Synchronisation der EVAL2000 Arbeitsplatzevaluierungsdatenbank mit externen Tabellen

Transkript

1 Synchronisation der EVAL2000 Arbeitsplatzevaluierungsdatenbank mit externen Tabellen Inhalt Datenbank zum Bearbeiten vorbereiten... 2 Festlegen, in welche Datenbank die Abfragen eingebaut werden sollen... 2 Verknüpfen der externen Tabelle... 3 Zieltabelle festlegen... 5 Abfrage erstellen... 6 Feldmanipulation...10 Umreihen und Ergänzen...10 Wenn - Dann...11 Übernahme ohne Datenmanipulation...12 Abfragekriterien...12 Anfügeabfrage erstellen...12 Speichern der Abfrage...14 Namensregel der Abfrage:...14 Daten aktualisieren...15 Weitere Datenbanken synchronisieren...16 Einrichten der automatischen Syncronisation...16 Synchronisierung manuell anstoßen...17 Synchronisierung wieder abstellen...17 Last but not Least...18

2 Diese Anleitung zeigt Ihnen das Erstellen einer Anfügeabfrage und einer Aktualisierungsabfrage, mit deren Hilfe Sie externe Daten (zb wie hier aus der Personalabteilung) täglich und automatisch beim Öffnen der Datenbank EVAL2000.mde synchronisieren können. Lesen Sie die Anleitung genau und befolgen Sie bitte die einzelnen Anweisungen. Für die Erstellung dieser Abfragen sind zumindest SQL-Grundkenntnisse erforderlich. Die Vorgehensweise ist hier Schritt für Schritt dokumentiert und sollte kein Problem darstellen. Um Datenverlust zu vermeiden bzw. falls das Anfügeergebnis nicht entspricht, erstellen Sie unbedingt ein Backup der.mdb, in die Sie aktualisieren wollen. Bei diesem Beispiel habe ich das Verzeichnis Backup erstellt und die Datei EVAL_DAT.MDB dorthin kopiert. Datenbank zum Bearbeiten vorbereiten falls Sie die EVAL2000.mde geschützt haben, müssen Sie sie wieder zum Bearbeiten frei geben. Dazu rufen Sie in der EVAL2000.mde den Menüpunkt Hilfsformulare > Starttaste auf und klicken auf die Schaltfläche aktivieren(db entsichern). Anschließen können Sie die Datenbank schließen. Festlegen, in welche Datenbank die Abfragen eingebaut werden sollen Jetzt müssen Sie entscheiden, in welche Datenbank Sie die Abfragen einbauen. Es muss dies auf jeden Fall eine DB sein, die bei einem Update nicht überschrieben wird, (damit die Abfragen erhalten bleiben) und sie muss die Zieltabelle enthalten. In diesem Fall ist es die EVAL_DAT.mdb mit der Zieltabelle Personal Öffnen Sie diese Datenbank auf Datenbankebene, indem Sie die Tastenkombination Umschalt + Enter drücken. co Ing.Ernst Aigner, Seite 2 von 18

3 Verknüpfen der externen Tabelle Sie benötigen jetzt eine externe Tabelle, die die aktuellen Daten bereit stellt. Hier ist es eine Tabelle aus dem Lohn, die täglich auf den ODBC Server gestellt und zum Abgleich mit der EVAL2000.mde verwendet wird. Menü Datei > externe Daten > Tabelle verknüpfen Wahl der externen Tabelle, die die aktuellen Daten zur Verfügung stellt Der Assistent führt durch die weiteren Schritte. Bei einem externen Excel müssen Sie das Tabellenblatt wählen, bei einer SQL Tabelle wird dieser Schritt übersprungen. co Ing.Ernst Aigner, Seite 3 von 18

4 die erste Zeile muss Spaltenüberschriften enthalten, die Access interpretieren kann (also keine Sonderzeichen oä.) Hier vergeben Sie einen einfachen, aber eindeutigen Namen für die externe Tabelle oder übernehmen den vorgeschlagenen. Mit fertig stellen wird der Assistent geschlossen. co Ing.Ernst Aigner, Seite 4 von 18

5 Das Register Tabellen sollte jetzt dieses Erscheinungsbild haben (dbo_edv_as400_personaldaten hat natürlich den von Ihnen gewählten Namen.) verknüpfte, externe Tabelle Zieltabelle festlegen Jetzt muss die Tabelle festgelegt werden, die synchronisiert werden soll (=Zieltabelle). In diesem Beispiel ist es die Tabelle Personal. Öffnen Sie die Tabelle in der Vorschau: prüfen Sie welche Felder sie enthält und welche Sie künftig synchronisieren wollen Öffnen Sie die Tabelle als Entwurf und sehen sich die Felddefinition, die Feldgröße usw. an. Die Daten, die Sie einfügen wollen, müssen natürlich die gleichen Feldeigenschaften besitzen, die Feldgrößen in der Zieltabelle müssen gleich groß bzw. größer sein etc. Sie können die Textfelder, soweit erforderlich größer machen: korrigieren Sie auf den erforderlichen Wert Sie können die Daten aber auch in der Abfrage manipulieren. Weiter unten finden Sie einige Beispiele. co Ing.Ernst Aigner, Seite 5 von 18

6 Abfrage erstellen klickensie auf Register Abfragen anschließend auf die Schaltfläche neu. Dann öffnen Sie die neue Abfrage in der Entwurfsansicht Im folgenden Dialogfeld wählen Sie die Tabelle, an die Sie die Daten anfügen wollen.. Tabelle wählen > hinzufügen und die Tabelle von der die Daten importiert werden Tabelle wählen > schließen Nach dem Schließen des Dialogfeldes sind Sie in der Entwurfsoberfläche der Abfrage. co Ing.Ernst Aigner, Seite 6 von 18

7 Jetzt müssen Sie entscheiden, welche Felder die gleichen Daten enthalten und die dann die Abfrage steuern, welche Datensätze importiert werden sollen und welche bereits vorhanden sind. Der Nachname wäre eine schlechte Wahl, da Namen ja mehrfach vorkommen können und es keine Eindeutigkeit gibt. Beim Personal bietet sich die SV-Nummer oder auch die Personalnummer, soweit sie nicht verändert wird an. Dieses Schlüsselinhalte müssen in beiden Tabellen vorhanden sein, eindeutig sein und dürfen nicht verändert werden. Ich habe mich hier für die Personalnummer entschieden. Ich verbinde also Personalnummer (Feldname PersNr) der einen Importtabelle mit der Personalnummer (Feldname: PersonalNummer) der anderen Zieltabelle. Tabellenverbinder Wie Sie sehen, sind die Feldnamen unterschiedlich. Dies spielt keine Rolle, es kann fallweise sogar von Vorteil sein, wie wir weiter unten noch feststellen werden. Würde man die Abfrage jetzt ausführen, würden nur die Datensätze angezeigt, bei denen die Inhalte der Felder Personalnummer ident sind. Wir brauchen aber alle Datensätze aus der Importtabelle Mit Doppelklick auf den Tabellenverbinder (siehe vorige Abbildung) öffnen Sie das Dialogfeld Verknüpfungseigenschaften. co Ing.Ernst Aigner, Seite 7 von 18

8 Hier wählen Sie die Option, die obige Anforderung erfüllt (alle Datensätze aus der Importtabelle (dbo_edv_as400_persoanldaten). Anschließend stellt sich der Abfrageentwurf so dar. co Ing.Ernst Aigner, Seite 8 von 18

9 Nach diesem Schritt können wir daran gehen, die Felder, die wir importieren wollen zu definieren. Die Felder müssen natürlich auch in der Zieltabelle vorhanden sein. Es macht keine Sinn, das Feld Firmenname in die Abfrage zu ziehen, da diese Feld in der Zieltabelle gar nicht vorhanden ist. Markieren Sie ein Feld aus der Liste und ziehen es bei gedrückter Maustaste in die Tabelle mit der Bezeichnung Feld. Das Feld Tabelle wird automatisch befüllt. Wenn Sie diese Abfrage jetzt ansehen, aus der Entwurfsansicht in die Vorschau wechseln dann sehen Sie alle Datensätze aus der Importtabelle. Mit Ansicht > Entwurfsansicht gelangen Sie wieder in den Entwurfsmodus Wir wollen aber nur die Datensätze sehen, die noch nicht in der Zieltabelle vorhanden sind Daher nehmen wir das Feld der Zieltabelle, das wir vorher als Verknüpfung definiert haben und ziehen es in die Entwurfstabelle. Als Kriterium schreiben wir Ist null. Würde dieses Kriterium fehlen, würde bei jeder Synchronisation der gesamte Datenbestand immer wieder an die Zieltabelle angefügt. Führen Sie die Abfrage jetzt aus, dann erhalten Sie nur mehr die Datensätze, die noch nicht in der Zieltabelle vorhanden sind. co Ing.Ernst Aigner, Seite 9 von 18

10 Feldmanipulation Feldinhalte, die nicht 1:1 übernommen werden können, müssen verändert werden. Umreihen und Ergänzen Hier ist in der Importtabelle die SV-Nummer 4 stellig und das Geburtsdatum 8 stellig im Format JJJJMMTT Die Zieltabelle benötigt diesen Feldinhalt im Format ####TTMMJJ. Also muss der Inhalt angepasst werden: Vergeben Sie einen Aliasnamen (der Name ist egal, muss aber eindeutig sein und darf in der Abfrage als Feldname noch nicht vor kommen ich verwende hier SV) mit folgendem Doppelpunkt und die Teile des Datenfeldes in der richtigen Reihenfolge: Wir erinnern uns: Das Feld Geburtsdatum liegt im Format JJJJMMTT vor, wir brauchen TTMMJJ, also nehmen wir als erstes den Teil ab dem 7. Zeichen und 2 Zeichen lang. Daran fügen wir den Teil ab dem 5.Zeichen und wieder 2 Zeichen lang. Am Schluß fügen wir noch JJ an (ab dem 3.Zeichen, 2 Zeichen lang) Die Abfrage ergibt jetzt folgende Daten SV Jetzt habe wir zwar das Format des Datums geändert und im Feld SV abgelegt, aber es fehlt noch die komplette SV-Nr. Ergänzen Sie die Abfrage daher in folgender Form Das Ergebnis ist jetzt die vollständige SV-Nummer (im Feld SV). Das Feld SV wird auch als Importfeld verwendet. Das Feld SV_Nr kann aus der Entwurfstabelle wieder entfernt werden. co Ing.Ernst Aigner, Seite 10 von 18

11 Wenn - Dann Die Importtabelle stellt die Daten Arbeiter Angestellter (Arb_Ang) lediglich als A und D zur Verfügung. Die Zieltabelle unterscheidet aber mehrere Stati. 1.. Arbeiter, 2...Angestellter, 3...Lehrling usw. Wir haben jetzt 2 Möglichkeiten. Entweder wir ignorieren das Feld oder wir tragen wenigstens 1 oder 2 ein. Ich habe mich für die 2 Möglichkeit entschieden. Das heißt aber, dass auch hier eine Datenmanipulation erforderlich ist. Wieder trage ich einen Aliasnahmen (AA) mit folgendem Doppelpunkt ein. Anschließen die Zeile Wenn Arb_Ang A ist, dann trage 1 ein, sonst die 2 (achten Sie auf Anführungszeichen bei Text und Semikolon als Trennung zwischen den Befehlen). Aktiv wir in der Importtabelle als Text aktiv oder inaktiv dargestellt. In der Zieltabelle ist es ein Ja/Nein (Boolean) Feld Die Umwandlung lautet wie folgt: Zu der Fehlermeldung kommt es, da der Feldname aktiv in beiden Tabellen gleichnamig vorhanden ist und Access daher nicht weiß, welchen Wert es verwenden soll. Die Abfrage muss daher mit dem Tabellennamen erweitert werden (Punkt zwschen Tabellennamen und Feldnamen): Hier das Ergebnis: (in einem Boolean Feld wird Falsch(Nein) als 0 und Richtig(Ja) als 1 dargestellt, im Formular oder der fertigen Tabelle dann als Häkchen) co Ing.Ernst Aigner, Seite 11 von 18

12 Übernahme ohne Datenmanipulation alle Feldinhalte, bei denen die Daten das gleiche Format und den gleichen Inhalt haben, können ohne Manipulation übernommen werden. Männlich / Weiblich >>>> PLZ, Ort, Strasse Staat, . Beachten Sie hier die Feldgrößen, wie Eingangs beschrieben. (Sie können der Zieltabelle in den einzelnen Textfeldern auch größere Feldgrößen zuordnen oder der 2.berssere Weg die Feldlänge des Importfeldes mit der Datenmanipulation PLZTemp:Links(PLZ;5) abschneiden) Abfragekriterien Das mit der vorhandenen Personalnummer haben am Anfang dieses Kapitels schon erfahren, es können aber auch noch andere Kriterien zum Zug kommen. Beispielsweise sollten nur Daten importiert werden, deren Firmenkurzname DAT oder END sind und wo die Mitarbeiter aktiv sind. Inaktive müssen nicht mehr importiert werden, sind aber sehr wohl in EVAL2000 vorhanden, soweit sie schon drinnen waren, zwischenzeitlich inaktiv wurden und bereits Arbeitsplätzen zugeordnet waren und demnach mit Arbeitsstoffen in Berührung gekommen sind. Zeile Kriterien (Führen Sie die Abfrage aus, um die Daten zu kontrollieren) Anfügeabfrage erstellen Nachdem die Auswahlabfrage Ihren Wünschen entspricht muss sie jetzt in eine Anfügeabfrage umgewandelt werden. Nach Auswahl dieses Menüpunktes öffnet sich das Dialogfeld Anfügen co Ing.Ernst Aigner, Seite 12 von 18

13 Nach Auswahl der Zieltabelle ändert der Abfrageentwurf sein Erscheinungsbild: Soweit Access gleichlautende Feldnamen findet fügt es diese bereits ein. mit rechtem Mausklick rufen Sie die Eigenschaften der Abfrage auf, Dort können Sie die Zieltabelle auslesen (oder ändern) Zeile:Importtabelle Beachten Sie hier das Feld Personalnummer: wir brauchen es ja, um doppelte Einträge zu verhindern (ist null) und es trägt in beiden Fällen den Tabellennamen Personal, d.h. hier wären Import und Ziel das gleiche. Als muss Personalnummer für die Zieltabelle entfernt und unter der Importtabelle eingetragen werden. Hier die gesamte Abfrage co Ing.Ernst Aigner, Seite 13 von 18

14 Speichern der Abfrage Nachdem die Abfrage jetzt vollständig erstellt wurde muss sie noch gespeichert werden. Wählen Sie speichern unter aus dem Menü Datei Hier vergeben Sie folgenden Namen: Namensregel der Abfrage: sync010ihrindividuellername Der fett gedruckte Teil des Abfragenamens muss nach folgenden Regeln eingehalten werden: sync...informiert Access, dass es sich um eine Abfrage handelt, die vom Modul Sync abgearbeitet werden muss 01.. dient der Sortierung der Abfragen. Eine Anfügeabfrage muß sinnvollerweise vor der Aktualisierungsabfrage ausgeführt werden 0..0 führt die Abfrage ohne Rückfrage aus, 1 führt die Abfrage nur nach Bestätigung während der Synchronisation aus IhrIndividuellerName.. hier können Sie einen, für Sie sprechenden Namen vergeben. co Ing.Ernst Aigner, Seite 14 von 18

15 Daten aktualisieren die bereits angefügten Daten werden mit der vorher beschriebenen Anfügeabfrage natürlich nicht aktualisiert. Die Daensätze sind bereits angefügt und scheine in der Anfügeabfrage auf Grund des Kriteriums ist null nicht mehr auf. Es kann aber vorkommen, dass sich Adresse, Telefonnummer etc. ändert. Daher sollen die Daten in EVAL2000.mde aktualisieret werden. Dazu wählen wir folgende Vorgehensweise: Wir verwenden die vorher erstellte Anfügeabfrage als Vorlage und machen daraus eine Aktualisierungsabfrage und speichern sie gleich einmal ab. Wählen Sie Speichern unter und achten Sie auf die vorher beschriebenen Namensregeln. Da die Daten ja bereits angefügt wurden muss jetzt zwischen den Tabellen wieder eine 1:1 Beziehung hergestellt werden. Sie erinnern sich: Doppelklick auf den Verbinder, das obere Optionsfeld angeklickt und das Ergebnis muss so aussehen In der Abfragedefinition müssen nun die Felder (aus der Zieltabelle!!) definiert werden, die aktualisiert werden sollen: zb PLZ, Tabelle Personal auswählen co Ing.Ernst Aigner, Seite 15 von 18

16 und mit dem Feldinhalt der Importtabelle im Feld aktualisieren ergänzen (Tabellenname.(Punkt)Feldname der Importtabelle) Alle erforderlichen Felder gleichartig behandeln. Der Abfrageentwurf sieht dann folgendermaßen aus: Abfrage speichern. Die Abfragen sind fertig erstellt. Sie können die Datenbank jetzt schließen. Weitere Datenbanken synchronisieren Sie können in der gleichen Vorgehensweise auch noch andere Datenbanken Synchronisieren. Dies könnte die COMMON.MDB oder die WIEDERK.MDB sein. Einrichten der automatischen Syncronisation Damit die Synchronisation ab jetzt täglich, automatisch erfolgt und um EVAL2000 mitzuteilen, in welchen Datenbanken nachzusehen ist, muss ein kleines Textfile angelegt werden. Öffnen Sie den Editor aus dem Windows Zubehör. Tragen Sie den vollständigen Pfad und die Datei ein, in der EVAL2000 die Abfragen findet Haben Sie mehrere Datenbanken für die Synchronisation eingerichtet, dann müssen alle Pfade und Dateien angeführt werden. Der Eintrag sieht dann möglicherweise so aus: co Ing.Ernst Aigner, Seite 16 von 18

17 Speichern Sie diese Datei unter dem Namen SyncPfad.txt im aktuellen Verzeichnis der Evaluierungsdatenbank ab. Ab jetzt wird täglich bei jedem Start der Evaluierungsdatenbank automatisch eine Synchronisation durchgeführt. Synchronisierung manuell anstoßen Sollte eine Synchronisation zwischendurch erforderlich sein (Daten der Importtabelle wurden kurzfristig verändert und Sie wollen nicht auf den nächsten Tag warten), dann können Sie die Synchronisation auch manuell anstoßen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Datei > Synchronisieren. Synchronisierung wieder abstellen Wollen Sie die Aktualisierung wieder unterbinden, müssen Sie lediglich die Datei SyncPfad.txt entfernen oder umbenennen. co Ing.Ernst Aigner, Seite 17 von 18

18 Last but not Least Vergessen Sie nicht, die Datenbanken wieder zu schützen Haben Sie Fragen und Anregungen dann wenden Sie sich an: co Ing.Ernst Aigner, Seite 18 von 18