Wannemacher Software Service GmbH Kilianstr. 71, Nürnberg, Tel. 0911/346393, Fax 0911/

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1 Kilianstr. 71, Nürnberg, Tel. 0911/346393, Fax 0911/ Internet: seit 1982 zur Wannemacher - Anwendungssoftware (Windows - Version) Nürnberg, im November 2004

2 1 THEMENÜBERSICHT ALLGEMEINES BENUTZERFÜHRUNG/EINSTELLUNG REPORTMANAGER WIN-MAWI STAMMDATEN FORMULARE BESTELLWESEN AUSWERTUNGEN DATENVERWALTUNG ALLGEMEIN GERÄTEVERWALTUNG

3 1 Themenübersicht Allgemeines Benutzerführung/Einstellung Größe der Bildschirmmasken Reportmanager Reportmanager aufrufen Reportmanager anwenden Benötigte Reportdatei finden MAWI Stammdaten Suchfunktionen Kundenstamm / Lieferantenstamm / Artikelstamm Ausgabemöglichkeiten Kundenstamm Zusatzfelder Kundenstamm einrichten und benutzen Verkaufspreise Formulare Formularvarianten Automatische Anwahl eines Druckerschachts Gutschrift statt Rechnung Mahnformular Angebotserinnerung Ausgabe als PDF-Datei (! ) Bilder/Grafik in Formular einfügen (! ) Formulare in Verbindung mit Winword (! ) Barverkauf / Barcodescanner einsetzen (! ) Bestellwesen Bestellungen ohne Artikelnummer Auswertungen Umsatzstatistiken Etiketten 3

4 Datenverwaltung allgemein REORGANISATION Reorganisation als Stapelprogramm Datensicherung TEMP-Ordner bereinigen GERÄTEVERWALTUNG Andere Programme (EXCEL, WORD, Internet) einbinden Beschriftung ändern Anzeige Bemerkungsfeld Spaltenanordnung ändern Termine in den Outlook-Kalender übertragen Erlöse und Kosten als Gewinn-/Verlustrechnung in einer Auswertung Gerätedaten importieren 4

5 2 Allgemeines Informationen zur jeweiligen Anwendungssoftware von Wannemacher Software Service werden bereitgestellt als Kurzbeschreibung Handbuch zur Demo-Version Bedienungsanleitung Handbücher für spezielle Anwendungen Online-Hilfe FAQ Häufig gestellte Fragen im Internet Unter INI_DOC.TXT werden zusätzlich die verschiedenen Grundeinstellungen für alle Anwendungen beschrieben. Hier können die benötigten Ordner, Maskenlayout. u.a. mit Wirkung für die ganze Anwendung festgelegt werden. Die Handbücher sind alle als WORD- bzw. PDF-Dokument auf unserer Service-CD enthalten, die jeder Anwender beim Erwerb einer Lizenz erhält. Da die Handbücher ständig überarbeitet werden, stehen die aktuellen Versionen im Service-Bereich unserer Internetseiten unter zum Download zur Verfügung. Für den Zugriff auf die für Kunden reservierten Internetseiten benötigen Sie - Lizenznummer - Lizenzname - Benutzername - Kennwort Lizenznummer und Lizenzname stehen z.b. auf der Startseite jeder Anwendung, Benutzername und Kennwort stehen auf Lieferschein/Rechnung zur Lizenz/Servicevereinbarung. Die Online-Hilfe steht kontextbezogen automatisch auf allen Bildschirmmasken zu allen Anwendungen zur Verfügung. Mit dem FAQ-Bereich im Internet wird versucht, auf häufig gestellte Fragen der Anwender jederzeit schnell eine Antwort anbieten zu können. Neue Fragen können formuliert werden, die Antwort stellen wir dann kurzfristig ins Netz. Die hier vorliegende Broschüre stellt eine Ergänzung zu den oben genannten Informationsquellen dar und soll den Anwendern bisher unbekannte Nutzungsmöglichkeiten unserer Anwendungssoftware eröffnen. 5

6 3 Benutzerführung/Einstellung Größe der Bildschirmmasken Die Masken sind auf eine Auflösung von 800 x 640 eingestellt. Um bei einer höheren Bildschirmauflösung einen Vollbildschirm zu erzielen, ist eine RESIZE-Funktion vorgesehen. Zur Aktivierung ist in der jeweiligen INI-Datei (MAWI.INI, GERAETE.INI, usw.) ein Eintrag RESIZE = JA vorgesehen. Nach erneutem Programmstart findet man rechts unten das Resize-Symbol, die Masken können jetzt dauerhaft vergrößert werden (Einstellung getrennt für jeden Benutzer aus der Anmeldung). Die Originalgröße kann mit rechter Maus auf das RESIZE-Symbol wieder hergestellt werden. 6

7 4 Reportmanager Der Reportmanager ist ein wesentlicher Bestandteil der Wannemacher Anwendungssoftware. Er gibt dem Anwender die Möglichkeit, Änderungen an seinen Reports und Formulare schnell und ohne Kosten selbst durchzuführen. Der Reportmanager kann bei allen Anwendungen über die Menüauswahl DATEN DATEN-MANAGER REPORTGENERATOR gestartet werden. Reportmanager anwenden Die Anwendung des Programms ist in mehreren Handbüchern, die sich auf der Service- CD befinden, im Detail beschrieben: - REPMAN.DOC alle Anwendungen - REPM_GER.DOC speziell Geräteverwaltung Benötigte Reportdatei finden Häufig ist es nicht bekannt, welche Reportdatei zu öffnen ist, um die gewünschten Änderungen durchzuführen. Am einfachsten findet man den Dateinamen, wenn man die betreffende Auswertung als VORSCHAU öffnet. Hier steht dann der Dateiname in der obersten Kopfzeile zur Seitenansicht / Vorschau. Möglicherweise verdeckt aber die Symbolleiste zur Navigation den Namen! In diesem Fall kann die Symbolleiste einfach mit der Maus weggeschoben werden. 7

8 5 WIN-MAWI 5.1 Stammdaten Suchfunktionen Kundenstamm/Lieferantenstamm/Artikelstamm Zugriff auf alle Stammdaten besteht immer über die Ordnungsnummer ( = Kunden-, Lieferanten-, Artikelnummer) und den Matchcode ( = Kurzname bzw. Kurzbezeichnung), Es kann aber in allen Fällen über eine Vielzahl weiterer Felder nach Datensätzen gesucht werden. Dazu stehen auf den Stammdatenmasken immer die Schaltflächen SUCHEN bzw. in einer kleinen Symbolleiste das FERNGLAS-Symbol zu Verfügung. Zu (fast) jedem möglichen Suchfeld existiert dann eine kleine Pfeiltaste, bei deren Anklicken dann schon eine Auswahl aller möglichen bzw. tatsächlich vorhandenen Eintragungen angeboten wird. Wenn beispielsweise beim Kundenstamm nach einer Postleitzahl gesucht wird, werden alle tatsächlich bereits benutzen Postleitzahlen zur Auswahl angeboten. Wen man durch die Suche mehrere Treffer gefunden hat, kann diese Selektion auch als Einschränkung des Datenbestandes benutzt werden. D.h. wenn man anschließend im Datenbestand mit den Pfeiltasten blättert, bewegt man sich nur noch im Rahmen der Selektion. In diesen Fällen wird in der obersten Maskenzeile angezeigt, dass man sich in einem eingeschränkten Datenbestand befindet. Um die Einschränkung wieder aufzuheben, einfach die Suchfunktion noch einmal aufrufen und dann ohne Auswahl wieder schließen. Ausgabemöglichkeiten Kundenstamm Hat man einen speziellen Stammsatz ausgewählt, bestehen außer der Darstellung am Bildschirm eine Reihe weitere Möglichkeiten, die angezeigten Stammdaten zu nutzen: - Karteiblatt (wichtigste Kundendaten auf einer Seite zusammen gefasst) - Notizblatt (Kundenstammdaten zusammen mit gespeicherten Notizen) - Adressaufkleber - Anschrift / Anrede an MS WORD weitergeben - mit MS Outlook schreiben - Wenn entsprechende Telefondienste installiert sind Telefonnummer anwählen - Über MS-WORD ein Fax an angegebene Faxnummer schreiben. Die Möglichkeiten ergeben sich sowohl beim Stammsatz als auch beim einzelnen Partnersatz. Informationen dazu finden Sie im Handbuch sowie in den entsprechenden Broschüren: MAWI_OUTL.DOC (WIN-MAWI in Verbindung mit MS-Outlook) MAWI-WORD.DOC (WIN-MAWI in Verbindung mit MS-WORD) MAWIVERT.DOC (WIN-MAWI als Vertriebsinstrument) 8

9 Zusatzfelder im Kundenstamm einrichten und benutzen Die standardmäßig vorgesehenen Datenfelder zum Kundenstammsatz können mit weiteren individuellen Zusatzfeldern erweitert werden. Dazu stehen auf der Registerseite ZUSATZFELDER 10 Datenfelder mit Auswahlmöglichkeiten aus DROP-DOWN-Tabellen, 10 Checkboxen (JA/NEIN-Entscheidungen) und ein Textfeld unbegrenzter Länge zur Verfügung. Die Beschriftung der Felder und der Inhalt der Auswahltabellen kann vom Anwender frei belegt werden. Beispielsweise könnte man das 1. Zusatzfeld ( Feld1 ) als Vertriebsregion beschriften und in der zugehörigen Tabelle die Eintragungen - Deutschland Süd - Deutschland Mitte - Deutschland Nord - Europa - Übriges Ausland vornehmen. Jetzt kann man jedem Kunden durch Klick auf das Pfeilsymbol beim neuen Feld Vertriebsregion einen Eintrag zuweisen. Für das Optionsfeld 1 könnte man beispielsweise die Beschriftung Kundenzeitschrift vornehmen. Für jeden Kunden kann man dann die Entscheidung treffen, ob dieser die Zeitschrift erhält oder nicht (je nachdem ob die Option ein- oder ausgeschaltet wird). Jetzt könnte man beispielsweise alle Kunde in der Vertriebsregion Deutschland Nord selektieren, die eine Kundenzeitschrift erhalten: Menü KUNDEN KUNDEN AUSWERTEN Auswahl treffen, ob Liste, Etiketten oder Serienbrief (Datenschnittstelle) In der Maske SELEKTIONEN auf ZUSATZFELDER klicken Im Feld VERTRIEBSREGION auf DEUTSCHLAND NORD klicken Option KUNDENZEITSCHRIFT markieren Jetzt erhält man die Auswertung, in der alle Kunden aus Deutschland Nord mit Zeitschrift ausgewählt wurden! Die individuelle Einrichtung der Zusatzfelder erfolgt über die Programmfunktion MENÜ - KUNDEN - ZUSATZFELDER DEFINIEREN. 9

10 Verkaufspreise Im Artikelstamm werden die Verkaufspreise (=> Register PREISE) hinterlegt. Dabei besteht im einfachsten Fall die Möglichkeit, 3 Preise für einen Artikel festzulegen (Preisgruppe 1 3). Wenn im Kundenstamm ebenfalls die Preisgruppe 1 3 eingetragen wurde, kann das Programm den zutreffenden Preis bestimmen. Eine Abweichung von diesen Standardpreisen kann durch einen pauschalen Rabatt mit dem Kunden im Kundenstammsatz vereinbart werden. Eine Verfeinerung ist durch Festlegung von Rabattgruppen möglich. Dabei wird kein pauschaler Rabatt sondern ein Rabatt bezogen auf die Artikelgruppe definiert. Wenn eine kundenbezogene Preisfestsetzung nicht mit den Gruppen und Prozentsätzen möglich ist, kann auch eine Preisvereinbarung bezogen auf den einzelnen Artikel eingegeben werden. Dabei wird zu einem Artikel hinterlegt, welcher Preis ein bestimmter Kunde zu zahlen hat (ARTIKELSTAMM Register PREISE Schaltfläche KUNDENPREISE). Anstelle der kundenbezogenen Preise können auch Staffelpreise festgelegt werden, die dann in Abhängigkeit von der Bestellmenge vom Programm berechnet werden. Wenn eine feste Beziehung vom Einkaufspreis zum Verkaufspreis besteht (z.b. EK + 25% = VK-Preis 1) kann eine Formel hinterlegt werden, die eine automatische Neuberechnung des Verkaufspreis bei Änderung des EK-Preise ermöglicht! Statt auf den letzten EK-Preis kann auch auf den Durchschnittspreis Bezug genommen werden. 10

11 5.2 Formulare Formularvarianten Mit WIN-MAWI können die typischen Formulare für Angebot, Auftrag, Lieferschein, und Rechnung sowie bei Bedarf spezielle Formulare für weitere Anwendungen (Gutschrift, Retouren, Nachkalkulation, Versandpapiere, usw. angelegt und bearbeitet werden. Oft ist es sinnvoll, hier Varianten für spezielle Anwendungen angeboten zu bekommen. Beispiele: Variante Verwendung 1 Geschäftskunden deutsch 2 Geschäftskunden englisch 3 Geschäftskunden französisch 4 Privatkunde Eine entsprechende Tabelle ist unter KUNDEN TABELLEN KUNDEN FORMULARVARIANTEN anzulegen (maximal 9 Varianten!). Mit dem Reportmanager können die benötigten Formulare erzeugt werden. Zweckmäßigerweise als Kopie eines Grundformulars, das je nach Bedarf abgewandelt wird. Bereits im Kundenstamm kann jetzt im Register KENNZEICHEN im Datenfeld Formular festgelegt werden, zu welcher Variante ein Kunde standardmäßig gehört, also z.b. Geschäftskunde englisch oder Privatkunde! Die Formulare selbst werden unter KUNDEN TABELLEN KUNDEN FORMULARNAMEN mit ihrem Dateiname angelegt, wobei in der Codespalte ein entsprechender Eintrag vorzunehmen ist. Details sind im Handbuch im Kapitel beschrieben. Sind die Stammdaten und Tabellen entsprechend angelegt, braucht sich der Anwender nur noch um die jeweiligen aktuellen Auftragspositionen kümmern, das Programm druckt automatisch in der aktuell benötigten Form. Automatische Anwahl eines Druckerschachts Häufig werden vorgedruckte Formulare zum Versand an den Kunden verwendet, für die eigene Ablage würde ein Ausdruck auf Blankopapier genügen. Wenn man einen Drucker mit mehreren Papierschächten besitzt, muss man nur eine Kopie des Originalformulars mit der Namenserweiterung _2 erzeugen. Beispiel: 11

12 Rechnungsformular = STD_RG.FRX Für die 2. Kopie wird jetzt ein neues Formular mit dem Namen STD_RG_2.FRX erstellt. Über den Reportmanager wird dem Formular STD_RG_FRX der Schacht 1, dem Formular STD_RG_2.FRX der Schacht 2 zugeordnet. Jetzt wird das Papier für das Original immer aus Schacht 1, für die Kopie immer aus Schacht 2 geholt. Gutschriftsformular Zur Erstellung einer Gutschrift muss in WIN-MAWI die Menge mit einem negativen Vorzeichen, gegebenenfalls auch nur die Menge 1 und der Gutschriftsbetrag, eingegeben werden. Wenn jetzt auf dem Formular der Text RECHNUNG mit GUTSCHRIFT ausgetauscht werden soll, kann dies z.b. dadurch erreicht werden, dass man eine Kopie des Rechnungsformulars anlegt und in der Kopie mit dem Reportmanager den Text entsprechend ändert. Nachteil dieser Methode ist, dass man vor dem Ausdruck immer daran denken muss, das Gutschriftsformular auszuwählen. Eine Automatik kann man erreichen, wenn man für die Gutschrift kein eigenes Formular verwendet, sondern im Rechnungsformular folgende Änderung vornimmt: - die Textkonstante Rechnung bzw. invoice, usw. Entfernen - neues AB -Objekt anlegen - unter Ausdruck jetzt folgenden Eintrag vornehmen IIF(netto < 0, Rechnung, Gutschrift ) Damit wird immer der Text Rechnung mit Gutschrift ersetzt, wenn der Betrag negativ ist und man braucht sich nicht mehr darum kümmern, ob gerade eine Rechnung oder eine Gutschrift zu drucken ist! Beim englischsprachigen Formular könnte die Funktion z.b. folgendermaßen angegeben werden: iif(netto < 0, invoice, credit note ) Mahnformular Wenn auch unsere Finanzbuchhaltung W-FIBU eingesetzt wird, werden die Mahnungen darüber erzeugt. Wird die FIBU ohne Schnittstelle zur Materialwirtschaft eingesetzt, kann es sinnvoll sein, Mahnungen über WIN-MAWI zu erstellen (die zu mahnenden Rechnungen müssen aber bekannt sein). Man kann eine Kopie des Rechnungsformulars erstellen und hier einige zusätzliche Textzeilen einfügen, wie z.b: Z A H LUN G S E R I N N E R U N G bitte überweisen Sie den fälligen Betrag bis <Date() + 14> oder wie auch immer gewünscht. 12

13 Man muss dann nur die zu mahnenden Rechnungen der Reihe nach aufrufen, auf DRUCKEN gehen und hier das Mahnformular auswählen. Eine Liste zu mahnender Rechnungen kann man beispielsweise erzeugen, wenn man bei Zahlungseingang z.b. in einer freien Kopfzeile zur Rechnung das Datum des Zahlungseingangs einträgt. Unter Individuellen Auswertungen kann man dann eine Abfrage starten, die alle Rechnungen herausfiltert, die älter als 4 Wochen sind und kein Datum für Zahlungseingang besitzen. Angebotserinnerung Oft möchte man eine Erinnerung, wenn zu einem erstellten Angeboten innerhalb einer bestimmten Frist kein Auftrag eingegangen ist. Immer wenn ein Angebot gedruckt wird, bietet WIN-MAWI die Erstellung einer NOTIZ mit WIEDERVORLAGE an. Nutzt man diese Funktionen, dann kann man unter KUNDEN AUSWERTEN die Listen für Wiedervorlagen und Notizen verwenden, um nach fälligen Angeboten zu selektieren. Der so gefundene Datenbestand kann in verschiedener Weise ausgewertet werden, z.b. kann eine Erinnerung verschickt werden. Die möglichen Anwendungen sind im Detail im Dokument MAWIANGEBOTE.DOC beschrieben. Formular als PDF-Dokument ausgeben Oft kann es sinnvoll und hilfreich sein, ein Formular gleich elektronisch an den Empfänger weiterzuleiten (z.b. ein Angebot oder eine Auftragsbestätigung). Hier ist das PDF-Format hilfreich. Die Möglichkeiten zur Erstellung von PDF-Dokumenten sind ausführlich im Dokument beschrieben. Bilder/Grafiken einfügen Die Einbeziehung des Firmenlogos oder anderer Abbildungen in ein MAWI-Formular ist einfach über das entsprechende Steuersymbol im Reportmanager möglich. Etwas komplizierter ist die Verwendung von Abbildungen in Abhängigkeit vom jeweiligen Formularinhalt, also z.b. Abbildung des angebotenen Artikels. Im Artikelstamm können aber jedem Artikel mehrere Bilddateien zugewiesen werden. Über unsere Funktion GETGRAFIK() können diese Bilder auch flexibel in die Formulare eingebunden werden. Gerne stellen wir Ihnen Musterformulare und Beispiele zur Verfügung. 13

14 Formulare in Verbindung mit MS-Winword Zu einem MAWI-Formular (Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung, Sonstiges Formular) können ein oder mehrere Word-Dokumente hinzugefügt werden. Diese werden dann automatisch zusammen mit dem Formular ausgedruckt. Beispiele: - Allgemeine Geschäftsbedingungen - Technische Beschreibung zu einem oder mehrere Artikel - Anfahrtsskizze. Die formularbezogenen Dokumente werden unter ABSCHLUSSDATEN festgelegt. Die artikelbezogenen Dokumente sind bereits im Artikelstamm auf dem Register ZUSÄTZE definiert. Vor jedem Formular-Ausdruck kann noch festgelegt werden, ob diese Dokumente mit zu erstellen sind oder nicht. Eine entsprechende Funktion gibt es auch für das Bestellformular. Das Word-Dokument kann im Prinzip auch als Seriendokument aufgebaut werden und einzelne Elemente aus dem Formulare übernehmen (Beispiel Anlage zum Angebot xxxx vom tt.mm.jj). Eine weitere Möglichkeit ergibt sich im Zusammenhang mit der Option STÜCKLISTEN/VERSANDPAIERE. Diese Option wird individuell eingerichtet und kann auch den Ausdruck von Dokumente (oder auch EXCEL-Tabellen) beinhalten. Barverkauf / Barcodescanner Wenn es auf eine schnelle Datenerfassung ankommt, eventuell in Verbindung mit einem Barcodescanner, steht die Funktion BARVERKAUF zur Verfügung (Aufruf unter Menü KUNDEN BARVERKAUF). Hier werden mit Eingabe einer Artikelnummer, die eventuell auch eingescannt werden kann, automatisch alle weiteren Schritte ausgelöst. Am Ende eines Belegs können spezielle Belege ausgedruckt werden. Praktische Anwendungen sind beispielsweise der Barverkauf an einer Verkaufsstelle mit Kasse oder der Warenausgang in einer Lagerorganisation. 14

15 5.3 Bestellwesen Bestellungen ohne Artikelnummer Die Möglichkeiten zur Bestellabwicklung mit WIN-MAWI können auch sinnvoll für solche Waren und Dienstleistungen benutzt werden, die nicht als Artikel im Artikelstamm hinterlegt sind, beispielsweise für Bürobedarf, Verbrauchsartikel, Handwerkerleistungen, usw. Unter Menü DATEN EINSTELLUNGEN - LAGERPARAMETER (Passwort erforderlich) kann man eine beliebige Nummer für freie Bestellungen eingeben. Unter dieser Nummer können jetzt Bestellungen erfasst und gedruckt werden, ohne dass ein Artikelstammsatz angelegt werden muss. 15

16 5.4 Auswertungen WIN-MAWI bietet eine Vielzahl von Auswertungen, die - fest vorgegebenen sind - als Muster geliefert werden, aber individuell abgewandelt werden können - vom Anwender komplett neu erzeugt werden können. Nachfolgend sind einige dieser Auswertungen kurz skizziert. Bei genauerer Betrachtung werden sich für jeden Anwender weitere nützliche Auswertungen ergeben. Umsatzstatistiken Die folgenden Statistiken stehen zur Verfügung: Bereich Aufruf Inhalt Kunden Kunden Kundenstamm Register Umsatz Auswahl MONATS-/QUARTALSTATISTK Umsatz nach Monaten und Quartalen, Jahr/Vorjahr, Text / Grafik, Bildschirm / Drucker / EXCEL Kunden Kundenstamm Register Artikel Auswahl SUMMEN ARTIKEL/GRUPPEN Umsätze nach Artikel und Artikelgruppen; Text und Grafik Kunden Kundenstamm Listenausgabe - UMSATZLISTE Auswertungen Grafische Auswertungen Umsatz nach Monaten Umsätze über alle Kunden für Jahr, Vorjahr und kumuliert, sortiert nach Umsatz des laufenden Jahres Zuerst DATENQUELLE ERSTELLEN/AKTUALISIEREN, dann AUSFÜHREN 16

17 Artikel Artikel Artikelstamm Register Preise Auswahl UMSÄTZE Es kann jetzt noch zwischen der Umsatzdarstellung des Artikels oder einer ARTIKEL-KUNDENBEZIEHUNG gewählt werden. Darstellung nach Monaten und Quartalen, Menge und Wert, Jahr und Vorjahr, Text und Grafik, Bildschirm, Drucker, EXCEL-Schnittstelle Artikel Artikel auswerten UMSATZLISTE Es kann jetzt noch zwischen der Umsatzdarstellung des Artikels oder einer ARTIKEL-KUNDENBEZIEHUNG gewählt werden. Darstellung nach Monaten und Quartalen, Menge und Wert, Jahr und Vorjahr, Text und Grafik, Bildschirm, Drucker, EXCEL-Schnittstelle Auswertungen Grafische Auswertungen Umsatz nach Artikelgruppen Zuerst DATENQUELLE ERSTELLEN /AKTUALISIEREN, dann AUSFÜHREN Artikel Bewegungen auswerten Auswahl NUR UMSÄTZE Umsatzliste, selektierbar, für ARTIKEL, GRUPPEN, LIEFERANTEN, LIEFERANTEN ARTIKEL, KOSTENSTELLEN, KOSTENSTELLEN ARTIKEL 17

18 Etiketten erstellen Für Kunden und Lieferanten können an verschiedenen Stellen Adressaufkleber, für Artikel Beschriftungsetiketten erstellt werden. Format und Layout der Etiketten können vom Anwender über den Reportmanager nach Belieben gestaltet werden. Wenn mit Etiketten auf DINA A4 Bögen für Laser-/Tintenstrahldrucker gearbeitet wird, können angebrochene Bögen weiterverwendet werden, da vor jeder Ausgabe die nächste Position angegeben werden kann. Etiketten können für einzelne Sätze und für ganze Gruppen selektierter Sätze ausgegeben werden. Wenn während des Tages Versendungen für den Nachmittag vorbereitet werden, können die Etiketten während des Tages gespeichert und dann z.b. am Nachmittag in einem Block ausgegeben werden. Oft werden auch Adressetiketten oder Beschriftungen benötigt, für die kein Datensatz angelegt ist (Finanzamt, Bürobedarf, usw. ). Hierfür steht die Funktion EINZELADRESSE im Menü DATEN zur Verfügung. Hier werden die benötigten Angaben erfasst und bei Bedarf auch zur Wiederverwendung gespeichert (Vorlage). Der Ausdruck erfolgt dann wie bei den anderen Etikettoptionen. Anstelle einer Druckausgabe ist auch immer die Weitergabe an ein beliebiges WORD- Dokument als Serienbrief-Datenquelle möglich (Details zur Verbindung mit MS-Word stehen zum Beispiel im Dokument mawi_word.doc). 18

19 5.5 Datenverwaltung allgemein REORGANISATION Die Funktion REORGANISATION ist bei allen Programmen im Menü DATEN DATEN- MANAGER (bzw. FIBU-MANAGER) zu finden und sollte regelmäßig, z.b. wöchentlich oder monatlich, ausgeführt werden. Dabei wird der gesamt Datenbestand von A Z gelesen (und damit geprüft), die für den schnellen Zugriff benötigten internen Verweistabellen neu aufgebaut und gelöschte Datensätze endgültig entfernt. Damit ist eine langfristig und sichere Arbeit mit den Programmen gewährleistet! Reorganisation als Stapelprogramm Da die Reorganisation nur ausgeführt werden kann, wenn kein anderer Benutzer mit dem Programm verbunden ist, steht das Stapelprogramm MINDEX.EXE zur Verfügung (nur WIN-MAWI). Dies könnte dann beispielsweise als geplanter Task nachts oder am Wochenende automatisch gestartet werden. Ein Protokoll wird in der Datei REORG.LOG abgelegt. Datensicherung Wenn keine regelmäßige Datensicherung auf ein Bandlaufwerk erfolgen kann, sollte zumindest eine regelmäßige Sicherung auf Disketten vorgenommen werden. Zu allen Programmen wird eine entsprechende Prozedurdatei zur Verfügung gestellt: MAWI FIBU GERAETE MAWISICH.BAT WFIBSICH.BAT GERSICH.BAT Die Dateien müssen gegebenenfalls noch an die tatsächlichen verwendeten Laufwerksbuchstaben (C:, F:, usw.) angepasst werden. Sie erstellen dann eine oder mehrere gepackte Archivdateien und kopieren diese auf eine oder mehrere Disketten. Wenn immer mehrere Generationen von Disketten verwendet werden und diese regelmäßig erneuert werden, ist das langfristige Arbeiten sichergestellt. TEMP-Ordner bereinigen Die Programme verwenden den System-Tempordner (C:\TEMP, C:\WINDOWS\TEMP, usw. je nach Einstellung) für temporäre Dateien. Diese sollten nach Gebrauch wieder gelöscht werden, so dass der TEMP-Ordner immer aufgeräumt sein sollte. Tatsächlich ist es aber häufig so, dass einzelne Dateien hängen bleiben und sich im Laufe der Zeit ansammeln. Der Ordner sollte deshalb von Zeit zu Zeit bereinigt werden, in dem die darin befindlichen Dateien einfach gelöscht werden. Von unseren Programmen werden die Namenserweiterungen.DBF,.CDX,.FPT und.bak verwendet. Dateien mit diesen Erweiterungen im TEMP-Ordner können deshalb gelöscht werden! 19

20 6 Geräteverwaltung Andere Programme (z.b. EXCEL, WORD, Internet) einbinden In den acht individuellen Zusatzfeldern auf der Registerseite Zusatzfelder können Dateinamen mit registrierten Erweiterungen eingegeben werden. Durch Doppelklick auf das Feld wird dann automatisch das zugehörige Programm gestartet und die betreffende Datei geöffnet. Beispiel: MUSTER.DOC TEST.XLS BEISPIEL.HTM Word wird mit dem Dokument MUSTER.DOC gestartet. EXCEL wird mit der Tabelle TEST.XLS gestartet. Internet Explorer wird mit BEISPIEL.HTM gestartet. Zum Einrichten der Zusatzfelder, auch in Abhängigkeit von der Gerätegruppe, siehe die entsprechenden Kapitel im Hand GERAETEHB.DOC. Beschriftung ändern Die Beschriftung der Maskenfelder kann individuell angepasst werden! Dazu einfach einen Doppelklick auf die Beschriftung und den gewünschten Text eingeben! Beispiel: Die Beschriftung Hersteller soll in Erzeuger geändert werden. Dazu einfach einen Doppelklick auf Hersteller ausführen. Es öffnet sich dann eine kleine Maske, in die eine neue Bezeichnung eingegeben werden kann! Anzeige Bemerkungsfeld Zu jedem Gerät kann ein umfangreiches Bemerkungsfeld erfasst werden. Außerdem kann zu jedem aktuellen oder historischen Standort eines Gerätes ein Textblock beliebiger Länge angelegt werden. Wenn man jetzt beim Blättern im Gerätestamm unten das Register Standort/Reservierung auswählt, wird im Textfeld oben jetzt der Text zum Standort eingetragen. Wählt man unten einen anderen Standort aus, wechselt oben entsprechend die Anzeige! Wählt man wieder ein anderes Register, wird wieder der Textblock zum Gerätestamm angezeigt. Spaltenanordnung ändern An verschiedenen Stellen werden Daten tabellarisch aufgelistet (Schaltfläche ANSICHT oder Register STANDORTE, KOSTEN, usw.). Da hier mehr Spalten vorkommen, als in die angezeigte Tabelle passen, kann man die Anzeige mit den Schiebebalken u.a. nach links/rechts verschieben. Man kann auch die Grundstellung der Feld-Reihenfolge und Feld-Breite einfach mit der Maus in die gewünschte Form bringen und die Frage ÄNDERUNGEN AM DATENBLATT SPEICHERN mit J beantworten. Diese Änderungen werden benutzerabhängig gespeichert! 20

21 Termine in den MS-Outlook-Kalender übertragen Wenn man gewohnt ist, seine Termine mit dem Outlook-Kalender zu verwalten, kann es sinnvo ll sein, auch die Termine aus der Geräteverwaltung automatisch im Outlook- Kalender erscheinen zu lassen: In Betracht kommen z.b. die Standardfelder für GARANTIEABLAUF und WARTUNGSTERMIN. Man kann auch eines oder mehrere der Zuatzfelder als Datumsfeld benutzen und dieses dann als Termin benutzen. Die Übergabe dieser Termine an MS Outlook erfolgt durch Selektion der betreffenden Geräte und Ausgabe eines entsprechend vorbereiteten Reports, der aber de facto nicht ausgedruckt sondern nur als Bildschirmvorschau einmal gestartet werden muss. Zwei Beispiele werden zusammen mit dem Programm (Original und Demo) ausgeliefert. Details hierzu können im Handbuch (GERAETEHDB.DOC) im Kapitel 8.4 und in der Beschreibung zum Reportgenerator (REPM_GER.DOC) Kapitel 5.3 nachzulesen. Erlöse und Kosten als Gewinn-/Verlustrechnung in einer Auswertung Erlöse und Kosten zu einem Gerät bzw. zu einem Standort können über die GERÄTEVERWALTUNG in den Registern KOSTEN und ERLÖSE erfasst werden. Das Ergebnis zum einzelnen Gerät wird sofort im Register ERLÖSE angezeigt. Eine Auswertung über alle Geräte bzw. Standorte kann wie folgt erstellt werden: - Menü GERÄTE STANDARDLISTEN - Optionsfeld KOSTEN+ERLÖSE (rechts unten) markieren - Auswahl GERÄTE oder STANDORTE markieren - Selektion wahlweise mit KOSTEN VON BIS (gilt auch für Erlöse) Je nach Auswahl werden die Reports GER_ERLK (Geräte) bzw. GST_ERLK erstellt. Gerätedaten importieren Sowohl für die erstmalige Übernahme alter Datenbestände als auch zur regelmäßigen Aktualisierung stehen leistungsfähige Importfunktionen zur Verfügung. Über den Aufruf DATEN SCHNITTSTELLEN werden verschiedene Funktionen zum Datenimport und Datenexport zur Verfügung gestellt. Dies geschieht im Prinzip einfach über EXCEL-Tabellen, in denen die Gerätestammdaten zeilenweise abgelegt sind. Über die EXPORT-Funktion kann eine Mustertabelle erzeugt werden, die dann als Vorlage für den Import benutzt werden kann. Details können auch in der Online-Hilfe nachgelesen werden. 21