betriebes im Kassensystem festgehalten sind ob alle relevanten Daten vollständig und richtig erfasst sind

7 Kassennachschau Finanzpolizei kontrolliert grundsätzlich unangekündigt meist in zivil Einholung allgemeiner Informationen zum Betrieb und spezieller Informationen zur Kasse Befugnisse nach 12 AVOG Einem Zuhörer reicht es: "Es ist eine Frechheit, was die Beamten aufführen. Sie machen mit den Leuten, was sie wollen", ruft er durch den Saal (Kleine Zeitung, )

8 Kassennachschau: Maßnahmen Befragung von Unternehmern und Mitarbeitern Die Beamten interessiert wie die Kassa funktioniert und wie die Mitarbeiter die Kassa bedienen Gezielte Fragestellungen nach Einzeltatbeständen bzw. systemische Fragen Mitwirkungspflicht und Zwangsstrafe

9 Kassennachschau: Maßnahmen Feststellung tatsächlicher und rechtlicher Verhältnisse Momentaufnahmen: Kassasturz, Sequenznummernstand, laufende Rechnungsnummer, Einsicht in Aufzeichnungen: Nebenaufzeichnungen, Verfahrensdokumentation, Berichte der Registrierkasse, Dokumentationen aus Verwaltungsprogramm Abgrenzung zur Kassaprüfung

10 Kassennachschau: Rechtsschutz Ausweispflicht der Finanzbeamten Gesetzlich geregelte Kompetenzen Kein Durchsuchungsrecht, keine unbegründete, willkürliche Betretung und Bindung an Grundrechte Dienst und Ordnungsvorschriften des OHB Organisationshandbuch der Finanzverwaltung Mitwirkungspflicht begrenzt durch Notwendigkeit, Verhältnismäßigkeit, Erfüllbarkeit und Zumutbarkeit Dokumentation in Form einer Niederschrift

11 Kassennachschau: Was tun? Mitwirkungspflichten wahrnehmen. Herausgabe von Unterlagen Erteilen wahrheitsgemäßer Auskünfte Mitarbeiter zur Kooperation anweisen Dokumentation der Handlungen der Abgabehörde Unterschrift bei vollständigem Protokoll Beiziehen eines Rechtsvertreters

12 Aufzeichnungen richtig führen 131 Abs. 1 BAO Aufzeichnungen sollen so geführt werden, dass sich ein sachverständiger Dritter innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsfälle verschaffen kann. chronologisch geordnet vollständig, richtig und zeitgerecht durchstreichen verboten

13 Neue Aufzeichnungspflichten Barumsatz Beleg für jeden Barumsatz Kassenbeleg oder Paragon Registrier- kasse ab Eur Nettoumsatz und Eur Barumsatz auch mobile Umsätze Kassenrichtlinie Verfahrensdokumentation Sicherheitsverordnung Immer Einzelerfassung Ausnahme gem. 131 Abs.4 BAO ivm BarumsatzVO 2015: wenn unzumutbar bei Umsätzen im Freien/Kalte Hand"

14 Umsetzung : Registrierkassenpflicht, Belegerteilungspflicht : Registrierung der Kasse beim Finanzamt : technische Sicherheitseinrichtung, QR-Code

15 Einzelaufzeichnungspflicht 131 Abs. 1 Z.2 lit.b BAO ab alle Bareingänge und Barausgänge [ ] Grundaufzeichnungen täglich einzeln festgehalten werden. Grundaufzeichnungen Verbuchung auf Basis der Auswertungen Datenerfassungsprotokoll oder Journal Bisheriger Kassasturz generell unzulässig Neufassung Barumsatzverordnung 2015

16 Belegerteilungspflicht 132a Abs.1 BAO ab Unternehmer [ haben ] einen Beleg über empfangene Barzahlungen für Lieferungen und sonstige Leistungen [ ] zu erteilen. Barzahlung umfasst Entgegennahme von Bargeld oder Gutscheinen Bankomat- oder Kreditkartenzahlung Zweitschrift für Einzelaufzeichnung Aufbewahrungspflicht Ausdruck oder Reproduzierbarkeit Belegannahmeverpflichtung gem. 132a Abs. 5 BAO bis außerhalb der Geschäftsräumlichkeiten

17 Belegerteilung Übersicht Barumsatz Barbeleg als Kassenbeleg oder Paragon Zielumsatz Ausgangsrechnung Keine Änderung Unterscheide notwendige Beleginhalte sonst Verstoß gegen Belegerteilungspflicht Mehrwertsteuerrechnung gem. 11 UStG

18 Kassenbeleg Wird von einer Registrierkasse erzeugt Anforderungen an Belegangaben 132a Abs. 3 BAO Kassenrichtlinie Registrierkassensicherheitsverordnung Zweitschrift idr reproduzierbar sonst Ausdruck mit zweitem Kassastreifen

19 Mindestinhalte Kassenbeleg eindeutige Bezeichnung des liefernden oder leistenden Unternehmers #1 Wer versteuert den Umsatz? Betriebsbezeichnung, UID Nummer Merkmal zur Kassenidentifizierung Fortlaufende Nummer zur Identifizierung des Geschäftsvorfalles #2 Datum und Uhrzeit der Belegerstellung #3

20 Mindestinhalte Kassenbeleg II Gelieferte Gegenstände oder Art der sonstigen Leistung #4 Handelsübliche Bezeichnung Menge bzw. Umfang Einzelprodukte und Preise Inhalt des maschinenlesbaren Code ab 2017 Barcode, QR Code oder Nummerncode

21 Mindestinhalte Kassenbeleg III Betrag der Barzahlung (Gesamtsumme) #5 Steuerbetrag getrennt nach Steuersätzen #6 Bei Mehrwertsteuerrechnung ab 2017 jedenfalls angedruckt Steuersachverhalt muss dokumentiert sein Merkmal zur Kassenidentifikation #7 Kassenidentifikationsnummer ab 2017

22 Merkmale Kassenbeleg QR-Code ab 2017 Name des Unternehmens Zeitpunkt der Leistung Steuersatz Steuerbetrag Netto + USt. Nummer Höhe des Rechnungsbetrages Art der Leistung

23 Branchenübliche Bezeichnung Artikelverwaltung Teilung in Artikel- und Dienstleistungsgruppen Artikel-/Leistungsliste mit branchenüblichen, genauen Bezeichnungen anlegen Gastronomie: alkoholfreies Getränk nicht ausreichend richtig wäre: z.b. Cola 0,5 Friseur: Haarpflegeprodukt nicht ausreichend richtig wäre: Wella Shampoo 500ml

24 Paragon Beleg wird handschriftlich erstellt Zweitschrift ist Durchschrift Einsatz wenn keine Registrierkassenpflicht besteht bei mobilen Umsätzen Mindestinhalte gem. 132a Abs. 3 BAO

25 Beleginhalt Paragon Wer Stempel #1 Was Handelsübliche Bezeichnung & Menge #4 Nummer Wann Datum #2 Wieviel Betrag der Barzahlung #3

26 Registrierkassenpflicht 131b Abs.1 Z1 BAO ab Betriebe haben alle Bareinnahmen zum Zweck der Losungsermittlung mit elektronischer Registrierkasse, Kassensystem oder sonstigem elektronischen Aufzeichnungssystem [ ] zu erfassen. Anwendungskreis Jahresumsatz von Euro je Betrieb sofern Barumsätze Euro im Jahr überschreiten (Werte excl. Ust).

27 Rechtsgrundlagen Bundesabgabenordnung (Gesetz) Barumsatzverordnung 2015 Registrierkassensicherheitsverordnung 2015 liegt im Entwurf vor. Kassenrichtlinie 2012 als Verwaltungspraxis Technische Sicherheitseinrichtung gegen Manipulation ab Unveränderbarkeit [ ] durch kryptographische Signatur jedes Barumsatzes mittels einer dem Steuerpflichtigen zugeordneten Signaturerstellungseinheit

28 Was ist eine Registrierkasse? Die äußere Gestaltung [ ] liegt grundsätzlich beim Steuerpflichtigen.

29 ein elektronisches Aufzeichnungssystem Registrierkasse sichert Abgabeneinhebung Nachweis der vollständigen und richtigen Erfassung aller Geschäftsvorfälle leicht und sicher geführt werden können (131 Abs.2 BAO). System zur vollständigen, fortlaufend chronologisch geordneten Dokumentation von Bargeschäften in elektronischer Form ( 3 Z7 RKSV) Einrichtung nach 131 Abs. 2 und 3 BAO kann durch den Kassenhersteller oder - programmierer erfolgen

30 Komponenten stationär und mobil! Must have: Belegdrucker Datenerfassungsprotokoll Technische Sicherheitseinrichtung ab 2017 Zubehör: Kassen- oder Geldlade Artikelscanner TouchScreen zur leichteren Bedienung Bankomatkartenterminal Mobile Komponente

31 Herausforderung Registrierkasse Technische Anforderungen Teil 2 Richtiges Arbeiten Verantwortlich für die ordnungsgemäßen Aufzeichnungen ist der Unternehmer!

32 Was wird aufgezeichnet? 131 BAO fordert bei elektronischen Aufzeichnungen die vollständige und richtige Erfassung und Wiedergabe aller Geschäftsvorfälle [Geschäftsvorfälle sind] Ereignisse im Geschäftsbetrieb, die mit der Ersterfassung der Auftragsposition [ ] beginnen und in deren Rahmen üblicherweise ein geldwerter Leistungsaustausch [ ] stattfindet. (KRL 2012 Punkt 4.3) Aber auch Aufzeichnungen über Ereignisse, die letztendlich keinen Geschäftsvorfall bewirken [nicht abgeschlossene/stornierte Geschäftsvorfälle, Rücklieferungen, Preisabfragen, erstellte Angebote, Reservierungen) sollen - insoweit diese Vorgänge erfasst wurden aufbewahrt werden.

33 Vollständige Erfassung von Geschäftsfällen Umfang der Dokumentationspflicht Barumsätze, Stornierung von Barumsätzen, Trainingsbuchungen

34 Technische Anforderungen Kern: Kassen müssen bestimmte Auflagen erfüllen und deren technische Möglichkeiten müssen beschränkt sein. Erklärung E131 durch welche technischen und logischen Gegebenheiten die vollständige und richtige Erfassung und Wiedergabe sichergestellt wird wie der Nachweis der vollständigen und richtigen Erfassung aller Geschäftsvorfälle geführt werden kann Kassentyp Dokumentation Kassenbeleg Datenerfassungsprotokoll Ausgabeberichte Schnittstelle Buchhaltung Datensicherung

35 Richtiges Arbeiten - mobiler Umsatz 6 Barumsatzverordnung 2015 Erleichterungen für Unternehmer, die Leistungen außerhalb der Betriebsstätte erbringen Können mangels mobiler Registrierkasse nicht sofort aufzeichnen Dokumentation über handschriftlichen Beleg und Aufbewahrung Durchschrift Nacherfassung in Registrierkasse nach Rückkehr in die Betriebsstätte ohne unnötigen Aufschub

36 Mobiles Arbeiten Daten mobil Laptop und Drucker Daten am Server RK in der Betriebsstätte Erfassung mobil Datenstruktur: Zentrale Nummernvergabe Sicherheitseinrichtung Datenabgleich und -sicherung

37 Zusammenfassung Bare Geschäftsvorfälle festhalten und aufzeichnen sofort (Ausnahme mobiler Umsatz) täglich einzeln zum Zweck der Losungsermittlung Dokumentiert durch Beleg und Datenerfassungsprotokoll

38 Grundaufzeichnungen und Bücher Registrierkasse erzeugt steuerliche Grundaufzeichnungen werden in der Buchführung verdichtet Anforderung an Buchhaltung Schnittstelle Datenweitergabe Abgleich Offene Posten, ggf. Bestände Definition Zusammenarbeit Weiterentwicklung zum betrieblichen Steuerungsinstrument

39 Kosten Sofortabschreibung und 200 Prämie Anschaffung oder Umrüstung Registrierkasse (Software)zwischen und Kosten je nach Softwarehersteller Sonst: Unterschiedliche Modelle (Kauf oder Miete) Einrichtungs- und Wartungskosten

40 Verfahrensdokumentation Vorgesehen laut Kassenrichtlinie Sie beschreiben das Arbeiten mit Ihrer Registrierkasse Besonders Abweichungen zu beschreiben Vorgehen nach Risiko Dokumentation gewinnt!

41 Verfahrensdokumentation 1. E-131 dokumentiert technische Eignung 2. Erforderliche Grundaufzeichnungen 3. Erfassung von geschäftlichen Ereignissen 4. Kontrollmaßnahmen auf Berichtsebene Systemkontrollen 5. Einrichten Buchführung Datenexport 6. Datensicherung und Aufbewahrung 7. Beilagen Abstimmen auf jeweilige Dokumentationspflichten = steuerlich relevante Nebenaufzeichnungen

42 Leitsatz Je besser Desto Deshalb und Systemaufbau Systemdokumentation glaubhafter sind die Aufzeichnungen weniger Probleme im Prüfungsfall Gesetzliche Maßnahmen umsetzen Maßnahmen der KRL umsetzen und Freiwillige Maßnahmen setzen auf betriebswirtschaftlicher Ebene gewinnen!!!

43 Welche Registrierkassen stehen zur Auswahl? Branchenlösungen 1) Stand-Alone- Lösungen Typ 3 3) Typ 2 2) 1) Software für jeweilige Branchen mit einem zusätzlichen Modul als Registrierkasse 2) herkömmliche Registrierkassen 3) Registrierkasse als alleinige Software auf Tablet oder PC nutzbar

44 Branchenlösung Letztes Update Betriebssystem Zusätzlich integriertes Modul als Registrierkasse Gastronomie: z.b. zusammenhängende Steuerung Schank, Küche, Kasse, Buchhaltung etc. TiPOS Friseur: z.b. Termin-, Kunden-, Bestandsverwaltung etc. Friseur-Kassa.at Trafiken: z.b. Ladebons (A1, T-Mobile, etc.), Zeitschriftenverwaltung etc. - TOPTECH Win-TRAFIK

45 STAND-ALONE Typ 3 Hersteller: Produkt: Kontakt: Witago Datenverarbeitungs GmbH in Kooperation mit WBV Kassensoftware, 1190 Wien Kassen-Softwarelösung Marcus Schöfbänker marcus.schoefbaenker@witago.net rasche Reaktionszeit und laufende Betreuung Detaillierungsgrad der eigenen E131 Beschreibung: 2 Seiten

46 ALLES IST MACHBAR! + Lizenzmodell für 59/Monat inkl. Software, Datensicherung, Updates, Betreuung + Einrichtung/Schulung Hardware (falls nicht vorhanden)

47 SICHERHEIT BZGL. SIGNATUREINHEIT AB 2017 gibt Garantieerklärung 2017 ab wird als kostenloses Update zur Verfügung stehen Druck sowohl als QR-Code als auch Barcode möglich gibt GlobalTrust als möglichen Partner für Sicherheitsverschlüsselung an

48 STAND-ALONE Typ 3 Hersteller: Produkt: Kontakt: SynCore Systems EDV Dienstleistungen GmbH, 1220 Wien ViPOS Sales Only - Tabletlösung Jan Niederreiter jan.niederreiter@syncore.at mobile Lösung rasche Reaktionszeit vom Hersteller übersichtliche, intuitive Bedienung kann ohne IT-Kenntnisse in Betrieb genommen werden Detaillierungsgrad der eigenen E131 Beschreibung: 6 Seiten

49 + mobile Lösung + stationäre Lösung inkl. Tablet Dockingstation mobiler Bondrucker Bluetooth Handscanner inkl. Touch- Computerkasse Belegdrucker USB Handscanner Kassenlade + Service- und Updatevertrag 250/Jahr - verpflichtend!

50 SICHERHEIT BZGL. SIGNATUREINHEIT AB 2017 gibt Garantieerklärung 2017 ab wird als kostenloses Update für Kunden mit aufrechtem Update- und Wartungsvertrag zur Verfügung stehen

51 STAND-ALONE Typ 2/ Typ 3 Hersteller: Produkt: Kontakt: SHARP XE-A 207W, ER-A 421 (Tastaturkassen) RZ-X655 (Touchscreen-Kassa) Bürotechnik Sogorow, 3500 Krems Inh. Gerhard Bröderer office@sogorow.at rasche Reaktionszeit, gute Kundenbetreuung bewährte Marke, österreichweite Partner Detaillierungsgrad der eigenen E131 Beschreibung: 2 Seiten

52 Verschiedene Lösungen + XE-A 207W 699,00 Typ 2 + ER-A ,00 Typ 2 + RZ-X ,00 Typ 3 Alle Preise exkl. USt.; inkl. Programmierung und Schulung

53 SICHERHEIT BZGL. SIGNATUREINHEIT AB 2017 gibt noch keine Garantieerklärung 2017 ab für das Modell ER-A 421 sowie RZ-X655 wird es Aufrüstungen geben eine Aufrüstung für das Modell XE-A 207W ist noch unsicher

54 STAND-ALONE Typ 3 Hersteller: Produkt: Kontakt: usoft e.u., 1060 Wien cbird DI Andreas Unterluggauer office@cbird.at mobile/stationäre Lösung mittels USB auf PC/Laptop anwendbar geräteunabhängig kostengünstig ACHTUNG: kein Kooperationspartner! gilt lediglich für Sie als zusätzliche Option

55 USB-LÖSUNG + einmalig 199 (inkl USt.) inkl. USB-Stick mit Software Updates für Registrierkassensicherheitsverordnung Versandkosten SICHERHEIT BZGL. SIGNATUREINHEIT AB 2017 für die Gesetzeslage ab 2017 gerüstet wird als kostenloses Update für Kunden zur Verfügung stehen

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57 Verfahrensdokumentation Berechtigungen Tägliche Arbeit Tagesabschluss und Abschaltung der RK Sicherung der Daten Formalitäten zur RK Kassenausfall Vorgehen im Fall einer Kassenprüfung durch die Finanzpolizei

58 Wie erstelle ich meine Verfahrensdokumentation? Vorab: Erstellung einer CHECKLISTE

59 Mögliche Fragestellungen Sonstige Themen: Umgang mit Mitarbeiterrabatten Offene Leistungen Kontrolle Wechselgeld Aufbewahrung der E131 Beschreibung etc.

60 Dokumentation Registrierkassenausfall Musterunternehmen 1130 Wien, Musterstraße 14 Ausfälle der Registrierkasse aufgrund technischer Probleme: Datum und Uhrzeit des Ausfalls Datum und Uhrzeit der Wiederinbetriebnahme Grund des Ausfalls nachzuerfassende Paragons (Nr.) Zum Zeitpunkt des Ausfalls tätige

61 Bestätigung Einschulung

62 Glas halb voll? Chancen nutzen! Verändertes Marktumfeld schnell und richtig kassieren unproduktive Tätigkeiten minimieren Servicequalität steigern Unternehmenssteuerung umsetzen Dokumentation gewinnt Strategie gewinnt

63 Organisation I Zahlung vor bzw. bei Leistung Bei einer zentralen Kassa wird bezahlt, der Barbeleg dient auch zum Bezug der Ware. z.b. - Speiseeisverkauf (Eisstand, mehrere Verkäufer mit einer Kassa) - Buffets, Verpflegungsstand bei einer Sportveranstaltung - Supermarkt - Einkaufskorb (virtuell oder tatsächlich), scannen der Ware Sofort bei der Leistung erfolgt die Barzahlung und bezogen auf den Einzelkonsum wird ein Beleg erteilt. Einzelerfassung -> Registrierung -> Beleg

64 Organisation II elektronische Bonierung Bei Zutritt in das Geschäft wird eine elektronische Karte für die Bonierung übergeben, die Barzahlung u. elektronische Belegerteilung erfolgt beim Verlassen des Geschäftslokals. z.b. - Gastro Vapiano, versch. Discos - Thermen Auch als Variante einer Aufladung eines Guthabens (NV-Arena SKN, Putzerei Thür). Einzelerfassung -> Registrierung -> Beleg

65 Organisation III Leistungserfassung bezogen auf den einzelnen Kunden Hier wird die Leistung bei einem speziellen Kunden (Tisch) mittels Branchensoftware erfasst. z.b. - Gastro: Aufnahme der Bestellung durch Orderman - Lieferscheinkunde (Material od. Zeiterfassung) Im Falle der Barzahlung wird ein elektronischer Beleg gedruckt und übergeben. Einzelerfassung -> Registrierung -> Beleg

66 Kontakt: Mag. Werner Frühwirt, WP/ StB Florian Frühwirt, LL.M.(WU), LL.B.(WU) beraten unternehmen- steuern Frühwirt Unternehmensberatungs GmbH Messestraße 8, 3100 St.Pölten; Tel